• Share
  • Email
  • Embed
  • Like
  • Save
  • Private Content
ESS - Elektronická spisová služba
 

ESS - Elektronická spisová služba

on

  • 832 views

Aplikace Elektronická spisová služba (ESS) slouží k evidenci dokumentů vyplývající z předpisů k vedení spisové služby. Napomáhá snadné orientaci v dokumentech, umožňuje okamžité ...

Aplikace Elektronická spisová služba (ESS) slouží k evidenci dokumentů vyplývající z předpisů k vedení spisové služby. Napomáhá snadné orientaci v dokumentech, umožňuje okamžité vyhledání kteréhokoli z nich a přijímání a odesílání dokumentů klasickou poštou, elektronickou poštou a datovou schránkou. Automatizuje a sjednocuje tiskové výstupy. Vede datové skladiště dokumentů v elektronické formě. Výrazně usnadňuje práci.

Statistics

Views

Total Views
832
Views on SlideShare
788
Embed Views
44

Actions

Likes
1
Downloads
3
Comments
0

2 Embeds 44

http://www.datalogis.cz 36
http://datalogis.cz 8

Accessibility

Categories

Upload Details

Uploaded via as Adobe PDF

Usage Rights

© All Rights Reserved

Report content

Flagged as inappropriate Flag as inappropriate
Flag as inappropriate

Select your reason for flagging this presentation as inappropriate.

Cancel
  • Full Name Full Name Comment goes here.
    Are you sure you want to
    Your message goes here
    Processing…
Post Comment
Edit your comment

    ESS - Elektronická spisová služba ESS - Elektronická spisová služba Presentation Transcript

    • ELEKTRONICKÁ SPISOVÁ SLUŽBA (ESS)z řady GORDIC® Win Elektronická spisová služba (ESS) | GORDIC® Win
    • ZÁKLADNÍ INFORMACE Základní informace Elektronická spisová služba (ESS) je komplexním řešením pro správu dokumentůmenšího či středního úřadu nebo organizace. Usnadňuje práci. Šetří čas, energii a peníze. Řeší komunikaci datovými zprávami a napojení na Czech POINT. Vyhovuje legislativním nárokům na vedení spisové služby. Především aktuálnímu znění zákona č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě, a zákona č. 300/2008 Sb., o elektronických úkonech a autorizované konverzi dokumentů. Elektronická spisová služba (ESS) | GORDIC® Win 2
    • Elektronická spisová služba (ESS)FUNKČNOSTI Elektronická spisová služba (ESS) | GORDIC® Win 3
    • FUNKČNOSTI Práce s dokumenty• Vytváří, upravuje, eviduje a uchovává vlastní i doručené dokumenty. Jak papírové, tak elektronické.• Označuje dokumenty číslem jednacím i jakýmikoli dalšími potřebnými náležitostmi.• Vede podací deník.• Umožňuje snadné vyhledávání a filtrování a hromadné operace s dokumenty.• Třídí dokumenty do spisů. Elektronická spisová služba (ESS) | GORDIC® Win 4
    • FUNKČNOSTI Elektronické dokumenty• Dovede zobrazit a editovat obsah elektronických dokumentů.• Ukládá elektronické dokumenty způsobem, který zaručuje věrohodnost původu dokumentu a neporušitelnost a čitelnost jeho obsahu.• Automaticky kontroluje a doplňuje elektronické značky a časová razítka.• Vlastní dokumenty opatřuje elektronickými podpisy. U doručených dokumentů ověřuje pravost těchto podpisů.• Automaticky převádí dokument do vybraného formátu.• Provádí konverzi dokumentů z analogové podoby do digitální i naopak. Včetně autorizované konverze, díky napojení na systém Czech POINT. Elektronická spisová služba (ESS) | GORDIC® Win 5
    • FUNKČNOSTI Pohyb po organizaci• Předává a přiděluje dokumenty mezi jednotlivými funkčními místy.• Poskytuje úplný přehled o manipulaci s dokumentem, o jeho oběhu v rámci organizace a o jeho aktuálním stavu (vyřízený, uzavřený, stornovaný, ztracený atd.). Zaznamenává každý pohyb dokumentu i zásah do něho. Přijímání a odesílání• Přijímá a odesílá dokumenty. Poštou klasickou, elektronickou i skrze datovou schránku.• Zobrazuje zprávy doručené do elektronické podatelny, do e-mailové i datové schránky a vytváří z nich dokumenty.• Zaznamenává doručení dokumentu. Automaticky eviduje doručenky z datové schránky. Elektronická spisová služba (ESS) | GORDIC® Win 6
    • FUNKČNOSTI Tisk• Poskytuje velmi rozsáhlou paletu šablon dokumentů pro tisk. Tyto tzv. tiskové sestavy si umějí samy doplnit potřebné údaje zaevidované v ESS, a tak zkrátit a automatizovat tisk potřebných dokumentů. Ukládání a skartace• Ukládá uzavřené dokumenty a spisy do elektronické spisovny.• Eviduje skartační znaky a lhůty.• Umožňuje zadat spisový a skartační plán přesně na míru. Elektronická spisová služba (ESS) | GORDIC® Win 7
    • FUNKČNOSTI A to není vše…• ESS dále umožňuje terminálový přístup.• Podporuje sjednocení s informačními systémy, které již v organizaci používáte.• Komunikuje s externími informačními systémy (webovými službami).• Kontroluje dostupnost nových verzí a snadno se aktualizuje.• Obsahuje adresář subjektů, plánovací kalendář… Aplikaci lze rozšířit o:• E-learning. Ozvučený výukový videokurz, který Vás programem názorně provede a naučí Vás se spisovou službou efektivně pracovat.• Manažerské výstupy. Pro vytváření grafických přehledů a statistik vedení spisové služby.• Plug-in pro Outlook. V programu MS Outlook přibude tlačítko, jehož stisknutím zaevidujete e-mail do spisové služby přímo z tohoto poštovního klienta. Elektronická spisová služba (ESS) | GORDIC® Win 8
    • FUNKČNOSTI Elektronická spisová služba (ESS) | GORDIC® Win 9
    • Elektronická spisová služba (ESS)UŽIVATELSKÉ PROSTŘEDÍ Elektronická spisová služba (ESS) | GORDIC® Win 10
    • FUNKČNOSTIPřihlášení do aplikace Elektronická spisová služba (ESS) | GORDIC® Win 11
    • FUNKČNOSTIZákladní obrazovka Elektronická spisová služba (ESS) | GORDIC® Win 12
    • Elektronická spisová služba (ESS)DATOVÉ SCHRÁNKY Elektronická spisová služba (ESS) | GORDIC® Win 13
    • DATOVÉ SCHRÁNKY Elektronická spisová služba (ESS) | GORDIC® Win 14
    • DATOVÉ SCHRÁNKYRedistribuce datových zpráv Elektronická spisová služba (ESS) | GORDIC® Win 15
    • Přínosy Elektronické spisové služby (ESS)UŠETŘÍTE Elektronická spisová služba (ESS) | GORDIC® Win 16
    • UŠETŘÍTEZa tiskNebudete muset dokumenty zbytečně tisknout.Ušetříte naše lesy a náklady za tisk. Elektronická spisová služba (ESS) | GORDIC® Win 17
    • UŠETŘÍTEZa kopírováníKopírování dokumentů v elektronické podobě nic nestojí. Elektronická spisová služba (ESS) | GORDIC® Win 18
    • UŠETŘÍTE Za poštovní služby Budete moci přijímat a odesílat dokumenty elektronickou poštou a datovouschránkou. Odpadne platba poštovného. Elektronická spisová služba (ESS) | GORDIC® Win 19
    • UŠETŘÍTEZa mzdyPráce s dokumenty bude daleko snazší a rychlejší.Zastane ji minimum pracovníků.Navíc budete mít úplný přehled o jejich činnosti. Elektronická spisová služba (ESS) | GORDIC® Win 20
    • UŠETŘÍTE Za sankce Jste-li organizace, která má vedení spisové služby nakázáno zákonem, pořízenímESS dostojíte této povinnosti, a předejdete tak hrozícím pokutám za správní delikt. Díky pravidelným aktualizacím programu si nebudete muset dělat hlavu s žádnýmibudoucími legislativními změnami. Budete s nimi automaticky držet krok. Elektronická spisová služba (ESS) | GORDIC® Win 21
    • UŠETŘÍTE Za samotnou aplikaci Elektronická spisová služba (ESS) je efektivním mezistupněm mezi malýmevidenčním nástrojem a velkým informačním systémem. Zahrnuje v sobě know-how velkých informačních systémů GINIS®, ale současněnabízí výrazně nižší cenu při zachování plné funkčnosti. Je nejlepším řešením pro malé a střední organizace. Elektronická spisová služba (ESS) | GORDIC® Win 22
    • UŠETŘÍTE Čas Dohledání jakéhokoli dokumentu bude záležitostí vteřin. Běžné činnosti s dokumenty se zautomatizují (automaticky vedený podací deník,automatické přidělování čísel jednacích, automatická kontrola a doplňování elektronických značek a časovýchrazítek, automatická evidence doručenek z datové schránky atd.) Doba trvání pravidelných úkonů se výrazně zkrátí. Při předávání dokumentů nebudete muset anivstát ze židle. Nebude třeba se znovu a znovu přihlašovatdo datové schránky ani do e-mailu. Propojením s dalšími agendami informačníhosystému odstraníte duplicitu činností (dvojíevidenci). Elektronická spisová služba (ESS) | GORDIC® Win 23
    • UŠETŘÍTEProstorDokumenty schraňované v elektronické podobě nezabírají takřka žádné místo.Pravidelné zálohování zaručí, že o ně nikdy nepřijdete. Elektronická spisová služba (ESS) | GORDIC® Win 24
    • UŠETŘÍTE Nervy Proškolíme Vaše pracovníky tak, aby v aplikaci pracovali efektivně a samozřejmě. Zajistíme instalaci a úplný servis. Kdykoli se na nás můžete obrátit s jakýmkoliproblémem či přáním. Elektronická spisová služba (ESS) | GORDIC® Win 25
    • Elektronická spisová služba (ESS)DĚKUJEME ZA POZORNOST Elektronická spisová služba (ESS) | GORDIC® Win 26