Gestão de Documentos: Uma das soluções do Grupo GCI

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O Grupo GCI atua com soluções integradas para ERP, CRM, BI, RH, ECM/GED, BPM, Gestão da Qualidade, Gestão de Acesso e Segurança (CFTV, Hardware para Acesso), Gestão de Ambientes de TI e muito mais.

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Gestão de Documentos: Uma das soluções do Grupo GCI

  1. 1. Enterprise Content Management [ECM] Impulsionando o Poder da Informação
  2. 2. O SoftExpert ECM Suite provê as tecnologias utilizadas para criar, capturar, gerenciar, armazenar, preservar e distribuir todos os conteúdos, registros e documentos relacionados aos processos organizacionais. O SoftExpert ECM Suite aprimora a produtividade e agilidade do negócio, provendo melhor acesso a informação e criando uma infra-estrutura de compartilhamento, segurança e reuso de conteúdo por toda a organização. A Suite permite às empresas reduzir custos com hardware e software, além de integrar as informações chaves em um caminho único para explorar novas oportunidades e rapidamente se adaptar aos novos requisitos do negócio. Uma solução completa de ECM deve ser capaz de gerenciar os repositórios de conteúdo, independentemente do tipo, sejam essesfísicos ou digitais. O SoftExpert ECM Suite estende a solução além dos registros eletrônicos, integrando agestão de registros físicos com os conteúdos digitais, permitindo a aplicação de políticas de retenção,eliminação, proteção e auditoria sobre os registros e documentos do negócio.O SoftExpert ECM Suite armazena todos os tipos de conteúdo em um repositório corporativo integrado o qualacelera o acesso às informações vitais do negócio. A medida que o conteúdo é inserido nesses repositórios,serviços avançados de conteúdo aprimoram a indexação da informação e automatizam a classificação doconteúdo, em conformidade com a taxonomia corporativa.Uma vez que a informação pode ser gerenciada de forma centralizada, é possível controlar todo o seu ciclo devida de acordo com políticas internas e regulamentações externas.
  3. 3. PRINCIPAIS FUNCIONALIDADES Content Capture – a arquitetura da solução facilita a integração com outros produtos por intermédio de conectores prontos para uso e Web Services que possibilitam a captura de informação a partir de qualquer fonte de dados. Document Imaging and Recognition – processo completo de digitalização que captura documentos e metadados simultaneamente; reconhecimento Capture - Document Imaging and OCR avançado por meio de tecnologia OCR e indexação em lote de conteúdo no repositório integrado de gestão de documentos. Document Management Library Services – o mecanismo de workflow integrado asssegura processos apropriados de aprovação, controle de versão e revisão e funcionalidades de check in/check out para eliminar a possibilidade de alterações simultâneas nos conteúdos gerenciados. Content Collaboration – oferece uma área de trabalho (workspace) segura para as equipes compartilharem e editarem documentos e projetos, acessando diretamente do navegador web. Content Review Content Lifecycle Management – gerencia o processo de mudança do conteúdo por meio das fases do ciclo de vida (ex.: elaboração, aprovação, expiração, retenção, eliminação). Enterprise Search Capabilities – permite localizar e recuperar facilmente informações em repositórios federados, utilizando tecnologias avançadas de busca, incluindo FTS (full-text search), dicionário de sinônimos, metadados e categorização dinâmica de conteúdo. Conversion Services – provê publicação automática de conteúdo em formatos universais, como PDF (Portable Document Format). Manage - Engineering Documents
  4. 4. Content Notification Services – gerencia alertas derevisão, publicação de documentos, prazos deexpiração, arquivamento de conteúdo, tarefas deworkflow, entre outros.Workflow/Business Process Management – forneceuma plataforma integrada para automação deprocessos colaborativos e orientados a conteúdo,aprimorando a produtividade das pessoas com o uso Search and Retrievede formulários eletrônicos para coleta de informaçõesdurante a execução dos processos.Records Management – estende a solução além dosregistros eletrônicos, integrando a gestão de registrosfísicos com os conteúdos digitais, permitindo aaplicação de políticas de retenção, eliminação,proteção e auditoria sobre os registros do negócio,independentemente da localização ou tipo.Digital Signatures – oferece aos usuários autorizadosdo sistema um mecanismo para assinatura digital dedocumentos, totalmente em conformidade com opadrão ICP-Brasil e com os padrões de assinatura XML Store and Preserveou CMS.Information Rights Management – mecanismocompleto de segurança para controle dos direitos deacesso e edição baseado em privilégios de equipes,departamentos, papéis funcionais, usuários, entreoutros. Inclui o SoftExpert Rights Management queoferece integração de usuários via LDAP ou MicrosoftActive Directory, SSL, listas de controle de acesso(ACL) e suporte a certificados digitais ICP-Brasil oupadrão X.509.SoftExpert SharePoint Connector – recursocompletamente integrado do módulo SEAdministration que permite aos usuários criar visõespersonalizadas dos componentes SoftExpert dentro doMicrosoft Office Sharepoint Server 2007 [MOSS 2007]por meio de web parts. Collaboration - Review and Approval
  5. 5. O SoftExpert ECM Suite promove os seguintes benefícios:• Reduz as despesas gerais necessárias para armazenamento de documentos físicos;• Diminui a mão de obra requerida para completar processos críticos com documentação intensiva;• Amplia a capacidade de colaboração, estimulada pelo acesso em tempo real ao conteúdo;• Aproveita o capital intelectual em nível elevado;• Elimina atrasos e ineficiências dos processos manuais;• Permite aos atendentes de serviços de atendimento ao consumidor resolverem problemas na primeira ligação, por meio de informações precisas e instantâneas;• Oferece aos clientes acesso seguro via Web ("self-service") aos documentos importantes;• Assegura maior sustentação às iniciativas de governança, riscos e compliance [GRC], habilitando acesso seguro ao conteúdo corporativo, padronizando atividades e aplicando retenção de conteúdo com base em políticas;• Oferece prontidão avançada e risco reduzido às questões judiciais.O SoftExpert ECM Suite oferece todos os componentes citados e muito mais. A solução possibilita efetivamente capturar,gerenciar, armazenar, preservar e entregar conteúdo digital e em papel. Qualquer pessoa autorizada – funcionários,clientes, fornecedores ou parceiros – podem gerenciar e trabalhar em seus documentos, registros e processos de formasegura a qualquer hora, em qualquer lugar.O SoftExpert ECM Suite desenvolve uma conformidade pró-ativa com as boas práticas de fabricação [GMP],regulamentos como OHSAS 18000, normas internacionais como a ISO 9000 e ISO 15489, leis como a SOX (Sarbanes-Oxley) e DoD 5015.2, a FDA 21 CFR Parte 11 e a FDA 21 CFR Parte 820 referente ao registro eletrônico e assinatura dedocumentos, práticas e padrões recomendados pela AIIM, HIPAA e normas brasileiras como a ICP-Brasil e CONARQ.Isto garante a conformidade com uma variedade de indústrias, como equipamentos médicos e farmacêuticos, entidadesgovernamentais, serviços financeiros e indústrias de manufatura em geral.
  6. 6. SOFTEXPERT EXCELLENCE SUITE EMPRESAA SoftExpert é líder global em soluções para gestão da excelência e conformidade. Mais de 1.500 empresas em todo omundo confiam nas soluções da SoftExpert para dinamizar seus processos de trabalho, simplificar tarefas e administrarinformações. Desenvolvidas para qualquer tipo de negócios, em uma ampla gama de setores, as soluções da SoftExpertajudam a reduzir custos, minimizar riscos, melhorar o desempenho e obter flexibilidade a fim de responder àsnecessidades de negócios em constante mudança.Mantendo o foco nas pessoas e construindo relações duradouras com seus clientes e parceiros, a empresa se destacapor orientar os clientes em todos os aspectos da implementação. A missão da SoftExpert é desenvolver continuamentesoluções inovadoras que simplificam a eficiência operacional e mantêm os clientes no controle de seus negócios. O focono cliente é um componente fundamental da cultura corporativa e continua a ser uma das principais razões da fortepresença no mercado da SoftExpert.www.softexpert.com.brvendas@softexpert.comSoftExpert é marca registrada da SoftExpert Software for Business Excellence. Software for Business ExcellenceTodas as informações fornecidas neste catálogo estão sujeitas a alterações sem prévia notificação.

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