SlideShare a Scribd company logo
1 of 9
Download to read offline
PEMERINTAH KOTA PEKALONGAN
                                     SEKRETARIAT DAERAH
                       Jl. Mataram No. 1 Telp. 421091 Fax. 424061 Kode Pos 51111
                                             PEKALONGAN




                                                    Pekalongan, 20 Januari 2011

                                                          Kepada
Nomor      :   555/00258                            Yth.: Kepala SKPD
Lampiran :     1 (satu) berkas                              Kota Pekalongan
Perihal  :     Petunjuk Teknis e-Mail Dinas           di-
                                                            PEKALONGAN

                     Menindaklanjuti Surat Walikota Pekalongan Nomor 555/00098 tanggal 10
               Januari 2011 perihal Persuratan Elektronis (e-Mail) Dinas, terlampir dengan
               hormat disampaikan petunjuk teknis:
               1. penggunaan e-Mail dinas
               2. etika korespondensi e-Mail dinas
               3. pengadministrasian e-Mail dinas masuk dan keluar
               4. penomoran e-Mail dinas
               5. penulisan redaksional e-Mail dinas
               6. pengelolaan password e-Mail dinas

                   Demikian atas perhatian Saudara, kami mengucapkan terima kasih.

                                                    An. WALIKOTA PEKALONGAN
                                                         Sekretaris Daerah



                                                   Drs. DWI ARIE PUTRANTO, M.Si
                                                         Pembina Utama Muda
                                                    NIP. : 19551212 198503 1 017

Tembusan : Kepada Yth. :
   1. Walikota dan Wakil Walikota Pekalongan (sebagai laporan);
   2. Arsip Bagian PDE Setda Kota Pekalongan.




Halaman 1 dari 9
Lampiran I
                                     PETUNJUK TEKNIS
                               PENGGUNAAN E-MAIL DINAS


   1. e-Mail dinas terdiri atas e-Mail SKPD dan e-Mail personal dinas.
   2. e-Mail SKPD digunakan untuk korespondensi kedinasan, baik lingkup internal maupun
       eksternal.
   3. Korespondensi kedinasan e-Mail SKPD berupa pengiriman dan penerimaan naskah
       dinas secara elektronik. Misal, softcopy surat undangan dikirim melalui e-Mail SKPD
       sebagai lampiran (attachment).
   4. Tanda tangan digital korespondensi kedinasan e-Mail SKPD adalah Kepala SKPD.
   5. e-Mail personal dinas digunakan untuk komunikasi dan/atau koordinasi kedinasan,
       baik lingkup internal maupun eksternal.
   6. Koordinasi kedinasan e-Mail personal dinas meliputi pengiriman dan penerimaan
       pesan, berita, dan informasi yang bersifat koordinatif. Misal, komunikasi dan/atau
       koordinasi pelaksanaan kegiatan.
   7. Tanda tangan digital koordinasi kedinasan e-Mail personal dinas adalah pemilik e-Mail
       personal dinas.
   8. Pengiriman e-Mail SKPD minimal ditembuskan melalui Carbon Copy (Cc) ke alamat e-
       Mail tembusan dalam surat dinas.
   9. Pengiriman e-Mail SKPD dapat ditembuskan melalui Blind Carbon Copy (Bcc) ke e-
       Mail SKPD dan/atau personal dinas Kepala SKPD dan/atau personal dinas pengolah
       naskah dinas sebagai arsip.




Halaman 2 dari 9
Lampiran II
                                 PETUNJUK TEKNIS
                         ETIKA KORESPONDENSI E-MAIL DINAS

   1. Penggunaan e-Mail dinas hanya diperuntukkan untuk kepentingan kedinasan.
   2. Penggunaan e-Mail dinas harus menggunakan bahasa Indonesia yang baik, benar,
       dan lugas.
   3. Jenis dan ukuran huruf sebaiknya dipilih yang mudah dibaca. Misal, jenis huruf Arial
       dengan ukuran 10 atau 12.
   4. Tulisan pesan e-Mail tidak menggunakan huruf kapital semua. Penulisan pesan e-Mail
       menggunakan huruf kapital semua menunjukkan MARAH atau TERIAK.
   5. Pengirim e-Mail dalam mengirim pesan sebaiknya memberikan salam penghormatan
       sebagai salam pembuka dan salam penutup sebagai penutup kepada penerima e-
       Mail.
   6. Penerima e-Mail dalam membalas pesan sebaiknya memberikan salam penghormatan
       sebagai salam pembuka dan salam penutup sebagai penutup kepada pengirim e-Mail.
   7. Penerima e-Mail membalas setiap e-Mail yang masuk. Balasan e-Mail masuk dapat
       berupa konfirmasi atas penerimaan e-Mail maupun jawaban terhadap isi e-Mail.
   8. Pesan e-Mail sebaiknya ditulis singkat atau tidak terlalu panjang. Apabila pesan e-Mail
       terlalu panjang, maka pesan dapat disampaikan secara terpisah dengan melampirkan
       softcopy atau berkas (file) pesan tersebut.
   9. Pesan e-Mail yang disertai dengan lampiran sebaiknya ukuran softcopy atau berkas
       (files) lampiran tidak melebihi 3 MB. Apabila lampiran tersebut berukuran besar, maka
       lampiran tersebut dapat disimpan di penyedia jasa file atau document sharing online
       yang dapat diunduh oleh penerima melalui URL yang telah diinformasikan dalam
       pesan e-Mail.
   10. Dilarang menggunakan e-Mail dinas untuk mengikuti kepesertaan milis, sosial media,
       jejaring sosial, newsletter, promo produk, dan sejenisnya. Kepesertaan milis
       diperbolehkan khusus milis pemerintah.
   11. Dilarang mengirim pesan yang tidak dibutuhkan dan/atau diminta oleh pemilik e-Mail.
       Pengiriman pesan yang tidak diharapkan dapat dikategorikan sebagai spam.
   12. Dilarang mengirim pesan yang mengandung unsur politik, penghinaan dan pelecehan
       SARA.
   13. Apabila meneruskan (forward) pesan e-Mail kepada pihak lain yang tidak dikenal oleh
       pemilik alamat e-Mail yang terdapat dalam pesan tersebut, maka alamat-alamat e-Mail
       yang terdapat dalam pesan tersebut dihapus atau diberi tanda xxx. Misal, pemilik e-
       Mail nama@pekalongankota.go.id diubah menjadi xxx@pekalongankota.go.id




Halaman 3 dari 9
Lampiran III
                                   PETUNJUK TEKNIS
                   PENGADMINISTRASIAN E-MAIL DINAS MASUK DAN KELUAR


1. Penerimaan e-Mail
   a. e-Mail masuk diagendakan melalui Buku Agenda e-Mail Masuk.
   b. SKPD menyediakan Buku Agenda e-Mail Masuk.
   c. Koordinator TIK SKPD membuka, mengunduh, dan mencetak e-Mail SKPD beserta
       lampirannya (apabila ada) setiap jam 08.00 dan 13.00 WIB.
   d. Koordinator TIK SKPD memberikan jawaban notifikasi penerimaan e-Mail.
   e. Koordinator TIK SKPD mengagendakan e-Mail masuk di Buku Agenda e-Mail Masuk.
       Buku Agenda e-Mail Masuk terlampir.
   f. Koordinator TIK      SKPD   menyerahkan    cetak   e-Mail    masuk kepada     Petugas
       Administrasi.
   g. Petugas Administrasi mengagendakan cetak e-Mail masuk di Buku Agenda Surat
       Masuk.
   h. Pengadministrasian selanjutnya mengikuti proses penatausahaan surat masuk.


2. Pengiriman e-Mail
   a. e-Mail keluar diagendakan melalui Buku Agenda e-Mail Keluar.
   b. SKPD menyediakan Buku Agenda e-Mail Keluar.
   c. Naskah dinas dibuat sesuai pedoman penyusunan naskah dinas dengan ukuran kertas
       A4 atau Letter.
   d. Petugas Administrasi mengagendakan surat keluar di Buku Agenda Surat Keluar.
   e. Pengadministrasian selanjutnya mengikuti proses penatausahaan surat keluar.
   f. Setelah naskah dinas ditandatangani, diberi nomor dan tanggal, serta dibubuhi
       cap/stempel SKPD, Koordinator TIK memindai (scan) naskah dinas dengan resolusi
       minimal 150 dpi dan maksimal 300 dpi.
   g. Koordinator TIK SKPD mengagendakan softcopy naskah dinas tersebut di Buku
       Agenda e-Mail Keluar. Buku Agenda e-Mail Keluar terlampir.
   h. Koordinator TIK SKPD mengirimkan softcopy naskah dinas tersebut sebagai lampiran
       kepada Kepala Bagian PDE melalui e-Mail SKPD untuk bantuan pengiriman melalui
       NOC Batik.Net.


Halaman 4 dari 9
Lampiran Buku Agenda e-Mail


                                              Buku Agenda e-Mail Masuk
                              e-Mail                                           Naskah Dinas e-Mail Attachment
                                                Penerima
 No                  Tanggal       Tanggal     [Nama dan                                                                      Ket.
        Nomor                                                    Dari      Nomor          Tanggal      Perihal    Lampiran
                      Kirim       Download        Tanda
                                                 Tangan]




                                              Buku Agenda e-Mail Keluar
                        Naskah Dinas e-Mail Attachment                                              e-Mail
                                                                                                                   Pengirim
 No    Tanggal     Sub Unit                                                                  Tanggal     Status     [Nama     Ket.
                                 Nomor       Tanggal   Perihal      Lampiran      Nomor
        Terima     Pengolah                                                                   Kirim      Kirim    dan Tanda
                                                                                                                   Tangan]




Halaman 5 dari 9
Lampiran IV
                                      PETUNJUK TEKNIS
                                 PENOMORAN E-MAIL DINAS


   1. Nomor e-Mail dinas hanya diberikan untuk e-Mail SKPD. E-Mail personal dinas tidak
         perlu diberikan nomor e-Mail dinas.
   2. Nomor e-Mail dinas diketikkan di sudut kanan atas body message (badan pesan).
   3. Penomoran e-Mail dinas menggunakan format:
         Kode   SKPD/Bulan   Romawi/Nomor   Urut   Tiap   Bulan/Nomor   Urut 
         Akumulasi/Tahun 


Misal,
014/I/1/1/2011 
[Bagian PDE, bulan Januari, nomor urut e-Mail Masuk atau e-Mail Keluar pertama bulan
Januari, akumulasi e-Mail Masuk atau e-Mail Keluar berjumlah 1, Tahun 2011]


014/II/3/25/2011 
[Bagian PDE, bulan Februari, nomor urut e-Mail Masuk atau e-Mail Keluar ketiga bulan
Februari, akumulasi e-Mail Masuk atau e-Mail Keluar berjumlah 25, Tahun 2011]




Halaman 6 dari 9
Lampiran V
                                               PETUNJUK TEKNIS
                               PENULISAN REDAKSIONAL E-MAIL DINAS


      1. Penulisan e-Mail dinas harus memperhatikan kesopanan dalam berkorespondensi,
         berkomunikasi, maupun berkoordinasi kedinasan.
      2. Pesan e-Mail terdiri atas message header dan message body.
      3. Message header secara umum meliputi.
From:       Dari              Field ini berisi alamat pengirim e-Mail. Misal, pde@pekalongankota.go.id
To:         Kepada            Field ini diisi alamat e-Mail yang dituju. Dapat diisi lebih dari 1 (satu) alamat e-Mail
                              dengan tanda koma (,) sebagai tanda pemisah. Misal,
                              bag_hukum@pekalongankota.go.id, bag_humas@pekalongankota.go.id,
                              bag_umum@pekalongankota.go.id, skpd@pekalongankota.go.id
Cc:         Tembusan      Field ini diisi alamat e-Mail yang dianggap perlu mengetahui pesan e-Mail. Dapat
            terlihat atau diisi lebih dari 1 (satu) alamat e-Mail dengan tanda koma (,) sebagai tanda
            visible       pemisah. Misal, walikota@pekalongankota.go.id, sekda@pekalongankota.go.id
            (Carbon copy)
Bcc:        Tembusan          Field ini diisi alamat e-Mail yang dianggap perlu mengetahui pesan e-Mail. Namun,
            tidak terlihat,   alamat e-Mail penerima tembusan Bcc tidak dapat dilihat oleh penerima e-Mail
            atau invisible    maupun penerima tembusan Cc atau penerima tembusan Bcc yang lain. Dapat diisi
            (Blind carbon     lebih dari 1 (satu) alamat e-Mail dengan tanda koma (,) sebagai tanda pemisah.
            copy)             Misal, sribudi.santoso@ceo.pekalongankota.go.id,
                              kusuma.adi@cto.pekalongankota.go.id, harry.rudiyanto@cto.pekalongankota.go.id
Subject:    Perihal           Field ini diisi perihal surat. Misal, Undangan.
                              Field ini berubah menjadi “RE:” apabila e-Mail ini dijawab (Reply).
                              Field ini berubah menjadi “FW:” apabila e-Mail ini diteruskan (Forward).
Date:       Waktu             Field ini berisi hari, tanggal dan jam pengiriman e-Mail. Misal, Fri, January 14, 2011
                              10:05 am


      4. Penulisan e-Mail dinas di message body meliputi pembukaan, isi, dan penutup.
      5. Pembukaan ditandai dengan salam penghormatan.
      6. Isi ditekankan pesan singkat, padat, dan jelas atau langsung ke pokok pesan.
      7. Penutup diakhir kalimat dan salam penutup serta tanda tangan digital.




Halaman 7 dari 9
Contoh redaksional penulisan e-Mail dinas berupa Undangan di message body

                                                                          No. e-Mail 014/I/1/1/2011
      Yth. Kepala SKPD

      Terlampir disampaikan surat Sekretaris Daerah Kota Pekalongan nomor 005/0001 tanggal 2
      Januari 2011 perihal Undangan

      Hari   : KAMIS
      Tanggal: 6 Januari 2011
      Jam    : 09.00 WIB
      Tempat : Ruang Sidang Atas Setda Kota Pekalongan
               Jl. Mataram No. 1 Pekalongan
      Acara : Rapat Dinas

      Demikian atas perhatiannya, kami mengucapkan terima kasih.

      ---
      Drs. Sri Bud Santoso, M.Si
      Kepala Bagian PDE Setda Kota Pekalongan
      Jl. Majapahit No. 5 Pekalongan
      No. Telp VoIP 140, 141
      No. Telp (0285) 421243, 7911808
      No. Fax (0285) 424061


Contoh redaksional penulisan jawaban notifikasi atas penerimaan e-Mail di message body

      Yth. Kabag. PDE

      Terima kasih. Kami telah menerima undangannya dan segera kami laporkan ke pimpinan.

      ---
      Kusuma Adi Achmad
      Kasubag. Pelayanan Telematika
      Bagian PDE Setda Kota Pekalongan
      Jl. Majapahit No. 5 Pekalongan
      No. Telp VoIP 140, 141
      No. Telp (0285) 421243, 7911808
      No. Fax (0285) 424061




Halaman 8 dari 9
Lampiran VI
                                      PETUNJUK TEKNIS
                         PENGELOLAAN PASSWORD E-MAIL DINAS


   1. Password e-Mail dinas bersifat rahasia.
   2. Demi keamanan, hafalkan password e-Mail dinas dan jangan menuliskan atau
       menyimpannya pada tempat tertentu.
   3. Password e-Mail dinas khusus untuk SKPD dan personal dinas dan tidak boleh
       diketahui oleh orang lain.
   4. Password e-Mail SKPD diketahui oleh Kepala SKPD dan Koordinator TIK SKPD.
   5. Password e-Mail personal dinas diketahui oleh pemilik e-Mail personal dinas.
   6. Gantilah password e-Mail dinas secara berkala. Misal, 2 minggu sekali atau 1 bulan
       sekali.
   7. Password e-Mail yang baik minimal 9 (sembilan) karakter, terdiri atas kombinasi antara
       huruf kecil (a b c ... z), huruf besar (A B C ... Z) angka (1 2 3 4 5 6 7 8 9 0), tanda baca
       (! @ # $ % ^ & * ( ) _ + - = < > ? / , .). Misal, P@5$W0rD!




Halaman 9 dari 9

More Related Content

Viewers also liked

Ambitos e instrumentos
Ambitos e instrumentosAmbitos e instrumentos
Ambitos e instrumentosLaura Abrego
 
Диагностический подход к стандартному рентгенологическому обследованию грудно...
Диагностический подход к стандартному рентгенологическому обследованию грудно...Диагностический подход к стандартному рентгенологическому обследованию грудно...
Диагностический подход к стандартному рентгенологическому обследованию грудно...tomograph_dp_ua
 
Kris Powerpoint 062309
Kris Powerpoint 062309Kris Powerpoint 062309
Kris Powerpoint 062309Kris Jensen
 
Clase 1. Introducción a la materia Opinión Pública y Comunicación Política
Clase 1. Introducción a la materia Opinión Pública y Comunicación PolíticaClase 1. Introducción a la materia Opinión Pública y Comunicación Política
Clase 1. Introducción a la materia Opinión Pública y Comunicación PolíticaOswaldo Ramirez Colina
 
Kamailio - Large Unified Communication Platforms
Kamailio - Large Unified Communication PlatformsKamailio - Large Unified Communication Platforms
Kamailio - Large Unified Communication PlatformsDaniel-Constantin Mierla
 

Viewers also liked (10)

Ambitos e instrumentos
Ambitos e instrumentosAmbitos e instrumentos
Ambitos e instrumentos
 
Red sealifeunderwater
Red sealifeunderwaterRed sealifeunderwater
Red sealifeunderwater
 
Agendas mediáticas resumen
Agendas mediáticas resumenAgendas mediáticas resumen
Agendas mediáticas resumen
 
Stockton Deliverable 1: Preliminary Research (Report)
Stockton Deliverable 1: Preliminary Research (Report)Stockton Deliverable 1: Preliminary Research (Report)
Stockton Deliverable 1: Preliminary Research (Report)
 
Диагностический подход к стандартному рентгенологическому обследованию грудно...
Диагностический подход к стандартному рентгенологическому обследованию грудно...Диагностический подход к стандартному рентгенологическому обследованию грудно...
Диагностический подход к стандартному рентгенологическому обследованию грудно...
 
Eilat Israel
Eilat IsraelEilat Israel
Eilat Israel
 
Kris Powerpoint 062309
Kris Powerpoint 062309Kris Powerpoint 062309
Kris Powerpoint 062309
 
Clase 1. Introducción a la materia Opinión Pública y Comunicación Política
Clase 1. Introducción a la materia Opinión Pública y Comunicación PolíticaClase 1. Introducción a la materia Opinión Pública y Comunicación Política
Clase 1. Introducción a la materia Opinión Pública y Comunicación Política
 
Kamailio - Large Unified Communication Platforms
Kamailio - Large Unified Communication PlatformsKamailio - Large Unified Communication Platforms
Kamailio - Large Unified Communication Platforms
 
Kamailio - Secure Communication
Kamailio - Secure CommunicationKamailio - Secure Communication
Kamailio - Secure Communication
 

Juknis E -Mail Dinas

  • 1. PEMERINTAH KOTA PEKALONGAN SEKRETARIAT DAERAH Jl. Mataram No. 1 Telp. 421091 Fax. 424061 Kode Pos 51111 PEKALONGAN Pekalongan, 20 Januari 2011 Kepada Nomor : 555/00258 Yth.: Kepala SKPD Lampiran : 1 (satu) berkas Kota Pekalongan Perihal : Petunjuk Teknis e-Mail Dinas di- PEKALONGAN Menindaklanjuti Surat Walikota Pekalongan Nomor 555/00098 tanggal 10 Januari 2011 perihal Persuratan Elektronis (e-Mail) Dinas, terlampir dengan hormat disampaikan petunjuk teknis: 1. penggunaan e-Mail dinas 2. etika korespondensi e-Mail dinas 3. pengadministrasian e-Mail dinas masuk dan keluar 4. penomoran e-Mail dinas 5. penulisan redaksional e-Mail dinas 6. pengelolaan password e-Mail dinas Demikian atas perhatian Saudara, kami mengucapkan terima kasih. An. WALIKOTA PEKALONGAN Sekretaris Daerah Drs. DWI ARIE PUTRANTO, M.Si Pembina Utama Muda NIP. : 19551212 198503 1 017 Tembusan : Kepada Yth. : 1. Walikota dan Wakil Walikota Pekalongan (sebagai laporan); 2. Arsip Bagian PDE Setda Kota Pekalongan. Halaman 1 dari 9
  • 2. Lampiran I PETUNJUK TEKNIS PENGGUNAAN E-MAIL DINAS 1. e-Mail dinas terdiri atas e-Mail SKPD dan e-Mail personal dinas. 2. e-Mail SKPD digunakan untuk korespondensi kedinasan, baik lingkup internal maupun eksternal. 3. Korespondensi kedinasan e-Mail SKPD berupa pengiriman dan penerimaan naskah dinas secara elektronik. Misal, softcopy surat undangan dikirim melalui e-Mail SKPD sebagai lampiran (attachment). 4. Tanda tangan digital korespondensi kedinasan e-Mail SKPD adalah Kepala SKPD. 5. e-Mail personal dinas digunakan untuk komunikasi dan/atau koordinasi kedinasan, baik lingkup internal maupun eksternal. 6. Koordinasi kedinasan e-Mail personal dinas meliputi pengiriman dan penerimaan pesan, berita, dan informasi yang bersifat koordinatif. Misal, komunikasi dan/atau koordinasi pelaksanaan kegiatan. 7. Tanda tangan digital koordinasi kedinasan e-Mail personal dinas adalah pemilik e-Mail personal dinas. 8. Pengiriman e-Mail SKPD minimal ditembuskan melalui Carbon Copy (Cc) ke alamat e- Mail tembusan dalam surat dinas. 9. Pengiriman e-Mail SKPD dapat ditembuskan melalui Blind Carbon Copy (Bcc) ke e- Mail SKPD dan/atau personal dinas Kepala SKPD dan/atau personal dinas pengolah naskah dinas sebagai arsip. Halaman 2 dari 9
  • 3. Lampiran II PETUNJUK TEKNIS ETIKA KORESPONDENSI E-MAIL DINAS 1. Penggunaan e-Mail dinas hanya diperuntukkan untuk kepentingan kedinasan. 2. Penggunaan e-Mail dinas harus menggunakan bahasa Indonesia yang baik, benar, dan lugas. 3. Jenis dan ukuran huruf sebaiknya dipilih yang mudah dibaca. Misal, jenis huruf Arial dengan ukuran 10 atau 12. 4. Tulisan pesan e-Mail tidak menggunakan huruf kapital semua. Penulisan pesan e-Mail menggunakan huruf kapital semua menunjukkan MARAH atau TERIAK. 5. Pengirim e-Mail dalam mengirim pesan sebaiknya memberikan salam penghormatan sebagai salam pembuka dan salam penutup sebagai penutup kepada penerima e- Mail. 6. Penerima e-Mail dalam membalas pesan sebaiknya memberikan salam penghormatan sebagai salam pembuka dan salam penutup sebagai penutup kepada pengirim e-Mail. 7. Penerima e-Mail membalas setiap e-Mail yang masuk. Balasan e-Mail masuk dapat berupa konfirmasi atas penerimaan e-Mail maupun jawaban terhadap isi e-Mail. 8. Pesan e-Mail sebaiknya ditulis singkat atau tidak terlalu panjang. Apabila pesan e-Mail terlalu panjang, maka pesan dapat disampaikan secara terpisah dengan melampirkan softcopy atau berkas (file) pesan tersebut. 9. Pesan e-Mail yang disertai dengan lampiran sebaiknya ukuran softcopy atau berkas (files) lampiran tidak melebihi 3 MB. Apabila lampiran tersebut berukuran besar, maka lampiran tersebut dapat disimpan di penyedia jasa file atau document sharing online yang dapat diunduh oleh penerima melalui URL yang telah diinformasikan dalam pesan e-Mail. 10. Dilarang menggunakan e-Mail dinas untuk mengikuti kepesertaan milis, sosial media, jejaring sosial, newsletter, promo produk, dan sejenisnya. Kepesertaan milis diperbolehkan khusus milis pemerintah. 11. Dilarang mengirim pesan yang tidak dibutuhkan dan/atau diminta oleh pemilik e-Mail. Pengiriman pesan yang tidak diharapkan dapat dikategorikan sebagai spam. 12. Dilarang mengirim pesan yang mengandung unsur politik, penghinaan dan pelecehan SARA. 13. Apabila meneruskan (forward) pesan e-Mail kepada pihak lain yang tidak dikenal oleh pemilik alamat e-Mail yang terdapat dalam pesan tersebut, maka alamat-alamat e-Mail yang terdapat dalam pesan tersebut dihapus atau diberi tanda xxx. Misal, pemilik e- Mail nama@pekalongankota.go.id diubah menjadi xxx@pekalongankota.go.id Halaman 3 dari 9
  • 4. Lampiran III PETUNJUK TEKNIS PENGADMINISTRASIAN E-MAIL DINAS MASUK DAN KELUAR 1. Penerimaan e-Mail a. e-Mail masuk diagendakan melalui Buku Agenda e-Mail Masuk. b. SKPD menyediakan Buku Agenda e-Mail Masuk. c. Koordinator TIK SKPD membuka, mengunduh, dan mencetak e-Mail SKPD beserta lampirannya (apabila ada) setiap jam 08.00 dan 13.00 WIB. d. Koordinator TIK SKPD memberikan jawaban notifikasi penerimaan e-Mail. e. Koordinator TIK SKPD mengagendakan e-Mail masuk di Buku Agenda e-Mail Masuk. Buku Agenda e-Mail Masuk terlampir. f. Koordinator TIK SKPD menyerahkan cetak e-Mail masuk kepada Petugas Administrasi. g. Petugas Administrasi mengagendakan cetak e-Mail masuk di Buku Agenda Surat Masuk. h. Pengadministrasian selanjutnya mengikuti proses penatausahaan surat masuk. 2. Pengiriman e-Mail a. e-Mail keluar diagendakan melalui Buku Agenda e-Mail Keluar. b. SKPD menyediakan Buku Agenda e-Mail Keluar. c. Naskah dinas dibuat sesuai pedoman penyusunan naskah dinas dengan ukuran kertas A4 atau Letter. d. Petugas Administrasi mengagendakan surat keluar di Buku Agenda Surat Keluar. e. Pengadministrasian selanjutnya mengikuti proses penatausahaan surat keluar. f. Setelah naskah dinas ditandatangani, diberi nomor dan tanggal, serta dibubuhi cap/stempel SKPD, Koordinator TIK memindai (scan) naskah dinas dengan resolusi minimal 150 dpi dan maksimal 300 dpi. g. Koordinator TIK SKPD mengagendakan softcopy naskah dinas tersebut di Buku Agenda e-Mail Keluar. Buku Agenda e-Mail Keluar terlampir. h. Koordinator TIK SKPD mengirimkan softcopy naskah dinas tersebut sebagai lampiran kepada Kepala Bagian PDE melalui e-Mail SKPD untuk bantuan pengiriman melalui NOC Batik.Net. Halaman 4 dari 9
  • 5. Lampiran Buku Agenda e-Mail Buku Agenda e-Mail Masuk e-Mail Naskah Dinas e-Mail Attachment Penerima No Tanggal Tanggal [Nama dan Ket. Nomor Dari Nomor Tanggal Perihal Lampiran Kirim Download Tanda Tangan] Buku Agenda e-Mail Keluar Naskah Dinas e-Mail Attachment e-Mail Pengirim No Tanggal Sub Unit Tanggal Status [Nama Ket. Nomor Tanggal Perihal Lampiran Nomor Terima Pengolah Kirim Kirim dan Tanda Tangan] Halaman 5 dari 9
  • 6. Lampiran IV PETUNJUK TEKNIS PENOMORAN E-MAIL DINAS 1. Nomor e-Mail dinas hanya diberikan untuk e-Mail SKPD. E-Mail personal dinas tidak perlu diberikan nomor e-Mail dinas. 2. Nomor e-Mail dinas diketikkan di sudut kanan atas body message (badan pesan). 3. Penomoran e-Mail dinas menggunakan format: Kode   SKPD/Bulan   Romawi/Nomor   Urut   Tiap   Bulan/Nomor   Urut  Akumulasi/Tahun  Misal, 014/I/1/1/2011  [Bagian PDE, bulan Januari, nomor urut e-Mail Masuk atau e-Mail Keluar pertama bulan Januari, akumulasi e-Mail Masuk atau e-Mail Keluar berjumlah 1, Tahun 2011] 014/II/3/25/2011  [Bagian PDE, bulan Februari, nomor urut e-Mail Masuk atau e-Mail Keluar ketiga bulan Februari, akumulasi e-Mail Masuk atau e-Mail Keluar berjumlah 25, Tahun 2011] Halaman 6 dari 9
  • 7. Lampiran V PETUNJUK TEKNIS PENULISAN REDAKSIONAL E-MAIL DINAS 1. Penulisan e-Mail dinas harus memperhatikan kesopanan dalam berkorespondensi, berkomunikasi, maupun berkoordinasi kedinasan. 2. Pesan e-Mail terdiri atas message header dan message body. 3. Message header secara umum meliputi. From: Dari Field ini berisi alamat pengirim e-Mail. Misal, pde@pekalongankota.go.id To: Kepada Field ini diisi alamat e-Mail yang dituju. Dapat diisi lebih dari 1 (satu) alamat e-Mail dengan tanda koma (,) sebagai tanda pemisah. Misal, bag_hukum@pekalongankota.go.id, bag_humas@pekalongankota.go.id, bag_umum@pekalongankota.go.id, skpd@pekalongankota.go.id Cc: Tembusan Field ini diisi alamat e-Mail yang dianggap perlu mengetahui pesan e-Mail. Dapat terlihat atau diisi lebih dari 1 (satu) alamat e-Mail dengan tanda koma (,) sebagai tanda visible pemisah. Misal, walikota@pekalongankota.go.id, sekda@pekalongankota.go.id (Carbon copy) Bcc: Tembusan Field ini diisi alamat e-Mail yang dianggap perlu mengetahui pesan e-Mail. Namun, tidak terlihat, alamat e-Mail penerima tembusan Bcc tidak dapat dilihat oleh penerima e-Mail atau invisible maupun penerima tembusan Cc atau penerima tembusan Bcc yang lain. Dapat diisi (Blind carbon lebih dari 1 (satu) alamat e-Mail dengan tanda koma (,) sebagai tanda pemisah. copy) Misal, sribudi.santoso@ceo.pekalongankota.go.id, kusuma.adi@cto.pekalongankota.go.id, harry.rudiyanto@cto.pekalongankota.go.id Subject: Perihal Field ini diisi perihal surat. Misal, Undangan. Field ini berubah menjadi “RE:” apabila e-Mail ini dijawab (Reply). Field ini berubah menjadi “FW:” apabila e-Mail ini diteruskan (Forward). Date: Waktu Field ini berisi hari, tanggal dan jam pengiriman e-Mail. Misal, Fri, January 14, 2011 10:05 am 4. Penulisan e-Mail dinas di message body meliputi pembukaan, isi, dan penutup. 5. Pembukaan ditandai dengan salam penghormatan. 6. Isi ditekankan pesan singkat, padat, dan jelas atau langsung ke pokok pesan. 7. Penutup diakhir kalimat dan salam penutup serta tanda tangan digital. Halaman 7 dari 9
  • 8. Contoh redaksional penulisan e-Mail dinas berupa Undangan di message body No. e-Mail 014/I/1/1/2011 Yth. Kepala SKPD Terlampir disampaikan surat Sekretaris Daerah Kota Pekalongan nomor 005/0001 tanggal 2 Januari 2011 perihal Undangan Hari : KAMIS Tanggal: 6 Januari 2011 Jam : 09.00 WIB Tempat : Ruang Sidang Atas Setda Kota Pekalongan Jl. Mataram No. 1 Pekalongan Acara : Rapat Dinas Demikian atas perhatiannya, kami mengucapkan terima kasih. --- Drs. Sri Bud Santoso, M.Si Kepala Bagian PDE Setda Kota Pekalongan Jl. Majapahit No. 5 Pekalongan No. Telp VoIP 140, 141 No. Telp (0285) 421243, 7911808 No. Fax (0285) 424061 Contoh redaksional penulisan jawaban notifikasi atas penerimaan e-Mail di message body Yth. Kabag. PDE Terima kasih. Kami telah menerima undangannya dan segera kami laporkan ke pimpinan. --- Kusuma Adi Achmad Kasubag. Pelayanan Telematika Bagian PDE Setda Kota Pekalongan Jl. Majapahit No. 5 Pekalongan No. Telp VoIP 140, 141 No. Telp (0285) 421243, 7911808 No. Fax (0285) 424061 Halaman 8 dari 9
  • 9. Lampiran VI PETUNJUK TEKNIS PENGELOLAAN PASSWORD E-MAIL DINAS 1. Password e-Mail dinas bersifat rahasia. 2. Demi keamanan, hafalkan password e-Mail dinas dan jangan menuliskan atau menyimpannya pada tempat tertentu. 3. Password e-Mail dinas khusus untuk SKPD dan personal dinas dan tidak boleh diketahui oleh orang lain. 4. Password e-Mail SKPD diketahui oleh Kepala SKPD dan Koordinator TIK SKPD. 5. Password e-Mail personal dinas diketahui oleh pemilik e-Mail personal dinas. 6. Gantilah password e-Mail dinas secara berkala. Misal, 2 minggu sekali atau 1 bulan sekali. 7. Password e-Mail yang baik minimal 9 (sembilan) karakter, terdiri atas kombinasi antara huruf kecil (a b c ... z), huruf besar (A B C ... Z) angka (1 2 3 4 5 6 7 8 9 0), tanda baca (! @ # $ % ^ & * ( ) _ + - = < > ? / , .). Misal, P@5$W0rD! Halaman 9 dari 9