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Sio2009 Yoreli T2 Abcd Jorge Macazaga Y Alejandra Pascual OrganizacióN
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  • 1. Organización Basada en Procesos 2009 Yoreli Romero Velázquez Reseña: “Organización basada en procesos” por Jorge Macazaga y Alejandra Pascual. Alfaomega Ra-Ma. Enero 2007 Páginas: 306
  • 2. Organización Basada en Procesos CAPÍTULO I LA ORGANIZACIÓN TRADICIONAL En el capítulo el autor menciona que acude a la empresa Schnell para realizar un proyecto que cambie todo los procesos de negocios; se señala los conceptos de reingeniería que consiste en automatizar los procesos y que busca la reestructuración de la empresa, y la formación de células que estarán integradas por miembros de departamentos de la organización y que han sido designados para para que de esta manera este grupo pueda a tender a los clientes. Se trata de explicarnos los puntos de interés ante un cliente como lo son el funcionamiento de la fábrica, así como el área de las finanzas, la administración, y el control de los recursos humanos. CAPITULO II PREPARANDO EL CAMINO En este capítulo se menciona que se deben establecer los objetivos del cliente y a su vez establecer las estrategias que permitirán llegar a las metas planteadas logrando el equilibrio de procesos, tecnología, sistemas y organización. Y de esa forma se logrará la satisfacción del cliente y la ventaja competitiva que hará la diferencia con las demás compañía, lográndolo con la implementación de una herramienta que reduzca los costos al menor costo posible teniendo en cuenta los procesos de la empresa, la organización y los sistemas obteniendo una mejor calidad de atención al cliente. Y que a pesar de que ya existe una reingeniería fomentar la post-reingeniería para corregir los procesos CAPÍTULO III Página 2
  • 3. Organización Basada en Procesos REDISEÑANDO LA FÁBRICA El autor menciona en este capítulo que la participación del personal de la empresa es de suma importancia para que los proyectos vayan por el buen camino, y sobre todo, que exista una buena comunicación con sus jefes inmediatos y que coexista el amor por su trabajo; se menciona que la primera fase para el rediseño de la fábrica es la formación de la célula de la organización con el objetivo de satisfacer a los clientes, se indica que una célula es como un circulo de calidad permanente en el que las personas pertenecen a un equipo de trabajo, si tienen la motivación adecuada, van a estar permanentemente pensando cómo mejorar la calidad y la producción. Se habla también de la herramienta llamada Kanban el cual es un sistemas de planificación de la post-reingeniería, así como la programación finita para identificar los cuellos de botella en la producción con esto no se pretende que dependan de especialistas sino que aprendan su tarea. CAPÍTULO IV REDISEÑANDO EL SECTOR ADMINISTRATIVO Y COMERCIAL En este capítulo se menciona cómo hallar una forma para comunicar a todo el personal de la empresa las nuevas estrategias con las que se van a operar en la organización, una de ellas se mencionaba era que se diera una plática a los gerentes de la empresa y que ellos posteriormente expongan las ideas a sus subordinados con el fin de hacer una red para que todos sepan los objetivos y en qué consistirá el proyecto de la empresa. Y dentro de todo se busca la ventaja competitiva que se busca por medio de la reingeniería de procesos, es decir hacer los procesos de manera más rápida y automatizada que incluya algunos sistemas informáticos como son los ERP y los CRM pero estos a su vez no pueden hacer todo el trabajo, ya que necesitan de personas que puedan hacer ciertas actividades en el proceso de transacción, y es donde entra el concepto de las células de la organización, que es un grupo de personas profesionales en su área que fueron designados para formar parte de esa célula que ayudará a atender mejor a sus clientes y que sepan en realidad de cuáles son los problemas o dudas que presentaron cada uno de ellos; y que de acuerdo a los gastos o Página 3
  • 4. Organización Basada en Procesos materiales que se vayan a solicitar, los integrantes de la célula deberán solventar ese gasto con el presupuesto del cual les fueron asignados en base a los que es Costes Basados en Actividad (ABC); también se menciona que las personas que integran las células pueden aspirar a ser Directores de Negocio en base a la experiencia y la capacidad de desenvolverse en las diversas actividades que se le presenten en su trabajo, y a su vez se pueden crear otras células para lanzar nuevos productos y/o servicios ya que es lo más recomendable debido a que si se desea incorporar un nuevo producto a una célula ya existente, lo integrantes de ella puede que no le presten la importancia. CAPÍTULO V DISEÑANDO EL SECTOR LOGÍSTICO La organización basada en procesos se dedica a reinventar el trabajo de una empresa y siempre mantiene al hombre en el centro de la escena. La forma en cómo se distribuye los productos ha cambiado gracias al diseño de la logística, se comenta que hay dos clases de logística; la primera es la Logística del PUSH que es la que se encarga de pasar el producto terminado de la fábrica a los almacenes con el objeto de satisfacer a los clientes. El autor recomienda que se elimine los almacenes de distribución si en una empresa se desea bajar costos y reducir inventarios, esto se hace con la filosofía de cara al cliente, es decir, que los productos se lleven de la fábrica al cliente en poco tiempo para que queden satisfechos. Aunque el autor recomienda que no se elimine los intermediarios ya que pueden ser utilizados como asesores técnicos pero ya no como distribuidores, obteniendo así la rapidez de los tiempos de entrega, eliminación de inventarios innecesario, y aumento de productividad. CAPÍTULO VI IMPLANTANDO CAMBIO EN LA FÁBRICA Página 4
  • 5. Organización Basada en Procesos El proyecto Fenix ya está en marcha en la empresa, pero John encontró que los supervisores no ayudan a que el proyecto vaya su camino, debido a que ellos con ese cambio sientan que va a ser desplazados, ya que necesita que se transmita su conocimiento a los operativos, pero se rehúsan a hacerlo con el pretexto de que los operarios son más tardados en las operaciones y tras el análisis de los procesos nos podemos dar cuenta de que existen procesos similares y se deben eliminar y todo esto ayuda a que las células mejores a través de las automatizaciones de operaciones y eliminar tareas duplicadas. La creación de las células es señal de que la empresa y sus procesos están cambiando, nos ofrece una mejora continua y crea un compromiso con la gente de la empresa para asegurar mejoras de productividad; a pesar de todos estos cambios en los procesos una tarea difícil que se encontraron en todos esos cambios, es que el personal de la gente se rehúsan al cambio y lo que se debe hacer es que los directivos tiene que crear un ambiente de seguridad ante los trabajadores y hacer que se comprometan con la intención de que en realidad surjan las células de las fábricas. CAPITULO VII COMENZANDO EL CAMBIO EN LOS SECTORES DE OFICINA En este capítulo se menciona que el proyecto de Schnell es ambicioso de post-reingeniería y que se distingue por dos características principales que son: la reingeniería es global en toda la empresa y en convertir a toda la empresa en una organización basada en los procesos. Antes de que se aplique el proyecto Fenix, existía una cultura de trabajo individual y ahora ya se hace en equipo con una comunicación correcta; y se enfoca a un cambio en toda la organización de la empresa, se busca asignar a un nuevo líder del proyecto para sus procesos, a personal para que rediseñe la organización, también en tratar de basar la organización en los procesos esto va a significar que las funciones de la organización pasen a estar dentro de células. CAPITULO VIII EL FACTOR HUMANO Página 5
  • 6. Organización Basada en Procesos Se menciona que el factor humano es una pieza clave para que los proyectos fracasen o tengan éxito, ya que se debe crear un ambiente de seguridad y de confianza a todos los miembros de la empresa para que colaboren en conjunto en el proceso del proyecto; y que algunas causas de que los proyectos fracasen son los siguientes: el miedo al cambio que tienen las personas, la ignorancia produce ansiedad y miedo, la incertidumbre sobre si es apto o no para el nuevo trabajo. Y que el resultado más importante de esta transformación no son las ganancias en productividad sino el ordenamiento físico, que lleva a equipos que trabajan por procesos a integrar la mente humana con sus compañeros y con la mejora de esos procesos. CAPITULO IX EL FUTURO El autor menciona que los cambios que en cualquier organización son complejos porque hay que dejar culturas y conocimientos de lado y tomar otros nuevos. En este capítulo habla sobre la utilización de la célula en otro tipo de organizaciones, también como utilizar las herramientas para conseguir un objetivo por decir una tecnología celular puede ser una herramienta sociotécnica y la tecnología informática seguirá facilitando en el futuro, la precisión de los datos y la rapidez de comunicaciones. LISTADO DE TÉRMINOS RELACIONADO SOBRE PROCESO INTEGRACIÓN Página 6
  • 7. Organización Basada en Procesos ABC (Activity Based Costing): Cálculo de costes basados en actividades, moderna técnica de cálculo de costes que valora los costes asociados a las actividades incluidas en cada proceso, de forma tal que se conocen exactamente los costes asociados a cada producto de la empresa. Business to Business (B2B): Son las relaciones comerciales y transaccionales entre empresas. Se aplica a los contextos de negocios por Internet en los cuales la relación la establece una compañía con otras. Business to Consumer (B2B): Son las relaciones comerciales entre una empresa y el consumidor final. En el léxico de Internet se aplica a las transacciones comerciales entre una compañía y los consumidores. Células / de producción / de oficina: Son equipos de personas estructurados sobre un proceso, a diferencia del organigrama tradicional estructurado por funciones. Control estadístico del proceso: Técnica de control de la producción – normalmente industrial – en función de atributos del producto, o por variables que miden la desviación estadística. Core Process (Proceso Nuclear): Se denomina de esta forma al o a los procesos que representan la esencia del negocio, por contraposición con los procesos de apoyo, que dan soporte a los procesos clave. CRM: Gestión de la relación con los clientes. Es el nombre usual dado a los nuevos sistemas de información que permiten a través de facilidades de información una optimización de la relación comercial entre los clientes y la empresa. Página 7
  • 8. Organización Basada en Procesos Downsizing: Es el nombre dado a una técnica de gestión con énfasis en la reducción de costes. Ha sido criticada por no contemplar el lado de expansión de la ecuación de productividad de las compañías a través del incremente de los ingresos. EDI: Intercambio electrónico de datos. Normalmente dado a la técnica de intercambio de datos entre empresas a través de protocolos específicos, para realizar actividades transaccionales: compras, ingresos bancarios. ERP: Planificación de los recursos de la compañía. Es el nombre dado a la última oleada de sistemas de información, que manejan en forma integrada todos los procesos de la empresa: Finanzas, Compras, Producción, Comercial y Distribución. Finite Scheduling: Es un método de programación de la producción que, a diferencia del MRP, no asume una capacidad infinita de las máquinas de la fábrica. De esta forma, se secuencia la producción de una forma tal que se minimiza los inventarios en curso y tiempos de entrega. Just In Time / Lean Production: Conjunto de técnicas y procedimientos industriales basados en la formación de células de producción, sistemas de programación tipo Kanban, control estadístico de la producción y polivalencia del operario. Kanban: Sistema de programación de la producción, basado en el re-aprovisionamiento de una célula a otra en la fábrica, a través de lotes de producción y puntos de pedido pre- establecido, en una secuencia de producción pre-determinada. Lay Out (Distribución en planta): Forma de disposición de las máquinas o equipos en una fábrica, o de los puestos de trabajo en una oficina. Lead Time (Plazo): Tiempo que pasa un producto en la fábrica, desde su primera operación hasta la última. Página 8
  • 9. Organización Basada en Procesos MRP (Manufacturación Resource Planning): Sistema de programación de la producción que parte de la lógica de un programa maestro de producción que tomando en cuenta las rutas que deben seguir los productos por cada máquina y los distintos componentes de un producto final, programa las distintas máquinas o centros de trabajo. Manufactura Sincrónica: Es una metodología de programación, que combina los conceptos de programación finita, con los de cédulas de producción. Organización Basada en Procesos: Es el nuevo organigrama de una empresa, estructurado en función de sus procesos, y no de las funciones Outosourcing: Significa la subcontración de producto o un servicio en una empresa. Proceso / Actividad / Tarea: Un proceso es una concatenación de eventos que dan lugar a un producto o un servicio en una empresa. Reingeniería / post – reingeniería: Reingeniería es el nombre de l una técnica de gestión, que postulaba el replanteo de los procesos de una empresa, con una visión de valor añadido. Scrap (Rechazos): Rechazos de calidad de un producto industrial. Set up (Cambio de útil): Es el conjunto de actividades relacionadas con el cambio de máquina en un entorno de fabricación, al pasar de un producto a otro. Sistema Integrado: Es una de las características de los modernos ERP, donde todos los procesos de una empresa se encuentran conectadas electrónicamente, a diferencia de sistemas más vetustos, que tienen procesos en forma “batch”, no conectados en tiempo real. Tecnología Celular: Este término describe la metodología de definición y diseño de células de producción en una industria. Página 9
  • 10. Organización Basada en Procesos Teoría de las Restricciones: Técnica desarrollada por el Dr. Glodratt en la década de los 80 en los Estados Unidos, que toma en cuenta distintos aspectos de la programación de los procesos productivos, no considerados por el MRP, como ejemplo óptimo usos de las restricciones del proceso industrial. Workflow (Flujo de trabajo): Software que permite el secuenciamiento automático de un flujo de trabajo administrativo, a través del direccionamiento automático de las actividades del flujo a cada persona dentro de un proceso específico. World Class Manufacturing (Fabricación de clase mundial): Es otro nombre dado al conjunto de técnica también conocida por JUST IN TIME o justo a tiempo. Página 10
  • 11. Organización Basada en Procesos Se debe crear un ambiente de seguridad en las organizaciones para que los trabajadores acepten el cambio y se comprometan a trabajar en el proyecto. ES: Un cambio donde el último objetivo es lograr la estructura perfecta para el próximo paso: Se recomienda utilizar la logística del mejora continua. Push que es descartar los almacenes y entregar el producto de la fábrica al cliente con el fin de eliminar costes. Automatizar los proceso para Organización hacerlos más rápidos y aumentar la eficiencia y rapidez en los Basada en tiempos de entrega. Procesos En la reingeniería de proceso se utilizan sistemas informáticos como son Crear células que son formadas ERP y CRM pero contando con el por integrantes de los apoyo de los trabajadores. departamentos para mejorar el servicio de atención a los clientes, y obtener la satisfacción de los mismos. Kanban: Es un sistema de planificación de la post-reingeniería para que los trabajadores sepan que Se deben establecer los objetivos hacer en cada uno de sus actividades. y estrategias para conseguir un Debe existir una buena comunicación equilibrio en los procesos, con los miembros de la organización tecnología, sistemas y ya que la primera fase del rediseño de organización y obtener Ventaja la fábrica es la creación de la célula Competitiva. de la organización
  • 12. Organización Basada en Procesos

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