28. JUNI 2012BRUG MINDRE TID PÅ MAILSEMIL HORNUNG-NISSENPROJEKTØKONOM    Præsentati            on
AARHUS     UNIVERSITETINDLEDNING› Dette slideshow viderebringer det gode budskab fra  e-bogen, ”Frigiv 150 timer til de væ...
AARHUS    UNIVERSITETSÅDAN BRUGER DU 150 TIMER MINDREPR. ÅR PÅ MAILSPerspektiv:› Frigør mere end 3 timers arbejdstid om ug...
AARHUS    UNIVERSITET15O TIMER ER ET KONSERVATIVT BUDPotentiel besparelse op til 30 gange højere.                         ...
AARHUS     UNIVERSITET4 SIMPLE TRIN1. Tjek kun mail 2 gange om dagen2. Håndter din indbakke3. Skriv mails der bliver læst ...
AARHUS     UNIVERSITET2 GANGE OM DAGENProblem:› Hver gang du tjekker mail forsvinder 1-5 min.           › Læse, besvare og...
AARHUS     UNIVERSITET2 GANGE OM DAGENLøsning:› Tjek kun 2 gange            › Mindre pendulering. Mindre tidsspilde.      ...
AARHUS     UNIVERSITET4 SIMPLE TRIN1. Tjek kun mail 2 gange om dagen2. Håndter din indbakke3. Skriv mails der bliver læst ...
AARHUS      UNIVERSITETHÅNDTER DIN INDBAKKEA) Proces og systematik1.   Delete             ›      Slet mailen2.   Delegate ...
AARHUS     UNIVERSITETHÅNDTER DIN INDBAKKEYderligere 3 råd1. Eliminer forstyrrelser (nyhedsbreve, ...)2. Send. Færre. Mail...
AARHUS    UNIVERSITET4 SIMPLE TRIN1. Tjek kun mail 2 gange om dagen2. Håndter din indbakke3. Skriv mails der bliver læst -...
AARHUS      UNIVERSITETLæst - og besvaretFor at få et (brugbart) svar på en mail, skal den:› Indbyde til at læse          ...
AARHUS     UNIVERSITETLæst - og besvaretDen mest effektive mail er den der ikke bliver sendt› Vurder hver gang: er det str...
AARHUS     UNIVERSITET4 SIMPLE TRIN1. Tjek kun mail 2 gange om dagen2. Håndter din indbakke3. Skriv mails der bliver læst ...
AARHUS    UNIVERSITETMailpolitik Forslag › Kl. 10 og kl. 14 tjekker vi mail              › Undgå: «Har du ikke fået min ma...
AARHUS    UNIVERSITETFAQ› Hvor finder jeg belæg for de fremsatte påstande?           › E-bogen, «Frigiv 150 timer til de v...
Upcoming SlideShare
Loading in …5
×

Brug Mindre Tid På Mails

329 views
258 views

Published on

Simple værktøjer til at bruge 150 timer om året mindre på e-mails.

0 Comments
1 Like
Statistics
Notes
  • Be the first to comment

No Downloads
Views
Total views
329
On SlideShare
0
From Embeds
0
Number of Embeds
13
Actions
Shares
0
Downloads
1
Comments
0
Likes
1
Embeds 0
No embeds

No notes for slide

Brug Mindre Tid På Mails

  1. 1. 28. JUNI 2012BRUG MINDRE TID PÅ MAILSEMIL HORNUNG-NISSENPROJEKTØKONOM Præsentati on
  2. 2. AARHUS UNIVERSITETINDLEDNING› Dette slideshow viderebringer det gode budskab fra e-bogen, ”Frigiv 150 timer til de væsentligste ting i dit liv” (kan googles).› Slideshowet kan læses i sig selv, men det største udbytte fås hvis e-bogen læses først. BRUG MINDRE TID PÅ MAILS 28. JUNI 2012 EMIL HORNUNG-NISSEN 2
  3. 3. AARHUS UNIVERSITETSÅDAN BRUGER DU 150 TIMER MINDREPR. ÅR PÅ MAILSPerspektiv:› Frigør mere end 3 timers arbejdstid om ugen› Meget mindre stress› Større arbejdsglæde› Besparelse for din virksomhed: 7,8 pct. af lønbudget BRUG MINDRE TID PÅ MAILS 28. JUNI 2012 EMIL HORNUNG-NISSEN 3
  4. 4. AARHUS UNIVERSITET15O TIMER ER ET KONSERVATIVT BUDPotentiel besparelse op til 30 gange højere. BRUG MINDRE TID PÅ MAILS 28. JUNI 2012 EMIL HORNUNG-NISSEN 4
  5. 5. AARHUS UNIVERSITET4 SIMPLE TRIN1. Tjek kun mail 2 gange om dagen2. Håndter din indbakke3. Skriv mails der bliver læst - og besvaret4. Få lavet en mailpolitik BRUG MINDRE TID PÅ MAILS 28. JUNI 2012 EMIL HORNUNG-NISSEN 5
  6. 6. AARHUS UNIVERSITET2 GANGE OM DAGENProblem:› Hver gang du tjekker mail forsvinder 1-5 min. › Læse, besvare og vende tilbage til opgave› De fleste tjekker mail hvert 5. minut› Koncentrationen ryger ved pop-up og «pling» › Der kan gå 30 min. inden man er på samme koncentrationsniveau› Tjekke mail som det første › Slave af andres forespørgsler og opgaver › Kommer ikke igang med det væsentlige BRUG MINDRE TID PÅ MAILS 28. JUNI 2012 EMIL HORNUNG-NISSEN 6
  7. 7. AARHUS UNIVERSITET2 GANGE OM DAGENLøsning:› Tjek kun 2 gange › Mindre pendulering. Mindre tidsspilde. › Mere kontrol over din arbejdsdag. Mindre stress.› Fjern notifikationer ved ny mail › Filer – Indstillinger – Post – Modtagelse af meddelelse, og fjern alle flueben› (Afbryd forbindelsen: Send/modtag – Arbejd offline) (Stadig skeptisk? Læs s. 9 i «Frigiv 150 timer til de væsentligste ting i dit liv») BRUG MINDRE TID PÅ MAILS 28. JUNI 2012 EMIL HORNUNG-NISSEN 7
  8. 8. AARHUS UNIVERSITET4 SIMPLE TRIN1. Tjek kun mail 2 gange om dagen2. Håndter din indbakke3. Skriv mails der bliver læst - og besvaret4. Få lavet en mailpolitik BRUG MINDRE TID PÅ MAILS 28. JUNI 2012 EMIL HORNUNG-NISSEN 8
  9. 9. AARHUS UNIVERSITETHÅNDTER DIN INDBAKKEA) Proces og systematik1. Delete › Slet mailen2. Delegate › Videresend mailen3. Defer › Læg til side (evt. i mappe)4. Do it › Besvar med det samme (max 2 minutter)› Efter lidt træning tager det sekunder at behandle hver mail.B) Besvarelse i afgrænset tidsrum BRUG MINDRE TID PÅ MAILS 28. JUNI 2012 EMIL HORNUNG-NISSEN 9
  10. 10. AARHUS UNIVERSITETHÅNDTER DIN INDBAKKEYderligere 3 råd1. Eliminer forstyrrelser (nyhedsbreve, ...)2. Send. Færre. Mails. › (og modtag færre mails)3. RING! › Mail er uegnet til mange typer af informationer BRUG MINDRE TID PÅ MAILS 28. JUNI 2012 EMIL HORNUNG-NISSEN 10
  11. 11. AARHUS UNIVERSITET4 SIMPLE TRIN1. Tjek kun mail 2 gange om dagen2. Håndter din indbakke3. Skriv mails der bliver læst - og besvaret4. Få lavet en mailpolitik BRUG MINDRE TID PÅ MAILS 28. JUNI 2012 EMIL HORNUNG-NISSEN 11
  12. 12. AARHUS UNIVERSITETLæst - og besvaretFor at få et (brugbart) svar på en mail, skal den:› Indbyde til at læse › NO-GO: «betonmur af tegn» (dette slide er et eksempel herpå) › Luft og afsnit › Punktopstillinger, indryk og underoverskrifter› Indholde et klart budskab og en klar handlingsanvisning › Type: T.o. / Spørgsmål / udbeder sig handling? › Kom til sagen (smartphone-format: max to linjer) › Handlingsanvisning skal skille sig ud, visuelt › Strategisk placering: mails læses ofte i "F-mønster"› Indbyde til at besvare › Begræns antallet af spørgsmål › Sproglige markeringer af hvordan besked skal forstås › Benyt samme høflighedsmekanismer som vi bruger ansigt-til-ansigt («150 timer...», s. 18) BRUG MINDRE TID PÅ MAILS 28. JUNI 2012 EMIL HORNUNG-NISSEN 12
  13. 13. AARHUS UNIVERSITETLæst - og besvaretDen mest effektive mail er den der ikke bliver sendt› Vurder hver gang: er det strengt nødvendigt at sende?› «Til...» og «Cc...» - hold på et minimumHusk også› «Den gode email» (oplæg af Ulla Krag, fællesmøde d. 14/6) BRUG MINDRE TID PÅ MAILS 28. JUNI 2012 EMIL HORNUNG-NISSEN 13
  14. 14. AARHUS UNIVERSITET4 SIMPLE TRIN1. Tjek kun mail 2 gange om dagen2. Håndter din indbakke3. Skriv mails der bliver læst - og besvaret4. Få lavet en mailpolitik BRUG MINDRE TID PÅ MAILS 28. JUNI 2012 EMIL HORNUNG-NISSEN 14
  15. 15. AARHUS UNIVERSITETMailpolitik Forslag › Kl. 10 og kl. 14 tjekker vi mail › Undgå: «Har du ikke fået min mail?» og «Jeg har lige sendt dig en mail» › Kulturændring – men nødvendig for at frigøre sig fra sin indbakke. › Vi vil «Skrive mails der bliver læst – og besvaret» (jf. punkt 3) BRUG MINDRE TID PÅ MAILS 28. JUNI 2012 EMIL HORNUNG-NISSEN 15
  16. 16. AARHUS UNIVERSITETFAQ› Hvor finder jeg belæg for de fremsatte påstande? › E-bogen, «Frigiv 150 timer til de væsentligste ting i dit liv» - spækket med videnskabelige kilder.› Vil jeg være tilgængelig nok hvis jeg kun tjekker 2 gange om dagen? › JA: Du går jo også til møder eller frokost, hvor afsenderen må vente på svar. Går verden under af det?› Jeg har 2000 ulæste mails; hvordan får jeg hurtigt en tom indbakke? › Flyt dem til en mappe. Vend tilbage når du har brug for dem. BRUG MINDRE TID PÅ MAILS 28. JUNI 2012 EMIL HORNUNG-NISSEN 16

×