El Libro blanco del en ColombiaLibertad y OrdenGobiernode COLOMBIA
PresentaciónLas tendencias globales apuntan hacia latransformación de los entornos laborales.Entre estas aparece el teletr...
© EnTICconfío
Ministerio del Trabajowww.mintrabajo.gov.coRafael Pardo RuedaMinistroDavid Luna SánchezViceministro de Relaciones Laborale...
El Libro blanco del teletrabajo en Colombia - 5Tabla de contenidosIntroducción--------------------------------------------...
6 - El ABC del teletrabajo en ColombiaBeneficios del teletrabajoAumentala productividad yreduce costos fijosMejorala calida...
El Libro blanco del teletrabajo en Colombia - 7mueveión socialAportaal mejoramiento dela movilidad en lasciudades y reduce...
IntroducciónEl 1° de mayo del año 2012 el Presidentede la República, junto a los Ministros delTrabajo y de las Tecnologías...
El ABC del teletrabajo en Colombia - 9© EnTICconfío
El Libro blanco del teletrabajo en ColombiaAntes de implementar modelos de teletrabajo en las organizaciones es necesario ...
12 - Conceptos ClaveDefinición del teletrabajoEl teletrabajo se entiende como una modalidad laboral a dis-tancia que usa l...
El Libro blanco del teletrabajo en Colombia - 13LoqueNO esteletrabajoNO esuna profesiónNO esun call centerNO esservicio a ...
14 - Conceptos ClaveModalidades del teletrabajoEn Colombia la Ley 1221 de 2008 establece tres modalidades de teletrabajo o...
El Libro blanco del teletrabajo en Colombia - 15Horarios rígidos Horarios flexiblesTrabajo únicamente en la sedede la organ...
16 - Conceptos ClaveBeneficios para la organización72%Preferencia de un empleocon trabajo móvil sobre otro fijo63%Reducción...
El Libro blanco del teletrabajo en Colombia - 175%n de retirolos empleados23%Aumentode la productividad18%Reducción de cos...
18 - Conceptos ClaveLas ventajas y beneficios derivados de la implementación de unmodelo de teletrabajo en las organizacio...
El Libro blanco del teletrabajo en Colombia - 19Retos para la implementaciónControlProductividadCostosCulturaorganizaciona...
El Libro blanco del teletrabajo en Colombia2Para implementar el modelo de teletrabajo de forma exitosa es necesario cumpli...
22 - Condiciones necesarias para implementar el modelo de teletrabajoRequerimientos para el teletrabajo¿Quésenecesitaparai...
El Libro blanco del teletrabajo en Colombia - 23El marco jurídico delteletrabajo en ColombiaEn Colombia el teletrabajo se ...
24 - Condiciones necesarias para implementar el modelo de teletrabajoEl teletrabajo comomodelo organizacionalLas organizac...
El Libro blanco del teletrabajo en Colombia - 25Una de las condiciones básicas para implementar el teletrabajocomo modelo ...
26 - Condiciones necesarias para implementar el modelo de teletrabajoLa tecnología como basedel teletrabajoLa definición d...
El Libro blanco del teletrabajo en Colombia - 27La infraestructura soporta las opera-ciones básicas de la organización. En...
28 - Condiciones necesarias para implementar el modelo de teletrabajoLa tecnología es necesaria para teletrabajar, pero el...
El Libro blanco del teletrabajo en Colombia - 29Generar protocolos que den respuesta a situaciones de alerta como una aver...
© EnTICconfío
El Libro blanco del teletrabajo en Colombia3El proceso de implementación del teletrabajo en las organizaciones responde a ...
32 - Implementación del teletrabajo en las organizacionesImplementacióndel teletrabajoen lasorganizacionesEl proceso de im...
El Libro blanco del teletrabajo en Colombia - 33•	 Socialización•	 Selección teletrabajadores•	 Formación y capacitación•	...
34 - Implementación del teletrabajo en las organizacionesPrimera etapa:Autoevaluación de laorganizaciónAntes de decidir so...
El Libro blanco del teletrabajo en Colombia - 35Pasosaseguir1.	 Identificar las necesidades que tiene la organización para...
36 - Implementación del teletrabajo en las organizacionesPaso2-Identificarlosperfiles/cargosPerfilesUno de los principales ...
El Libro blanco del teletrabajo en Colombia - 37mientas tecnológicas necesarias para desarrollar teletrabajoprestando aten...
38 - Implementación del teletrabajo en las organizacionesPaso4-IdentificarlosriesgosRiesgosAunque son considerables los be...
El Libro blanco del teletrabajo en Colombia - 39avanzadas a bajo costo para que las organizaciones y laspersonas puedan be...
40 - Implementación del teletrabajo en las organizacionesSegunda etapa: 	Planeación del proyectopiloto de teletrabajoLa pl...
El Libro blanco del teletrabajo en Colombia - 41PlaneacióndelpilotoEquipocoordinadorObjetivosCriterios de seleccióntrabaja...
42 - Implementación del teletrabajo en las organizacionesPaso1-EquipocoordinadorEquipo coordinadorUna vez la Dirección de ...
El Libro blanco del teletrabajo en Colombia - 43Paso2-Objetivoseindicadores del pilotoObjetivosEl objetivo del piloto de i...
44 - Implementación del teletrabajo en las organizacionesPaso3-SeleccióndeteletrabajadoresCriterios de selección trabajado...
El Libro blanco del teletrabajo en Colombia - 45Criterio 1. Definir el tipo de perfiles susceptibles de ejecutarsea través...
46 - Implementación del teletrabajo en las organizaciones•	 Interés y voluntad. Se valorará que el trabajador esté in-tere...
El Libro blanco del teletrabajo en Colombia - 47Criterio 3. Características personales del teletrabajadorEl proceso de sel...
48 - Implementación del teletrabajo en las organizacionesPaso4-RequerimientostecnológicosRequerimientos tecnológicosPara r...
El Libro blanco del teletrabajo en Colombia - 49compañeros, superiores y clientes?•	 Aplicaciones. ¿Cuál es el rendimiento...
50 - Implementación del teletrabajo en las organizacionesMejores prácticas:Calvert Investments, Inc., firma de asesoría fi...
El Libro blanco del teletrabajo en Colombia - 51Paso6-CronogramadelpilotoCronogramaLa recomendación general es ejecutar el...
52 - Implementación del teletrabajo en las organizacionesTercera etapa:ImplementaciónTeniendo como base la planeación del ...
El Libro blanco del teletrabajo en Colombia - 53Recomendación a las directivas:Es conveniente que los resultados de las fa...
54 - Implementación del teletrabajo en las organizacionesdeberán sujetarse a tres condiciones:1.	 Examen psicológico por p...
El Libro blanco del teletrabajo en Colombia - 55Mejores prácticas:Social  Scientific Systems, Inc. presta sus servicios en...
56 - Implementación del teletrabajo en las organizacionesMejores prácticas:Marriott International Inc., es una de las prin...
El Libro blanco del teletrabajo en Colombia - 57Paso4-PuestaenmarchadelpilotoPuesta en marchaUna vez cumplidos los pasos p...
58 - Implementación del teletrabajo en las organizacionesCuarta etapa: Seguimientoy evaluaciónTal como se señaló durante l...
El Libro blanco del teletrabajo en Colombia - 59•	 Comparación de resultados entre el modelo de trabajopresencial y el tel...
60 - Implementación del teletrabajo en las organizacionesQuinta etapa: Adopcióndel modelo de teletrabajoAl terminar el pil...
El Libro blanco del teletrabajo en Colombia - 61Para hacer sostenible en el tiempo el modelo de teletrabajo serecomienda:•...
El Libro blanco del teletrabajo en Colombia4Uno de los mayores desafíos para adoptar el teletrabajo como modalidad laboral...
64 - Modelos tecnológicos para la implementación del teletrabajoEntre los requerimientos básicos para el teletrabajo encon...
El Libro blanco del teletrabajo en Colombia - 65Según la Junta de Andalucía, el modelo tecnológico de teletrabajo de una e...
66 - Modelos tecnológicos para la implementación del teletrabajoModelo propuesto por laFundación UniversitariaKonrad Loren...
El Libro blanco del teletrabajo en Colombia - 67+ =· Infraestructura· Dispositivos· Contenidos· AplicacionesTecnología pro...
68 - Modelos tecnológicos para la implementación del teletrabajoModelo propuesto por laJunta de AndalucíaLa “Guía de recom...
El Libro blanco del teletrabajo en Colombia - 69ModelotecnológicoTareasejecutadasEquiposinformáticosdisponiblesConexión ai...
70 - Modelos tecnológicos para la implementación del teletrabajoMODELOSTECNOLÓGICOSIMPLEMENTADOS EN ELSECTOR PRIVADOModelo...
El Libro blanco del teletrabajo en Colombia - 71La selección de un modelo tecnológico de teletrabajo debe con-siderar los ...
72 - Modelos tecnológicos para la implementación del teletrabajoMODELOSTECNOLÓGICOSIMPLEMENTADOS EN ELSECTOR PÚBLICOModelo...
El Libro blanco del teletrabajo en Colombia - 73•	 Formación•	 La recomendación es que los teletrabajadores reciban formac...
74 - Modelos tecnológicos para la implementación del teletrabajoModelopropuestoporlaOficinadePatentesyMarcasdelosEstadosUn...
El Libro blanco del teletrabajo en Colombia - 75Computador portátilKit manos libres(casco de voz en off para IP)Router y c...
Teletrabajo abc libro_blanco
Teletrabajo abc libro_blanco
Teletrabajo abc libro_blanco
Teletrabajo abc libro_blanco
Teletrabajo abc libro_blanco
Teletrabajo abc libro_blanco
Teletrabajo abc libro_blanco
Teletrabajo abc libro_blanco
Teletrabajo abc libro_blanco
Teletrabajo abc libro_blanco
Teletrabajo abc libro_blanco
Teletrabajo abc libro_blanco
Upcoming SlideShare
Loading in...5
×

Teletrabajo abc libro_blanco

390

Published on

0 Comments
1 Like
Statistics
Notes
  • Be the first to comment

No Downloads
Views
Total Views
390
On Slideshare
0
From Embeds
0
Number of Embeds
0
Actions
Shares
0
Downloads
24
Comments
0
Likes
1
Embeds 0
No embeds

No notes for slide

Transcript of "Teletrabajo abc libro_blanco"

  1. 1. El Libro blanco del en ColombiaLibertad y OrdenGobiernode COLOMBIA
  2. 2. PresentaciónLas tendencias globales apuntan hacia latransformación de los entornos laborales.Entre estas aparece el teletrabajo comouna modalidad que combina las políticascorporativas basadas en el cumplimientode objetivos, junto a los recursos tec-nológicos necesarios para alcanzarlos.El presente Libro Blanco busca facili-tar a las empresas la implementación deproyectos piloto de teletrabajo a travésde una metodología ajustada al contextocolombiano, basada en la identificacióny análisis de buenas prácticas interna-cionales, en países como Estados Unidos,España, Canadá, Argentina, Costa Rica, yexperiencias locales.Dirigida a empresarios interesados en im-plementar el modelo de teletrabajo en susorganizaciones, la guía presenta cada unadelasetapasquesedebensurtirparaalcan-zarelobjetivo,ofreciendounametodologíaclara acompañada de recomendaciones le-gales, técnicas y de cultura organizacional,usando ejemplos de compañías que ya hanavanzado en el proceso.El gobierno nacional, en cabeza de losMinisterios de TIC y del Trabajo, juntocon la Función Pública y en alianzacon entidades del sector privado, estágenerando un entorno favorable paraimpulsarelteletrabajoenColombia.Así,elLibro Blanco de Teletrabajo hace parte dela estrategia de promoción a la cultura delteletrabajo en el país que se enmarca enel plan de acción definido conjuntamentepor los citados Ministerios en alianza conla Corporación Colombia Digital.Con el objetivo de aprovechar el avancetecnológicodelpaísderivadodelaapropia-ción de las Tecnologías de la Informacióny las Comunicaciones -TIC- por parte delsectorempresarial, el teletrabajo, y en con-secuencia el Libro Blanco, busca aportar almejoramiento de la productividad, el me-dio ambiente, la movilidad de las ciudadesy generar procesos de calidad de cara a loscompromisos con el mercado internacionalde bienesyservicios.
  3. 3. © EnTICconfío
  4. 4. Ministerio del Trabajowww.mintrabajo.gov.coRafael Pardo RuedaMinistroDavid Luna SánchezViceministro de Relaciones Laborales eInspecciónMelva Gregoria Díaz BetterDirectora de Derechos Fundamentalesdel TrabajoCorporación Colombia Digitalwww.colombiadigital.netRafael OrduzDirector EjecutivoHeidy BalantaInvestigación y producción de contenidosAdriana Molano RojasCoordinación editorial y producción de contenidosFelipe Del RíoDiseño y diagramaciónSe autoriza la libre consulta, descarga y distribución total o parcial de esta obra,con fines no comerciales, sin obras derivadas y con referencia explícita del autor.Todas las gráficas corresponden a desarrollos propios de la Corporación Colom-bia Digital y se rigen bajo los mismos principios de derechos de autor que la obracompleta.Ministerio de las Tecnologíasde la Información y las Comunicacioneswww.mintic.gov.coDiego Molano VegaMinistroMaría Carolina Hoyos TurbayViceministra TICSantiago AmadorDirector de apropiación de TICDaniel LópezLíder Iniciativa TeletrabajoEl Libro blanco del teletrabajo en Colombia.- Versión 2.0 -
  5. 5. El Libro blanco del teletrabajo en Colombia - 5Tabla de contenidosIntroducción-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 8Capítulo1:Conceptosclave------------------------------------------------------------------------------------------------ 11Definición del teletrabajo--------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------12Características del teletrabajo---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------13Modalidades del teletrabajo-----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------14Beneficios para la organización--------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------16Retos para la implementación---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------19Capítulo2:Condicionesnecesariaspara implementarelmodelo deteletrabajo------------------------------------------------ 21Requerimientos para el teletrabajo-----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------22El marco jurídico del teletrabajo en Colombia-------------------------------------------------------------------------------------------------------------23El teletrabajo como modelo organizacional ---------------------------------------------------------------------------------------------------------------24La tecnología como base del teletrabajo------------------------------------------------------------------------------------------------------------------26Capítulo3:Implementacióndel teletrabajo en las organizaciones------------------------------------------------------------- 31Implementación del teletrabajo en las organizaciones-----------------------------------------------------------------------------------------------------32Primera etapa: Autoevaluación de la organización---------------------------------------------------------------------------------------------------------34Segunda etapa: Planeación del proyecto piloto de teletrabajo----------------------------------------------------------------------------------------------40Tercera etapa: Implementación--------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------52Cuarta etapa: Seguimiento y evaluación------------------------------------------------------------------------------------------------------------------58Quinta etapa: Adopción del modelo de teletrabajo--------------------------------------------------------------------------------------------------------60Capítulo4:Modelostecnológicospara la implementación delteletrabajo----------------------------------------------------- 63Modelo de la Fundación Universitaria Konrad Lorenz------------------------------------------------------------------------------------------------------66Modelo de la Junta de Andalucía-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------68Modelos tecnológicos implementados en el sector privado ------------------------------------------------------------------------------------------------70Modelos tecnológicos implementados en el sector público-------------------------------------------------------------------------------------------------72Costos asociados a la tecnología para teletrabajar --------------------------------------------------------------------------------------------------------77Capítulo5:Aspectosjurídicosdel teletrabajo en Colombia-------------------------------------------------------------------- 79Guía Jurídica para la Implementación del Teletrabajo------------------------------------------------------------------------------------------------------80Guía Técnica para la Prevención y Actuación en Seguridad y Salud en Situaciones de Riesgo en el Teletrabajo--------------------------------------------------80Conceptos clave----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------81Mejores prácticas y soluciones tecnológicas--------------------------------------------------------------------------------------------------------------81Bibliografía --------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------82
  6. 6. 6 - El ABC del teletrabajo en ColombiaBeneficios del teletrabajoAumentala productividad yreduce costos fijosMejorala calidad de vida delos trabajadores e incentivael trabajo en equipoPromla inclusi
  7. 7. El Libro blanco del teletrabajo en Colombia - 7mueveión socialAportaal mejoramiento dela movilidad en lasciudades y reduce losíndices de contaminaciónImpulsael uso y apropiación delas nuevas tecnologías
  8. 8. IntroducciónEl 1° de mayo del año 2012 el Presidentede la República, junto a los Ministros delTrabajo y de las Tecnologías de la Infor-mación y las Comunicaciones, expidió elDecreto 0884 de 2012, que reglamentala Ley 1221 de 2008, con el cual se bus-ca promover la adopción del teletrabajocomo modalidad laboral en el país. Endesarrollo del proceso de socialización ypromoción de la iniciativa se propusieronuna serie de actividades entre las cualesse encuentra la Feria Internacional deTeletrabajo y el presente libro.El Libro Blanco de Teletrabajo en Co-lombia constituye el primer acerca-miento metodológico orientado hacia laimplementación de modelos laboralesque aprovechen las ventajas de las tec-nologías de telecomunicación y en simul-tánea provean a las organizaciones unaserie de beneficios que cubren los ámbi-tos productivos, financieros, técnicosydeequilibrio entre la vida laboral y personalde los empleados.Esta edición del Libro Blanco está organi-zada en cuatro componentes que per-miten al empresario conocer el contextodel teletrabajo en el país y cómo aplicarloa su organización. La primera parte delcontenido presenta las generalidades delteletrabajo, sus principales característi-cas,ventajasydesventajas, los elementosque lo integran, así como los diferentestipos de modalidades existentes.La segunda parte se concentra en los re-querimientos básicos para implementarel teletrabajo. Entre ellos se encuentrael contexto legal colombiano, la consi-deración del teletrabajo como un modeloorganizacional y la tecnología como basedel trabajo a distancia.La tercera parte incluye una propuestametodológica que describe el paso a pasoque el empresario puede seguir para im-plementar programas de teletrabajo ensu organización, brindando herramientaspara el diseño, toma de decisiones, im-plementación y posterior evaluación delproceso. Las etapas de implementaciónestán acompañadas de referencias a me-jores prácticas y una serie de recomenda-ciones de tipo jurídico y gerencial.La parte final ofrece enlaces a conteni-dos complementarios que pueden ayudara profundizar la información sobre temasespecíficos como los conceptos funda-mentales del teletrabajo, las solucionestecnológicas y otros ejemplos de imple-mentación del modelo en el país.
  9. 9. El ABC del teletrabajo en Colombia - 9© EnTICconfío
  10. 10. El Libro blanco del teletrabajo en ColombiaAntes de implementar modelos de teletrabajo en las organizaciones es necesario conocer los conceptosclave al respecto: qué es, cuáles son sus características, qué modalidades existen, qué beneficios trae yqué obstáculos se deben vencer antes de avanzar en su adopción.CONCEPTOS CLAVE1
  11. 11. 12 - Conceptos ClaveDefinición del teletrabajoEl teletrabajo se entiende como una modalidad laboral a dis-tancia que usa las tecnologías de la información y las comuni-caciones para alcanzar sus objetivos. Aunque existen diversasdefiniciones derivadas especialmente de las legislaciones de losdistintos países, para Colombia son válidas estas dos referen-cias:LaOrganizaciónInternacionaldeTrabajo-OIT-defineteletrabajo como:“Una forma de trabajo en la cual: a) el mismo se realiza en una ubi-cación alejada de una oficina central o instalaciones de producción,separando así al trabajador del contacto personal con colegas de tra-bajo que estén en esa oficina y, b) la nueva tecnología hace posibleesta separación facilitando la comunicación”.(Citado en Vittorio Di Martino, 2004).EnColombia,el teletrabajoseencuentradefinidoen laLey1221de 2008como:“Una forma de organización laboral, que consiste en el desempeñode actividades remuneradas o prestación de servicios a terceros utili-zando como soporte las tecnologías de la información y comunicación-TIC- para el contacto entre el trabajador y la empresa, sin requerirsela presencia física del trabajador en un sitio especifico de trabajo”.(Artículo 2, Ley 1221 de 2008)
  12. 12. El Libro blanco del teletrabajo en Colombia - 13LoqueNO esteletrabajoNO esuna profesiónNO esun call centerNO esservicio a domicilioNO esmanufactura en casaCaracterísticas del teletrabajoMás allá de la definición, el teletrabajo se entiende a partir de sus características:1. Una actividad laboral que se lleva a cabo fuera de la organización en la cual se encuentran centralizados todos los procesos.2. La utilización de tecnologías para facilitar la comunicación entre las partes sin necesidad de estar en un lugar físico determinado paracumplir sus funciones.3. Un modelo organizacional diferente al tradicional que replantea las formas de comunicación interna de la organización y en conse-cuencia genera nuevos mecanismos de control y seguimiento a las tareas.
  13. 13. 14 - Conceptos ClaveModalidades del teletrabajoEn Colombia la Ley 1221 de 2008 establece tres modalidades de teletrabajo o tipo de teletrabajador, que responden a los espacios de eje-cución del trabajo, las tareas a ejecutary el perfil del trabajador.Teletrabajo autónomoTrabajadores independientes que se valen de las TIC para el desarrollo de sus tareas, ejecu-tándolas desde cualquier lugar elegido por ellos.Teletrabajo suplementarioTrabajadores con contrato laboral que alternan sus tareas en distintos días de la semanaentre la empresa y un lugar fuera de ella, usando las TIC para dar cumplimiento.Teletrabajo móvilTrabajadores que utilizan dispositivos móviles para ejecutar sus tareas. Su actividadlaboral les permite ausentarse con frecuencia de la oficina.
  14. 14. El Libro blanco del teletrabajo en Colombia - 15Horarios rígidos Horarios flexiblesTrabajo únicamente en la sedede la organización Trabajo desde cualquier lugarUso de computadores únicamente en la oficina Dispositivos propios (BYOD)Sistemas de monitoreo y controlfísicos Evaluación por resultadosReuniones laborales limitadas a encuentrosfísicosAntes AhoraReuniones virtuales con participantes ilimitadosLas modalidades de trabajo flexibles y a distancia han propiciado la transformación de las relaciones laborales, permitiendo a los emplea-dos tenercontrol sobre su tiempoysus objetivos,ybrindando a las organizaciones mayorproductividad derivada del aumento en la calidadde vida de los trabajadores.
  15. 15. 16 - Conceptos ClaveBeneficios para la organización72%Preferencia de un empleocon trabajo móvil sobre otro fijo63%Reduccióndel ausentismo25Reducciónvoluntario de l
  16. 16. El Libro blanco del teletrabajo en Colombia - 175%n de retirolos empleados23%Aumentode la productividad18%Reducción de costosen la planta físicaFuente: Cisco, 2011
  17. 17. 18 - Conceptos ClaveLas ventajas y beneficios derivados de la implementación de unmodelo de teletrabajo en las organizaciones pueden entendersedesde distintos ámbitos:Paraelnegocio• Mayorproductividad equivale a mayores ingresosymayorcre-cimiento del negocio.• Costos predecibles asociados a la flexibilidad de la inversión enplanta física, tecnología y recursos humanos que responderána la demanda. A mayor demanda, crecimiento de la organi-zación con inclusión de teletrabajadores; a menor demanda,escasos cosos fijos.• Reducción de costos fijos en planta física, mantenimiento, ser-vicios públicos, entre otros.Paralasoperaciones:• Control y seguimiento permanente al desarrollo de las tareasprogramadas a través de las herramientas tecnológicas.• Procesos descentralizados pero interconectados.Paraeláreaderecursoshumanos:• Mejoramiento de las condiciones del reclutamiento al podercontratar al personal más calificado sin importar su ubicacióno disponibilidad de desplazamiento hacia la sede de la organi-zación.• Mayor índice de retención del personal capacitado.• Equilibrio entre los espacios laborales y personales de los em-pleados que generan mayor calidad de vida que se traduce enmayor productividad.Parael áreade tecnología:• Reducción del costo en adquisición de hardware y software.• Política “Bring Your Own Device -BYOD-” que aprovecha losdispositivos de propiedad del trabajador y no aumenta costospara la organización.• Control total sobre los escritorios virtuales y el flujo de la in-formación.• Reducción del esfuerzo en mantenimiento de equipos y opti-mización de la capacidad de respuesta frente al crecimientode la compañía.Paralos programasdeResponsabilidadSocial:• Reducción de la huella de carbono al evitar el desplazamientode los trabajadores hacia la empresa.• Inclusión socio-laboral de población vulnerable gracias a lasTIC: situación de discapacidad, aislamiento geográfico, ca-bezas de familia.• Aporte al mejoramiento de la movilidad de las ciudades y re-ducción del tráfico asociado a las jornadas de trabajo.
  18. 18. El Libro blanco del teletrabajo en Colombia - 19Retos para la implementaciónControlProductividadCostosCulturaorganizacionalPolíticasUn trabajador entusiasmado es más productivo.Es posible supervisar el avance de un empleado si se trabaja por tareas y no por horas.La inversión inicial en tecnología retorna al ahorrar en costos fijos.Pasar del modelo clásico a una versión más flexible de trabajo actualiza la organización frente almercado actual.La legislación colombiana ya reguló el teletrabajo. Ajustar las políticas corporativas requiere una revisión enmateria de horarios y cumplimiento.
  19. 19. El Libro blanco del teletrabajo en Colombia2Para implementar el modelo de teletrabajo de forma exitosa es necesario cumplir con ciertos requerimientosprevios, entre ellos se encuentran conocer el marco jurídico vigente y algunas condiciones inicialesnecesarias por parte de la organización y los empleados.CONDICIONES NECESARIAS PARA IMPLEMENTAR EL MODELODE TELETRABAJO
  20. 20. 22 - Condiciones necesarias para implementar el modelo de teletrabajoRequerimientos para el teletrabajo¿Quésenecesitaparaimplementarel teletrabajo enunaempresa?OrganizacionalesModelo organizacional adecuadojunto a empleados con cargosy perfiles ajustados al teletrabajo.TecnológicosInfraestructura y dispositivosque permitan la interaccióny el trabajo colaborativo.JurídicosAtención a la legislación vigente.+ +
  21. 21. El Libro blanco del teletrabajo en Colombia - 23El marco jurídico delteletrabajo en ColombiaEn Colombia el teletrabajo se encuentra regulado desde el año2008 por la Ley 1221, la cual promueve el teletrabajo para lageneración de empleo y autoempleo, y reglamentado por elDecreto 884 de 2012.Ley1221de 2008Esta Ley establece el reconocimiento del teletrabajo en Colombiacomo modalidad laboral y como instrumento de generación deempleo y autoempleo mediante la utilización de las TIC. Así mis-mo, establece las bases para la generación de una política públicade fomento al teletrabajo y una política pública de teletrabajopara la población vulnerable. Por otra parte, crea la Red Nacionalde Fomento al Teletrabajo, con el fin de promover y difundir estapráctica en el país. Por último, establece las garantías y derechosque cobijan a los teletrabajadores y los principios rectores de estetipo de relación contractual.Decreto 0884de2012Este Decreto reglamenta el teletrabajo en relación de dependen-cia. Establece las condiciones de contrato o vinculación de tele-trabajo, a través de los medios tecnológicos y ambientes requeri-dos y la forma de ejecutar el mismo en condiciones de tiempo yespacio. Establece las responsabilidades de las partes en materiade seguridad social, determinando sus obligaciones en materiade previsión de riesgos profesionales y medidas de seguridad in-formática que debe conocery cumplir el teletrabajador.© EnTICconfío
  22. 22. 24 - Condiciones necesarias para implementar el modelo de teletrabajoEl teletrabajo comomodelo organizacionalLas organizaciones se ajustan a distintos modelos que les per-miten alcanzar sus logros. En cada uno de ellos los individuos, lasáreas de trabajo y las estructuras de control interactúan y esta-blecen un sistema de producciónycomunicación que les permitenlograr los objetivos propuestos.Desde esta perspectiva, implementar el teletrabajo equivale atransformarel modelo organizacional considerando que los siste-mas de producción y comunicación estarán mediados por la tec-nología.Las Tecnologías de la Información y las Comunicaciones -TIC-,influyen en el incremento de la productividad en aquellos sectoresque no producen nuevas tecnologías pero que las utilizan de unamanera intensiva. No obstante, es necesario concentrarse en uncontexto adecuado que posibilite su utilización eficiente, es decir,tanto empresa como trabajadores deben adaptarse a nuevas formasorganizativasyaprovecharlasventajas que brinda el uso de las TIC.Bajo el modelo del teletrabajo el tiempo y el espacio se hacenrelativos. El trabajo se convierte en móvil aprovechando la inde-pendencia de los escritorios fijos y las ventajas de los dispositivosmóviles. Respecto de los horarios, aun cuando es posible, depen-diendo el cargo, establecer algunas horas para que todos los em-pleados estén conectados, el tiempo se convierte en un recursoadministrable directamente por el trabajador, quien logra conci-liar su vida personal con la laboral sin que ello implique descuidarsus tareas.Otrasnormasaconsiderar:• Código Sustantivo del Trabajo. Regula íntegramente las rela-ciones con trabajadores a distancia, incluso cuenta con unadisposición especial sobre la materia, la cual debe ser compa-tible en todo caso con cualquier reglamentación sobre tele-trabajo.• Sentencia C-337 de 2011. La primera Sentencia en la cual laCorte Constitucional desarrolla la figura del teletrabajo, enella ratifica que se debe garantizar a los teletrabajadores elsubsidio familiarytodas las garantías propias de un trabajadorque se encuentra en las instalaciones de la empresa.Beneficiosparalasempresasconsiderados enlalegislaciónLas empresas que generen empleo a través del teletrabajo, enespecial para población vulnerable, podrán beneficiarse de laLey 1429 de 2010, tomando los aportes al SENA, ICBF y Cajas deCompensación Familiar, así como el aporte de la Subcuenta deSolidaridad del FOSYGA y el aporte al Fondo de Garantía de Pen-sión Mínima correspondiente a nuevos empleos, como descuentotributario para efectos de la determinación del Impuesto Sobrela Renta y Complementarios, siempre y cuando el empleador res-ponsable del impuesto incremente el número de empleados y elvalor total de la nómina con relación al año gravable inmediata-mente anterior.
  23. 23. El Libro blanco del teletrabajo en Colombia - 25Una de las condiciones básicas para implementar el teletrabajocomo modelo organizacional radica en cómo se hace seguimientoy control a los resultados. Con esta modalidad quedan abolidoslos seguimientos asociados al horario o la asistencia a un espaciopuntual, por el contrario, se evalúa por resultados, esquema queimpulsa la productividad y permite a cada empleado demostrar supotencial.© CISCO
  24. 24. 26 - Condiciones necesarias para implementar el modelo de teletrabajoLa tecnología como basedel teletrabajoLa definición de teletrabajo trae implícito el uso de las tecnologíasde la información y las comunicaciones como herramientasesenciales para el logro de los objetivos. En este aspecto se debeconsiderar que al hablar de tecnología se está hablando de unacombinación entre infraestructura, dispositivos, contenidos yaplicaciones, y en consecuencia de su uso y apropiación efectivospara alcanzar las metas organizacionales.TecnologíaInfraestructura DispositivosContenidos Aplicaciones
  25. 25. El Libro blanco del teletrabajo en Colombia - 27La infraestructura soporta las opera-ciones básicas de la organización. En ellase cuentan los servidores, las plataformasde trabajo y los sistemas que permiten lainterconexión. Los dispositivos corres-ponden a todos aquellos aparatos quemedian la conexión entre la organizacióny el trabajador, aquí es cada vez más am-plio el espectro de posibilidades abarcan-do desde computadores portátiles hastateléfonos inteligentes cadavez más com-patibles con aplicaciones de teletrabajo.La tendencia que se está imponiendoen las oficinas del mundo en materia dedispositivos es Bring Your Own Device-BYOD-, equivalente a “trae tu propio dis-positivo”, gracias a la cual se aprovechanlos recursos con los que cuenta cadatrabajador (su portátil, su teléfono, sutableta, etc.), conectándolos a través desistemas de información seguros que lepermiten a la empresa reducir la inver-sión en tecnología de su propiedad.Esimportantetenerencuentaqueaunqueno toda la tecnología es apta para tele-trabajar, gran parte de los sistemas ope-rativos, los programas y las aplicacionesque hacen funcionar las organizacionesactuales son fácilmente adaptables a unmodelo de trabajo colaborativo a travésde servidores virtuales (cloud computing– computación en la nube).Escritorios remotosServidores remotosBases de datosTeléfonos móvilesTabletasComputadoresComputaciónen la nube (Internet)
  26. 26. 28 - Condiciones necesarias para implementar el modelo de teletrabajoLa tecnología es necesaria para teletrabajar, pero ello no significaque debe contarse con lo más avanzado en equipos o programas.Unequipodetrabajopequeñopuedesuplirsusnecesidadesúnica-mente con una línea telefónica, conexión a internet y un sistemaque permita el intercambio de archivos. Organizaciones más ex-tensas probablemente requerirán de una plataforma tecnológicamás robusta, que les ofrezca mayores niveles de calidad en lascomunicaciones y un manejo más efectivo de la colaboración on-line, además de garantizar la seguridad de la información.La inversión en tecnología es necesaria pero no debe verse como ungasto. En principio, el costo no es tan alto como se podría pensar yademás, el retorno de la inversión se puede reflejar, incluso, desde elprimer año en la baja de costos fijos como planta física o serviciospúblicos. Lo principal es que la tecnología se ajuste a las necesidadesdel teletrabajadoryno que este tenga que sujetarse a ella.El teletrabajo flexibiliza la inversión en materia de tecnología porcuanto puede contratarse de acuerdo al crecimiento del nego-cio. A mayor demanda es posible hacer instalaciones a un mayornúmero de dispositivos-empleados; frente a una baja en el nego-cio es posible desconectarlos sin generar mayor traumatismo.En una organización que espera adoptar el trabajo móvil, se de-ben considerar los requerimientos tecnológicos de cada uno delos cargos y perfiles de trabajo existentes en ella. Lo importante estener en cuenta que las necesidades de comunicación e interac-ción de un operario de planta son distintas a las de un miembrodel equipo comercial, porejemplo, y que la tecnología ha de adap-tarse a cada uno de ellos y no al contrario.
  27. 27. El Libro blanco del teletrabajo en Colombia - 29Generar protocolos que den respuesta a situaciones de alerta como una avería del ordena-dor causada por un virus, una configuración incorrecta o un fallo de hardware. La mayorrecomendación en este caso es realizar copias de seguridad y contar, incluso, con un orde-nador de reserva en caso de bloqueo del ordenador principal.Asegurarla recepción de correo electrónico en los dispositivos personales en caso de desconexióndel servidorvirtual.Configurarvarios servidores virtuales.Añadir redundancia a los enlaces de comunicación de los teletrabajadores.Recomendaciones tecnológicasEs importante hacer énfasis en que para implementar un proceso exitoso de teletrabajo lo más recomendable es que la tecnología brindesoporte y respuesta oportuna no solo en condiciones normales sino en situaciones de alerta, por esto las recomendaciones generales son:Fuente: El arte del teletrabajo. Polycom, 2009.
  28. 28. © EnTICconfío
  29. 29. El Libro blanco del teletrabajo en Colombia3El proceso de implementación del teletrabajo en las organizaciones responde a una serie de etapas ypasos a seguir que se resume en la realización de una autoevaluación, seguida de un piloto y una adop-ción final del modelo. A continuación presentamos una metodología clara, sencilla y precisa que permitallegar hasta su adopción exitosa. Esta propuesta resume, para el caso colombiano, las etapas principalese incluye recomendaciones de carácter jurídico, técnico y organizacional para lograr cada uno de losobjetivos propuestos.IMPLEMENTACIÓN DEL TELETRABAJO EN LASORGANIZACIONES
  30. 30. 32 - Implementación del teletrabajo en las organizacionesImplementacióndel teletrabajoen lasorganizacionesEl proceso de implementación y adop-ción del modelo de teletrabajo incluyecinco etapas cada una de ellas con pa-sos definidos. La primera de ellas es laautoevaluación que busca identificar lasnecesidades de la organización respectoal teletrabajo; la segunda es la planeacióndel proyecto piloto en la cual se define unplan de ruta para hacer una prueba delmodelo; la tercera es la implementacióndel piloto que podrá a prueba la capaci-dad de adaptación de la organización ylos empleados; la cuarta etapa es la deevaluación que mide los resultados e in-dicadores que validarán la decisión final;y por último está la adopción del modelode teletrabajo.• Necesidades• Perfiles• Recursos tecnológicos• Riesgos• Costos• Evaluación y toma de decisiones• Equipo coordinador• Objetivos• Criterios de selección trabajadores• Requerimientos tecnológicos• Política de teletrabajo• Cronograma• PresupuestoAutoevaluación de la organizaciónPlaneación del pilot
  31. 31. El Libro blanco del teletrabajo en Colombia - 33• Socialización• Selección teletrabajadores• Formación y capacitación• Puesta en marcha• Seguimiento y evaluación• SostenibilidadtoImplementación del pilotoEvaluación de resultadosAdopcióndel modelo
  32. 32. 34 - Implementación del teletrabajo en las organizacionesPrimera etapa:Autoevaluación de laorganizaciónAntes de decidir sobre implementar o no un modelo de teletra-bajo, la organización tendrá que realizarun diagnóstico previo so-bre sus condiciones y especialmente sus necesidades. El objetivode la autoevaluación es analizar la situación actual de la organi-zación frente a las expectativas que tienen sobre el teletrabajo, eidentificar si es apta para su implementación. Se debe cuestionarsi tiene la capacidad de adaptarse a los cambios organizacionalesy culturales que implica el nuevo modelo.AutoevaluacióndelaorganizaciónNecesidadesPerfilesRecursos tecnológicosRiesgosCostosEvaluación y toma de decisiones
  33. 33. El Libro blanco del teletrabajo en Colombia - 35Pasosaseguir1. Identificar las necesidades que tiene la organización para im-plementar el teletrabajo.2. Identificar si los perfiles/cargos existentes en la organizaciónson aptos para teletrabajar.3. Identificarlasituaciónactualencuantoarecursostecnológicosy la capacidad de respuesta frente a los requerimientosposteriores.4. Identificar los riesgos de implementar el teletrabajo.5. Realizar una estimación de costos.6. Informe final y toma de decisión.Paso1-IdentificarlasnecesidadesNecesidadesAntes de la toma de decisión sobre implementar el teletrabajo laGerencia debe tener clara la meta que se alcanzará al establecerdicha modalidad laboral. El objetivo debe obedecer a una necesi-dad en concreto, como pudiera ser:• Mejorar la productividad.• Rediseñar los usos del espacio físico de la organización.• Facilitar o evitar el desplazamiento de los trabajadores a lasede de la organización.• Reducir el impacto de la alta rotación de los empleados.• Conciliar la vida personal y laboral de los empleados.• Resolver algunos problemas organizacionales relacionadoscon las jornadas o espacios de trabajo.• Ampliar la capacidad competitiva de la organización.• Iniciar una medición de resultados basada en proyectos o porobjetivos.• Dar respuesta a una necesidad específica que la organizaciónha identificado.Mejores prácticas:Alpine Access es una empresa norteamericana que ofreceservicios de call center con una planta de personal de cin-cuenta empleados, sin embargo solo cuatro de ellos se en-cuentran en sus oficinas, los cuarenta y seis restantes traba-jan desde su casa. El modelo de teletrabajo le ha permitidoa Alpine Access mejorar la calidad de vida de sus agentes,incrementar la capacidad de respuesta y aumentar la pro-ductividad derivada de que los empleados tienen menosdistracciones y han logrado dividir la vida personal y laboral.
  34. 34. 36 - Implementación del teletrabajo en las organizacionesPaso2-Identificarlosperfiles/cargosPerfilesUno de los principales factores para que el teletrabajo sea viableen una organización, es que el perfil de los empleadosylas funcionesque desarrollan sean susceptibles de ser realizados a distanciautilizando las TIC. La organización debe formular inicialmente lassiguientes preguntas:• ¿La organización tiene empleados cuya actividad principal estárelacionada con el procesamiento de información o generaciónde conocimiento?• ¿Laorganizacióncuentaconcargossusceptiblesdesertrabajadosa distancia, es decir que no requieren estar necesariamente en laoficina para serdesarrollados?• ¿Existen las herramientas para que los empleados se comu-niquen con la organización: líneas telefónicas, conexión a in-ternet, servicios de mensajería, chat y videoconferencia?• ¿Es posible establecer objetivos medibles sobre las actividadeslaborales desempeñadas por los trabajadores?Las anteriores respuestas demostrarán la viabilidad de teletrabajaren la organización en lo relacionado con los cargos; sin embargo, enmateria de recurso humano es necesario considerar el perfil de laspersonas que ejecutan las labores, quienes deben contar con ciertascompetencias necesarias para un trabajo móvil, por ello también esimportante preguntar:• ¿Los empleados utilizan de manera frecuente herramientas comocomputadores, conexiones a internet, líneas telefónicas, chat, yotras que le permitan desempeñar sus funciones y comunicarsecon otros empleados?• ¿Los empleados cuentan con formación para el manejo de lasTecnologías de la Informaciónylas Comunicaciones -TIC-?Si se identifican cargos aptos para teletrabajar pero los emplea-dos no cuentan con la suficiente capacitación para el manejo delas herramientas tecnológicas necesarias, la organización puedeoptar por brindar capacitación sobre las mismas para obtener losperfiles ideales.Paso 3- IdentificarlosrecursostecnológicosRecursos tecnológicosEs importante validar si la organización cuenta con las herra-
  35. 35. El Libro blanco del teletrabajo en Colombia - 37mientas tecnológicas necesarias para desarrollar teletrabajoprestando atención especial a qué necesidades tiene cada perfil.Se debe partir de la premisa que “no es el perfil el que se adecua ala tecnología existente, es la tecnología la que se debe adecuar aun perfil determinado”. Esto quiere decir que no todos los perfilesrequierenlamismatecnología,todavezquenorealizanlasmismasactividades, de allí la pertinencia de identificar las necesidadestecnológicas específicas.Mejores prácticas:Cisco es una multinacional dedicada al networking y lastelecomunicaciones con sede en Colombia.Respecto de la tecnología necesaria para trabajara distanciaseñalan que a nivel mundial la tendencia de infraestructuray plataformas para el teletrabajo está concentrándose en lavirtualidad de los sistemas de almacenamiento y los entor-nos de trabajo. En estos asuntos los sistemas más popularesson conocidos como “cloud computing” y corresponden alacceso a aplicaciones que están instaladas en la nube; el se-gundo sistema es un “escritoriovirtual”, con una noción másamplia en la que es posible acceder remotamente a la infor-maciónylos programas, concentrando el procesamientoyelarchivo en los servidores de la organización, reforzando asíla seguridad de los datos y permitiendo que cualquier dis-positivo sea un medio a través del cual acceder, justamente,al escritorio de cada empleado dentro de la organización.Ver más sobre “Cisco, tecnología para teletrabajar”.
  36. 36. 38 - Implementación del teletrabajo en las organizacionesPaso4-IdentificarlosriesgosRiesgosAunque son considerables los beneficios que genera el teletra-bajo, es pertinente considerar los riesgos que puede traer para laorganización, en este caso se pueden incluir:• Dificultades del trabajadorpara adaptarse al modelo, los cualesderiven en atrasos en el cumplimiento de los objetivos y porende baja en la productividad.• Amenazas o riesgos informáticos por la inadecuada gestión dela información por parte del trabajador.• Pérdida del sentido de pertenencia del trabajador respecto dela organización que impacte la calidad del trabajo o el compro-miso con el mismo.• Riesgos laborales.Paso5-EstimacióndecostosCostosInicialmente la organización deberá determinar si requiere ad-quirir nuevas herramientas tecnológicas y desarrollar inversionesrelacionadas para implementar el modelo. Se debe tener en cuen-ta que esta inversión se traducirá en una reducción de costos fijosen el corto y mediano plazo. Considerando el estimado, la organi-zación podrá saber si está preparada para teletrabajar:• Selección y formación de los teletrabajadores.• Capacitación a supervisores.• Conexiones de internet, línea telefónica.• Licencias de software.• Uso de servicios de computación en la nube que pueden sergratuitos o pagos según las necesidades de la organización.• Compra de equipos informáticos (se puede considerarel uso deequipos de los empleados -BYOD-).• Servicios públicos.• Gastos de traslado.Mejores prácticas:Microsoftesunadelasorganizacionesqueofrecesolucionesde software con más trayectoria y reconocimiento anivel mundial. Según su filial en Colombia, la apuestade Microsoft con Office 365 es demostrar cómo con eluso del cloud computing es posible acercar tecnologías
  37. 37. El Libro blanco del teletrabajo en Colombia - 39avanzadas a bajo costo para que las organizaciones y laspersonas puedan beneficiarse de ella con actualizacionespermanentes, asesoría técnica constante y principalmentela oportunidad de flexibilizar los esquemas corporativos yadoptar soluciones de tecnología acordes con la dinámicadel negocio, permitiendo así tener tantos dispositivosy conexiones como la empresa lo requiera, atendiendoal principio de oferta/demanda bajo el cual a mayorcrecimiento mayores conexiones y frente a las caídas delnegocio, sencillas desconexiones que no implican pérdidaspara los administradores.Ver más sobre“La nube de Microsoft, un lugar para teletrabajar”.Paso6-InformefinalytomadedecisiónEvaluación y toma de decisionesEl objetivo de la autoevaluación es analizar la situación actualde la organización frente a las expectativas que tienen sobre elteletrabajo, e identificarsi es apta para su implementación, lo cualse logra luego de avanzaren los pasos descritos. El informe final dela autoevaluación incluirá los resultados arrojados y una serie deconclusiones que orienten sobre la capacidad de la organizaciónpara implementar el teletrabajo.En el caso que los resultados sean positivos y la organizacióndecida llevar a cabo una prueba de teletrabajo, podrá continuarcon la etapa de planificación del piloto; por el contrario, si laorganizaciónconsideraquenoesviableimplementarelteletrabajopor los resultados que arrojó el informe, es posible realizar unejercicio similar sobre la pertinencia de adoptar esquemas detrabajo flexible u otras alternativas que a mediano plazo facilitenla implementación del teletrabajo.Mejores prácticas:La Agencia de Defensa deSistemas de Información deEstados Unidos -DISA-, im-plementó de manera pro-gresiva un modelo de tele-trabajo desde el año 2001.Inicialmente el trabajo a dis-tancia se realizaba solo undía a la semana; en el 2005se incrementó a dos días y en2008 a tres. Actualmente laempresa cuenta con más de2.500 empleados aprobadospara teletrabajar.
  38. 38. 40 - Implementación del teletrabajo en las organizacionesSegunda etapa: Planeación del proyectopiloto de teletrabajoLa planeación del proyecto piloto de teletrabajo constituye la eta-pa más importante para la implementación del mismo, ya que consu ejecución es posible tener una visión clara y una descripciónprecisa del modelo a ejecutar, sus características, condiciones yrequisitos. La referencia para realizar la planeación es precisa-mente la evaluación previa que realizó la alta dirección.
  39. 39. El Libro blanco del teletrabajo en Colombia - 41PlaneacióndelpilotoEquipocoordinadorObjetivosCriterios de seleccióntrabajadoresPerfilesCargosCualidades del empleadoAcceso a sistemas de informaciónNivel tecnológico de la organizaciónRequerimientostecnológicosPolíticateletrabajoCronogramaPresupuestoPasosaseguir1. Conformación del equipo coordinador del proyecto piloto y definición de roles.2. Fijación de los objetivos del proyecto piloto y establecimiento de indicadores.3. Determinación de criterios de selección de teletrabajadores.4. Identificación de requerimientos tecnológicos.5. Desarrollo de la política de teletrabajo de la organización.6. Realización del cronograma del piloto.7. Presupuesto del proyecto piloto.
  40. 40. 42 - Implementación del teletrabajo en las organizacionesPaso1-EquipocoordinadorEquipo coordinadorUna vez la Dirección de la organización ha tomado la decisión deimplementar el modelo de teletrabajo, e incluso desde la etapade autoevaluación, es necesaria la conformación de un equipocoordinador de las distintas etapas de su ejecución.EntérminosgeneralesesteequipoestáconformadoporellíderdelDepartamento de Recursos Humanos, el líder del DepartamentoFinanciero, el líder del Departamento de Tecnología y SeguridadInformática, el líder del Departamento Jurídico o un Asesor Jurídi-co contratado con este fin, el responsable del Sistema de Gestiónde la Seguridad y la Salud en el Trabajo de la organización y unrepresentante del sindicato (en caso de que exista). Entre ellos seelegirá al coordinador del proyecto piloto, quien se espera tengaun nivel decisivo en la organización. Las funciones básicas delequipo de coordinación radican en diseñar y acompañar el pro-ceso de implementación del piloto de teletrabajo y de socializara todas las instancias de la organización sobre su alcance. En elcompromiso del equipo coordinadory de la actitud positiva de losempleados frente al cambio radica el buen desarrollo del piloto.Lasfuncionesbásicasdelequipocoordinadordelproyectopilotoson:1. Elaborar la planificación estratégica del proyecto.2. Supervisar en forma continua el avance de la ejecución delproyecto.3. Generar informes de avance y finales del proyecto.4. Modificar el proyecto, realizando ajustes o correcciones queestimen pertinentes.5. Desarrollar la política de teletrabajo en la organización.Como apoyo al equipo coordinador se designarán supervisorespor área quienes velarán por el cumplimiento de las funciones yvalorarán distintos aspectos del modelo propuesto, que serviránde base para el trabajo de la coordinación. Entre otras, los super-visores podrán hacer mediciones en relación con:• Adaptación al cambio del área de trabajo donde el traba-jadorvenía desarrollando las funciones.• Funcionamiento de las herramientas tecnológicas.• Pertinencia de los criterios de elegibilidad de los emplea-dos por área.• Respuesta a las expectativas de comunicación e interac-ción del equipo de trabajo.• Respuesta de los sistemas de seguimientoycontrol de losobjetivos pactados.• Todos los factores que puedan afectar el buen desem-peño y realización de las actividades.
  41. 41. El Libro blanco del teletrabajo en Colombia - 43Paso2-Objetivoseindicadores del pilotoObjetivosEl objetivo del piloto de implementación de teletrabajo se deriva dela autoevaluación y en consecuencia su meta es resolver las necesi-dadesinicialesdelaorganización.Másalládefijarlameta,esnecesa-rio proponeruna serie de indicadores que permitan su seguimientoyevaluación, tales como:• Índice de disminución de la rotación del personal.• Índicededisminucióndepérdidasdedíasdetrabajoderiva-dos de ausencias por imprevistos que pueden ser reempla-zados pordías de teletrabajo.• Índice de aumento de la productividad derivado delrendimiento del trabajador en el cumplimiento de sus me-tas, en relación con el tiempo invertido en ellas.• Índice de mejoramiento en la calidad de vida laboral yfamiliarreportado porel trabajador.Mejores prácticas:Social Scientific Systems, Inc., es una empresa norte-americana que presta sus servicios en el sector saludapoyando procesos de mejoramiento de salud pública entodo el mundo, especialmente en temas de VIH/SIDA.Uno de los consejos que da esta empresa para tener éxitoen la implementación del teletrabajo es desarrollar ini-cialmente un programa piloto que sea impulsado desde lagerencia y cuente con la participación de todos los nivelesdentro de la organización, siendo clave discutirlo con losempleados.
  42. 42. 44 - Implementación del teletrabajo en las organizacionesPaso3-SeleccióndeteletrabajadoresCriterios de selección trabajadoresEn este punto es necesario considerar tres aspectos fundamen-tales. El primero es determinar la cantidad de trabajadores conquienes se implementará el piloto de teletrabajo. La recomen-dación general es ejecutarlo con la mayor cantidad de emplea-dos posibles en relación con el esperado final de teletrabajadores,para así obtener resultados lo más cercanos a las cifras reales deproductividad y administración de recursos.El segundo aspecto tiene que ver con la población objetivo del pi-loto que puede elegirse en dos vías. Por una parte se puede elegirpersonal de una única área y ponera prueba el modelo. Porla otra,la más aconsejable, se puede elegir personal de distintas áreas dela organización para así medirimpactos de una forma más amplia.Por último, es necesario identificar la modalidad de teletrabajoque se realizará, es decir, cuánto tiempo realmente teletrabajaráy cuánto estará en los espacios de la organización. La recomen-dación general es inicial el piloto trabajando a distancia un parde días por semana e ir aumentando progresivamente el tiempohasta alcanzar los ideales esperados en relación con el cargo y lasnecesidades de presencia física o virtual de cada perfil.La selección de los futuros teletrabajadores es primordial parala buena ejecución del proyecto. Finalmente son los empleadosquienes ejecutarán el trabajo a distancia y serán ellos quienes su-frirán de primera mano todas las transiciones, por ello es impor-tante considerarcriterios objetivos y subjetivos que conlleven unaselección acertada.Tip Jurídico:Recuerde que el teletrabajo es voluntario. No se puede obligarni imponer al empleado que teletrabaje, y en caso de que esteseniegue,noestaráincumpliendoordenalguna.Deigualformasucedeparaelempleadorquienpodrávalorarlapertinenciadelmodelo en respuesta a la solicitud de un trabajadorinteresadosin que ello lo obligue a implementarlo.
  43. 43. El Libro blanco del teletrabajo en Colombia - 45Criterio 1. Definir el tipo de perfiles susceptibles de ejecutarsea través de teletrabajoEl teletrabajo desde su definición implica el desarrollo de activi-dades laborales a distancia, utilizando herramientas tecnológicaspara su ejecución y seguimiento. Dentro de las labores cotidianasde una organización encontramos una serie relacionada con lagestión de la información y la generación del conocimiento queson susceptibles de realizarse a distancia. En paralelo, existenotras que suponen contacto físico con el cliente o con procesosdirectos que difícilmente podrían separarse del lugar de trabajo.Considerando lo anterior, es necesario realizar un análisis delperfil idóneo para teletrabajar, teniendo en cuenta las tareasdesarrolladas en cada uno de los puestos, la tecnología querequieren para ejecutarlas, la frecuencia de comunicación conlos compañeros de trabajo, supervisor, subordinados y clientes, yotras condiciones generales asociadas a cada cargo.El modelo de teletrabajo supone una medición por objetivos, porlo que cada perfil seleccionado ha de contar con una serie de me-tas y tiempos que permitan el seguimiento. Para la adopción sepuede tener en cuenta una clasificación de los perfiles de los tra-bajadores en relación con el grado de gestión que desempeñen,así:Gestión Cargo FuncionesALTAGerencia General yDirectivos de cadadepartamentocomprometido.Establece políticas,logística y el alcanceeconómico del piloto.MEDIASuperior jerárquicodel teletrabajador.Supervisión,coordinación, monitoreodel piloto de teletrabajo.BAJATrabajadores(teletrabajadores).Ejecución del teletrabajo,comunicacionesEn relación con las tareas desarrolladas, los perfiles más desea-bles para teletrabajarcuentan con alguna de estas características:• El tipo de tareas es de innovación, generación de cono-cimiento o gestión de información a través de las TIC.• No tiene contacto presencial con el cliente.• No tiene a su cargo un gran número de personas.Además de lo anterior, es necesario que cada una de las perso-nas que ejecuta los cargos susceptibles de teletrabajarcuente conunas competencias mínimas que lo conviertan en un candidatoidóneo para participar en el piloto. En general se puede filtrar por:
  44. 44. 46 - Implementación del teletrabajo en las organizaciones• Interés y voluntad. Se valorará que el trabajador esté in-teresado en practicar esta modalidad laboral.• Antigüedad en la organización. En muchas experienciaseste es un factor determinante para tener en cuenta a untrabajador en el programa de implementación del tele-trabajo, toda vez que es una persona que conoce muybien sus funciones y se desenvuelve perfectamente enellas, facilitando su adaptación al nuevo modelo.• Condiciones excepcionales. La existencia de trabajadorescon inconvenientes para el desplazamiento hacia la sedede la organización o con necesidades especiales deriva-das de una discapacidad, ser madres cabeza de familia,mujeres en estado de lactancia y otras similares puedenconvertirlos en candidatos potenciales para teletrabajar.Mejores prácticas:La DISA, Agencia de Defensa de Sistemas de Información deEstados Unidos, tiene una innovadora aplicación basada enweb que permite a los empleados inscribirse en el programade teletrabajo y seleccionar los días en que preferiría traba-jar a distancia, bien sea con regularidad o por algún motivoespecial. El sistema notifica a los administradores del pro-grama quienes pueden aprobar o rechazar la solicitud delempleado y cuentan con una herramienta que facilita laproducción de informes de gestión del programa de teletra-bajo.Criterio 2. Determinar el tipo de tareas y funciones que realizadicho perfil, en general los roles que desempeñan en la organi-zación y el tipo de cargosEn este sentido es importante que la organización tenga claridadsobre:• Definición de funciones, deberes y obligaciones delteletrabajador.• Determinación del personal involucrado. • Desarrollo de nuevos criterios de selección yprocedimientos.• Proceso de reclutamiento de teletrabajadores.• La voluntad e interés de los candidatos como requisitoesencial.• Los criterios que priorizarán la designación de los teletra-bajadores.Mejores prácticas:Calvert Investments, Inc. tiene como objetivo servir deinversor institucional y asesor financiero en los EstadosUnidos. Uno de los consejos para el éxito de programasde teletrabajo según esta entidad es tener una guía detrabajo disponible para los jefes de áreas y empleados queproporcione información sobre la estructura del programa,cómo se puede teletrabajar, los perfiles a que apunta elprograma de teletrabajo y los requerimientos del lugardesde el cual se trabajará.
  45. 45. El Libro blanco del teletrabajo en Colombia - 47Criterio 3. Características personales del teletrabajadorEl proceso de selección de los futuros teletrabajadores deberesponder en principio a las necesidades de la organización, peroademás debe considerar una serie de características personalesy competencias que permitan que cada empleado se adapte alproceso y alcance los objetivos propuestos:• Autonomía y capacidad de resolución de problemas.• Capacidad de organización y gestión del tiempo.• Responsabilidad, profesionalismo y confianza.• Fluidez para la comunicación.• Capacidad de cambio y de adaptación.Mejores prácticas:Según Edatel, entre las cualidades que tiene un empleadoque podría teletrabajar están habilidades como la concen-tración. Adicionalmente el empleado debería contar conciertas características de personalidad que lo impulsaran adesarrollar sus tareas sin necesidad de presiones externas,actitud proactiva, iniciativa propia, buena actitud frente alcambio y las innovaciones, autoestima elevada, capacidadde automotivación, alto nivel de responsabilidad, autodis-ciplina, capacidad de autocrítica, autocontrol, constancia yactitud colaborativa.Las pruebas que esta entidad utilizó para la selección delpersonal equivalen a las psicotécnicas que existen en elmercado. Lo importante de los resultados es revisarel ajustede una persona en competencias o estructura de personali-dad al perfil que se estableció previamente.
  46. 46. 48 - Implementación del teletrabajo en las organizacionesPaso4-RequerimientostecnológicosRequerimientos tecnológicosPara responder las inquietudes sobre los requerimientostecnológicos que podría tener un teletrabajador simplemente sedebe identificar los requerimientos en su escritorio físico y pensarque estos mismos constituyen las herramientas con las quedeberá contar en su lugar de trabajo a distancia.Así, el teletrabajador necesitará de un dispositivo a través del cualdesarrollará sus funciones que bien puede ser un computador deescritorio, un portátil, una tableta o incluso un teléfono inteli-gente. También requerirá de una conexión a internet que le per-mita mantenerse en contacto con la organización y las personasque trabajan en ella. Y por último, pero no por ello menos impor-tante, deberá contar con acceso remoto a toda la información ylas aplicaciones necesarias para ejecutar sus tareas.Por ello, una estación de teletrabajo se constituye con estos trescomponentes:Dispositivos y periféricosInfraestructura de conexión ainternet y a las redes públicas yprivadas de la organización.Sistemas de informacióncomunicación y colaboración.Mejores prácticas:Noblis es una organización dedicada a la cienciaytecnologíaque tiene implementado desde 1999 el modelo deteletrabajo. Dentro de sus recomendaciones para teneréxitoen estos programas está que dentro de los requerimientostecnológicos se tenga una lista de autocomprobación lacual permite proporcionar criterios para decidir qué tipode tecnología puede mejorar el apoyo a un programa deteletrabajo, por ejemplo:• Voz. ¿Cómo se puede poner en contacto a un trabajadorque no está en la sede de la organización?, ¿cuáles sonlas tecnologías que me permitirán estar en contacto con
  47. 47. El Libro blanco del teletrabajo en Colombia - 49compañeros, superiores y clientes?• Aplicaciones. ¿Cuál es el rendimiento de las aplicacionescuando se está teletrabajando?, ¿las aplicaciones tienenun buen rendimiento cuando se trabaja offline?• Seguridad. ¿Qué pasaría si mi computador portátil o elPC de la casa fuese robado o se compromete la seguri-dad de la información?, ¿cómo puedo ordenarmi espaciofísico para reducir al mínimo los riesgos en seguridad?• Colaboración. ¿Qué tan importantes son las discusionescara a cara, o los encuentros formales e informales? Sison importantes ¿cuál es la tecnología que me permitiríatener una equivalencia?En el mercado existe una amplia oferta de soluciones tecnológicasque cubre estos componentes. Sin embargo, en materia tecnológicaes importante teneren cuenta las siguientes consideraciones:Acceso a sistemas de información y datos de la organizaciónSi un trabajador utiliza datos o programas almacenados y ubica-dos fuera de su ordenador, por ejemplo en un servidor centrali-zado a través de computación en la nube, es necesario implantarsoluciones tecnológicas que sigan ofreciendo esta funcionalidaden el lugar de teletrabajo, siendo el caso de las redes privadas vir-tuales (VPN) la herramienta imprescindible. Las redes privadasvirtuales, además de permitir una comunicación directa entre ellugar de teletrabajo y la organización, ofrecen una alta seguridadal construir un canal seguro por el cual viajan los datos a través deinternet.Nivel tecnológico de la organizaciónEl modelo tecnológico de una organización que implementateletrabajo depende principalmente de la ubicación de las apli-caciones y servicios de red que los trabajadores necesitan paradesarrollar las tareas propias de su puesto y ahí es donde han decentrarse todos los esfuerzos por alcanzar el nivel óptimo de tec-nología, gracias al cual cada empleado puede desarrollarde formaefectiva su trabajo sin importar su ubicación física.El nivel tecnológico de la organización no depende de la extensióndel inventario de herramientas con que cuente, sino de cómo cadauna de ellas soporta la operación de tareas específicas, por lo queen materia de tecnología no se trata de tenerlo todo sino de tenerlo necesario para cada perfil.En paralelo a lo anterior, y aun cuando no necesariamentecorresponde a soluciones tecnológicas, es necesario que antes deimplementar el piloto de teletrabajo la organización se asegurede que el espacio físico en que trabajará el empleado cumpla conlas normas de riesgos laborales relacionados con estabilidad delas fuentes de energía, condiciones de ergonomía y prevención deaccidentes.
  48. 48. 50 - Implementación del teletrabajo en las organizacionesMejores prácticas:Calvert Investments, Inc., firma de asesoría financiera en Es-tados Unidos aconseja que una opción para lograr el éxitode programas de teletrabajo es que los empleados puedenutilizar computadoras personales y asistentes personalesdigitales como dispositivos para cumplir sus labores. Larecomendación general es utilizar un sistema de cifrado declave pública junto a una red privadavirtual que proporcioneacceso seguro a los archivos y datos de la empresa.Paso 5- Políticade teletrabajodelaorganizaciónPolítica teletrabajoPara que el modelo funcione debe generarse una cultura delteletrabajo y formularse una política conocida por toda laorganización, en la que se incluya lo relacionado al proceso deselección de personal, los criterios de elegibilidad, los principiosde seguridad de la información en acceso remoto, mensajeríainstantánea (empleados, clientes y proveedores), software yhardware, protección de datos, cláusulas de confidencialidad,procedimientos de supervisión y control, procedimientos dedevolución de equipos, datos y documentos entregados.Así mismo, se debe especificar la duración del proyecto yla frecuencia del teletrabajo, las horas en las cuales deberácontactarseeltrabajadoradistanciaylosmediosdecomunicacióna emplearse. También el procedimiento a seguir ante problemastécnicos u organizacionales, el soporte en general, los acuerdosespecíficos sobre la seguridad y la salud, el cubrimiento de gastosporparte del empleador ylas demás medidas de acompañamientoy formación al teletrabajador, de modo que todo el personalinvolucrado en la implementación del modelo pueda tenerclaridad y hablar un mismo lenguaje sobre el cómo se ejecuta enla organización.
  49. 49. El Libro blanco del teletrabajo en Colombia - 51Paso6-CronogramadelpilotoCronogramaLa recomendación general es ejecutar el proyecto piloto deteletrabajo entre tres y seis meses, tiempo en el cual es posiblehacer las mediciones con datos cercanos a la realidad laboral encaso de la completa implementación del modelo.Paso7-PresupuestodelpilotoPresupuestoAl formular el presupuesto se debe tener en cuenta siempre queel teletrabajo requiere una inversión inicial con un retorno asegu-rado en reducción de costos fijos (planta física, servicios públicos,etc.), y además supone un aumento en la productividad, porlo queno se debe generaralarma porlos valores que se requieran inicial-mente ya que en el mediano plazo regresarán multiplicados a lasarcas de la organización.Sinadentrarseenlainversióncompletarequeridaparaoperarbajounmodelodeteletrabajo,almomentodeimplementarelproyectopiloto es necesario realizar algunas inversiones, especialmenteen materia de tecnología y de contratación externa para medirlos resultados. Entre los costos a considerar se encuentran lossiguientes:• Diagnóstico y formulación del proyecto.• Selección de personal, análisis del perfil de los traba-jadores, realización de pruebas psicológicas y de compe-tencias tecnológicas.• Formación técnica para la operación bajo teletrabajo,especialmente en materia tecnológica y de seguimientoa objetivos, y de desarrollo personal para administrar elcambio.• Inversión en tecnología tanto en dispositivos, como in-fraestructura de conexiones y soluciones de comuni-cación y colaboración. Al revisar con atención las necesi-dades tecnológicas probablemente se encontrará que laorganización ya cuenta con por lo menos un 70% de latecnología necesaria para teletrabajar.• Los costos derivados de las inspecciones para el levan-tamiento de la matriz de peligros en el lugarde trabajo decada uno de los teletrabajadores• Creación y administración de un servicio de atencióntécnica a los teletrabajadores que les permita sortearcualquier dificultad operativa.• Seguimiento y evaluación de los resultados de laexperiencia.En los casos en que el domicilio del trabajador se convierta en sunuevo espacio de trabajo, se deben incluir costos relacionadoscomo el aporte para servicios públicos, material de oficina y equi-pos tecnológicos y de seguridad laboral.
  50. 50. 52 - Implementación del teletrabajo en las organizacionesTercera etapa:ImplementaciónTeniendo como base la planeación del proyecto piloto, la etapaconsecuente es su implementación. Lo ideal es seguir cada unode los pasos proyectados y en particular tener en cuenta lossiguientes aspectos:ImplementacióndelpilotoSelección deteletrabajadoresPuestaen marchaSocializaciónFormacióny capacitaciónPasos aseguir1. Socialización al personal y las áreas que hacen parte de la or-ganización.2. Selección de los teletrabajadores.3. Formación de los participantes del piloto.4. Puesta en marcha del proyecto piloto.
  51. 51. El Libro blanco del teletrabajo en Colombia - 53Recomendación a las directivas:Es conveniente que los resultados de las fasesanteriores (criterios de selección, procedimientos,guías de acción, etc.) queden incorporadosyreflejadosen los documentos oficiales de la organización encuanto que es probable que muchas de las técnicasdesarrolladas específicamente para el teletrabajopuedan ser usadas como referencia para nuevosprocedimientos laborales.Paso1-SocializacióndelpilotoSocializaciónCon este paso se busca que toda la organización comprenda lanecesidad y los objetivos de adoptar el modelo y generar cultura or-ganizacional propicia para el teletrabajo. En este sentido, el equipocoordinador del piloto presentará a todo el personal las característi-cas principales del proyectoyla metodología de ejecución.Es importante clarificar la igualdad de condiciones en materialaboral de los teletrabajadores y los trabajadores presenciales,haciendo énfasis en por qué solo algunas tareas son susceptiblesde ser ejecutadas a distancia.Paso 2- Selección delosteletrabajadoresSelección de teletrabajadoresUna vez aprobados los criterios de selección del proyecto piloto,estos se podrán en marchayse seleccionarán los trabajadores queempezarán a ejecutar sus tareas a distancia. Así mismo, se selec-cionarán los supervisores de cada área y se explicará la forma enque se realizarán los procesos de seguimiento y control, funcionesdelegadas a los supervisores.Junto a los criterios descritos en la etapa de planeación, es impor-tante considerar algunos factores que pueden priorizar la selec-ción de algunos trabajadores sobre otros para desarrollar trabajoa distancia:• Empleados con condiciones especiales: movilidad,responsabilidades familiares, entre otras.• Porcentaje de teletrabajadores por área, que dependeráde las características del trabajo desarrollado por cadauna de ellas.• Consideración a las solicitudes de participación volun-taria en el piloto.Las personas que hayan quedado preseleccionadas según los cri-terios establecidos en la política de teletrabajo de la organización
  52. 52. 54 - Implementación del teletrabajo en las organizacionesdeberán sujetarse a tres condiciones:1. Examen psicológico por parte del grupo de salud ocupacionalque permita identificar si esa persona es apta para el teletra-bajo.2. Inspección del sitio desde el cual trabajará para corroborar siel espacio cumple con las condiciones físicas, ambientales,climáticas y en general de espacio para teletrabajar.3. Revisarla conformación del entorno familiardel trabajadorysieste le facilita al empleado el trabajo desde casa.Recomendación a las directivas:Para el momento de la selección, el equipo de coordi-nación junto a las directivas de la organización habránde tenerdefinidos los términos y condiciones de ajustede los contratos, el sistema de seguimiento y control,las jornadas de trabajo en los casos que aplique y engeneral todos los aspectos contractuales pertinentes.Tip Jurídico:Recuerde que la empresa no realiza un nuevo contrato,lo que se genera es un acuerdo de teletrabajo en elcual se establecen las condiciones especiales queregirán esta modalidad laboral. Así, el trabajadorsigue conservando las mismas garantías y derechospreexistentes, y en consecuencia mantiene unaigualdad de condiciones respecto del trabajador en lasede de la organización.Esta regla no aplica en los casos de contratación inicialen los cuales es necesario firmar desde el principio uncontrato de trabajo en la modalidad de teletrabajo.El acuerdo de teletrabajo contendrá:• El lugar que las partes han definido para realizar laactividad laboral.• Las metas que el teletrabajador deberá cumplir.• El procedimiento de supervisión por parte del em-pleadory las formas de comunicación.• Los costos asociados a conexiones, programas,valor de energía, desplazamientos ordenadospor la empresa para desempeñar las funciones,incluyendo la provisión y mantenimiento de losequipos de los teletrabajadores, de conformidadcon el numeral 7, artículo 6 de la Ley1221 de 2010.• Fijar los datos de contacto con la red de atenciónde urgencias e información de primeros auxilios.• El tiempo de duración del contrato de teletrabajo,incluyendo los días, horas o periodos en que el em-pleado teletrabajará y los días de servicio en la em-presa.
  53. 53. El Libro blanco del teletrabajo en Colombia - 55Mejores prácticas:Social Scientific Systems, Inc. presta sus servicios en elsector salud. Una de las buenas prácticas de esta empresaen relación con el teletrabajo es la forma en que se realiza elproceso de inclusión al programa de trabajo a distancia. Eneste sentido, antes de entrar a esta modalidad, el empleadoy el supervisorevalúan la idoneidad de tal decisión, teniendoen cuenta los siguientes criterios:• Hábitos del empleado comparados con los hábitos yrasgos que debe tener un teletrabajador para desem-peñarse con éxito.• El nivel de responsabilidad del trabajo del empleadoque teletrabajará y la revisión de su ajuste al perfilpreestablecido.• Las necesidades tecnológicas y la forma en que podránser cubiertas por la organización y el empleado.Luego de este proceso, el empleado presenta un formulariode solicitud a su supervisor, junto con los siguientes docu-mentos: indicación del plan de trabajo durante dos sema-nas, equipos y software requerido, la frecuencia y tipo decontacto requerido con compañeros de trabajo y clientes.Posterior a eso, el supervisor, previa consulta con su supe-rior, puede aprobar la solicitud.Paso 3- FormaciónFormación y capacitaciónLos teletrabajadores y los supervisores designados atenderán unproceso de formación no solo en materia tecnológica y de trabajopor objetivos, sino que además recibirán una plena capacitaciónsobre el proyecto piloto del cual harán parte.Se recomienda producir material de comunicación que facilite lasocialización del proyecto. Durante el proceso de capacitación sesugiere:• Trabajar sobre el cambio organizacional, trabajo por obje-tivosysus beneficios para el empleadoyla organización.• Presentación de las políticas de flexibilidad de la organi-zación.• Inclusión de material complementario on-line que acerquecadavez más a los teletrabajadores al entorno digital.• La capacitación debe ser motivadora y participativa.• Brindar formación en áreas como: seguridad de la infor-mación, autocomprobación del sitio de trabajo, primerosauxilios y prevención de riesgos profesionales.• Prevención del tecnoestrés y del aislamiento.• Prevención de desórdenes músculo esqueléticos.• Prevención de accidentes derivados del riesgo eléctrico.• Promoción de estilos saludables de vida.
  54. 54. 56 - Implementación del teletrabajo en las organizacionesMejores prácticas:Marriott International Inc., es una de las principalescadenas hoteleras a nivel mundial, que ha implementado elteletrabajo como su modelo organizacional, siendo uno desus grandes logros el proceso de formación y capacitaciónque brinda a sus empleados en las siguientes áreas:Capacidad de trabajar de manera remota:• Estrategias para permanecer en contacto con equiposvirtuales.• Formas de gestionar el rendimiento a través de una ori-entación hacia resultados positivos.• Aumentar la visibilidad y satisfacción en el trabajo.Estrategias de éxito para los teletrabajadores:• Beneficios y retos del teletrabajo.• Estrategias para el mejoramiento de la productividad.• Aumentar el nivel de compromiso con la organización.Entrega de material:• Se entrega un CD denominado “El teletrabajo”, consesenta minutos de grabación con consejos y estrate-gias para mantenerse más conectados con compañerosde trabajo y clientes y además trata sobre cómo mejorarla concentración.• Se entrega el artículo “El teletrabajo al día”, sobre cómohacer que una jornada de teletrabajo sea eficiente. Tam-bién trata sobre comunicación efectiva y cumplimientode objetivos.• Se entrega un artículo sobre gestión a distancia y formasde mantenerse conectado y construir equipos de trabajoon-line.• De igual forma se entrega un folleto sobre diez manerasde superar la sobrecarga laboral.
  55. 55. El Libro blanco del teletrabajo en Colombia - 57Paso4-PuestaenmarchadelpilotoPuesta en marchaUna vez cumplidos los pasos previos la organización y especial-mente los teletrabajadores estarán en condiciones de iniciar elproyecto piloto. Al ser una prueba de cómo funcionaría el modelode teletrabajo al implementarse de forma completa en la organi-zación es probable que surjan nuevas necesidades e inquietudesdurante el proceso. El papel del equipo de coordinación es estaratento a cada una de ellas para darles soluciones efectivas queeviten traumatismos en el proceso completo.Se recomienda que la puesta en marcha del piloto incluya unseguimiento y evaluación permanente en los siguientes aspectos:• Revisión del proyecto de teletrabajo, sus fines y objetivos.• Capacitación permanente a los teletrabajadores para eldesarrollo de nuevas competencias en gestión de proyec-tos, administración del tiempo y herramientas de comu-nicación.• Seguimiento y apoyo a las competencias relacionadascon el uso tecnológico y los procesos de comunicaciónasociados a este.• Revisión y atención permanente a los derechos y respon-sabilidades relacionadas con el trabajo diario tales comomantenimiento de dispositivos, mejores prácticas en ad-ministración del tiempo y el espacio físico, entre otras.• Atención permanente a las normas de higiene y seguri-dad laboral.Tip jurídico:El empleador debe verificar que el lugar que se ha escogidopara teletrabajar sea el adecuado para cumplir con el traba-jo. En este sentido el espacio no debe presentar riesgo parala seguridad y salud del teletrabajador, y deberá contar concondiciones ergonómicas aceptables, además de cumplirlas normas en materia de prevención de riesgos laborales.El empleador debe incluir al teletrabajador dentro del pro-grama de salud ocupacional y permitir la participación deeste en las actividades del Comité dedicado a este tema. Asímismo, debe informary dar una copia al teletrabajador de lapolítica de la empresa en materia de salud y seguridad en eltrabajo.La ARP y el empleador deben establecer previamente la for-ma en que se atenderá al teletrabajador en caso de un ac-cidente de trabajo.
  56. 56. 58 - Implementación del teletrabajo en las organizacionesCuarta etapa: Seguimientoy evaluaciónTal como se señaló durante la puesta en marcha del proceso pi-loto, el seguimiento y evaluación ha de ser permanente y paraleloa su implementación. Gracias a este proceso es posible identificarlos posibles inconvenientes y darles una respuesta previa y defini-tiva para evitar cualquier complicación mayor luego de adoptarpor completo el modelo de teletrabajo.EvaluaciónderesultadosEvaluaciónSeguimientoDurante el seguimiento se recomienda prestar atención a los si-guientes aspectos, además de los propios del cumplimiento decada tarea:• Percepciones, emociones y sentimientos de los teletra-bajadores durante la puesta en marcha del proceso.• Tiempos requeridos para la ejecución de las distintas ac-tividades.
  57. 57. El Libro blanco del teletrabajo en Colombia - 59• Comparación de resultados entre el modelo de trabajopresencial y el teletrabajo.• Control sobre inversiones, retornos, costos y ahorros de-rivados de la ejecución del proyecto.La evaluación es fundamental para lograruna correcta implemen-tación del modelo de teletrabajo. Esta puede apoyarse en diversastécnicas de recolección de la información como entrevistas, en-cuestas, sesiones de grupo y todo tipo de sondeos que arrojen da-tos sobre el proceso. Lo ideal es conseguirdatos desde la visión dela organización y desde la del trabajador para tener un panoramaamplio sobre lo que está sucediendo.Entre los criterios a evaluar se debe considerar siempre la produc-tividad, rentabilidad y satisfacción de los empleados y la organi-zación frente al modelo. También es posible cuantificar los resul-tados de indicadores relacionados con:• Reducción de los costos de planta física.• Reducción del absentismo laboral.• Reducción de la rotación del personal y mejoramiento delproceso de reclutamiento y retención.• Incrementoenelaccesoanuevosmercadosconofertapro-fesional, como el colectivo de personas con discapacidad.Losinformesperiódicossonelresultadodelprocesodeseguimien-to y evaluación. Gracias a ellos es posible generarlas conclusionesdefinitivas sobre el modelo de teletrabajo y su pertinencia para laorganización. En todos los casos, lo más conveniente es tener encuenta los hallazgos encontrados para darles una pronta y efec-tiva solución que permita no solo la implementación adecuada delteletrabajo sino también faciliten su adopción y sostenibilidad.Mejores prácticas:Noblis es una organización dedicada a la ciencia y tec-nología, que tiene implementado el teletrabajo desde 1999.Uno de los riesgos que el equipo coordinador identificó re-cién se implementó el programa fue la incomprensión porparte de los trabajadores que continuaban en la planta físi-ca. Notaron una disminución de la colaboración del personaldebido a no verse cara a cara, poca capacidad de respuestaa los clientes y la disminución de la moral de los empleadosque no eran elegibles para trabajar a distancia. Para mitigarestos riesgos, Noblis se basó en enfoques organizacionalesy culturales, así como algunas metodologías de empoder-amiento empresarial vigentes en esa época. Basados en losresultados de la encuesta realizada por los participantesdeterminaron que el éxito depende de la relación cercanaentre los empleados y sus jefes directos, y sujetaron la im-plementación del teletrabajo a la base de un acuerdo volun-tario entre el trabajadory la empresa.Tip JurídicoSi alguna de las partes desea dar por terminado el acuerdode teletrabajo antes de lo dispuesto en el piloto, deberá no-tificar con suficiente antelación a la otra parte sobre su in-terés de cesar el trabajo a distancia.
  58. 58. 60 - Implementación del teletrabajo en las organizacionesQuinta etapa: Adopcióndel modelo de teletrabajoAl terminar el piloto y evaluar el impacto del trabajo a distanciapara la organización y los empleados, lo más recomendable encaso de decidirque es pertinente adoptarel modelo porcompleto,es replicar el piloto por un tiempo más extenso y con un mayornúmero de empleados, de modo que se puedan resolver de for-ma definitiva los inconvenientes identificados en la etapa inicial yademás se fije la política de teletrabajo.AdopcióndelmodeloSostenibilidad© EnTICconfío
  59. 59. El Libro blanco del teletrabajo en Colombia - 61Para hacer sostenible en el tiempo el modelo de teletrabajo serecomienda:• Mantener la motivación de los empleados a través de en-cuentros presenciales, actividades de grupo y una serieencuentros físicos o virtuales que permitan la partici-pación y generación de opinión respecto del proceso, lasexpectativas y necesidades.• Continuar la socialización y desarrollar nuevos materialestendientes a fortalecer las competencias de los emplea-dos en relación con el teletrabajo, que a la vez despierten elsentido de pertenencia, el compromiso y el interés por per-maneceren la organización bajo esta modalidad laboral.• Mantener el seguimiento y evaluación al proceso, tantopara la organización como para los empleados, prestan-do atención a las percepciones de los empleados que noteletrabajan respecto al modelo.Mejores prácticas:Citrix, multinacional dedicada a ofrecer soluciones devirtualizaciónycomputación en la nube a las organizacionesbajo la premisa de transformarel modo en que se relacionanlas empresas y las TIC, presenta diez argumentos para quelas organizaciones adopten el teletrabajo como modelolaboral y de negocio:1. Impulsar el crecimiento empresarial2. Mejorar la relación tiempo-valor de las fusiones yadquisiciones3. Aumentar la retención de empleados a través de unbalance entre vida personal-trabajo4. Reclutar a los mejores empleados donde quiera queestén5. Permitir la colaboración sin fronteras, sin el costo y lainterrupción de los viajes6. Menores costos de instalación7. Acelerar la velocidad del negocio al mover los procesos alocalizaciones óptimas8. Mejorar la calidad y la velocidad del servicio al cliente9. Control de los datos corporativos y garantía decumplimiento10. Lograr la continuidad del negocio sin fisurasPara conocer en detalle estás razones visite el artículo“Diez razones para adoptar el teletrabajo según Citrix”.
  60. 60. El Libro blanco del teletrabajo en Colombia4Uno de los mayores desafíos para adoptar el teletrabajo como modalidad laboral está en la selección dela tecnología adecuada para cada organización. En este capítulo encontrará algunas experiencias y reco-mendaciones que pueden servir de referencia en la toma de decisiones.MODELOS TECNOLÓGICOS PARA LA IMPLEMENTACIÓN DELTELETRABAJO
  61. 61. 64 - Modelos tecnológicos para la implementación del teletrabajoEntre los requerimientos básicos para el teletrabajo encontra-mos los jurídicos, organizacionales y tecnológicos. Estos últimosconstituyen la herramienta necesaria para desarrollar trabajosmóviles y a distancia de forma efectiva.Hablar de tecnología para el teletrabajo es pensar en una equili-brada combinación de infraestructura (conexión a Internet, servi-dores dedicados, etc.), dispositivos (computadores portátiles,smartphones, etc.), contenidos y aplicaciones. Si bien es ciertoque la mayoría de plataformas con que cuentan las organiza-ciones son ajustables para modelos de trabajo a distancia, es im-portante romper con el mito de que cualquier tecnología es aptapara el teletrabajo, sin embargo esto no significa que la tecnologíarequerida sea costosa.En muchas ocasiones con una aplicación básica se logra evitar eldesplazamiento del teletrabajador a la sede de la organización. Loimportante es valorar qué tipo de tecnología requiere el teletra-bajador y no que el teletrabajador se sujete a la tecnología dis-ponible, pues podría ocasionar traumatismos y reducir la produc-tividad.Lapuestaenmarchadelteletrabajopartedeunmodelotecnológi-co que obedece a las necesidades de la organización, inclusivepuede requerir la existencia de un modelo tecnológico por cadaperfil. En la mayoría de los casos no es posible hablarde un modeloestándar debido a que cada organización tiene requerimientos yesquemas de teletrabajo diferentes, de donde se desprenden lasespecificaciones tecnológicas, las cuales no son iguales para unperfil administrativo en relación con uno técnico u operativo.
  62. 62. El Libro blanco del teletrabajo en Colombia - 65Según la Junta de Andalucía, el modelo tecnológico de teletrabajo de una empresa depende de la ubicación de las aplicacionesyservicios dered que los teletrabajadores necesitan para desarrollar las tareas propias de su perfil, por ello el fin último del modelo tecnológico es lograrque cada trabajador desarrolle sus tareas de forma efectiva e independiente de su ubicación física.A continuación se presentan algunos modelos tecnológicos identificados en la práctica y en la doctrina. Cada organización debe valorarpreviamente las necesidades tecnológicas que requieren los diferentes perfiles que la componen y cualquier otra característica intrínsecaa su funcionamiento. Luego de esto podrá definir el modelo tecnológico que más se ajuste a sus necesidades.Aplicaciones y serviciosubicados en servidoresde proveedores externosModalidad de Teletrabajo enfunción de la tecnología utilizadaAplicaciones y serviciosubicados en el equipodel teletrabajadorAplicaciones y serviciosubicados en servidoresde la empresaFuente: Technosite, 2011.
  63. 63. 66 - Modelos tecnológicos para la implementación del teletrabajoModelo propuesto por laFundación UniversitariaKonrad LorenzEn el año 2008 la F.U. Konrad Lorenz desarrolló la investigación“Métodos de gestión para una arquitectura de teletrabajo” quedio como resultado un modelo para su implementación que partede dos factores:a) Contar con la infraestructura necesaria, que implica inversiónen computadores de escritorio, portátiles, líneas telefónicas,conexiones robustas a Internet, etc.b) Educación óptima de teletrabajo, que busca crear un nuevoambiente en el cual se establecen diferentes políticas, desde laevaluación de conocimientos y cultura del teletrabajador has-ta aspectos legales, porque aunque exista la mejor tecnologíamuy difícilmente se alcanzan los objetivos para su implemen-tación si no es acompañada por un proceso de formación.El estudio establece que la selección y adopción de cualquier tec-nología de acceso remoto a redes dependerá del nivel de seguri-dad y disponibilidad del servicio que la organización desee ofrecera los teletrabajadores. Los más usados son:• Infraestructura propia: este esquema implica adquiriruna serie de equipos para brindar el acceso. Básicamentelo que se requiere es un conjunto de módems, líneastelefónicas y un servidor de autenticación de usuarios.En este esquema los teletrabajadores están limitados aconectarse solo en la ciudad donde se brinda el acceso yel número de usuarios simultáneos varía dependiendo dela capacidad de líneas, módems y servidores.• Infraestructura de terceros: este esquema implica ad-quirir servicios de proveedores especializados, como unaconexión a Internet u a otro tipo de red pública de da-tos. Aquí los teletrabajadores pueden tener acceso desdeaquellos puntos donde haya presencia de la red. El límitede accesos simultáneos está dado por el ancho de bandade salida contratado.Infrestructura(dispositivos,conección)ModelotecnológicoFormaciónpara elteletrabajo
  64. 64. El Libro blanco del teletrabajo en Colombia - 67+ =· Infraestructura· Dispositivos· Contenidos· AplicacionesTecnología propiao de terceros· Uso plataformas· Comunicación virtual· Cultura organizacionalFormación Teletrabajo
  65. 65. 68 - Modelos tecnológicos para la implementación del teletrabajoModelo propuesto por laJunta de AndalucíaLa “Guía de recomendaciones y buenas prácticas para el impulsodel teletrabajo” de la Consejería de Economía, Innovación yCiencia de la Junta de Andalucía (España), publicada en el año2010, ha identificado un conjunto de factores clave para realizarel diseño de un modelo tecnológico apto para el teletrabajo, entrelos cuales se encuentran:• El tipo de tareas ligadas al puesto de trabajo. Conocercondetalle las tareas que van a realizar los teletrabajadorespermite un mejor ajuste de las necesidades tecnológicasrequeridas para la implementación.• El equipamiento informático del puesto de trabajo. Esnecesario determinar qué equipos informáticos sonnecesarios para trabajar a distancia. En la mayoría delas ocasiones la empresa proporciona al teletrabajadorel ordenador personal, que puede ser de mesa o portátil,esta segunda opción es quizá la más adecuada ya queda una mayor movilidad e independencia al puesto detrabajo.• La conexión a Internet en el puesto de teletrabajo. Esimportante contarcon una conexión a Internet en el lugarde teletrabajo que permita acceder a servicios como lanavegaciónenlaweby elcorreoelectrónico,oenaquelloscasos en que sea necesario a los sistemas informáticosy datos que se encuentran ubicados en servidores de laorganización.• Elección entre comunicaciones fijas o inalámbricas. Entérminos generales es más frecuente la primera porrazones económicas y de capacidad del recurso, sinembargolasegundaalternativasueleelegirseenausenciade oferta de comunicaciones fijas, unida a la tendenciaprogresiva de mejora tanto de las capacidades técnicascomo de la oferta económica de las comunicacionesinalámbricas.• Acceso a sistemas de información y datos de la empresa.Si un trabajador utiliza datos o programas almacenadosy ubicados fuera de su ordenador, por ejemplo en unservidor centralizado, es necesario implantar solucionestecnológicas que sigan ofreciendo esta funcionalidad enellugardeteletrabajo,apareciendoaquílasredesprivadasvirtuales (VPN) como herramienta imprescindible. LasVPN, además de permitir una comunicación directaentre el lugar de teletrabajo y la empresa, ofrecen unaalta confiabilidad al construir un túnel seguro a través deInternet por el cual viajan los datos.• El nivel tecnológico de la empresa. Este no ha de suponeruna desventaja para poner en marcha una iniciativa deteletrabajo a excepción de la implantación de algún tipode herramienta como las mencionadas en el apartadoanterior.
  66. 66. El Libro blanco del teletrabajo en Colombia - 69ModelotecnológicoTareasejecutadasEquiposinformáticosdisponiblesConexión ainternetComunicacionesfijas e inalambricasVPNNivel tecnológicode la organización
  67. 67. 70 - Modelos tecnológicos para la implementación del teletrabajoMODELOSTECNOLÓGICOSIMPLEMENTADOS EN ELSECTOR PRIVADOModelodeTechnositeTechnosite, empresa especializada en soluciones integrales paraInternet, que ofrece a sus clientes desde consultoría estratégica ydesarrollo tecnológico hasta servicios de hosting, diseño y man-tenimiento de contenidos, publicó el documento “Necesidadestecnológicas para la implantación y desempeño del teletrabajo”en el cual aborda la experiencia del piloto que llevó a cabo parala inserción y mejoramiento de la calidad de vida y laboral de mu-jeres con discapacidad a través del uso de las nuevas tecnologías.Las primeras recomendaciones que presentan hacen referencia ala toma de decisiones de una compañía respecto de la estrategiatecnológica para el modelo de teletrabajo, en la cual se debe teneren cuenta:Naturaleza de las tareasdel teletrabajadorNiveles de seguridadexigidos por la empresaen las tareas a ejecutarPresupuesto disponiblepara la implementacióndel modelo de teletrabajoNivel tecnológicode la empresaTomadedecisiones
  68. 68. El Libro blanco del teletrabajo en Colombia - 71La selección de un modelo tecnológico de teletrabajo debe con-siderar los siguientes criterios:DisponibilidadtecnológicaSeguridadRendimientoe idoneidadde la tecnologíaSeleccióndelmodelotecnológicoLa elección de los componentes tecnológicos básicos para la im-plementación del teletrabajo se debe valorar desde dos puntos devista, el del teletrabajador y el del proveedor de servicios (empre-sa, proveedor externo, o ambos):HardwareSoftwareRecursos decomunicacionesServicios de redComponentestecnológicos
  69. 69. 72 - Modelos tecnológicos para la implementación del teletrabajoMODELOSTECNOLÓGICOSIMPLEMENTADOS EN ELSECTOR PÚBLICOModelopropuestoporlaAgenciadeAdministracióndeServiciosdeEstadosUnidosLa Agencia de Administración de Servicios Generales de EstadosUnidos (GSA) publicó en el 2007 las “Directrices de tecnología dela informaciónyde telecomunicaciones para el teletrabajo federaly otros programas de acuerdo al lugar de trabajo alternativo”, queestablecen lineamientos para la implementación del teletrabajooperativo y programas de trabajo en un lugar alternativo a travésdel uso eficiente de las TIC:• Uso de equipos• La organización puede proporcionar a los empleadosequipos de cómputo y periféricos, las redes de teleco-municación y el apoyo técnico. Para determinarlo ante-riorse deben considerarfactores como los requisitos delos teletrabajadores, la frecuencia de la labor a distan-cia y otros parámetros relacionados.• La organización puede ofrecer a los teletrabajadoresequipos que ya han sido utilizados previamente, estopara maximizarelvalorde las inversiones en tecnología.• La organización puede establecer una política que de-fina el uso que los teletrabajadores den a los equiposque les correspondan, lugares de trabajo alternativo yel apoyo técnico correspondiente para la continuidadde las operaciones.• Seguridad• Se debe establecer las condiciones de seguridad porparte de los teletrabajadores para el acceso remoto ylas restricciones a través de acceso telefónico. Las me-didas de seguridad informática y de datos que debentener en cuenta para protegerlos.
  70. 70. El Libro blanco del teletrabajo en Colombia - 73• Formación• La recomendación es que los teletrabajadores reciban formación adecuada sobre el uso de las TIC en todo lo relacionado con sis-temas y aplicaciones necesarias para el cumplimiento de las actividades laborales. Esta fase incluye capacitación especializadasobre las condiciones que deben ser tenidas en cuenta cuando se accede de manera remota, los recursos que son utilizados, etc.La formación debe buscar la toma de conciencia respecto de la seguridad y la responsabilidad en el uso de los equipos y progra-mas informáticos.• Soporte Técnico• Las organizaciones deben proporcionar servicios de asistencia adecuada y efectiva como soporte a los teletrabajadores.• En materia de seguridad informática, la ley de teletrabajo de Estados Unidos establece una política de control de acceso a siste-mas de información de los órganos o entidades del Estado con el fin de asegurar el acceso a usuarios autorizados, que incluye:a) Mecanismos que limiten la entrada de vulnerabilidades y que garanticen la seguridad de la información cuando se utilizandispositivos móviles y de trabajo remoto.b) Mecanismos de protección de los sistemas de información que no se encuentran dentro de las oficinas y que son utilizadospara el teletrabajo, entre ellos, el uso de dispositivos de computación y comunicaciones móviles.c) Protección y aseguramiento de las comunicaciones inalámbricas que se utilizan para el teletrabajo.d) Prevención sobre el uso inadecuado de los elementos suministrados para el teletrabajo.
  71. 71. 74 - Modelos tecnológicos para la implementación del teletrabajoModelopropuestoporlaOficinadePatentesyMarcasdelosEstadosUnidosLa Oficina de Patentes y Marcas de los Estados Unidos (USPTO)cuenta con una de las experiencias más destacadas que existen anivel internacional en materia de teletrabajo en el sector público.El programa inicio en el año de 1997 y actualmente más de 6.300empleados (83% de la fuerza de trabajo elegible) en toda la Ofici-na está teletrabajando, de los cuales 3.000 han renunciado a suespacio de oficina en el campus de la USPTO para trabajar desdesu casa cuatro o cinco días por semana.Esta estrategia de teletrabajo se concentró en gran medida en eluso de la tecnología. Tres aspectos en concreto se consideraroncomo fundamentales para la implementación del teletrabajo, loscuales juegan un papel crítico en el enfoque que se le da a los tra-bajos remotos:Estabilidaddel sistemaAncho de bandaSeguridad dela informaciónEn este programa lo importante fue garantizar que la experienciade transición entre la oficina física y la oficina virtual fuera la me-jor posible, evitando la mayor cantidad de traumatismos para elempleado.La naturaleza de la labor de cada teletrabajador determinó eltipo de hardware requerido y en consecuencia también el tipo denecesidades de acceso a la información.Todos los teletrabajadores reciben las mismas herramientas deque dispondrían en las instalaciones, especialmente por estar ob-ligados a garantizar un tiempo de respuesta eficiente. Así, todoslos trabajadores a distancia están conectados a través de redes defibra óptica de alta velocidad y no les está permitido conectarse aInternet por línea digital abonada (DSL) o conexiones por satélite.Los teletrabajadores que están fuera de la oficina entre uno y tresdías de la semana reciben los elementos básicos para desempeñarsus funciones:
  72. 72. El Libro blanco del teletrabajo en Colombia - 75Computador portátilKit manos libres(casco de voz en off para IP)Router y cableadoEspacio físicoComponentestecnológicosEn el 2009, la USPTO creó la plataforma ERA con el objetivo dehabilitar la implementación del teletrabajo, a través de la cual esposible que los empleados usen la aplicación Multimedia Commu-nications Server (MCS), una solución de telefonía que les propor-ciona, en adición a la voz, chat, pizarra y capacidad para compartirdocumentos.
  1. A particular slide catching your eye?

    Clipping is a handy way to collect important slides you want to go back to later.

×