2013 09-10 - (ppt) m-government - endlich der durchbruch für die e-akte - öv-symposium 2013 köln
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2013 09-10 - (ppt) m-government - endlich der durchbruch für die e-akte - öv-symposium 2013 köln

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Mobile Techniken werden dazu führen, dass sich die Widerstände gegen die Einführung von DMS und elektronischer Aktenführung nur noch auf wenige Personen beschränken. Damit tragen Tablets,......

Mobile Techniken werden dazu führen, dass sich die Widerstände gegen die Einführung von DMS und elektronischer Aktenführung nur noch auf wenige Personen beschränken. Damit tragen Tablets, Smartphones & Co endlich dazu bei, dass in Behörden und Firmen die elektronische Aktenführung eine breite Akzeptanz erfährt.

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  • Werbung. Wer sind wir. Was treibt uns. Was machen wir.
  • KTT 2009: 4.100 - 2010: 4.286 – 2011: 4.075 – 2012: 3.085 Handelsvolumen schwankt zwischen 8,5 und 10 Mio Euro p.a.
  • Erwartungen von Bürgern Image für die Kommune Attraktive, moderne Kommune, zieht Verwaltung an eGovernment von überall her  dazu aber Interaktion Wirtschaftlichkeit  Informationen mobil erfassen, automatisch weiterverarbeiten Schnelligkeit  Schneller von der Erfassung / Erstkontakt zum Ergebnis durch „Integration“
  • Gewichtsvorteil durch Tablets und Smartphones gegenüber Laptops schwindet bei der Menge an Geräten Komplexität aus Sicht Endanwender steigt Vereinbarkeit Beruf / privat sinkt (man denke alleine an Kalendereinträge und Synchronisation) Handyschock: Welches Gerät zücke ich denn Schnelle Bedienung: Besser, wenn man regelmäßig mit eine einheitlichen Bedienung arbeitet als vielleicht noch unterschiedliche Plattformen bedienen zu müssen.
  • Informationen sollen mit einfacher Suchtechnik im Kontext des beruflichen (oder privaten) Handelns schnell abrufbar sein! Unabhängig vom Endgerät, aber mit jeweils endgerätetypischer Oberfläche, damit sich Benutzer nicht umgewöhnen müssen. Integration statt Einzelbetrachtung Generelle Konzepte statt einzeloptimierungen!
  • Seien wir ehrlich: So gut Spezialanwendungen sind, weil sie alles abbilden können, was man an Anforderungen und Auswertungen hat, wir hassen Sie eigentlich. Vor allem die Anwendungen, die nur gelegentlich zum Einsatz kommen. Einfache intuitive Systeme dagegen lieben wir und verzeihen ihnen auch so manch fehlende Funktion, oder? Informationen sollen mit einfacher Suchtechnik im Kontext des beruflichen (oder privaten) Handelns schnell abrufbar sein! Unabhängig vom Endgerät, aber
  • Umfangreiche organisatorische Vorbereitungen Aktenpläne Organisations-Datenbanken Vorlagenmanagement Vorgegebenen / vorzugebenen feste Workflows ohne Ausburchsmöglichkeit (oder komplizierter Ausbruchsmöglichkeit), wenn mal etwas nicht ganz nach Plan läuft. Viele verschiedene, teils undurchschaubare Recherchemöglichkeiten Arbeit mit DMS ändert die Verwaltungsarbeit generell. Generelle Umstrukturierungen sind Philosphiewechsel in der Verwaltung. Lange Projekte mit schwieriger Wirtschaftlichkeit. Wenig Akzeptanz bei vielen Endanwendern  Will man nicht! Properitäre Clientsoftware mit „individuellem Bediencharme“ Eigentlich wollen wir so was wie den Eifelturm: Komplexe Basisstruktur, aber die Benutzer haben es einfach, indem sie mit dem Aufzug nach oben fahren und den Fernblick genießen. Dafür mussten Architekt, Bauarbeiter und Statiker ganz schön schuften!
  • Und dann noch der Kulturwandel. DMS hat schon etwas mit OpenGovernment / OpenData zu tun. Aus privaten Akten wurden plötzlich teiloffene Container wo (vermeitnlich) jeder dran kann. Der Kulturwandel OpenData (aus Standard privat wird der Standard öffentlich) wird hier gefühlt schon vorweggenommen. Umfangreiche organisatorische Vorbereitungen Aktenpläne Organisations-Datenbanken Vorlagenmanagement Viele verschiedene, teils undurchschaubare Recherchemöglichkeiten Arbeit mit DMS ändert die Verwaltungsarbeit generell. Generelle Umstrukturierungen sind Philosphiewechsel in der Verwaltung. Lange Projekte mit schwieriger Wirtschaftlichkeit. Wenig Akzeptanz bei vielen Endanwendern  Will man nicht! Properitäre Clientsoftware mit „individuellem Bediencharme“
  • Beschäftigte, vielleicht gerade im öD, mögen wesentliche Veränderungen oft nicht. Man sieht weniger die Chancen als die Risiken und Probleme. Deutschland: Das Land der (Problem-)Denker. Schritt 1: 100 Jahre. Wieso soll dann der Schritt 2 in 10 Jahren klappen können? Und Schritt 3: Der könnte in 2 Jahren klappen. Weil die Steuerung und die Einflussnahme aus der Gesellschaft, und nicht aus der Verwaltung selber kommt.
  • Komplexe Administration, Organisation gepaart mit massiver Skepsis vieler Benutzer. Wer hat eigentlich profitiert? (Führungskräfte, Teamarbeiter) Das konnte doch gar nicht klappen, oder? Umfangreiche organisatorische Vorbereitungen Aktenpläne Organisations-Datenbanken Vorlagenmanagement Viele verschiedene, teils undurchschaubare Recherchemöglichkeiten Arbeit mit DMS ändert die Verwaltungsarbeit generell. Generelle Umstrukturierungen sind Philosphiewechsel in der Verwaltung. Lange Projekte mit schwieriger Wirtschaftlichkeit. Wenig Akzeptanz bei vielen Endanwendern  Will man nicht! Properitäre Clientsoftware mit „individuellem Bediencharme“
  • Tablet-DMS Recherche einfacher und schneller als über DMS-Spezial-Clients
  • Tablet-DMS Recherche einfacher und schneller als über DMS-Spezial-Clients
  • In der Einfachheit liegt die Chance zur Renaissance von DMS Plötzlich werden Mehrwerte überall erkennbar, da das Gerät jederzeit Auskunft geben kann War früher „featureitis“ das wichtigste beim SW-Kauf, ist es heute Design, Ergonomie und Einfachheit. „Schlichte Eleganz!“ Das merken wir sehr deutlich beim KRZN DMS, wo viele Endbenutzer entdeckt haben, dass sie mit der „funktionsarmen mobilen App“ schneller und einfacher an die gewünschten Informationen kommen, als mit dem PC / fetten Client. Fette clients wird es zukünftig vermutlich nur noch für die Erfassung komplexer Inhalte geben. Auch die Erfassung einfacher Dokumente dürfte ein Fall für schlanke Systeme werden. Dropbox & Co, Apple und Google mit einfachen Erfassungsprogrammen lassen grüßen! Strukturvorgaben sind aber unerlässlich: Eine gute Basisorganisation ist leider wieterhin erforderlich. Beweis gefällig: Seitdem wir die mobile -App und selbst Benutzer, die kein Smartphone oder Tablet haben das spitzbekommen haben, werden immer häufiger Zugriffe aufs DMS ohne den umfangreichen Spezialclient durchgeführt. Und wenn dann auf dem PC-Browser was nicht funktinoniert, dann ist „Holland in Not“ Ist das nur was für Führungskräfte? Wie nimmt man MA auf diesem Weg mit?
  • Mit der „Behörden-Dropbox“ werden Dokumente auch offline-Fähig. Implementierung von „Reiseakten“ ermöglichen den Netzunabhängigen Dokumentenzugriff Leider nicht alles Verfügbar. „ Ich packe meinen Koffer ….“
  • Ja, so einfach muss es sein: Die entsprechende App auf dem Tablet aufmachen und seine mitgenommenen Daten geniessen. Und wenn es eine spezial-App gibt, dann um so besser (Ratsinfo, DMS-Aussonderung bzw. DMS-Reiseakte,…)
  • Jeder blickt anders auf das Thema. Datenschutz will es sicher haben. Einfachheit interessiert hier nicht SB will es einfach haben. Datenschutz interessiert die meisten nicht. Ausser es gehrt an die eigenen Daten IT-Admins: Wollen die Hintergrundarbeiten einfach halten. Das geht aber meist nicht so einfach. Daten sind zu sichern, hohe Verfügbarkeiten zu garantieren, lange Verlässlichkeit zu garantieren…. Organsiatoren: Ein Teil der Orgis möchte es einfach haben, der andere Teil überstrukturiert auch schon mal gerne. Aber wie kann man Strukturen einziehen, die noch alle SB verstehen? Verwaltungsleitung möchte einfachen Überblick darüber bekommen, was in der Verwaltung so passiert. Datenschutz? Personalrat? …. Personalvertretung: Einbinden! Beteiligen! Sonst Ärger (In der Praxis ist Ärger auch so nicht immer ausgeschlossen) So einfach DMS-Recherche heute sein kann: Das DMS-Projekt selber bleibt so komplex wie es in den letzten 15 Jahren schon war. Nur die Akzeptanz der Benutzer steigt und damit der Umsetzungsdruck  Es gibt zu wenig Gegner. Gegener sind nur noch Administration, ggf. der Kämmerer und vielleicht noch die Orga wegen Arbeitsüberlastung
  • Wir erleben mit Smartphones und Tablets erst den Anfang. Neue Techniken werden noch einfacheren Zugang zu Informationen ermöglichen. Dabei bleibt die sinnvolle Strukturierung die Kernherausforderung. Bill Gates hatte 1994 visioniert: „Information at your fingertips“. Die Vision hat sich schon wiederholt Informationen werden sofort und überall verfügbar. Und fingertipps sind dabei nur ein (mittlerweile veraltetes) Mittel, die Informationen zu erschließen. Administration & Organisation von E-Akten-Systemen (DMS, Archiv,…) bleiben komplex oder werden noch komplexer Diese beiden Rollen werden aber an Einfluss verlieren: Die Menge der Benutzer und Fürhungskräfte sorgt dafür, dass die Rolle der „Fundamentarbeiter“ bei der Frage: Nutzen wir die E-Akte keine wesentliche Rolle mehr spielen wird. Endanwendersicht wird einfacher und noch intuitiver Demografie: Immer mehr neue MA sind elektronisches, dabei aber einfaches und intuitives, Arbeiten gewöhnt. Diese MA werden sukzessive auch Führungsetagen infiltrieren und dann ist Schluss mit der Fortschrittsbremse
  • Die E-Akte steht vor dem Durchbruch. Und warum: Weil Benutzer mittlerweile die Einfachheit wollen und trotzdem nicht auf vollständige Informationen verzichtet werden kann. Smartphones und Tablets sind cool und gerne gesehen: Diese und weitere neue Techniken werden der strukturierten elektronischen Informationsspeicherung zum Druchbruch verhelfen!
  • Aber: Einfache Bedienung geht nur dann, wenn Basisstrukturen da sind. Da müssen Organisatoren und Administratoren leider genau so viel, vielleicht noch mehr, arbeiten und strukturireren wie heute Wer schon lange DMS hat, hat jetzt gut lachen: Die ganze strukturelle Arbeit ist erledigt und man braucht sich nur noch um die Oberfläche kümmern. Wer heute Stückwerk betreibt oder noch für den elektronische Aktenführung in einzelnen Fachanwendungsinseln besteht, der wird sich strecken müssen: Der darf sich nicht nur um eine schicke Oberfläche kümmern, sondern muss – will er es richtig machen – noch einige Jahre Organisationsarbeit nachholen…,
  • Die E-Akte steht vor dem Durchbruch. Und warum: Weil Benutzer mittlerweile die Einfachheit wollen und trotzdem nicht auf vollständige Informationen verzichtet werden kann. Smartphones und Tablets sind cool und gerne gesehen: Diese und weitere neue Techniken werden der strukturierten elektronischen Informationsspeicherung zum Druchbruch verhelfen!

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  • 1. Kommunales Rechenzentrum Niederrhein (KRZN) Friedrich-Heinrich-Allee 130 47475 Kamp-Lintfort Internet: www.krzn.de » KOMMUNALE IT – VON MENSCH ZU MENSCH « M-Government Endlich der Durchbruch für die E-Akte Vortrag: Ernst Mayer
  • 2. Kommunales Rechenzentrum Niederrhein (KRZN) Friedrich-Heinrich-Allee 130 47475 Kamp-Lintfort Internet: www.krzn.de » KOMMUNALE IT – VON MENSCH ZU MENSCH « Teil1 - Eigenwerbung
  • 3. » KOMMUNALE IT – VON MENSCH ZU MENSCH «» Einsatz von Tablets & Co - Aber sicher! » Ernst Mayer » neue Verwaltung » 5.6.2013 Visitenkarte des KRZN – Eckdaten > 1,45 Mio. Einwohner Stadt Bottrop Kreis Kleve Kreis Wesel Kreis Viersen Stadt Krefeld Kreis Steinfurt Kreis Borken Herten Bochum Oberhausen Meerbusch Neuss Münster Mönchengladbach Düsseldorf Solingen Dortmund Zweckverband gem. Gesetz über kommunale Gemeinschaftsarbeit NRW gegründet 1971 inkl. kreisangeh. Kommunen SEITE 3
  • 4. » KOMMUNALE IT – VON MENSCH ZU MENSCH «» Einsatz von Tablets & Co - Aber sicher! » Ernst Mayer » neue Verwaltung » 5.6.2013 Aktueller Sitz: Kamp-Lintfort, Friedrich-Heinrich-Allee 130 Finanzen (2011) Erfolgsplan 56,8 Mio. € Investitionen 4,79 Mio. € Personal KRZN (inkl. GmbH): ca. 300 Mitarbeiterinnen & Mitarbeiter KRZN - Kennzahlen SEITE 4
  • 5. » KOMMUNALE IT – VON MENSCH ZU MENSCH « Kursteilnehmertage (Kurse/ WS) ca. 3.100 – 4.300 p.a. Qualifizierung 1x 404 KW Gasmotor und 2 x 225 KW Dieselmotor - 1x 350 KW NEA Abwärme reicht zur vollständigen Heizung/Kühlung der Gebäude Volumen HW u. SW für VA ca. 9 Mio. € p.a. Handelsgeschäft Energieversorgung (Eigenstrom-Erzeuger) KRZN-Kurzüberblick Großrechner – Server – Speichersysteme – unabhängige Netzeinspeisungen etc. 2 getrennte Maschinenräume – Lampertz-Zelle Niederrhein Netz Überwachung (Betrieb, Sicherheit) RZ Betrieb – Betrieb Niederrhein-Netzwerk » Einsatz von Tablets & Co - Aber sicher! » Ernst Mayer » neue Verwaltung » 5.6.2013SEITE 5
  • 6. » KOMMUNALE IT – VON MENSCH ZU MENSCH «» Einsatz von Tablets & Co - Aber sicher! » Ernst Mayer » neue Verwaltung » 5.6.2013 KRZN-Kurzüberblick – Produkte & Anwendungen Entwicklung Person Konto Boden z.B. Entwicklung JAVA, LN, … eSuite / DMS eSuite/ WF - eSitzungsdienst ua. eSuite/ CMS Produktbetreuung Archivsystem -Kfz-Archiv u.a. eGovernment Basisdienste z.B. Einwohnerw./Ausländerw. Wahlen Personenstand KFZ-Zulassung Führerschein Personalwirtschaft Feuer- Zivilschutz Volkshochschule Büchereiverfahren Archiv, Medien Soziales, Jugend, Sport KommIM z.B. Bauverwaltung Bauordnung Liegenschaften Grünflächen Gewerberegister Umweltschutz Tiefbau Gebäudemanagement Vermessung Liegenschaftsbuch GIS z.B Finanzen-kommunal Finanzen- kaufmännisch Kasse Veranlagungswesen Sicherheit und Ordnung Verwarnungs-/Bußgeld Wohnungswesen Werke Mahnwesen 142 Produkte (83 Kern-, 20 optionale und 39 entgeltfreie Produkte) SEITE 6
  • 7. » KOMMUNALE IT – VON MENSCH ZU MENSCH « Warum wir Smartphones und Tablets haben » Einsatz von Tablets & Co - Aber sicher! » Ernst Mayer » neue Verwaltung » 5.6.2013SEITE 7
  • 8. » KOMMUNALE IT – VON MENSCH ZU MENSCH « eGovernment - Einflussfaktoren Kommunalverwaltungen sind kein geschlossenes Biotop. Sie bewegen sich im Kontext gesetzlicher Vorgaben und äußerer Einflüsse. » Einsatz von Tablets & Co - Aber sicher! » Ernst Mayer » neue Verwaltung » 5.6.2013SEITE 8
  • 9. » KOMMUNALE IT – VON MENSCH ZU MENSCH « Unsere täglichen Begleiter » Einsatz von Tablets & Co - Aber sicher! » Ernst Mayer » neue Verwaltung » 5.6.2013SEITE 9 Fehlende Trennschärfe Beruf und Privat Alle Informationen werden über ein Gerät bereitgestellt!
  • 10. » KOMMUNALE IT – VON MENSCH ZU MENSCH « Erwartungshaltung: Informationen? Alle! Und das einfach! » Einsatz von Tablets & Co - Aber sicher! » Ernst Mayer » neue Verwaltung » 5.6.2013SEITE 10 © flickr/Andrew Savory
  • 11. » KOMMUNALE IT – VON MENSCH ZU MENSCH « Einfache Dinge setzen sich durch. Komplexe Dinge verschwinden! » Einsatz von Tablets & Co - Aber sicher! » Ernst Mayer » neue Verwaltung » 5.6.2013SEITE 11 © stuffthathappens.com by Eric Burke
  • 12. » KOMMUNALE IT – VON MENSCH ZU MENSCH « Realität seit ca. 2000: Umfangreiche organisatorische Vorgaben machen Einführung fast unmöglich » Einsatz von Tablets & Co - Aber sicher! » Ernst Mayer » neue Verwaltung » 5.6.2013SEITE 12 © flickr/Gongashan
  • 13. » KOMMUNALE IT – VON MENSCH ZU MENSCH « Realität seit ca. 2000: Änderung der Verwaltungsarbeit durch E-Akte / DMS ist eine Revolution der Art, wie Verwaltungen arbeiten und ticken » Einsatz von Tablets & Co - Aber sicher! » Ernst Mayer » neue Verwaltung » 5.6.2013SEITE 13 © flickr / Charles Dyer
  • 14. » KOMMUNALE IT – VON MENSCH ZU MENSCH « Realität seit ca. 2000 Neue Art zu Arbeiten provoziert Widerstand der Beschäftigten » Einsatz von Tablets & Co - Aber sicher! » Ernst Mayer » neue Verwaltung » 5.6.2013SEITE 14 © flickr / Tipton Genealogy, Dimi15, Kristina D.C. Hoeppner, Veronica Belmont
  • 15. » KOMMUNALE IT – VON MENSCH ZU MENSCH « Realität seit ca. 2000 – Das Beharrungsvermögen der Verwaltung ist immens! IT-Administration – Organisation - Benutzerskepsis » Einsatz von Tablets & Co - Aber sicher! » Ernst Mayer » neue Verwaltung » 5.6.2013SEITE 15 © flickr / Giuseppe Savo
  • 16. » KOMMUNALE IT – VON MENSCH ZU MENSCH « Rückkehr zur Einfachheit! SW-Produkte können heute fast alles: Benutzer sind teilweise überfordert » Einsatz von Tablets & Co - Aber sicher! » Ernst Mayer » neue Verwaltung » 5.6.2013SEITE 16
  • 17. » KOMMUNALE IT – VON MENSCH ZU MENSCH « Rückkehr zur Einfachheit! Smartphones & Tablets geben die Richtung vor! Vom wirklich fetten Client hin zu Web-Technik und Apps » Einsatz von Tablets & Co - Aber sicher! » Ernst Mayer » neue Verwaltung » 5.6.2013SEITE 17
  • 18. » KOMMUNALE IT – VON MENSCH ZU MENSCH « DMS auf Tablets  Vision wird Wirklichkeit In der Einfachheit liegt die Chance zur Renaissance des DMS » Einsatz von Tablets & Co - Aber sicher! » Ernst Mayer » neue Verwaltung » 5.6.2013SEITE 18
  • 19. » KOMMUNALE IT – VON MENSCH ZU MENSCH « Behörden-Webspeicher: Die „Reise-Akte“ PC-Sicht » Einsatz von Tablets & Co - Aber sicher! » Ernst Mayer » neue Verwaltung » 5.6.2013SEITE 19 Zugriff über Windows Explorer Zugriff über Web-Browser
  • 20. » KOMMUNALE IT – VON MENSCH ZU MENSCH « Behörden-Dropbox – Alfresco – aus dem Pilotbetrieb Smartphone / Tablet » Einsatz von Tablets & Co - Aber sicher! » Ernst Mayer » neue Verwaltung » 5.6.2013SEITE 20 Alfresco-App Bsp.: Pages - Speichern auf WebDAV
  • 21. » KOMMUNALE IT – VON MENSCH ZU MENSCH « DMS, E-Akte, Archiv & Co. : Die verschiedenen Sichten auf Dokumentenhaltung und Wissenserschließung » Einsatz von Tablets & Co - Aber sicher! » Ernst Mayer » neue Verwaltung » 5.6.2013SEITE 21
  • 22. » KOMMUNALE IT – VON MENSCH ZU MENSCH « Wie hört das auf, wie wird das weitergehen? » Einsatz von Tablets & Co - Aber sicher! » Ernst Mayer » neue Verwaltung » 5.6.2013SEITE 22 © flickr / Ted Eytan
  • 23. Kommunales Rechenzentrum Niederrhein (KRZN) Friedrich-Heinrich-Allee 130 47475 Kamp-Lintfort Internet: www.krzn.de » KOMMUNALE IT – VON MENSCH ZU MENSCH « Zusammenfassung
  • 24. » KOMMUNALE IT – VON MENSCH ZU MENSCH « Resümee Bedienkonzepte von Smartphones, Tablets, Glass & Co bringen (endlich) die erwartete Einfachheit der Informationsrecherche Ordnungsgemäße Aktenführung und flexibler, einfacher Zugriff schließen sich nicht mehr aus! Viele Mitarbeiter/innen erfahren den Mehrwert durch ortsunabhängigen umfassenden Informationszugriff Flexible Arbeits(-zeit und –ort)modelle werden mehr und mehr möglich Mobile Techniken haben den Endanwender erreicht und sind nicht mehr nur Führungs-Systeme » Einsatz von Tablets & Co - Aber sicher! » Ernst Mayer » neue Verwaltung » 5.6.2013SEITE 24
  • 25. » KOMMUNALE IT – VON MENSCH ZU MENSCH « Resümee Was bleibt: Viel Arbeit bei Organisation & Administration der Backend-Systeme! Strukturen sind und bleiben notwendig! Wer heute (erst) DMS einführt, neu beschafft oder erweitert ist gut beraten, den Fokus auf die mobile Recherchierbarkeit und Bedienbarkeit zu richten! » Einsatz von Tablets & Co - Aber sicher! » Ernst Mayer » neue Verwaltung » 5.6.2013SEITE 25
  • 26. » KOMMUNALE IT – VON MENSCH ZU MENSCH « Resümee » Einsatz von Tablets & Co - Aber sicher! » Ernst Mayer » neue Verwaltung » 5.6.2013SEITE 26 © flickr / Joe Popp
  • 27. Kommunales Rechenzentrum Niederrhein (KRZN) Friedrich-Heinrich-Allee 130 47475 Kamp-Lintfort Internet: www.krzn.de » KOMMUNALE IT – VON MENSCH ZU MENSCH « Weitere Informationen: » http://egovernment.krzn.de » mailto://ernst.mayer@krzn.de » twitter: @ernstmayer - @KRZN_de » facebook: //facebook.com/KRZN.de