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GED WEB

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  • 1. GERENCIAMENTO ELETRÔNICO DE DOCUMENTOS VIA WEB
  • 2. 1 As necessidades <ul><li>Armazenar com segurança e integridade as centenas de milhares de documentos distribuídos entre os departamentos de cada singular e federação, evitando extravios e perdas dos originais; </li></ul><ul><li>Centralizar e criar uma base de conhecimento com todo o conteúdo de informações; </li></ul><ul><li>Reduzir tempo e custos com processos que causam redundância e ampliação geométrica no volume de documentos em papel (ex: Fotocópias); </li></ul><ul><li>Organizar tais documentos de forma eficiente e inteligente de modo que sua localização se faça no menor tempo possível; </li></ul><ul><li>Compartilhar documentos entre departamentos e até entre Empresas de forma segura e concisa, evitando a proliferação de fotocópias; </li></ul><ul><li>Permitir o acesso a documentos pertinentes à empresas clientes para consultas e conferências com menor custo possível de distribuição. </li></ul>
  • 3. 2 O equipamento indicado i 1220 <ul><li>Algumas características; </li></ul><ul><li>Volume de 1500 páginas por dia; </li></ul><ul><li>Resolução óptica: 600 dpi’s ; </li></ul><ul><li>Tamanho máximo de documentos: 215 x 863 mm ; </li></ul><ul><li>Alimentador: até 75 folhas de 75g , aceita documentos pequenos; </li></ul><ul><li>Conexão: USB 2.0 ; </li></ul><ul><li>Formato de Saída: JPEG, TIFF, PDF e RTF ; </li></ul><ul><li>Velocidade: 30 ppm ; </li></ul><ul><li>Garantia: 1 ano ; </li></ul><ul><li>Entre outras: veja PDF em anexo . </li></ul>
  • 4. 3 O Sistema GED WEB <ul><li>Desenvolvida para ambiente WEB; </li></ul><ul><li>Possui recursos de segurança que administram o acesso de usuários por meio de perfis personalizados , gerenciando o acesso a documentos e informações públicas e confidenciais; </li></ul><ul><li>Auditoria completa . Registra todas as operações. Desde o acesso à ferramenta até o download de arquivos, permitindo futura auditoria, possibilitando assim encontrar em tempo real quem a está utilizando, em que áreas está acessando e quais documentos está “baixando”, registrando os logins e endereços IPS originários; </li></ul><ul><li>Possui sistema de classificação e organização de documentos de origem digitalizadas, ou de documentos originariamente eletrônicos como e-mails, apresentações, arquivos do Word, planilhas Excel, etc; </li></ul><ul><li>Solução que permita o arquivamento de documentos diversos (contratos, NFs, boletos, recibos, etc) através de folha de rosto padrão e de documentos específicos de Contas Médicas com folha de rosto própria (Índice), desenhada exclusivamente para este fim; </li></ul>
  • 5. 4 O Sistema GED WEB <ul><li>Possui um amplo cadastro de dicionário para classificação dos documentos, que permite ao administrador do sistema criar Tipos de Documentos, Grupos, Departamentos, Categorias, etc; </li></ul><ul><li>Permitir a classificação dos documentos por: </li></ul><ul><ul><li>Tipo de Documento </li></ul></ul><ul><ul><ul><li>Ex: Contratos, Recibos, Notas Fiscais, Cópias de Cheques, Boletos, Prestação de contas, etc; </li></ul></ul></ul><ul><ul><li>Departamentos </li></ul></ul><ul><ul><ul><li>Ex: Financeiro, Jurídico, Recursos Humanos, Diretoria, Intercâmbio, Contas Médicas, Faturamento, etc; </li></ul></ul></ul><ul><ul><li>Grupos </li></ul></ul><ul><ul><ul><li>Ex: Clientes, Fornecedores, Contas a Pagar, Contas a Receber, etc; </li></ul></ul></ul><ul><ul><li>Categorias </li></ul></ul><ul><ul><li>Ex: Clientes Internos, Clientes Externos, Auditores, etc; </li></ul></ul><ul><ul><li>Além de outras informações que ajudam na organização </li></ul></ul><ul><ul><li>Ex: Título do Documento, Versão, Data de Criação, Data da Digitalização, Síntese, Informações Adicionais, etc; </li></ul></ul>
  • 6. 5 O Sistema GED WEB <ul><li>Com a ferramenta GED WEB, os documentos e arquivos indexados podem ser compartilhados e acessados de qualquer lugar, mediante senha de acesso e perfil previamente configurados pelo administrador do sistema; </li></ul><ul><li>Permite a captura automática de e-mails enviados para contas específicas da ferramenta, indexando automaticamente inclusive os anexos correspondentes, mantendo e-mails importantes arquivados e organizados e ainda podendo ser compartilhado a outros membros de departamentos; </li></ul><ul><li>Permite o relacionamento de arquivos entre documentos indexados, facilitando ainda mais a navegação e a localização de informações; </li></ul><ul><ul><li>Ex: Contratos podem ser relacionados a Notas Fiscais que por sua vez, podem ser relacionadas a boletos bancários, que ainda podem se relacionar com cheques usados para pagamentos; </li></ul></ul><ul><li>Notifica as pessoas dos departamentos configurados sobre inclusão de documentos, ou alterações de versões, históricos e modificações em arquivos armazenados; </li></ul><ul><li>Permite a indexação automática de lote de arquivos digitalizados, efetuando o lançamento automático dentro do sistema GED WEB. </li></ul>
  • 7. <ul><li>Preservar e disseminar o conhecimento de uma forma eficiente; </li></ul><ul><li>Melhorar a organização documental; </li></ul><ul><li>Aprimorar os processos de trabalho; </li></ul><ul><li>Integrar eletronicamente as etapas de geração de documentos; </li></ul><ul><li>Dispor de uma ferramenta de controle de revisão para documentos eletrônicos; </li></ul><ul><li>Compartilhar documentos de interesse corporativo; </li></ul><ul><li>Reduzir a área de armazenamento de documentos; </li></ul><ul><li>Diminuir o tempo de recuperação e de distribuição dos documentos; </li></ul><ul><li>Eliminar geração de cópias desnecessárias; </li></ul><ul><li>Diminuir uso de papel. </li></ul>6 As principais motivações para se implantar o GED WEB
  • 8. 7 Vantagens da solução GED WEB <ul><li>Melhor relação CUSTO x BENEFÍCIO; </li></ul><ul><li>Ferramentas de alta-produtividade; </li></ul><ul><li>Armazena automaticamente e-mails importantes; </li></ul><ul><li>Mantém um controle de versionamento de arquivos, controlando o histórico de evoluções de versão; </li></ul><ul><li>Redução no tempo de localização de documentos; </li></ul><ul><li>Segurança no arquivamento de documentos; </li></ul><ul><li>Não há desgastes ou perda de informações com o passar do tempo; </li></ul><ul><li>Compartilhamento de documentos entre unimeds e empresas; </li></ul><ul><li>Classificação de documentos como público ou confidencial; </li></ul><ul><li>Organização de documentos por Tipo, Grupos, Departamentos e Categorias; </li></ul><ul><li>Possui uma interface simples, facilitando o acesso às opções existentes; </li></ul><ul><li>Pode ser acessado de qualquer computador no mundo com acesso à internet; </li></ul><ul><li>Agiliza processos burocráticos como liberações, aprovações que demandam consulta a diversos documentos arquivados em papel. </li></ul>
  • 9. 8 GED WEB – Modelos de interface
  • 10. 8 GED WEB – Modelos de interface
  • 11. 9 GED WEB – Tecnologia empregada <ul><li>Análise, Projeto e Desenvolvimento </li></ul><ul><ul><li>MS Visual Stúdio 2003 e 2005 </li></ul></ul><ul><ul><li>Linguagens: C#, VB.net e Borland Delphi™ </li></ul></ul><ul><li>SGDB – Banco de Dados </li></ul><ul><ul><li>Microsoft SQL Server </li></ul></ul><ul><li>Ferramentas de alto desempenho e capacidade de armazenamento; </li></ul><ul><li>Agilidade no processo de implementações e estruturação de lógicas, gerando produtividade aos desenvolvedores e redução no custo de desenvolvimento; </li></ul><ul><li>Permite integração com outras linguagens de desenvolvimento no ambiente MS .net. </li></ul>
  • 12. 10 GED WEB – Estrutura de servidor sugerida <ul><li>Micro-Computador PC 2.2 GHZ de processador; </li></ul><ul><li>1 GB de memória RAM; </li></ul><ul><li>Unidade Gravadora de DVD; </li></ul><ul><li>2 HDs de 200 GB SATA ou SATAII ( espelhamento ); </li></ul><ul><ul><li>A capacidade dos HD’s podem variar de acordo com o volume de documentos armazenados; </li></ul></ul><ul><li>Windows 2003 Server; </li></ul><ul><li>MS SQL Server </li></ul><ul><li>Internet dedicada com IP Válido ( para acesso externo ); </li></ul>Abaixo segue detalhamento do servidor para hospedagem do Sistema GED WEB sugerido para cada EMPRESA do GRUPO:
  • 13. “ O Gerenciamento Eletrônico de Documentos traz oportunidades e mudanças significativas tanto para o presente, como para o futuro das organizações, evidenciando e exaltando o documento como repositório de informações e conhecimentos que deve não apenas ser controlado, mas administrado em favor do bem da organização à qual pertence.”
  • 14. Agradecemos a oportunidade. Plano Bê Desenvolvimento de Sistemas Ltda www.planobe.com.br [email_address] (16)3722-3154

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