MCI-SIII

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Manual de Control Interno Adminisración Sección III

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MCI-SIII

  1. 1. Central Progreso
  2. 2. 01/Octubre/09 Ver-01 1 de 70 MANUAL DE CONTROL INTERNO CENTRAL PROGRESO Basado en el Informe COSO MCI-CT-01 DEPARTAMENTO DE ALMACEN • Son las políticas y los procedimientos que ayudan a asegurar que se llevan a cabo las instrucciones de la Gerencia General. • Ayudan a asegurar que se tomen las medidas necesarias para controlar los riesgos relacionados con la consecución de los objetivos de la entidad. • Hay actividades de control en toda la organización, a todos los niveles y en todas las funciones. Incluyen una gama de actividades tan diversa como aprobaciones, autorizaciones, verificaciones, conciliaciones, revisiones de rentabilidad operativa, salvaguarda de activos y segregación de funciones. • Las actividades de control pueden dividirse en tres categorías, según el tipo de objetivo de la entidad con el que están relacionadas: las operacionales, la confiabilidad de la información financiera y el cumplimiento de la legislación aplicable. • Existen muchas descripciones de tipos de actividades de control, que incluyen desde controles preventivos a controles predictivos y correctivos, controles manuales, controles informáticos y controles de dirección. 1.-Políticas Generales de Operación. 1.1.-Gestión directa de funciones por actividades.- los responsables de las diferentes funciones productivas del departamento de almacén elaborarán un informe semanal sobre los resultados de sus objetivos alcanzados este informe será revisado por el encargado de almacén quien deberá tomar las medidas necesarias en caso de no alcanzar los objetivos establecidos 1.2.-Análisis efectuados por la dirección.- Los resultados obtenidos se analizaran comparando los resultados de ejercicios anteriores Con el fin de evaluar en que medida se está mejorando el alcance de los objetivos del departamento. 1.3.-Proceso de información.- Se aplicarán conciliaciones contables como controles para evaluar la exactitud y la mejora continua en las funciones productivas 1.4.-Controles físicos.- Los inventarios electrónicos y conciliaciones contables, se someterán periódicamente a recuentos físicos, cuyos resultados se deberán comparar con las cifras que figuran en los registros contables, para comprobar la efectividad de las funciones productivas.mediante la elaboración de inventarios rotativos. 1.5.-Indicadores de rendimiento.- El resultado del análisis combinado de los inventarios (contables y físicos) servirán para el levantamiento de acciones correctivas.
  3. 3. 01/Octubre/09 Ver-01 2 de 70 MANUAL DE CONTROL INTERNO CENTRAL PROGRESO Basado en el Informe COSO MCI-CT-01 1.6.-Segregación de funciones.- Con el fin de reducir el riesgo de que se cometan errores o irregularidades, las tareas se reparten entre los empleados una función específica para cada uno, a manera de mejorar sus funciones, de acuerdo a lo establecido en la matriz de competencia Los empleados en general tienen la responsabilidad de participar en el esfuerzo de aplicar el control interno, cuyos detalles deben ser incorporados a la descripción de los puestos de trabajo. Ellos deben comunicar al nivel superior las desviaciones que detecten a los códigos de conducta, a las políticas establecidas o la legalidad de las acciones realizadas. 2.-Políticas Especificas para la confiabilidad financiera 2.1.-auditorias internas: en el departamento de almacén las auditorias internas son necesarias para verificar la eficiencia de los controles implementados estas auditorias serán mediante el levantamiento de inventarios selectivos mensuales 2.2.-validaciones de inventario.-es necesario validar los registros contables mediante el levantamiento de inventarios físicos validados por auditorias internas 2.3.-elaboración de conciliaciones contables.-se realizaran conciliaciones contables validadas y verificadas por medio de inventarios selectivos al cierre de cada mes 2.4.- mejora continua.- se debe buscar la mejora continua en la realización de las funciones productivas para la elaboración de información de calidad para lo cual se elaboraran planes de acción por ciclo. 3.-Políticas Especificas de cumplimiento 3.1.-Elaboración de programa de inventario.-para la realización de los inventarios se realizara un programa en el que se deberá especificar las fechas y los métodos que se aplicaran en los conteos anexo I 3.2.-Reglamentos departamentales.- se implantara los reglamentos en los cuales se plasmara las disposiciones bajo las cuales se regirá el departamento (manual de políticas de almacén) anexo II el cual esta en la etapa de comunicación 3.4.-entrega de información.- se deberá entregar la información financiera en las fechas establecidas al cierre de los ejercicios mensuales y/o anuales con los soportes correspondientes 3.5.-mejora continua.- es necesario la elaboración de un proyecto de mejora para dar cumplimiento a la mejora continua del departamento.
  4. 4. 01/Octubre/09 Ver-01 3 de 70 MANUAL DE CONTROL INTERNO CENTRAL PROGRESO Basado en el Informe COSO MCI-CT-01 ANEXO 1
  5. 5. 01/Octubre/09 Ver-01 4 de 70 MANUAL DE CONTROL INTERNO CENTRAL PROGRESO Basado en el Informe COSO MCI-CT-01
  6. 6. 01/Octubre/09 Ver-01 5 de 70 MANUAL DE CONTROL INTERNO CENTRAL PROGRESO Basado en el Informe COSO MCI-CT-01
  7. 7. 01/Octubre/09 Ver-01 6 de 70 MANUAL DE CONTROL INTERNO CENTRAL PROGRESO Basado en el Informe COSO MCI-CT-01
  8. 8. 01/Octubre/09 Ver-01 7 de 70 MANUAL DE CONTROL INTERNO CENTRAL PROGRESO Basado en el Informe COSO MCI-CT-01 ANEXO 2
  9. 9. 01/Octubre/09 Ver-01 8 de 70 MANUAL DE CONTROL INTERNO CENTRAL PROGRESO Basado en el Informe COSO MCI-CT-01
  10. 10. 01/Octubre/09 Ver-01 9 de 70 MANUAL DE CONTROL INTERNO CENTRAL PROGRESO Basado en el Informe COSO MCI-CT-01
  11. 11. 01/Octubre/09 Ver-01 10 de 70 MANUAL DE CONTROL INTERNO CENTRAL PROGRESO Basado en el Informe COSO MCI-CT-01
  12. 12. 01/Octubre/09 Ver-01 11 de 70 MANUAL DE CONTROL INTERNO CENTRAL PROGRESO Basado en el Informe COSO MCI-CT-01
  13. 13. 01/Octubre/09 Ver-01 12 de 70 MANUAL DE CONTROL INTERNO CENTRAL PROGRESO Basado en el Informe COSO MCI-CT-01
  14. 14. 01/Octubre/09 Ver-01 13 de 70 MANUAL DE CONTROL INTERNO CENTRAL PROGRESO Basado en el Informe COSO MCI-CT-01 DEPARTAMENTO DE AUDITORIA I. Políticas Generales de Control. Las actividades del Departamento de Auditorias Internas se centran en tres actividades principales: Inventarios de Producto Terminado Inventario de Materiales Arqueo de Caja Los objetivos principales son: • Conocer el total de las existencias de inventarios propiedad de Central Progreso SA de CV, tanto materiales como de Producto Terminado. • Cuantificar y analizar los faltantes y sobrantes de inventarios • Identificar la calidad del azúcar, la limpieza y el orden de ambos almacenes • Verificar el total de efectivo en caja de acuerdo a los saldos contables • Cumplir con las disposiciones fiscales. 1.1. Políticas de Inventarios de Producto Terminado 1. La toma de inventarios físicos de Producto Terminado, se efectuará mensualmente y serán tomados al 100% por personal de área correspondiente, supervisados por el Auditor Interno, podrán participar los auditores externos quienes tomarán sus pruebas selectivas y corroborarán el adecuado levantamiento de las existencias. 2. Se dejará evidencia de la toma física llenando los siguientes formatos: Corte de Formas Recepción de inventarios en almacenes Toma de inventario físico 3. Estos deberán estar firmados de mutuo acuerdo por el encargado de bodega, el auditor interno y un testigo. 4. Como parte del inventario de Producto terminado se deberá efectuar la Conciliación y análisis de diferencias, así como la recopilación de información, firma y copias, por último la emisión de listados finales 5. Asentar en un Acta final los hallazgos en el proceso de inventario. 6. Comunicar los resultados a los altos mandos y autoridades relacionadas.
  15. 15. 01/Octubre/09 Ver-01 14 de 70 MANUAL DE CONTROL INTERNO CENTRAL PROGRESO Basado en el Informe COSO MCI-CT-01 1.2. Políticas de Inventarios de Materiales. 1. La toma del inventario físico se llevará acabo en el periodo de reparación al 100%. 2. Se deberá establecer un programa para el conteo de materiales por genéricos, con fechas de inicio y término del conteo. 3. El conteo será efectuado por el personal operativo, supervisados por el auditor interno. 4. Se levantarán las actas de cierre respectivas, donde quedarán asentadas las diferencias, las conclusiones y sugerencias del Auditor Interno. 5. En reunión de comité, se comunicará el resultado total a las autoridades relacionadas para tomar la decisión del tratamiento que se dará a dichos hallazgos. 1.3. Arqueo de Caja 1. El arqueo de caja se llevará a cabo mensualmente. 2. Se procederá al conteo del efectivo resguardado en caja al 100% en presencia de la encargada. 3. Se dejará evidencia asentada en el formato FTO-AG-AI-03, donde se asentarán los conteos de efectivo conciliados con los saldos registrados en contabilidad 4. De ser detectadas diferencias, serán comunicadas en primera instancia al Contralor General, quien tomará la decisión de la acción a tomar. II. IDENTIFICACION DE LOS PROCESOS CON LAS INTERFACES. PROCEDIMIENTO ACTIVIDAD INTERFACE INVENTARIO DE PRODUCTO TERMINADO COMERCIALIZACION BODEGA DE AZUCAR CONTABILIDAD CORPORATIVO INVENTARIO DE MATERIALES ALMACEN DE MATERIALES CONTABILIDAD FABRICA AUDITORIA INTERNA PRO-AG-AI-01 ARQUEO DE CAJA CAJA CONTABILIDAD
  16. 16. 01/Octubre/09 Ver-01 15 de 70 MANUAL DE CONTROL INTERNO CENTRAL PROGRESO Basado en el Informe COSO MCI-CT-01 III. REGLAMENTO ESPECÍFICO DEL AUDITOR INTERNO 1. Es responsable de coordinar la programación de los inventarios mensuales, anuales y arqueos de caja de Central Progreso, S.A. de C.V. 2. Indicar al despacho de auditoría externa mínimo con 2 semanas de anticipación de la programación del inventario. 3. Ejercer supervisión directa (visita y apoyo) en todos los inventarios de Central Progreso, S.A. de C.V. en el año. 4. Es responsable de verificar que los inventarios y arqueos se lleven en buenos términos. 5. Ejercer supervisión constante para asegurarse que el procedimiento de la toma de inventarios físicos mensuales, anuales y arqueos de caja se cumplan cabalmente. 6. Será responsable de dar la orden de terminación de los inventarios. En tanto no se les comunique por estas personas no deberá asumirse que los inventarios físicos mensuales y anuales terminaron. 7. Seguimiento de aclaración de sobrantes y/o faltantes por inventarios o por arqueos DEPARTAMENTO DE PRODUCTO TERMINADO 1.- Politicas Generales de control. 1.1.- Es responasbilidad de encargado del departamento fijar los lineamientos de la preservaciòn y control del producto terminado y vigilar que se lleven a cabo. Y es responsabilidad de los auxiliares del departamento supervisar que las actividades se realizen de acuerdo a los lineamientos establecidos y rendir informaciòn del proceso. 1.2-- Los involucrados en este departamento tenemos la responsabilidad de suministrar la informaciòn requerida por nuestros provedores y clientes en tiempo y forma. 1.3--La informaciòn requerida por nuestros clientes y proveedores debe de ser eficas y eficiente,respetando sus procedimentos para lograr nuestros objetivos. 2.- Politicas Especificas para la confiabilidad. 2.1.- El departamento en cuanto a existencias de producto se refiere, es auditado cada mes por el auditor interno de la empresa Y cuando asi lo requiera el area comercial del corporativo. 2.2.- Se realiza un informe diario de inventario, el cual es enviado al area comercial del ingenio.
  17. 17. 01/Octubre/09 Ver-01 16 de 70 MANUAL DE CONTROL INTERNO CENTRAL PROGRESO Basado en el Informe COSO MCI-CT-01 2.3:-Es responsabilidad del encargado de producto terminado, conciliar diariamente el movimientos de los inventarios con el area contable del ingenio. 2.4.- El deparatamento esta involucrado en el mejoramiento para alcanzar el objetivo de las BPM`S para la mejora continua del proceso. 2.5.-Levantar check list semanalmente de las condiciones de bodega interior ingenio. 2.6.- Solicitar a la PROFECO antes de inicio de zafra la verificaciòn de los instrumento de pesar y medir que se utilizan en este ingenio. 3.- Politicas Especificas de Cumplimiento. 3.1.- El departamento emite un reporte diario de producciòn, embarques y existencias de producto terminado,dandole copia al laboratorio de fabrica. 3.2.-Realizar reporte diario de inventarios para el area contable del ingenio. 3.3.- proporcionar reporte mensual al area comercial del ingenio,para efecto de conciliaciòn fisico-contable del producto terminado. 3.4.-Levantamiento de check list en bodegas foraneas mensualmente mientras se tenga producto nuestro. 3.5.- verificaciòn mensual de existencias en bodegas foràneas mientras se tenga existencia. DEPARTAMENTO DE CREDITO A CAÑEROS I.-Políticas Generales de Control. 1.1. Gastos de Cosecha: Se otorgaran tarifas para gastos de cosecha, mismas que serán autorizadas por el comité de producción y calidad cañera y se plasmaran en acta de comité firmando por las partes que en ella intervienen. En caso de modificar alguna tarifa de cosecha, será mediante la instrucción y sanción del comité de producción. 1.2. Crédito a Grupos de Cosecha: Para el financiamiento a grupos de cosecha, se debe de autorizar por el productor en el acta inicial de cosecha, donde se otorga el nombramiento y la facultad del represéntate para el retiro del financiamiento a otorgar, incluyendo las firmas de los productores integrantes del grupo, mismas que serán revisadas y sancionadas por el comité de producción y calidad cañera. 1.3. Anticipo a productores: Se otorgara el anticipo a productores, siempre que el comité de producción y calidad cañera lo sancione, así como los pesos por tonelada a otorgar, el anticipo se otorgara al 80% de las toneladas estimadas de los productores estimados a la fecha se sanción:
  18. 18. 01/Octubre/09 Ver-01 17 de 70 MANUAL DE CONTROL INTERNO CENTRAL PROGRESO Basado en el Informe COSO MCI-CT-01 1.4. Preliquidación a Productores: Es el importe que se paga al productor, en base al Art. 61 primer párrafo de la Ley de Desarrollo Sustentable de la Caña de Azúcar, en caso de no ser así, en base a los datos sancionados por el comité de producción y calidad cañera, mismos que se calcularan en base a los cortes y pagos de preliquidación sancionados por el comité. La recuperación de la cartera crediticia es en base a la Circular No. 4 emitida por la Dirección; 1.4.1. CREDITOS AGRICOLAS: El departamento de crédito solo realizara retenciones por concepto de créditos agrícolas, por los montos comprobados con contratos y pagares, en caso de existir alguna diferencia entre los pagares individuales y lo dispersado por la financiera; esta no será considerada en tanto no sea entregada la documentación correspondiente. 1.4.2. ORGANIZACIONES CAÑERAS: El departamento de crédito solo realizara retenciones a las organizaciones siempre que estas Entreguen documentación comprobatoria de que están legalmente facultadas para realizar este tipo de actividad, mismo que debe estar sustentado de acuerdo a lo establecido en el párrafo segundo del articulo 53 de la Ley de Desarrollo Sustentable de la Caña de Azúcar, así como copias de los Pagares firmados por los productores, en los cuales se establezcan las condiciones del crédito y se faculte al ingenio como retenedor. 1.4.3. IMSS: El departamento de crédito aplicara la retención por concepto de IMSS, no de forma general, sino de manera particular de acuerdo a los alcances estimados para cada productor, esto en base al acuerdo nacional entre organizaciones cañeras y el IMSS, mismo que el comité de producción y calidad cañera deberá sancionar como aplicación. 1.4.4. GRUPOS DE COSECHA: El departamento de crédito retendrá a Los grupos de cosecha que soliciten retenciones, siempre que presenten en original el acta de asamblea en la que se tomo el acuerdo, la cual debe incluir las firmas de los productores integrantes del grupo y validado por el comité de producción y calidad cañera. 1.4.5. INSUMOS Y OTRAS RETENCIONES: Los proveedores de insumos o terceros que soliciten retenciones a productores, deben presentar los pagares firmados con estos en el cual se autorice al ingenio como retenedor, por este concepto para su sanción en el comité de producción y calidad cañera. 1.5. Liquidación Final a Productores: Es el importe que se paga al productor, en base al Art. 61 segundo párrafo de la Ley de Desarrollo Sustentable de la Caña de Azúcar, en caso de no ser así, en base a los datos sancionados por el comité de producción y calidad cañera.
  19. 19. 01/Octubre/09 Ver-01 18 de 70 MANUAL DE CONTROL INTERNO CENTRAL PROGRESO Basado en el Informe COSO MCI-CT-01 La recuperación de la cartera crediticia es en base a la circular No. 4 emitida por la Dirección; 1.5.1. CREDITOS AGRICOLAS: El departamento de crédito solo realizara retenciones por concepto de créditos agrícolas, por los montos comprobados con contratos y pagares, en caso de existir alguna diferencia entre los pagares individuales y lo dispersado por la financiera; esta no será considerada en tanto no sea entregada la documentación correspondiente. 1.5.2. ORGANIZACIONES CAÑERAS: El departamento de crédito solo realizara retenciones a las organizaciones siempre que estas Entreguen documentación comprobatoria de que están legalmente facultadas para realizar este tipo de actividad, mismo que debe estar sustentado de acuerdo a lo establecido en el párrafo segundo del articulo 53 de la Ley de Desarrollo Sustentable de la caña de Azúcar, así como copias de los Pagares firmados por los productores, en los cuales se establezcan las condiciones del crédito y se faculte al ingenio como retenedor. 1.5.3. IMSS: El departamento de crédito aplicara la retención por concepto de IMSS, no de forma general, sino de manera particular de acuerdo a los alcances estimados para cada productor, esto en base al acuerdo nacional entre organizaciones cañeras y el IMSS, mismo que el comité de producción y calidad cañera deberá sancionar como aplicación. 1.5.4. GRUPOS DE COSECHA: El departamento de crédito retendrá a Los grupos de cosecha que soliciten retenciones, siempre que presenten en original el acta de asamblea en la que se tomo el acuerdo, la cual debe incluir las firmas de los productores integrantes del grupo y validado por el comité de producción y calidad cañera. 1.5.5. INSUMOS Y OTRAS RETENCIONES: Los proveedores de insumos o terceros que soliciten retenciones a productores, deben presentar los pagares firmados con estos en el cual se autorice al ingenio como retenedor, por este concepto para su sanción en el comité de producción y calidad cañera.
  20. 20. 01/Octubre/09 Ver-01 19 de 70 MANUAL DE CONTROL INTERNO CENTRAL PROGRESO Basado en el Informe COSO MCI-CT-01
  21. 21. 01/Octubre/09 Ver-01 20 de 70 MANUAL DE CONTROL INTERNO CENTRAL PROGRESO Basado en el Informe COSO MCI-CT-01
  22. 22. 01/Octubre/09 Ver-01 21 de 70 MANUAL DE CONTROL INTERNO CENTRAL PROGRESO Basado en el Informe COSO MCI-CT-01
  23. 23. 01/Octubre/09 Ver-01 22 de 70 MANUAL DE CONTROL INTERNO CENTRAL PROGRESO Basado en el Informe COSO MCI-CT-01
  24. 24. 01/Octubre/09 Ver-01 23 de 70 MANUAL DE CONTROL INTERNO CENTRAL PROGRESO Basado en el Informe COSO MCI-CT-01
  25. 25. 01/Octubre/09 Ver-01 24 de 70 MANUAL DE CONTROL INTERNO CENTRAL PROGRESO Basado en el Informe COSO MCI-CT-01 II.-IDENTIFICACION DE LOS PROCESOS CON LAS INTERFACES. PROCEDIMIENTO ACTIVIDAD INTERFACE SOLICITUD TARIFAS DE COSECHA DEPARTAMENTO DE CAMPO SOLICITUD ACTAS DE GRUPOS DE COSECHA DEPARTAMENTO DE CAMPO PRESUPUESTO DE COSECHA SEMANAL DEPARTAMENTO DE PRESUPUESTOS ENTRADA DE CAÑA A BATEY DEPARTAMENTO DE CAMPO SOLICITUD DE RECURSO SEMANAL DEPARTAMENTO DE PRESUPUESTO ENTREGA DE ETIQUETAS DE GRUPOS, ALCE Y FLETE DEPARTAMENTO DE CAJA FIRMA DE PAGARES CONTRALOR, DEPARTAMENTO DE CAMPO ENTREGA DE PAGARES DEPARTAMENTO DE CAMPO PAGO DE LOS RECURSOS DE COSECHA DEPARTAMENTO DE CAJA SOLICITUD DE DOCUMENTOS PAGADOS DEPARTAMENTO DE CAJA GASTOS DE COSECHA CONCILIACION CONTABLE DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD PROCEDIMIENTO ACTIVIDAD INTERFACE SOLICITUD DE RECUROS DELOS GRUPOS DEPARTAMENTO DE CAMPO AUTORIZACION DE LOS CREDITOS DEPARTAMENTO DE CAMPO PRESUPUESTO DE RECURSO SEMANAL DEPARTAMENTO DE PRESUPUESTOS RECEPCION DE DOCUMENTOS DEPARTAMENTO DE CAMPO SOLICITUD DE RECURSO SEMANAL DEPARTAMENTO DE PRESUPUESTO FIRMA DE PAGARES CONTRALOR, DEPARTAMENTO DE CAMPO ENTREGA DE PAGARES DEPARTAMENTO DE CAMPO PAGO DE LOS RECURSOS DE COSECHA DEPARTAMENTO DE CAJA SOLICITUD DE DOCUMENTOS PAGADOS DEPARTAMENTO DE CAJA CREDITO A GRUPOS DE COSECHA CONCILIACION CONTABLE DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD
  26. 26. 01/Octubre/09 Ver-01 25 de 70 MANUAL DE CONTROL INTERNO CENTRAL PROGRESO Basado en el Informe COSO MCI-CT-01 PROCEDIMIENTO ACTIVIDAD INTERFACE ESTIMADO DE PRODUCTORES DEPARTAMENTO DE CAMPO ACTA DE COMITE DEPARTAMENTO DE CAMPO ENTREGA DE LISTADO PARA VALIDACION DEPARTAMENTO DE CAMPO PRESUPUESTO DE RECURSO DEPARTAMENTO DE PRESUPUESTOS FIRMA DE PAGARES CONTRALOR, DEPARTAMENTO DE CAMPO SOLICITUD DE RECURSO DEPARTAMENTO DE PRESUPUESTO ENTREGA DE PAGARES DEPARTAMENTO DE CAMPO FIRMA DE ORDEN DE PAGO DEPARTAMENTO DE PRESUPUESTO, CONTRALOR Y GERENTE PAGO DE LOS RECURSOS DEL ANTICIPO DEPARTAMENTO DE CAJA SOLICITUD DE DOCUMENTOS PAGADOS DEPARTAMENTO DE CAJA ANTICIPO A PRODUCTORES DE CAÑA CONCILIACION CONTABLE DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD
  27. 27. 01/Octubre/09 Ver-01 26 de 70 MANUAL DE CONTROL INTERNO CENTRAL PROGRESO Basado en el Informe COSO MCI-CT-01 PROCEDIMIENTO ACTIVIDAD INTERFACE CALENDARIO DE PRELIQUIDACIONES DEPARTAMENTO DE CAMPO VALIDACION DE CORTES TERMINADOS DEPARTAMENTO DE CAMPO FACTORES A APLICAR DEPARTAMENTO DE CAMPO ADECUACION AL SISTEMA DEPARTAMENTO DE INFORMATICA PROCESO DEL CALCULO DEPARTAMENTO DE INFORMATICA PRESUPUESTO DEL RECURSO DEPARTAMENTO DE PRESUPUESTO REVISION Y AUTORIZACION DEL CALCULO SUPERINTENDENTE DE CAMPO, CONTRALOR FIRMA DE PAGARES CONTRALOR, DEPARTAMENTO DE CAMPO COMPROBANTE FISCAL ENCARGADO DE FISCAL SOLICITUD DE RECURSO SEMANAL DEPARTAMENTO DE PRESUPUESTO ENTREGA DE PAGARES DEPARTAMENTO DE CAMPO FIRMA DE ORDEN DE PAGO DEPARTAMENTO DE PRESUPUESTO, CONTRALOR Y GERENTE PAGO DE LOS RECURSOS DE COSECHA DEPARTAMENTO DE CAJA SOLICITUD DE DOCUMENTOS PAGADOS DEPARTAMENTO DE CAJA PRELIQUIDACION A PRODUCTORES DE CAÑA CONCILIACION CONTABLE DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD
  28. 28. 01/Octubre/09 Ver-01 27 de 70 MANUAL DE CONTROL INTERNO CENTRAL PROGRESO Basado en el Informe COSO MCI-CT-01 PROCEDIMIENTO ACTIVIDAD INTERFACE INFORME DE CORRIDA FINAL LABORATORIO DE FABRICA VALIDACION DE CAÑA ACUMULADA DEPARTAMENTO DE CAMPO FACTORES A APLICAR DEPARTAMENTO DE CAMPO ADECUACION AL SISTEMA DEPARTAMENTO DE INFORMATICA PROCESO DEL CALCULO DEPARTAMENTO DE INFORMATICA PRESUPUESTO DEL RECURSO DEPARTAMENTO DE PRESUPUESTO REVISION Y AUTORIZACION DEL CALCULO SUPERINTENDENTE DE CAMPO, CONTRALOR COMPROBANTE FISCAL ENCARGADO DE FISCAL FIRMA DE PAGARES CONTRALOR, DEPARTAMENTO DE CAMPO SOLICITUD DE RECURSO SEMANAL DEPARTAMENTO DE PRESUPUESTO ENTREGA DE PAGARES DEPARTAMENTO DE CAMPO FIRMA DE ORDEN DE PAGO DEPARTAMENTO DE PRESUPUESTO, CONTRALOR Y GERENTE PAGO DE LOS RECURSOS DE COSECHA DEPARTAMENTO DE CAJA SOLICITUD DE DOCUMENTOS PAGADOS DEPARTAMENTO DE CAJA LIQUIDACION A PRODUCTORES DE CAÑA CONCILIACION CONTABLE DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD
  29. 29. 01/Octubre/09 Ver-01 28 de 70 MANUAL DE CONTROL INTERNO CENTRAL PROGRESO Basado en el Informe COSO MCI-CT-01 DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD Políticas Generales de Control. Políticas en la información financiera. a) El contenido y presentación de los informes financieros que se atribuyen a los diferentes usuarios en la organización debe de ser suficiente y necesario para permitir la toma de decisiones y presentarse conforme a las políticas establecidas por la dirección general del Grupo, Coordinación económica, Gerencia general y contraloría, así como a las normas y leyes vigentes, así mismo dicha información deberá elaborarse en estricto apego a las NORMAS DE INFORMACION FINANCIERA y Leyes Fiscales vigentes. b) Los informes que serán utilizados por la gerencia general y accionistas debe ser analizada e interpretada, es decir, presentarse en forma resumida y analizada con objeto de hacer más eficiente el tiempo que se dedica a su lectura. c) La información financiera que los usuarios requieren deben producirse con oportunidad tal que le permita tomar decisiones y cumplir con sus obligaciones legales y fiscales. d) Los criterios de registro y cuantificación de la información contable deben ser consistentes para permitir la comparación de su situación financiera y resultados de operación en diferentes periodos o con empresas del mismo ramo. e) Los informes financieros que se preparen deben informar a la gerencia general y accionistas sobre aspectos tales como: cumplimiento del presupuesto, manejo del efectivo, situación de la cartera y niveles de antigüedad, control de activos fijos, situación de los pasivos, rentabilidad de la empresa, niveles de ventas por mes, de producción por zafra, costos de venta, costos de producción, gastos de operación, costos de reparación, número de personal y su rotación, costos del personal, análisis de vacantes, etc. f) El importe de financiamientos que se requieran y la manera en que se invertirán dichos recursos deben ser autorizados conforme a las políticas de la Dirección General y Coordinación Económica del Grupo.
  30. 30. 01/Octubre/09 Ver-01 29 de 70 MANUAL DE CONTROL INTERNO CENTRAL PROGRESO Basado en el Informe COSO MCI-CT-01 g) El importe de los impuestos causados deben determinarse a las disposiciones legales vigentes y presentadas con oportunidad para autorización de la gerencia general. h) No deberán mezclarse los ingresos de las cuentas personales de los socios o de compañías filiales con los de la compañía, como medida de control interno y fiscal. Políticas Generales a) Toda acción Central Progreso, S.A. de CV. debe estructurarse en los costos de producción, sobre la determinación del costo de ventas, tanto generales como individuales, por zonas, con el fin de forzar a todos a tratar de alcanzar dichos niveles. b) Deben delimitarse con toda precisión las funciones, autoridad y responsabilidad, que corresponda a cada Gerente y Jefes en cada uno de los niveles, para evitar duplicidad de mando y fuga de responsabilidades. c) Debe delegarse el mayor número posible de funciones, para obtener máxima eficiencia en la actividad de los altos ejecutivos. d) Para hacer benéfica esa delegación, deben establecerse los controles adecuados, con el fin de que los altos niveles puedan corregir oportunamente, cualquier acción inapropiada. e) La delegación de responsabilidad y autoridad, debe hacerse en forma gradual. f) A cada nivel de responsabilidad debe corresponder siempre el grado de autoridad respectivo, para que la acción de los jefes sea siempre eficaz y expedita. g) Toda acción que salga de las facultades, responsabilidades y límites fijados se debe sesionar y consensuar en celebración periódica de juntas con el personal involucrado. h) Se debe atender al cliente Interno ò Externo con amabilidad y eficiencia. Políticas Contables 1. Se elaborarán Estados Financieros mensuales
  31. 31. 01/Octubre/09 Ver-01 30 de 70 MANUAL DE CONTROL INTERNO CENTRAL PROGRESO Basado en el Informe COSO MCI-CT-01 2. Se presentarán a más tardar el día diez de cada mes ante la Coordinación General y Coordinaciones del Grupo. 3. La fecha de corte de la contabilidad debe ser el ultimo día del mes.. 4. No se alterarán movimientos, después del cierre de cada mes. 5. Todo registro de contabilidad se harán de acuerdo con el catálogo de cuentas debidamente homologado con los demás ingenios. 6. Toda alta, baja o modificación se harán bajo la responsabilidad del contador general 7. Anualmente se revisará y actualizará el catálogo de cuentas. 8. Es responsabilidad del Contador General dictar todos los lineamientos del registro contable 9. Sólo tendrán acceso a la información contable el personal autorizado. 10.Toda información requerida por el personal ajeno al departamento de contabilidad será proporcionada previa autorización del Contador General 11.Mensualmente se harán las siguientes conciliaciones: - Bancarias - Ínter compañías (Partes Relacionadas) - Almacén de materiales - Crédito a productores de caña - Inventario de azúcar y mieles - Proveedores - Conciliación de caja(arqueos) 12.Toda póliza de registro contable debe contener la firma de quién la elabora.. 13.Toda operación registrada en contabilidad, debe estar documentada. 14.Todo documento soporte para ser registrado en contabilidad deberá reunir los requisitos fiscales de conformidad con el código Fiscal de la Federación y su Reglamento. 15.Se debe establecer el día para recepción de documentación proveniente de México y Veracruz Políticas de Ventas. a) Las ventas son centralizadas, pues estas se pactan directamente en la Coordinación General del Grupo, oficinas México y se les da seguimiento a través de la Coordinación económica del grupo. b) No se realizarán ventas de azúcar en el ingenio, salvo la entrega de azúcar a personal de confianza y sindicalizados, de conformidad con el reglamento de recursos humanos; así como a productores de caña, de conformidad con las disposiciones del Comité de Producción y Calidad Cañera.
  32. 32. 01/Octubre/09 Ver-01 31 de 70 MANUAL DE CONTROL INTERNO CENTRAL PROGRESO Basado en el Informe COSO MCI-CT-01 c) La venta de subproductos locales (bagazo, miel, chatarra) y/o activos en desuso, serán analizadas y autorizadas por el gerente general, previa solicitud de manera formal. d) Una vez pactadas las ventas de azúcar, la encargada de comercialización recibe vía fax y/o correo electrónico, el reporte de la venta efectuada y este contiene el nombre del cliente, cantidad, producto, producción y precio. e) El encargado de la Bodega de Azúcar genera una Orden de Carga. f) Únicamente la Coordinación General del Grupo realizará las operaciones de venta de exportación. g) Se deberá emitir un pedido por cada tipo de producto que nos soliciten los clientes. h) El encargado de comercialización deberá contar con la información de precios, reportes de existencias recientes. Queda prohibido recibir pagos en efectivo por parte del personal de comercialización cuando las condiciones así lo requieran, debe canalizarse dicho depósito a la tesorería del ingenio. CAJA GENERAL Vales de Caja 1. Elaboración y Autorización o La elaboración de los vales de caja es responsabilidad de la persona que solicita los fondos, quien además deberá solicitar las firmas de autorización del Gerente General, de la Contraloría y del Jefe inmediato. o Los datos que deberá contener un vale de caja son: la fecha de elaboración, cantidad solicitada en número y letra, indicación si se trata de una solicitud de efectivo o cheque, concepto del gasto, nombre y puesto de la persona que lo solicita. o Además de las firmas de autorización, el vale de caja deberá estar firmado por el solicitante y por la persona que lo cobra.
  33. 33. 01/Octubre/09 Ver-01 32 de 70 MANUAL DE CONTROL INTERNO CENTRAL PROGRESO Basado en el Informe COSO MCI-CT-01 2. Pago o Los vales de caja son pagados en la Caja general del Ingenio, en donde la cajera entregará la cantidad solicitada a cambio del vale correspondiente, siempre y cuando el vale cuente con todas las firmas de autorización necesarias. 3. Comprobación del vale o El vale de caja se queda en poder de la Caja hasta que se comprueba o se recibe el reingreso del efectivo. o Para comprobar un vale de caja deberá remitirse a lo establecido en el procedimiento de comprobación de gastos mencionado en este mismo manual 4. Registro o El registro de los gastos que comprueben un vale de caja se realiza mediante una póliza de egresos elaborada por la Cajera general, previa codificación en el departamento de contabilidad. Inversiones Temporales 1. Se registrarán las inversiones y valores de renta fija o variable. 2. Los valores deben estar depositados en la caja fuerte, en cajas de seguridad, en los bancos o guardados de alguna otra manera que físicamente ofrezca seguridad. 3. Se debe analizar la posibilidad de afianzar a todos aquellos empleados que manejen estos valores. 4. Las operaciones que se realicen con los valores deben ser autorizadas por el Gerente General. 5. Los excedentes diarios deberán ser reportados de inmediato a la coordinación de economía y finanzas del grupo así como las diferentes alternativas de inversión que se tiene para proceder a su inmediata autorización e inversión. 6. La suma de todos los valores e inversiones deberá ser igual al saldo de la cuenta control de mayor. Deudores Diversos 1. Todos los préstamos entre empresas filiales del grupo deberán estar previamente por la coordinación general y/o coordinación económica del grupo. (se entiende por autorización la distribución semanal de recursos vía telefónica)
  34. 34. 01/Octubre/09 Ver-01 33 de 70 MANUAL DE CONTROL INTERNO CENTRAL PROGRESO Basado en el Informe COSO MCI-CT-01 2. La póliza correspondiente, deberá contener el comprobante del banco ya sea por el cargo o abono según se trate. 3. Los recursos enviados al ingenio por parte del grupo deberán estar soportados con la solicitud de recursos del departamento de presupuestos y la carta semanal de distribución de recursos. 4. Se deberá elaborar conciliación de saldos mensual ínter compañías para control. Funcionario y Empleados 1. No están permitidos Los préstamos a funcionarios y empleados. 2. No están permitidas las retenciones en la nomina de trabajadores para pago a terceros, incluyendo cajas de ahorro, apoyo social etc... 3. Para solicitar gastos a comprobar, se deberá llenar el formato "Requisición de Recursos” debidamente llenado. 4. Para el caso de los gastos originados en las oficinas de Veracruz y México, se reembolsaran siempre y cuando se apeguen a las políticas de tesorería y a todas las mencionadas en este manual Gastos a Comprobar EL PERSONAL QUE REALIZA GASTOS A NOMBRE DE CENTRAL PROGRESO, DEBERÁ: 1. Solicitar comprobantes en los establecimientos o lugares donde se haya realizado el gasto, verificando en el momento de su recepción que estos reúnan los siguientes requisitos: Contener impreso el domicilio fiscal y clave del registro federal de contribuyentes de quien los expida. Tratándose de contribuyentes que tengan más de un local o establecimiento, deberán señalar en los mismos del domicilio del local o establecimiento en el que se expidan los comprobantes. Contener impreso el número de folio consecutivo. Lugar y fecha de expedición. Cantidad y clase de mercancías o descripción del servicio que amparen. Valor unitario consignado en número e importe total consignado en número o letra, así como el monto de los impuestos que en los términos de las disposiciones fiscales deberán trasladarse, en su caso. Datos del ingenio. Vigencia.
  35. 35. 01/Octubre/09 Ver-01 34 de 70 MANUAL DE CONTROL INTERNO CENTRAL PROGRESO Basado en el Informe COSO MCI-CT-01 2. Justificar los gastos por compras menores o viáticos, entregando al auxiliar contable los comprobantes de todos los gastos realizados con sus respectivas copias; además de informarle sobre el lugar específico, temporalidad y objetivo de la comisión. EL AUXILIAR CONTABLE DEBERÁ: 1. Verificar que los comprobantes contengan los requisitos fiscales mencionados en el apartado anterior. 2. Codificar la documentación de acuerdo con el catálogo de cuentas contables 3. Recabar las firmas que autorizan la comprobación de gastos, por parte del Gerente General , Contralor y en ausencia de uno de ellos, la firma del contador general. DE LAS COMPRAS MENORES. 1. Las compras menores se refieren a insumos que no interfieren directamente en la operación y producción pero que son necesarias para el desempeño de las actividades administrativas y deben ser sancionadas en Comité de Compras, para su requisición electrónica. 2. Las comprobaciones de compras menores deberán realizarse en formato de orden de pago. 3. Los comprobantes que no reúnan los requisitos fiscales se aceptaran solo en casos extraordinarios, previa autorización del Contralor; en caso de no ser autorizados el importe se tomarán como gastos no justificados. 4. Todos los comprobantes deberán estar respaldados con una: requisición de materiales y servicios electrónica, la cual también debe ser revisada por el departamento de Presupuestos y autorizada por el contralor y la gerencia general. DE LOS GASTOS DE VIÁTICOS 1. Se incluye en este procedimiento a todo el personal asignado a Central Progreso, S.A. DE CV. desde la gerencia hasta el personal operativo sindicalizado 2. La comprobación de gastos de viaje, viáticos y representación no es excusable en ningún caso y todo el personal señalado en el párrafo anterior tendrá no más de 3 (tres) días hábiles a partir de término o regreso de su comisión para presentar la cuenta de gastos debidamente comprobada y autorizada de conformidad con lo dispuesto en el apartado décimo primero de esta procedimiento y a los lineamientos del procedimiento de vales de caja PRO-CT-CJ-01.
  36. 36. 01/Octubre/09 Ver-01 35 de 70 MANUAL DE CONTROL INTERNO CENTRAL PROGRESO Basado en el Informe COSO MCI-CT-01 Transcurrido dicho plazo; será descontado de sus remuneraciones en la siguiente nómina semanal. 3. La comprobación indicada en el párrafo anterior deberá ser acompañada en todos los casos con un informe pormenorizado de las actividades realizadas durante el cumplimiento de su comisión. (Ver anexo 4) 4. Cuando la comisión tenga lugar a solicitud de un área operativa o de administración específica y no por disposición expresa; el área solicitante deberá de presentar a la Gerencia General un programa de trabajo con fechas y actividades a realizar. Cuando la comisión tenga lugar por disposición expresa de parte de la Gerencia o Superintendencias de Campo y Fábrica del ingenio, (visitas a otros ingenios que no sean del Grupo Margarita, Ferias, exposiciones, excursiones, etc.) deberá informase a la Coordinación correspondiente: Técnica de Campo, Fábrica o Económica. 5. El importe que se le entregue al personal comisionado como gastos sujetos a comprobar como gastos de viaje, viáticos y de representación; será de acuerdo a las tarifas establecidas y días de comisión. 6. El personal recibirá por parte de la Tesorería; el importe autorizado para que sea destinado para boletos de transporte o gastos de traslado; alimentación, hospedaje, peaje, combustibles, accesos a establecimientos y potros asociados a la propia comisión. En el supuesto de no realizar el trabajo para los cuales fue entregado dicho recurso económico, deberán ser reintegrados en un término de 2 (dos) días hábiles. 7. El tabulador de gastos para el personal a que se hace referencia en este procedimiento; será asignado de acuerdo a las tablas que se muestran a continuación: ALIMENTACIÓN POR CADA DÍA DE COMISIÓN (pesos) CARGO DESAYUNO COMIDA CENA 1.- Gerencia General $155.00 $260.00 $210.00 2.- Contraloría y Superintendencias Generales $135.00 $230.00 $175.00 3.- Superintendencias de áreas y Jefes de Departamento $115.00 $210.00 $135.00 4.- Personal operativo sindicalizado y no sindicalizado. $ 85.00 $155.00 $ 85.00
  37. 37. 01/Octubre/09 Ver-01 36 de 70 MANUAL DE CONTROL INTERNO CENTRAL PROGRESO Basado en el Informe COSO MCI-CT-01 Los valores aquí consignados deberán aplicarse puntualmente tomando en consideración los tipos de comida señalados. CARGO HOSPEDAJE (pesos) 1.- Gerencia General $1,035.00 2.- Contraloría y Superintendencias Generales $ 725.00 3.- Superintendencias de áreas y Jefes de Departamento $ 620.00 4.- Personal operativo sindicalizado y no sindicalizado. $ 520.00 En el caso de la transportación; solo el personal con nivel de Gerencia se encuentra autorizado para utilizar como medio de transporte el aéreo. En todos los demás casos; el personal deberá utilizar transporte terrestre. Los importes antes mencionados se deben actualizar anualmente de acuerdo al Índice Nacional de Precios al Consumidor (INPC) Los gastos que excedan de los limites mencionados en la presente política; solo serán autorizados por la gerencia General o por la persona que designe mediante oficio de delegación de facultad. Cuando se utilicen vehículos asignados al Ingenio para comisiones propias de su actividad, los gastos de peaje serán cubiertos mediante el uso de tarjeta IAVE, la cual es resguardada por el departamento de contabilidad. Los gastos de combustibles y lubricantes que se requieran en tránsito deberán de pasar a revisión y autorización del responsable del área a que esta adscrito. 4.8 Cuando no exista previa autorización por escrito de haber sido comisionado respecto de los gastos regulados por el presente procedimiento; no serán cubiertos los importes por la Tesorería del esta unidad industrial. 4.9 Para el cumplimiento de este procedimiento, la Dirección Económica en coordinación con la Contraloría, dictará las medidas administrativas necesarias para detectar posibles daños y perjuicios la Tesorería y en General el presupuesto aprobado. 4.10 El personal mencionado en el apartado 4.1 sujeto a esta política será responsable de cualquier daño o perjuicio que sufra la tesorería del Ingenio por actos u omisiones que les sean imputables relacionados con su función y en observancia a la presente.
  38. 38. 01/Octubre/09 Ver-01 37 de 70 MANUAL DE CONTROL INTERNO CENTRAL PROGRESO Basado en el Informe COSO MCI-CT-01 Las obligaciones se constituirán en primer término a cargo de las personas que directamente hayan ejecutado los actos o incurran en las omisiones que las originaron y subsidiariamente a los funcionarios que por la índole de sus funciones hayan omitido la revisión o autorizado los actos. 4.11 Los gastos de viaje, viáticos y de representación, deberán ser solicitados y autorizados por los distintos funcionarios conforme se mencionan a continuación: COMISIONADO FUNCIONARIO AUTORIZANTE 1.- Gerencia General El mismo 2.- Contraloría y Superintendencias Generales Gerente General 3.- Superintendencias de áreas y Jefes de Departamento Jefe Inmediato 4.- Personal operativo sindicalizado y no sindicalizado. Jefe inmediato 5. RECUPERACIÓN DE REQUISICION DE FONDOS O DE EFECTIVO: 5.1. Una vez elaborada y autorizada la comprobación del gasto, se entrega al personal que comprueba dicho gasto, para que éste, si es el caso, recupere la requisición de fondos a su nombre, en los plazos establecidos en el PRO-CT-CJ-01, o para que recupere en efectivo el gasto que realizó. Trámites y obligaciones fiscales . Las obligaciones fiscales que deben ser cumplidas por el ingenio Central Progreso son: A) Obligaciones mensuales: Pago provisional a cuenta del Impuesto Sobre la Renta del ejercicio, de conformidad con el artículo 14 LISR Pago definitivo mensual del Impuesto al Valor agregado, de conformidad con el artículo 5-D LIVA Pago provisional a cuenta del Impuesto Empresarial a Tasa Única del ejercicio de conformidad con el artículo 9 LIETU Entero del IVA retenido , de conformidad con el art.1-A LIVA
  39. 39. 01/Octubre/09 Ver-01 38 de 70 MANUAL DE CONTROL INTERNO CENTRAL PROGRESO Basado en el Informe COSO MCI-CT-01 Entero del ISR retenido por servicios profesionales, de conformidad con el artículo 127 LISR . Entero del ISR retenido por sueldos y salarios, de conformidad con los artículos 113 y 118 LISR. Declaración mensual Informativa de Operaciones con Terceros, de conformidad con el artículo 32 de LIVA Declaración mensual Informativa del listado de conceptos que sirvió de base para calcular el Impuesto Empresarial a Tasa Única, de conformidad con la regla 2.14.17 de la Tercera Resolución de Modificaciones a la Resolución Miscelánea Fiscal para 2007. La presentación de estos pagos y declaraciones deberá realizarse a más tardar el día 17 del mes siguiente al que corresponda el pago, con excepción de la Declaración mensual Informativa del listado de conceptos que sirvió de base para calcular el IETU la cual se presentará de conformidad con la regla 2.14.17 de la Tercera Resolución de Modificaciones a la Resolución Miscelánea Fiscal para 2007. B) Obligaciones anuales Declaración anual del Impuesto sobre la Renta, de conformidad al artículo 86 LISR Declaración anual del Impuesto Empresarial a Tasa Única de conformidad con el artículo 7 LIETU. Declaración anual informativa de sueldos y salarios pagados, así como de conceptos asimilados, de conformidad con el artículo 118 LISR Declaración anual informativa de Subsidio para el Empleo de conformidad con el artículo transitorio Octavo fracción III, inciso e) del Decreto por el que se reforman, adicional y derogan diversas disposiciones de la Ley del Impuesto Sobre la Renta, Código Fiscal de la Federación, de la Ley del Impuesto Especial Sobre Producción y Servicios y de la Ley del Impuesto al Valor Agregado, y se establece el subsidio para el empleo. Declaración anual informativa de pagos de retenciones del ISR e IVA, de conformidad con los artículos 86 LISR y 32 de LIVA Declaración anual informativa de IVA de conformidad con el artículo 32 LIVA Declaración anual informativa de clientes y proveedores, de conformidad con el artículo 86 LISR A) Otras obligaciones Pago mensual del impuesto estatal de 2% sobre nómina, de conformidad al artículo 102 de la Ley de Ingresos Estatales de Veracruz
  40. 40. 01/Octubre/09 Ver-01 39 de 70 MANUAL DE CONTROL INTERNO CENTRAL PROGRESO Basado en el Informe COSO MCI-CT-01 Pago trimestral de derechos por el Uso o Aprovechamiento de Aguas Nacionales, y declaración anual, de conformidad con los artículos 223 y 226 de la Ley Federal de Derechos. Pago bimestral de derechos por el Uso de Inmuebles Federales, y declaración anual, de conformidad con los artículos 232 y 234 de la Ley Federal de Derechos. Pago trimestral de derechos por el Uso o Aprovechamiento de bienes del dominio público de la Nación como Cuerpos Receptores de las Descargas de Aguas Residuales, y declaración anual, de conformidad con los artículos del 276 al 283 de la Ley Federal de Derechos. Activo Fijo y su Depreciación. TERRENO AI adquirirse deberán estar libres de todo gravamen; o bien, identificar plenamente los que hubiere. 1. Deberán estar escriturados a nombre de la entidad y deberán estar resguardados junto con los documentos correspondientes por el Gerente General. 2. Que se pague oportunamente el impuesto predial correspondiente y derechos conexos. 3. En caso de adquisición y enajenación de un inmueble, la Coordinación General debe autorizar por escrito firmado la operación correspondiente e informando al Contador General para su registro. 4. Sobre aquellos terrenos ociosos, ejercer especial vigilancia por parte de la gerencia general para evitar que sean objeto de invasión, expropiación, u otro tipo de malos usos que puedan representar contingencias para los accionistas o dueños de la entidad. 5. La suma de los importes de todos los terrenos deberá estar amparada con el respectivo avalúo y debe ser registrado contablemente con su actualización. EDIFICIOS 1. Deberán identificarse por el Contador General aquellas erogaciones que verdaderamente representen una inversión de aquellas otras que por naturaleza son gastos (por ejemplo: conservación y mantenimiento) que deben llevarse a cuentas de resultados. 2. Antes de iniciar una construcción deberá contarse con la documentación requerida, así como realizar los pagos de derechos correspondientes. 3. Asegurar el inmueble contra posibles perdidas por incendios, terremotos, inundaciones, etc. 4. Determinar y aplicar programas adecuados para mantener los edificios en buen estado por el encargado de servicios administrativos, así mismo deberá realizar inspecciones oculares semanalmente para verificar el estado actual de los edificios.
  41. 41. 01/Octubre/09 Ver-01 40 de 70 MANUAL DE CONTROL INTERNO CENTRAL PROGRESO Basado en el Informe COSO MCI-CT-01 5. Determinación de las necesidades de inversión en edificios: 1. Describir el propósito de la adquisición. 2. Estimar su costo. 3. Tiempo para lograr su adquisición 4. Impacto de la inversión de capital propuesta dentro del presupuesto de capital ya aprobado. 5. Impacto de las nuevas instalaciones actuales. 6. Justificación económica de la inversión de capital propuesta. 7. Flujo de caja estimado durante el periodo de la adquisición y servicio. 8. Aprobación por parte de la Coordinación General del grupo. Factores a considerar: 1. Potencial de recursos disponibles para inversiones de capital. 2. Estrategias de la entidad. 3. Proyección de la rentabilidad de un proyecto particular. 4. Aceptación de la tasa de recuperación de la inversión. 6. Asignación de prioridades. ACTIVO FIJO Y SU DEPRECIACION Solo se adquirirán activos fijos cuando representen una necesidad inmediata para agilizar y aumentar la calidad en procesos administrativos y operativos. SE RELACIONAN LAS SIGUIENTES POLITICAS: 1. Seguir las normas contables para la distinción de un activo de un gasto. 2. Para adquirir un activo fijo deberá cotizarse por lo menos a 3 proveedores, dichos proveedores deberán cumplir con los requisitos fiscales que establece la ley y proporcionar un crédito acorde a las necesidades de la empresa; para ser autorizadas deberá de presentarse un "Comparativo de cotizaciones" con las cotizaciones enviadas por el proveedor. 3. Los activos que sean necesarios para la empresa que no sean mayores a $ 5,000.00 no requerirán someterse a la autorización del Comité de Compras del grupo, estos serán autorizados por la Contraloría y/o Gerencia General del ingenio previo análisis de su necesidad y la disposición de los recursos necesarios para el pago para montos mayores. 4. EI Comitê de compras estará integrado por:
  42. 42. 01/Octubre/09 Ver-01 41 de 70 MANUAL DE CONTROL INTERNO CENTRAL PROGRESO Basado en el Informe COSO MCI-CT-01 Jefe de compras, superintendente General de Fabrica, jefe de Presupuestos, Contralor General, Gerente General del ingenio y Auditor Interno, Jefe de Almacen y Superintendente de Maquinaria. EQUIPO DE TRANSPORTE: 1. A todo el personal que se asigne un vehiculo de transporte deberá de firmar un recibo de custodia del vehiculo asignado el cual debe contener las características del vehiculo, condiciones del mismo, fecha de entrega y deberá firmarlo de recibido el empleado o funcionario correspondiente. 2. Cualquier daño al activo, extravío o robo, imputable por irresponsabilidad del empleado, será descontado de su sueldo y demás prestaciones en el periodo que sea establecido por la gerencia General. 3. Para poder dar de baja o vender cualquier activo fijo se solicitara la autorización del Gerente General y se le hará de su conocimiento a la Coordinación de economía del grupo, y en los casos que por su monto o valor se estime importante, pasará completamente a la consideración del Coordinador General. 4. La suficiencia en la cobertura de seguros sobre activos fijos debe ser revisada cada cuatro meses por el gerente general, el contralor del ingenio y el Contador General e informaran por escrito a la Coordinación de Economía del grupo para su revisión y análisis. 5. Se levantara un inventario físico una vez al año de todo el activo fijo en general el cual será realizado de manera conjunta entre el Contador General y Jefe de Departamento informando por escrito los resultados de este a la Gerencia general, contraloría y Coordinación económica del grupo. 6. Cada tres meses el Contador General en conjunto con el auditor interno y el jefe de servicios administrativos, efectuaran una revisión ocular del equipo de transporte para cerciorarse de que se obtiene el óptimo rendimiento del equipo asignado informando por escrito a la contraloría. EQUIPO DE CÓMPUTO. MOBILIARIO Y EQUIPO EQUIPO DE RADIOCOMUNICACION En el caso específico del equipo de cómputo el Jefe de informática revisara la necesidad del equipo solicitado y las características del mismo para posteriormente solicitar su compra. 1. La revisión de los sistemas de cómputo será continuo por el Jefe de informática e informara las anomalías de importancia a la Gerencia y a la contraloría General.
  43. 43. 01/Octubre/09 Ver-01 42 de 70 MANUAL DE CONTROL INTERNO CENTRAL PROGRESO Basado en el Informe COSO MCI-CT-01 2. Se realizara una cedula de depreciación por cada tipo de activo fijo y que deberá ser actualizada mensualmente por el encargado de fiscal del departamento contable. 3. EI método de depreciaci6n será en línea recta y de acuerdo al por ciento máximo de deducción que marque la LISR. 4. La depreciación será por meses completos por lo que se empezaran a depreciar al mes siguiente al de su adquisición. 5. Se cargará mensualmente a los resultados la depreciación mensual del mes de acuerdo a las políticas mencionadas en el punto anterior. 6. Se realizarán "vales de resguardo" por los activos fijos, entregados al personal para el desempeño de sus funciones. 7. Toda la documentación original que ampare la propiedad de los activos fijos así como el cumplimiento de pago de todas las obligaciones fiscales de los mismos (facturas, tenencias, seguro de automóviles, etc.) deberán estar archivados de manera independiente de la contabilidad y clasificados por tipo de activo, debiendo quedar dichos expedientes y su auxiliar en custodia de la contraloría y del departamento de Contabilidad. 8. De acuerdo al auxiliar de activos fijos de la compañía señalado en el punto anterior, contendrá como mínimo los siguientes datos: D Clave asignada según tipo de activo. D Una breve descripción del bien. D No. De factura original y fecha de esta. D Importe de la factura. D Localización del bien. D No. De vale de resguardo. Obras en Proceso 1. Antes de iniciar una construcción o instalación deberá tenerse debidamente autorizada la documentación correspondiente, así como los permisos y pagos de derechos que indiquen las leyes respectivas. 2. Deberá identificarse aquellas erogaciones que verdaderamente representen una obra en proceso de aquellas que por su naturaleza son gastos y deben registrarse a resultados. 3. Identificar plenamente con el contratista o proveedor los tipos de arreglo para la construcción del nuevo edificio o instalación. 4. Presentar el presupuesto final del contratista para su autorización al Comité de Compras del Ingenio dependiendo de su monto. 5. Solicitar al contratista un Programa de Avance de obra para que semanalmente sea verificado contra el avance real y determinar diferencias. 6. Pactar con el contratista una sanción por incumplimiento en el Programa de Avance de Obra y de lo establecido en el presupuesto. 7. Vigilar la calidad de los servicios y materiales que utiliza el contratista.
  44. 44. 01/Octubre/09 Ver-01 43 de 70 MANUAL DE CONTROL INTERNO CENTRAL PROGRESO Basado en el Informe COSO MCI-CT-01 8. Nombrar un responsable de la empresa que se encargue de vigilar el proyecto. 9. Una vez que el presupuesto final se autorizó, toda modificación al mismo deberá ser autorizada por escrito por el funcionario competente. 10.Vigilar y reportar permanentemente el costo real de la obra contra el presupuesto. 11.Toda obra en proceso cuyo monto sea mayor a los límites establecidos por la coordinación económica, deberá de realizarse bajo contrato firmado por ambas partes. 12.EI encargado del proyecto y el comité de compras deberá llevar un adecuado control sobre el avance financiero y físico de la obra a efecto de evitar que el contratista disponga, para su beneficio, de los recursos económicos de la entidad. 13.Contabilizar adecuada y oportunamente las nuevas instalaciones. 14.Levantar acta de terminación de obra de manera oportuna y veraz para traspaso a activo fijo. Pagos Anticipados 1. EI Gerente general en conjunto con el contralor del ingenio, se encargaran de cuidar la protección de las instalaciones del ingenio mediante la contratación de seguros de cobertura total de los activos de la entidad. 2. Presentara al Gerente general y el contralor del ingenio a la coordinación económica del grupo, para su visto bueno un plan de seguros que cubra los activos de la entidad. 3. Los pagos efectuados por este concepto de seguros de automóviles o de activos fijos deberán ser autorizados por la Gerencia General y la contraloría. 4. El encargado de cuentas por pagar, llevara un control y análisis desde la fecha en que se paguen hasta que termina su vigencia. Dicho análisis puede contener como mínima la siguiente información: D Fecha de pago D Número de la póliza de seguros. D Número de cheque con que fue pagado 0 forma de pago. D Aseguradora D Descripción del bien y riesgo que ampara. D Cobertura D Valor en libros del bien asegurado. D Suficiencia e insuficiencia de la cobertura. D Vigencia D Prima pagada D Importe a amortizar mensualmente. 4. EI Contador General Vigilara las fechas de vigencia de las primas de seguros, para renovarlas oportunamente.
  45. 45. 01/Octubre/09 Ver-01 44 de 70 MANUAL DE CONTROL INTERNO CENTRAL PROGRESO Basado en el Informe COSO MCI-CT-01 5. EI Contador General tendrá la responsabilidad de aplicar mensualmente la parte devengada a resultados. Gastos de instalación y organización y su amortización. 1. Debe existir autorización por parte del Gerente General y contralor del ingenio para incurrir en este tipo de gastos. 2. Registrar a resultados aquellas partidas que por su naturaleza e importancia no deben estar en el activo. 3. La amortización de estos gastos debe estar acorde alas disposiciones fiscales vigentes. Inversiones en Acciones 1. Las compras de acciones partes socia/es en otra empresa debe ser autorizada por el Director General. 2. Todas las acciones, cupones y documentos relacionados de forma original de las empresas del grupo deberán estar en poder de la coordinación Jurídica. 3. La venta de acciones o partes sociales de las empresas solo compete al consejo de administración del la empresa 4. Cada ejercicio se reconocerán los resultados de operación de las empresas donde se tengan las inversiones por lo que se solicitara su resultado a mas tardar en el mes de febrero del ejercicio siguiente al que se trate (valoraran estos por el método de participación). Depósitos en garantía 1. Abrir registros individuales por cada uno de los depósitos en garantía entregados. 2. Toda entrega en calidad de depósito en garantía deberá estar amparada con un recibo expedido por el proveedor del bien o servicio a favor de la entidad. 3. Llevar un adecuado control de los vencimientos de aquellas operaciones que requirieron de un depósito en garantía para solicitar su devolución o bien que este se aplique contra el gasto a pagar motivo del deposito. Anticipos de clientes 1. Los anticipos de los clientes deberán ser solicitados y calculados por el Coordinador de comercialización considerando los documentos fuentes que indiquen los diversos conceptos a pagar. 2. Una vez elaborada la solicitud esta deberá ser enviada al Departamento de Contabilidad para su registro y control, solicitando las referencias del cliente.
  46. 46. 01/Octubre/09 Ver-01 45 de 70 MANUAL DE CONTROL INTERNO CENTRAL PROGRESO Basado en el Informe COSO MCI-CT-01 3. Todos los anticipos de clientes deberá solicitarse indicando el número de referencia y nombre del cliente. 4. En caso de existir diferencias entre lo solicitado y lo enviado deberá notificarse de inmediato al Departamento de comercialización para su aclaración con el cliente. 5. Solamente la dirección general y el coordinador de economía del grupo, podrán autorizar el financiamiento de las operaciones de c1ientes cuando existan excedentes de efectivo. 6. No se dispondrá de anticipos de clientes, para otorgar prestamos a terceros ajenos a estos que pueda perjudicar a la empresa. 7. Todos los anticipos deberán ser recibidos con cheque nominativo " para abono en cuenta de la empresa" o con transferencia bancaria a cualquiera de las cuentas de cheques indicadas para tal fin. Solamente con autorización de la gerencia General e informe a la Contraloría se recibirán anticipos en efectivo. 8. La suma de todos los anticipos de clientes por aplicar al cierre de mes deberá ser igual al saldo de mayor de la cuenta mencionada en la contabilidad. Acreedores Diversos 1. En los casos de recibir préstamos de las empresas filiales deberán estar debidamente soportados con la documentación correspondiente para proceder a su pago cuando nuestro cliente nos liquide la operación correspondiente. 2. Deberá llevarse un registro individual de compañías filiales para poder identificar sus adeudos. 3. Las provisiones de los pasivos deberán efectuarse conforme se vayan devengando para reconocer los adeudos reales a la fecha. 4. De todos aquellos otros acreedores deberán estar debidamente soportados los adeudos con documentación completamente autorizada (solicitud de compras, solicitud de préstamo, etc.) por funcionario competente. 5. Deberá verificarse el pago correcto y oportuno de los acreedores diversos con objeto de evitar el pago de penas moratorias u otro tipo de sanciones. 6. Todos los pagos deberán efectuarse con cheque nominativo para abono en cuenta del acreedor correspondiente ò vía transferencias electrónica. 7. Verificar que los anticipos o abonos realizados se descuenten al momento de liquidar el total del adeudo. Cuentas por pagar 1. Al llegar el material al Almacén el Proveedor debe entregar junto con la mercancía la factura original que la ampare la compra. 2. El jefe de Almacén después de verificar la llegada del material, sella la factura original junto con sus copias devolviéndolas al proveedor para que éste las entregue al departamento de cuentas por pagar.
  47. 47. 01/Octubre/09 Ver-01 46 de 70 MANUAL DE CONTROL INTERNO CENTRAL PROGRESO Basado en el Informe COSO MCI-CT-01 3. Dos copias de la factura se quedarán en el Almacén para la elaboración del Reporte de las Entradas al Almacén y la Póliza contable en la que se provisionada la cuenta por pagar. El jefe de Almacén tiene la responsabilidad de elaborar diariamente la provisión de todas las facturas recibidas durante el día, para evitar retrasos en la gestión de programación de pagos. 4. Después de hacer entrega del material, el proveedor recibe la factura original sellada por el Almacén junto con tres copias con su respectivo pedido o requisición, las cuales debe entregar en el departamento de Contabilidad al encargado de Cuentas por pagar. 5. El encargado de Cuentas por pagar debe comprobar que el material que ampara la factura haya sido recibido en el Almacén, verificando el sello en la misma, devolviendo una copia sellada, con fecha y firma la cual fungirá como contra recibo. 6. Cuando el material con factura original se reciba en el Almacén en los días y/o horario en los que no se encuentre el encargado de cuentas por pagar, la factura original se recibe directamente en el Almacén, en donde el jefe de Almacén o alguno de sus auxiliares entregará a cambio una copia de factura con sello y firma del que la reciba. 7. En el Almacén sólo se recibirán las facturas originales que entregue el proveedor junto con el material en el siguiente horario: 8. En periodo de zafra: sábados después de las 12:00 hrs y domingos 9. En periodo de reparación: viernes después de las 15:00 hrs. 10.En cualquier periodo de las 7:00 a las 8:45 am y después de las 17:30 todos los días laborales. 11.Cuando el proveedor haga entrega del material sin la factura original, las copias o remisiones que acompañen al material serán selladas en el Almacén y una copia le será entregada al proveedor, la cual deberá ser presentada en el momento en que se entregue la factura original junto con las cinco copias correspondientes, para comprobar que el material fue efectivamente recibido en el almacén. La documentación una vez revisada será sellada por el departamento de Almacén, entregando al proveedor la factura original sellada junto con tres copias para que se entregue a Cuentas por pagar. 12.La recepción de las facturas originales extemporáneas a la entrega del material se hará únicamente los días miércoles en el horario de 9:00 a 14:00 hrs., Por el encargado de Cuentas por pagar. 13.En el caso de que las facturas originales lleguen al ingenio por mensajería, éstas deberán incluir en el paquete la copia de la factura que fue sellada por el Almacén para que se compruebe que el material fue efectivamente recibido y una vez comprobado esto, será sellada por el Almacén. (Ver anexo 5). Si en el paquete no se incluye esta copia, el encargado de Cuentas por Pagar deberá solicitarla en el Almacén para cerciorarse de la recepción del material. 14.Las facturas que amparen Servicios (Honorarios) y Gastos Generales otorgados por proveedores y que no son recibidas ni selladas por el Almacén, deberán entregarse directamente por el proveedor con el encargado de Cuentas por pagar, anexando dos copias de la misma con su orden de trabajo, firmadas por el superintendente general de fábrica y/o superintendente del área que recibió el servicio, para su
  48. 48. 01/Octubre/09 Ver-01 47 de 70 MANUAL DE CONTROL INTERNO CENTRAL PROGRESO Basado en el Informe COSO MCI-CT-01 provisión. El encargado de cuentas por pagar contará con un catálogo de las firmas autorizadas para este efecto. 15.Las facturas derivadas de servicios relacionados con la comercialización y embarque serán recibidas, provisionada y controladas directamente por el encargado de Comercialización, quien además gestionará su pago. 16.Las facturas derivadas de proveedores de Servicios Administrativos serán recibidas y controladas junto con su orden de trabajo o de compra menor, directamente por el encargado de ese departamento, quien además gestionará su pago. El encargado de Servicios Administrativos deberá entregar a los proveedores una copia de la factura firmando de recibido a cambio de la factura original y copia que reciba, y enviarlas de manera inmediata al departamento de Contabilidad para su provisión y para evitar retrasos en la gestión de pagos. 17.El encargado de cuentas por pagar deberá implementar el control de las facturas que reciba y mantener un registro del mismo. 18.El encargado de cuentas por pagar es responsable de establecer y mantener actualizados expedientes personales para cada proveedor. 19.Las facturas correspondientes a compra de insumos para el campo serán recibidas, provisionadas Y pagadas por el departamento crédito a cañeros. Proveedores 1. A más tardar el lunes por la mañana y una vez que se ha verificado el saldo y la existencia de las facturas, se procede a solicitar la elaboración de las ordenes de pago y se canalizan al departamento de caja, el cual al concluir, los turna al encargado de cuentas por pagar, para darlos de alta en el sistema MACRO-PRO, como lo indica el manual de operación del mismo. 2. en caso de emitir cheques, el encargado de la tesorería, los turna a los encargados de firmar los cheques, en este caso, el Gerente general y contralor quienes tienen firmas tipo “A” y el contador general y el encargado de Caja tienen firmas tipo “B”, por lo tanto las firmas que se deben recoger son las 2 de tipo “A”, o bien una de tipo “A” y una de tipo “B”. 3. En caso de pagos extraordinarios no programados, solo serán autorizados por la gerencia general y contraloría. 4. El Jefe de servicios administrativos pasa su lista de pagos para su aprobación los días lunes y una vez autorizadas solicita la elaboración de ordenes de pago a cuentas por pagar y a su vez ese departamento turna dichas ordenes a la tesorería del ingenio para su aplicación e incorporación al sistema. Documentos por pagar a corto y largo plazo Todo financiamiento que se decida obtener por fuentes externas a la empresa debe ser autorizado por la Dirección General del Grupo e instruido al ingenio por la coordinación de economía. 1. Debe llevarse un registro detallado de los documentos por pagar, por parte de Departamento de Contabilidad. 2. En base al contrato registrar los intereses devengados mensualmente aun cuando
  49. 49. 01/Octubre/09 Ver-01 48 de 70 MANUAL DE CONTROL INTERNO CENTRAL PROGRESO Basado en el Informe COSO MCI-CT-01 estos no se paguen en ese mes. 3. Se comparara el saldo del mes contra el anterior para cerciorarse de que los pagos se realicen oportunamente y corregir los saldos improcedentes. 4. Deberán ser cancelados con el sello de "pagado" los documentos liquidados y archivados en un expediente especial custodiado por el Departamento de Contabilidad. 5. Verificar que el pago de los intereses correspondientes se realice de acuerdo a las condiciones del contrato aplicando al saldo insoluto la tasa de interés según el mercado. 6. En aquellos prestamos en que se establezca como garantía prendaría a ciertos activos de la entidad, incluyendo bienes inmuebles (hipotecas) vigilar que al momento de liquidar el adeudo se Liberen al 100% las garantías. 7. La suma de los documentos por pagar a corto plazo, mas las porciones circulantes de los largos plazos, deberá ser igual al saldo del mayor. 8. En el caso de pasivos contratados en Udis 0 cualquier otro instrumento similar deberá efectuarse mensualmente el ajuste correspondiente para actualizar el Adeudo en libros. 9. Al finalizar cada ejercicio (diciembre de cada año) se realizará el traspaso a corto plazo de la parte con vencimiento menor a un año de los pasivos a corto plazo. Capital Social. 1. Se debe mantener un Libro de actas actualizado y de be estar en custodia de la Coordinación jurídica. 2. Debe existir un expediente en el ingenio, con copias de todas las actas de asamblea ordinaria y extraordinaria, resguardado en la bóveda del departamento de caja. 3. Cualquier modificación al capital social de la empresa debe estar respaldado por un acta de asamblea extraordinaria de accionistas, las cuales deben ser controladas por la coordinación jurídica. 4. EI capital social debe estar respaldado documentalmente con las acciones correspondientes que confieren los derechos a los accionistas. Aportaciones para futuros aumentos de capital 1. Deberá llevarse un registro individual por socio que identifique con claridad la fecha y el monto de la aportación realizada. 2. Cualquier movimiento contable que afecte esta cuenta deberá estar previamente autorizado por la Dirección General del Grupo. 3. Cualquier aportación en especie o efectivo deberá ser autorizada por la Dirección General. Reserva anual 1. Anualmente debe de separarse el 5% de la utilidad neta del ejercicio cuando la halla. 2. EI monto acumulado de la reserva legal en ningún caso podrá exceder del 20% del capital social de la empresa, como lo establece la Ley de Sociedades Mercantiles en su artículo 20.
  50. 50. 01/Octubre/09 Ver-01 49 de 70 MANUAL DE CONTROL INTERNO CENTRAL PROGRESO Basado en el Informe COSO MCI-CT-01 Resultado del ejercicio 1. EI Director General deberá aprobar que aplicación se dará alas utilidades 0 perdidas del ejercicio, su capitalización o la distribución de dividendos en caso de que hubiera utilidad. 2. Aquellas utilidades o pérdidas que no provengan de la operación normal o consecuencia del giro habitual de la entidad no deberán ser incluidas en este rubro. Estas partidas pueden ser registradas en la cuenta resultados de ejercicios anteriores. 3. Su saldo al final de cada año debe traspasarse a la cuenta de Resultado de ejercicios anteriores al iniciar el ejercicio siguiente. Resultado de Ejercicios Anteriores 1. Todo movimiento a esta cuenta, independientemente del traspaso regular de los resultados del ejercicio, deberá ser autorizado por la Contraloría. 2. Los movimientos extraordinarios que se realicen a esta cuenta deberán ser autorizados por la Contraloría. Ingresos 1. Los ingresos normales se subdividen en venta de azúcar, bagazo, cachaza, miel, activos, chatarra, etc. 2. Mensualmente el encargado de Comercialización deberá conciliar que el total de las facturas elaboradas coincidan con los ingresos reportados por el departamento de contabilidad. 3. Será responsabilidad del encargado de Comercialización cerciorarse que el consecutivo fiscal este completo y que las facturas que fueron canceladas se conserve el juego completo de las mismas en la empresa. 4. Todos aquellos pagos recibidos que forman parte de la operación del negocio y cuyos comprobantes están a nombre de la empresa deberán ser registrados en esta cuenta. Otros Ingresos a) Los ingresos que se facturen por servicios adicionales como las, asesorías a las empresas del grupo por diversos conceptos y todos aquellos ingresos extraordinarios que no correspondan al giro normal de la empresa deberán ser registrados en este rubro. Así como aquellos conceptos del costo de operación que se cobren a los clientes en nuestras cuentas de gastos. b) Todos aquellos ingresos obtenidos por concepto de inversiones bancarias y rendimientos derivados de saldos promedios de las cuentas de cheques que en
  51. 51. 01/Octubre/09 Ver-01 50 de 70 MANUAL DE CONTROL INTERNO CENTRAL PROGRESO Basado en el Informe COSO MCI-CT-01 su conjunto rebasen mensualmente la cantidad de $ 3,000. = deberán ser reportados inmediatamente ala Coordinadora económica para su disposición. Sueldos y prestaciones a) Los pagos de sueldos y salarios, vacaciones, prima vacacional, prima dominical, aguinaldo, reparto de utilidades y todos aquellos relacionados con el personal, deberán ser elaborados por el Departamento de relaciones industriales. b) La nomina deberá ser pagada el día viernes ya sea para el ciclo zafra o reparación, de cada semana. En caso de que el día indicado sean inhábil se pagara el día hábil inmediato anterior. c) La nomina semanal y su respectiva conciliación deberá ser elaborada por el Departamento de relaciones industriales y entregarse a la contraloría para su revisión y autorización 2 días antes de su pago. La nomina y conciliación deberá ser previamente revisada por el departamento de contabilidad y la contraloría firmara en cada una de las hojas que se incluyan en la nómina. d) Los recibos deben de estar debidamente firmados por los empleados. e) Se deberán hacer en forma manual dos cálculos de impuestos sobre la nomina para corroborar que el sistema lo elabora adecuadamente. f) Todas las prestaciones a los trabajadores serán pagadas a través de depósitos su cuenta de nomina en el banco correspondiente. EI personal de nuevo ingreso que no cuente con el sistema de pago de nomina por tarjeta se Ie pagara en efectivo. g) EI personal que se integre en la empresa después del corte de nomina se Ie elaborara el pago en efectivo por la parte que Ie corresponde. h) Todos los movimientos registrados como son Modificaciones de Salarios, Altas de Personal, Bajas, deberán anexarse a la conciliación de nomina con la autorización respectiva de la Gerencia General. i) EI área de Contabilidad deberá conciliar mensualmente las percepciones pagadas al personal (sueldos, aguinaldos, vacaciones, prima vacacional, etc. ) contra los registros contables. j) EI cálculo del Seguro Social, 2% retiro, 5% Infonavit y Cesantía y vejez así como todos aquellos relacionados con el personal son responsabilidad del Departamento de relaciones industriales y contabilidad y deberán estar totalmente terminados para su visión y pago 10 días antes de su pago. k) EI Departamento de Contabilidad deberá elaborar mensualmente una provisión de impuestos (seguro social, retiro, Infonavit, etc.) misma que deberá proporcionar a la contraloría a más tardar los días 3 de cada mes. Servicios Todos aquellos honorarios a profesionales ya sean internos o externos deberán ser autorizados por la Gerencia General y en su caso por la coordinación económica y coordinación general de l grupo. Se revisara que los pagos por estos conceptos cuenten con todos los requisitos fiscales que marca el artículo 29 y 29- A del Código Fiscal de la Federación. Se
  52. 52. 01/Octubre/09 Ver-01 51 de 70 MANUAL DE CONTROL INTERNO CENTRAL PROGRESO Basado en el Informe COSO MCI-CT-01 retendrá el impuesto correspondiente a las personas físicas que presten un servicio a la empresa, Sociedad Civil, y se enterara al mes siguiente. Los honorarios a personas físicas y morales para que sean deducibles deben ser efectivamente pagados antes de la presentación de la declaración anual (articulo 24 de la LISR frac. IX). 1. Los pasajes locales solamente serán pagados cuando se utilice para servicios de mensajería local y este autorizado por el Gerente General y/o contralor. 2. Todas las cuotas y suscripciones que actualmente se tienen deberán ser renovadas periódicamente según los plazos contratados. 3. Toda suscripción nueva deberá ser solicitada por el Jefe del Departamento y autorizada por el contralor General. 4. Será responsabilidad del Departamento de Contabilidad tener actualizados todos los seguros contratados así como verificar que todos aquellos bienes susceptibles de asegurarse estén debidamente asegurados Depreciación 1. Las tasas de depreciaci6n anual para cada uno de los diferentes tipos de activos fijos y diferidos serán aquellas que marca la Ley del Impuesto Sobre la Renta. 2. Deberá elaborarse una cedula de depreciaciones separándose por cada tipo de activos fijos e indicando la fecha de adquisición, monto original de la inversión y porcentaje de depreciación anual para cada activo. 3. La póliza de depreciación y amortización mensual deberá tener como comprobante la mencionada cedula de depreciación contable misma que servirá de base para el cálculo de la depreciación fiscal. 4. Todos los activos fijos y diferidos se comenzaran a depreciar o amortizar el mes de calendario siguiente a la fecha en que se realizó la compra.
  53. 53. 01/Octubre/09 Ver-01 52 de 70 MANUAL DE CONTROL INTERNO CENTRAL PROGRESO Basado en el Informe COSO MCI-CT-01 No deducibles Los donativos otorgados por la empresa que no reúnan los requisitos fiscales, deberán ser autorizados por la Coordinación de economía. a) Las gratificaciones extraordinarias sin comprobantes fiscales deberán ser autorizadas por el contralor y la Gerencia General. En este concepto se incluirán todas las erogaciones que no se pueda obtener los comprobantes para su deducibilidad o el comprobante no sea deducible conforme a LISR; cabe hacer mención que si una erogación es no deducible el IVA acreditable será incluido en este concepto. b) Dentro de este rubro se incluirán también las propinas y taxis pagados los cuales se tendrán que rembolsar mediante vales azules de caja chica anotando claramente el motivo de la propina importe y nombre de la persona a la que se Ie otorgo dicho vale deberá de ir autorizado por la Gerencia General y/o el Contralor General. c) Para las erogaciones de taxis igualmente se llenaran los vales azules anotando la distancia que se recorrió el importe y motivo que originó el gasto. Diversos 1. Queda estrictamente prohibido manejar en el catalogo de cuentas registros con el concepto: diversos, otros, otros gastos,. 2. Para que una cuenta sea cancelada como incobrable deberá reunir los requisitos de deducción que marca la ley del impuesto sobre la renta. 3. Las cuentas canceladas como incobrables deberán ser autorizadas por La Coordinación económica previa revisión de auditoria realizada por el despacho externo 4. Los gastos para viajes de promoción, auditorias y de cualquier otro tipo relacionado con la empresa deberán ser autorizados por el Gerente General y la contraloría. Asimilables a Salarios. 1.- AI realizar el pago por concepto de asimilables a salarios, deberá efectuarse la retención de impuesto sobre la renta correspondiente.
  54. 54. 01/Octubre/09 Ver-01 53 de 70 MANUAL DE CONTROL INTERNO CENTRAL PROGRESO Basado en el Informe COSO MCI-CT-01 Gastos de Dirección 1. Respecto a los gastos que requieran reembolso, así como los realizados con tarjetas American Express, sus comprobantes originales deberán ser enviados al ingenio de forma semanal y debidamente relacionados para su registro y mejor control. 2. En caso de incumplir con el punto anterior el saldo por el gasto generado, será cargado a la cuenta individual deudora de la persona que en su momento realizo el gasto, en tanto no los compruebe. Gastos Financieros 1. Los cargos a esta cuenta deberán tener un origen eminentemente financiero. 2. Deberán registrarse dichos gastos mensualmente conforme se vayan devengando. Cuentas de orden 1. Independientemente del uso que se le asigne a esta cuenta su saldo final de cada mes debe ser cero. 2. Es una cuenta de uso transitorio NOTA. Todas aquellas situaciones no consideradas en el presente manual deberán ser revisadas, concensuadas y registradas en su momento. 2.-Políticas Especificas con las Interfaces. En el apartado 1 se manifiestan las políticas que sirven de base para darle continuidad al proceso administrativo, mas sin embargo, las actividades de interfase específicas se enlistan a continuación:
  55. 55. 01/Octubre/09 Ver-01 54 de 70 MANUAL DE CONTROL INTERNO CENTRAL PROGRESO Basado en el Informe COSO MCI-CT-01 ACTIVIDAD QUE SIRVE DE INTERFASE CONEXIÓN DEPARTAMENTO ASOCIADO NOMINAS REGISTRO CONTABLE E INFORME FINANCIERO RELACIONES INDUSTRIALES MATERIA PRIMA REGISTRO CONTABLE E INFORME FINANCIERO CAMPO, CREDITO A PRODUCTORES DE CAÑA COMPRA DE MATERIALES Y REFACCIONES REGISTRO CONTABLE E INFORME FINANCIERO COMPRAS, FABRICA RECEPCION DE MATERIALES REGISTRO CONTABLE E INFORME FINANCIERO ALMACEN COMPRAS MENORES REGISTRO CONTABLE E INFORME FINANCIERO SERVICIOS ADMINISTRATIVOS CONCILIACIONES BANCARIAS CONTROL INTERNO TESORERIA CONCILIACION ALMACEN DE MATERIALES CONTROL INTERNO ALMACEN CONCILIACION CREDITO A PRODUCTORES DE CAÑA CONTROL INTERNO CREDITO A PRODUCTORES DE CAÑA CONCILIACION DE INVENTARIOS DE AZUCAR CONTROL INTERNO BODEGA DE AZUCAR INVERSIONES EN VALORES REGISTRO CONTABLE E INFORME FINANCIERO TESORERIA ELABORACION PRESUPUESTAL PLANEACION PRESUPUESTOS REPORTES FINANCIEROS COSTO PRODUCCION ANALISIS DE DATOS TODOS LOS DEPARTAMENTOS COSTO DE VENTAS ANALISIS DE DATOS CONTRALORIA ESTADOS FINANCIEROS ANALISIS DE DATOS CONTRALORIA, GERENCIA Y COORDINACIONES DEL GRUPO PROVEEDORES ESTADOS DE CUENTA COMUNICACIÓN TODOS LOS PROVEEDORES CONCILIACIONES COMUNICACIÓN TODOS LOS PROVEEDORES CLIENTES ESTADOS DE CUENTA COMUNICACIÓN TODOS LOS CLIENTES CONCILIACIONES COMUNICACIÓN TODOS LOS CLIENTES
  56. 56. 01/Octubre/09 Ver-01 55 de 70 MANUAL DE CONTROL INTERNO CENTRAL PROGRESO Basado en el Informe COSO MCI-CT-01 DEPARTAMENTO DE COMPRAS 1.-Políticas Generales de Control. • Todo el personal del departamento debe portar el uniforme asignado por la empresa • Cumplir con los horarios de trabajo • En caso de algun permiso, debe ser autorizado por el jefe inmediato y/o jefe de area 2.-Políticas Especificas con las Interfaces. • No se realizaran compras de materiales o equipos si no traen numero de requisicion. • Recibir en tiempo y forma la informacion de recursos para pago a proveedores. • Recibir en tiempo y forma la relacion de saldos de proveedores. • Recibir requisiciones oportunamente debidamente autorizadas. • Recibir informe oportunamente del almacen sobre el material recibido. • Realizar el comite de compras los dos veces por semana, cuando sea necesario. DEPARTAMENTO DE PRESUPUESTOS 1.-Políticas Generales de Control. a) Todas las erogaciones que se efectúen deberán ser amparadas por el presupuesto del ciclo. b) Todas las requisiciones de materiales, servicios y requisición de fondos que se elaboren deberán contar con la revisión previa del departamento de presupuestos. c) La solicitud de recursos de la semana deberá ser entregada al departamento los días viernes antes de las 10:00 am, después de este horario deberá firmarse de autorizado por la contraloría, para su integración y envío a la Coordinación económica. d) Una vez vaciada toda la información de la solicitud, en el reporte de tesorería, se envía a la coordinación económica los días lunes a las 12:00 a.m. e) Todos los pagos que se efectúen deberán ir acompañados por su soporte correspondiente (Factura, Pedido, orden de trabajo) y revisarlo el departamento antes de pasar a la contraloría y gerencia.
  57. 57. 01/Octubre/09 Ver-01 56 de 70 MANUAL DE CONTROL INTERNO CENTRAL PROGRESO Basado en el Informe COSO MCI-CT-01 f) Todas las pólizas de pago generadas por los departamentos deberán ser entregadas al departamento de presupuestos todos los días a las 11:00 a.m., para efectuar su captura en el sistema de presupuestos y regresarlas a las 1:00 P.M. g) Aquellas partidas emergentes no consideradas en el presupuesto y que por las necesidades operativas sean necesarias realizarlas, serán Validadas por el departamento mediante el sello “Sin Presupuesto”, y anexando previamente el formato de Justificación Técnica y económica de Partidas no presupuestadas( FTO-CT-PR-01 ) h) Los días martes a las 4:00 pm se envía por correo electrónico a todas las áreas el avance financiero de la semana. I) Los lunes a las 5: 00 pm se entregara a contraloría el avance financiero de la semana para su revisión. J) El avance financiero de la semana se presentara los martes en la reunión de Análisis de datos. k) El indicador para cumplir con la eficacia del sistema de Gestión de Calidad es de <8% de nuestro presupuesto total. L) Al cierre de cada mes, dentro de los 10 primeros días se informara por escrito al dueño de análisis de datos el resultado de la eficacia del proceso de Gestión de recursos. 2.-Políticas Especificas con las Interfaces. FABRICA: 1) Las requisiciones electrónicas de materiales, talleres externos y trabajos por contrato emitidas por el área de fábrica, serán revisadas debidamente firmadas por el jefe del departamento y el superintendente de fábrica. 2) Los martes después de la reunión de análisis de datos, se entrega a los supervisores los soportes de las variables de salarios sobregiradas en el avance financiero y el formato FTO-CT-PR-01 para su llenado y revisión de presupuestos, antes de pasarlo a firmas.
  58. 58. 01/Octubre/09 Ver-01 57 de 70 MANUAL DE CONTROL INTERNO CENTRAL PROGRESO Basado en el Informe COSO MCI-CT-01 COMPRAS: 1) El departamento de compras y presupuestos revisa en el seno de “comité de compras” el cuadro comparativo de proveedores para posteriormente fincar los pedidos u ordenes de trabajo. Que se efectúan semanalmente. 2) El día miércoles el departamento de presupuestos entregara al departamento de compras el reporte de Saldos de Pedidos por Cuenta emitido por el sistema de presupuesto, para conciliar los movimientos. CREDITO A CAÑEROS: 1) El departamento de crédito a cañeros deberá proporcionar semanalmente su saldo de lo pagado y no pagado al departamento de presupuestos mediante el papel de trabajo “Analítico de gastos de cosecha, preliquidación y liquidación”, para su conciliación. 2) En caso de surgir algún gasto extraordinario que no haya sido considerado en la solicitud de recursos referente a la ministración deberá ser reflejado en el Analítico de Gastos de Cosecha, liquidación y preliquidación según corresponda, deberá ser comunicado en tiempo y forma al departamento de presupuestos, para su correcta aplicación. 3.- Políticas para la elaboración de justificaciones 1. El departamento de presupuestos resguardara las justificaciones originadas por ciclos, con el objetivo de conocer el desvío del recurso que pueda afectar el techo financiero establecido, para toma de decisiones en la elaboración de presupuestos posteriores. 2. La justificación deberá reunir los siguientes requisitos: Especificar si la partida a justificar es por “flujo” o “avance” Señalar el motivo de la justificación Fecha de solicitud (desde el momento en que se origina) Departamento o Área Concepto (Nombre de la partida presupuestal) Presupuesto (cantidad presupuestada) Ejercido( Lo erogado a la fecha según avance) No presupuestado ( Es la diferencia de lo Presupuestado VS lo Ejercido) Descripción del motivo de la justificación (El por que se debe realizar ) Nombre y Firma de quien lo solicita
  59. 59. 01/Octubre/09 Ver-01 58 de 70 MANUAL DE CONTROL INTERNO CENTRAL PROGRESO Basado en el Informe COSO MCI-CT-01 Revisión del departamento de Presupuestos Vo.Bo. de contraloría Autorización Gerencia cuando estas representen sobregiro en avance financiero 3. El departamento de presupuestos enviara vía electrónico a los departamentos involucrados el avance financiero semanal. 4. Se realizara Justificación cuando surja una partida imprevista y/o omitida en el presupuesto original que pueda afectar la operatividad laboral de CEPSA. 4.1.- La justificación correspondiente según formato FTO-CT-PR-01, será proporcionada al departamento de presupuestos desde el momento en que se origina, con su debido soporte como evidencia necesaria que justifiqué el origen de esta partida. 5. Las partidas no presupuestadas deberán traer anexo el formato FTO-CT-PR-01 al momento de tramitar su pago. 6. Aquellas partidas que no reflejen sobregiro en el avance financiero, Solo se requerirá la firma de Vo.Bo. por la Contraloría. 7. Aquellas partidas que reflejen sobregiro en el avance financiero, deberán cumplir con lo establecido en el Punto No.2 8. No se elaborara justificaciones por partidas que sean ejercidas por las coordinaciones del grupo la Margarita. 9. El departamento de presupuestos monitoreara las partidas ejercidas por las coordinaciones del grupo la Margarita. 10.Las justificaciones por concepto de Materiales, Ordenes de Trabajo y Materiales de Producción ser elaborara en el Comité de Compras.
  60. 60. 01/Octubre/09 Ver-01 59 de 70 MANUAL DE CONTROL INTERNO CENTRAL PROGRESO Basado en el Informe COSO MCI-CT-01 ANEXOS AVANCE FLUJO Por sobregiro en Avance Financiero Operaciones con Filiales Partidas no presupuestadas Operaciones ajenas al Ingenio Variaciòn en Tipo de Cambio Variaciòn en Precio Variaciòn en Unidad de Medida Otros FECHA DE SOLICITUD DEPARTAMENTO / ÁREA CONCEPTO PRESUPUESTO EJERCIDO NO PRESUPUESTADA JUSTIFICACION: FTO-CT-PR-01 VER-02 SOLICITO REVISO NOMBRE Y FIRMA ASISTENTE Y/O JEFE DE PRESUPUESTOS CENTRAL PROGRESO,S.A. DE C.V. GRUPO LA MARGARITA CONTRALOR Vo.Bo. JUSTIFICACION TECNICA Y ECONOMICA DE PARTIDAS NO PRESUPUESTADAS ZAFRA 2009-2010 AUTORIZACION GERENTE GENERAL Se anexa las políticas para la elaboración y seguimiento del presupuesto establecidas por la coordinación económica: Con el objeto de establecer la base general y regular las normas para la elaboración, seguimiento y control del presupuesto de zafra en las unidades industriales integradas en el Grupo Margarita se ha definido la siguiente:
  61. 61. 01/Octubre/09 Ver-01 60 de 70 MANUAL DE CONTROL INTERNO CENTRAL PROGRESO Basado en el Informe COSO MCI-CT-01 P O L I T I C A G E N E R A L DE ELABORACIÓN: PRIMERA: La elaboración de los presupuestos del ciclo de zafra que se formulen en las unidades industriales del grupo Margarita, deberá sujetarse a premisas que guiarán los criterios para su cálculo. SEGUNDA: Las premisas deberán ser consecuencia de los estimados de campo y los planes de producción y molienda que fueron previamente sancionados por las Direcciones Técnicas de Campo y Fábrica respectivamente; así como del cumplimiento de los acuerdos contractuales y convenios singulares firmados con las organizaciones obreras, la Ley de Desarrollo Sustentable de la Caña de Azúcar, los acuerdos de los Comités de Producción y Calidad Cañera de cada una de las unidades industriales, las obligaciones previstas en la legislación mexicana en vigor, las premisas macroeconómicas establecidas por la Coordinación Económica cualesquiera otro tipo de acuerdos que se encuentren asociados al proceso de producción de azúcar y que sean de observancia obligatoria para las unidades industriales. TERCERA: Las premisas generarán cédulas de soporte, las cuales serán revisadas y analizadas por el jefe de presupuesto. CUARTA: Con las cédulas de soporte presentadas y en coordinación con los responsables de cada una de las áreas generadoras de gasto; el jefe de presupuestos integrará el presupuesto de cada área. QUINTA: Para poder ser revisado el presupuesto por la Coordinación económica; el jefe de presupuestos se asegurará que las cédulas de soporte parten de las premisas aprobadas. SEXTA: El presupuesto deberá ser presentado en miles de pesos y los conceptos que lo requieran incluirán los gastos en que se incurran para su adquisición los cuales deberán incluir el impuesto al valor agregado, cuando corresponda. SEPTIMA: En lo general; los consumos de materiales de producción estarán asociados a la cantidad de caña molida y/o de azúcar producida. Los consumos adicionales deberán ser explicados por los responsables de las áreas de operación y/o mantenimiento y considerados en el programa de consumo y abastecimiento. OCTAVA: En lo general; la nómina estará asociada a la plantilla de personal sindicalizado y no sindicalizado contratada. Las contrataciones de personal eventual deberán ser explicadas por los responsables de fábrica y de relaciones industriales.
  62. 62. 01/Octubre/09 Ver-01 61 de 70 MANUAL DE CONTROL INTERNO CENTRAL PROGRESO Basado en el Informe COSO MCI-CT-01 NOVENA: En lo general; cada presupuesto deberá ser considerado bajo el criterio de “presupuesto base cero”, por lo que en cada ciclo deberán de establecerse los criterios que orienten el nuevo gasto. DECIMA: Para efectos de presentación; el presupuesto se deberá de utilizar el formato denominado CAT_PRES, que para tal efecto ha establecido la Coordinación Económica. Dicho formato contiene las hojas de cálculo denominadas “MES ANALÍTICO”, “MES CONCENTRADO”, “RESUMEN” y “RESUMEN EJECUTIVO”. DECIMA PRIMERA: En los casos que corresponda; el jefe de presupuesto deberá asegurarse de anotar el valor del gasto en el período en que deberá de realizarse su pago, con independencia de la fecha en que se realice su determinación y/o retención. A título enunciativo pero no limitativo, se muestran a continuación ejemplos de esto: 1. La retención de los créditos agrícolas o de reparación de maquinaria, los que suceden en cada preliquidación y sin embargo su pago se realiza de conformidad con el calendario de pagos señalado en los pagarés de crédito agrícola. 2. La retención de las cuotas locales y nacionales, los que suceden en cada preliquidación y sin embargo su pago se realiza al finalizar la zafra. 3. La provisión de las cuotas de IMSS, RCV y/o INFONAVIT, las que suceden con los pagos de nómina pero que se enteran en las fechas previstas en la legislación fiscal vigente. En este sentido también se deberá de considerar que el real a pagar en el primer período del ciclo de zafra, corresponde a lo determinado en el último mes o bimestre del ciclo de reparación. DE SEGUIMIENTO: PRIMERA: Cada semana; el jefe de presupuesto elaborará en base a los registros de su contabilidad, un reporte del avance presupuestal. Este seguimiento se dará comparando los presupuestos mensuales y acumulados contra el ejercido pagado y por pagar más el compromiso. SEGUNDA: Los reportes de avance presupuestal deberán ser revisados por la Contraloría y Gerencia General de los ingenios con el Vo.Bo de ellos, para ser enviados a la Dirección Económica los días martes de cada semana a las 10:00 horas. TERCERA: El jefe de Laboratorio de Fábrica deberá enviar a la Dirección Económica el reporte de “avance físico de la zafra” a efectos de comparar el avance físico contra el avance presupuestal. Esto deberá de ocurrir los días martes de cada semana a las 10:00 horas.
  63. 63. 01/Octubre/09 Ver-01 62 de 70 MANUAL DE CONTROL INTERNO CENTRAL PROGRESO Basado en el Informe COSO MCI-CT-01 CUARTA: El contador de cada unidad industrial deberá enviar a la Coordinación Económica el reporte de “pasivos por ciclo” actualizado. La suma de lo ejercido por pagar mas el compromiso del “avance presupuestal” deberá coincidir con el pasivo determinado para el reporte de cada semana. Esto deberá de ocurrir los días martes de cada semana a las 10:00 horas. QUINTA: El jefe de crédito cañero deberá enviar a la Coordinación Económica el reporte de “analítico de preliquidaciones y liquidación final” actualizado. En lo general; el ejercido pagado deberá coincidir con lo pagado en este reporte y el ejercido pendiente de pagar mas el compromiso deberá coincidir con lo pendiente de pago del mismo. Esto deberá de ocurrir los días martes de cada semana a las 10:00 horas. SEXTA: En las reuniones de trabajo semanales convocadas por la Gerencia General para la revisión del avance presupuestal, cada área y departamento deberá indicar al jefe de presupuesto, las razones que pudieran haber provocado una desviación más allá de lo razonable en su ejercicio presupuestal semanal. Esta explicación deberá de incorporarse en el correo que contenga el archivo de “avance presupuestal” que se envíe a la Coordinación Económica semanalmente. SÉPTIMA: El presupuesto una vez autorizado será ejercido hasta por el monto autorizado por la Coordinación Económica. OCTAVA: Las partidas presupuestales autorizadas no podrán sufrir reasignaciones a menos que medie una solicitud expresa de la Gerencia General de la unidad industrial y que explique a satisfacción de la Coordinación Económica, las causas que dan origen a esta. NOVENA: El no cumplimiento en el cumplimiento de las fechas de entrega de la información presupuestal podrá ser considerado como falta administrativa. P O L I T I C A S E S P E C I F I C A S DE CREDITO CAÑERO: PRIMERA: El jefe de crédito cañero deberá de proporcionarle al jefe de presupuesto una relación pormenorizada que contenga al menos los siguientes datos respecto de los créditos agrícolas que serán objeto de retención en las preliquidaciones: nombre de la institución financiera, No. de contrato de crédito agrícola, No. de pagaré, Monto del pagaré, Indicación de la cantidad ministrada de cada pagaré. Eventualmente anexará el monto de los intereses que serán acumulados a la amortización del crédito. SEGUNDA: El jefe de presupuesto deberá solicitar al Contralor copia de los acuerdos tomados en el seno del Comité de Producción y Calidad Cañera que modifiquen las

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