VOR DER MESSE                                                WÄHREND DER MESSE                                            ...
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Mit der „Initiative Messeerfolg“ wollen wir Ihnen Tipps, Tricks und Regeln näher bringen, die Ihnen dabei helfen, Ihre Messekunden zu überzeugen. In zehn praxisbewährten Schritten zeigen wir Ihnen, wie Sie Ihre Messeziele sicher und effi zient erreichen.

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electronica 2012 - 10 Steps für Ihren Messeerfolg

  1. 1. VOR DER MESSE WÄHREND DER MESSE NACH DER MESSETEIL I VOR DER MESSETEIL II WÄHREND DER MESSETEIL III NACH DER MESSE powered by MEPLAN
  2. 2. VOR DER MESSE 10 20 30 40 50 60 70 80 90 100 % ÜBERSICHT 10 STEPS WÄHREND DER MESSE NACH DER MESSE EDITORIAL I N H A LT Sehr geehrte Aussteller der electronica 2012, als Weltleitmesse für Komponenten, Systeme und Anwendungen der ESSE VOR DER M To do am/ab Elektronik bringt die electronica Menschen und Märkte zusammen. 1 Messeziele S. 4 In diesem hochprofessionellen Messeumfeld stehen Sie als Aussteller vor der Herausforderung, Ihre Zielgruppe auf sich aufmerksam zu machen und 2 Budgetkalkulation S. 6 über erfolgreiche Kontakte Ihren Messeerfolg zu sichern. Eine überzeugende 3 Messestandkonzept S. 8 Präsentation Ihres Unternehmens und die präzise Planung und Umsetzung des Messeauftritts sind hierfür unerlässlich. 4 Besuchereinladung S. 14 5 Neue Kontakte gewinnen S. 18 Mit der „Initiative Messeerfolg“ wollen wir Ihnen Tipps, Tricks und Regeln näher bringen, die Ihnen dabei helfen, Ihre Kunden zu überzeugen. Bewusst kurz und übersichtlich gehalten, können Sie unsere 10 STEPS Broschüre leicht ER MESSE WÄHREND D To do am/ab in Ihre tägliche Arbeit vor, während und nach der Messe integrieren. 6 Mitarbeiterbriefing S. 20 In zehn praxisbewährten Schritten zeigen wir Ihnen, wie Sie Ihre Messeziele sicher und effizient erreichen. Tragen Sie am besten schon jetzt Ihre konkreten 7 Messegespräche S. 22 Termine ein, wann Sie mit welchem Schritt beginnen wollen. Antworten auf 8 Leadmanagement S. 24 Ihre Kernfragen, Checklisten und Praxistipps erleichtern Ihnen zusätzlich die Realisation Ihres Messeprojekts. ESSE Wir wünschen Ihnen einen guten Start in die Messevorbereitungen und eine NACH DER M To do am/ab erfolgreiche electronica 2012! 9 Messenacharbeit S. 26 Ihre 10 Erfolgskontrolle S. 28 Nicole Schmitt Andreas HitzlerHerausgeber: Meplan GmbH, Projektleiterin electronica Geschäftsführer Meplan GmbHWilly-Brandt-Allee 1, 81829 MünchenISBN 978-3-00-027670-5Copyright by Meplan GmbH 3
  3. 3. VOR DER MESSE 10 20 30 40 50 60 70 80 90 100 % MESSEZIELE ÜBERSICHT 10 STEPS WÄHREND DER MESSE Wer sich keine konkreten Messeziele setzt, kann sie auch nicht erreichen. Welche Ziele verfolgen Sie mit Ihrer Messebeteiligung? Wollen Sie vorran- WÄ gig neue Kunden gewinnen, das Image Ihres Unternehmens pflegen oder Orientieren Sie sich bei der Definition Ihrer Messeziele an NACH DER MESSE Produktneuheiten präsentieren? Von der Definition Ihrer Messeziele hängt die gesamte Planung Ihres Messeauftritts ab: von der Standflächenwahl Ihren Unternehmens- und Marketingzielsetzungen. über das Messestanddesign und die Besuchereinladung bis hin zur Betreu- ung Ihrer Gäste am Stand. Rechtzeitige Festlegung – je früher, desto besser Definieren Sie realistische Ziele, die Sie für jede Messe- beteiligung neu festlegen bzw. überprüfen. Konzentrieren Sie sich auf Ziele, die konkret messbar sind. KERNFRAGEN Legen Sie fest, wie Sie das Erreichen Ihrer Ziele messen wollen. Wie ermittle ich die Ziele meiner Messebeteiligung? Kommunizieren Sie die Messeziele an alle Messebeteiligten in Mit dem praktischen und kostenfreien MesseNutzenCheck des AUMA* erhalten Sie online einen detaillierten Einblick in die wichtigsten Ziele von Messebeteili- Form einer schriftlichen Dokumentation. gungen. Außerdem finden Sie dort die richtigen Instrumente, um das Erreichen Ihrer Messeziele auch messen zu können. Mehr Infos unter www.auma.de Wie werden meine Messeziele Kernstück der Messeplanung? Binden Sie frühzeitig alle Bereiche Ihres Unternehmens, die direkt in Ihren Messe- auftritt involviert sind, in die Planung mit ein. Erarbeiten Sie Ihre Messeziele gemeinsam und kommunizieren Sie diese an alle internen und externen Akteure. P PRAXISTIP Die Vermittlung Ihrer Ziele ist ein ebenso wichtiger Bestandteil des Briefings externer Dienstleister wie auch Ihres Standpersonals. Welche Vorteile bieten klar formulierte und dokumentierte Messeziele? www.auma.de Mit den richtig definierten Messezielen sorgen Sie für eine klare, durchgängige ESSEZIE LE Messekommunikation und haben jederzeit einen verbindlichen Leitfaden für HÄUFIGE M ndengewinnu ng alle Messeaktivitäten an der Hand. Ihre Messeziele bilden auch die Basis für die nden pflege, Neuku wichtige Erfolgskontrolle nach der Messe. Je klarer Sie dabei Ihre Ziele definieren, Konta ktziele: Stammku chmarking, achtung, Ben desto größer sind Ihre Erfolgsaussichten. le: Wettb ewerbsbeob Informationszie Kooperationspartner uer Gewinnung ne Bekanntheits grads, nsziele : Steigerung des halten Kommunikatioung, Einsicht in Kundenver Imageverbe sser hlüsse, Vertragsabsc r Märkte Vertriebsziele:rtriebswege, Erschließung neue r Ve Aufbau neue * Ausstellungs- und Messe-Ausschuss der Deutschen Wirtschaft e. V.4 5
  4. 4. VOR DER MESSE 10 20 30 40 50 60 70 80 90 100 % BUDGETKALKULATION ÜBERSICHT 10 STEPS WÄHREND DER MESSE Mit einer realistischen Budgetkalkulation schaffen Sie ein solides finanzielles Fundament für Ihre Messebeteiligung. Grobeinschätzungen, Pi-mal-Daumen- WÄ Kalkulationen oder die viel bemühte „Hausnummer“ führen immer zu NACH DER MESSE Kompromisslösungen, die Ihre Messeziele gefährden. Daher ist es entschei- dend, dass Sie von Anfang an eine verlässliche Übersicht über die anfal- Planen Sie Ihr Budget frühzeitig!!! lenden Messekosten haben. Bedenken Sie alle Positionen: Standfläche, Gebühren, Versorgung (Strom, Wasser etc.), Messestandkonzeption, Messebau, Marketingmaßnahmen, Personal, Reisekosten, Catering etc. KERNFRAGEN Achten Sie darauf, dass Ihr Budget auf Fakten basiert, nicht Welche Kostenpositionen sollten in meine Budgetkalkulation auf groben Schätzungen. mit einfließen? Überprüfen Sie die Einhaltung Ihres Budgets durch eine Der MesseNutzenCheck des AUMA (www.auma.de) vermittelt nicht nur einen Überblick über die Messeziele, sondern auch über die Kostenpositionen einer Nachkalkulation im Anschluss an die Messe. Messe. Wie erhalte ich eine realistische Kalkulation? Der „Messebudgetplaner®“ ermöglicht Ihnen die Berechnung Ihres Messebudgets für die wichtigsten messespezifischen Kosten. Dieses kostenlose Online-Tool erreichen Sie unter www.electronica-budgetplaner.de. STIPP Zudem sollten Sie die Nachkalkulation vergangener Messebeteiligungen prüfen PRAXI tp laner.de a-budge lectronic und als Grundlage heranziehen. www.e ma.de Wie gestalte ich meinen Messeauftritt effizienter, www.au um Kosten zu reduzieren? Wer früh plant, spart bares Geld. Nichts verursacht mehr Kosten als kurzfristige Änderungen oder Last-Minute-Bestellungen. Prüfen Sie zu jedem Zeitpunkt, wie und wo Sie auf bereits Bestehendes zurückgreifen können. Sichern Sie durch regelmäßige Abstimmung mit Ihrem Messeteam die Einhaltung des Budgets.6 7
  5. 5. VOR DER MESSE 10 20 30 40 50 60 70 80 90 100 % MESSESTANDKONZEPT ÜBERSICHT 10 STEPS WÄHREND DER MESSE Mit der richtigen Idee überzeugen. Ein beeindruckender Messestand Welche Informationen benötigt Ihr Standbaupartner zur Entwicklung Ihres zieht Besucher an und lenkt interessierte Blicke auf Ihr Unternehmen. individuellen Standkonzepts? WÄ Entscheidend sind dabei nicht das Standbudget und die -größe, sondern Je mehr Hintergrundinformationen Sie Ihrem Standbaupartner liefern, desto NACH DER MESSE ein schlüssiges Standkonzept, das Sie beim Erreichen Ihrer Messeziele besser ist das Standkonzept auf die Erreichung Ihrer Messeziele ausgerichtet. unterstützt. Messespezifisch spielen Informationen zur Lage, Größe und Art der Stand- fläche eine Rolle. Haben Sie schon eine konkrete Vorstellung zur Bauweise Ihres Stands? Kennen Sie Ihre Standnachbarn? Hilfreich sind für Ihre Standbaupartner auch Fotodokumentationen älterer Messebeteiligungen oder Beispiele von Ständen, die Sie auf anderen Messen besonders beeindruckt haben. Zudem KERNFRAGEN benötigt Ihr Standbaupartner genaue Infos darüber, welche Aktivitäten am Stand geplant sind (z. B. Präsentationen, Vorführungen, Events etc.). Maßgeblich Wodurch zeichnet sich ein gutes Standkonzept aus? wird aber ein Punkt das Standkonzept beeinflussen: Ihr verfügbares Budget. Das optimale Standkonzept orientiert sich in erster Linie an den definierten Messe- zielen. Wollen Sie beispielsweise den Bekanntheitsgrad Ihrer Produkte erhöhen, so stellt auch das Standkonzept die Inszenierung Ihrer Produkte in den Vordergrund. Ist Ihr wichtigstes Ziel dagegen der Neukundenkontakt, so gilt das Hauptaugen- merk der Fernwirkung Ihres Standes und aufmerksamkeitsstarken Eyecatchern. In jedem Fall sollte Ihr Standkonzept eine klar formulierte Messebotschaft beinhalten. Messen leben vom Gespräch: Wichtig ist daher die Planung von Bereichen, die Ihr Messestand repräsentiert Ihr Unternehmen. Gespräche in angenehmer Atmosphäre erlauben. Ein weiterer bedeutsamer Bestandteil der Gesamtkonzeption ist die Detailgestal- Ihr Standkonzept muss sich an Ihren Messezielen ausrichten. tung des Standes. Achten Sie dabei auf die optimale Auswahl der Exponate sowie auf den gezielten Einsatz von Grafiken, Licht, Farbe und Materialien. Schaffen Sie angenehme Kommunikationsbereiche. Schließlich wollen Sie den persönlichen Kontakt pflegen. Worauf ist bei der Standaufteilung zu achten? Sorgen Sie für eine klare Abgrenzung von Kommunikations- und Präsentations- Kommunizieren Sie klare Botschaften. bereichen: mit Pflanzen, semitransparenten Raumteilern oder durch getrennte Raumebenen. Schaffen Sie in jedem Bereich eine eigene Atmosphäre, beispiels- Denken Sie bei der Größe Ihrer Standfläche auch an den weise durch unterschiedliche Bodenbeläge oder eine individuelle Beleuchtung. Platzbedarf für Lagerraum, Backoffice oder das Catering. Kalkulieren Sie von Beginn an ausreichend Flächen für den Backofficebereich, Lager, Garderobe und vor allem für das Catering mit ein. Insbesondere darf die Insbesondere bei der Gestaltung von Grafiken- und Bewirtung den Standablauf nicht stören. Einblicke in die Küche oder hinter Theken Informationstexten gilt: „Weniger ist mehr“. sind zu vermeiden. Eine besondere Herausforderung ist die intelligente Besucherführung am Stand: Informationstheken sollten als erster Anlaufpunkt unmittelbar ins Auge fallen, ein- zelne Standbereiche durch auffällige Beschriftung klar gegliedert werden. Denken Sie an den Grundsatz „weniger ist mehr“ – vermeiden Sie Zutrittsbarrieren und achten Sie darauf, dass Sie Ihren Stand nicht „zustellen“. Auf genügend Platz für Exponate und Präsentationsmedien sollte geachtet werden.8 9
  6. 6. VOR DER MESSE 10 20 30 40 50 60 70 80 90 100 % STANDBAUARTEN ÜBERSICHT 10 STEPS WÄHREND DER MESSE SYSTEM WÄ PRAXISTIPP NACH DER MESSE Vorteile Konfigurieren und kalkulieren Sie Ihren persönlichen Systemstand online unter Schnelle Realisierbarkeit kurze Reaktionszeiten www.meplan.com Kostengünstig maximale Effizienz durch die Systembauweise Hohe Sicherheit hohe Qualitätsstandards Messedaten eingeben Effektiv reibungslose technische Abwicklung Standtyp wählen Häufig genutzt für Stände bis 60 m² Stand- und Teppich- Durchschnittliche Kosten: 65,00 bis 120,00 €/m² farben wählen Ausstattung wählen START B ab 64,58 €/m 2 FRESH SIGHT ab 108,40 €/m 2 MESSAGE ab 193,00 €/m 210 11
  7. 7. VOR DER MESSE 10 20 30 40 50 60 70 80 90 100 % STANDBAUARTEN ÜBERSICHT 10 STEPS WÄHREND DER MESSE INDIVIDUAL DESIGN WÄ NACH DER MESSE Vorteile Vorteile Modern Kreativ zeitgemäße Hightech-Systembauweise Unikate gemäß Ihrer Corporate Identity Flexibel Maßgeschneidert individuell auf Ihre Wünsche abstimmbar individuelle, auf Ihre Messeziele abgestimmte Konzeption Budgetorientiert Exklusiv Kostentransparenz durch standardisierte Module hochwertige Messearchitektur mit exklusiver Ausstattung Hohe Sicherheit Aufmerksamkeitsstark hohe Qualitätsstandards beeindruckendes Standdesign zur optimalen Kommunikation mit Ihren Besuchern Intensiv starke Imagewirkung Durchschnittliche Kosten: ab 400,00 €/m² Häufig genutzt für Stände zwischen 40 und 120 m² Durchschnittliche Kosten: 180,00 bis 360,00 €/m² BALANCE ab 215,00 €/m 2 ACCURATE ab 310,00 €/m 2 EG 160 m 2/OG 35 m 2 120 m 212 www.meplan.com 13
  8. 8. VOR DER MESSE 10 20 30 40 50 60 70 80 90 100 % Besuchereinladung ÜBERSICHT 10 STEPS WÄHREND DER MESSE Mit einem gezielten Besuchermarketing können Sie sicher sein, dass Sie Beachten Sie beim Einladungsversand, dass Führungskräfte und Gäste mit langer diejenigen Kunden am Messestand begrüßen, für die Sie sich interessieren. Anreise mehr Vorlaufzeit für ihre Terminplanung benötigen. Auch Feiertage und WÄ Nichts ist auf einer Messe ineffizienter als Zufall und Hoffnung. Ferien sind zu berücksichtigen. Nicht nur bei mehrstufigen Einladungskampagnen NACH DER MESSE ist ein exakt definierter Terminplan genauso wichtig wie die inhaltliche Abstim- mung der Einladungen mit weiteren Marketingmaßnahmen. KERNFRAGEN Insbesondere die internen Organisationsprozesse sind frühzeitig zu definieren: Warum sind Besuchereinladungen so wichtig? An wen geht der Rücklauf? Wer koordiniert die Messetermine und wie? Sind Ihre Laut einer aktuellen AUMA-Umfrage ist eine Messeeinladung die wirksamste Vertriebsmitarbeiter über die Messeeinladungen informiert und können diese kom- Form der Besucheransprache überhaupt. Zudem bieten Messeeinladungen eine petent reagieren, wenn sie von interessierten Besuchern angesprochen werden? hervorragende Möglichkeit, sich frühzeitig vom Wettbewerb positiv abzusetzen und Interesse zu generieren. Das Wichtigste aber ist: Auch die verfügbare Zeit der Wie hebe ich mich mit meiner Einladung von den anderen Ausstellern ab? Messebesucher ist begrenzt. Über 80 % aller Fachbesucher planen Ihren Messe- Mehrstufige Einladungsaktionen erzielen deutlich höhere Aufmerksamkeit. Nutzen besuch im Vorfeld und vereinbaren bereits wichtige Gesprächstermine. Sorgen Sie Sie dabei auch unterschiedliche Medienformen. Bewährt haben sich beispiels- mit gezielten Einladungen für verbindliche Besuchertermine. weise „Save the Date“-E-Mails für den ersten Schritt, im zweiten dann die schrift- liche Einladung in Briefform und zuletzt der persönliche Erinnerungsanruf kurz vor Wie plane ich meine Einladungskampagne richtig? Messebeginn. Schaffen Sie dabei besondere Anreize für den Besuch Ihres Messe- Die wichtigste Regel vorweg: Planen Sie frühzeitig. Allein die Aktualisierung und stands und wecken Sie Neugierde auf die Innovationen, die Sie präsentieren. Erweiterung von Adressdaten ist zeitaufwändig – und unerlässlich. Schließlich hat Auch Gutscheine, eine Einladung zur Standparty und zu Vorträgen oder passende die richtige Ansprache Ihrer Gäste oberste Priorität. Kategorisieren Sie Ihre Adres- Give-aways verstärken das Interesse an einem Standbesuch. Leicht zu integrieren sen und legen Sie fest, wen Sie per E-Mail einladen wollen und für welche Gäste und bei den Besuchern sehr beliebt sind die Gutscheine, die beim Messeveran- Sie die persönlichere Form des Briefes oder der direkten Ansprache wählen. Gut stalter bestellt werden können und Ihren Besuchern einen kostenfreien Zugang zur strukturierte Adressdaten erlauben Ihnen zudem, zielgruppenspezifische Anschrei- Messe ermöglichen. Häufig stehen diese Gutscheine auch in elektronischer Form ben zu versenden. zur Verfügung und lassen sich somit problemlos in Ihre E-Mails integrieren. Messeeinladungen tragen maßgeblich zum PRAXISTIPP: Erfolg der Messebeteiligung bei. WAS GEHÖRT IN MEINE M ESSEEINLADUNG? Messeeinladungen sind ein integrativer Bestandteil der Messebotschaft gesamten Messekommunikation. Veranstaltung: Ort und Datum Laden Sie außer bestehenden auch neue Kunden ein. Ansprechpartner mit Kontaktdate n Themen, Produkte, Dienstleistunge n --> insbesondere: Neuheiten Nachhaltige Wirkung lässt sich mit einer mehrstufigen Nutzen für die Besucher Besucheransprache erreichen. Events (Produktpräsentationen, Vorträge etc.) Schaffen Sie Anreize für einen Standbesuch. Logo des Unternehmens und der Messe Anreiz (z. B. (elektronische) Eintritts gutscheine) Vereinbaren Sie konkrete Gesprächstermine. Rückantwortmöglichkeiten Sprechen Sie Ihre unterschiedlichen Zielgruppen individuell an. Halle/Standnummer --> Wegwei ser zum Stand14 15
  9. 9. PROFI-TIPP Online-Terminvereinbarungstool ExpoEasyContact® Der einfachste Weg zur Terminvereinbarung für bestehende und potenzielle Kunden Mit ExpoEasyContact® bieten Sie Ihren Besuchern die Möglichkeit, problemlos vorab Gesprächstermine für den Zeitraum der Messe zu vereinbaren. Ihre Besucher gelangen über Mailings und Ihre Homepage auf die von Ihnen konfi- gurierten Online-Terminkalender Ihrer Standmitarbeiter. In der Terminübersicht können die Besucher dann ihre Wunschtermine wählen und diese bei Ihren Standmitarbeitern anfragen. ExpoEasyContact® lässt sich flexibel in Ihre Messekommunikation einbinden. ExpoEasyContact® Hier Wunschtermin Ihre Terminanfrage vereinbaren. wurde versendet. 1| Kalender in Mailings 2| Besucher wählt 3| Versand und Website Wunschtermine Terminanfrage einbinden Weitere Informationen im Informationsportal der Initiative Messeerfolg der electronica 2012 unter www.electronica.initiative-messeerfolg.de16 17
  10. 10. VOR DER MESSE 10 20 30 40 50 60 70 80 90 100 % Neue Kontakte gewinnen ÜBERSICHT 10 STEPS WÄHREND DER MESSE Messen sind nicht nur das ideale Forum zur Kundenpflege, sie sind auch das ideale Instrument, um neue Kontakte zu gewinnen. Binden Sie Informationen zu Ihrem Messeauftritt WÄ in Ihre bestehende Kommunikation mit ein und NACH DER MESSE nutzen Sie die Kommunikationswege des Veranstalters wie z. B. den Katalogeintrag. KERNFRAGEN Bieten Sie unkomplizierte Möglichkeiten der Kontaktaufnahme Wie erreiche ich bereits vor der Messe potenzielle Besucher? mit Ihrem Unternehmen. Wer neue Kontakte generieren will, muss potenzielle Besucher über die eigene Sorgen Sie mithilfe einer durchgängigen Kommunikation für eine Messebeteiligung informieren. Binden Sie die Ankündigung Ihrer Messepräsenta- tion in Ihre gesamte Kommunikation mit ein, beispielsweise in Ihre E-Mail-Signatur, hohe Wiedererkennbarkeit. auf Ihrer Website, in Ihre Anzeigen oder in einen Newsletter. Sorgen Sie für Laden Sie ehemalige Kunden und Pressevertreter an Ihren Interesse, indem Sie Highlights ankündigen – beispielsweise Fachvorträge von Stand ein. renommierten Experten oder exklusive Produktpremieren. Besonders wichtig ist die Einladung potenzieller Neukunden. Nutzen Sie dafür Adressen Ihrer eigenen Datenbank potenzieller und ehemaliger Kunden oder von Adressbrokern. Auch Newsletter-Abonnenten-Pools, Community-Plattformen und die Ausstellerdatenbank der Messe sind wertvolle Quellen. Bieten Sie Besuchern mit einem Eintrag im Messekatalog die Möglichkeit zur Kontaktaufnahme. Zahlrei- che Chancen, auf sich aufmerksam zu machen, bieten auch die Kommunikations- plattformen der Messe: Dazu zählen Einträge in den Messekatalog und Banner- werbung auf der Messehomepage. Sorgen Sie im Vorfeld der Messe mit aktiver Pressearbeit für redaktionelle Berichterstattung über Ihren Messeauftritt oder nutzen Sie die Möglichkeit, Anzeigen in Sonderausgaben von Fachpublikationen zur Messe zu schalten. Wie gewinne ich während der Messe das Besucherinteresse? Um das Interesse Ihres potenziellen Neukontakts zu gewinnen, muss dieser auf den ersten Blick erkennen können, wer Sie sind und was Ihr Unternehmen bietet. Besondere Eyecatcher am Stand oder Aktionen können dabei die Aufmerksamkeit der Messebesucher erregen. Viele Messen bieten auch die Möglichkeit, Werbeflä- chen auf dem Messegelände für eine gezielte Führung zu Ihrem Stand zu nutzen. In Kooperation mit anderen Ausstellern lassen sich auch Hinweise auf den eigenen Stand an den Ständen Ihrer Partner effizient platzieren.18 19
  11. 11. VOR DER MESSE 10 20 30 40 50 60 70 80 90 100 % MITARBEITERBRIEFING ÜBERSICHT 10 STEPS V WÄHREND DER MESSE Der Verlauf eines Kundengesprächs am Messestand ist ein maßgeblicher Wie bereite ich meine Standmitarbeiter optimal vor? WÄHREND Erfolgsfaktor. Damit Ihre Standmitarbeiter optimal agieren und reagieren, Messetrainings sind ein wichtiges Instrument, um frühzeitig alle Messe- WÄ müssen sie im Vorfeld umfassend auf die spezifischen Anforderungen vorbe- beteiligten auf konkrete Situationen am Stand vorzubereiten und das NACH DER MESSE reitet werden. richtige Kommunikationsverhalten abzustimmen. Auch ein schriftliches Briefing, in dem alle relevanten Aspekte Ihrer Messebeteiligung knapp formuliert sind, ist eine wertvolle Unterstützung für Ihre Standmitarbeiter. Nutzen Sie den Tag vor der Messe für ein kurzes Kick-off-Meeting, um organisatorische Details und offene Fragen zu klären, eine Einführung in KERNFRAGEN den Stand zu geben sowie nochmals die wichtigsten Kommunikations- richtlinien zu wiederholen. Welche Informationen benötigen meine Standmitarbeiter, um optimal vorbereitet zu sein? Auch während der Messetage sind tägliche Meetings notwendig. Nur so Nur wer sein Ziel kennt, kann es auch erreichen. Die genaue Kenntnis der defi- können Sie sofort auf auftretende Probleme reagieren und erhalten Feed- nierten Messeziele, -botschaften und -strategien sind für die Gesprächsführung back zu den geführten Messegesprächen und allen Prozessen am Stand. am Stand unerlässlich. Je genauer Ihre Mitarbeiter wissen, was und wer sie auf der Messe erwartet, desto besser können sie sich auf die Situation am Stand vorbereiten. Informieren Sie sie darüber, welche Zielgruppen Sie eingeladen haben und welche potenziellen Interessenten aufgrund der Besucherstruktur der Messe zu erwarten sind. Die FKM*-Besucherstatistik gibt Ihnen darüber genauen Auf- schluss. Der Messestand ist für die Messedauer Ihre zentrale Firmenpräsenz. Daher sollten Ihre Mitarbeiter auch ihr Umfeld genau kennen: Nicht nur die exakte Standposition auf dem Messegelände, sondern auch, welche Mitbewerber sich auf der Messe in Der erste Eindruck zählt – setzen Sie an Ihrer welcher Form und mit welchen Produkten und Dienstleistungen präsentieren. Informationstheke nur bestens geschultes, kompe- Wie sichere ich einen reibungslosen organisatorischen Ablauf am Stand? tentes Personal ein. Eine klare Verteilung der Verantwortlichkeiten am Messestand ist unerlässlich, um Setzen Sie Anreize für Ihre Mitarbeiter, um gemeinsam reibungslose Prozesse zu gewährleisten. So ist insbesondere zu klären, wer der das Messeziel zu erreichen. Ansprechpartner für Key-Accounts ist, wer sich um Presseanfragen kümmert und wer für organisatorische Fragen zuständig ist. Eine Telefonliste mit den wich- Nutzen Sie in täglichen Meetings das Feedback Ihrer tigsten Kontaktpersonen am Stand sollte jedem verfügbar sein, ebenso wie eine Mitarbeiter, um umgehend reagieren zu können. Übersicht mit Terminen, Veranstaltungen und Aktionen am Stand. Um möglichst viele Kontakte zu gewinnen, ist die Festlegung der optimalen Ge- Arbeiten Sie mit einem System, das jederzeit sofort erkennen sprächsdauer sinnvoll. Vereinbaren Sie zudem mit Ihrem Standteam ein unauf- lässt, welche Mitarbeiter gerade nicht am Stand anwesend fälliges Zeichen, um ungewollte „Marathon-Gespräche“ geschickt zu beenden. sind und wann diese zurückkehren. Kommunizieren Sie im Vorfeld an alle Standmitarbeiter, wie Gespräche an Ihrem Stand dokumentiert werden sollen. Gehen Sie sicher, dass die Zuständigkeiten am Stand klar verteilt und kommuniziert sind. *Gesellschaft zur freiwilligen Kontrolle von Messe- und Ausstellungszahlen20 21
  12. 12. VOR DER MESSE 10 20 30 40 50 60 70 80 90 100 % MESSEGESPRÄCHE ÜBERSICHT 10 STEPS V WÄHREND DER MESSE Die Möglichkeit zur „Live-Kommunikation“ mit Interessenten, Kunden und Sprechen Sie Ihre Besucher mit einer Partnern ist ein wesentlicher Vorteil von Messen. Messen sind Kommu- nikationsforen und entsprechend steht am Messestand das erfolgreiche offenen Frage an. Vermeiden Sie allgemeine Floskeln wie die Frage „Kann ich Ihnen helfen?“. NACH DER MESSE Kundengespräch im Mittelpunkt. Ihre gesamte Messevorbereitung und Ihr Standkonzept sollten darauf ausgerichtet sein, zahlreiche und qualitativ Vermitteln Sie nicht nur Informationen, sondern hinterfragen hochwertige Messegespräche zu generieren. Sie aktiv die Bedürfnisse Ihres Gesprächspartners. Bereiten Sie sich auf Ihre Gesprächstermine vor und informieren Sie sich über das Unternehmen Ihres Gesprächspartners. KERNFRAGEN Beweisen Sie Ihrem Gegenüber, dass Sie Ihr Messegespräch ernst nehmen – mit einer raschen Reaktion auf seinen Besuch Wie führe ich ein erfolgreiches Messegespräch? im Nachfeld der Messe. Messegespräche sind Dialoge. Vermeiden Sie es, in einen Monolog über Ihre Leistungen zu verfallen. Erkunden Sie im Gespräch die Anforderungen und Bedürf- Intensive Trainings mit allen Mitarbeitern, die am Messestand nisse Ihres Gesprächspartners. Beantworten Sie nicht nur Fragen, sondern fragen Gespräche führen, geben Sicherheit und schaffen einheitliche Sie selbst gezielt nach. Und vergessen Sie nicht: Das Messegespräch dient der Kommunikationsleitlinien. Kontaktpflege und der Kundenneugewinnung. Vereinbaren Sie also gemeinsam das weitere Vorgehen. Testen Sie, wie gut Sie sind. Mit „Mystery Visits“ während und Online-Befragungen nach der Messe. Wie spreche ich Besucher richtig an? Geben Sie Ihrem Besucher beim Betreten des Standes erst einmal kurz Zeit, sich Halten Sie vereinbarte Termine ein. zu orientieren. Nehmen Sie Augenkontakt auf und steigen Sie dann mit einer offenen, situativen Frage in das Gespräch ein. Und ganz wichtig: Die Gesprächs- partner sollten sich im Gesprächsverlauf mit dem Austausch der Visitenkarte persönlich vorstellen. Wie prüfe ich die Qualität der Messegespräche? Die Selbsteinschätzung einer Gesprächssituation ist sehr subjektiv. Mit den so genannten „Mystery Visits“durch einen objektiven Testbesucher können Sie die Kommunikation mit Ihren Kunden und die Betreuungsqualität optimieren. Ein fundiertes Feedback erhalten Sie kostengünstig durch eine Online-Befragung Ihrer Besucher nach der Messe. Als Grundlage für die Optimierung Ihres nächsten Messeauftritts ist sie ein wertvolles Instrument im Messemarketing.22 23
  13. 13. VOR DER MESSE 10 20 30 40 50 60 70 80 90 100 % LEADMANAGEMENT ÜBERSICHT 10 STEPS V WÄHREND DER MESSE Die perfekt geplante Kontakterfassung als Erfolgsgarant. WÄHREND WÄ NACH DER MESSE Erfassen Sie Kontaktdaten unmittelbar KERNFRAGEN und digital direkt am Stand. Standardisierte Gesprächsprotokolle lassen sich Wie sichere ich schon vor der Messe die optimale Kontakterfassung? umgehend digitalisieren. So gehen keine wichtigen Informieren Sie alle Mitarbeiter über den Prozess der Kontakterfassung und legen Sie standardisierte Gesprächsformulare fest. So gehen Sie sicher, am Ende über Informationen verloren. alle wichtigen Informationen zu verfügen. Gesprächsformulare erleichtern und Nutzen Sie Wettbewerbsvorteile durch eine zeitnahe sichern im nächsten Schritt die zügige Nachbearbeitung und Auswertung Ihrer Nachbearbeitung Ihrer Messekontakte. Messekontakte. Bereiten Sie bereits vor Messebeginn den Versand eines Dankes- schreibens vor und versenden Sie dieses tagesaktuell oder kurz nach Messeende Erfassen Sie folgende Daten standardisiert mit einem ein- an Ihre Besucher. fachen Gesprächsbogen: Kontaktdaten, Besucherkategorie (Kunde etc.), Gesprächsinhalt (z. B. Interesse an bestimmten Wie führe ich die Kontakterfassung am Stand durch? Um die Gesprächsinformationen auswerten zu können, müssen diese direkt nach Produkten), an wen wird der Kontakt intern weitergeleitet, dem Gespräch erfasst werden. Notizen während des Gesprächs zeigen Ihrem vereinbarte nächste Schritte und Datum, Bemerkungen. Besucher, dass Sie sein Anliegen erst nehmen – denken Sie allerdings daran, diese offen vor dem Kunden zu machen. Vergessen Sie nicht, Ihre Gesprächsnotizen mit den Kontaktdaten oder der Visitenkarte Ihres Gesprächspartners zu versehen. Und vereinbaren Sie auf alle Fälle den nächsten Schritt: Ob dies nun die Zusendung von Informationsmaterial ist, ein weiterer Gesprächstermin oder die Zusendung eines Angebots. Wie aufwändig ist eine professionelle Kontakterfassung? Mit den richtigen Tools ersparen Sie Ihren Standmitarbeitern jede Menge Arbeit – P und gewährleisten, dass alle Daten und Gesprächsformulare schon auf der Messe PRAXISTIP digitalisiert werden. Mit professionellen Leadmanagementsystemen wie z. B. LeadSuccess LeadSuccess erfassen Sie sämtliche Kontaktdaten Ihrer Besucher am Stand elektronisch. Beim Gespräch füllen Sie standardisierte Formulare aus und scannen die cess beginnt diese ein. Alle wichtigen Kontakt- und Gesprächsdaten sind damit sofort erfasst Mit LeadSuc schon wäh- beit und stehen für die Nachbearbeitung, z. B. für den Versand von Infomaterial, sofort Messenachar ufzeit durch rend der Messela zur Verfügung. rfassung von die digitale E hs- und Gespräc Kontaktdaten wand. inimalem Auf notizen mit m 1| Elektronische 2| Digitalisierung der 3| Schnelle Reaktion Kontakterfassung Gesprächsbögen auf Messebesuch rm ationen Weitere Info r nsportal de im Informatio electronic a 2012 unter erfolg.de itiative-messe24 www .electronica.in 25
  14. 14. VOR DER MESSE 10 20 30 40 50 60 70 80 90 100 % MESSENACHARBEIT ÜBERSICHT 10 STEPS V WÄHREND DER MESSE Erntezeit – so trägt Ihr Messeengagement Früchte. WÄ NACH DER MESSE KERNFRAGEN NACH Warum ist die Messenacharbeit eigentlich so wichtig? Ihre Besucher führen auf einer Messe viele Gespräche – sehr wahrscheinlich auch Die schnelle Reaktion auf Messegespräche mit Ihren Mitbewerbern. In diesem Zusammenhang ergab eine Studie des AUMA, sichert Wettbewerbsvorteile. dass über 50 % der Messebesucher mit der Messenacharbeit der Aussteller unzufrieden sind. Dort liegt also ein besonders hohes Potenzial, sich vom Wettbe- Halten Sie Zusagen (z. B. Versand von Angeboten oder werber abzusetzen. Informationsmaterialien) unbedingt ein. Wodurch zeichnet sich eine gute vertriebliche Messenacharbeit aus? Definieren Sie bereits vor der Messe alle Prozesse Gute vertriebliche Nacharbeit zeichnet sich durch eine schnelle Reaktion sowie ein der Nacharbeit. konkretes Eingehen auf das Anliegen des Besuchers aus. Ihre Besucher erwarten, dass Sie Zusagen einhalten – und beispielsweise die Zusendung von Informations- Holen Sie sich Feedback von allen Beteiligten: materialien und Angeboten nicht auf die lange Bank schieben. Einen nachhaltig durch Online-Befragung, Feedbackmeetings und -workshops. positiven Eindruck des Messebesuchs sichert auch ein Dankesschreiben, das unmittelbar nach dem Besuch versendet wird. Eine professionelle Kontakterfassung am Stand ist die grundlegende Voraussetzung der Messenachbearbeitung. Wie schaffe ich es, von den Erfahrungen aller Messebeteiligten zu profitieren? Neben den Daten Ihrer Messemarktforschung liefert Ihnen das Feedback aller betei- ligten Mitarbeiter und Dienstleister wichtige Anhaltspunkte, die Sie zur Optimie- rung Ihres nächsten Messeprojekts benötigen. Feedbackmeetings und -workshops sollten umgehend nach Messeende durchgeführt werden, damit Eindrücke, Anregungen, Lob und auch Kritik nicht verloren gehen.26 27
  15. 15. VOR DER MESSE 10 20 30 40 50 60 70 80 90 100 % ERFOLGSKONTROLLE ÜBERSICHT 10 STEPS V WÄHREND DER MESSE Sie wollen mit jedem Messeauftritt besser werden? Dann überlassen Sie nichts dem Zufall. Analysieren Sie, welche Messeziele Sie in welchem WÄ Umfang erreicht haben. Nur so können Sie Ihr Messeengagement kontinu- NACH DER MESSE ierlich optimieren und Ihren Messeerfolg stetig ausbauen. Messekontakte sind der Maßstab Ihres Erfolges. Was zuletzt zählt, ist die Qualität Ihrer Kontakte. Differenzie- NACH ren Sie nach Kunden, Interessenten und weiteren Zielgruppen KERNFRAGEN sowie nach dem Potenzial des jeweiligen Besuchers. Wie weiß ich, ob ich erfolgreich war? Vergleichen Sie Ihre Besucherstruktur am Stand mit den Eine der wichtigsten Informationsquellen ist sicherlich die Auswertung Ihrer FKM*-Daten der Messe. Messekontakte. Ihre Gesprächsdokumentation gibt Ihnen exakten Aufschluss über Anzahl und Qualität der Gespräche an Ihrem Stand. Aber auch passive Kontakte Orientieren Sie sich bei der Erfolgsmessung an Ihren kon- sind als Erfolg zu werten. Wer Sie auf der Messe wahrgenommen hat und wie Sie wahrgenommen wurden, lässt sich über Besucherbefragungen ermitteln. Weitere kreten Messezielen. Bedenken Sie dabei, dass Messen lang- wichtige Kennzahlen sind die Relation von Messebesuchern insgesamt und Ihren fristig wirken und neben der Generierung von Kontakten und aktiven Kontakten, die Anzahl der Kontakte pro Standmitarbeiter oder auch die Umsätzen viele weitere Vorteile – wie beispielsweise die Kontaktanzahl je Zielgruppe. Vermittlung des Unternehmensimages oder die Steigerung Woher beziehe ich Vergleichsgrößen? des Bekanntheitsgrades – bieten. Nur mit einer kontinuierlichen Dokumentation von Ergebnissen über Jahre hinweg *Gesellschaft zur freiwilligen Kontrolle von Messe- und Ausstellungszahlen lassen sich verlässliche Erkenntnisse über den Erfolg Ihres Marketinginstruments Messe feststellen. Weitere Orientierungsgrößen zur Qualifizierung liefern aber auch die Daten des Messeveranstalters. Wie ermittle ich meine eigenen Kennzahlen? Bereits zum Zeitpunkt der Definition Ihrer Messeziele sollten konkrete Messgrößen festgelegt werden. Dadurch ist gewährleistet, dass schon in der Planungsphase mitbedacht werden kann, wie und in welchem Umfang sich die entsprechenden ZAHLEN Kennzahlen erheben lassen. Zudem können Marktforschungsmaßnahmen wäh- H LT E K E N N AUSGEWÄ ETHODEN rend der Messe eingesetzt werden, um verlässliche Informationen über das Errei- chen der Messeziele zu erhalten. Mit Besucherbefragungen vor Ort oder Online- UND MESSM prächsbögen Befragungen lässt sich beispielsweise die Imagewirkung des Auftrittes sowie die tung der Ges espräc he – Auswer gen Besucherzufriedenheit mit dem geführten Gespräch und die Investitionsbereit- Anzahl der G Gesprächsbö wertung der schaft des Besuchers ermittelt. „Mystery Visits“ zur Analyse der Servicequalität es präche – Aus prächsbögen Qualität der G tung der Ges und Benchmarkanalysen zur Überprüfung Ihres Standkonzepts – auch im Vergleich o Mitarbei ter – Auswer Gespräche pr rzählung mit Ihren Wettbewerbern – sind weitere wirksame Instrumente. er – Besuche Anzahl de r Standbesuch esucherbefra gung besucher – B denh eit der Stand ry Visits“ Gesamtzufrie ter – „Myste tandmitarbei itiative der S28 Gesprächsin 29
  16. 16. n sindNOTIZEN Wic htig: Messe ur wer komplex! N ichtig all e Schritte r n am macht, kan en”! Sc hluss „ernt
  17. 17. MEPLAN ist national und international Ihr verlässlicher Partner für Ihren Messeerfolg.HERAUSGEBER:MEPLAN GmbHWilly-Brandt-Allee 1 Tel. + 49 (0) 89 949 249 80 info@meplan.com81829 München Fax + 49 (0) 89 949 249 89 www.meplan.com In Zusammenarbeit mit der Hochschule für angewandte Wissenschaften – FH München ISBN 978-3-00-027670-5

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