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Unidad I Aspectos Generales y Fundamentos del Presupuesto
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Unidad I Aspectos Generales y Fundamentos del Presupuesto

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  • 1. 1PRESUPUESTO DE EMPRESAS/ PLANIFICACION Y PRESUPUESTO I UNIDAD I: ASPECTOS GENERALES Y FUNDAMENTOS DEL PRESUPUESTOCONTENIDO:FASES DEL PROCESO ADMINISTRATIVO. PLANIFICACIÓN Y CONTROLADMINISTRATIVO.FUNDAMENTOS DEL PRESUPUESTO: Definición Propósito y Naturaleza. Funciones Objetivos Importancia Clasificación Principios. Elementos principalesPROCESO DE PLANIFICACIÓN PRESUPUESTARIAETAPAS PARA LA ELABORACIÓN DEL PRESUPUESTOPRESUPUESTO BASE CERO.PRESUPUESTO POR PROGRAMAS Y PROYECTOS.CONTROL PRESUPUESTARIOSISTEMA PRESUPUESTARIO EMPRESARIALPRESUPUESTO MAESTROProf. Omaira M. Barca P. Modificado Abril 2011
  • 2. 2PRESUPUESTO DE EMPRESAS/ PLANIFICACION Y PRESUPUESTO I FASES DEL PROCESO ADMINISTRATIVO. PLANIFICACIÓN Y CONTROL ADMINISTRATIVOLa función de los buenos presupuestos en la administración de un negocio se comprende mejorcuando éstos se relacionan con los fundamentos de la administración misma, o sea, como partede las funciones administrativas: Planeación, Organización Coordinación, Dirección y Control.La Planeación y el Control como funciones de las gestiones administrativas se materializan enel proceso de elaboración de un presupuesto. Además, la organización, la coordinación y ladirección permiten asignar recursos y poner en marcha los planes con el fin de alcanzar losobjetivos.El Control Presupuestario es el medio de mantener el plan de operaciones dentro de los límitespreestablecidos. Mediante él se comparan los resultados reales frente a los presupuestos, sedetermina las variaciones y se suministran a la administración elementos de juicio para laaplicación de acciones correctivas.ORGANIZACIÓN: Estructurar técnicamente las funciones y actividades de los recursoshumanos y materiales buscando eficiencia y productividad.COORDINACIÓN: Buscar equilibrio entre las diferentes áreas departamentos y secciones de laempresa.DIRECCIÓN: Guiar las acciones de los subordinados según los planes que están de acuerdocon las necesidades y requerimientos del mercado.CONTROL: Medir si los propósitos, planes y programas se cumplen y buscar correctivos en lasvariaciones.: Monitoreo, Seguimiento, Acompañamiento.PREVISIÓN Y PLANEACIÓN: Anticipar lo que ha de suceder en diferentes escenarios.Conocer el camino a seguir, interrelacionar actividades, establecer objetivos y dar unaadecuada organizada.Sin presupuesto, la dirección de una empresa no se sabe hacia cuál meta debe dirigirse, nopuede precisar los campos de la inversión que merecen financiarse, puede incurrir en laadministración incorrecta de los recursos económicos, no tiene bases sólidas para emplear lacapacidad instalada de producción de los objetivos. La ausencia de presupuestos imposibilitacuestionar los resultados conseguidos en cuanto a ventas, abastecimientos, producción y/outilidades.Prof. Omaira M. Barca P. Modificado Abril 2011
  • 3. 3PRESUPUESTO DE EMPRESAS/ PLANIFICACION Y PRESUPUESTO I DETERMINACIÓN DE LAS CARACTERÍSTICAS EMPRESARIALESEl diagnóstico interno representa un factor fundamental del planeamiento, el cual adquiereexpresión monetaria mediante el presupuesto. En efecto, las variables relacionadas acontinuación son importantes en el trabajo desarrollado para que los planes tengandimensiones cuantitativas y monetarias: • Situación Financiera: El estado financiero de las empresas con respecto al endeudamiento, la liquidez, la valorización de las propiedades y los índices de rentabilidad, repercuten sobre las posibilidades de captar capitales, conseguir créditos o gestionar la concesión de plazos por parte de los proveedores de bienes o servicios. • Eficiencia y productividad: La eficiencia comprende las acciones puestas en práctica para minimizar el tiempo invertido entre la adquisición de insumos y la comercialización de productos, en tanto que la productividad se expresa como la producción por hora- hombre y hora-máquina. Estos resultados dependen de elementos como la actualización tecnológica, la distribución funcional de la planta y la destreza de la mano de obra. Los índices de eficiencia, que guardan estrecha relación con el sistema logístico y la naturaleza de los procedimientos administrativos, y los coeficientes de productividad tienen influencia notable sobre los costos y, por ende, sobre la fijación de los precios. • Actualización tecnológica: En virtud de la influencia ejercida por el desarrollo tecnológico industrial sobre los cortos, la intensidad del reproceso y la capacidad de los productos, es comprensible su influencia en los presupuestos comerciales, sujetos a la competitividad en precios y calidades. • Políticas gerenciales: En el financiamiento, el camino seleccionado para respaldar la operación normal o la expansión de actividades afectará en el presupuesto, dada la influencia de los diversos canales de financiamiento sobre la amortización de capitales, el reconocimiento de los dividendos y la cancelación de los intereses.En cuanto a la evaluación del entorno, en vista que ninguna empresa puede abstenerse delmedio en que se desenvuelve, en los planes y los presupuestos se deben tener en cuentaaspectos del entorno, como las ejecuciones de los competidores nacionales e internacionales,las prácticas comerciales impuestas por los canales de abastecimiento, las condicionescrediticias instauradas por las instituciones financieras, el comportamiento de la inflación y laProf. Omaira M. Barca P. Modificado Abril 2011
  • 4. 4PRESUPUESTO DE EMPRESAS/ PLANIFICACION Y PRESUPUESTO Idevaluación y las tasas de interés, y las políticas establecidas por el gobierno en las áreastributaria, salarial, de seguridad social y de comercio exterior.En cuanto al aspecto mercantil, las expectativas se centran en el estudio detallado de lasfortalezas y debilidades que tiene la empresa para enfrentar las compañías rivales y, por tanto,se impone la evaluación de parámetros como la imagen de la marca, los gustos y preferenciasde los consumidores, las habilidades de la fuerza de ventas, las calidades y los precios, elprestigio de la empresa y las tendencias de participación en el mercado donde se actúa.Cuando se hace el diagnóstico del entorno, incorpora dos clases de variables que afectan demanera significativa el comportamiento de la empresa: las que dependen de la administración,denominada controlables, y las que no, denominadas no controlables (estas últimasrepresentan graves riesgos o amenazas para la empresa). TECNOLOGICO DEMOGRAFICO JURIDICO COMPRAS PERSONAL PRODUCCION Gerencia: FINANZAS • Prevé CULTURAL POLITICO • Planea • Organiza VENTAS • Integra • Dirige INVERSION • Controla ECONOMICO Y DEL ECOLOGICO MERCADO DIAGNÓSTICO INTERNO FORTALEZAS Y BEBILIDADES DIAGNÓSTICO EXTERNO OPORTUNIDADES Y AMENAZASProf. Omaira M. Barca P. Modificado Abril 2011
  • 5. 5PRESUPUESTO DE EMPRESAS/ PLANIFICACION Y PRESUPUESTO IVariables Controlables Variables No ControlablesObjetivos Gustos del consumidorEstrategias competitivas Disposiciones gubernamentalesPolíticas gerenciales Inflación y devaluaciónProyectos de inversión Tasas de interésCalidad del producto Estabilidad políticaCanales de distribución Ingreso per cápita del consumidorCampañas publicitarias Acciones de la competenciaSistemas de producción Tendencias demográficas DEFINICIÓN DE PRESUPUESTOAntes de poder definir lo que es un presupuesto, es necesario tener una idea de cuál es supapel y su relación con el proceso gerencial. Pocas veces (y nunca con éxito) un presupuestoes algo aislado más bien es un resultado del proceso gerencial que consiste en establecerobjetivos y estrategias y en elaborar planes. En especial, se encuentra íntimamenterelacionado con la planeación financiera.Por lo tanto, el presupuesto puede considerarse una parte importante del clásico cicloadministrativo de planear, actuar y controlar o, más específicamente, como parte de un sistematotal de administración que incluye: Formulación y puesta en práctica de estrategias. Sistemas de Planeación. Sistemas Presupuestales. Organización. Sistemas de Producción y Mercadotecnia. Sistemas de Información y Control.Con base en lo anterior y de manera muy amplia, un presupuesto puede definirse como lapresentación ordenada de los resultados previstos de un plan, un proyecto o unaestrategia. A propósito, esta definición hace una distinción entre la contabilidad tradicional y losProf. Omaira M. Barca P. Modificado Abril 2011
  • 6. 6PRESUPUESTO DE EMPRESAS/ PLANIFICACION Y PRESUPUESTO Ipresupuestos, en el sentido de que estos últimos están orientados hacia el futuro y no hacia elpasado, aún cuando en su función de control, el presupuesto para un período anterior puedacompararse con los resultados reales (pasados).Con toda intención, esta definición tampoco establece límite de tiempo si bien por costumbre lospresupuestos se elaboran por meses, años o algún otro lapso. Pueden, sin embargo, referirsefácilmente a un solo artículo o proyecto; a propósito, esta definición no implica que elpresupuesto deba establecerse en términos financieros, a pesar de que esa es la costumbre.En este sentido cabe mencionar que los sistemas presupuestales completos pueden incluir, yde hecho lo hacen, renglones como la mano de obra, materiales, tiempo y otras informaciones.En la práctica, los sistemas administrativos no se encuentran tan claramente definidos y amenudo se entrelazan con mayor o menor grado. En empresas pequeñas no es raro que elmismo grupo maneje tanto la contabilidad como los presupuestos. Pocas veces se lleva a cabola tarea gerencial como ese paquete limpio y ordenado que teóricamente se presenta. Por logeneral los directivos y gerentes se enfrentan a una actividad de equilibrio complejo para la cualel juicio es un factor crítico.Es evidente la íntima relación entre la planeación y el presupuesto y no es raro encontrar queutilizan indistintamente términos como presupuesto, plan anual de la empresa. Como se dijo, elpresupuesto es resultado de algún tipo de plan o está basado en él, sea éste explícito o bienalgo que se encuentra en las mentes de los directivos. PROPÓSITO Y NATURALEZA DE LOS PRESUPUESTOSEn la búsqueda de estabilizar las actividades de las empresas públicas y privadas se hanvenido desarrollando desde finales del siglo XIX, normas y principios para administrar losesfuerzos colectivos y alcanzar mejores logros.Toda empresa, con o sin ánimo de lucro, está siempre interesada en conseguir un findeterminado por unas metas y unos objetivos. Para poner en claro estos objetivos y metas sedesarrollaron unas mecánicas, unas técnicas y unos fundamentos que integrados en una solacosa dieron por resultado lo que se conoce como Presupuestos. Hay quienes desdeñan estaherramienta utilizada en el manejo de la administración empresarial argumentando quedepende del pronóstico de acontecimientos futuros que no pueden preverse con exactitud, peroa mayoría de los administradores modernos consideran los presupuestos como una de lasprincipales armas con que cuentan para el manejo eficaz de sus negocios.Prof. Omaira M. Barca P. Modificado Abril 2011
  • 7. 7PRESUPUESTO DE EMPRESAS/ PLANIFICACION Y PRESUPUESTO IEl interés creciente en sistemas presupuestarios modernos se explica en parte por los cambiosconstantes que se dan en las situaciones políticas y económicas nacionales y mundiales. Unamanera segura de disminuir el riesgo generado en lo anterior, es utilizar programas deplaneación y control de utilidades (presupuestos) formalmente establecidos. Un planpresupuestal bien establecido proporciona a las administraciones programas eficientes basadosen los estudios de toda la organización. FUNCIONES DE LOS PRESUPUESTOSLas funciones que desempeñan los presupuestos dependen en gran parte de la propia direcciónde la empresa. Las necesidades y expectativas de los directivos y el uso que hagan de lospresupuestos, están fuertemente influidos por una serie de factores relacionados con losantecedentes gerenciales y con el sistema empresarial. Este tema se tratará en la siguientesección, una vez que hayamos considerado lo que la dirección espera de la actividadpresupuestal.De manera ideal la dirección espera que la función presupuestal proporcione: 1. Una herramienta analítica, precisa y oportuna. 2. La capacidad para pretender el desempeño. 3. El soporte para la asignación de recursos. 4. La capacidad para controlar el desempeño real en curso. 5. Advertencias de las desviaciones respecto a los pronósticos. 6. Indicios anticipados de las oportunidades o de los riesgos venideros. 7. Capacidad para emplear el desempeño pasado como guía o instrumento de aprendizaje. 8. Concepción comprensible, que conduzca a un consenso y al respaldo del presupuesto anual. OBJETIVOS DEL PRESUPUESTO Planear los resultados de la organización en dinero y volúmenes. Controlar el manejo de ingresos y egresos de la empresa. Coordinar y relacionar las actividades de la organización. Lograr los resultados de las operaciones periódicas.Prof. Omaira M. Barca P. Modificado Abril 2011
  • 8. 8PRESUPUESTO DE EMPRESAS/ PLANIFICACION Y PRESUPUESTO I IMPORTANCIA DE LOS PRESUPUESTOSLas organizaciones hacen parte de un medio económico en el que predomina la incertidumbre,por ello deben planear sus actividades si pretenden sostenerse en el mercado competitivo,puesto que cuanto mayor sea la incertidumbre, mayores serán los riesgos por asumir.Es decir, cuanto menor sea el grado de acierto de predicción o de acierto, mayor será lainvestigación que debe realizarse sobre la influencia que ejercerá los factores no controlablespor la gerencia sobre los resultados finales de un negocio. El presupuesto surge comoherramienta moderna del planteamiento y control al reflejar el comportamiento de indicadoreseconómicos como los enunciados y en virtud de sus relaciones con los diferentes aspectosadministrativos contables y financieros de la empresa.Los presupuestos son importantes porque ayudan a minimizar el riesgo en las operaciones dela organización, además de: Por medio de los presupuestos se mantiene el plan de operaciones de la empresa en unos límites razonables. Sirven como mecanismo para la revisión de políticas y estrategias de la empresa y direccionarlas hacia lo que verdaderamente se busca. Cuantifican en términos financieros los diversos componentes de su plan total de acción. Las partidas del presupuesto sirven como guías durante la ejecución de programas de personal en un determinado periodo de tiempo, y sirven como norma de comparación una vez que se hayan completado los planes y programas. Los procedimientos inducen a los especialistas de asesoría a pensar en las necesidades totales de las compañías, y a dedicarse a planear de modo que puedan asignarse a los varios componentes y alternativas la importancia necesaria. Los presupuestos sirven como medios de comunicación entre unidades a determinado nivel y verticalmente entre ejecutivos de un nivel a otro. Una red de estimaciones presupuestarias se filtran hacia arriba a través de niveles sucesivos para su ulterior análisis. CLASIFICACIÓN DE LOS PRESUPUESTOSLos presupuestos pueden clasificarse desde varios puntos de vista. El orden de prioridades quese les dé depende de las necesidades del usuario.Prof. Omaira M. Barca P. Modificado Abril 2011
  • 9. 9PRESUPUESTO DE EMPRESAS/ PLANIFICACION Y PRESUPUESTO IVer el cuadro sinóptico siguiente: 1. Según la Flexibilidad. − Rígidos, Estáticos, Fijos o Asignados − Flexibles o Variables. 2. Según el período que cubran − A Corto Plazo. CLASIFICACIÓN − A Largo plazo. DEL 3. Según el campo de aplicabilidad en la empresa PRESUPUESTO − De Operación o Económicos. − Financieros (tesorería y capital). 4. Según el sector en el cual se utilicen − Público. − Privado. − Tercer SectorSEGÚN SU FLEXIBILIDADRÍGIDOS, ESTÁTICOS, FIJOS O ASIGNADOSPor lo general se elaboran para un solo nivel de actividad. Una vez alcanzado éste, no sepermiten los ajustes requeridos por las variaciones que sucedan. De este modo se efectúa uncontrol anticipado sin considerar el comportamiento económico, cultural, político, demográfico ojurídico de la región donde actúa la empresa. Esta forma de control anticipado dio origen alpresupuesto que tradicionalmente utilizaba el sector público.FLEXIBLES O VARIABLESLos presupuestos flexibles o variables se elaboran para diferentes de actividad y puedenadaptarse a las circunstancias que surjan en cualquier momento. Muestran los ingresos, costosy gastos ajustados al tamaño de operaciones manufactureras o comerciales. Tienen ampliaaplicación en el campo de la presupuestación de los costos, gastos indirectos de fabricación,administrativos y ventas.Prof. Omaira M. Barca P. Modificado Abril 2011
  • 10. 10PRESUPUESTO DE EMPRESAS/ PLANIFICACION Y PRESUPUESTO ISEGÚN EL PERIODO QUE CUBRANA CORTO PLAZOLos presupuestos a corto plazo se planifican para cumplir el ciclo de operaciones de un año.A LARGO PLAZOEn este campo se ubican los planes de desarrollo del Estado y de las grandes empresas. En elcaso de los planes del Gobierno el horizonte de planteamiento consulta el período presidencialestablecido por normas constitucionales en cada país. Los lineamientos generales de cada plansuelen sustentarse en consideraciones económicas, como generación de empleo, creación deinfraestructura, lucha contra la inflación, difusión de los servicios de seguridad social, fomentodel ahorro, fortalecimiento del mercado de capitales, capitalización del sistema financiero o,como ha ocurrido recientemente, apertura mutua de los mercados internacionales.SEGÚN EL CAMPO DE APLICABILIDAD EN LA EMPRESADE OPERACIÓN O ECONÓMICOSIncluye la presupuestación de todas las actividades para el período siguiente al cual se elaboray cuyo contenido a menudo se resume en un estado de pérdidas y ganancias proyectado. Entreéstos podrían incluirse: • Ventas. • Producción. • Compras. • Uso de Materiales. • Mano de Obra. • Gastos Operacionales.FINANCIEROSIncluye el cálculo de partidas y/o rubros que inciden fundamentalmente en el balance.Convienen en este caso destacar el de la caja o tesorería y el de capital también conocido comode erogaciones capitalizables. • Presupuesto de Tesorería: Se formula con las estimaciones previstas de fondos disponibles en caja, bancos y valores de fácil realización. También se denominaProf. Omaira M. Barca P. Modificado Abril 2011
  • 11. 11PRESUPUESTO DE EMPRESAS/ PLANIFICACION Y PRESUPUESTO I presupuesto de caja o efectivo porque consolida las diversas transacciones relacionadas con las entradas de fondos monetarios o con la salida de fondos líquidos ocasionada por la congelación de deudas, amortización u otros. • Presupuesto de Erogaciones Capitalizables: Controla las diferentes inversiones en activos fijos. Contendrá el importe de las inversiones particulares a la adquisición de terrenos, la construcción o ampliación de edificios y la compra de maquinaria y equipos. Sirve para evaluar alternativas de inversión posibles y conocer el monto de los fondos requeridos y su disponibilidad de tiempo.SEGÚN EL SECTOR EN DONDE SE UTILICENPRESUPUESTOS DEL SECTOR PRIVADOLos presupuestos del sector público cuantifican los recursos que requieren la operación normal,la inversión y el servicio de la deuda pública de los organismos y las entidades oficiales. Alefectuar los estimativos presupuestales se contemplan variables como la remuneración de losfuncionarios que laboran en instituciones del gobierno, los gastos de funcionamiento de lasentidades estatales, la inversión de proyectos de apoyo a la iniciativa privada, la realización deobras de interés social y la amortización de compromisos ante la banca internacional.PRESUPUESTOS DEL SECTOR PÚBLICOCuando son realizados por el sector público se denominan Presupuestos Públicos, los cualesson un documentos que tiene forma de Ley Especial y en el cual se estiman los ingresos de quedispondrá un ente público durante un período de tiempo determinado, que generalmente es unaño, y se autorizan los gastos que esa entidad pública puede efectuar para cumplir con lasmetas fijadas.El Presupuesto Público persigue fines socio-económicos a favor de la colectividad, por lo tanto,debe estar inspirado en la función social del Estado.En este sentido, se puede decir que la importancia del Presupuesto Público se enfoca a travésde tres aspectos: 1. Aspecto Económico: refleja el Plan de Gobierno, por lo tanto, la tendencia del mismo está determinada por la autoridad que lo elabora (PODER EJECUTIVO) y la que lo aprueba (PODER LEGISLATIVO).Prof. Omaira M. Barca P. Modificado Abril 2011
  • 12. 12PRESUPUESTO DE EMPRESAS/ PLANIFICACION Y PRESUPUESTO I 2. Aspecto Económico: del presupuesto depende, fundamentalmente la Economía del país, especialmente por la gran dependencia que ejerce el gasto público sobre ella y sobre el gasto público. 3. Aspecto Jurídico: el presupuesto público debe estar contenido en una Ley, la cual constituye una ley formal, porque para su aprobación deben cumplirse los requisitos que la Constitución exige para las Leyes Ordinarias.Cuando los presupuestos son elaborados por el sector privado se les denominan PresupuestosPrivados o Sistemas Presupuestario Empresarial.Los utilizan las empresas particulares como base de planificación de las actividadesempresariales.PRESUPUESTOS DEL TERCER SECTORUna organización del tercer sector en una asociación u organización sin ánimo de lucroconstituida para prestar un servicio que mejora o mantiene la calidad de vida de la sociedad;está conformada por un grupo de personas que aportan trabajo voluntario para liderar y orientarla entidad; no busca el lucro personal de ninguno de sus miembros, socios y fundadores ytienen un carácter no gubernamental. PRINCIPIOS PRESUPUESTARIOSSe denomina “principios” a una serie de requisitos esenciales que debe contener unpresupuesto para ser considerado como tal.Estos principios o requisitos que debe cumplir un presupuesto son: • Universalidad: señala que un presupuesto deberá contener todos los ingresos y los gastos del ente o nivel al que se este aplicando. • Unidad: expresa que los presupuestos de los diferentes sectores dentro de un mismo ente, deben estar perfectamente armonizados y compatibilizados entre si, de tal suerte de que pueda presentarse un documento unitario que englobe la acción del conjunto. • Periodicidad: señala de que un presupuesto debe considerar de tiempo bien definido, sea este un día, una semana n un mes, un año, etc. • Previsión: contenido en el concepto mismo de presupuesto, señala que este debe confeccionarse por anticipado.Prof. Omaira M. Barca P. Modificado Abril 2011
  • 13. 13PRESUPUESTO DE EMPRESAS/ PLANIFICACION Y PRESUPUESTO I • Flexibilidad: señala que un presupuesto debe ser confeccionado y aprobado de tal forma que permita incorporarse enmiendas, sin que por ello todo el sistema quede dañado • Contenido programático: esta íntimamente vinculado a la concepción moderna del presupuesto, esto es, que este no represente una simple nomina de ingresos y gastos, sino que además, todo un plan de acción adecuadamente concebido. • Claridad: Expresa que el presupuesto debe ser presentado en términos tales que no dejen margen alguno para dudas o interpretaciones personales. • Detalle (o especificidad): señala que un presupuesto debe contener un cierto grado de desagregamiento o desglose que permita, por un lado, que el responsable de su aplicación pueda visualizar rápidamente que les corresponde, y por otro lado, que permita formarse una idea clara de la naturaleza de las transacciones que se efectuaran. ELEMENTOS PRINCIPALES DEL PRESUPUESTOEl presupuesto es un plan, lo cual significa que expresa lo que la administración tratará derealizar.INTEGRADORIndica que toma en cuenta todas las áreas y actividades de la empresa. Dirigido a cada una delas áreas de forma que contribuya al logro del objetivo global. Es indiscutible que el plan opresupuesto de un departamento de la empresa no es funcional si no se identifica con elobjetivo total de la organización, a este proceso se le conoce como presupuesto maestro,formado por las diferentes áreas que lo integran.COORDINADORSignifica que los planes para varios de los departamentos de la empresa deben ser preparadosconjuntamente y en armonía. En términos monetarios: significa que debe ser expresado enunidades monetarias.OPERACIONESUno de los objetivos primordiales del presupuesto es el de la determinación de los ingresos quese pretenden obtener, así como los gastos que se van a producir. Esta información debeelaborarse en la forma más detallada posible.Prof. Omaira M. Barca P. Modificado Abril 2011
  • 14. 14PRESUPUESTO DE EMPRESAS/ PLANIFICACION Y PRESUPUESTO IRECURSOSNo es suficiente con conocer los ingresos y gastos del futuro, la empresa debe planear losrecursos necesarios para realizar sus planes de operación, lo cual se logra, con la planeaciónfinanciera que incluya: Presupuesto de efectivo. Presupuesto de adiciones de activos.Dentro de un periodo futuro determinado. PROCESO DE PLANIFICACIÓN PRESUPUESTARIAEl proceso de planificación presupuestaria de la empresa varía mucho dependiendo del tipo deorganización de que se trate, sin embargo, con carácter general, se puede afirmar que consisteen un proceso secuencial integrado por las siguientes etapas: Definición y transmisión de las directrices generales a los responsables de la preparación de los presupuestos: La dirección general, o la dirección estratégica, es la responsable de transmitir a cada área de actividad las instrucciones generales, para que éstas puedan diseñar sus planes, programas, y presupuestos; ello es debido a que las directrices fijadas a cada área de responsabilidad, o área de actividad, dependen de la planificación estratégica y de las políticas generales de la empresa fijadas a largo plazo. Elaboración de planes, programas y presupuestos: A partir de las directrices recibidas, y ya aceptadas, cada responsable elaborará el presupuesto considerando las distintas acciones que deben emprender para poder cumplir los objetivos marcados. Sin embargo, conviene que al preparar los planes correspondientes a cada área de actividad, se planteen distintas alternativas que contemplen las posibles variaciones que puedan producirse en el comportamiento del entorno, o de las variables que vayan a configurar dichos planes. Negociación de los presupuestos: La negociación es un proceso que va de abajo hacia arriba, en donde, a través de fases iterativas sucesivas, cada uno de los niveles jerárquicos consolida los distintos planes, programas y presupuestos aceptados en los niveles anteriores. Coordinación de los presupuestos: A través de este proceso se comprueba la coherencia de cada uno de los planes y programas, con el fin de introducir, si fueraProf. Omaira M. Barca P. Modificado Abril 2011
  • 15. 15PRESUPUESTO DE EMPRESAS/ PLANIFICACION Y PRESUPUESTO I necesario, las modificaciones necesarias y así alcanzar el adecuado equilibrio entre las distintas áreas. Aprobación de los presupuestos: La aprobación, por parte de la dirección general, de las previsiones que han ido realizando los distintos responsables supone evaluar los objetivos que pretende alcanzar la entidad a corto plazo, así como los resultados previstos en base de la actividad que se va a desarrollar. Seguimiento y actualización de los presupuestos: Una vez aprobado el presupuesto es necesario llevar a cabo un seguimiento o un control de la evolución de cada una de las variables que lo han configurado y proceder a compararlo con las previsiones. Este seguimiento permitirá corregir las situaciones y actuaciones desfavorables, y fijar las nuevas previsiones que pudieran derivarse del nuevo contexto. ETAPAS PARA LA ELABORACIÓN DEL PRESUPUESTOSi se busca que el empresario recurra al presupuesto como herramienta de planeamiento ycontrol, deben considerarse las etapas siguientes en su preparación, cuando se tengaimplantado el sistema o cuando se trate de implementarlo. 1. Pre iniciación: En esta etapa se evalúan los resultados obtenidos en vigencias anteriores, se analizan las tendencias de los principales indicadores empleados para calificar la gestión gerencial (ventas, costos, precios de las acciones en el mercado, márgenes de utilidad, rentabilidad, participación en el mercado, etc), se efectúa la evaluación de los factores ambientales no controlados por la dirección y se estudia el comportamiento de las empresa. Este diagnóstico contribuirá a sentar los fundamentos del planeamiento, estratégico y táctico, de manera que exista objetividad al tomar decisiones en los campos siguientes: Selección de las estrategias competitivas: liderazgo en costos y/o diferenciación. Selección de las operaciones de crecimiento: intensivo, integrado o diversificado. 2. Elaboración del presupuesto: Con base en los planes aprobados para cada nivel funcional por parte de la gerencia, se ingresa en la etapa durante la cual los mismos adquieren dimensión monetaria en términos presupuestales; se procede según las pautas siguientes: En el campo de las ventas: su valor dependerá de las perspectivas de los volúmenes a comercializar previstos y de los precios. Para garantizar el alcance deProf. Omaira M. Barca P. Modificado Abril 2011
  • 16. 16PRESUPUESTO DE EMPRESAS/ PLANIFICACION Y PRESUPUESTO I los objetivos mercantiles se tomarán decisiones inherentes a los medios de distribución, los canales promocionales y la política crediticia En el frente productivo: se programarán las cantidades a fabricar o ensamblar, según los estimativos de ventas y las políticas sobre inventarios. Con base en los programas de producción y en las políticas que regulan los niveles de inventarios: de materias primas, insumos o componentes, se calculan las compras en términos cuantitativos y monetarios. Con base en los requerimientos del personal planteados por cada jefatura: según los criterios de la remuneración y las disposiciones gubernamentales que gravitan sobre ella, la jefatura de relaciones industriales o de recursos humanos debe preparar el presupuesto de la nómina en todos los órdenes administrativos y operativos. Los proyectos de inversión especiales: demandarán un tratamiento especial relacionado con la cuantificación de recursos. En competencia de los encargados de la función presupuestal: recopilar la información de la operación normal y los programas que ameriten inversiones adicionales. El presupuestado consolidado se remitirá a la gerencia o presidencia con los comentarios y las recomendaciones pertinentes.Analizado el presupuesto y discutidas sus conveniencias financieras, se procede a ajustarlos,publicarlo y difundirlo. 3. Ejecución: Se relaciona con la “puesta en marcha de los planes” y con el consecuente interés de alcanzar los objetivos trazados, con el comité de presupuestados como el principal impulsor, debido a que si sus miembros no escatiman los esfuerzos cuando se busca el empleo eficiente de los recursos físicos, financieros y humanos colocados a su disposición, es factible el cumplimiento cabal de las metas y propuestas. 4. Control: monitoreo, seguimiento y acompañamiento en tiempo real: Esta etapa se utiliza para determinar hasta que punto puede marchar la empresa con el presupuesto como patrón de medida. Por ello, mediante el ejercicio cotidiano del control se enfrentan los pronósticos con la realidad. 5. Evaluación: Al culminar el período para el cual se elaboró el presupuesto, se prepara un informe crítico de los resultados obtenidos que contendrá no sólo las variaciones sinoProf. Omaira M. Barca P. Modificado Abril 2011
  • 17. 17PRESUPUESTO DE EMPRESAS/ PLANIFICACION Y PRESUPUESTO I el comportamiento de todas y cada una de las funciones y actividades empresariales. Será necesario analizar las fallas en cada una de las etapas iniciales y reconocer los éxitos, al juzgarse que esta clase de acciones son importantes como plataforma para vencer la resistencia al planteamiento materializado en presupuestos. TIPOS DE PRESUPUESTO Con la finalidad de abordar los aspectos que se consideran básicos dentro de cada una delas técnicas empleadas se describen a continuación las características más resaltantes de lossistemas de Presupuesto Tradicional, Presupuesto por Programas, Planeamiento-Programación-Presupuestación (PPBS), y Presupuesto Base Cero. 1. Presupuesto Tradicional: el fundamento del presupuesto tradicional es la asignaciónde los recursos tomando en cuenta, básicamente, la adquisición de los bienes y servicios segúnsu naturaleza o destino, sin ofrecer la posibilidad de correlacionar tales bienes con las metas uobjetivos que se pretenden alcanzar. Es sólo un instrumento financiero y de control. Por otraparte, la metodología de análisis que emplea es muy rudimentaria, fundamentándose más en laintuición que en la razón, es decir, que las acciones que realizan las diferentes instituciones noestán vinculadas a un proceso consciente y racional de planificación. Otra desventaja que ofrece el método tradicional es que los usuarios del documentopresupuestario, no dispone de la información suficiente que le permita observar en que seutilizan los ingresos que se recaudan por los diversos conceptos. 2. Presupuesto por Programas: aparece para dar respuesta a las contradiccionesimplícitas en el Presupuesto Tradicional y en especial para que el Estado y las instituciones quelo integran dispongan de un instrumento programático que vincule la producción de los bienes yservicios a alcanzar con los objetivos y metas previstas en los planes de desarrollo. 3. Sistema de Planeamiento-Programación-Presupuestación (PPBS) La otra forma quese ha utilizado para presupuestar dentro del sector público, ha sido la conocida como"Planeación-Programación-Presupuestación (PPBS)", empleada originalmente por los EstadosUnidos de Norteamérica como una manera de disponer criterios efectivos para la toma dedecisiones, en la asignación y distribución de los recursos tanto físicos como financieros en losdiferentes organismos públicos. 4. Presupuesto Base Cero: Esta técnica presupuestaria es de reciente data. Comienza autilizarse a partir de 1973 en algunas entidades federales del gobierno Norteamericano, lanueva metodología pretende determinar si las acciones que desarrollan los diferentes órganosProf. Omaira M. Barca P. Modificado Abril 2011
  • 18. 18PRESUPUESTO DE EMPRESAS/ PLANIFICACION Y PRESUPUESTO Ique conforman el Estado son eficientes. Si se deben suprimir o reducir ciertas acciones con elfin de propiciar la atención de otras que se consideran más prioritarias PRESUPUESTO BASE CEROEl presupuesto base cero es un proceso presupuestario aplicado tanto en el gestión empresarialcomo en los programas presupuestarios públicos que exige a cada gestor justificardetalladamente la totalidad de sus peticiones presupuestarias, debiendo justificarse lanecesidad de cada importe a gastar. El procedimiento debe identificar todas las actividades engrupos de decisión que son evaluados y ordenados según su prioridad.Se realiza sin tomar en consideración las experiencias habidas. Este presupuesto esespecialmente útil ante la desmedida y continua elevación de los precios, las exigencias deactualización, de cambio y por el aumento continuo de costes en todos los niveles. Resulta muycostoso y con información extemporánea, pero que sirve para evitar vicios, repeticiones yobsolescencia.VENTAJAS E INCONVENIENTESVENTAJAS 1. Mientras que el Presupuesto base cero analiza los todos los gastos, incluidos los ya existentes, el resto de los sistemas realiza un análisis sólo de las nuevas decisiones de gasto. 2. El horizonte temporal del PPBC es más amplio que el anual. 3. Se trata de partir de cero cada año, de modo que se vuelva a justificar todas las partidas del nuevo presupuesto y no se negocie el incremento sobre el presupuesto del año anterior sin más. En el caso del sector público, esto conlleva la ordenación por prioridades de las actividades del Sector Público, con un detalle analítico de las distintas formas de alcanzar cada objetivo.INCONVENIENTES 1. Necesidad de una planificación adecuada antes de su puesta en marcha. 2. Su aplicación estricta y sin planificación absorbe una enorme utilización de tiempo. 3. En su aplicación se ha detectado la utilización de datos inútiles y la duplicidad de esfuerzos en distintos niveles del proceso.Prof. Omaira M. Barca P. Modificado Abril 2011
  • 19. 19PRESUPUESTO DE EMPRESAS/ PLANIFICACION Y PRESUPUESTO I PRESUPUESTO POR PROGRAMAS Y PROYECTOSSe conoce como Presupuesto al sistema mediante el cual se elabora, aprueba, coordina laejecución, controla y evalúa la producción pública (Bien o Servicio) de una institución, sector oregión, en función de las políticas de desarrollo previstas en los Planes.El Presupuesto por Programas es un conjunto de técnicas y procedimientos quesistemáticamente ordenados en forma de programas y proyectos, muestran las tareas aefectuar, señalando objetivos específicos y sus costos de ejecución, además de racionalizar elgasto público, mejorando la selección de las actividades gubernamentales.El Presupuesto por Programas es el instrumento que cumple el propósito de combinar losrecursos disponibles en el futuro inmediato, con metas a corto plazo, creadas para la ejecuciónde los objetivos de largo y mediano plazos.La técnica debe incluir además, en forma expresa, todos los elementos de la programación(objetivos, metas, volúmenes de trabajo, recursos reales y financieros) que justifiquen ygaranticen el logro de los objetivos previstos.Así concebido el presupuesto se constituye en un excelente instrumento de gobierno,administración y planificación.BASE TEÓRICA DEL PRESUPUESTO POR PROGRAMAS:El presupuesto es un medio para prever y decidir la producción que se va a realizar en unperíodo determinado, así como para asignar formalmente los recursos que esa producciónexige en la praxis de una institución, Sector o Región. Este carácter práctico del presupuestoimplica que debe concebírselo como un sistema administrativo que se materializa por etapas:formulación, discusión y sanción, ejecución, control y evaluación.Bajo este enfoque, el presupuesto debe cumplir con los siguientes requisitos:Primero: El presupuesto debe ser agregable y des-agregable en centros de producción, dondeel producto de cada centro debe ser excluyente de cualquier otro producto, de cualquier otrocentro de producción de su mismo ámbito. De no ser así, el total de asignación de recursos quese exprese el nivel del gasto presupuestario no tendría significado y encerraría duplicaciones yconfusiones.Segundo: Las relaciones entre los recursos asignados y los productos resultantes de esaasignación deben ser perfectamente definidas; no puede haber dudas sobre el producto que seProf. Omaira M. Barca P. Modificado Abril 2011
  • 20. 20PRESUPUESTO DE EMPRESAS/ PLANIFICACION Y PRESUPUESTO Ipersigue con determinada asignación de recursos y un mismo recurso o parte fraccionable delmismo no puede ser requisito presupuestario de dos o más productos.Tercero: La asignación de recursos para obtener los productos, que directamente requieren losobjetivos de las políticas (productos terminales) exige también de la asignación de recursospara lograr otros productos que permitan o apoyen la producción de los productos terminales(productos intermedios). De manera que, una parte de la producción expresada en elpresupuesto es un requisito directo de las políticas y otra parte sólo es un requisito indirecto detales políticas.Cuarto: El presupuesto debe expresar la red de producción donde cada producto escondicionado y, a la vez, condiciona a otros productos de la red, existiendo así unasdeterminadas relaciones de coherencia entre las diversas producciones que se presupuestan. CONTROL PRESUPUESTARIOEl control presupuestario, es un proceso que permite evaluar la actuación y el rendimiento oresultado obtenido en cada centro; para ello se establecen las comparaciones entre lasrealizaciones y los objetivos iniciales recogidos en los presupuestos, a las que sueledenominarse variaciones o desviaciones.La presupuestación y el control son por tanto procesos complementarios dado que lapresupuestación define objetivos previstos, los cuales tienen valor cuando exista un plan quefacilite su consecución (medios), mientras que la característica definitoria del controlpresupuestario es la comparación entre la programación y la ejecución, debiéndose realizar deforma metódica y regular.El eje fundamental del control presupuestario se centra en la información necesaria acerca delnivel deseado de rendimiento, el nivel real y la desviación. Además es necesaria la acción paraponer en marcha los planes y modificar las actividades futuras. El control presupuestario, portanto, va mucho más allá de la mera localización de una variación.La implantación de un mecanismo de control a través del presupuesto supone comparar losresultados con los correspondientes programas, y si no coinciden deberán analizarse lascausas de tales diferencias. En este contexto, pues, para ejercer un control eficaz debenrealizarse las siguientes consideraciones: Todo lo que ha sido objeto de una programación debe ser objeto de control.Prof. Omaira M. Barca P. Modificado Abril 2011
  • 21. 21PRESUPUESTO DE EMPRESAS/ PLANIFICACION Y PRESUPUESTO I Toda desviación entre programas y ejecución del presupuesto tiene un motivo que hay que analizar y que puede deberse a un fallo en la programación, un defecto en la ejecución o a ambas razones. Toda desviación debe ser asignada a un responsable concreto, lo que requerirá llevar a cabo un análisis minucioso de dicha desviación. Las desviaciones pueden exigir medidas de corrección; es decir, el fin último del control presupuestario no es transmitir temor a los directivos, sino hacerles ver las deficiencias que se han producido y sugerirles las acciones correctoras a emprender. SISTEMA PRESUPUESTARIO EMPRESARIALEn términos generales, podemos definir el Presupuesto como una expresión cuantitativa de lasactividades que debe realizar una organización para alcanzar determinadas metas.Los presupuestos son realizados tanto en el sector público como en el sector privado. Como seha estudiado hasta ahora cuando son realizados por el sector público se denominanPresupuestos Públicos, mientras que los elaborados por el sector privado se les llamaPresupuestos Privados o Sistema Presupuestario Empresarial.DEFINICIÓNEs un plan cuidadosamente elaborado de las condiciones futuras de un negocio, el cual debeabarcar las coordinaciones de todas las funciones de la empresa, así como también, un estudioy comparación de los resultados reales con las cifras presupuestadas para interpretar lascausas de las discrepancias.OBJETIVOSEl Sistema Presupuestario Empresarial tiene como objetivos optimizar las ganancias de laempresa ya que está orientado por la fusión de lucro de ésta a favor de sus dueños.IMPORTANCIAConstituye una herramienta de incalculable valor para la toma de decisiones y para laevaluación y control de las actividades de la empresa ya que permite: 1. La Planificación: implica el establecimiento de las metas de la empresa y las estrategias a seguir para alcanzarlas. 2. La Coordinación: se refiere a la sincronización de las estrategias individuales de cada departamento con la finalidad de alcanzar las metas de la empresa.Prof. Omaira M. Barca P. Modificado Abril 2011
  • 22. 22PRESUPUESTO DE EMPRESAS/ PLANIFICACION Y PRESUPUESTO I 3. El Control: implica el seguimiento de los resultados reales para compararlos con los presupuestados de manera que si existen diferencias se tomen las medidas correctivas oportunamente.REQUISITOS PARA SU INSTALACIÓNPara el Sistema Presupuestario Empresarial funcione adecuadamente es necesario que laempresa cumpla como mínimo con los siguientes requisitos: a. Contar con un Comité Presupuestario: éste es un cuerpo integrado por los ejecutivos de alto nivel jerárquico y por los jefes de departamentos, quienes serán responsables de que las cifras presupuestadas sean determinadas y coordinadas de una manera realista. Entre sus principales funciones, tenemos: • Recibir y revisar todas las estimaciones presupuestarias de los departamentos a quienes asesorará y les propondrá las modificaciones y sugerencias pertinentes. • Aprobar los presupuestos y las últimas revisiones. b. Establecer los períodos que conformarán el presupuesto: En este sentido, los presupuestos pueden cubrir diferentes períodos. Por ejemplo, los presupuestos de Operación cubren, normalmente, el período de un año o menos, mientras que los presupuestos para cambios de planta o productos pueden cubrir períodos de dos o más años. c. Contar con un sistema contable adecuado: esto es de suma importancias a la hora de implementar el Sistema Presupuestario Empresarial, porque: • La contabilidad es la que va a proporcionar los datos históricos que serán requeridos para hacer las predicciones; • El plan financiero del Sistema Presupuestario Empresarial está estructurado en un formato contable y; • Los datos reales utilizados en la medición de los resultados son proporcionados, en gran parte por el sistema contable.ETAPAS PARA SU PREPARACIÓNComprende dos etapas: a. La primera, denominada PLAN SUSTANTIVO, consiste en:Prof. Omaira M. Barca P. Modificado Abril 2011
  • 23. 23PRESUPUESTO DE EMPRESAS/ PLANIFICACION Y PRESUPUESTO I I. Establecimiento de los objetivos, es decir, de las metas que espera alcanzar la empresa en el período presupuestado II. Análisis de los factores o circunstancias que puedan afectar las metas que se ha propuesto la empresa, en este sentido, hay que analizar los: • Factores Externos: Son los que se encuentran fuera del ámbito de la empresa y, por tanto, no los puede modificar sino controlar o adaptarse a ellos. Entre ellos tenemos: las preferencias de los consumidores, la competencia, las leyes y decretos del Gobierno Nacional, Regional y Municipal, la inflación y la devaluación, la temporada. • Factores Internos: se encuentran dentro del ámbito de la empresa, por lo tanto, pueden ser modificados o controlados. Como ejemplo, tenemos: la capacidad de producción, la calidad, los recursos humanos, y financieros, etc. III. Desarrollo de las estrategias o actividades que ha de llevar a cabo la empresa para alcanzar los objetivos fijados. IV. Coordinación de los objetivos y estrategias, para ellos es necesario que exista comunicación entre cada uno de de los departamentos involucrados en el proceso para que los objetivos de cada departamento estén en concordancia con los de los otros departamentos. Por ejemplo, el departamento de ventas no puede fijar sus metas sin tomar en consideración la opinión del departamento de producción; asimismo, el departamento de producción no puede fijar sus metas sin considerar al departamento de compras, al de personal, etc. b. La segunda etapa, denominada PLAN FINANCIERO, comprende: I. La formulación: aquí se expresan, cuantitativamente, los objetivos y estrategias que ha fijado la empresa para cada una de sus funciones y es lo que se conoce con el nombre de “Elaboración del Presupuesto Maestro”. II. El control: aquí se le hace el seguimiento a las cifras reales y se comparan con las presupuestadas de manera que, si existen discrepancias, se tomen las medidas correctivas oportunamente.Prof. Omaira M. Barca P. Modificado Abril 2011
  • 24. 24PRESUPUESTO DE EMPRESAS/ PLANIFICACION Y PRESUPUESTO I PRESUPUESTO MAESTRODe acuerdo a lo dicho anteriormente se puede decir, que el PRESUPUESTO MAESTRO es laexpresión cuantitativamente de todos los objetivos y estrategias que ha fijado la empresa, por lotanto, está formado por un conjunto de presupuestos A continuación se muestran los diferentespresupuestos que, normalmente, debe incluir un Presupuesto Maestro de una empresamanufacturera: I. PRESUPUESTOS OPERACIONALES: Son estimados que en forma directa en proceso tiene que ver con la parte Neurológica de la Empresa, desde la producción misma hasta los gastos que conlleve ofertar el producto o servicio. PRESUPUESTO DE VENTAS PRESUPUESTO DE PRESUPUESTO DE PRODUCCIÓN MATERIAL DIRECTO PRESUPUESTO DEL COSTO PRESUPUESTO DE MANO DE DE VENTAS OBRA DIRECTA PRESUPUESTO DE GASTOS PRESUPUESTO DE COSTOS OPERATIVOS (VENTA Y INDIRECTOS ADMINISTRACIÓN) II. PRESUPUESTOS FINANCIEROS: Consiste en fijar los estimados de inversión de venta, ingresos varios para elaborar al final un flujo de caja que mida el estado económico y real de la empresaProf. Omaira M. Barca P. Modificado Abril 2011
  • 25. 25PRESUPUESTO DE EMPRESAS/ PLANIFICACION Y PRESUPUESTO I PRESUPUESTO DE EFECTIVO ESTADO DE RESULTADOS PROYECTADO PROYECCIÓN DE ESTADOS FINANCIEROS ESTADO DE SITUACIÓN PROYECTADO III. PRESUPUESTOS DE INVERSIÓN Comprende todo el cuadro de renovación de máquina y equipo que se han depreciado por su uso constante y los medios intangibles orientados a proteger las inversiones realizadas, ya sea por altos costos o por razones que permitan asegurar el proceso productivo y ampliar la cobertura de otros mercados. Comprende: - Compra activo tangible. - Compra activo intangible. REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS:Burbano, J. (2005) PRESUPUESTOS. Enfoque de gestión, planeación y control de recursos.Colombia: Mc Graw Hill.Prof. Omaira M. Barca P. Modificado Abril 2011

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