Principios archivisticos

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Principios archivisticos

  1. 1. Principios Archivísticos DEFINICIONES Y SIGNIFICADOS Jorge Yépez
  2. 2. IMPORTANCIA DE LOS ARCHIVOS • Personas y familias; • Para la administración y gestión institucional; • El Estado y el desarrollo socioeconómico; • La comunidad; • El fomento de la cultura y la identidad nacional; 2
  3. 3. 3
  4. 4. LA ADMINISTRACION Y GESTION INSTITUCIONAL • Expresa el desarrollo histórico de su misión, funciones y actividades. • Memoria institucional. • Toda empresa recurre a los documentos como: antecedentes; verificar cumplimiento de procesos y trámites; proyectos cumplidos o pendientes; llevar a cabo investigaciones; tomar decisiones; demandas de orden legal, administrativo, fiscal o ciudadano, es decir contribuye a la eficiencia administrativa. 4
  5. 5. ESTADO Y DESARROLLO SOCIOECONOMICO • Los archivos son fundamentales para la administración pública y social de los gobiernos; • Favorecen la participación ciudadana, la transparencia, la rendición de cuentas, la lucha contra la corrupción, mayor eficacia y menor vulnerabilidad del Estado; • Constituyen centros de información que fortalecen la implementación de estrategias de los planes nacionales de desarrollo; 5
  6. 6. ESTADO Y DESARROLLO SOCIOECONOMICO • Facilitan el conocimiento y los antecedentes sobre políticas, planes, programas e inversiones de desarrollo nacional; • Posibilitan la toma de decisiones acertadas, con bases sólidas, sobre población, sectores productivos: industria, comercio, agricultura, bienestar, asistencia social, salud, educación, etc.; • Registro de relaciones, acuerdos, convenios y tratados internacionales. 6
  7. 7. LA COMUNIDAD • Archivos organizados documentan los derechos y los deberes de las personas y las organizaciones; • Las personas desde su nacimiento y en el transcurso de su vida generan documentos con mayor valor e importancia; • En las entidades, su creación, existencia, transacciones, desempeño y desaparición son demostrables por medio de documentos. 7
  8. 8. LA CULTURA Y LA IDENTIDAD NACIONAL • Los archivos documentan la vida de las comunidades y de las naciones a las que pertenecen, su entorno, las relaciones entre sí y con otras comunidades, pueblos y naciones. • Son parte esencial del patrimonio cultural de la Nación, sustentan su identidad, permiten conocer las raíces, registran la experiencia colectiva de la comunidad. • Conservan los registros de las expresiones creativas y artísticas. 8
  9. 9. ARCHIVO • Conjunto orgánico de documentos producidos y/o recibidos en el ejercicio de sus funciones por personas físicas o jurídicas, públicas y privadas, al servicio de la gestión administrativa, la investigación y la cultura; • La institución donde se reúnen, conservan, ordenan y difunden los conjuntos orgánicos de documentos para la gestión administrativa, la investigación, la información y la cultura; • El local donde se conservan y consultan los conjuntos orgánicos de documentos. 9
  10. 10. DOCUMENTO • Es el testimonio de la actividad del hombre, registrado de forma perdurable en cualquier tipo de soporte físico. • La combinación de un soporte físico y la información registrada en él; • Desde el punto de vista archivístico, el documento nace como producto natural de la actividad administrativa de una entidad, se constituye en pieza única que sirve como testimonio e información que puede ser utilizado como prueba o fuente de investigación. 10
  11. 11. CLASES DE DOCUMENTOS • Soporte físico; • Por la forma como se grabó la información; • Por el contenido o atributo administrativo. 11
  12. 12. SOPORTE FISICO • Objeto o material sobre el cual o en el cual se encuentran fijados los datos (piedra, madera, arcilla, pergamino, papiro, papel, vinilo, cintas y discos magnéticos, películas fotográficas, CD’s, etc.) 12
  13. 13. FORMA DE GRABAR LA INFORMACIÓN • Por la forma de grabar la información sobre el soporte escogido: – Manuscritos; – Tipografiados; – Legibles por máquina (computadora). 13
  14. 14. CONTENIDO O ATRIBUTO ADMINISTRATIVO • Documentos dispositivos o sustantivos; • Documentos testimoniales; • Documentos facilitativos. 14
  15. 15. DOCUMENTOS DISPOSITIVOS • Aquellos apegados a misión, visión y objetivos institucionales. • En ellos las autoridades expresan una voluntad que debe ser cumplida , tales como leyes, decretos, sentencias, ordenanzas, acuerdos, resoluciones, normativas, reglamentos, etc. • Producto de la especialidad misma de cada entidad, es decir son productos específicos de dicha institución. 15
  16. 16. DOCUMENTOS TESTIMONIALES • Los que se aceptan legalmente como prueba de un hecho, tales como escrituras, actas, nombramientos, certificados, contratos, convenios, expedientes administrativos, expedientes judiciales. 16
  17. 17. DOCUMENTOS FACILITATIVOS • Son aquellos de carácter administrativo comunes a cualquier institución y que cumplen funciones de apoyo, tales como permisos, autorizaciones, contables, tesorería, formularios, etc. 17
  18. 18. EXPEDIENTE: PIEDRA ANGULAR ACTUACION ADMINISTRATIVA • Unidad documental formada por un conjunto de documentos generados, orgánica y funcionalmente, por un sujeto productor en la resolución de un mismo asunto. • Se forma mediante la agregación sucesiva de cuantos oficios, memorandos, pruebas, informes, extractos, resoluciones, acuerdos, notificaciones y demás documentos simples deban integrarlos. 18
  19. 19. SERIE DOCUMENTAL • Conjunto de expedientes orgánica y funcionalmente relacionados, establecido conforme al principio de procedencia, con especial atención a las funciones, organización administrativa y estructura de la oficina o institución implicada. 19
  20. 20. FONDO DOCUMENTAL • Conjunto de documentos de toda naturaleza acumulados por una institución, en el ejercicio de sus actividades y funciones. 20
  21. 21. DOCTO DOCTO DOCTO DOCTO EXPEDIENTE SERIE FONDO 21
  22. 22. SISTEMA DE ARCHIVOS • Conjunto de normas y medios que participan en la gestión, seguimiento, coordinación y auditoría de los programas para la organización, tratamiento, conservación y difusión de la documentación oficial de una institución. 22
  23. 23. CICLO VITAL DE LOS DOCUMENTOS • Etapas por las que sucesivamente atraviesan los documentos desde que se producen hasta que se decide su eliminación o conservación permanente. 23
  24. 24. VALOR DEL DOCUMENTO • Valor primario; – Valor administrativo; – Valor fiscal; – Valor financiero; – Valor legal; – Valor informativo; • Valor secundario – Valor histórico; 24
  25. 25. VALOR PRIMARIO • Aquel que va unido a la finalidad inmediata para la cual el documento ha sido creado, es decir para la institución o administración que lo creó y sus administrados o clientes. 25
  26. 26. VALOR ADMINISTRATIVO • Aquel que posee un documento para la administración de origen o aquella que le sucede como testimonio de sus procedimientos y actividades. 26
  27. 27. VALOR FISCAL • Aquel que tienen los documentos que sirven de testimonio del cumplimiento de obligaciones tributarias. 27
  28. 28. VALOR FINANCIERO • Aquel que sirve de prueba de transacciones financieras, presupuesto, tesorería y contables. • Aquel que poseen algunos documentos con valor monetario, bienes valores. 28
  29. 29. VALOR LEGAL • Aquel que tienen los documentos como testimonio ante la ley. 29
  30. 30. VALOR INFORMATIVO • Aquel que sirve de referencia para la elaboración o reconstrucción de cualquier actividad de la organización y que también puede ser testimonio de la memoria colectiva (Ej: registro oficial, códigos, leyes, etc.) 30
  31. 31. VALOR SECUNDARIO • Aquel que obedece a otras motivaciones que no son la propia finalidad del documento, tales como el valor histórico e informativo. 31
  32. 32. VALOR HISTORICO • Aquel que posee el documento como fuente primaria para la investigación, la historia, la cultura y la identidad nacional. 32
  33. 33. Mayor información Hugo Carrión G. IMAGINAR -Centro de Investigación para la Sociedad de la Información, el Conocimiento y la Innovación. Quito-Ecuador Teléfono: +593-2-2400937 Fax: +593-2-3262733 Móvil: +593-9-9845135 Skype: hcarrion Website: www.imaginar.org Email: hcarrion@imaginar.org 33

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