Galactinav Shipping, S.A.




Caso preparado por Eduard Rodés. Es un caso ficticio, y cualquier parecido con la realidad e...
Galactinav Shipping, S.A.

1. Resumen:

Josep Ventalló, Director de Administración de la consignataria Galactinav
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La primera, y más importante es la West China Shipping (WCS) con sede
en Shangai. La compañía dispone de 30 barcos portaco...
4. Funcionamiento Departamental de la empresa:

       GERENCIA
Se responsabiliza de las relaciones con las navieras, a la...
Distribución de tareas Import

-   1 Responsable para todas las líneas. Tiene dos asistentes para customer
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Atención del capitán.
          Entrega el manifiesto a la guardia civil.
          Realizan las solicitudes de trasbordo ...
Cuentas de escala.
            Contabilidad empresa
            Bancos: cobros y pagos
            Control de riesgos


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ANEXO I

Proceso de exportación:

La operación comienza por la llamada de los jefes de línea a los transitarios
comunicand...
ANEXO II




            TEUS      Conocimientos        Fletes ($)          Facturación ($)
        Import Export Import E...
ANEXO III


                          PERSONAL
                     (importe en euros anuales)
                          R...
ANEXO IV


Ingresos
Comisiones               705.613
Documentación            134.173
Transporte               104.663



...
ANEXO IV

CIRCUITO EXPORTACIÓN




  T ransitario                                                        C onsignatario
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  1. 1. Galactinav Shipping, S.A. Caso preparado por Eduard Rodés. Es un caso ficticio, y cualquier parecido con la realidad es pura coincidencia. Revisión 2007
  2. 2. Galactinav Shipping, S.A. 1. Resumen: Josep Ventalló, Director de Administración de la consignataria Galactinav Shipping, S:A, debe dar respuesta a la solicitud del gerente de la empresa que le pide la presentación de un proyecto aprovechar el nuevo entorno que Internet ofrece. 2. Antecedentes de la compañía: La empresa Galactinav Shipping, S.A (GS) se fundó en el año 1.957 por Don Antonio López, Capitán de la Marina Mercante, que dedicó gran parte de su vida al negocio consignatario. En sus inicios la empresa trabajaba de forma exclusiva para la naviera Cia. Argentina de Naves. En aquellos años iniciales se operaba con carga general. Se realizaban importaciones masivas de carne congelada y se exportaban principalmente manufacturas textiles y componentes para la fabricación de vehículos. En la década de los 70, D. Antonio inició contactos con compañías de la zona asiática firmando un acuerdo en 1.975 con la West China Shipping, compañía estatal China. En 1.995, D. Antonio traspasó la dirección de la empresa a Enrique López, su hijo, que trabajaba en la misma desde 1.988. D. Antonio mantiene su despacho al que acude por las mañanas, tres días a la semana. Enrique López tiene en la actualidad 45 años. Es Diplomado en Márketing por EADA. Antes de su incorporación al departamento comercial de GS, trabajó durante 3 años en una transitaria en Estados Unidos, pasando por diferentes departamentos de la empresa. Está casado y tiene dos hijos. 3. Situación actual de la compañía La empresa representa a 3 compañías navieras.
  3. 3. La primera, y más importante es la West China Shipping (WCS) con sede en Shangai. La compañía dispone de 30 barcos portacontenedores, de los que 4 realizan la ruta del mediterráneo. El resto opera en la zona Asiática. Escala semanalmente en Barcelona. Esta línea opera en Joint Service con 2 consignatarios más de Barcelona. Sistema informático basado en un software propio. Conexión directa con Londres (oficina operativa en Europa). Se le introducen todos los datos en sistema y el acceso se realiza mediante una línea de datos que paga la propia naviera y que suministra British Telecom. La segunda es la Cia. Argentina de Naves (CAN) que tiene su central en Buenos Aires. Dispone de 10 barcos, 5 portacontenedores y 5 graneleros. Opera con 3 barcos en la zona Mediterránea. Escala en Barcelona cada 15 días. Sistema informático por traspaso de ficheros por Internet. Los datos salen del sistema de Galactinav mediante un proceso desarrollado por el informático de la empresa. La última compañía es la Gulf Lines (GL) con base en Alejandría. Opera en la zona del golfo pérsico, Mar Rojo y Egipto. Dispone de 15 barcos, 5 portacontenedores y 10 de carga general. Escala semanalmente en Barcelona. No tiene Sistema Informático. La documentación se recibe y envía por courrier. Para el resto de informaciones se utiliza el correo electrónico (de forma limitada, ya que es una cuenta de particular abierta en “hotmail” de un empleado de la consignataria con limitación de tamaño de ficheros), fax y correo ordinario.
  4. 4. 4. Funcionamiento Departamental de la empresa: GERENCIA Se responsabiliza de las relaciones con las navieras, a las que visita de forma regular. Mantiene las relaciones de respaldo con los clientes más importantes. Coordina y supervisa los departamentos de la empresa. COMERCIAL Jefe Comercial – Antonio Escala 50 años y 10 en la compañía. Se responsabiliza de los trabajos del departamento. Atiende a los responsables de exportación de los clientes más importantes, aprueba los presupuestos a los clientes y negocia los fletes con las navieras. En el año 1.998 se responsabilizó del desarrollo de una página web de la compañía en Internet. (www.galactinav.com) El departamento tiene divididas las funciones de importación y exportación. Distribución de tareas en Export - 1 Jefe para cada línea - Atienden a los clientes, preparan presupuestos y coordinan las informaciones de las expediciones. - 2 asistentes para las 3 líneas –Hacen los bookings, preparan la información para los clientes (Customer Services). Preparan la documentación de MMPP y realizan el control de transporte. - Documentación – 3 personas. Reciben toda la documentación de los clientes. Preparan los expedientes y supervisan todos los requisitos documentales según las líneas. Realizan las gestiones necesarias con el cliente para completar la documentación. Normalmente introducen la información de la mercancía en la cuenta de escala. Consideran que no es su obligación y últimamente esto ha provocado fricciones con el departamento de operaciones.
  5. 5. Distribución de tareas Import - 1 Responsable para todas las líneas. Tiene dos asistentes para customer services. Sus funciones son: Facturación (cálculo complicado). Organización transporte. Verificación documentación. Aviso al importador/transitarios de la llegada. Relación con el Agente de Aduanas. LOGÍSTICA El departamento se compone por 2 personas. El jefe del departamento, el Sr. José Robles de 57 años y su asistente, un chico joven, que le ayuda en el papeleo. Las funciones de estos son: Container control. Asignación de contenedores. Reporting a las diferentes compañías (diario los movimientos). Realizar un inventario semanal. Valoración de las necesidades. Partes de reparación – costes, etc. Transporte de containers vacíos o reparación. OPERACIONES El departamento lo integran 2 personas. El jefe del departamento el Sr. Joaquín Balaguer de 33 años, ex “chico de los recados” del departamento de logística, y una operadora / secretaria. Sus funciones básicas son: Preparan la presentación de la documentación del puerto (manifiestos). Preparan y coordinan las escalas y se ocupan de los aspectos operativos. Presencia física a la llegada del barco.
  6. 6. Atención del capitán. Entrega el manifiesto a la guardia civil. Realizan las solicitudes de trasbordo y su transporte. Entregan los DUA de exportación para presentarlo en la terminal. MMPP importación. Preparan y entregan la documentación en la Capitanía Marítima. Coordinan la operativa con las terminales. INFORMÁTICA La compañía dispone de una persona responsable de la informática. Su trabajo consiste principalmente en: Mantenimiento del sistema informático de la compañía (21 ordenadores personales y 1 servidor). Se ocupa de las telecomunicaciones: Negociación con las operadoras, teléfonos móviles, etc. Desarrollo de programas y coordinación de los desarrollos realizados por un programador externo. ADMINISTRACIÓN El Jefe de Administración Sr.Josep Ventalló. Comenzó en la compañía en 1960, con 15 años, realizando recados. Con el tiempo se convirtió en una persona de confianza de D. Antonio, que le pagó los estudios de peritaje mercantil en la Escuela de Comercio. Desde 1985 asume la responsabilidad de la administración de la compañía. Durante los años anteriores adquiere un profundo conocimiento de toda la operativa de los diferentes departamentos de la empresa y del entorno portuario. Es una persona muy conocida en el sector. Se responsabiliza de toda la parte administrativa, financiera y de personal de la compañía. El departamento lo componen: - 4 Administrativos: Gastos por líneas
  7. 7. Cuentas de escala. Contabilidad empresa Bancos: cobros y pagos Control de riesgos - 1 Recepcionista Teléfono-recepción – mensajeros. Ayudas en tareas administrativas.
  8. 8. ANEXO I Proceso de exportación: La operación comienza por la llamada de los jefes de línea a los transitarios comunicando la llegada del barco, o bien por la llamada del transitario solicitando un presupuesto. Con los datos generales aportados por el transitario se realiza la cotización. Si este presupuesto es conforme el transitario envía por fax o facilita telefónicamente las instrucciones de carga y se concretan las condiciones. Si es mercancía peligrosa debe indicarlo para poder solicitar autorización al puerto. En la fecha establecida se envían los contenedores a cargar. Previamente se les facilita la documentación necesaria para la entrada en terminal (admítase). Cuando el contenedor entra en terminal la empresa estibadora se queda con un admítase y devuelve otro sellado al consignatario. Este documento se le entrega a los despachantes del consignatario o se manda por fax. Una vez que el contenedor está en la terminal se procede al despacho de la mercancía por parte del despachante del transitario. Una vez despachado se aporta el despacho aduanero y los datos necesarios para la confección del conocimiento marítimo al consignatario. Se introducen la información de los conocimientos y se preparan unos conocimientos provisionales que se pasan por fax al transitario para su cotejo. Si son conformes, cuando sale el barco se generan e imprimen. Con esta información se procede a la facturación de los gastos que corresponda. Toda la documentación se entrega al transitario previo pago de los gastos liquidados. Para retirar la documentación el transitario llama por teléfono para conocer el importe a liquidar.
  9. 9. ANEXO II TEUS Conocimientos Fletes ($) Facturación ($) Import Export Import Export Import Export Import Export WCS 4.630 3.489 926 996 6.944.400 4.187.160 17.361 150.738 CAN 2.516 3.605 559 601 2.515.500 4.325.400 7.547 214.107 GL 1.148 4.608 209 768 1.606.500 6.912.000 4.820 311.040 Total 8.294 11.702 1.694 2.365 11.066.400 15.424.560 29.728 675.885 19.996 4.059 26.490.960 705.613
  10. 10. ANEXO III PERSONAL (importe en euros anuales) Remuneración SS Empleados Director 78.132 8.152 1 COMERCIAL Director Comercial 57.096 8.152 1 Jefes de línea 90.374 24.456 3 Asistentes 42.146 12.644 2 DOCUMENTACIÓN Jefe Documentación 24.040 7.212 1 Documentación 42.343 12.703 2 LOGISTICA 47.147 14.144 2 OPERACIONES 56.048 16.304 2 ADMINISTRACIÓN Director Administración 57.096 8.152 1 Administrativos 74.782 22.435 4 Recepcionista 13.977 4.193 1 Secretaria 22.577 6.773 1 TOTAL 605.758 145.320 21
  11. 11. ANEXO IV Ingresos Comisiones 705.613 Documentación 134.173 Transporte 104.663 Total ingresos 944.449 Gastos Alquiler oficinas 30.291 Renting coche 7.596 Suministros 3.029 Comunicaciones 22.905 Cuotas y suscripciones 1.939 Publicidad 4.958 Gastos comerciales 7.933 Gastos de viaje 19.035 Seguros 1.950 Mensajeros 5.107 Material oficina 4.956 Amortizaciones 5.049 Total otros gastos 114.747 Personal 751.078 Resultado 78.624
  12. 12. ANEXO IV CIRCUITO EXPORTACIÓN T ransitario C onsignatario Jefe línea D ocum entación Logística operaciones R ecepción Facturación C aja 1 P etición de cotización 2 C otización 3 N ota de carga 4 N ota de bookin g 5 N ota de booking 6 C opia ad m ítase 7 P etición de detalles y a viso de entrada en term ina l 8 D etalles para el B L y D U A 9 R epaso B L 10 D U A para el guardia 11 B L+ D U A 12 Factura 13 P ago 14 D ocum entación

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