Melhores Práticas em Gerenciamento de Projetos Relevância e Impacto no Dia-a-Dia das Empresas Maio/2007 Elderclei Regis Reami, MSc

Visão Geral Abordagem Definições Básicas Processos Considerações Finais Perguntas e Respostas

Abordagem

Definições Básicas

Processos

Considerações Finais

Perguntas e Respostas

Abordagem Porque falar em projetos? Porque falar em melhores práticas? PMI – Project Management Institute PMBOK – Project Management Body Of Knowledge Versã0 2004 Certificação PMP – Project Management Professional

Porque falar em projetos?

Porque falar em melhores práticas?

PMI – Project Management Institute

PMBOK – Project Management Body Of Knowledge

Versã0 2004

Certificação PMP – Project Management Professional

Definições Básicas – Projeto É um empreendimento temporário com o intuito de entregar um produto ou serviço único É elaborado de maneira progressiva Realizado por pessoas, sujeito a restrições, planejado, executado e controlado Exemplos de projetos?

É um empreendimento temporário com o intuito de entregar um produto ou serviço único

É elaborado de maneira progressiva

Realizado por pessoas, sujeito a restrições, planejado, executado e controlado

Exemplos de projetos?

Definições Básicas - Stakeholder É toda entidade ou pessoa ativamente envolvida no projeto, ou afetada por seus resultados Exemplos: gerente de projeto, equipe de desenvolvimento, clientes, fornecedores, patrocinadores, etc Quem seriam os stakeholders em um projeto de construção de uma represa?

É toda entidade ou pessoa ativamente envolvida no projeto, ou afetada por seus resultados

Exemplos: gerente de projeto, equipe de desenvolvimento, clientes, fornecedores, patrocinadores, etc

Quem seriam os stakeholders em um projeto de construção de uma represa?

Definições Básicas - PMBoK Project Management Body of Knowledge Definição de ciclo de vida 5 grupos de processos para gerenciamento de projetos 9 áreas de conhecimento

Project Management Body of Knowledge

Definição de ciclo de vida

5 grupos de processos para gerenciamento de projetos

9 áreas de conhecimento

Definições Básicas – Ciclo de Vida Os projetos são divididos em fases para facilitar o gerenciamento ou marcar as entregas de subprodutos da sua execução Exemplo: Ciclo de vida de desenvolvimento de software Análise Projeto Construção Testes Implantação Em geral, as fases são executadas sequencialmente Gastos e consumo de recursos são baixos no início, crescem muito nas fases intermediárias e caem rapidamente nas fases finais

Os projetos são divididos em fases para facilitar o gerenciamento ou marcar as entregas de subprodutos da sua execução

Exemplo: Ciclo de vida de desenvolvimento de software

Análise

Projeto

Construção

Testes

Implantação

Em geral, as fases são executadas sequencialmente

Gastos e consumo de recursos são baixos no início, crescem muito nas fases intermediárias e caem rapidamente nas fases finais

Definições Básicas – Grupos de Processos Iniciação – define ou autoriza o projeto ou fase do projeto Planejamento – define e refina objetivos, planeja o curso de ações necessários para atingí-los Execução – integra pessoas e outros recursos de maneira a levar adiante o plano de projeto Monitoramento e Controle – mensura e monitora o progresso do projeto para que seja possível corrigir desvios Fechamento – formaliza o aceite do produto, serviço ou resultado do projeto e finaliza de maneira ordenada o projeto ou uma fase deste

Iniciação – define ou autoriza o projeto ou fase do projeto

Planejamento – define e refina objetivos, planeja o curso de ações necessários para atingí-los

Execução – integra pessoas e outros recursos de maneira a levar adiante o plano de projeto

Monitoramento e Controle – mensura e monitora o progresso do projeto para que seja possível corrigir desvios

Fechamento – formaliza o aceite do produto, serviço ou resultado do projeto e finaliza de maneira ordenada o projeto ou uma fase deste

Definições Básicas – Áreas de Conhecimento Integração Comunicações Escopo Tempo Custo Qualidade Recursos Humanos Risco Contratações 9 Áreas de conhecimento Ética

Escopo

Tempo

Custo

Qualidade

Recursos Humanos

Risco

Contratações

9 Áreas de conhecimento

Definições Básicas – Mudanças “ Só sei, que nada sei.” “ Temos o privilégio duvidoso de viver em uma época de mudanças!” A única certeza em projetos é que haverá mudanças O gerente de projetos deve monitorá-las e controlá-las de maneira pró-ativa O gerente de projetos é responsável pelo projeto e deve agir para “protegê-lo”

“ Só sei, que nada sei.”

“ Temos o privilégio duvidoso de viver em uma época de mudanças!”

A única certeza em projetos é que haverá mudanças

O gerente de projetos deve monitorá-las e controlá-las de maneira pró-ativa

O gerente de projetos é responsável pelo projeto e deve agir para “protegê-lo”

Definições Básicas – Tríplice Restrição Gerentes de projeto reconhecem a existência da chamada tríplice restrição, ou seja: Escopo Custo Tempo

Gerentes de projeto reconhecem a existência da chamada tríplice restrição, ou seja:

Visão Geral dos Processos Áreas de conhecimento e seus pontos de atenção

Gerenciamento da Integração Elaborar Project Charter Elaborar Declaração de Escopo Preliminar Elaborar Plano de Gerenciamento do Projeto Dirigir e Gerenciar a Execução do projeto Monitorar e Controlar o Trabalho do Projeto Controle Integrado de Mudanças Fechar Projeto Inclui os processos e atividades necessários para identificar, definir, combinar, unificar e coordenar os vários processos e atividades de cada um dos grupos de processo. Importante lembrar : Esta é a área de conhecimento, por excelência, do GP Project Charter = autorização para início do projeto Documente premissas, restrições, marcos miliários, etc O GP deve ser um motor propulsor para o projeto Formalize o fechamento do projeto

Elaborar Project Charter

Elaborar Declaração de Escopo Preliminar

Elaborar Plano de Gerenciamento do Projeto

Dirigir e Gerenciar a Execução do projeto

Monitorar e Controlar o Trabalho do Projeto

Controle Integrado de Mudanças

Fechar Projeto

Importante lembrar :

Esta é a área de conhecimento, por excelência, do GP

Project Charter = autorização para início do projeto

Documente premissas, restrições, marcos miliários, etc

O GP deve ser um motor propulsor para o projeto

Formalize o fechamento do projeto

Gerenciamento de Escopo Planejamento do Escopo Definição do Escopo Criar a WBS ( W ork B reakdown S tructure) Verificação do Escopo Controle do Escopo Inclui os processos necessários para garantir que o projeto inclui todo trabalho obrigatório, e apenas o trabalho obrigatório, para completar o projeto com sucesso. Importante lembrar : Cuidado com “Jack”! ( scope creep ) Cuidado com quem pensa como “Jack”! (goldplating) Semana de Informática Palestras e Mini-Cursos Selecionados Infra-estrutura Coffe-Break Divulgação Processo de Inscrição Local para Palestras e Mini-Cursos Suporte técnico

Planejamento do Escopo

Definição do Escopo

Criar a WBS ( W ork B reakdown S tructure)

Verificação do Escopo

Controle do Escopo

Importante lembrar :

Cuidado com “Jack”! ( scope creep )

Cuidado com quem pensa como “Jack”! (goldplating)

Gerenciamento do Tempo Definição de Atividades Seqüenciamento de Atividades Estimativa de Recursos para as Atividades Estimativa de Duração das Atividades Elaboração do Cronograma Controle do Cronograma Inclui os processos necessários para conseguir terminar o projeto no tempo adequado. Importante lembrar : É possível tentar acelerar a execução (crashing e fast-tracking) “ Nove mulheres não geram uma criança em um mês!”

Definição de Atividades

Seqüenciamento de Atividades

Estimativa de Recursos para as Atividades

Estimativa de Duração das Atividades

Elaboração do Cronograma

Controle do Cronograma

Importante lembrar :

É possível tentar acelerar a execução (crashing e fast-tracking)

“ Nove mulheres não geram uma criança em um mês!”

Gerenciamento do Custo Estimativa de Custos Orçamento de Custos Controle de Custos Inclui os processos envolvidos no planejamento, estimativa, orçamento e controle de custos, de maneira que o projeto seja completado dentro do orçamento aprovado. Importante lembrar : Lembrar do código de conduta e ética profissional Não sacrificar o projeto como um todo em nome dos custos Acompanhar a evolução do projeto de perto (Earned Value Management)

Estimativa de Custos

Orçamento de Custos

Controle de Custos

Importante lembrar :

Lembrar do código de conduta e ética profissional

Não sacrificar o projeto como um todo em nome dos custos

Acompanhar a evolução do projeto de perto (Earned Value Management)

Gerenciamento da Qualidade Planejamento da Qualidade Desempenhar a Garantia da Qualidade Desempenhar o Controle da Qualidade Inclui os processos e atividades da organização executora que determinam as políticas, objetivos e responsabilidades da qualidade de maneira que o projeto satisfaça as necessidades originais do mesmo. Importante lembrar : Auditoria não significa punição, mas oportunidade de melhoria Em termos de produto: Qualidade não é diferencial! Quem define o nível de qualidade adequado é o cliente

Planejamento da Qualidade

Desempenhar a Garantia da Qualidade

Desempenhar o Controle da Qualidade

Importante lembrar :

Auditoria não significa punição, mas oportunidade de melhoria

Em termos de produto:

Qualidade não é diferencial!

Quem define o nível de qualidade adequado é o cliente

Gerenciamento dos Recursos Humanos Planejamento dos Recursos Humanos Aquisição da Equipe do Projeto Desenvolver a Equipe do Projeto Gerenciar a Equipe do Projeto Inclui os processos que organizam e gerenciam a equipe do projeto. Importante lembrar : Tratar cada membro como um indivíduo (gerenciar os recursos, mas também o recurso) Sempre que possível, envolver os membros da equipe no planejamento e na tomada de decisão Definir, claramente, papéis e responsabilidades (matriz RACI) Ajustar o tamanho da equipe, conforme necessário Atenção para os profissionais que são especialistas (“moscas brancas”) – eles podem ser críticos para o sucesso do projeto

Planejamento dos Recursos Humanos

Aquisição da Equipe do Projeto

Desenvolver a Equipe do Projeto

Gerenciar a Equipe do Projeto

Importante lembrar :

Tratar cada membro como um indivíduo (gerenciar os recursos, mas também o recurso)

Sempre que possível, envolver os membros da equipe no planejamento e na tomada de decisão

Definir, claramente, papéis e responsabilidades (matriz RACI)

Ajustar o tamanho da equipe, conforme necessário

Atenção para os profissionais que são especialistas (“moscas brancas”) – eles podem ser críticos para o sucesso do projeto

Gerenciamento das Comunicações Planejamento das Comunicações Distribuição das Informações Relatórios de Desempenho do Projeto Gerenciar os Stakeholders Inclui os processos necessários para garantir, de maneira apropriada e com a pontualidade adequada, a geração, coleta, distribuição, armazenamento, recuperação e disposição de informações do projeto. Importante lembrar : Quanto mais stakeholders , mais canais de comunicação. Quanto mais canais de comunicação, mais possibilidades de ruídos, mal-entendidos e diferenças de opinião Utilize meios formais e informais de comunicação conforme a situação As pessoas se expressam não apenas por palavras. O corpo fala!

Planejamento das Comunicações

Distribuição das Informações

Relatórios de Desempenho do Projeto

Gerenciar os Stakeholders

Importante lembrar :

Quanto mais stakeholders , mais canais de comunicação. Quanto mais canais de comunicação, mais possibilidades de ruídos, mal-entendidos e diferenças de opinião

Utilize meios formais e informais de comunicação conforme a situação

As pessoas se expressam não apenas por palavras. O corpo fala!

Gerenciamento dos Riscos Planejamento do Gerenciamento dos Riscos Identificação dos Riscos Análise Qualitativa dos Riscos Análise Quantitativa dos Riscos Planejamento das Respostas aos Riscos Monitoração e Controle dos Riscos Inclui os processos relacionados com a condução do planejamento do gerenciamento de riscos, identificação, análise, respostas, monitoração e controle em um projeto. Importante lembrar : “ Prudência e canja de galinha não fazem mal a ninguém” Cuidado com a “Lei de Murphy”, mas cuidado com a paranóia Riscos podem ser negativos, ou positivos (oportunidades) Trate o risco adequadamente (elimine, mitigue , aceite, compartilhe, etc)

Planejamento do Gerenciamento dos Riscos

Identificação dos Riscos

Análise Qualitativa dos Riscos

Análise Quantitativa dos Riscos

Planejamento das Respostas aos Riscos

Monitoração e Controle dos Riscos

Importante lembrar :

“ Prudência e canja de galinha não fazem mal a ninguém”

Cuidado com a “Lei de Murphy”, mas cuidado com a paranóia

Riscos podem ser negativos, ou positivos (oportunidades)

Trate o risco adequadamente (elimine, mitigue , aceite, compartilhe, etc)

Gerenciamento das Contratações Planejar Compras e Aquisições Planejar Contratação Requisitar Respostas dos Fornecedores Selecionar Fornecedores Administração do Contrato Fechamento do Contrato Inclui os processos necessários para compra e aquisição de produtos, serviços ou resultados de fora da equipe para desempenhar o trabalho do projeto. Importante lembrar : Em negociação, informação é poder. Procure utilizar estratégias ganha-ganha. Em uma licitação ou seleção de fornecedores distribua as mesmas informações para todos. Lembre-se do código de ética. Quando possível, dê pesos adequados para os critérios de seleção, ou seja, não priorize apenas custos

Planejar Compras e Aquisições

Planejar Contratação

Requisitar Respostas dos Fornecedores

Selecionar Fornecedores

Administração do Contrato

Fechamento do Contrato

Importante lembrar :

Em negociação, informação é poder.

Procure utilizar estratégias ganha-ganha.

Em uma licitação ou seleção de fornecedores distribua as mesmas informações para todos. Lembre-se do código de ética.

Quando possível, dê pesos adequados para os critérios de seleção, ou seja, não priorize apenas custos

Considerações Finais Futuro do Gerenciamento de Projetos Alteração da natureza dos projetos Prazos mais curtos Entrega de produtos intangíveis Globalização Equipes dispersas Convivência entre culturas distintas Maior velocidade nas mudanças Necessidade de processos mais leves

Futuro do Gerenciamento de Projetos

Alteração da natureza dos projetos

Prazos mais curtos

Entrega de produtos intangíveis

Globalização

Equipes dispersas

Convivência entre culturas distintas

Maior velocidade nas mudanças

Necessidade de processos mais leves

Referências úteis A Guide to the Project Management Body Of Knowledge, 3ª. Edition http://www.pmi.org http://www.allpm.com

A Guide to the Project Management Body Of Knowledge, 3ª. Edition

http://www.pmi.org

http://www.allpm.com

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