Montserrat Morera - Ajuntament de Manresa

” Gestión de contenidos, documentos electrónicos y e-expedientes” Montserrat Morera i Solé, responsable del Servicio de Tecnologías y Sistemas de Información del Ayuntamiento de Manresa.

¿Porqué ? Conseguir una gestión interna más ágil y mejorar la atención a los ciudadanos y empresas – presencial y telemática -. Gestión de contenidos,documento electrónico y e-expedientes. 2001 2002 2003 2004 2005 2006 2007 2008 2009 2010 Gestión de procedimientos (89-96): Identificación, plantillas de documentos, fases de resolución Gestión doc. de resoluciones R.H. Proceso de solicitud de permisos y vacaciones Automatización del proceso de compras Plan de Actuación Municipal Portal del empleado Equipos móviles. Multas Registro general y gestión por processos: Identificación, atributos, proceso de resolución, gestión documental y firma electrònica Intranet: portal OAT Mantenimiento y via pública Archivo documentos elec. ‘ Intranet: Población, contribuyente, proveedor.. (carpeta del ciudadano) procesos móviles Calidad Gestión presencial Catálogo de servicios Indicadores Intranet: OAC Cita prévia Gestión de colas

Territorio, Economia, P. Local, Rec. Humanos, S. Pers., .. Presencial y telefónica -información y tramitación- Derivaciones/citas previas Telemática -información, tramitación,consulta 010 / central telef. OAC Básica y general Departamental y específica Presencial -información y tramitación- Telefónica Ciudadanos y empresas Registro , procesos y gestión documental Gestión de esperas Indicadores / q.de mando Archivo de documentos elec. Población Cursos y inscripciones Agenda y equipamientos Tributos y recaudación Recursos humanos Archivo desarrollo EC. Ocupación Seguridad ciudadana Fincas, locales y actividades Presupuestos-contabilidad S.sociales, sanidad, cementerio, educación, deportes, cultura, D.ciudadania Gestión del territorio Web Municipal Móvil . Otras administra-ciones ¿Qué? 1 Información 2 3 Integración automática y segura 4a 4b 5 6 Gestión de contenidos,documento electrónico y e-expedientes. 7 Gestió interna Atención presencial Atención no presencial

Ejemplo, consulta de carpeta del ciudadano – procesos – Intranet Internet Gestión de contenidos,documento electrónico y e-expedientes. ¿Qué?

¿Qué necesitamos ?

Información :

Información integrada de territorio, personas , procesos, tributos, recaudación, contabilidad, población, etc...

Tecnologia:

Herramienta de gestión por procesos con gestión documental y firma electrónica .

Integración automática internet / gestión interna.

Seguridad perimetral y de software.

Organitzación :

Elaboración del catálogo de servicios y descripción de procedimientos.

Definición de procesos de gestión .

Mantenimiento de información interna y gestión del back-office.

Gestión de contenidos,documento electrónico y e-expedientes.

Gestión por procesos. Seguridad/ accesos Descripción/ internet Estructura de datos Plantillas documentos Proceso de resolución Registro presencial, teléfono o internet Detalle o resúmenes de procedimientos por unidades organizativas, tipos, períodos de entrada, situación y tiempo de resolución, solicitante, lugares/plano o identificadores, documentos relacionados, persona/s responsables, notificaciones Esquema funcional. 5 Gestión de contenidos,documento electrónico y e-expedientes. Metadatos archivo elec . Codificación Archivo elec. documentos Tipos de procesos Proceso de resolución 3 Gestión del flujo de trabajo Entrada 1 Consultas y indicadores 4 SIG, territorio, fincas, locales, activ. Personas: teléfonos, e-mails, domicilios,.. Gestió de tributs i recaptació . Población, vehiculos,..... procesos Catálogo de procesos Indicadores 2 6

Gestión por procesos. Implantación. Gestión de contenidos,documento electrónico y e-expedientes. 9.852 5.151 3.059 Documentos firmados electrónicamente 59 198 293 25 57 187 9 23 157 397 Total 18 50 48 11 27 27 4 7 13 60 Serveis econòmics 36 64 75 8 15 15 5 5 78 Serveis del territori 1 42 45 1 4 4 1 1 3 93 Serveis a les persones 1 4 54 2 2 83 2 2 83 82 Organització i R.H, 2 19 41 2 3 41 1 2 36 50 Seguretat ciutadana 1 1 1 Promoció econòmica 1 5 5 Drets de ciutadania-participació 1 17 24 1 6 17 1 6 17 28 Secretaria General 12 12 3 14 3 14 18 Alcaldia-Presidencia-010 E.sig Wf Uso E.sig Wf Uso E.sig Wf Uso 2008 2007 2006 identif. Area/Servicio

Interoperabilidad . Continuar avanzando con las iniciativas de la AOC / Catcert y otras administraciones referentes al intercambio de datos de población, e-documentos, e-facturas, e-notificaciones, etc,..

Compartir software entre administraciones. Formar grupos de trabajo y disponer de empresas de servicios dedicadas a la implantacion de soluciones OpenSource y componentes tecnologicamente complejos.

En ambos casos, creemos importante destacar la necesidad de ubicación de la información en la administración pública de origen para mantener la coherencia de los datos del correspondiente territorio.