Claves de éxito para la puesta en marcha de proyectos BI
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  • 1. Barcelona 25 de Abril del 2012 Claves de éxito para la puesta en marcha de proyectos BIJordi Conesa i CaraltDirector académico master en Business IntelligenceIsabel Guitart i HormigoProfesora Área de sistemas de información
  • 2. Claves de éxito para la puesta en marcha de proyectos BI Jordi Conesa / Isabel Guitart¿Vuestra empresa apostaría dinero en juegosde azar? Probabilidad éxito = 50% > Probabilidad éxito de un proyecto BI = 15% ¿Merece la pena?
  • 3. Claves de éxito para la puesta en marcha de proyectos BI Jordi Conesa / Isabel GuitartÉxito en proyectos BI: ¿Sólo un 15 %?Probabilidad éxito de un proyecto BI = 15% Vamos a hablar con rigor El 85% de los proyectos de BI NO pudo lograr sus objetivos [1]
  • 4. Claves de éxito para la puesta en marcha de proyectos BI Jordi Conesa / Isabel Guitart¿Que entendemos por éxito o fracaso? -Promesa vs Realidad -No son variables binarias -Son difíciles de medir y sus valores pueden ser subjetivos -“In God we trust; all others must bring data” -Se debe definir estimadores que nos permitan evaluarlo -Retorno de la Inversión (ROI) -Beneficios producidos (tangibles, intangibles, estratégicos) -Aumentar las ventas -Percepción de utilidad por parte del usuario -Mayor habilidad y agilidad en la toma de decisionesFRACASO EXITO
  • 5. Claves de éxito para la puesta en marcha de proyectos BI Jordi Conesa / Isabel GuitartAunque no sea un éxito rotundo, aún puedetener éxito-Pueden aparecer problemas que compliquen o entorpezcan el proyecto: -Resistencia al cambio -Retrasos en alguna de sus fases -Encarecimiento sobre los costes previstos -Poca implicación por parte de la cúpula directiva -…-Pero aún así el proyecto puede ser exitoso FRACASO EXITO
  • 6. Barcelona 25 de Abril del 2012 http://www.slideshare.net/eimtuoc/ Factores de Éxito para la puesta en marcha de proyectos BI ¿Cuándo/Donde/Por quién Aplicarlos?Jordi Conesa i CaraltDirector académico máster en Business IntelligenceIsabel Guitart i HormigoProfesora Área de sistemas de informaciónJosé Ramón RodríguezProfesor Área de sistemas de información
  • 7. Claves de éxito para la puesta en marcha de proyectos BI Jordi Conesa / Isabel GuitartFactores de Éxito (FE)-Decenas de propuestas diferentes-Cientos de FE distintos -Solapamientos entre muchos de ellos -Necesidad de una clasificación que facilite su identificación en función de cada contexto Etiquetas más relevantes en 123 FE
  • 8. Claves de éxito para la puesta en marcha de proyectos BI Jordi Conesa / Isabel GuitartFactores de Éxito (FE)-Referencias básicas [1] Fernández, Jorge; Mayol, Enric. Factores críticos de éxito de un proyecto de Business Intelligence. [2] Cindi Howson. BI Success Factors. TDWI New York Chapter, 2009, BI Scorecard. [3] Atre, S.: The Top 10 Critical Challenges for Business Intelligence Success. [4] Eckerson, W. W. (2005). The keys to enterprise business intelligence: Critical success factors. [5] José Ramón Rodríguez. Reducir el fracaso en los proyectos de Business Intelligence. [6] Josep Lluís Cano. Business Intelligence: Competir con Información. [7] Yeoh, W. and Koronios, A. Critical success factors for business intelligence systems. [8] Emilio Arias. Factores de éxito al construir un sistema de inteligencia de negocio.-Referencias complementarias [9 a 23]
  • 9. Claves de éxito para la puesta en marcha de proyectos BI Jordi Conesa / Isabel GuitartMás de 100 FE… ¿Los necesito todos?¿Los debo tener todos en cuenta a la vez?-Hay que escoger los FE más adecuados en función del producto a realizar,la empresa donde realizarlo y como se va a llevar a cabo.-Clasificación de los FE en función del contexto:-Qué se realiza en el proyecto de BI? Si el FE afecta al producto BI a generar Escoger cuidadosamente la plataforma de desarrollo BI y el SGBD adecuado[3]. (fase de selección)-Cómo se realiza? Si el FE tiene que ver con la metodología o aspectos relacionados a la gestión del proyecto Buscar el patrocinio de los directivos de la empresa (gestión del cambio)-Donde se realiza? Si el FE depende del tipo de empresa donde se realiza el proyecto o de su nivel de madurez Comprender las necesidades analíticas de la organización. (Empresa “Dormida”)
  • 10. Claves de éxito para la puesta en marcha de proyectos BI Jordi Conesa / Isabel GuitartQUÉ se realiza? : Ciclo de vida del producto BI Gestión del cambio Puesta en Post Adopción Selección Implantación marcha Implantación Gestión del proyecto Adopción: Análisis situación, desarrollar o comprar producto BI. Selección: Buscar candidatos, filtrar alternativas, decisión final, negociación y planificación Implantación: Definir objetivos. Construcción prototipo. Construcción del BI Puesta en marcha: Formación. Uso del sistema. Post Implantación: Mantenimiento. Evolución del sistema. Gestión proyecto / Gestión del cambio: Durante todo el ciclo de vida del producto BI.
  • 11. Claves de éxito para la puesta en marcha de proyectos BI Jordi Conesa / Isabel GuitartFE – Ciclo de vida del producto BI Puesta en Post Adopción Selección Implantación marcha ImplantaciónFE (Adopción y Selección) FE (Puesta en marcha)•Objetivos para qué: •Formación e información a los usuarios •Definir claramente el objetivo principal •Gestionar resistencia al cambio en los •Objetivo alineado con estrategia de negocio usuarios •Definir objetivos cuantificables •Definir el alcance y los límites del producto•Organización: FE (Post Implantación) •Implicación y liderazgo de la alta dirección •Conocer el nivel de madurez de la organización •Revisar objetivos alcanzados •Identificar gente clave para el proyecto •Medir éxito/fracaso•Herramienta BI: •Selección de la herramienta BI según el usuario de negocio •La flexibilidad del implantador • Rol y posición correcta . Habilidades directivas . Cuidar las relaciones . Comunicación fluida . Gestión cambio
  • 12. Claves de éxito para la puesta en marcha de proyectos BI Jordi Conesa / Isabel Guitart FE: Etapa Implantación del producto BI Prototipaje •Diseño de DW adecuado •Requerimientos y características •Tener en cuenta el metadata del decisor •Implicar a los usuarios finales •Equipo de trabajo capacitado •Tener soporte de la organización y alta dirección •Definición precisas del resultado de los informes •Calidad de los datos (cuanta basura hay en los datos?) •Establecer un plan de calidad de datos •Uso y configuración herramientas ETL •Llevar el análisis al lado del usuario BI (mobile, excel, usar estándares webs…)•Integración del BI en el desktop de losusuarios de negocio•Proporcionar resultados en las primeras •Formación e información afases usuarios
  • 13. Claves de éxito para la puesta en marcha de proyectos BI Jordi Conesa / Isabel GuitartCOMO se realiza?: Ciclo de vida del proyecto BIIniciación: Conceptualizar la necesidad en proyecto, análisis viabilidad.Planificación: Planificar los productos a obtener, actividades, recursos,duración y coste.Ejecución: Realización del trabajo diario, reacción y resolución de loscambios e incidencias.Seguimiento y control: Monitorización, evaluación y corrección.Cierre: Aceptación del producto, documentación interna.
  • 14. Claves de éxito para la puesta en marcha de proyectos BI Jordi Conesa / Isabel GuitartEn los proyectos BI no todo es TIC… -Muy enfocado a negocio -Muy orientado a los datos -Proceso altamente iterativo BI TIC -Modelado e integración de los datos -Infraestructura: Hardware, Bases de datos, Cloud... -Parametrización y configuración del producto -Garantizar que el sistema de origen está optimizado
  • 15. Claves de éxito para la puesta en marcha de proyectos BI Jordi Conesa / Isabel Guitart FE - Ciclo de vida del proyecto BI FE (Ejecución – Seguimiento y control) Seguimiento y Organización: control •Reuniones periódicas •Gestión y control del cambio •Formación a usuarios Aceptación: •Ejecución de pilotos de visualización Iniciación Planificación Ejecución interactivos para grupos de usuarios Cierre •Usar la experiencia de mobile BI para atraer nuevos usuariosFE (Iniciación) FE (Planificación). Metodología: Objetivos: •Uso de una metodología de gestión de proyectos •Definir objetivos cuantificables •Establecer un diccionario y documentación común Organización: •Construir un Business Case •Implicación y liderazgo de la alta dirección•Objetivos: •Conocer el nivel de madurez de la organización •Definir claramente el objetivo principal Equipo: •Definir el alcance y los límites del proyecto •Conocer que habilidades faltan en el equipo interno •Establecer un documento Estrategia BI •Equipo implicado, con conocimiento y experiencia•Estudio viabilidad: •Comunicación fluida entre todo el equipo •Realizar un estudio de viabilidad para Cloud-BI Planificar: •Priorizar las funciones que nos darán el éxito en la calidad de los datos •Selección de la herramienta BI según el usuario de negocio Implantador: •La flexibilidad del implantador • Rol y posición correcta . Habilidades directivas . Cuidar las relaciones . Comunicación fluida
  • 16. Claves de éxito para la puesta en marcha de proyectos BI Jordi Conesa / Isabel GuitartDÓNDE se realiza?: Cultura organización• Área de negocio: Conocimiento del negocio y del ámbito de negocio de laorganización (sanidad, servicio, …)• Nivel de madurez: Cultura de medir? DORMIDA: • Cultivar el talento analítico y creativo en casa • Comprender las necesidades analíticas de la organización • Considerar un dashboard operacional para la visibilidad del día a día INICIADA: • Medir y calcular el TCO • Crear reports para fomentar la creatividad • Fortalecer la infraestructura de los datos AVENTAJADA: • Converger a una toma de decisiones en tiempo real • Converger hacia metodologías fáciles y ágiles • Expandir el uso del BI en las funciones tradicionales
  • 17. Claves de éxito para la puesta en marcha de proyectos BI Jordi Conesa / Isabel GuitartPero como mínimo estos FE: • Definir un objetivo principal cuantificable para medir el éxito • Usar una metodología • Alta dirección implicada y liderando el proyecto • Producto BI alineado con la estrategia del negocio • Conocer la cultura organizativa • Garantizar unos datos sólidos • Proporcionar resultados rápidos ya en las primeras fases • Tener un equipo de trabajo capacitado y con experiencia y conocimiento • Estar orientado a la gestión del cambio de la organización
  • 18. Claves de éxito para la puesta en marcha de proyectos BI Jordi Conesa / Isabel GuitartReflexiones-No se puede dejar al azar el éxito de un proyecto BI -Es interesante estudiar los FE antes de empezar un proyecto BI -Pero hay que ir con cuidado  peligro de Infoxicación -No todos somos iguales… -Los FCE de cada proyecto dependerán de su contexto -Qué se va a hacer, -Como se va a realizar , y -En que tipo de empresa. -¡Cuidado! los FE caducan[7] -Ahora la elección de una herramienta BI no parece tan crítica Intentar clarificar mejor los FE que se han de utilizar en función de cada organización, proyecto y etapa de desarrollo.
  • 19. Claves de éxito para la puesta en marcha de proyectos BI Jordi Conesa / Isabel GuitartPrincipales Ideas Los proyectos de BI no son proyectos TIC, es muy peligroso abordar proyectos BI sin una buena planificación, y es conveniente identificar los FE más relevantes en función de cada organización, proyecto y etapa de desarrollo.
  • 20. Claves de éxito para la puesta en marcha de proyectos BI http://www.slideshare.net/eimtuoc/ Jordi Conesa i CaraltDirector académico máster en Business Intelligence Isabel Guitart i Hormigo Profesora Área de sistemas de información Universitat Oberta de Catalunya
  • 21. Claves de éxito para la puesta en marcha de proyectos BI Jordi Conesa / Isabel GuitartReferencias[1] Fernández González, Jorge; Mayol Sarroca, Enric. Factores críticos deéxito de un proyecto de Business Intelligence. Novática: Revista de laAsociación de Técnicos de Informática, 2011 MAY-JUN, (211). Pag. 20-25[2] Cindi Howson. BI Success Factors. TDWI New York Chapter, 2009, BIScorecard. http://jonmdeutsch.com/media/09Q4_Cindi_Howson.pdf[3] Atre, S. The Top 10 Critical Challenges for Business Intelligence Success.Computer-world, Computerworld (2003).[4] Eckerson, W. W. (2005). The keys to enterprise business intelligence:Critical success factors. The Data Warehousing Institute.[5] José Ramón Rodríguez. Reducir el fracaso en los proyectos de BusinessIntelligence. http://informatica.blogs.uoc.edu/author/jose-ramon/[6] Josep Lluís Cano. Business Intelligence: Competir con Información.Editado por la Escuela Banespyme, Esade y Banesto.[7] Yeoh, W. and Koronios, A. Critical success factors for businessintelligence systems. Journal of computer information systems, vol 50(3).2010.[8] Emilio Arias. Factores de éxito al construir un sistema de inteligencia denegocio.
  • 22. Claves de éxito para la puesta en marcha de proyectos BI Jordi Conesa / Isabel GuitartReferéncias[9] L.T. Moss. Ten Mistakes to avoid for Data Warehouse Projects Managers. TDWI’S best of Business Intelligence Vol 3, pp. 16-22.[10] B. Azvine, Z. Cui, D.D. Nauck. Towards realtime business intelligence. BT Technology Journal Vol 23 No 3 July 2005, pp. 214-225.[11] K.R. Quinn. Establishing a culture of Measurement, a practical guide to BI. White Paper Information Builders 2003.[12] M. Gibson, D. Arnott, I. Jagielska. Evaluating the Intangible Benefits of Business Intelligence: Review & Research Agenda. IFIP TC8/WG8.3 International Conference, 2004.[13] A. Faulkner, A. MacGillivray. A business lens on business intelligence – 12 tips for success. ODTUG 2001.[14] M.D. Solomon. Ensuring a successful data warehouse initiative. ISM Journal winter 2005, pp, 26-36.[15] D. Briggs, D. Arnott. Decision Support Systems Failure: An Evolutionary Perspective. Working Paper. No. 2002/01. Melbourne, Australia: Decision Support Systems Laboratory, Monash University.[16] D. Briggs. A Critical Review of Literature on Data Warehouse Systems Success/Failure. Working Paper. No. 2004/01. Melbourne, Australia: Decision Support Systems Laboratory, Monash University.
  • 23. Claves de éxito para la puesta en marcha de proyectos BI Jordi Conesa / Isabel GuitartReferéncias[17] B.H. Wixom, H.J. Watson. An empirical investigation of the factors affecting data warehouse success. MIS Quaterly Vol. 25 No. 1, pp. 17-41, marzo 2001.[18] B.H. Wixom, H.J. Watson. The Current State of Business Intelligence. IEEE Computer (COMPUTER) 40(9), pp:96-99.[19] D. Sammon, P. Finnegan. The Ten Commandments of Data Warehousing. The DATA BASE for Advances in Information Systems, Vol. 31, No. 4.[20] R. Weir, T. Peng, J.M. Kerridge. Best Practice for Implementing a Data Warehouse: A Review for Strategic Alignment. DMDW 2003.[21] R.S. Abdullaev, I.S. Ko. A Study on Successful Business Intelligence Systems in Practice. JCIT 2(2), pp. 89-97.[22] I.S. Ko, R.S. Abdullaev. A Study on the Aspects of Successful Business Intelligence System Development. Computational Science – ICCS 2007.[23] W. Yeoh, J. Gao, A. Koronios. Towards a Critical Success Factor Framework for Implementing Business Intelligence Systems: A Delphi Study in Engineering Asset Management Organizations. CONFENIS 2007.