ENJ-2-500 Archivística para Jueces

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  • 1. ARCHIVÍSTICA JUDICIAL Parte 2 Marie-France Balasse
  • 2. AGENDA
    • Preservación y conservación
    • 2. Los archivos de la SCJ
    • 3. El expediente
  • 3. Preservación y conservación
      • Definiciones
      • Enemigos del documento
      • Medidas preventivas
  • 4. Definiciones
    • La PRESERVACIÓN es el conjunto de medidas que se implementan para evitar el deterioro de los documentos.
    • La CONSERVACIÓN es el seguimiento que se le da a esas medidas.
  • 5. Enemigos de los documentos Agentes físicos Agentes químicos Agentes biológicos
    • El fuego
    • El agua
    • Terremotos
    • Limpieza mal entendida
    • La Temperatura e humedad inapropiadas
    • El SER HUMANO y su Falta de conciencia
    • Plagas
  • 6. AGENTES FÍSICOS: EL FUEGO Incendio archivos New York Times (1922) Quema de libros y archivos en Berlin (10 aril 1933) Incendio del depósito de Royes (Francia). Se queman los archivos de la ENRON)
  • 7. Incendio de uno de los depósitos del Archivo Kamianets Podilsky, Kiev, 2003)
  • 8. EL AGUA Inundaciones Miami 1913 Inundaciones Colorado 1997 Inundaciones Praga 2006 George, RD, 1998
  • 9. Santo Domingo, 1997 Puerto Plata, 2006 Gaymate, 1998
  • 10. AGENTES QUÍMICOS
    • Son aquellos que producen una alteración en el papel, rompiendo la molécula de celulosa y dejando aflojar el azúcar.
  • 11.
    • … una limpieza mal entendida
  • 12. Agentes biológicos: Temperatura y humedad inadecuadas
    • Temperatura 18 a 22º
    • Humedad relativa 45%
    Microorganismos (Hongos) destruyendo los documentos
  • 13. Falta de conciencia
    • Suciedad
    • Mala manipulación
    • Peligro
  • 14. Plagas Abejas Cucaracha Ratón Murciélago Comejenes Culebra
  • 15. Los garantes de la protección de los archivos
    • Local: los Archivos Nacionales (en RD el AGN)
    • Internacional:
      • Derecho internacional
      • UNESCO http://www.unesco.org/cgi-bin/webworld/portal_archives/cgi/page.cgi?d=1
      • Consejo Internacional de Archivos (CIA) http://www.ica.org/fr
      • Comité del Escudo Azul http://www.bouclier-bleu.fr/
  • 16. Medidas preventivas
    • Capacitación del personal
    • Limpieza adecuada
    • Supervisión efectiva de la fumigación y desratización
    • Verificación rutinaria del estado del edificio (electricidad, plomería, posible fisuras)
    • Medidas preventivas en caso de ciclón
  • 17. AGENDA
    • Preservación y conservación
    • 2. Los archivos de la SCJ
    • 3. El expediente
  • 18. Los archivos de la SCJ
    • Organigrama:
      • Archivos judiciales
      • Archivos de Tierras
    • Organización
    • Acceso a la información
  • 19.  
  • 20. Archivo Central JI Archivo Central Gerente Archivo Activo Gestor (Nacional) Recepcionista Coord. Recep. Y Preclasificación Secretaria Asistente Asistente Asistente Recepción Documentos Unidad de Consulta Gestor (Nacional) Consulta Oficial Referencista Recepcionista Op. Impresión Servicios Técnicos Oficial Ag.Digitalizador Ag. Indexación Ag. Signatura Control de Calidad Oficial Ag. Control Calidad Custodia y Servicio Oficial Téc. de Bóveda Agente Servicio Auxiliar Conserv. Op. de libros Auxiliar Depósito Archivo Permanente Gestor Archivos Activos Oficial Archivistas
  • 21. Organización
    • Sistema de clasificación
    • Archivos Activos
    • Depósitos centralizados para inactivos y/o permanentes
    • Servicios al usuario
      • Consulta y préstamos
  • 22. Sistema de clasificación
    • Asuntos administrativos
      • Administración
      • Infraestructura (Edificios y Equipamiento
      • Finanzas
      • Recursos Humanos
    • Asuntos operativos (o sea los expedientes judiciales)
  • 23. Archivo Activo JI Archivo Activo Penal Ciudad Nueva Archivo Activo Civil San Cristóbal Archivo Activo Juzgado de Paz Sto Dgo Este
  • 24. A.A. Jurisdicción Penal
    • Expedientes pendientes
      • Organizados por el año de entrada y el número secuencial de entrada
    • Expedientes fallados
      • Organizados por la tipología de la sentencia (contenciosa o administrativa), el año del fallo y el número de la sentencia.
  • 25. A.A. Jurisdicción Civil
    • Expedientes pendientes
      • Organizados por el año de entrada y el número secuencial de entrada
    • Expedientes fallados
      • Organizados por la tipología de la sentencia (contenciosa o administrativa), el año del fallo y el número de la sentencia.
    • Contratos
      • Organizados por el año de entrada y el número del inventario.
    • Compañías
      • Organizados por el año de entrada y el número del inventario.
  • 26. A.A. Tribunales Laborales y Juzgados de Paz
    • Se aplica el mismo modelo utilizado para los expedientes civiles y penales
  • 27. Juzgados de la Instrucción
    • El Ministerio Público tiene los expedientes, pero:
      • Se le da un número de entrada a las medidas que se reciben.
      • Se asigna el número único a los expedientes con Auto de Apertura a Juicio o No Ha Lugar.
      • Se conforma el expediente con todas las medidas sobre este .
      • Se archiva el expediente definitivo por el número del Auto de Apertura o de No Ha Lugar.
  • 28. Identificación de las cajas 2008 1-25 427 Año de entrada Código del tribunal Expedientes pendientes o Número de Expedientes 2008 1-25 o 427 Año sentencia Codificación sentencia Número de sentencias Expedientes fallados
  • 29. Depósito Archivo Central JI Depósito Archivo Central Judicial
  • 30. Acceso a la información
    • Prestamo de documentos
    • Consultas de documentos
  • 31. El expediente
    • Numeración del expediente nuevo
    • Foliación
    • Índice
    • Estandardización
  • 32. Archivo Activo
    • Los documentos se utilizan frecuentemente.
    • Crece.
    • Cada folder está codificado.
    • Se recupera por el código del Sistema de Clasificación.
  • 33. Control de los expedientes en el tribunal
    • Cada tribunal, para su manejo interno, le aplicará a cada expediente un número de entrada, por el cual se ordenarán los archivos.
    • Ese número sólo será válido para este tribunal y su control interno.
    • Para cualquier referencia, se utiliza el número único.
  • 34. Numeración de los expedientes judiciales
    • Cada expediente recibe en el tribunal donde nace , un número compuesto de la manera siguiente:
    • XXX -08- 00034
    Código del tribunal donde nace el expediente Año de entrada del expediente a ese tribunal Número consecutivo de entrada a ese tribunal Ese número único no cambia JAMÁS. Sigue el expediente durante toda su vida
  • 35. Foliación
    • Por qué foliar los expedientes?
    • Siempre foliar desde abajo hacia arriba.
  • 36. Índice del expediente Debe ser colocado en la parte izquierda del fólder
  • 37. Estandardización
    • Estandardizar el tamaño de los documentos (copias)
    • Estandardizar el tamaño de los expedientes: un expediente no debe sobrepasar lo permitido por el fólder. Se abren volúmenes.