Administracion y Contabilidad en la Puesta en marcha de un emprendimiento

“ Contabilidad Personalizada y Proactiva para emprendedores” Cra. Mariana López Anadón Cra. Mariela Doria Cr. Hernán Bietti

Objetivos + Planificar la ejecución Administrativo-contable del Plan de Negocios + Tomar conciencia del valor de la contabilidad como herramienta para la gestión + Conocer los instrumentos administrativo-contables e impositivos disponibles para la mejor toma de decisiones en la empresa

REPASANDO LAS ETAPAS DEL PROCESO EMPRENDEDOR Planificación y Financiación de la oportunidad Búsqueda y análisis de la oportunidad Set Up del emprendimiento Start Up del emprendimiento Operación del emprendimiento Gestión del emprendimiento Crecimiento y nuevos negocios Emprendedor Emprendedor + NAVES

EL CICLO GERENCIAL Misión – Vision – Metas y Objetivos Diseño de un plan de acción Implementación del plan de acción Control de lo actuado Información contable Presupuestos Operatoria contable Reportes de gestión TOMA DE DECISIONES

IDEA + OPORTUNIDAD MODELO DE NEGOCIO EJECUCIÓN - EJECUCIÓN - EJECUCIÓN GESTION EFICIENTE TOMA DE DECISIONES: cómo obtener y utilizar recursos escasos para capturar la oportunidad DESDE LA IDEA A LA EMPRESA EXITOSA

Cómo prepararse para la EJECUCIÓN
SET UP
DEL EMPRENDIMIENTO
(Puesta a punto)

Pasos para poner la empresa en marcha - Set Up
+ Planificación escenario impositivo
Categoría ante impuestos,
alícuotas aplicables,
esquema de retenciones,
+ Formalización emprendimiento
inscripciones en organismos: AFIP, Rentas, Municipios

Pasos para poner la empresa en marcha - Set Up
+ Comprobantes comerciales
Autorización
Cuáles?
Diseño e impresión
+ Libros rubricados
+ Definición estructura administrativa
+ Diseño Plan de Cuentas
+ Elección software Administrativo y de Gestión
.

Cómo prepararse para la EJECUCIÓN
START UP
DEL EMPRENDIMIENTO
(Encendido del Motor)

Start Up + Procesos + Documentación: formularios y planillas internas, comprobantes comerciales + Control interno Diagnóstico, análisis e implementación de todos los circuitos administrativos y de gestión de un emprendimiento

PROCESOS ADMINISTRATIVO- CONTABLES
INGRESOS / CUENTAS POR COBRAR
PROCESOS:
Preventa - Venta - Análisis crediticio - Facturación - Cobranza.
DOCUMENTACIÓN A GENERAR:
Planillas de vendedores - Orden de Pedido - Factura de Venta

INGRESOS / CUENTAS POR COBRAR
DEBILIDADES HABITUALES:
+ No se implementa una adecuada segregación de funciones con el consecuente control por oposición. Ej: la persona que factura es la misma que maneja las cobranzas
+ No se formaliza un nivel de autorizaciones . Ej: la aprobación del límite de crédito otorgado al cliente debe hacerla un nivel superior al que generó la venta. Un superior al encargado de Cobranzas debe monitorear periódicamente la antigüedad de las facturas pendientes de cobro.

GASTOS-COMPRAS / CUENTAS POR PAGAR
PROCESOS:
Evaluación de cotizaciones - Compra - Recepción- Pago
Orden de Compra – Informe de recepción - Orden de pago

GASTOS-COMPRAS / CUENTAS POR PAGAR
+ No se solicitan por lo menos dos cotizaciones a diferentes proveedores
+ No se implementa una adecuada segregación de funciones con el consecuente control por oposición. Ej: la persona que compra es la misma que recibe los bienes y realiza los pagos.
+ No se formaliza un nivel de autorizaciones . Ej: la aprobación de la compra o gasto en función a su monto debe hacerla un nivel superior al que generó el pedido.

INVENTARIO
PROCESOS:
Recepción - Entrega - Recuentos
Informe de recepción – Remito – Planillas internas de recuento físico

INVENTARIO
+ Faltantes de stock no detectados oportunamente por falta de recuentos físicos periódicos y/o sorpresivos.
+ Se reciben bienes sin controlar que realmente coincidan con lo solicitado en la Orden de Compra.
+ Las entradas al depósito no se documentan.
+ No se hace firmar el Remito de entrega por el cliente como constancia de la recepción de los bienes.

TESORERIA
PROCESOS:
Cobros – Pagos – Pagos de sueldos – Manejo de Fondo Fijo- Arqueos - Conciliaciones
Recibo de cobranza – Carta al Banco ordenando pago de sueldos – Vales de gastos – Planilla interna de depósitos bancarios, cheques a depositar, arqueo y conciliaciones.

TESORERIA
+ Cuando se realiza un pago no se solicita al proveedor el recibo firmado correspondiente.
+ No todos los fondos que ingresan son depositados en la cuenta bancaria.
+ No hay control de un superior de la consistencia entre el cheque emitido y la orden de pago.
+ No hay control periódico de un superior de las conciliaciones bancarias analizando las partidas pendientes.

ACTIVO FIJO
PROCESOS:
Altas – Bajas – Amortizaciones – Recuentos
Planilla de Inventario de bienes de uso – Nota de Baja de bien de uso – Planilla de Amortización de bienes de uso – Planilla de Recuento Físico de bienes de uso.

ACTIVO FIJO
+ Falta de un Inventario de Bienes de Uso completo con datos que permitan su correcta amortización y el control de su existencia.
+ Bajas no documentadas y aprobadas. Altas no activadas.
+ Ausencia de recuentos físicos periódicos y/o revisión técnica.
+ No se formaliza un nivel de autorizaciones para la compra de este tipo de bienes.

NOMINA
PROCESOS:
Incorporaciones – Bajas – Liquidación – Pago
Legajo de personal – Planilla de nómina – Planilla de Liquidación de Sueldos – Recibos de sueldos

NOMINA
+ Legajos de personal incompletos.
+ Inconsistencias entre contratos, liquidaciones y recibos de pago.
+ Cambios en la legislación laboral no implementados al liquidar.
+ Falta de supervisión idónea o delegación a un especialista.

PREGUNTAS CLAVES
CÓMO SE HARÁN LAS COSAS ?
QUIÉN LAS HARÁ ?
CUÁLES SERÁN LOS NIVELES DE AUTORIZACIÓN?
CÓMO SE DOCUMENTARÁN LAS TRANSACCIONES ?
QUÉ CONTROLES SE IMPLEMENTARÁN ?

UTILIDADES
ACOTAR RIESGO DE FRAUDE
OBTENER CONTABILIDAD DOCUMENTADA
EN FORMA ADECUADA
RESPONDER MEJOR POSIBLES REVISIONES
DE TERCEROS
DISMINUIR LAS SUBJETIVIDADES
EFICIENTIZAR EL TRABAJO DE LOS EMPLEADOS
FACILITAR CONOCIMIENTO DEL NEGOCIO

EJECUCIÓN
OPERACIÓN
DEL EMPRENDIMIENTO
(En Carrera)

INFORMACIÓN COMPLETA Y ADECUADA CONTABILIDAD: proceso de captura y ordenamiento de la información ANALISIS Y DIAGNÓSTICO DE LA INFORMACIÓN CONTABLE CÓMO AYUDA LA CONTABILIDAD EN ESTA ETAPA? INFORMES DE GESTIÓN TOMA DE DECISIONES

La Contabilidad es la disciplina dedicada a relevar los hechos económicos , clasificarlos y sistematizarlos con el objeto de generar información útil para la toma de decisiones

Cómo??? Rompiendo un paradigma….

Contabilidad como aliada del negocio Contabilidad como un mal necesario NUEVA VISIÓN

La Contabilidad como herramienta de gestión para potenciar el emprendimiento desde la concepción de la idea, la puesta en marcha y el desarrollo del negocio Una visión emprendedora :

QUE HERRAMIENTAS APORTA LA NUEVA VISION ADMINISTRATIVO-CONTABLE ? + Validación de las proyecciones del Plan de negocio + Evaluación impositiva del modelo de negocio + Plan de cuentas orientado a la gestión + Software de Gestión “amigable” +Registración contable en tiempo y forma + Planeamiento Impositivo + Presupuestos económico-financieros dinámicos + Control Presupuestario para la mejora continua + Sistema de Reportes para la Toma de Decisiones

QUE HERRAMIENTAS APORTA LA VISION ADMINISTRATIVO-CONTABLE ? + Validación de las proyecciones del Plan de negocio + Evaluación impositiva del modelo de negocio + Plan de cuentas orientado a la gestión + Software de Gestión “amigable” +Registración contable en tiempo y forma + Planeamiento Impositivo (p.e. Certif no retencion, exenciones) + Presupuestos económico-financieros dinámicos + Control Presupuestario para la mejora continua + Sistema de Reportes para la Toma de Decisiones

VEAMOS UN EJEMPLO: VENTAS COMPRAS COBROS PAGOS PLAN DE CUENTAS REPORTES DE GESTION MEJOR TOMA DE DECISIONES REGISTROS CONTABLES Hechos económico-financieros

COLUMNA VERTEBRAL DE LA INFORMACIÓN DE LA EMPRESA
Factores determinantes:
Forma jurídica de la empresa
Estructura interna de la empresa
Actividades que realiza
Normas legales y profesionales vigentes
La información que se quiera obtener del sistema
PLAN DE CUENTAS

Según la información que se quiera obtener del sistema:
Ingresos por ventas
Mercado local
Mayorista
Minorista
Mercado exportación
Mayorista
Minorista
Costo de Ventas
Mercado local
Mercado exportación
PLAN DE CUENTAS

PLAN DE CUENTAS Características: + Lo mas completo posible vs la sobre apertura + Sistemáticamente ordenado y codificado + Flexible + Claro

QUE HERRAMIENTAS APORTA LA VISION ADMINISTRATIVO-CONTABLE? + Validación de las proyecciones del Plan de negocio + Evaluación impositiva del modelo de negocio + Plan de cuentas orientado a la Gestión + Software de Gestión “amigable” +Registración contable en tiempo y forma + Planeamiento Impositivo + Presupuestos económico-financieros dinámicos + Control Presupuestario para la mejora continua + Sistema de Reportes para la Toma de Decisiones

ALGUNAS HERRAMIENTAS IMPOSITIVAS: + Constitución Provisiones de impuestos + Cálculo Retenciones oportunas: SICORE +Evaluación Alternativas de retiros de efectivo por parte de socios/Directores + Obtención de Certificados de no retención + Elección Monotributo vs Responsables Inscriptos + Consideración de Requisitos para Financiamiento desde el exterior

QUE HERRAMIENTAS APORTA LA VISION ADMINISTRATIVO-CONTABLE? + Validación de las proyecciones del Plan de negocio + Evaluación impositiva del modelo de negocio + Plan de cuentas orientado a la Gestión + Software de Gestión “amigable” +Registración contable en tiempo y forma + Planeamiento Impositivo (p.e. Certif no retencion, exenciones) + Presupuestos económico-financieros + Control Presupuestario para la mejora continua + Sistema de Reportes para la Toma de Decisiones

CONCLUSIONES
Prepararse para la ejecución es crítico: Set Up y Start Up del emprendimiento
La información juega un papel fundamental en el desarrollo de una empresa
La Contabilidad es la herramienta clave a la hora de generar información útil para la toma de decisiones
La información contable permite un adecuado diagnóstico de la situación de la empresa

CONCLUSIONES
La información contable también permite estimar las consecuencias futuras minimizando el riesgo que implica la toma de cualquier decisión
La Contabilidad sirve de base para la confección de Estados Contables de presentación externa como para la preparación de Informes de Gestión
La información contable será útil para la toma de decisiones si es confiable y oportuna

CONCLUSIONES Contabilidad Personalizada y Proactiva Una ayuda para cumplir los objetivos

www.contamemas.com.ar Muchas gracias! Consultora contable, impositiva y de gestión especializada en nuevos proyectos y en empresas dinámicas y en crecimiento

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