Your SlideShare is downloading. ×
Brug Mindre Tid På Mails
Upcoming SlideShare
Loading in...5
×

Thanks for flagging this SlideShare!

Oops! An error has occurred.

×
Saving this for later? Get the SlideShare app to save on your phone or tablet. Read anywhere, anytime – even offline.
Text the download link to your phone
Standard text messaging rates apply

Brug Mindre Tid På Mails

194
views

Published on

Simple værktøjer til at bruge 150 timer om året mindre på e-mails.

Simple værktøjer til at bruge 150 timer om året mindre på e-mails.


0 Comments
1 Like
Statistics
Notes
  • Be the first to comment

No Downloads
Views
Total Views
194
On Slideshare
0
From Embeds
0
Number of Embeds
1
Actions
Shares
0
Downloads
1
Comments
0
Likes
1
Embeds 0
No embeds

Report content
Flagged as inappropriate Flag as inappropriate
Flag as inappropriate

Select your reason for flagging this presentation as inappropriate.

Cancel
No notes for slide

Transcript

  • 1. 28. JUNI 2012BRUG MINDRE TID PÅ MAILSEMIL HORNUNG-NISSENPROJEKTØKONOM Præsentati on
  • 2. AARHUS UNIVERSITETINDLEDNING› Dette slideshow viderebringer det gode budskab fra e-bogen, ”Frigiv 150 timer til de væsentligste ting i dit liv” (kan googles).› Slideshowet kan læses i sig selv, men det største udbytte fås hvis e-bogen læses først. BRUG MINDRE TID PÅ MAILS 28. JUNI 2012 EMIL HORNUNG-NISSEN 2
  • 3. AARHUS UNIVERSITETSÅDAN BRUGER DU 150 TIMER MINDREPR. ÅR PÅ MAILSPerspektiv:› Frigør mere end 3 timers arbejdstid om ugen› Meget mindre stress› Større arbejdsglæde› Besparelse for din virksomhed: 7,8 pct. af lønbudget BRUG MINDRE TID PÅ MAILS 28. JUNI 2012 EMIL HORNUNG-NISSEN 3
  • 4. AARHUS UNIVERSITET15O TIMER ER ET KONSERVATIVT BUDPotentiel besparelse op til 30 gange højere. BRUG MINDRE TID PÅ MAILS 28. JUNI 2012 EMIL HORNUNG-NISSEN 4
  • 5. AARHUS UNIVERSITET4 SIMPLE TRIN1. Tjek kun mail 2 gange om dagen2. Håndter din indbakke3. Skriv mails der bliver læst - og besvaret4. Få lavet en mailpolitik BRUG MINDRE TID PÅ MAILS 28. JUNI 2012 EMIL HORNUNG-NISSEN 5
  • 6. AARHUS UNIVERSITET2 GANGE OM DAGENProblem:› Hver gang du tjekker mail forsvinder 1-5 min. › Læse, besvare og vende tilbage til opgave› De fleste tjekker mail hvert 5. minut› Koncentrationen ryger ved pop-up og «pling» › Der kan gå 30 min. inden man er på samme koncentrationsniveau› Tjekke mail som det første › Slave af andres forespørgsler og opgaver › Kommer ikke igang med det væsentlige BRUG MINDRE TID PÅ MAILS 28. JUNI 2012 EMIL HORNUNG-NISSEN 6
  • 7. AARHUS UNIVERSITET2 GANGE OM DAGENLøsning:› Tjek kun 2 gange › Mindre pendulering. Mindre tidsspilde. › Mere kontrol over din arbejdsdag. Mindre stress.› Fjern notifikationer ved ny mail › Filer – Indstillinger – Post – Modtagelse af meddelelse, og fjern alle flueben› (Afbryd forbindelsen: Send/modtag – Arbejd offline) (Stadig skeptisk? Læs s. 9 i «Frigiv 150 timer til de væsentligste ting i dit liv») BRUG MINDRE TID PÅ MAILS 28. JUNI 2012 EMIL HORNUNG-NISSEN 7
  • 8. AARHUS UNIVERSITET4 SIMPLE TRIN1. Tjek kun mail 2 gange om dagen2. Håndter din indbakke3. Skriv mails der bliver læst - og besvaret4. Få lavet en mailpolitik BRUG MINDRE TID PÅ MAILS 28. JUNI 2012 EMIL HORNUNG-NISSEN 8
  • 9. AARHUS UNIVERSITETHÅNDTER DIN INDBAKKEA) Proces og systematik1. Delete › Slet mailen2. Delegate › Videresend mailen3. Defer › Læg til side (evt. i mappe)4. Do it › Besvar med det samme (max 2 minutter)› Efter lidt træning tager det sekunder at behandle hver mail.B) Besvarelse i afgrænset tidsrum BRUG MINDRE TID PÅ MAILS 28. JUNI 2012 EMIL HORNUNG-NISSEN 9
  • 10. AARHUS UNIVERSITETHÅNDTER DIN INDBAKKEYderligere 3 råd1. Eliminer forstyrrelser (nyhedsbreve, ...)2. Send. Færre. Mails. › (og modtag færre mails)3. RING! › Mail er uegnet til mange typer af informationer BRUG MINDRE TID PÅ MAILS 28. JUNI 2012 EMIL HORNUNG-NISSEN 10
  • 11. AARHUS UNIVERSITET4 SIMPLE TRIN1. Tjek kun mail 2 gange om dagen2. Håndter din indbakke3. Skriv mails der bliver læst - og besvaret4. Få lavet en mailpolitik BRUG MINDRE TID PÅ MAILS 28. JUNI 2012 EMIL HORNUNG-NISSEN 11
  • 12. AARHUS UNIVERSITETLæst - og besvaretFor at få et (brugbart) svar på en mail, skal den:› Indbyde til at læse › NO-GO: «betonmur af tegn» (dette slide er et eksempel herpå) › Luft og afsnit › Punktopstillinger, indryk og underoverskrifter› Indholde et klart budskab og en klar handlingsanvisning › Type: T.o. / Spørgsmål / udbeder sig handling? › Kom til sagen (smartphone-format: max to linjer) › Handlingsanvisning skal skille sig ud, visuelt › Strategisk placering: mails læses ofte i "F-mønster"› Indbyde til at besvare › Begræns antallet af spørgsmål › Sproglige markeringer af hvordan besked skal forstås › Benyt samme høflighedsmekanismer som vi bruger ansigt-til-ansigt («150 timer...», s. 18) BRUG MINDRE TID PÅ MAILS 28. JUNI 2012 EMIL HORNUNG-NISSEN 12
  • 13. AARHUS UNIVERSITETLæst - og besvaretDen mest effektive mail er den der ikke bliver sendt› Vurder hver gang: er det strengt nødvendigt at sende?› «Til...» og «Cc...» - hold på et minimumHusk også› «Den gode email» (oplæg af Ulla Krag, fællesmøde d. 14/6) BRUG MINDRE TID PÅ MAILS 28. JUNI 2012 EMIL HORNUNG-NISSEN 13
  • 14. AARHUS UNIVERSITET4 SIMPLE TRIN1. Tjek kun mail 2 gange om dagen2. Håndter din indbakke3. Skriv mails der bliver læst - og besvaret4. Få lavet en mailpolitik BRUG MINDRE TID PÅ MAILS 28. JUNI 2012 EMIL HORNUNG-NISSEN 14
  • 15. AARHUS UNIVERSITETMailpolitik Forslag › Kl. 10 og kl. 14 tjekker vi mail › Undgå: «Har du ikke fået min mail?» og «Jeg har lige sendt dig en mail» › Kulturændring – men nødvendig for at frigøre sig fra sin indbakke. › Vi vil «Skrive mails der bliver læst – og besvaret» (jf. punkt 3) BRUG MINDRE TID PÅ MAILS 28. JUNI 2012 EMIL HORNUNG-NISSEN 15
  • 16. AARHUS UNIVERSITETFAQ› Hvor finder jeg belæg for de fremsatte påstande? › E-bogen, «Frigiv 150 timer til de væsentligste ting i dit liv» - spækket med videnskabelige kilder.› Vil jeg være tilgængelig nok hvis jeg kun tjekker 2 gange om dagen? › JA: Du går jo også til møder eller frokost, hvor afsenderen må vente på svar. Går verden under af det?› Jeg har 2000 ulæste mails; hvordan får jeg hurtigt en tom indbakke? › Flyt dem til en mappe. Vend tilbage når du har brug for dem. BRUG MINDRE TID PÅ MAILS 28. JUNI 2012 EMIL HORNUNG-NISSEN 16

×