3 ANOS DE EVOLUÇÃO DA                                                     GESTÃO POR PROCESSOS EM                         ...
Visão Geral• A presente apresentação descreve TRÊS ANO DE EVOLUÇÃO da  gestão por processos em uma organização;• Nos últim...
ATO 1: ONascimento da Unidade de  ProcessosELO Group, Michael Rosemann e Paul Harmon – 2011 ©
Linha do TempoPROCESSO 1  OUT-JAN         FEV--MAI         JUN-SET              OUT-JAN   FEV--MAI   JUN-SET   OUT-JAN   F...
Contextualização do Ato• “VOCÊ FOI ESCOLHIDO para implantar a gestão por  processos dentro da organização!”• “SIM! A organ...
Relembrando - Método ELO GroupELO Group, Michael Rosemann e Paul Harmon – 2011 ©   6
Por onde usualmente começamos?ELO Group, Michael Rosemann e Paul Harmon – 2011 ©   7
Onde realizar o projeto piloto?Critérios de escolha:1. Comprometimento do timepara mudar a situação atual2. Impacto releva...
Onde nós estamos nesse momento?                                   Processos vão começar a                                 ...
Qual nossa governança atual?                                                      Não há ainda integração de              ...
ATO 2:                                                     Execução do 1º ProjetoELO Group, Michael Rosemann e Paul Harmon...
Timeline               EXECUÇÃO DECOMPRAS         PROJETOS OUT-JAN         FEV--MAI         JUN-SET              OUT-JAN  ...
Contextualização do Ato   “As compras                          “Os pedidos                                                ...
“Projetos de Modelagem de Processos”GANHO                               REALIZAR                     REALIZAR             ...
“Projetos de Redesenho de Processos”                                                    TEMPO MÉDIO        PERDAS COM ERRO...
Projetos que criam valor para a organização !                                                  TEMPO MÉDIO                ...
Criando Valor para a Organização (2/2)                                                    TEMPO MÉDIO                     ...
EXECUÇÃO DOS                         PROJETOS DE                                                                          ...
Amanha                                                                                                                    ...
gestaoavista@elogroup.com.br    ADQUIRIR BENS E SERVIÇOSEscopo preenchido comas “macro etapas” doprocesso em questãoELO Gr...
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Amanha      5. IMPLEMENTAR NOVO PROCESSO E REALIZAR                                                                       ...
gestaoavista@elogroup.com.br     ADQUIRIR BENS E SERVIÇOSELO Group, Michael Rosemann e Paul Harmon – 2011 ©
Amanha5. IMPLEMENTAR NOVO PROCESSO E REALIZAR                                                                             ...
Disseminação da Cultura de Gestão por ProcessosSITUAÇÃO ATUAL             Jorge, acompanhava o             trabalho do pes...
ATO 3: Ativação da           Gestão do Dia-a-Dia              em ComprasELO Group, Michael Rosemann e Paul Harmon – 2011 ©
Timeline                                 EXECUÇÃO DECONTABILIDADE                                  PROJETOS               ...
Contextualização do Ato•     “O projeto foi ótimo! A gestão por processos ESTÁ IMPLANTADA ?”•     “Algumas melhorias ainda...
Ao final do projeto de melhoria em Compras... Quando termina o projeto e se inicia a gestão do dia a dia?                 ...
Gestão do Dia-a-Dia: Situação Atual                   MÊS 1                              MÊS 2                         MÊS...
Precisamos dotar os gestores de mecanismos e ferramentaspara fazer melhor a gestão!       jurídico                        ...
Gestão do Dia-a-Dia: Modelo Estruturado                                     TEMPO DA SOLICITAÇÃO                          ...
REUNIÃO MENSAL DE MONITORAMENTO – Mês 1                                             Boletim de Informações                ...
Gestão do Dia-a-Dia: Modelo Estruturado                                      TEMPO DA SOLICITAÇÃO                         ...
BPM Global Trends 2011 - ELO Group
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BPM Global Trends 2011 - ELO Group

  1. 1. 3 ANOS DE EVOLUÇÃO DA GESTÃO POR PROCESSOS EM UMA ORGANIZAÇÃO !ELO Group, Michael Rosemann e Paul Harmon – 2011 ©ELO Group, Michael Rosemann e Paul Harmon – 2011 ©
  2. 2. Visão Geral• A presente apresentação descreve TRÊS ANO DE EVOLUÇÃO da gestão por processos em uma organização;• Nos últimos anos, esta organização experimentou diversas iniciativas pontuais de documentação de processos que efetivamente NÃO CONTAGIARAM os profissionais envolvidos;• A forma como os fatos são narrados nesta história NÃO SUGERE UMA RECEITA ÚNICA para evolução da gestão por processos em uma organização. Trata-se apenas de um CONJUNTO DE BOAS IDEIAS e práticas que podem ser reorganizados de outras formas;• Esta história será contada a partir de 8 ATOS apresentados sob a perspectiva de uma unidade de processos responsabilizada por evoluir a gestão por processos dentro da organização;• O método de gestão por processos da ELO Group será utilizado como base para apresentação desta história. Contudo, a sequencia de ideias e conceitos a seguir PODEM E DEVEM SER APLICADAS EM OUTRO MÉTODOS;• „ELO Group, Michael Rosemann e Paul Harmon – 2011 © 2
  3. 3. ATO 1: ONascimento da Unidade de ProcessosELO Group, Michael Rosemann e Paul Harmon – 2011 ©
  4. 4. Linha do TempoPROCESSO 1 OUT-JAN FEV--MAI JUN-SET OUT-JAN FEV--MAI JUN-SET OUT-JAN FEV--MAI JUN-SET 1º ano ELO Group, Michael Rosemann e Paul Harmon – 2011 © 2º ano 3º ano 4
  5. 5. Contextualização do Ato• “VOCÊ FOI ESCOLHIDO para implantar a gestão por processos dentro da organização!”• “SIM! A organização possui um certo TRAUMA com as iniciativas de modelagem realizadas!”• “SIM! As iniciativas anteriores de modelagem de processos criaram RESISTÊNCIAS NA ORGANIZAÇÃO !• “Precisamos de uma VISÃO PRAGMÁTICA de o que é gestão por processos e como vamos implanta-la na organização?”ELO Group, Michael Rosemann e Paul Harmon – 2011 © 5
  6. 6. Relembrando - Método ELO GroupELO Group, Michael Rosemann e Paul Harmon – 2011 © 6
  7. 7. Por onde usualmente começamos?ELO Group, Michael Rosemann e Paul Harmon – 2011 © 7
  8. 8. Onde realizar o projeto piloto?Critérios de escolha:1. Comprometimento do timepara mudar a situação atual2. Impacto relevante para aOrganização3. Risco controlado experiente praticante simpático indiferente COMPRAS Resistente passivoELO Group, Michael Rosemann e Paul Harmon – 2011 © Resistente ativo 8
  9. 9. Onde nós estamos nesse momento? Processos vão começar a ser melhorados em nível departamental. Estamos Times de Processo Nível 5. Continuamente entrando no Nível 2! Aprimoram os Processos Continuamente Processos Melhorados Processos são Nível 4. Medidos e Processos são Gerenciados Gerenciados Sistematicamente Processos são Nível 3. Organizados e Maior Parte dos Redesenhados no Processos âmbito Empresarial Organizados Processos são Melhorados em Nível 2. Departamentos ou Alguns Processos Grupos de Trabalho Organizados O Gap de Nível 1. Processos Não há Processos Cultura Organizados de HeróisELO Group, Michael Rosemann e Paul Harmon – 2011 © 9
  10. 10. Qual nossa governança atual? Não há ainda integração de BPM com outras disciplinas de O próprio gestão Escritório é quem entregará BPM Métodos de BPM formais inexistentes Papel de Dono ainda não formalizado. Precisamos de um dono de processo Execução de processos ad-hocELO Group, Michael Rosemann e Paul Harmon – 2011 © 10
  11. 11. ATO 2: Execução do 1º ProjetoELO Group, Michael Rosemann e Paul Harmon – 2011 ©
  12. 12. Timeline EXECUÇÃO DECOMPRAS PROJETOS OUT-JAN FEV--MAI JUN-SET OUT-JAN FEV--MAI JUN-SET OUT-JAN FEV--MAI JUN-SET 1º ano ELO Group, Michael Rosemann e Paul Harmon – 2011 © 2º ano 3º ano 12
  13. 13. Contextualização do Ato “As compras “Os pedidos “Retrabalho! “Os demoram são solicitados são sempre os pagamentos muito” de forma mesmos erros” são sempre incorreta” “Sempre para ontem” “Não existefuncionou desta “ Não existe tempo “O fluxo deforma, é melhor planejamento suficiente” caixa não está se contentar“ de compras” otimizado” “Informações “O sistema não “O jurídico disponíveis não “Multas e mais funciona” demora muito são suficientes” multas” para aprovar” SOLICITANTE COMPRAS JURÍDICO CONTAS A PAGARELO Group, Michael Rosemann e Paul Harmon – 2011 © 13
  14. 14. “Projetos de Modelagem de Processos”GANHO REALIZAR REALIZAR RECEBER BEM REALIZAR PLANEJAMENTO COMPRA OU OU SERVIÇO PAGAMENTO ANUAL DE COMPRAS CONTRATAÇÃO PRODUTOS ENTRADASPROCESSOMELHORIA ELO Group, Michael Rosemann e Paul Harmon – 2011 © 14
  15. 15. “Projetos de Redesenho de Processos” TEMPO MÉDIO PERDAS COM ERROS DE COMPRAS EM COMPRASGANHO PRODUTOS ENTRADASPROCESSO POLÍTICAS, SISTEMAS DEMELHORIA NORMAS E INFORMAÇÃO PROCEDIMENTOS 1) Simplificar rotinas 1) Automatizar controle de aprovação de de pagamento; compras 2) Implementar regras para aprovar compras; 3) Digitalizar ELO Group, Michael Rosemann e Paul Harmon – 2011 © documentos 15
  16. 16. Projetos que criam valor para a organização ! TEMPO MÉDIO PERDAS COM ERROS DE COMPRAS EM COMPRASGANHO PRODUTOS ENTRADASPROCESSO POLÍTICAS, PESSOAS: TERCEIROS E ESTRUTURA SISTEMAS DEMELHORIA NORMAS E COMPETÊNCIAS PARCEIROS ORGANIZACIONAL INFORMAÇÃO PROCEDIMENTOS E MOTIVAÇÕES ELO Group, Michael Rosemann e Paul Harmon – 2011 © 16
  17. 17. Criando Valor para a Organização (2/2) TEMPO MÉDIO PERDAS COM ERROS DE COMPRAS EM COMPRASGANHO PRODUTOS ENTRADASPROCESSO POLÍTICAS, PESSOAS: TERCEIROS E ESTRUTURA SISTEMAS DEMELHORIA NORMAS E COMPETÊNCIAS PARCEIROS ORGANIZACIONAL INFORMAÇÃO PROCEDIMENTOS E MOTIVAÇÕES 1) Criar grupo de 1) Revisar a política 1) Relatório das 1) Automatizar controle 1) Construir Planejamento de alçada Unidades “que de pagamento; Cadastro de Compram bem” 2) Implementar regras fornecedores para aprovar compras; 3) Digitalizar ELO Group, Michael Rosemann e Paul Harmon – 2011 © documentos 17
  18. 18. EXECUÇÃO DOS PROJETOS DE GANHOS PROCESSOS MELHORIA PROCESSOS POR QUE ? ESCOPO ! COMO ? Quais os Qual o escopo do Quais problemas e 07 Construir VISÃO DE FUTURO ganhos esperados ? processo? oportunidades de melhorias ? Entender e Mapear Situação Entender e e Mapear Situação Entender Mapear Situação Entender ee Mapear Situação Entender Mapear Situação Analisar Melhorias e e e Analisar Melhorias Analisar Melhorias e Analisar Melhorias Analisar Melhorias Redesenhar novo processo e eee Redesenhar novo processo Redesenhar novo processo Redesenhar novo processo e Redesenharnovo processo Implementar novo processo eee e Implementar novo processo e Implementar novo processo Implementar novo processo Implementar processo Construir Visão de FuturoFuturo Construir Visão dede Construir Visão de Futuro Futuro Construir Visão Construir Visão de Futuro Atual Atual AtualAtual Atual Resultados Esperados Resultados Esperados Resultados Esperados Resultados Esperados Resultados Esperados Preparar implementação Preparar implementação Preparar implementação Preparar implementação Preparar implementação operação assistida operação assistida operação assistida operação assistida operação assistida Depois Depois Depois Depois Depois Depois Depois Depois Depois Depois Depois DepoisDepois Depois Depois Amanhã Amanhã Amanhã Amanhã Amanhã 3 3 3 3 3 Amanhã Amanhã Amanhã Amanhã Amanhã MELHORIA 1 2 2 2 2 2 MELHORIA 2 Hoje Hoje Hoje Hoje Hoje 111 11 Hoje Hoje HojeHoje Hoje 2 22 22 Hoje Hoje Hoje Hoje Hoje 3 33 3 1 1 1 1 Hoje Hoje Hoje Hoje Hoje 4 4 44 Hoje Hoje Hoje Hoje Hoje 5 5 55 GANHO 1 GANHO 2 Qual a performance Como o processo funciona ? O que restringe a ENTENDER e 08 MENSURAR Situação atual ? visão de futuro ? Atual Entender e Mapear Situação Entender e e Mapear Situação Entender Mapear Situação Entender ee Mapear Situação Entender Mapear Situação Analisar Melhorias e e e Analisar Melhorias Analisar Melhorias e Analisar Melhorias Analisar Melhorias Redesenhar novo processo e eee Redesenhar novo processo Redesenhar novo processo Redesenhar novo processo e Redesenharnovo processo Implementar novo processo eee e Implementar novo processo e Implementar novo processo Implementar novo processo Implementar processoVisão FuturoFuturouir de de Futuro o Visão dede são de Futuro Futuro truir Visão Atual Atual AtualAtual Atual Resultados Esperados Resultados Esperados Resultados Esperados Resultados Esperados Resultados Esperados Preparar implementação Preparar implementação Preparar implementação Preparar implementação Preparar implementação operação assistida operação assistida operação assistida operação assistida operação assistida MELHORIA 1ois Depois Depois Depois Amanhã Amanhã Amanhã Amanhã Amanhã Amanhã Amanhã Amanhã Amanhãs Depois Depois Depois Depois Depois DepoisDepois Depois Depois 3 3 3 3 3 Amanhã MELHORIA 2 2 2 2 2 2 “RASCUNHO” MELHORIA 3 111 11 Hoje Hoje HojeHoje Hoje 2 22 22 Hoje Hoje Hoje Hoje Hoje 33 4 44 5 33 GANHO 1 4GANHO 2 5 55 1 1 1 1 Hoje Hoje Hoje Hoje Hoje Hoje HojeHoje Hoje Hoje 09ANALISAR Processos Qual a performance Como o processo poderia funcionar ? Como detalhar as melhorias? e QUANTIFICAR Ganhos esperada ? O que manter, melhorar ou inovar? O que é prioritário? Mapear Situaçãonder e e Mapear Situação ender Mapear Situação e Mapear Situaçãoer e Mapear Situação Analisar Melhorias e e e Analisar Melhorias Analisar Melhorias e Analisar Melhorias Analisar Melhorias Redesenhar novo processo e eee Redesenhar novo processo Redesenhar novo processo Redesenhar novo processo e Redesenharnovo processo Implementar novo processo eee e Implementar novo processo e Implementar novo processo Implementar novo processo Implementar processo Atual Atual AtualAtual Atual Resultados Esperados Resultados Esperados Resultados Esperados Resultados Esperados Resultados Esperados Preparar implementação Preparar implementação Preparar implementação Preparar implementação Preparar implementação operação assistida operação assistida operação assistida operação assistida operação assistidaDepois is Depoisepois Depois Depois DepoisDepois Depois Depois Amanhã Amanhã Amanhã Amanhã Amanhã 3 3 3 3 3 Amanhã Amanhã Amanhã Amanhã Amanhã MELHORIA 1 FKASHFJHASFJHASJHFASHFASHxFASFAS FHSJDHFASHFKJSAHFJASHFHASFASFSAF 2 2 2 2 2 MELHORIA 2 FKASHFJHASFJHASJHFASHFASHxFASFAS FHSJDHFASHFKJSAHFJASHFHASFASFSAF 2 22 22 Hoje Hoje Hoje Hoje Hoje 33 33 Hoje Hoje Hoje Hoje Hoje 1 1 1 1 4 44 5 55 4 GANHO 1 5 GANHO 2 Hoje Hoje Hoje Hoje Hoje MELHORIA 3 FKASHFJHASFJHASJHFASHFASHxFASFAS FHSJDHFASHFKJSAHFJASHFHASFASFSAF FKASHFJHASFJHASJHFASHFASHxFASFAS MELHORIA 4 FHSJDHFASHFKJSAHFJASHFHASFASFSAF 10 REDESENHAR Como o processo irá funcionar ? Como implantar a melhoria? processo e PREPARAR Quando implantar a melhoria? ar Melhorias e eAnalisarMelhorias e nalisar Melhorias isar Melhoriasnalisar Melhorias eados Esperadosesultados Esperadossultados Esperados esultados Esperados ltados Esperados Implantação Redesenhar novo processo e eee Redesenhar novo processo Redesenhar novo processo Redesenhar novo processo e Redesenharnovo processo Preparar implementação Preparar implementação Preparar implementação Preparar implementação Preparar implementação Implementar novo processo eee e Implementar novo processo e Implementar novo processo Implementar novo processo Implementar processo operação assistida operação assistida operação assistida operação assistida operação assistida Quem implanta a melhoria ?epois Amanhã Amanhã Amanhã Amanhã Amanhã Amanhã AmanhãDepois Depois Amanhã Amanhã Amanhãois 3 3 3 3 3 2 2 2 2 2 MELHORIA 3 MELHORIA 4 33 33 1 1 1 1 Hoje Hoje Hoje Hoje Hoje 4 4 44 Hoje HojeHoje Hoje Hoje 5 5 55 11 IMPLEMENTAR Quais ganhos Mudar o processo ! Implantar Melhorias Processohar novo processo e e esenhar novoprocesso eesenhar novo processosenhar novo processo nhar novo processo e Realizar Operação Implementar novo processo eee e Implementar novo processo e Implementar novo processo Implementar novo processo Implementar processo Estão sendo obtidos?ar implementação parar implementação parar implementaçãoparar implementaçãoarar implementação operação assistida operação assistida operação assistida operação assistida operação assistidahãhã ã 3 3 3 Assistida Amanhã Amanhã Amanhã Amanhã Amanhã 4 4 44 Hoje HojeHoje Hoje Hoje 5 5 55 GANHO 1 GANHO 2 ELO Group, Michael Rosemann e Paul Harmon – 2011 ©
  19. 19. Amanha Amanha Amanha Amanha Amanha 1. CONSTRUIR VISÃO DE FUTURO 3 3 2 2 Hoje Hoje Hoje 1 Hoje 1 Hoje TEMPO DA SOLICITAÇÃO PERDAS COM MULTAS E AO RECEBIBMENTO ATRASOS NO PAGAMENTOGANHOPROCESSO REALIZAR REALIZAR PLANEJAMENTO RECEBER BEM REALIZAR COMPRA OU ANUAL DE OU SERVIÇO PAGAMENTO CONTRATAÇÃO COMPRAS DETALHAMENTO DA SOLUÇÃO IDEIA DE (Contexto atual) PARA (Solução)MELHORIA Definir regras para o planejamento de 1 compras Revisar o formulário de aquisição de 2 bens e serviços Revisar a política de alçada de 3 aprovação de compras 4 Atualizar o banco de fornecedores ELO Group, Michael Rosemann e Paul Harmon – 2011 © 19
  20. 20. gestaoavista@elogroup.com.br ADQUIRIR BENS E SERVIÇOSEscopo preenchido comas “macro etapas” doprocesso em questãoELO Group, Michael Rosemann e Paul Harmon – 2011 ©
  21. 21. gestaoavista@elogroup.com.br ADQUIRIR BENS E SERVIÇOS Metas definidas na visão de Identificação de ganhos futuro para o atingimento durante a construção da dos ganhos para o processo Visão de FuturoELO Group, Michael Rosemann e Paul Harmon – 2011 ©
  22. 22. gestaoavista@elogroup.com.br ADQUIRIR BENS E SERVIÇOS Criação de ideias para atingimento dos ganhos definidosELO Group, Michael Rosemann e Paul Harmon – 2011 ©
  23. 23. Amanha Amanha Amanha Amanha Amanha 2. ENTENDER E MENSURAR SITUAÇÃO ATUAL 3 3 2 2 Hoje Hoje Hoje 1 Hoje 1 Hoje TEMPO DA SOLICITAÇÃO DADOS DA MENSURAÇÃO DA SITUAÇÃO ATUAL AO RECEBIMENTO Contagem de solicitação deGANHO compras não conformes nos últimos 3 meses: aprox. 22 / mês Análise do Tempo médio das últimas 10 compras: aprox. 90 diasPROCESSO Refinamento do DETALHAMENTO DA SOLUÇÃO Diagnóstico ! IDEIA DE (Contexto atual) PARA (Solução)MELHORIA Definir regras para o planejamento de Dshfsakjdfskadjfadksjf 1 Sdkfsadkjfsa compras Fsajfjsadhf Revisar o formulário de aquisição de safhjsdahfksjfas 2 bens e serviços Revisar a política de alçada de 3 aprovação de compras 4 Atualizar o banco de fornecedores ELO Group, Michael Rosemann e Paul Harmon – 2011 © 23
  24. 24. Amanha Amanha Amanha Amanha Amanha 3. ANALISAR PROCESSOS E QUANTIFICAR GANHOS 3 3 2 2 Hoje Hoje Hoje 1 Hoje 1 Hoje Análise do tempo da solicitação ao recebimento TEMPO DA SOLICITAÇÃO considerando o novo processo processo: AO RECEBIMENTOGANHO de 90 dias para 45 dias Número estimado de solicitação não conforme com as melhorias definidas 5 não conformes As áreas demandantes devem se planejar com certaPROCESSO antecedência para propor as compras ao longo do ano ? X ? X As áreas demandantes devem se planejar com certa antecedência para propor as compras ao longo do ano As áreas demandantes devem se planejar com certa antecedência para propor as compras ao longo do ano Refinamento do Diagnóstico !MELHORIA ELO Group, Michael Rosemann e Paul Harmon – 2011 © 24
  25. 25. gestaoavista@elogroup.com.br ADQUIRIR BENS E SERVIÇOS Criação de ideias para atingimento dos ganhos definidos Ideias priorizadas para o ano correnteELO Group, Michael Rosemann e Paul Harmon – 2011 ©
  26. 26. Amanha 4. REDESENHAR PROCESSO E PREPARAR Amanha Amanha Amanha Amanha 3 3 Hoje Hoje Hoje 2 Hoje 1 2 SPRINTS DE IMPLEMENTAÇÃO Hoje 1 TEMPO DA SOLICITAÇÃO PERDAS COM MULTAS E AO RECEBIMENTO ATRASOS NO PAGAMENTOGANHO MANUAL DO MANUALPROCESSO PROCESSO DO PROCESSO MANUAL MANUAL DO DO PROCESSO PROCESSO MELHORIA STATUS RESPONSÁVEL OBSERVAÇÕESMELHORIA 1. Criação de Grupo de Trabalho para discussão das regras Marcos Cunha 1.1 Identificação dos componentes do GT Isabella Valeijo 1.2 Elaboração do cronograma de reunião Isabella Valeijo Definir regras para o 2. Definição das regras para o planejamento de compras Marcos Cunha planejamento de comrpas 3. Implementação das novas regras para o planejamento Fábio Oliveira 3.1 Definição dos meios de comunicação para divulgação Isabella Valeijo 3.2 Divulgação das novas regras para o planejamento de compras Fábio Oliveira ELO Group, Michael Rosemann e Paul Harmon – 2011 © 26
  27. 27. gestaoavista@elogroup.com.br ADQUIRIR BENS E SERVIÇOS Definição do primeiro sprint de implantação das melhoriasELO Group, Michael Rosemann e Paul Harmon – 2011 ©
  28. 28. Amanha 5. IMPLEMENTAR NOVO PROCESSO E REALIZAR Amanha Amanha Amanha Amanha 2 3 3 Hoje Hoje Hoje Hoje 1 2 OPERAÇÃO ASSISTIDA (Final 1º Sprint) Hoje 1 TEMPO DA SOLICITAÇÃO PERDAS COM MULTAS E AO RECEBIMENTOGANHO ATRASOS NO PAGAMENTOPROCESSO MELHORIA STATUS RESPONSÁVEL OBSERVAÇÕESMELHORIA 1. Criação de Grupo de Trabalho para discussão das regras Marcos Cunha 1.1 Identificação dos componentes do GT Isabella Valeijo 1.2 Elaboração do cronograma de reunião Isabella Valeijo Definir regras para o 2. Definição das regras para o planejamento de compras Marcos Cunha planejamento de comrpas 3. Implementação das novas regras para o planejamento Fábio Oliveira 3.1 Definição dos meios de comunicação para divulgação Isabella Valeijo 3.2 Divulgação das novas regras para o planejamento de compras Fábio Oliveira ELO Group, Michael Rosemann e Paul Harmon – 2011 © 28
  29. 29. gestaoavista@elogroup.com.br ADQUIRIR BENS E SERVIÇOS Percebe-se que a mensuração dos ganhos continua ao longo da execução das melhorias que estão no sprint Plano de ação para implantação da melhoriaAções atrasadas. É necessário realizar reunião pararesolução do problema identificado.ELO Group, Michael Rosemann e Paul Harmon – 2011 ©
  30. 30. Amanha5. IMPLEMENTAR NOVO PROCESSO E REALIZAR Amanha Amanha Amanha Amanha 2 3 3 Hoje Hoje Hoje Hoje 1 2OPERAÇÃO ASSISTIDA (Final do 1ª Sprint) Hoje 1 MELHORIA STATUS RESPONSÁVEL OBSERVAÇÕES 1. Criação de Grupo de Trabalho para discussão das regras Marcos Cunha 1.1 Identificação dos componentes do GT Isabella Valeijo 1.2 Elaboração do cronograma de reunião Isabella Valeijo Definir regras para o 2. Definição das regras para o planejamento de compras Marcos Cunha planejamento de comrpas 3. Implementação das novas regras para o planejamento Fábio Oliveira 3.1 Definição dos meios de comunicação para divulgação Isabella Valeijo 3.2 Divulgação das novas regras para o planejamento de compras Fábio Oliveira Boletim de Informações MÊS Novembro MELHORIAS GANHOS TEMPO DA SOLICITAÇÃO AO RECEBIBMENTO Definir regras para o planejamento de comrpas Revisar o formulário de aquisição de bens e serviços Revisar a política de alçada de aprovação de compras Atualizar o banco de fornecedores PERDAS COM MULTAS E ATRASOS NO PAGAMENTOELO Group, Michael Rosemann e Paul Harmon – 2011 © 30
  31. 31. Amanha 5. IMPLEMENTAR NOVO PROCESSO E REALIZAR Amanha Amanha Amanha Amanha 2 3 3 Hoje Hoje Hoje Hoje 1 2 OPERAÇÃO ASSISTIDA (2º Sprint) Hoje 1 TEMPO DA SOLICITAÇÃO PERDAS COM MULTAS E AO RECEBIMENTOGANHO ATRASOS NO PAGAMENTOPROCESSOMELHORIA MELHORIA STATUS RESPONSÁVEL OBSERVAÇÕES 1. Criação de Grupo de Trabalho para discussão das regras Marcos Cunha 1.1 Identificação dos componentes do GT Isabella Valeijo 1.2 Elaboração do cronograma de reunião Isabella Valeijo Definir regras para o 2. Definição das regras para o planejamento de compras Marcos Cunha planejamento de comrpas 3. Implementação das novas regras para o planejamento Fábio Oliveira 3.1 Definição dos meios de comunicação para divulgação Isabella Valeijo 3.2 Divulgação das novas regras para o planejamento de compras Fábio Oliveira ELO Group, Michael Rosemann e Paul Harmon – 2011 © 31
  32. 32. gestaoavista@elogroup.com.br ADQUIRIR BENS E SERVIÇOSELO Group, Michael Rosemann e Paul Harmon – 2011 ©
  33. 33. Amanha5. IMPLEMENTAR NOVO PROCESSO E REALIZAR Amanha Amanha Amanha Amanha 2 3 3 Hoje Hoje Hoje Hoje 1 2OPERAÇÃO ASSISTIDA (Final do 2º Sprint) Hoje 1 2º SPRINT DE IMPLEMENTAÇÃO Boletim de Informações MÊS Dezembro MELHORIAS GANHOS TEMPO DA SOLICITAÇÃO AO RECEBIBMENTO Definir regras para o planejamento de comrpas Revisar o formulário de aquisição de bens e serviços Revisar a política de alçada de aprovação de compras Atualizar o banco de fornecedores PERDAS COM MULTAS E ATRASOS NO PAGAMENTOELO Group, Michael Rosemann e Paul Harmon – 2011 © 33
  34. 34. Disseminação da Cultura de Gestão por ProcessosSITUAÇÃO ATUAL Jorge, acompanhava o trabalho do pessoal de compras e percebeu o impacto positivo da gestão por processos na organização experiente praticante simpático Claudio sentiu uma boa indiferente diferença no tempo de execução de compras Resistente passivoELO Group, Michael Rosemann e Paul Harmon – 2011 © Resistente ativo 34
  35. 35. ATO 3: Ativação da Gestão do Dia-a-Dia em ComprasELO Group, Michael Rosemann e Paul Harmon – 2011 ©
  36. 36. Timeline EXECUÇÃO DECONTABILIDADE PROJETOS EXECUÇÃO DE GESTÃO DOCOMPRAS PROJETOS DIA-A-DIA OUT-JAN FEV--MAI JUN-SET OUT-JAN FEV--MAI JUN-SET OUT-JAN FEV--MAI JUN-SET 1º ano ELO Group, Michael Rosemann e Paul Harmon – 2011 © 2º ano 3º ano 36
  37. 37. Contextualização do Ato• “O projeto foi ótimo! A gestão por processos ESTÁ IMPLANTADA ?”• “Algumas melhorias ainda não foram implantadas... Estamos na EXECUÇÃO DO PROJETO OU JÁ CHEGAMOS NA GESTÃO DO DIA-A- DIA?”• “Será que é o melhor momento de falar de gestores de processos ou SIMPLESMENTE TRAZER A VISÃO POR PROCESSOS para os gestores funcionais?”• “Como a gestão por processos pode CONTRIBUIR para que um gestor realize uma melhor gestão no seu dia-a-dia?”• “Mas, POR QUE EFETIVAMENTE DEVEMOS MUDAR o modo como a gestão do dia-a-dia é realizada?”• O escritório de processos inicia um segundo projeto piloto enquanto apoia a ativação da gestão do dia-a-dia no processo de comprasELO Group, Michael Rosemann e Paul Harmon – 2011 © 37
  38. 38. Ao final do projeto de melhoria em Compras... Quando termina o projeto e se inicia a gestão do dia a dia? Escritório de Gestor do Processos Processo1) Projeto de Gestão Melhoria & Inovação do Dia a Dia Escritório de melhorias Processos implementadas (APOIO) Escritório de Processos Projeto de2) Melhoria & Inovação melhorias implementadas & Gestor do ganhos aferidos Processo Gestão do Dia a Dia Ativação da Escritório de monitoração e da Processos ELO Group, Michael Rosemann e Paul Harmon – 2011 © figura do Gestor38 (APOIO) 38
  39. 39. Gestão do Dia-a-Dia: Situação Atual MÊS 1 MÊS 2 MÊS 3 Pagamentos em atraso Não consolidação Falhas no De compras Realizar compra sistema semelhantes emergencial Solicitações de compras Realizar compra emergencial Desconhecimento não conformes Das regras Realizar Excesso de Compra autorizações em emergencial Uma compra específica Perdas de Realizar compra Interrupções documentos emergencial nas comprasELO Group, Michael Rosemann e Paul Harmon – 2011 © 39
  40. 40. Precisamos dotar os gestores de mecanismos e ferramentaspara fazer melhor a gestão! jurídico Contas TI a pagar compras Escritório de Processos Reuniões de Monitoramento do ProcessoELO Group, Michael Rosemann e Paul Harmon – 2011 © 40
  41. 41. Gestão do Dia-a-Dia: Modelo Estruturado TEMPO DA SOLICITAÇÃO AO RECEBIMENTOcompras jurídico PERDAS COM MULTAS E ATRASOS NO PAGAMENTO Contas a pagar REUNIÃO DE MONITORAMENTO DOS PROCESSOS MÊS 1 MÊS 2 MÊS 3 Pagamentos Revisão do Formulário em atraso de Compras Bugs no sistema Solicitações de compras não conformes Realizar Compra emergencial Ajuste na Perdas de Automação de documentos Controle deELO Group, Michael Rosemann e Paul Harmon – 2011 © pagamento 41
  42. 42. REUNIÃO MENSAL DE MONITORAMENTO – Mês 1 Boletim de Informações MÊS Mês 1 MELHORIAS GANHOS TEMPO DA SOLICITAÇÃO AO RECEBIBMENTO Automação do pagamento Digitalização de documentos Revisão do formulário PERDAS COM MULTAS E ATRASOS NO PAGAMENTOELO Group, Michael Rosemann e Paul Harmon – 2011 © 42
  43. 43. Gestão do Dia-a-Dia: Modelo Estruturado TEMPO DA SOLICITAÇÃO TEMPO DA SOLICITAÇÃO AO RECEBIMENTO AO RECEBIMENTO PERDAS COM MULTAS E PERDAS COM MULTAS E ATRASOS NO PAGAMENTO ATRASOS NO PAGAMENTO REUNIÃO DE MONITORAMENTO DOS PROCESSOS REUNIÃO DE MONITORAMENTO DOS PROCESSOS MÊS 1 MÊS 2 MÊS 3 Pagamentos Revisão do Formulário em atraso de Compras Bugs no sistema Revisão da Realizar compra Solicitações de compras Política de emergencial não conformes Alçada Excesso de Realizar autorizações em Compra compras de TI emergencial Ajuste na Perdas de Automação de documentos Controle deELO Group, Michael Rosemann e Paul Harmon – 2011 © pagamento 43

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