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Tratamiento de documentos electronicos

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  • 1. Estudiantes: Rossy Patricia Pimienta Velásquez Elisabeth Rojas Medina Nelson Edgardo Silva Monrroy Milena Adriana Valencia Torres Claudia Velásquez Quintero Tutora: Doris Amanda Zuluaga Serna Universidad Del QuindíoFacultad de Ciencias Humanas y Bellas Artes Programa CIDBA V Semestre
  • 2. INTRODUCCIONEl Método Electrónico de Gestión Documental condescendería combinar las imágenes idénticas de los documentos con la información relacionada a ellos, y su posterior almacenamiento, reparación, reproducción y comercialización automática.La Gestión Documental radica en el adecuado método de la información para mejorar su aprovechamiento, lo cual se logra mediante la concentración de la tecnología y formas oportunas en cada caso.La nueva reproducción de mecanismos lec-tores de documentos electrónicos no sólo ha tenido eco en el mundo de las bibliotecas, sino que los periódicos tam-bién han facilitado atención a estos útiles dispositivos.Cada día la tecnología desplegara mucho más material digital con el fin de conservar la legitimidad del documento electrónico en cualquiera de sus fases, llevando al progreso referente ala administración y que debemos darle como futuros profesionales.
  • 3. La gestión de documentos electrónicos consistiría pues en la organización de los archivos electrónicos de su entidad, y su posterior almacenamiento en un Procedimiento Electrónico de Gestión Documental, que puede ser planteado especialmente según la necesidad propia de la entidad.Con la aparición de los entornos electrónicos y virtuales son tantas las novedades que se incorporan a nuestra sociedad que resulta más que razonable pensar en balances y diseñar oportunidades.Su evolución puede derivar en soluciones y parámetros diferentes a los actuales que nos obliguen a nuevos análisis pero entre tanto exigen unos requerimientos que en algunos contextos son de momento inconcebibles y, en consecuencia, conviven con herramientas y entornos que siguen sin formar parte del pasado.
  • 4. TRATAMIENTO DE LOS DOCUMENTOS ELECTRONICOSEl tratamiento de documentos está asociado con variables de tiempo, espacio, disponibilidad, accesibilidad, propósito, y función de los mismos, en función de su naturaleza.Todo documento electrónico o no es susceptible de ser conservado por cierto tiempo su acceso debe garantizarse de tal manera que sea fácil de localizar,( siendo posible su eventual destrucción después de un tiempo).Se requiere entonces de una serie de políticas que definan si el documento será de carácter público o de acceso restringido, dependiendo de su naturaleza y de su vitalidad en contenidos para la empresa.
  • 5. TRATAMIENTO DE LOS DOCUMENTOS ELECTRONICOSOtros aspectos importantes para el tratamiento de los documentos tienen que ver con espacio físicos adecuado, temperaturas, medios de almacenamiento digital, copias de respaldo.(ley 594de 2000)Las temperaturas ideales para el almacenamiento de archivos digitales oscilan entre 16 y 20 grados C, y depende igualmente de la humedad relativa y del medio en el cual van a ser almacenados (entre 30% y 40%) (Discos ópticos, discos duros, micro filminas, cintas magnéticas, servidores de archivo)Se deben implementar mecanismos que garanticen que los documentos electrónicos almacenados en su versión final no puedan ser modificados.Realizar la selección de documentos electrónicos para determinar cuales se van a conservarTrasladar documentos producidos por medios automáticos a nuevos soportes, antes de que los actuales sean obsoletos y se corra el riesgo de la perdida de la información.
  • 6. OBJETIVOS Garantizar la organización, almacenamiento y conservación del documento Asegurar la disponibilidad de documento para su consulta en el archivo central. Establecer metodologías para recibir y distribuir la información. Su accesibilidad dependiendo de las políticas de la empresa ( público o privado) Garantizar la recepción y distribución oportuna del documento Evitar la reproducción total o parcial de una obra, cuando se encuentra protegida por derechos de autor. Garantizar la disposición final de los documentos
  • 7. RESPONSABLES La LosComunidad Individuos La Organizació n
  • 8. RESPONSABLES La gestión de documentos regula las practicas efectuadas tanto por los responsables de su gestión como por cualquier otra persona que cree o use documentos en el ejercicio de sus actividades. La gestión de documentos en una organización incluye: El establecimiento de políticas y normas La asignación de responsabilidades y competencias La fijación y promulgación de procedimientos y directrices para la prestación de una serie de servicios relacionados con su gestión y uso La implementación y la administración de sistemas especializados y la integración de la gestión de documentos en los sistemas y procesos de la organización.
  • 9. RESPONSABLESLos responsables de la gestión de documentos de archivo tanto electrónicos como físicos son los profesionales de la información, los ejecutivos, los jefes de unidades organizativas, los administradores de sistemas y cualquier otra persona que cree documentos como parte de su trabajo en cumplimiento de sus funciones.
  • 10. EXPEDIENTE ELECTRONICOUn expediente es un conjunto de documentos que tratan un mismo tema o asunto y que cuentan una historia o proceso.A partir de la definición del expediente sustentado en papel, surge en el año 1998 el Decreto Nº 65, referente al procedimiento administrativo electrónico. Este regula la utilización de mecanismos electrónicos para dar soporte al expediente, y sienta las normas sobre el procedimiento administrativo electrónico, las disposiciones generales, firma electrónica y digital.
  • 11. EXPEDIENTE ELECTRONICOEl expediente electrónico provee varias ventajas frente al soporte papel entre ellas tenemos: Rapidez en el tramite Descentralización del proceso Transparencia en el seguimiento y ejecución del tramite Posibilidad de interoperabilidad e intercambio de expedientes entre organismos Rápida localización y fácil almacenamiento de los documentos electrónicos Heterogeneidad documental, dado que un expediente electrónico puede contener diferentes tipos de archivos (documentos de procesadores de texto, planillas de cálculo, presentaciones, correos electrónicos, PDFs, fotos e imágenes, faxes, etc.) Copias fieles, pudiendo reproducirse los documentos tantas veces como sea necesario Mayor seguridad, derivada del uso de firmas electrónicas y estampas de tiempo
  • 12. EXPEDIENTE MIXTO O HÍBRIDOExpediente Mixto ò Hibrido es la concentración de estos sistemas, son de producir, recolectar y mantener documentos en soporte físico y otros en soporte que la tecnología ofrece como el microfilme.El apoyo conceptual y especializado para la composición de la gestión conjunta electrónica y física es el cuadro de codificación, base a su vez de la agregación de las diferentes políticas de gestión del ciclo vital de la documentación. Este procedimiento global, siguiendo la misma descripción, deberá trasladarse al modelo de metadatos y la pista de trasladarse al modelo de auditoría, de manera que se registrará información sobre la autoría, construcción y gestión del expediente con autonomía de formato, soportes y características físicas.
  • 13. PROCESO DE GESTION DOCUMENTAL Es un conjunto de actividades técnicas y administrativas que propenden por facilitar la gestión y la administración del documento desde el mismo momento que se produce o recibe el documento y en el desarrollo de cada una de sus fases y etapas con el objeto de facilitar su producción, trámite, ordenación, clasificación, descripción, conservación, utilización y disposición final. Tratamiento de Documentos Electrónicos Este proceso garantiza la atención oportuna en la recepción de documentos y un excelente tiempo de respuesta en su distribución, asegurando la confidencialidad de la información.
  • 14. ORGANIZACIÓN DEL ESPACIO DE TRABAJOLa disposición del espacio de trabajo compone el punto de partida para cualquier acción dirigida a sistematizar la gestión de los documentos de archivo en una organización; para guardar adecuadamente los documentos electrónicos es necesario manejar y registrar el ciclo de vida del documento que avale su calidad y probidad permanente. No cargue el escritorio de documentos o manuscritos que no utiliza frecuentemente. Colóquelos en un sitio diferente.
  • 15. ORGANIZACIÓN DEL ESPACIO DE TRABAJO Conservar el lugar de responsabilidad ordenado y transparente es un estreno básico de seguridad. Excluir de nuestra área los elementos redundantes y que no se requieren para realizar nuestra labor ya que pueden perjudicar el control visual de las actividades e inducen a cometer faltas. Introduzca los objetos de acuerdo con la clase de material y la continuidad con que los utiliza. No llenar el escritorio de papel o documentos que no utiliza habitualmente. Póngalos en un sitio diferente. Es así como un correcto acaparamiento y manipulación de los mismos en medios, deben soportar en formatos compatibles que certifiquen su disponibilidad, fiabilidad, legitimidad y preservación durante el periodo de tiempo que sea preciso sin importar la plataforma tecnológica o si hay canjes en esta.
  • 16. ORGANIZACIÓN DE LOS DOCUMENTOS ELECTRONICOS Así como el mundo digital plantea nuevos retos para la autentificación y la preservación, su irrupción no supone una ruptura con los modos de organización y de acceso que se llevan a cabo en los archivos actuales. Más bien las tecnologías de la información, al tiempo que ofrecen nuevas posibilidades y mayor eficacia y eficiencia, plantean la necesidad de seguir siendo fieles a esas técnicas si se desea intervenir con éxito en instituciones donde su introducción ha acarreado la producción de un mayor volumen de datos, documentos e información a gestionar y una aparente confusión entre los límites de éstos y las agrupaciones documentales.
  • 17. ORGANIZACIÓN DE LOS DOCUMENTOS ELECTRONICOS
  • 18. CONCLUSIONESComo conclusión pensamos que es importante resaltar la preocupación que se demuestra por la regulación del tema en nuestro país, y es de resaltar la rápida respuesta que esta inquietud ha generado.Sin embargo, no podemos subestimar la importancia del comercio electrónico y la progresiva de los documentos tradicionales.Creemos que lo más importante para lograr una correcta apreciación de los documentos electrónicos como medios importantes en plataformas tecnológicas, y será por lo tanto necesario administradores amplíen sus criterios en base a los adelantos de la tecnología informática, pues de nada servirá que las partes utilicen los avances de la ciencia y de la tecnología.Algunos han visto la nueva realidad como una amenaza mientras otros lo hanabrazado como una gran oportunidad para asumir plenamente las actividadesy responsabilidades del profesional de la información en la llamada Sociedadde la Información.