Sesión 4 - 2

Modulo IVIMAGEN PROFESIONALMtra. Gisela Arriaga T.

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Imagen Profesional
A mejor imagen, mayor poder de influencia

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Imagen Profesional

Imagen profesional es la percepción que se tiene de una persona o institución por parte de sus grupos objetivo como consecuencia del desempeño de su actividad profesional.
Dos factores primordiales que determinaran nuestra imagen profesional serán:

La manera cómo nos comportemos durante el transcurso del contacto personal.
La forma cómo respondamos en el momento que suceda una crisis.

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¿Es capaz de generar confianza?

Integridad. Honestidad y confianza absolutas.
Competencia. Conocimientos y habilidades técnicas.
Consistencia. Confiabilidad, pronosticabilidad y buen juicio.
Lealtad. Voluntad para proteger y dar la cara por una persona.
Apertura. Voluntad de compartir ideas e información libremente

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Las buenas maneras profesionales
La cortesía y la amabilidad son indispensables para generar ambientes cordiales

Gracias
Por favor
Con permiso
Saber ofrecer disculpas
Saber disculpar
Saber reconocer errores

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Cortesía en el trabajo

No hay excusa para contestar los telefonemas. Se pierdemuchos la imagen de una institución cuando no se contesta a tiempo
Comuníquese con su personal interno o sus visitantes, vale más tener una comunicación constante y abierta que no tenerla
Sea puntual, si está retrasado, llame por teléfono con quien tiene la cita para informarle que llegará más tarde

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No haga esperar a sus visitantes. Si ha hecho una cita con alguien, atiéndalo a la hora indicada
Salude a las visitas. Cuando alguien entre a su oficina, póngase de pie y recíbalo con una sonrisa. Cuando salga, acompáñelo hasta la puerta
No se sobrepase de tiempo. Cuando esté llevando a cabo negocios en la oficina de otra persona, termine su asunto y márchese

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Mantenga su oficina ordenada, ello demuestra una buena organización.
Recuerde que cuando alguien de mayor edad o jerarquía entra a un grupo de personas que están sentadas, éstas deben ponerse de pie.
El mismo comportamiento sería apropiado si quien llega es del clero o un funcionario gubernamental.

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El saludo en el trabajo
Tenemos que considerar las siguientes reglasde oro:

El anfitrión siempre saluda primero
La persona a honrar se menciona primero
La regla de oro para la sana convivencia laboral entre hombres y mujeres es: en los negocios no hay genero pero sí buena educación

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El saludo de mano

El saludo debe de ser firme pero con tacto
Debe darse completo, estrechando la mano del interlocutor hasta el pliegue que forma la unión del pulgar y el índice
Si por distracción el saludo se da incompleto, corrija de inmediato
En el saludo no hay diferencia de género.

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El saludo de mano

Jamás se niegue a dar la mano
Dé la mano con ánimo, demuestre agrado y energía
Póngase de pie
Mire a la persona directamente a los ojos y sonría
Al saludar, inclínese hacia adelante un poco, transmitirá deferencia y respeto

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A continuación se presentan las situacionescuando resulta pertinente NO SALUDAR,como:

Cuando interrumpe.
Cuando llega tarde a un recinto en donde ya está en marcha la actividad.
En recintos como templos o bibliotecas.

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El tuteo. Tutear puede arriesgar el buen inicio de una relación personal o de negocios, porlo tanto hay que considerar que:

Toda persona que acabemos de conocer deberá nombrarse con el pronombre “usted”, hasta recibir el permiso de tutear, según sea el caso.

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El tuteo.

Algunas empresas promueven el tuteo, pero es importante saber si se adapta al tipo de cultura protocolaria que tiene el interlocutor.
Jamás tutee por teléfono.
Si duda... utilice el “usted” para evitar malentendidos.

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Hábitos que molestan del prestador de servicios

Reírse a carcajadas
Estar distraído durante la interacción, leer el periódico, contestar llamadas telefónicas, etc.
Poner música a todo volumen
Morderse la uñas
Introducir dedo u objetos en oídos o nariz
Quitarse los zapatos
Tronarse los dedos

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Limpiarse los dientes con las uñas
Bostezar abiertamente
Maquillarse en público
Eructar
Escupir
Hacer ruido con la lengua o los dientes
Jugar con la corbata y accesorios
Mover las piernas incesantemente al estar sentados

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Secretearse con otra persona
Tocar a la persona con quien se habla, especialmente si se le acaba de conocer
Regañar en público a un subordinado
Platicar delante de los clientes asuntos personales

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Hablar en voz más alta de lo necesario
Contestar el teléfono mientras se está con un visitante
Pintarse las uñas en el trabajo
Chatear mientras atiende a alguien

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Utilizar malas palabras
Invadir espacios personales sin autorización
Ponerse demasiado perfume
No pasar lo recados
Leer el periódico mientras se recibe a una persona
La impuntualidad
Comer en nuestro espacio laboral

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Imagen ambiental

Las primeras impresiones son duraderas y hay quien dice que son eternas
Dicen que las primeras impresiones se convertirán en profecías
Cuide su espacio, es decir, su Imagen Ambiental

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Imagen ambiental

Recuerda que la imagen ambiental empieza desde la ubicación de tu organización.
¿es limpia y segura la zona donde se encuentra tu negocio?
¿Tu oficina cuenta con identidad visual en su fachada?
¿Es fácil estacionase?
¿A qué huele tu oficina?
¿Cómo luce tu organización al momento de entrar? ¿Está en orden? ¿Es ruidosa?
¿Cómo es la imagen física de tus colaboradores? ¿Portan uniforme?

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Imagen ambiental

Procura tener todo en orden
Prefiere los colores claros a los obscuros o chillantes
Procura que tu mobiliario sea funcional y esté en buen estado.
Busca que cada colaborador tenga su propio espacio vital, se respetuoso del mismo, no lo invadas
Procura no tener demasiados elementos visuales que tengan que ver con tu vida personal

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Imagen ambiental

Está comprobado que las plantas naturales ayudan a crear un clima agradable
Busque que los baños están siempre limpios. Cuide las áreas comunes (como la cocina o donde se sacan las copias) Que estén limpias y ordenadas

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Trato con los clientes o visitantes

Cuide tanto el ambiente físico como el “psicológico” para crear confianza.
Muchas veces será preciso llevar a cabo un estudio previo para conocer mejor al visitante o cliente, o para tener más detalles del caso.
Preste atención a su imagen personal, mostrando ante el cliente o visitante un aspecto limpio y cuidado, pero no llamativo

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Inspire confianza. Para ello, es muy importante que escuche lo más posible, sin interrumpir
Además de confianza, el cliente o visitante debe percibir en usted seguridad en sí mismo, control de la situación y credibilidad
Muestre comprensión y simpatía por el su cliente o visitante

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Deje que los clientes o visitantes narren su propia explicación o visión de las cosas
Emplee un lenguaje claro, sin tecnicismos
Debe estar convencido y mostrarse convencido de lo que expone o dice
El entusiasmo es un elemento fundamental

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Cercanía física con el cliente o visitante

La cercanía física que mantenemos. Debemos estar a una distancia conocida como social, que es la que permite privacidad en los espacios públicos. No debemos invadir la distancia personal. Ya que esto provoca incomodidad a muchas personas. A menor espacio, mayor será la cercanía, obviamente, pero un cliente no es necesariamente nuestra pareja o hijo

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Contacto visual. Es un reconocimiento que se hace desde que se está prestando atención
Respeto. Lo anterior, relativo a la conversación, al no interrumpirla nunca
Lenguaje corporal. El descuido de este lenguaje puede crear barreras insalvables

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Postura del cuerpo. Esto también hablará de nosotros, pues si nos mantenemos derechos mostraremos seguridad y profesionalismo
Expresiones faciales. Estas deben cuidarse mucho, pues pueden contradecir las palabras que se pronuncien. Mantener siempre una sonrisa comunicará amabilidad y confianza

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Uso de perfumes. Éstos deben ser suaves, ya que los aromas fuertes pueden resultar molestos o causar alergia en algunas personas
Apariencia. Ésta debe atenderse mucho; ya que el cliente asocia el aspecto del empleado con la presencia de un ...profesional

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Protocolo en Internet

Conteste los mails especialmente si son de trabajo
Nunca debe escribir un mensaje TODO EN MAYÚSCULAS. En los e-mail esto equivale a GRITAR. Usar sólo cuando se quiera destacar algo importante
Asumir que el correo Internet es inseguro. No colocar en un e-mail información confidencial
Recordar además que el e-mail puede ser almacenado por sus receptores con suma facilidad

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Protocolo en Internet

Ser cuidadoso al responder un mensaje
No enviar grandes archivos si no han sido solicitados previamente
Antes de enviar sus mensajes por correo electrónico, revíselos con atención
Si se considera que la importancia del mensaje lo justifica, responderlo inmediatamente con una línea breve de “Lo recibí” para que el autor sepa de su llegada