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  1. Guía para su uso en procesos de mejoras Luis M. Bertel P. Luis F. Grisales B. Erik M. Giraldo G.
  2. <ul><li>METODOLOGIA PARA LA MEJORA DEL PROCESO DE SOFTWARE </li></ul>
  3. Introducción <ul><li>Objetivos Empresariales -> Mejora en la satisfacción del cliente y aumentar la competitividad interna </li></ul><ul><li>Objetivos Empresariales en entidades que dependen del software -> Aumentar la calidad del Software, disminuir costos de desarrollo y mantenimiento, menor tiempo de salida al mercado y aumentar el porcentaje de predicción y control sobre los procesos de producción de software. </li></ul>
  4. <ul><li>El objetivo principal de esta parte del framework es: </li></ul><ul><li>Brindar una guía para la utilización de “Software process assesments” como parte de un ciclo continuo de mejoras de procesos de software. </li></ul>
  5. Implicaciones <ul><li>Inversión, planeación, personal dedicado y administración del tiempo </li></ul><ul><li>Esfuerzo del grupo </li></ul><ul><li>Entendimiento del estado actual y a donde se quiere llegar </li></ul><ul><li>El cambio es continuo, no de un solo intento </li></ul><ul><li>Debe ser generado a partir de la conciencia y de refuerzos constantes </li></ul>
  6. Metodología
  7. <ul><li>Esta metodologia cuenta con los siguientes pasos: </li></ul><ul><li>Examinar la necesidades de la organizacio y metas del negocio </li></ul><ul><li>Inicio del proceso de mejora </li></ul><ul><li>Preparar y conducir la evaluacion del proceso </li></ul><ul><li>Analizar las salidas de la evaluacion y derivar plan de acciones </li></ul><ul><li>Implementar las mejoras </li></ul><ul><li>Comfirmar las mejoras </li></ul><ul><li>Sostener las mejoras ganadas </li></ul><ul><li>Monitorizar el rendimiento </li></ul>
  8. Examinar las metas y objetivos de la organización <ul><li>El proceso normalmente empieza desde los reconocimientos de los objetivos y necesidades de la organnizacion que pueden derivar de: </li></ul><ul><ul><li>Formular una vision a largo puedenlazo </li></ul></ul><ul><ul><li>Analizar los objetivos empresariales </li></ul></ul><ul><li>Algunos externos: </li></ul><ul><ul><li>Rebajando en el mercado compartido </li></ul></ul><ul><ul><li>Analisis de mercado </li></ul></ul><ul><ul><li>Retroalimentacion de los clientes </li></ul></ul><ul><ul><li>Cambios competitivos en el mercado </li></ul></ul><ul><ul><li>Requerimientos para cumplir estandares especificos </li></ul></ul><ul><ul><li>Nuevos requerimientos de la sociedad </li></ul></ul><ul><li>El paso final de esta etapa es la definicion de las prioridades en el proceso de mejora. </li></ul>
  9. <ul><li>El resultado es: Documento ejecutivo que explica de forma clara la necesidad de un programa de mejora de procesos incluyendo necesidades financieras y materiales. </li></ul>
  10. INICIO DEL PROCESO DE MEJORAS <ul><li>Este debe de ser tratado como un proyecto(planeado y manejado acorde estos </li></ul><ul><li>Este este debe de ser creado al inicio y debe de ser usado para monitorizar este proceso. </li></ul><ul><li>El plan debe de tener la historia y el estado actual del proceso. </li></ul><ul><li>Las metas de la mejora se derivan de las necesidades de la organización y las metas del negocio provenientes de los principales requerimientos para el plan. </li></ul><ul><li>El plan debe de tener un alcance tanto a nivel organizacional como del proceso a ser mejorado. </li></ul><ul><li>Debe de tener todos los pasos del proceso de mejora. </li></ul><ul><li>Roles claves claramente identificados, recursos adecuados identificados, puntos de revisión establecidos, todos los riesgos asociados con el plan estén identificados y documentados en el plan. </li></ul>
  11. PROCESO DE EVALUACION <ul><li>1. Entradas de la evaluacion : las entradas de la evaluacion son el proposito, alcance, restricciones y resposabilidades </li></ul><ul><li>2. En el proceso de evaluacion hay 3 roles que hay que identificar: el patrocinador, el dueño y el asesor calificado, las responsabilidades de cada uno son: </li></ul><ul><li>Patrocinador </li></ul><ul><ul><li>Asegurar que las entradas sean adecuadas </li></ul></ul><ul><ul><li>Verifica que el asesor tenga toda la informacion importante </li></ul></ul>
  12. <ul><li>Asesor calificado </li></ul><ul><ul><li>encargado de ver que el proceso de evaluacion tiene concordancia con el estándar </li></ul></ul><ul><li>Dueño(owner) </li></ul><ul><ul><li>Asegura de que el asesor pueda acceder a todas las instancias del proceso </li></ul></ul><ul><ul><li>Toma propiedad de las salidas de la evaluacion </li></ul></ul>
  13. <ul><li>La evaluacion nos da la informacion de la capacidad del proceso actual </li></ul><ul><li>La evaluacion es una parte del proceso de mejora </li></ul><ul><li>Alcance de la evaluacion: </li></ul><ul><ul><li>Describe los Limites tanto a nivel organizacional como de proceso </li></ul></ul><ul><ul><li>La evaluacion debe de llegar a un resultado representativo </li></ul></ul><ul><ul><li>El alcance debe de tener las suposiciones y espectativas sobre las fortalezas y debilidades </li></ul></ul><ul><ul><li>El alcance debe de estar en terminos de procesos operados y entendidos por la organización </li></ul></ul><ul><ul><li>Deben de identificarse y justificarse los procesos a ser evaluados, la unidad organizacional(de los procesos) y sus caracteristicas, el producto o servicio y sus caracteristicas </li></ul></ul>
  14. <ul><li>Restricciones de la evaluacion: </li></ul><ul><ul><li>El patrocinador podria restringir los procesos a ser evaluados, las personas a ser entrevistadas, y como la informacion debe de ser usada, todas estas restricciones deben de ir en el documento de restricciones de la evaluacion. </li></ul></ul><ul><ul><li>El documento de restricciones debe de tener como la informacion y los resultados son usados </li></ul></ul>
  15. <ul><li>Conduciendo el proceso de evaluacion: </li></ul><ul><li>Se evaluan las entradas y las salidas de esta evaluacion son: </li></ul><ul><ul><li>Perfil del proceso:calificacion del proceso y nivel de capacidad </li></ul></ul><ul><ul><li>Registro de la evaluacion: informacion pertinente para la revision de los resultados </li></ul></ul><ul><ul><li>Los registros de la evaluacion pueden ser guardados con los resultados, para ayuda y revisones futuras de la concordancia de esta evaluacion con el standar internacional </li></ul></ul>
  16. Analizar las salidas de la evaluacion y derivar planes de accion: <ul><li>Especificamente la informacion de nivel de capacidad, la clasificacion de practica generica y clasifcacion de practica basica es analizada para: </li></ul><ul><li>Identificar areas para mejora </li></ul><ul><li>Poner mejoras cualitativas del proceso de software, y objetivos de mejora cuantitativos </li></ul><ul><li>Derivar un plan de accion para el proceso de mejora y integrarlo con un plan programado de proceso de mejora </li></ul>
  17. <ul><li>IDENTIFICAR Y PRIORIZAR LAS AREAS DE MEJORA </li></ul><ul><li>Las areas a mejorar debe de ser identificadas y priorizadas por una serie de factores: </li></ul><ul><ul><li>Las salidas de la evaluacion, las cuales muestran las fortalezas y debididades. </li></ul></ul><ul><ul><li>Necesidades de la organizacion, las cuales muestran las metas de mejora generales, para ser logradas a traves del programa de mejora </li></ul></ul>
  18.  
  19. <ul><li>ANALIZAR LOS RESULTADOS DE LA EVALUACION </li></ul><ul><li>Los resultados de la evaluacion nos dan las fortaleza y debilides del proceso y los puntos de mejora. </li></ul><ul><li>Los procesos categorizados con mayor nivel de capacidad son fortalezas de la organizacion y pueden ser tomados como buenas practicas. </li></ul><ul><li>Las debilidades son partes de procesos o procesos con clasificacion baja de capacidad y se puede decir que estos no usan las practicas base </li></ul>
  20. <ul><li>ANALISIS DE LAS NECESIDADES DE LA ORGANIZACIÓN Y DE LA EFECTIVIDAD DE LAS MEDIDAS </li></ul><ul><li>Los procesos y sus relaciones deben de ser analizados para determinar cuales de estos afectan directamente con las metas de mejora, y asi derivar una lista de prioridades </li></ul><ul><li>Las empresas que han implementado procesos de mejora tienen buenas medidas, donde estas estan relacionas con las nesecidades el la empresa y las acciones de mejora, es bueno mirar las medidas para ver en realidad que se debe mejorar </li></ul>
  21. <ul><li>ANALIZAR LOS RIESGOS DE QUE LAS METAS NO SE CONSIGAN Y QUE LAS ACCIONES DE MEJORA FALLEN </li></ul><ul><li>Las consecuencias de la no consecucion de las metas debe de ser analizadas, esto nos puede dar priorizaciones de mejoras en las areas. </li></ul><ul><li>Es necesario analizar el riesgo de que las acciones de mejora fallen, esto para soportar la definicion de las prioridades de mejora, estos riesgos pueden estar dados por: </li></ul><ul><ul><li>Restricciones de calendario </li></ul></ul><ul><ul><li>Barreras culturales o psicologicas, posiblemente derivadas de experiencias anteriores </li></ul></ul><ul><ul><li>Cuestiones organizacionales previniendo el exito de las acciones de mejora </li></ul></ul>
  22. <ul><li>DEFINIR METAS Y OBJETIVOS DE MEJORA ESPECIFICOS </li></ul><ul><li>Los objetivos pueden ser cuantificados por areas, por lo regular se llevan a cabo una serie de actividades para lograr que estos sean mesurable, acordes con las necesidades de la organizacion y alcanzables, los pasos son: </li></ul><ul><li>Definir metas cualitativas para cada area de mejora </li></ul><ul><li>Idealizar metricas adecuadas para medir estas metas. </li></ul><ul><li>Poner valores apropiados a los objetivos para estas metricas, teniendo en cuenta los riesgos </li></ul>
  23. <ul><li>DERIVAR UN PLAN DE ACCION </li></ul><ul><li>Acciones de mejora se pueden desarrollas y estas debe de lograr las metas del proceso y los objetivos cuantificados definidos, los procesos pueden interactuar, soportar otros o inclusive chocar, hay que analizar esos comportamientos, tener cuidado en la eleccion de procesos que soporten los otros. </li></ul><ul><li>para lograr esto la empresa deberia: </li></ul><ul><li>Evaluar varios esenarios hasta llegar a una lista de acciones que cumplan con las necesidades de la organización. </li></ul><ul><li>Definir un punto de exito para cada accion y como se va a medir el progreso. </li></ul><ul><li>Identificar las responsabilidades de las acciones. </li></ul><ul><li>Evaluar las primeras estimaciones de costos y beneficios, de calendario y riesgos para cada accion propuesta. </li></ul>
  24. IMPLEMENTAR LAS MEJORAS <ul><li>La implementacion del plan de accion puede ser simple o complejo dependiendo del contenido de este y de las caracteristicas de la organización, para la implementacion se realizan 4 actividades: </li></ul><ul><li>Seleccionar el enfoque operacional para la implementacion </li></ul><ul><li>Plan detallado de implementacion </li></ul><ul><li>Implementacion de acciones de mejora </li></ul><ul><li>Monitorizar el proyecto de mejora de proceso </li></ul>
  25. <ul><li>ENFOQUE DE OPERACION PARA IMPLEMENTACION </li></ul><ul><li>Donde hallan alternativas de elegir enfoque de operacion, se debe evaluar y elegir el mas adecuado, factores para determinar el enfoque son costo, tiempo y riesgos. </li></ul>
  26. <ul><li>PLAN DETALLADO DE IMPLEMENTACION </li></ul><ul><li>El plan debe de tener: </li></ul><ul><li>Objetivos del proyecto de mejora de proceso </li></ul><ul><li>Descripcion del enfoque de implementacion </li></ul><ul><li>La organizacion y responsabilidades </li></ul><ul><li>El calendario y los recursos </li></ul><ul><li>Manejo de riesgos, incluyendo evaluacion, monitorizacion y mitigacion </li></ul><ul><li>Monitorizar politicas </li></ul><ul><li>Especificar criterio de exito, incluyendo metas de proceso y objetvos de mejora </li></ul>
  27. <ul><li>IMPLEMENTACION DE LAS ACCIONES DE MEJORA </li></ul><ul><li>Es importante tener en cuenta los factores humanos y culturales los cuales pueden ser: </li></ul><ul><li>Soporte y liderazgo que la administracion brinda. </li></ul><ul><li>Establecer compromiso para lograr las metas y los objetivos. </li></ul><ul><li>Fomentar la comunicacion abierta y grupos de trabajo. </li></ul><ul><li>Entrenamiento y capacitacion requerida. </li></ul>
  28. <ul><li>MONITORIZANDO EL PROYECTO DE MEJORA DE PROCESO </li></ul><ul><li>El proyecto de mejora de proceso debe de ser monitorizado con el plan de proyecto de mejora de proceso en orden de: </li></ul><ul><li>Asegurar el progeso de tareas planeado, si no iniciar las correcciones respectivas. </li></ul><ul><li>Chequear que el logro de las metas planeadas y objetivos son acordes con las necesidades de la organización. </li></ul><ul><li>Recoger datos de esfuerzo y recursos gastados, para mejorar las estimaciones futuras. </li></ul><ul><li>Evaluar el impacto de las acciones de mejora sobre la clasificacion del nivel de capacidad del proceso de software </li></ul>
  29. CONFIRMAR LAS MEJORAS <ul><li>Cuando el proyecto de mejora de proceso se complete se deberia constatar: </li></ul><ul><li>Que las metas y los objetivos hallan sido alcanzados y que los beneficios esperados hallan sido entregados. </li></ul><ul><li>Confirmar la cultura organizacional deseada halla sido establecida. </li></ul><ul><li>Reevaluar los riesgos asociados con los procesos mejorados </li></ul><ul><li>Reevaluar los costos y beneficios </li></ul>
  30. <ul><li>Objetivos de mejora </li></ul><ul><li>Se puede evaluar el logro de estos por medio de una evaluacion. </li></ul><ul><li>Cultura organizacional </li></ul><ul><li>Los efectos de la mejora en la cultura organizacional deben de ser revisados y establecidos, y verificar que estos no tengan efectos negativos </li></ul><ul><li>Reevaluar los riesgos </li></ul><ul><li>Se deben de reevaluar los riesgos para mirar que estos permanecen en un estado aceptable y determinar las acciones requeridas si no estan en este estado. </li></ul>
  31. SOSTENER LAS MEJORAS GANADAS <ul><li>Despues de que las mejoras son confirmadas, el proceso de software se debe de sostener un un nuevo nivel de </li></ul><ul><li>rendimiento, esto requiere administracion y monitoreo de toda la institucion. </li></ul><ul><li>Si el proceso de mejora fue manejado en un area o proyecto, este puede ser implementado en todas las areas </li></ul><ul><li>o proyectos donde sea aplicable, esta implementacion debe de ser debidamente planeada y se deben de considerar algunos puntos en la planeacion: </li></ul>
  32. <ul><li>Que va ha ser afectado </li></ul><ul><li>Metodos para comunicar los cambios y los beneficios esperados(los cambios deben de estar documentados y aprobados) </li></ul><ul><li>Capacitacion y entrenamiento necesario </li></ul><ul><li>Cuando los cambios afectan diferentes areas, tener en cuenta las necesidades del negocio </li></ul><ul><li>Metodos para asegurar que los cambios se hagan </li></ul><ul><li>Metodos para asegurar que los cambios dan en rendimiento esperado. </li></ul>
  33. MONITOREO DEL RENDIMIENTO <ul><li>El rendimiento siempre debe de ser monitorizado, y tener mejoras de procesos debe de ser continuo. </li></ul>
  34. <ul><li>MONITOREAR EL RENDIMIENTO DEL PROCESO DE SOFTWARE </li></ul><ul><li>El proceso de software se debe de monitorizar. </li></ul><ul><li>Las medidas de eficiencia y conformidad deben de ser adecuadas con las necesidades y las metas de la organizacion, los riesgos y los productos deben de ser monitorizados para que al momento de ver riesgos muy altos tomar acciones al respecto </li></ul>
  35. <ul><li>REVISAR EL PROGRAMA DE MEJORA DE PROCESO </li></ul><ul><li>El programa de mejora de proceso debe de ser revisa regularmente para asegurar que: </li></ul><ul><li>El programa de mejora de proceso y los proyectos individuales de mejora con sus metas y objetivos apuntan a las necesidades de la organización. </li></ul><ul><li>Los proyectos de mejora inician despues de que los proyectos anteriores estan completos. </li></ul><ul><li>Mejora continua se vuelve una caracteristica de la organizacion, actitudes y comportamiento </li></ul>
  36. <ul><li>La evaluacion del proceso es importante para la mejora continua, en caso de las siguientes circunstancias: </li></ul><ul><li>Cuando una meta a largo plazo es logras mas altos niveles de capacidad. </li></ul><ul><li>Cuando las necesidades en la organizacion indican lograr un nivel mas alto de capacidad. </li></ul>
  37. CUESTIONES CULTURALES <ul><li>La mejora del proceso de software debe de ser soportada por el liderazgo, la comunicacion y la motivacion, para que las acciones de mejoras sean exitosas se deben de conocer las cuestiones culturales a todo nivel, la mayoria de problemas frecuentemente ocurren debido a los factores culturales, por eso para las acciones de mejora un factor importante es la cuestion cultural. </li></ul>
  38. <ul><li>RESPONSABILIDAD DE LA ADMINISTRACION Y LIDERAZGO </li></ul><ul><li>El exito de la aplicacion de este estandar requiere compromiso y liderazgo de la administracion. </li></ul><ul><li>El bajo compromiso en los mandos medios puede ser un riesgo en el exito del proyeto de mejora de proceso. </li></ul><ul><li>Una estrategia de mitigacion de riesgos es la de que la alta gerencia este conciente del costo y el impacto </li></ul><ul><li>que la evaluacion y las acciones de mejora van a tener en los procesos que son aplicados. </li></ul>
  39. <ul><li>VALORES, ACTITUDES Y COMPORTAMIENTOS </li></ul><ul><li>Para mejorar de proceso del software se requieren valores, actitudes y comportamientos como: </li></ul><ul><li>Enfocar la atencion el la satisfaccion tanto interna como externa del consumidor. </li></ul><ul><li>Establecer sistemas de reconocimiento, para la satisfaccion de los empleados. </li></ul><ul><li>Demostrar el compromiso de la gerencia, liderazgo comunicando los proposito y las metas. </li></ul><ul><li>Poner la mejora de proceso como una parte del trabajo de todos y ayudar a que todos entiendan como las actividades de cada uno beneficia a una meta comun del equipo. </li></ul>
  40. <ul><li>COMUNICACION Y GRUPOS DE TRABAJO </li></ul><ul><li>Es necesario al analizar los resultados de la evaluacion mirar si hay barreras causadas por la falta de comunicacion y de trabajo en grupo. </li></ul><ul><li>Comunicacion y trabajo en grupo requiere confianza y habilidades. </li></ul><ul><li>Es importante considerar entrenamiento para mejorar la calidad y efectividad de la habilidad de los grupos de trabajo. </li></ul><ul><li>En la parte de la evaluacion, es importante construir confianza, haciendo entender al personal que esto no se hace con el fin de juzgarlos y que se va a guardar confidencialidad en la informacion recolectada. </li></ul>
  41. <ul><li>ENTRENAMIENTO Y CAPACITACION </li></ul><ul><li>Un programa de entrenamiento y capacitacion es fundamental para crear entornos donde se pueda ejecutar procesos de mejora, la efectividad de este debe de ser regularmente evaluada , el resultado de esta evaluacion nos dice que tan pertiente y adecuado fue el programa. </li></ul>
  42. Management <ul><li>Todo el potencial de la mejora de proceso de software puede ser realizada cuando se aplica y coordina con un marco de trabajo estructurado, esto requiere que sea organizado, planeado y medido, y todas la actividades de mejora de proceso esten sujetas a revision de la administracion. </li></ul>
  43. Responsabilidades <ul><li>Senior management </li></ul><ul><li>Administracion del programa de mejora de proceso </li></ul><ul><li>Administracion del proyecto de mejora de proceso </li></ul><ul><li>Responsabilidades de los dueños de procesos </li></ul><ul><ul><li>Cada proceso deberia de tener un dueño el cual es responsable de toda la actividad de mejora </li></ul></ul><ul><ul><li>Mejora de proceso de softwara busca incrementa las satisfaccion externa del consumidor como interna del </li></ul></ul><ul><ul><li>Personal, se debe de comar en cuenta sus puntos de vista. </li></ul></ul><ul><ul><li>Conciencia sobre la mejora de proceso y comunicacion colaborativa son requeridas en todos lo niveles de la organizacion </li></ul></ul>
  44. Roles de la unidad organizacional <ul><li>Los procesos y las practicas dentro de una unidad organizacional son objetivos de la mejora de proceso de software. </li></ul><ul><ul><li>El personal de la unidad organizaciones seran afectados por los cambios, por ello deben de estar envueltos </li></ul></ul><ul><li>En las actividades de mejora, sus opiniones y puntos de vista deberian ser considerados en la planeacion de las mejoras y ellos pueden dar una retroalimentacion util sobre los resultados. </li></ul>
  45. <ul><li>Responsabilidades en las unidades organzaciones envueltas en la mejora de proceso de software incluyen: </li></ul><ul><li>Recolectar las mediciones de las practicas/procesos de la unidad organizacional </li></ul><ul><li>Implementar las acciones de mejora sobre los procesos de la unidad organizacional </li></ul><ul><li>Monitorizar el progreso de las acciones de mejora </li></ul>

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