Tata naskah dinas pelatihan manajemen 2010
Upcoming SlideShare
Loading in...5
×
 

Tata naskah dinas pelatihan manajemen 2010

on

  • 27,945 views

Materi pelatihan pengarsipan, penulisan tata naskah dinas di lingkungan kemenkes, Poltekkes Bengkulu, Prodi Keperawatan Curup yang b ertujuan untuk menyamakan persepsi dalam penulisan tata naskah ...

Materi pelatihan pengarsipan, penulisan tata naskah dinas di lingkungan kemenkes, Poltekkes Bengkulu, Prodi Keperawatan Curup yang b ertujuan untuk menyamakan persepsi dalam penulisan tata naskah dinas.

Statistics

Views

Total Views
27,945
Views on SlideShare
6,940
Embed Views
21,005

Actions

Likes
2
Downloads
224
Comments
0

17 Embeds 21,005

http://fotokeperawatancurup.blogspot.com 20797
http://fotokeperawatancurup.blogspot.ru 98
http://www.fotokeperawatancurup.blogspot.com 63
http://fotokeperawatancurup.blogspot.sg 12
http://fotokeperawatancurup.blogspot.de 8
http://webcache.googleusercontent.com 8
http://translate.googleusercontent.com 6
http://fotokeperawatancurup.blogspot.jp 3
http://fotokeperawatancurup.blogspot.com.au 2
http://www.slashdocs.com 1
http://74.6.147.225 1
http://fotokeperawatancurup.blogspot.ie 1
http://fotokeperawatancurup.blogspot.co.uk 1
http://106.10.137.112 1
http://fotokeperawatancurup.blogspot.com.es 1
http://74.6.117.48 1
http://fotokeperawatancurup.blogspot.nl 1
More...

Accessibility

Categories

Upload Details

Uploaded via as Microsoft PowerPoint

Usage Rights

© All Rights Reserved

Report content

Flagged as inappropriate Flag as inappropriate
Flag as inappropriate

Select your reason for flagging this presentation as inappropriate.

Cancel
  • Full Name Full Name Comment goes here.
    Are you sure you want to
    Your message goes here
    Processing…
Post Comment
Edit your comment

Tata naskah dinas pelatihan manajemen 2010 Tata naskah dinas pelatihan manajemen 2010 Presentation Transcript

  • TATA NASKAH DINAS Kementrian K ESEHATAN disampaikan Kembali pada Pelatihan Manajemen Perkantoran OLEH: EDY PURNOMO,M.Si Urusan Umum/Kepegawaian Prodi Keperawatan Curup Poltekkes Bengkulu Juli 2010
  • TATA NASKAH DINAS Departemen Kesehatan
  • TATA NASKAH DINAS DEPARTEMEN KESEHATAN
    • Surat Keputusan Menteri Kesehatan Nomor 1035/Menkes/SK/IX/2007
    • Tanggal 14 September 2007
  • TUJUAN
    • Menciptakan kelancaran komunikasi tulis
    • Intern maupun ekstern yang berdaya guna dan berhasil guna dalam rangka mendukung tertib administrasi pelaksanaan tugas pokok dan fungsi di lingkungan Departemen Kesehatan.
  • SASARAN
    • Tercapainya kesamaan pengertian, bahasa, dan penafsiran dalam penyelenggaraan tata naskah dinas di lingkungan Departemen Kesehatan;
    • Terwujudnya keterpaduan pengelolaan tata naskah dinas dengan unsur lainnya dalam lingkup administrasi umum;
    • Tercapainya kemudahan dalam pengendalian komunikasi tulis;
    • Tercapainya penyelenggaraan tata naskah dinas yang berdaya guna dan berhasil guna.
  • ASAS
    • Asas Daya Guna dan Hasil Guna
    • Asas Pembakuan
    • Asas Pertanggungjawaban
    • Asas Keterkaitan
    • Asas kecepatan dan Ketepatan
    • Asas Keamanan
  • BEBERAPA PENGERTIAN
    • 1. NASKAH ADALAH:
    • KARANGAN YANG MASIH DITULIS DENGAN TANGAN
    • KARANGAN SESEORANG YANG BELUM DITERBITKAN
    • BAHAN-BAHAN BERITA YANG SIAP DISET
    • 2. Naskah Dinas
    • Semua info tertulis sebagai alat komunikasi kedinasan yang dikeluarkan oleh pejabat yg bewenang di lingkungan instansi pemerintah dalam rangka penyelenggaraan pemerintahan dan pembangunan
    • 3. Surat Dinas
    • Naskah Dinas pelaksanaan tugas pejabat/pegawai dalam menyampaikan info kedinasan dan dapat berupa pemberitahuan, pernyataan, permintaan atau penyampaian naskah dinas atau barang kepada pihak lain di luar instansi/organisasi
    • 4. Lampiran
    • Bahan keterangan yang disertakan pada surat asli sebagai bukti penguat tambahan terhadap apa yang dinyatakan di dalam surat.
    • 5. Tembusan
    • Hasil penggandaan dari naskah sesuai dengan jumlah pejabat dan atau satuan organisasi yang dipandang perlu mengetahui isi surat dan disebut di dalam naskah asli itu sebagai penerima tembusan.
    • 5. Verbal Konsep
    • Rancangan surat yang ditulis dalam bentuk verbal oleh staf atau pejabat yang terkait dengan substansi isi surat yang kemudian diperiksa dan disetujui oleh pejabat yang akan menetapkan dan berwenang menandatangani surat tersebut.
  • NASKAH DINAS
    • A. Jenis Naskah Dinas
    • 1. Surat dinas
    • 2. Nota dinas
    • 3. Surat pengantar
    • 4. Surat undangan
    • 5. Surat edaran
    • 6. Surat pengumuman
    • 7. Surat tugas
    • 8. Surat kuasa
    • 9. Berita acara
    • 10.Surat keterangan
  • B. Susunan Naskah Dinas
    • Kepala surat
    • Pembuka surat
    • Isi surat
    • Penutup surat
  • BAGIAN-BAGIAN SURAT
    • Kepala surat/kop surat
    • Tanggal surat
    • Nomor surat
    • Lampiran
    • Hal/Pokok surat
    • Alamat yang dituju
    • Salam pembuka
    • Paragraf pembuka
    • Paragraf isi
    • Paragraf penutup
    • Salam penutup
    • Tanda tangan
    • Nama jelas
    • Nama jabatan
    • Tembusan
    • Inisial
  • Kepala Surat/Kop Surat
    • Kepala surat berfungsi untuk memberikan informasi kepada penerima surat mengenai nama, alamat, nomor telepon, faksimile, dan keterangan lain yang berkaitan dengan instansi pengirim surat. Di samping itu, kepala surat sekaligus berfungsi pula sebagai sarana untuk memperkenalkan atau mempromosikan instansi pengirim surat.
  • Contoh Kepala Surat
    • DEPARTEMEN KESEHATAN
    • DIREKTORAT JENDERAL
    • BINA KEFARMASIAN DAN ALAT KESEHATAN
    • Jalan H.R. Rasuna Said BlokX/5, Kavling No. 4—9, Jakarta 12950
    • Telepon (021) 5201590 ( Hunting) , Faksimile (021) 52964838, Tromol Pos 203
  • Tanggal Surat
    • Tanggal surat perlu dicantumkan pada setiap surat dinas.
    • Fungsinya adalah untuk memberitahukan kepada penerima surat tentang waktu penulisan surat itu.
    • Contoh yang tidak tepat:
    • Tanggal 25 Bulan Juni Tahun 2007
    • Bandung, 31-04-2007
    • 24 Des '06
    • Jakarta, 27 Dec 2007
    • Contoh yang tepat:
    • 25 Juni 2007
    • 31 April 2007
    • 24 Desember 2006
    • 27 Desember 2007
  • Nomor Surat
    • Nomor surat berfungsi untuk mengetahui jenis kegiatan yang berhubungan dengan surat, mempermudah pengarsipan, dan menemukannya kembali jika sewaktu-waktu diperlukan.
    • N omor surat juga berfungsi sebagai
    • a. alat petunjuk bagi petugas arsip;
    • b . alat untuk mengetahui unit asal surat;
    • c . alat pengukur kegiatan instansi yang berkaitan dengan surat-menyurat pada periode tertentu;
    • d . alat referensi.
    • 3. Dalam penulisannya, nomor surat tidak diikuti dengan tanda titik ataupun tanda titik dan tanda hubung.
    • Misalnya:
    • Nomor: PR.02.02/1/100/2009
    • bukan
    • Nomor: PR.02.02/1/100/2009,-
    • Nomor: PR.02.02/1/100/2009 .
  • Lampiran
    • Lampiran digunakan untuk memberitahukan kepada penerima surat bahwa ada sesuatu yang disertakan bersama surat. Oleh karena itu, jika memang tidak ada sesuatu yang disertakan, kata lampiran tidak perlu dicantumkan.
    • Contoh penulisan yang tidak tepat:
    • Lampiran: 5 (lima) lembar
    • Lampiran: Satu (1) set
    • Lampiran: -
    • Contoh penulisan yang tepat:
    • Lampiran: Lima lembar
    • Lampiran: Satu set
  • Hal Surat
    • Hal surat atau pokok surat berfungsi untuk memberitahukan kepada penerima surat tentang pokok masalah yang ditulis di dalam surat. Agar efektif, hal surat sebaiknya tidak ditulis terlalu panjang, tetapi jelas dan dapat mencakup seluruh isi surat.
    • Contoh penulisan yang tidak tepat:
    • Hal: Undangan untuk menghadiri Rakernas tanggal 5 Juli 2007
    • Contoh penulisan yang tepat:
    • Hal: Undangan
  • Alamat yang Dituju
    • Alamat yang dituju berfungsi sebagai petunjuk langsung mengenai pihak yang harus menerima surat. Untuk itu, unsur-unsur alamat yang digunakan hendaknya ditulis lengkap, tidak disingkat.
    • Contoh penulisan yang tidak tepat:
    • Kepada Yth. Bapak Kepala Pusat Promosi Kesehatan
    • Sekretariat Jenderal Departemen Kesehatan
    • J l.H.R.Rasuna Said Blok X5 4-9
    • Kuningan
    • Jakarta Selatan 12950
    • Contoh penulisan yang tepat:
    • Yth. Kepala Pusat Promosi Kesehatan
    • Sekretariat Jenederal Departemen Kesehatan
    • Jalan H.R.Rasuna Said Blok X5 4-9
    • Kuningan
    • Jakarta Selatan 12950
  • Salam Pembuka
    • Salam pembuka selain merupakan tanda hormat penulis surat kepada penerima surat, juga merupakan salah satu penanda surat yang sopan dan beradab. Salam itu dapat diibaratkan sebagai ketukan pintu atau ucapan salam ketika seseorang akan bertamu ke rumah orang lain. Pencantuman salam pembuka itu dianjurkan pada sebelah kiri sejajar dengan margin kiri.
    • Misalnya:
    • Dengan hormat,
    • Bapak ... yang terhormat,
    • Salam sejahtera,
    • Asalamualaikum w.w.,
  • Paragraf Pembuka
    • Paragraf pembuka merupakan bagian pengantar yang berfungsi untuk mengantarkan pembaca pada permasalahan utama yang ditulis. Dengan demikian, fungsi utama paragraf pembuka adalah untuk menghubungkan pikiran pembaca dengan pokok masalah yang disampaikan.
    • Misalnya:
    • (1) Sehubungan dengan surat Saudara No. KU.01/03/2/100/208 , tanggal 25 Juni 200 8 , kami beri tahukan hal-hal berikut.
    • (2) Melalui surat ini kami beri tahukan bahwa ....
    • (3) Surat Saudara No. KU.01.03/2/100/2007 , tanggal 25 Juni 200 8 , sudah kami terima dengan baik. Sehubungan dengan itu, kami beri tahukan bahwa ....
  • Contoh yang Tidak Tepat
    • Menunjuk perihal pada pokok surat tersebut di atas, dengan ini kami sampaikan hal-hal sebagai berikut:
    • Menjawab surat Saudara Nomor ….
    • Pilihan yang tepat
    • Sesuai dengan surat Saudara Nomor … tentang …, dengan ini kami sampaikan hal-hal sebagai berikut.
    • Sehubungan dengan surat Saudara Nomor … tentang …, kami menyampaikan jawaban sebagai berikut.
  • Paragraf Isi
    • Paragraf isi dapat dipandang sebagai bagian inti dari sebuah surat. Pada paragraf ini penulis mengemukakan pokok persoalan yang ingin disampaikan. Pokok persoalan itu diharapkan memperoleh tanggapan, jawaban, atau reaksi yang positif sesuai dengan harapan penulis surat. Sehubungan dengan itu, paragraf isi hendaknya hanya mengungkapkan satu masalah. Oleh karena itu, jika ada dua masalah atau lebih, masing-masing hendaknya diungkapkan dalam paragraf yang berbeda.
  • Paragraf Penutup
    • Paragraf penutup merupakan bagian akhir dari sebuah surat. Paragraf ini berfungsi untuk menyatakan bahwa pembicaraan sudah selesai. Oleh karena itu, paragraf ini biasanya mengungkapkan harapan dan ucapan terima kasih.
    • Misalnya:
    • (1) Atas perhatian Saudara, kami ucapkan terima kasih.
    • (2) Atas kesediaan Saudara, kami ucapkan terima kasih.
    • (3) Atas perhatian dan kerja sama Bapak, kami sampaikan terima kasih.
    • (4) Mudah-mudahan jawaban kami bermanfaat bagi Saudara.
  • Contoh yang Tidak Tepat
    • (1) Atas perhatiannya, diucapkan terima kasih.
    • (2) Demikian atas bantuan Saudara, kami ucapkan terima kasih.
    • (3) Demikian harap maklum, dan atas perhatian dan kerja samanya, diucapkan terima kasih.
    • (4) Harap maklum adanya.
  • Salam Penutup
    • Salam penutup dicantumkan di pojok kanan bawah, tepatnya di antara paragraf penutup dan tanda tangan pengirim surat. Salam ini dapat diibaratkan sebagai ucapan permisi atau pamitan setelah seseorang bertamu atau berkomunikasi dengan orang lain.
    • Misalnya:
    • Salam kami,
    • Hormat kami,
    • Salam takzim,
    • Wasalam,
  • Tanda Tangan
    • Tanda tangan merupakan pelengkap surat dinas yang bersifat wajib karena sebuah surat belum dapat dianggap sah jika belum ditandatangani oleh pejabat yang berwenang. Untuk surat-surat dinas di Indonesia, tanda tangan penulis surat lazimnya juga dilengkapi dengan cap atau stempel instansinya sebagai penanda keresmian.
  • Nama, Jabatan, dan NIP
    • Nama penanda tangan surat dinyatakan secara jelas di bawah tanda tangan, tepatnya sejajar di bawah salam penutup. Nama penanda tangan surat hanya huruf awal tiap unsur nama yang ditulis kapital, bukan kapital seluruhnya. Selain itu, nama penanda tangan surat juga tidak perlu diapit tanda kurung ataupun digarisbawahi. Nomor induk pegawai atau NIP dapat pula disertakan di bawah nama penanda tangan surat.
    • Misalnya:
    • (Tanda tangan)
    • Drs. Hasibuan, M.Si.
    • NIP 010345687
    • atau:
    • (Tanda tangan)
    • Dr. Awaluddin, M.Hum.
    • Kepala
  • Tembusan
    • Tembusan berfungsi untuk memberitahukan kepada penerima surat bahwa surat yang sama juga dikirimkan kepada pihak lain yang dipandang perlu mengetahui isi surat yang bersangkutan. Jika tidak ada pihak lain yang diberi tembusan, kata tembusan tidak perlu dicantumkan. Dalam hubungan itu, jika pihak yang diberi tembusan lebih dari satu, pencantumannya disertai dengan nomor urut. Namun, jika pihak yang ditembusi hanya satu, nomor urut itu tidak perlu dicantumkan.
    • Misalnya:
    • Tembusan:
    • 1. Direktur Jenderal Bina Kesehatan Masyarakat
    • 2. Kepala Biro Hukum dan Organisasi
    • 3. Kepala Biro Keuangan dan Perlengkapan
    • Contoh yang tidak tepat:
    • Tembusan
    • 1. Kepada Yth. Direktur Jenderal Pembangunan daerah (sebagai laporan)
    • 2. Kepada Yth. Kepala Biro Hukum Organisasi
    • 3. Kepada Yth. Kepala Biro Keuangan dan perlengkapan
    • 4. Arsip.
  • Inisial
    • Inisial adalah tanda atau kode pengenal yang berupa singkatan, yaitu singkatan nama pengonsep surat dan pengetik surat. Inisial ini bermanfaat untuk mengetahui nama pengonsep dan pengetik surat sehingga—jika terjadi kekeliruan dalam surat itu—pimpinan dengan mudah dapat mengecek dan mengembalikannya kepada yang bersangkutan untuk diperbaiki. Penempatan inisial biasanya di pojok kiri bawah, tepatnya di bawah tembusan (jika surat yang bersangkutan ada tembusannya).
    • Misalnya:
    • AM/ra
  • PENYUSUNAN NASKAH DINAS
    • A. Prinsip
    • Jelas
    • Teliti
    • Tepat dan akurat
    • Singkat, padat,dan komunikatif
    • Logis dan meyakinkan
    • sesuai dengan peraturan
  • B. Prosedur
    • Penyusunan konsep
    • a. Disusun oleh Pejabat/ Pegawai
    • b. Diteliti oleh Pejabat Tata Usaha
    • Persetujuan konsep
    • Registrasi naskah dinas
  • Penggunaan Kode Klasifikasi Dalam Penomoran Surat
    • TANDA TANGAN PEJABAT ESELON I
    • 1. Kode Klasifikasi
    • 2. Kode Unit Pengolah Eselon II
    • 3. No. Urut Surat
    • 4. Tahun pembuatan
    • TANDA TANGAN PEJABAT ESELON II
    • 1. Kode klasifikasi
    • 2. Kode Unit Pengolah Eselon III
    • 3. No.Urut Surat
    • 4. Tahun Pembuatan
  • CONTOH : KEGIATAN DITJEN BINA YANDIK DALAM RANGKA PENYUSUNAN STANDARISASI, MAKA KODE YANG DIGUNAKAN ADALAH :
    • YM.01.11
    • POKOK MASALAH UTK KEGIATAN YANG TERKAIT DENGAN DITJEN BINA YANDIK
    • s UB MASALAH UNTUK KEGIATAN PENYUSUNAN STANDARISASI
    • SUB-SUB MASALAH STANDARISASI YAITU PELAYANAN KEPERAWATAN DASAR
    • SURAT DINAS YANG DI TTD PEJABAT ES II ( DIR BINA YAN KEPERAWATAN )
    • YM.01.11./1/100/2008
    • KODE KLASIFIKASI YG BERKAITAN DG
    • PENYUSUNAN STANDARISASI
    • KEPERAWATAN DASAR
    • KODE UNIT PENGOLAH SETINGKAT ESELON III YAITU SUBDIT BINA
    • PELAYANAN KEPERAWATAN DASAR
    • NOMOR URUT SURAT
    • TAHUN PEMBUATAN SURAT
    • SURAT DINAS YANG DITANDATANGANI DIRJEN BINA YANDIK (ES I )
    • YM.01.11/IV/100/2008
    • KODE KLASIFIKASI YG BERKAITAN
    • DG PENYUSUNAN STANDARISASI
    • PELAYANAN KEPERAWATAN DASAR
    • KODE UNIT PENGOLAH ES II
    • (DIT BINA PELAYANAN KEPERAWATAN)
    • NOMOR URUT SURAT
    • TAHUN PEMBUATAN SURAT
    • 4. Pengetikan
    • a. Bentuk Naskah Dinas
    • b. Ukuran dan Jenis Kertas
    • c. Bentuk Huruf
    • d. Ruang Tepi
    • e. Kepala Surat Dinas
    • f. Cap/ Stempel Dinas
    • g. Sampul Surat
    • h. Penulisan Alamat Surat
    • i. Pembubuhan Paraf
    • j. Tinta Paraf dan Tanda Tangan
  • C. Kewenangan Penandatanganan Naskah Dinas
    • Kewenangan menandatangani naskah dinas departemen yang bersifat kebijakan/ keputusan/ arahan nasional dan politis berada pada Menteri.
    • Kewenangan menandatangani naskah dinas yang bersifat teknis dapat dilaksanakan oleh Pejabat Eselon I dan atau Pejabat Eselon II sesuai dengan tupoksinya.
    • Pelimpahan wewenang hanya ditujukan untuk Pejabat yang secara Struktural berada di bawahnya. Pelimpahan wewenang dimaksudkan untuk menunjang kelancaran tugas.
  • Bentuk Pelimpahan Wewenang Penandatanganan adalah sebagai berikut:
    • Atas nama (a.n.)
    • Contoh:
    • a.n Menteri Kesehatan
    • Direktur Jenderal Bina Yandik
    • Nama Pejabat
    • NIP
    • Untuk beliau (u.b.)
    • a.n Menteri Kesehatan
    • Direktur Jenderal Bina Yandik
    • u.b
    • Direktur Bina Pelayanan Keperawatan Dasar
    • Nama Pejabat
    • NIP
    • SUMBER PUSTAKA :
    • MACHFUR, SH
    • Biro Umum Setjen Depkes TAHUN 2010
    • Semoga dapat bermanfaat sebagai acuan dan persamaan persepsi dalam melakukan kegiatan administrasi perkantoran pada setiap unit organisasi Kemenkes RI
    • Poltekkes Bengkulu
    TERIMA KASIH