Як організувати баркемпЯрослав Ажнюк, 25 жовтня 2009

Баркемпи, якими я займався

ЗмістЩотакебаркемпЧому вам вартозробитисвійбаркемпТипибаркемпів за кількістюучасниківі тематикоюКоли вартовкористовувати формат баркемпуМодифікації форматуМінікемп: Основні напрямки роботи. Як сформувати команду.Більшийбаркемп: ролі у команді, зонивідповідальностейПерші крокиМожливі перешкодиНа подіїПісляподіїЗапитання

ЩотакебаркемпКонференція за принципамиweb 2.0Всі учасники - співорганізаториБезкоштовноабо за символічну платуБільшеспілкуванняівеселощівКоженмаєможливістьвиступитиБаркемп – це ДРАЙВ!

Три правила баркемпівВи говорите про баркемпВи пишете про баркемпЯкщо це ваш перший баркемп – ви повинні виступати

Чому вам вартозробитисвійбаркемпДосвідВи стаєте лідером спільноти: авторитет, нові можливості, багато знайомствЗадоволення: ділитися – приємно

Типибаркемпів за кількістюучасниківМінікемп / мінібарМожезробити одна людина за 3-10 днівБаркемпШвидкосайт – wiki/google docs/blog3-5 організаторів які працюють у вільний час впродовж 1-2 місяцівНебагатоучасників: 100-200Великий баркемпКоманда організаторів, багатороботиГроші, партнери, півроку на підготовку

Типибаркемпів за тематикою

Коли вартовикористовувати формат баркемпуНова тема або галузьЛюди не знайомі між собоюНемає авторитетів, не зрозуміло як формувати програмуПотрібно натхнення, драйвовість, фанМожна експериментувати з форматом, змішувати з іншими, вносити зміни

Модифікації форматуЧасткове або повне планування розкладуВизначення тематичних потоківБаркемп на природіСуміш з іншими форматами: open-space, конференція, майстер-класПридумуйте свої “фішки” (FAQ Drupal, logoWall,Innovation Incubator, Barcamp Idol, PechaKucha, etc.)

Мінікемп: Основні напрямки роботи. Як сформувати команду.КоординаторМодераторТехнікБлоґерРеєстраторПіарникСильна команда – ключ до успіху

Координаторголовна відповідальна особа за проведення мінікемпу. Від сумлінності координатора залежить перебіг події та ступінь задоволення учасників.Контент події – запрошує спікерів (враховує побажання спільноти, максимальне розкриття теми), затверджує зі спікерами теми виступів, формує і оприлюднює фінальний розклад, вносить до нього оперативні зміни при потребі.Приміщення – домовляється про приміщення та технічне забезпечення.Координація робочої групи – знаходить виконавців для решти напрямків, якщо нема явних добровольців, допомагає виконавцям при потребі.Контроль – перевіряє усе: наявність виконавців по інших напрямках, стан виконання напрямків, готовність приміщення напередодні, збір потверджень від спікерів напередодні.Страховка – перерозподіляє або виконує самотужки інші ролі та зони відповідальності, якщо нема виконавців; розв'язує надзвичайні ситуації до і під час мінікемпу, якщо такі стаються.

Модераторведучий мінікемпу. «Конферансьє» – вступне і заключне слово, представляє спікерів і робить підводки до виступів, надає слово слухачам і додатковим спікерам, модерує дискусію, якщо така є.Контролює час – підказує спікерам, коли залишається 5-3-1 хвилина до кінця виступу; припиняє витупи і дискусії при потребі, щоб дотриматися розкладу; при потребі разом з координатором вносить оперативні зміни у розклад під час мінікемпу.

Техніквідповідає за техніку у приміщенні, приносить свій ноутбук. (Не обов’язкова роль, але ноутбук обов’язковий).Техніка у приміщенні – настройка мікрофона, екрана, проектора, ноутбука самотужки або разом з господарями приміщення.Ноутбук – збирає презентації у спікерів, демонструє презентації та перемикає слайди.Оприлюднення презентацій – питає дозвіл у авторів на поширення презентацій, дозволені для поширення передає Блогеру для публікації або публікує в онлайні.

Піарник/БлоґерСтворює сторінку події у соціальних мережах (наприклад, FaceBook, vKontakte).Публікує анонс у тематичних спільнотах (наприклад, Habrahabr, WebDev).веде записи про подію у твіттері і на сайті мінікемпу. (якщо є сайт).Пише кілька записів:Анонс події за тиждень, коли відкривається попередня реєстрація.Список лінків на відгуки і матеріали про мінікемп у блогах, соціальних мережах, фото і відеосервісах (оновлює протягом тижня після мінікемпу), а також лінки на презентації (презентації публікує самотужки або це робить Технік).Звіт-репортаж про перебіг мінікемпу.

Реєстраторконтролює к-ть відвідувачів події та робить розсилку після події. (Не обов’язкова роль).Проводить попередню реєстрацію в онлайні – створює сторінку події на сервісі Eventbrite.com за тиждень до події (Координатор надає розклад події, текст анонсу може написати Блогер).Реєструє учасників на події – відмічає тих, хто прийшов, записує електронні адреси тих, хто прийшов без попередньої реєстрації.Робить розсилку після мінікемпа – розсилає усім учасникам листа з лінками на опубліковані матеріали (які публікує Блогер).

Більшийбаркемп – зонивідповідальностіКоординаціяПрограмаподіїМаркетинг, фандрайзинг, партнерствоЛогістикаПіар та комунікаціїУчасникиіхелптімТехнології, інтернет, сайт, дизайн

КоординаціяПідбіркоманди, мотиваціяЗагальний план робітІндивідуальніпланиКонтроль за виконаннямМаєцілісну картину події, приймаєрішенняЛатаєдірки, коли вони з’являються

ПрограмаподіїДонести до аудиторії формат подіїподумати про «запасніваріанти»ЗаздалегідьдомовитисязцікавимидоповідачамиПродумативідкриттяізакриття, всінюансиЗнайтиведучого, або бути ведучимЗробітьдоповідь «як організуватибаркемп»

Маркетинг, фандрайзинг, партнерствоВизачитиminіmaxбюджетиВизначити ЦА іпотенційнихспонсорівНаписатиспонсорськупропозицію (СП)Представити СП спонсорам, переконатисящо вони прочитали (мейл, дзвінок)Слідкувати за CashflowСлідкувати за виконнням зобов’язань перед спонсорамиПідготувати фінальний звіт по події, надіслати його спонсорам та партнерам

ЛогістикаВизначитися з приміщенням Скласти перелік закупівель та перевезень (харчі, бейджі, “пакетучасника” рекламні матеріали спонсорів, апаратура ітд.)Подбати щоб вчасно були дизайни для друку, інформаційні матеріали ітд. “Пушати” проект зі свого бокуЗдійснити всі закупівлі і перевезення Закрити всі питання по приміщенню і перевезеннях після події

Піар та комунікаціїРазом з ініціатором ідеї написати текст “проподію”, інші потрібні тексти, наповнення для сайтуСтворити осередки у соціальних медіа – групи в соцмережах, блоґ, твіттерПрацювати з інформаційними партнерами – каналами поширення інформації. молодіжні ГО, мейл-розсилки, он-лайн та офф-лайн видання Вести моніторинг згадок про подію і вчасно реагуватиПодбати про належну кількість медіаактивних людей на подіїПідготувати матеріали і звіт після події: збірки посилань на репортажі, фото, відео ітд.

Учасники та хелптімЧасто це невелика частина роботиСлідкувати за потребами учасників, спілкуватися з ними до, під час і після подіїЗібрати і проінструктувати хелптім за тиждень-два до початкуКерувати хелптімом за день до події і на подіїПодбати про “приємніштуки” для хелптіму

Технології, інтернет, сайт, дизайнЧасто це необов’язкова частина роботиСайт можна робити на базі блоґу або окремийДизайн можна брати стандартний або малювати свійЯкщо піарник не має достатньо компетенції для роботи в Інтернеті – потрібна допомогаНа події – забезпечення роботи Інтернету, проекторів, звуку ітд.Після події – оперативне викладення фото, відо, презентацій в онлайн.

Перші крокиЗібрати командуВизначити форматСплануватидіяльність, орієнтовнідатиСкласти бюджетЗапустити сайтАнонсуватиподію…………………………………..

МожливіперешодиПідставазприміщеннямПідставазгрошимаНевиконаннязобов’язаньз боку спонсорівГрошіпотрібні зараз, а будуть завтра зранкуВихід члена зкомандиВійна, потоп, революція, армагедонІншідрібнінеприємності

На подіїДотриманняпрограмиФото, відео, презентації, твіттер, пости у блоґи, висвітленняподіїДотриманнязобов’язань перед партнерамиНепередбаченіситуації

Післяподії«Пост-реліз»Робота на майбутнєВикластипрезентації, фото, відео в онлайн. Зробитипідбіркипосилпнь на записи іншихкористувачів про вашу подію

Що даліБільший/кращий баркемпСпільні проекти з людьми, з якими познайомилисяПередати свої знання і досвід наступникам

Запитання?

КонтактиЯрослав Ажнюкyaazhnyuk@gmail.com+3 8 050 640 41 68twitter: @YaroslavAzhnyukblog: kid-06.livejournal.comhttp://internetinitiatives.orghttp://socialmedia.com.ua