Fundamentos sistemas control de inventarios
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Fundamentos de control de Inventarios: Niveles de seguridad , puntos de reposicion, Priorizacion necesidades metodo ABC

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Fundamentos sistemas control de inventarios Fundamentos sistemas control de inventarios Presentation Transcript

  • FUNDAMENTOS DE LOSSISTEMAS DE CONTROL DE INVENTARIOS EDWIN ALBERTO CARMONA BEDOYA QUIMICO FARMACEUTICO Universidad de Antioquia INSTRUCTOR SENA PROGRAMA TEGNOLOGO REGENCIA DE FARMACIA
  • “Siempre tenemos demasiado de lo que no se vende o consume, y muchos agotados de lo que sí se vende o consume.”
  • INTRODUCCIONDesde tiempos inmemorables, los egipcios ydemás pueblos de la antigüedad,acostumbraban almacenar grandescantidades de alimentos para ser utilizadosen los tiempos de sequía o de calamidades.Asegurar la subsistencia de la vida y eldesarrollo de sus actividades normales
  • INTRODUCCIONEsta forma de almacenamiento de todos losbienes y alimentos necesarios parasobrevivir motivó la existencia de losinventarios como una forma de hacer frentea los periodos de escasez.
  • INTRODUCCIONLa base de toda empresa comercial es lacompra y venta de bienes o servicios; deaquí la importancia del manejo delinventario por parte de la misma.
  • INTRODUCCIONEl inventario tiene como propósitofundamental proveer de materialesnecesarios para el funcionamiento de lasempresas.Afrontar las demandas o la satisfacción delas necesidades de los clientes.
  • FUNDAMENTOS DE SISTEMAS DE CONTROL DE INVENTARIOS
  • QUE ES UN SISTEMA DE CONTROL DE INVENTARIOSEs el proceso de manejo de Inventarioscon el fin de satisfacer las necesidades odemandas del cliente al menor costoposible y con el minimo de inversion
  • OBJETIVOS DE LOS SISTEMAS DE CONTROL DE INVENTARIOSHay varios objetivos para el control deinventario:Reducción al mínimo de la inversión en inventarios.Determinación del nivel adecuado de servicio alcliente.Balance de la oferta y la demanda.Minimización de los costos de adquisición y los costosde transporte.Mantenimiento de un sistema de control hasta al díadel inventario.
  • FUNDAMENTOS DE SISTEMAS CONTROL DE INVENTARIOSLa administración de inventarios implica:Determinación de la cantidad demateriales que deberá mantenerse.Fecha reposiciónCantidades a ordenar.
  • FACTORES QUE AFECTAN LOS SISTEMAS CONTROL DE INVENTARIOSUn sistema de control de inventarioaplicado con éxito tendra en cuenta:La demandaLa variación estacionalEl cambio delos patrones de usoEl seguimiento de las perdidas.
  • FACTORES QUE AFECTAN LOS SISTEMAS CONTROL DE INVENTARIOSEl éxito de la gestión de inventarios implica almismo tiempo tratar de equilibrar elcosto del inventario con los beneficios deinventario.
  • FACTORES QUE AFECTAN LAS DESICIONES EN UN SISTEMA DE CONTROL DE INVENTARIOSUn paso preliminar en el proceso de controlde inventario es determinar elcosto aproximado del inventario. El costo de llevar o mantener elinventario, r El valor unitario del ítem, v El costo de ordenamiento, AEl costo de faltante de inventario, B
  • El valor unitario del ítem, vEl valor unitario de cada ítem está expresado en$/unidad.Para un comerciante (nóproductor) este costocorresponde al precio del artículo pagado alproveedor incluyendo los fletes y costosrelacionados.Puede depender del tamaño de pedido, deacuerdo con los descuentos por cantidad.
  • El costo de ordenamiento, ACada orden para reponer el inventario tiene varioscostos asociados, los cuales en general son fijos yno dependen del tamaño de la orden.Estos costos corresponden al procesamiento,transmisión, manejo y compra de la orden.Específicamente, para un comerciante (nóproductor),el costo de ordenamiento puede comprender:
  • El costo de ordenamiento, AEl costo de ordenamiento puede comprender:• Costo de preparación de los formatos de lasórdenes• Costos de correo (o de cualquier sistema que utilicepara la transmisión de órdenes, incluyendo fax,.)• Costos de llamadas telefónicas relacionadas con elpedido• Costos de autorización del pedido• Costos de recepción e inspección• Costos de manejo de las facturas del proveedor• Otros costos relacionados con el procesamiento dela orden
  • El costo de faltante de inventario, B Este costo se produce cuando se recibe una orden y no hay suficiente inventario disponible para cubrirla.Pueden ocurrir tres posibilidades:1. Se genera una orden pendiente2. Se pierde la venta3. Se produce una combinación de ambas, Cualquiera de las tres posibilidades que ocurra, genera un costo, el cual es muy difícil de estimar.
  • El costo de faltante de inventario, BCuando se pierde la venta totalmente, puede usarse como una primera aproximación la utilidad perdida como el costo de faltante de inventario.Cuando se genera una orden pendiente, una serie de acciones especiales deben ser emprendidas, como:Órdenes adicionales, planeación urgente de producción, transporte especial, etc., lo que aumenta el costo del ítem comparado con el canal normal de distribución.El hecho de no tener el inventario disponible puede generar mala imagen y descontento en los clientes, lo cual puede ocasionar pérdida de ventas futuras.Este factor es muy difícil o imposible de cuantificar en forma práctica. Se prefiere, por ello, utilizar valores conservativos, de tal forma que no se generen altos costos de faltantes y el control del inventario mantenga un nivel de servicio alto.
  • COSTOS DE LLEVAR O MANTENER EL INVENTARIO, REl costo de llevar o mantener el inventariocomprende los costos de almacenamiento ymanejo, el costo del espacio utilizado, loscostos de capital, los seguros e impuestos,y los costos de riesgo en los que se incurrepor el hecho de tener almacenados losítems, esperando a ser demandados por losclientes.
  • COSTOS DE LLEVAR O MANTENER EL INVENTARIO, COSTOS R (Ballou (1999)
  • COSTOS DE LLEVAR O MANTENER EL INVENTARIO, COSTOS R Los costos de almacenamiento y manejoSe refieren a los costos de operar la bodega: Mano de obra utilizada, Actividades desarrolladas, tales comorecepción, almacenamiento, inspección ydespacho.Si la bodega es arrendada, estos costosformarán parte del costo global de espacio dadopor el arrendatario y descrito a continuación.
  • COSTOS DE LLEVAR O MANTENER EL INVENTARIO, COSTOS R Costos de EspacioEl costo de espacio es el reflejo del uso del volumen dentro deledificio de la bodega.Si la bodega es arrendada, estos costos se expresangeneralmente por unidad de peso por cada período de tiempo, porejemplo en $/(ton • mes).Si el espacio es propio de la empresa, los costos de espacio sedeterminan de acuerdo con los costos de operación asociados condicho espacio, tales como climatización e iluminación, y costosfijos, tales como los costos del edificio y del equipo, basados en elvolumen que se maneja en la bodega.
  • COSTOS DE LLEVAR O MANTENER EL INVENTARIO, COSTOS R Los costos de capital o costos de oportunidadRepresentan la mayor proporción de los costosde llevar el inventario.A pesar de esto, es el costo menos tangible detodos los componentes del costo de inventario.Su determinación no es fácil, ya que depende demuchos factores.
  • COSTOS DE LLEVAR O MANTENER EL INVENTARIO, COSTOS R Los costos de Seguros e ImpuestosDependen del inventario disponible y por ello formanparte del costo de llevar el inventario.Los seguros se toman como prevención contra incendio, robo,daños, etc.Los impuestos generalmente se cobran de acuerdo con losvalores en libros de los inventarios.
  • COSTOS DE LLEVAR O MANTENER EL INVENTARIO, COSTOS R Los costos de RiesgoRepresentan los costos de obsolescencia, deterioro ydepreciación delinventario.El deterioro puede deberse a condiciones naturales de losítems en inventario, especialmente si se trata de artículosperecederos.Estos costos pueden determinarse del costo de ítemsperdidos, o del costo de actualización mediante trabajoadicional para recobrar elestado normal del producto, o de reponer el productodesde otra localización.
  • COSTOS DE LLEVAR OMANTENER EL INVENTARIO, COSTOS R
  • COSTOS DE LLEVAR O MANTENER EL INVENTARIO, COSTOS RLas unidades en las que se mide este costo sonnormalmente en un porcentaje por año [%/año], o,equivalentemente, en [$/($⋅ año)], lo que significa eldinero que hay que pagar por cada peso invertido eninventario cada año, o cada período de tiempo que seescoja para el análisis.
  • Tiempo de reposición (“Lead Time”), L Tiempo que transcurre entre el momento de expedir una orden (de compra o de producción) y el instante en que se tienen los artículos listos para ser demandados por el cliente.• Este factor es de fundamental importancia para el control de los inventarios.• Durante el lead time puede ocurrir una falta de inventario, pues se supone que aquí el nivel de inventario está relativamente bajo, ya que dio lugar a la expedición de una orden.
  • Tiempo de reposición (“Lead Time”), LEl lead time comprende generalmente las siguientes etapas: Tiempo administrativo que transcurre entre la decisión de emitir una orden y su correspondiente preparación; Tiempo de tránsito de la orden hasta el proveedor; Tiempo empleado por el proveedor para procesar la orden, el cual a su vez depende de su nivel de inventario y condiciones generales de almacenamiento y producción; Tiempo de tránsito entre el proveedor y el lugar donde es solicitada la orden; Tiempo de recepción, inspección y almacenamiento en el lugar donde es solicitada la orden.
  • INVENTARIO DE SEGURIDAD• Son las unidades extra que debo mantener como proteccion contra la posibildad de existencias agotadas.• Se debe llevar cuando no hay seguridad de la demanda del medicamento y/o el tiempo de reposicion. Inventario de seguridad= Consumo Maximo - Consumo promedio X Tiempo de Reposicion
  • INVENTARIO DE SEGURIDAD• Por ejemplo : Inventario de Seguridad Enalapril• El tiempo de reposicion es 2 dias:• El consumo promedio es 20 tabletas• EL consumo Maximo es 50 tabletas . Inventario de seguridad = Consumo Maximo - Consumo promedio X Tiempo de ReposicionIS = (50 – 20 )x 2IS = 30 x2 = 60 tabletas
  • PUNTO DE REORDEN  Es el nivel de inventario en el cual debo generar la orden de compra PReorden =Consumo Promedio (dia) X Tiempo de Reposición (días) + Inventario de seguridad.
  • PUNTO DE REORDEN PReorden =Consumo Promedio (dia) X Tiempo de Reposición (días) + Inventario de seguridad. Por ejemplo : Inventario de Seguridad Enalapril El tiempo de reposicion es 2 dias: El consumo promedio es 20 tabletas El inventario de seguridad = 60 Tabletas PR= 20 Tabletas /dia x 2 dias + 60 Tabletas PR = 100 Tabletas EN EL MOMENTO EN QUE TENGA 100 TABLETAS DE ENALAPRIL TENDRE QUE GENERAR LA ORDEN DE COMPRA
  • SISTEMA DE CLASIFICACION ABC
  • SISTEMA DE CLASIFICACION ABC Un aspecto importante para el análisis y la administración de un inventario es determinar qué artículos representan la mayor parte del valor del mismo - midiéndose su uso en dinero - y si justifican su consecuente inmovilización monetaria.
  • SISTEMA DE CLASIFICACION ABC Estos artículos no son necesariamente ni los de mayor precio unitario, ni los que se consumen en mayor proporción, sino aquellos cuyas valorizaciones (precio unitario x consumo o demanda) constituyen % elevados dentro del valor del inventario total.
  • SISTEMA DE CLASIFICACION ABC Generalmente sucede que, aproximadamente el 20% del total de los artículos, representan un 80% del valor del inventario, mientras que el restante 80% del total de los artículos inventariados, alcanza el 20% del valor del inventario total.
  • SISTEMA DE CLASIFICACION ABC El gráfico ABC (o regla del 80/20 o ley del menos significativo) es una herramienta que permite visualizar esta relación y determinar, en forma simple, cuáles artículos son de mayor valor, optimizando así la administración de los recursos de inventario y permitiendo tomas de decisiones más eficientes
  • SISTEMA DE CLASIFICACION ABCSegún este método, se clasifican los artículosen clases, generalmente en tres (A, B o C),permitiendo dar un orden de prioridades a losdistintos productos:ARTICULOS A: Los más importantes a los efectosdel control.ARTICULOS B: Aquellos artículos de importanciasecundaria.ARTICULOS C: Los de importancia reducida.
  • SISTEMA DE CLASIFICACION ABCLos factores más importantes son los dos extremos:Pocos artículos significativos ( A )Gran número de artículos de relativa importancia. (C)Permite concentrar la atención y los esfuerzos sobre lascausas más importantes de lo que se quiere controlar ymejorar
  • SISTEMA DE CLASIFICACION ABCEl método o gráfico ABC puede ser aplicado a:• Las ventas de la empresa y los clientes con los que seefectúan las mismas (optimización de pedidos).• El valor de los stocks y el número de ítems de losalmacenes.• Los costos y sus componentes.
  • SISTEMA DE CLASIFICACION ABCEl método o gráfico ABC puede ser aplicado a:Los beneficios de la empresa y los artículosque los producen
  • SISTEMA DE CLASIFICACION ABCEjemplo de aplicaciónA continuación se desarrollará un ejemplo quepermitirá visualizar cómo se determinan las treszonas (A-B-C) en un inventario constituido por20 artículos:
  • SISTEMA DE CLASIFICACION ABC TABLA Nº 1: Datos a obtener del inventario
  • SISTEMA DE CLASIFICACION ABCResolución1. Se debe determinar la participación monetaria de cada artículo en elvalor total del inventario. Para ello se debe construir una tabla deacuerdo a lo siguiente:.
  • SISTEMA DE CLASIFICACION ABCResolución1.Se debe determinar la participación monetaria de cada artículo en el valor total del inventario. Para ello se debe construir una tabla de acuerdo a lo siguiente:.
  • SISTEMA DE CLASIFICACION ABC Columna nº 1: Corresponde al nº de artículo.
  • SISTEMA DE CLASIFICACION ABC• Columna nº 2: Los porcentajes de participación de cada artículo en lacantidad total de artículos. Para nuestro ejemplo, como tenemos uninventario constituido por 20 artículos, cada artículo representa el 5% dentrodel total (100%/ 20 art.= 5%)
  • SISTEMA DE CLASIFICACION ABC• Columna nº 3: Representa la valorización de cada artículo.Para obtenerla, multiplicamos su precio unitario por su consumo.Al pie de la columna obtenemos el valor de nuestro inventario de los 20artículos.( Sumando todos los datos de la columna)
  • SISTEMA DE CLASIFICACION ABCCalculo valorización de cada artículo.Para obtenerla, multiplicamos su precio unitario por su consumo. TABLA Nº 1: Datos a obtener del inventario
  • SISTEMA DE CLASIFICACION ABC• Columna nº 3: Representa la valorización de cada artículo.Para obtenerla, multiplicamos su precio unitario por su consumo.Al pie de la columna obtenemos el valor de nuestro inventario de los 20artículos.( Sumando todos los datos de la columna)
  • SISTEMA DE CLASIFICACION ABC• Columna nº 4: Nos muestra el % que representa cada una de las valorizaciones enel valor total del inventario. Ejemplo Para el Art No1: 1132259 --------100% 7500_________X% 7500 x 100 1132259 X= 0.66
  • SISTEMA DE CLASIFICACION ABC
  • 2. Ahora se deben reordenar las columnas 1 y 4,tomando las participaciones decada artículo en sentido decreciente, lo que daráorigen a la tabla nº 3:
  • • A partir de los datos de la tabla 3 se puede observar que unos pocos artículos son los de mayor valorización.
  • Si solo se controlaran estrictamente los tresprimeros, se estaría controlandoaproximadamente el 60% del valor delinventario.
  • Controlando también los art. 3, 6 y 11, seestaría controlando, en forma aproximada,el 82% del valor del inventario. (Zona B)
  • Se ve claramente en la gráfica que el 15%del inventario justifica el 60% del valor,
  • • El 70% del inventario solo justifica el 18% del valor.
  • • El 70% del inventario solo justifica el 18% del valor.• Si se tiene en cuenta los costos de mantenimiento y de control de estos últimos, se llega a la conclusión que no es necesario controlarlos estrictamente, ya que son de poca valorización, y que debe mantenerse el mínimo stock posible de los mismos.
  • CONCLUSIONES ABC Para los artículos A se debe usar un estricto sistema de control, con revisiones continuas de los niveles de existencias y una marcada atención para la exactitud de los registros, al mismo tiempo que se deben evitar sobre-stocks.Para los artículos B , llevar a cabo un control administrativo intermedio.Para los artículos C , utilizar un control menos rígido y podría sersuficiente una menor exactitud en los registros. Se podría utilizar unsistema de revisión periódica para tratar en conjunto las órdenessurtidas por un mismo proveedor.