1. PEMERINTAH KOTA PEKALONGAN
SEKRETARIAT DAERAH
Jl. Mataram No. 1 Telp. 421091 Fax. 424061 Kode Pos 51111
PEKALONGAN
Pekalongan, 20 Januari 2011
Kepada
Nomor : 555/00258 Yth.: Kepala SKPD
Lampiran : 1 (satu) berkas Kota Pekalongan
Perihal : Petunjuk Teknis e-Mail Dinas di-
PEKALONGAN
Menindaklanjuti Surat Walikota Pekalongan Nomor 555/00098 tanggal 10
Januari 2011 perihal Persuratan Elektronis (e-Mail) Dinas, terlampir dengan
hormat disampaikan petunjuk teknis:
1. penggunaan e-Mail dinas
2. etika korespondensi e-Mail dinas
3. pengadministrasian e-Mail dinas masuk dan keluar
4. penomoran e-Mail dinas
5. penulisan redaksional e-Mail dinas
6. pengelolaan password e-Mail dinas
Demikian atas perhatian Saudara, kami mengucapkan terima kasih.
An. WALIKOTA PEKALONGAN
Sekretaris Daerah
Drs. DWI ARIE PUTRANTO, M.Si
Pembina Utama Muda
NIP. : 19551212 198503 1 017
Tembusan : Kepada Yth. :
1. Walikota dan Wakil Walikota Pekalongan (sebagai laporan);
2. Arsip Bagian PDE Setda Kota Pekalongan.
Halaman 1 dari 9
2. Lampiran I
PETUNJUK TEKNIS
PENGGUNAAN E-MAIL DINAS
1. e-Mail dinas terdiri atas e-Mail SKPD dan e-Mail personal dinas.
2. e-Mail SKPD digunakan untuk korespondensi kedinasan, baik lingkup internal maupun
eksternal.
3. Korespondensi kedinasan e-Mail SKPD berupa pengiriman dan penerimaan naskah
dinas secara elektronik. Misal, softcopy surat undangan dikirim melalui e-Mail SKPD
sebagai lampiran (attachment).
4. Tanda tangan digital korespondensi kedinasan e-Mail SKPD adalah Kepala SKPD.
5. e-Mail personal dinas digunakan untuk komunikasi dan/atau koordinasi kedinasan,
baik lingkup internal maupun eksternal.
6. Koordinasi kedinasan e-Mail personal dinas meliputi pengiriman dan penerimaan
pesan, berita, dan informasi yang bersifat koordinatif. Misal, komunikasi dan/atau
koordinasi pelaksanaan kegiatan.
7. Tanda tangan digital koordinasi kedinasan e-Mail personal dinas adalah pemilik e-Mail
personal dinas.
8. Pengiriman e-Mail SKPD minimal ditembuskan melalui Carbon Copy (Cc) ke alamat e-
Mail tembusan dalam surat dinas.
9. Pengiriman e-Mail SKPD dapat ditembuskan melalui Blind Carbon Copy (Bcc) ke e-
Mail SKPD dan/atau personal dinas Kepala SKPD dan/atau personal dinas pengolah
naskah dinas sebagai arsip.
Halaman 2 dari 9
3. Lampiran II
PETUNJUK TEKNIS
ETIKA KORESPONDENSI E-MAIL DINAS
1. Penggunaan e-Mail dinas hanya diperuntukkan untuk kepentingan kedinasan.
2. Penggunaan e-Mail dinas harus menggunakan bahasa Indonesia yang baik, benar,
dan lugas.
3. Jenis dan ukuran huruf sebaiknya dipilih yang mudah dibaca. Misal, jenis huruf Arial
dengan ukuran 10 atau 12.
4. Tulisan pesan e-Mail tidak menggunakan huruf kapital semua. Penulisan pesan e-Mail
menggunakan huruf kapital semua menunjukkan MARAH atau TERIAK.
5. Pengirim e-Mail dalam mengirim pesan sebaiknya memberikan salam penghormatan
sebagai salam pembuka dan salam penutup sebagai penutup kepada penerima e-
Mail.
6. Penerima e-Mail dalam membalas pesan sebaiknya memberikan salam penghormatan
sebagai salam pembuka dan salam penutup sebagai penutup kepada pengirim e-Mail.
7. Penerima e-Mail membalas setiap e-Mail yang masuk. Balasan e-Mail masuk dapat
berupa konfirmasi atas penerimaan e-Mail maupun jawaban terhadap isi e-Mail.
8. Pesan e-Mail sebaiknya ditulis singkat atau tidak terlalu panjang. Apabila pesan e-Mail
terlalu panjang, maka pesan dapat disampaikan secara terpisah dengan melampirkan
softcopy atau berkas (file) pesan tersebut.
9. Pesan e-Mail yang disertai dengan lampiran sebaiknya ukuran softcopy atau berkas
(files) lampiran tidak melebihi 3 MB. Apabila lampiran tersebut berukuran besar, maka
lampiran tersebut dapat disimpan di penyedia jasa file atau document sharing online
yang dapat diunduh oleh penerima melalui URL yang telah diinformasikan dalam
pesan e-Mail.
10. Dilarang menggunakan e-Mail dinas untuk mengikuti kepesertaan milis, sosial media,
jejaring sosial, newsletter, promo produk, dan sejenisnya. Kepesertaan milis
diperbolehkan khusus milis pemerintah.
11. Dilarang mengirim pesan yang tidak dibutuhkan dan/atau diminta oleh pemilik e-Mail.
Pengiriman pesan yang tidak diharapkan dapat dikategorikan sebagai spam.
12. Dilarang mengirim pesan yang mengandung unsur politik, penghinaan dan pelecehan
SARA.
13. Apabila meneruskan (forward) pesan e-Mail kepada pihak lain yang tidak dikenal oleh
pemilik alamat e-Mail yang terdapat dalam pesan tersebut, maka alamat-alamat e-Mail
yang terdapat dalam pesan tersebut dihapus atau diberi tanda xxx. Misal, pemilik e-
Mail nama@pekalongankota.go.id diubah menjadi xxx@pekalongankota.go.id
Halaman 3 dari 9
4. Lampiran III
PETUNJUK TEKNIS
PENGADMINISTRASIAN E-MAIL DINAS MASUK DAN KELUAR
1. Penerimaan e-Mail
a. e-Mail masuk diagendakan melalui Buku Agenda e-Mail Masuk.
b. SKPD menyediakan Buku Agenda e-Mail Masuk.
c. Koordinator TIK SKPD membuka, mengunduh, dan mencetak e-Mail SKPD beserta
lampirannya (apabila ada) setiap jam 08.00 dan 13.00 WIB.
d. Koordinator TIK SKPD memberikan jawaban notifikasi penerimaan e-Mail.
e. Koordinator TIK SKPD mengagendakan e-Mail masuk di Buku Agenda e-Mail Masuk.
Buku Agenda e-Mail Masuk terlampir.
f. Koordinator TIK SKPD menyerahkan cetak e-Mail masuk kepada Petugas
Administrasi.
g. Petugas Administrasi mengagendakan cetak e-Mail masuk di Buku Agenda Surat
Masuk.
h. Pengadministrasian selanjutnya mengikuti proses penatausahaan surat masuk.
2. Pengiriman e-Mail
a. e-Mail keluar diagendakan melalui Buku Agenda e-Mail Keluar.
b. SKPD menyediakan Buku Agenda e-Mail Keluar.
c. Naskah dinas dibuat sesuai pedoman penyusunan naskah dinas dengan ukuran kertas
A4 atau Letter.
d. Petugas Administrasi mengagendakan surat keluar di Buku Agenda Surat Keluar.
e. Pengadministrasian selanjutnya mengikuti proses penatausahaan surat keluar.
f. Setelah naskah dinas ditandatangani, diberi nomor dan tanggal, serta dibubuhi
cap/stempel SKPD, Koordinator TIK memindai (scan) naskah dinas dengan resolusi
minimal 150 dpi dan maksimal 300 dpi.
g. Koordinator TIK SKPD mengagendakan softcopy naskah dinas tersebut di Buku
Agenda e-Mail Keluar. Buku Agenda e-Mail Keluar terlampir.
h. Koordinator TIK SKPD mengirimkan softcopy naskah dinas tersebut sebagai lampiran
kepada Kepala Bagian PDE melalui e-Mail SKPD untuk bantuan pengiriman melalui
NOC Batik.Net.
Halaman 4 dari 9
5. Lampiran Buku Agenda e-Mail
Buku Agenda e-Mail Masuk
e-Mail Naskah Dinas e-Mail Attachment
Penerima
No Tanggal Tanggal [Nama dan Ket.
Nomor Dari Nomor Tanggal Perihal Lampiran
Kirim Download Tanda
Tangan]
Buku Agenda e-Mail Keluar
Naskah Dinas e-Mail Attachment e-Mail
Pengirim
No Tanggal Sub Unit Tanggal Status [Nama Ket.
Nomor Tanggal Perihal Lampiran Nomor
Terima Pengolah Kirim Kirim dan Tanda
Tangan]
Halaman 5 dari 9
6. Lampiran IV
PETUNJUK TEKNIS
PENOMORAN E-MAIL DINAS
1. Nomor e-Mail dinas hanya diberikan untuk e-Mail SKPD. E-Mail personal dinas tidak
perlu diberikan nomor e-Mail dinas.
2. Nomor e-Mail dinas diketikkan di sudut kanan atas body message (badan pesan).
3. Penomoran e-Mail dinas menggunakan format:
Kode SKPD/Bulan Romawi/Nomor Urut Tiap Bulan/Nomor Urut
Akumulasi/Tahun
Misal,
014/I/1/1/2011
[Bagian PDE, bulan Januari, nomor urut e-Mail Masuk atau e-Mail Keluar pertama bulan
Januari, akumulasi e-Mail Masuk atau e-Mail Keluar berjumlah 1, Tahun 2011]
014/II/3/25/2011
[Bagian PDE, bulan Februari, nomor urut e-Mail Masuk atau e-Mail Keluar ketiga bulan
Februari, akumulasi e-Mail Masuk atau e-Mail Keluar berjumlah 25, Tahun 2011]
Halaman 6 dari 9
7. Lampiran V
PETUNJUK TEKNIS
PENULISAN REDAKSIONAL E-MAIL DINAS
1. Penulisan e-Mail dinas harus memperhatikan kesopanan dalam berkorespondensi,
berkomunikasi, maupun berkoordinasi kedinasan.
2. Pesan e-Mail terdiri atas message header dan message body.
3. Message header secara umum meliputi.
From: Dari Field ini berisi alamat pengirim e-Mail. Misal, pde@pekalongankota.go.id
To: Kepada Field ini diisi alamat e-Mail yang dituju. Dapat diisi lebih dari 1 (satu) alamat e-Mail
dengan tanda koma (,) sebagai tanda pemisah. Misal,
bag_hukum@pekalongankota.go.id, bag_humas@pekalongankota.go.id,
bag_umum@pekalongankota.go.id, skpd@pekalongankota.go.id
Cc: Tembusan Field ini diisi alamat e-Mail yang dianggap perlu mengetahui pesan e-Mail. Dapat
terlihat atau diisi lebih dari 1 (satu) alamat e-Mail dengan tanda koma (,) sebagai tanda
visible pemisah. Misal, walikota@pekalongankota.go.id, sekda@pekalongankota.go.id
(Carbon copy)
Bcc: Tembusan Field ini diisi alamat e-Mail yang dianggap perlu mengetahui pesan e-Mail. Namun,
tidak terlihat, alamat e-Mail penerima tembusan Bcc tidak dapat dilihat oleh penerima e-Mail
atau invisible maupun penerima tembusan Cc atau penerima tembusan Bcc yang lain. Dapat diisi
(Blind carbon lebih dari 1 (satu) alamat e-Mail dengan tanda koma (,) sebagai tanda pemisah.
copy) Misal, sribudi.santoso@ceo.pekalongankota.go.id,
kusuma.adi@cto.pekalongankota.go.id, harry.rudiyanto@cto.pekalongankota.go.id
Subject: Perihal Field ini diisi perihal surat. Misal, Undangan.
Field ini berubah menjadi “RE:” apabila e-Mail ini dijawab (Reply).
Field ini berubah menjadi “FW:” apabila e-Mail ini diteruskan (Forward).
Date: Waktu Field ini berisi hari, tanggal dan jam pengiriman e-Mail. Misal, Fri, January 14, 2011
10:05 am
4. Penulisan e-Mail dinas di message body meliputi pembukaan, isi, dan penutup.
5. Pembukaan ditandai dengan salam penghormatan.
6. Isi ditekankan pesan singkat, padat, dan jelas atau langsung ke pokok pesan.
7. Penutup diakhir kalimat dan salam penutup serta tanda tangan digital.
Halaman 7 dari 9
8. Contoh redaksional penulisan e-Mail dinas berupa Undangan di message body
No. e-Mail 014/I/1/1/2011
Yth. Kepala SKPD
Terlampir disampaikan surat Sekretaris Daerah Kota Pekalongan nomor 005/0001 tanggal 2
Januari 2011 perihal Undangan
Hari : KAMIS
Tanggal: 6 Januari 2011
Jam : 09.00 WIB
Tempat : Ruang Sidang Atas Setda Kota Pekalongan
Jl. Mataram No. 1 Pekalongan
Acara : Rapat Dinas
Demikian atas perhatiannya, kami mengucapkan terima kasih.
---
Drs. Sri Bud Santoso, M.Si
Kepala Bagian PDE Setda Kota Pekalongan
Jl. Majapahit No. 5 Pekalongan
No. Telp VoIP 140, 141
No. Telp (0285) 421243, 7911808
No. Fax (0285) 424061
Contoh redaksional penulisan jawaban notifikasi atas penerimaan e-Mail di message body
Yth. Kabag. PDE
Terima kasih. Kami telah menerima undangannya dan segera kami laporkan ke pimpinan.
---
Kusuma Adi Achmad
Kasubag. Pelayanan Telematika
Bagian PDE Setda Kota Pekalongan
Jl. Majapahit No. 5 Pekalongan
No. Telp VoIP 140, 141
No. Telp (0285) 421243, 7911808
No. Fax (0285) 424061
Halaman 8 dari 9
9. Lampiran VI
PETUNJUK TEKNIS
PENGELOLAAN PASSWORD E-MAIL DINAS
1. Password e-Mail dinas bersifat rahasia.
2. Demi keamanan, hafalkan password e-Mail dinas dan jangan menuliskan atau
menyimpannya pada tempat tertentu.
3. Password e-Mail dinas khusus untuk SKPD dan personal dinas dan tidak boleh
diketahui oleh orang lain.
4. Password e-Mail SKPD diketahui oleh Kepala SKPD dan Koordinator TIK SKPD.
5. Password e-Mail personal dinas diketahui oleh pemilik e-Mail personal dinas.
6. Gantilah password e-Mail dinas secara berkala. Misal, 2 minggu sekali atau 1 bulan
sekali.
7. Password e-Mail yang baik minimal 9 (sembilan) karakter, terdiri atas kombinasi antara
huruf kecil (a b c ... z), huruf besar (A B C ... Z) angka (1 2 3 4 5 6 7 8 9 0), tanda baca
(! @ # $ % ^ & * ( ) _ + - = < > ? / , .). Misal, P@5$W0rD!
Halaman 9 dari 9