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    Software de negocios i   2011-i Software de negocios i 2011-i Document Transcript

    • Software deNegocios I
    • 2CARRERAS PROFESIONALES CIBERTEC
    • SOFTWARE DE NEGOCIOS I 3 PáginaÍNDICEPresentación 5Red de contenidos 6Edición de documentos con Microsoft Word 20071.1 Tema 1 : Word 2007 1.1.1. : Novedades de Office Word 2007 8 1.1.2. : Interfaz Gráfica 9 1.1.3. : Edición de documentos 11 1.1.4. : Formatos 13 1.1.5. : Configuración de página 211.2 Tema 2 : Tabulaciones y Tablas 1.2.1. : Tabulaciones 25 1.2.2. : Tablas 28 1.2.3. : Tablas rápidas 361.3 Tema 3 : Encabezados y pies, notas al pie, columnas y secciones 1.3.1. : Encabezados y pies de página 39 1.3.2. : Notas al pie de página 44 1.3.3. : Columnas 45 1.3.4. : Secciones de un documento 471.4 Tema 4 : Estilos y tabla de contenido, índice y tabla de ilustraciones 1.4.1. : Estilos 53 1.4.2. : Tablas de contenido 59 1.4.3. : Tablas de índice 64 1.4.4. : Tablas de ilustraciones 661.5 Tema 5 : Plantillas y elementos rápidos 1.5.1. : Plantillas 70 1.5.2. : Elementos rápidos 75Diseño de presentaciones con Microsoft PowerPoint 20072.1 Tema 6 : Presentaciones con PowerPoint 2007CIBERTEC CARRERAS PROFESIONALES
    • 4 2.1.1. : Novedades de Office PowerPoint 2007 84 2.1.2. Ilustraciones 85 2.1.3. Diseño de una presentación 92 2.1.4. Efectos de transición y animación 952.2 Tema 7 : Patrón de diapositivas, integración con Office, vínculos y acción 2.2.1. : Patrón de diapositivas 103 2.2.2. : Integración con Office 105 2.2.3. : Vínculos 108 2.2.4. : Insertar acción 112Análisis de datos con Microsoft Excel 20073.1 Tema 8 : Excel 2007 3.1.1. : Novedades de Office Excel 2007 116 3.1.2. : Fórmulas 118 3.1.3. : Operadores de cálculo 119 3.1.4. : Orden de las operaciones en las fórmulas 121 3.1.5. : Referencias de celdas 1233.2 Tema 9 : Formatos y estilos de celdas 3.2.1. : Formatos de celdas 129 3.2.2. : Estilos de celdas 1333.3 Tema 10 : Funciones 3.3.1. : Funciones matemáticas 145 3.3.2. : Funciones estadísticas 145 3.3.3. : Definir nombres de celdas 1463.4 Tema 11 : Gráficos 151 3.4.1. : Tipos de gráficos 152 3.4.2. : Creación de gráficos 160CARRERAS PROFESIONALES CIBERTEC
    • SOFTWARE DE NEGOCIOS I 5PRESENTACIÓNSoftware de Negocios I es un curso que pertenece a la línea de software deaplicaciones y se dicta en las carreras de Administración, Administración deNegocios Internacionales, Contabilidad, Traducción y Marketing. Brinda a losalumnos un conjunto de herramientas de software como Word, PowerPoint yExcel para la creación de documentos, presentaciones y hojas de cálculo. Ello lepermite crear las aplicaciones informáticas más utilizadas en el medio laboral.El manual para el curso ha sido diseñado bajo la modalidad de unidades deaprendizaje, las que se desarrollan durante semanas determinadas. En cada unade ellas, hallará los logros que debe alcanzar al final de la unidad; el tematratado, el cual será desarrollado; y los contenidos, que debe desarrollar, esdecir, los subtemas. Por último, encontrará las actividades que deberádesarrollar en cada sesión, que le permitirán reforzar lo aprendido en la clase.El curso es eminentemente práctico. Se inicia con el uso de la aplicación Word2007 y abarca temas como aplicación de formatos e inserción de información.Asimismo, se indica como utilizar la aplicación PowerPoint 2007 para crear unapresentación con animaciones e integrarlo a diferentes elementos de Office.Finalmente, se emplea la aplicación Excel 2007 para crear cuadros, escribirfórmulas, funciones y gráficos para el análisis de la información.CIBERTEC CARRERAS PROFESIONALES
    • 6RED DE CONTENIDOSSofware de Negocios I Edición de documentos con Word 2007 Word 2007 Tabulaciones y tablas Encabezados y pies, notas al pie, columnas y secciones Estilos y tabla de contenido, índice ey tabla de ilustraciones Plantillas y elementos rápidos Diseño de presentaciones con PowerPoint 2007 Presentaciones con PowerPoint 2007 Patrón de diapositivas, integración con Offices, vínculos y acción Análisis de datos con Excel 2007 Excel 2007 Formatos y estilos de celdas Funciones GráficosCARRERAS PROFESIONALES CIBERTEC
    • SOFTWARE DE NEGOCIOS I 7 UNIDAD DE APRENDIZAJE 1EDICIÓN DE DOCUMENTOS CON MICROSOFT WORD2007LOGRO DE LA UNIDAD DE APRENDIZAJE • Al término de la unidad, el alumno elabora documentos y emplea plantillas utilizando las herramientas de formatos de estilos, columnas, inserción de encabezados y pies, tablas, tablas de contenido, índices y tablas de ilustraciones utilizando un procesador de textos.TEMARIO • Word 2007 • Tabulaciones y tablas • Encabezados y pies, notas al pie, columnas y secciones • Estilos y tablas de contenido, índices y tablas de ilustraciones • Plantillas y elementos rápidosACTIVIDADES PROPUESTAS • Los alumnos reconocen los elementos de la nueva interfaz gráfica del programa Word 2007, crean documentos y aplican formatos para mejorar la apariencia del texto. • Los alumnos crean cuadros con tabulaciones e insertan tablas. • Los alumnos diseñan un documento con encabezados y pies de página, insertan notas al pie de página, aplican formato de columna a un documento e insertan secciones a un documento. • Los alumnos crean y aplican estilos en un documento, insertan tablas de contenido, índices y tablas de ilustraciones. • Los alumnos utilizan y crean plantillas. • Los alumnos utilizan y crean elementos rápidosCIBERTEC CARRERAS PROFESIONALES
    • 81.1 WORD 2007 1.1.1. Novedades de Office Word 2007 Los editores o procesadores de textos existen ya hace bastante tiempo y desde la aparición del programa de Word, este se ha convertido en el más popular y utilizado por la mayoría de los usuarios en el mundo. La versión de Microsoft Word 2007 no sólo proporciona nuevas y mejores herramientas para crear documentos de manera profesional, sino también,, ofrece nuevas características generales del programa a través de su nueva interfaz gráfica. La nueva versión de Word 2007 ayuda a los usuarios a crear documentos de aspecto mucho más profesional, brindando para ello, un completo set de herramientas y una nueva interfaz gráfica. Entre las novedades más destacadas de la nueva versión figuran las siguientes: Nueva interfaz gráfica Esta nueva versión ha dejado de utilizar los menús desplegables y las barras de herramientas para agrupar los comandos más comunes y lógicos en lo que ahora denominan cintas de opciones, ubicadas en la parte superior de la ventana. Cada una de ellas, está clasificada en fichas, que a su vez contienen varios grupos de comandos. Conversión de documentos con formatos PDF o XPS PDF (Formato de documento portátil) o XPS (XML Paper Specification) son formatos de archivo que mantienen el formato del documento y permite el uso compartido del mismo. El formato PDF o XPS garantizan que cuando el archivo se visualiza en línea o se imprime, conserva el formato deseado y que los datos del archivo no se pueden cambiar con facilidad. Gráficos más atractivos Las nuevas características de elaboración de gráficos y diagramas incluyen formas tridimensionales, transparencias, sombras y otros efectos. Facilidad para corregir errores ortográficos Si cambia una de las opciones del corrector ortográfico en un programa de Office, también se cambia en los demás programas de Office. Incluye además, el diccionario francés posterior a la reforma a diferencia de la versión 2003, en la que se trataba de un complemento que había que instalar por separado.CARRERAS PROFESIONALES CIBERTEC
    • SOFTWARE DE NEGOCIOS I 9 Firmas digitales o una línea de firma a los documentos Puede ayudar a confirmar la autenticidad, integridad y el origen del documento agregando una firma digital al mismo. Office Word 2007 puede agregar una firma digital invisible al documento o insertar una línea de firma de Microsoft Office para capturar una representación visible de una firma junto a una firma digital. Detección instantánea de documentos que contienen macros incrustadas Office Word 2007 utiliza un formato de archivo independiente (.docm) para los documentos que contienen macros, por lo que puede determinar al instante si un archivo puede ejecutar macros incrustadas. Documentos de tamaño más pequeño El nuevo formato de archivo basado en XML permite que los archivos de Office Word 2007 sean más pequeños, más resistentes y estén integrados con sistemas de información y orígenes de datos externos. Este tamaño reducido permite mejorar la recuperación en caso de daños. 1.1.2. Interfaz Gráfica La nueva apariencia de la ventana de Word 2007 es similar a la siguiente: Esta nueva interfaz gráfica agrupa los comandos de una manera lógica, por ejemplo, los comandos de tabla se localizan junto con todas las herramientas de tabla. A continuación, se muestran los nuevos elementos de la nueva ventana de Word 2007.CIBERTEC CARRERAS PROFESIONALES
    • 10 Botón de Office Barra de Botón de herramientas de ayuda acceso rápido Ficha Cinta de opciones Comandos Grupos Barra de zoom Además de los nuevos elementos mostrados; existen otros tales, como los siguientes: Herramientas contextuales, que permiten trabajar con un objeto que seleccione en la página, como tablas, imágenes o dibujos. Al hacer clic en ese objeto, junto a las fichas estándar aparece el conjunto pertinente de herramientas contextuales con un color resaltado. Iniciadores de cuadros de diálogo son pequeños iconos que aparecen en ciertos grupos. Al hacer clic en una de ellos, se abre un cuadro de diálogo o un panel de tareas relacionado, lo cual proporciona más opciones relacionadas con dicho grupo.CARRERAS PROFESIONALES CIBERTEC
    • SOFTWARE DE NEGOCIOS I 11 Minibarra de herramientas, permite dar formato a un texto de manera rápida, simplemente seleccionando el texto que desea modificar. 1.1.3. Edición de documentos La edición de textos no sólo se refiere al modo como se escribe un texto, en el cual debe tenerse mucho cuidado para emplear una buena ortografía y redactar de manera apropiada un párrafo; también se refiere a tomar en cuenta, cual es la apariencia más adecuada para el documento dependiendo del tipo de texto que se elabora. Por esa razón, la aplicación de algunos formatos que permiten mejorar la apariencia de un documento también es importante. Se le recomienda revisar la ortografía cuando ya terminó de escribir todo el documento. Para ello, utilice el comando llamado Ortografía y gramática que se encuentra en la ficha Revisar y en el grupo Revisión. Creación de un nuevo documento Si desea crear un nuevo documento realice lo siguiente: 1. Haga clic en el botón Office y elija la opción Nuevo. Enseguida, aparecerá la siguiente ventana. 2. Ahora seleccione Documento en blanco y haga clic en el botón Crear. Como ejemplo, escriba el siguiente texto:CIBERTEC CARRERAS PROFESIONALES
    • 12 Guardar un documento Si desea guardar el documento realice lo siguiente: 1. Haga clic en el Guardar de la Barra de herramientas de acceso rápido. De inmediato, aparecerá la siguiente ventana. 2. En el cuadro Guardar en, seleccione la carpeta o unidad donde desea almacenar el archivo. También, verifique si el nombre de archivo es el que usted desea utilizar y, finalmente, elija el tipo de archivo a guardar. 3. Después de verificar los datos anteriores, haga clic en el botón Guardar.CARRERAS PROFESIONALES CIBERTEC
    • SOFTWARE DE NEGOCIOS I 13 Word 2007 utiliza un nuevo formato de archivos que permite tener archivos más pequeños y seguros. Los documentos de Word pertenecientes a versiones anteriores tenían la extensión .doc. Ahora la nueva extensión de los archivos es .docx este nuevo formato de archivos está basado en los nuevos formatos de XML abierto (XML es la abreviatura de Extensible Markup Language, Lenguaje de marcado extensible) de Office. Si desea abrir el archivo en versiones anteriores a la de Word 2007, deberá escoger el tipo de archivo Documento de Word 97-2003. 1.1.4. Formatos Los formatos son características que mejoran la apariencia de los textos, párrafos y documentos. A continuación, se aplicarán los siguientes formatos: Fuente Párrafo Numeración y viñetas Formato Fuente Las maneras posibles de realizar cambios en el formato fuente de un texto son las siguientes: Con la Ficha Inicio y los comandos del grupo FuenteCIBERTEC CARRERAS PROFESIONALES
    • 14 Con la minibarra de herramientas Seleccione la fuente Forte, tamaño 14, negrita y color verde. Con el cuadro de diálogo fuenteCARRERAS PROFESIONALES CIBERTEC
    • SOFTWARE DE NEGOCIOS I 15 Con el menú contextual Formato Párrafo Las maneras posibles de realizar cambios en el formato párrafo son las mismas que para el formato fuente. Con la Ficha Inicio y los comandos del grupo Párrafo Con la minibarra de herramientas Con el cuadro de diálogo párrafoCIBERTEC CARRERAS PROFESIONALES
    • 16 Con el menú contextual Numeración y viñetas Las maneras posibles de realizar cambios del formato párrafo son las mismas que para el formato fuente. Con la Ficha Inicio, grupo Párrafo y botón ViñetasCARRERAS PROFESIONALES CIBERTEC
    • SOFTWARE DE NEGOCIOS I 17 Con la minibarra de herramientas Con el menú contextual Los mismos métodos utilizados para aplicar un formato de viñetas son empleados para aplicar formatos de numeración. Después de realizar algunos cambios de formatos en el documento, es posible que la apariencia del documento sea similar a la siguiente:CIBERTEC CARRERAS PROFESIONALES
    • 18 Estilos Una de las novedades de la versión Word 2007 es el cambio de formatos a través de la aplicación de estilos, cambio de colores y cambio de fuentes de todo un documento. Cambio de estilos 1. Haga clic en cualquier lugar del documento. 2. Seleccione la ficha Inicio y el grupo Estilos. 3. Haga clic en el botón Cambiar Estilos y elija Conjunto de estilos. 4. Seleccione uno de los estilos mostrados. Observe como todo el texto adquiere otra apariencia.CARRERAS PROFESIONALES CIBERTEC
    • SOFTWARE DE NEGOCIOS I 19 . Cambio de colores 1. Haga clic en cualquier lugar del documento. 2. Seleccione la ficha Inicio y el grupo Estilos. 3. Haga clic en el botón Cambiar Estilos y elija Colores. 4. Seleccione una de las opciones mostradas.CIBERTEC CARRERAS PROFESIONALES
    • 20 Cambio de fuente 1. Haga clic en cualquier lugar del documento. 2. Seleccione la ficha Inicio y el grupo Estilos. 3. Haga clic en el botón Cambiar Estilos y elija Fuentes. 4. Seleccione una de las opciones mostradas. Podrá observar que la apariencia del documento ha cambiado notablemente.CARRERAS PROFESIONALES CIBERTEC
    • SOFTWARE DE NEGOCIOS I 21 1.1.5. Configuración de página Uno de los procesos que se debe utilizar cuando se crea un documento está relacionado a elegir las características que tendrá, como por ejemplo, cuáles son los márgenes, la orientación y el tamaño del papel que se utilizarán, entre otros. Para modificar estas características, seleccione la ficha Diseño de página, luego, haga clic en el cuadro de dialogo del grupo Configurar página. Finalmente, seleccione las opciones que necesita cambiar. Márgenes de página Los márgenes de página son los espacios en blanco alrededor de los bordes de una página. Por lo general, el texto y los gráficos se insertan en el área de impresión dentro de los márgenes. No obstante, algunos elementos pueden colocarse en los márgenes, por ejemplo, los encabezados, pies de página y los números de página.CIBERTEC CARRERAS PROFESIONALES
    • 22 Microsoft Word ofrece varias opciones de márgenes de página. Utilice los márgenes de página predeterminados o especifique otros. Agregue márgenes de encuadernación. Utilice este margen para agregar un espacio adicional al margen lateral o superior de un documento. Un margen de encuadernación evita que se oculte texto al encuadernar un documento. Establezca márgenes de páginas opuestas. Utilice márgenes simétricos para configurar páginas opuestas en documentos de doble cara, como libros o revistas. En este caso, los márgenes de la página izquierda son un reflejo simétrico de los de la derecha; es decir, los márgenes interiores y exteriores son del mismo ancho en las dos páginas. Agregue un libro plegado. Mediante la opción Libro plegado en el cuadro de diálogo Configurar página, puede crear un menú, una invitación, un programa de evento o cualquier otro tipo de documento con un solo plegado central. Tras configurar un documento como folleto, trabaje de la misma manera que con cualquier otro documento, insertando texto, gráficos y otros elementos visuales. Orientación de la página Esta opción permite cambiar la orientación de la página activa o de todas las páginas del documento. Tamaño de papel En la ficha Papel, puede cambiar el tamaño del papel de todo un documento o de una parte de él. Para ello, seleccione las páginas y, a continuación, cambie el tamaño del papel con la opción que desea. En el cuadro Aplicar a, haga clic en Texto seleccionado. Microsoft Word inserta saltos de sección antes y después de las páginas con el nuevo tamaño de papel.CARRERAS PROFESIONALES CIBERTEC
    • SOFTWARE DE NEGOCIOS I 23 Utilice el botón predeterminar cuando desee que las opciones elegidas se apliquen a todos los nuevos documentos de Word.Actividad 11. En un nuevo documento, escribe el siguiente texto:CIBERTEC CARRERAS PROFESIONALES
    • 241. Configura el documento con tamaño de papel Carta, los márgenes superior, inferior, izquierdo y derecho de 3cm. La orientación en vertical.2. Cambia el formato fuente por Calibrí y aplica tamaño 11 a todo el documento.3. El tamaño del título es 18 y los subtítulos tienen tamaño 12. Además, aplícales formato de negrita.4. Aplica el estilo de colores Urbano y cambia la fuente por Opulento.5. Aplica las viñetas de tu preferencia a la lista de alimentos recomendados.6. Inserta una imagen prediseñada en la posición y con el tamaño de acuerdo al modelo. Indica qué formatos aplicaste a la imagen.7. ¿Qué otros formatos utilizaste para lograr la apariencia del modelo?Actividad 2Crea un nuevo documento que contenga información sobre el coaching empresarial.Luego, aplica los formatos que consideres convenientes para mejorar la apariencia deltexto.CARRERAS PROFESIONALES CIBERTEC
    • SOFTWARE DE NEGOCIOS I 251.2. TABULACIONES Y TABLAS 1.2.1. Tabulaciones Un tabulador es un punto de parada en una línea de texto, en un renglón, al que se puede "saltar" pulsando la tecla de tabulación <TAB>. Por defecto, Word establece las paradas de tabulación a 1.25 cm. una de otra, que aparecen reflejadas en la regla como unas marquitas grises en su perfil inferior. Las tabulaciones permiten alinear el texto a la izquierda, a la derecha, al centro o a un carácter decimal o visualizar una barra. También, puede insertar caracteres de relleno específicos como puntos o guiones delante de las tabulaciones. A continuación se muestra un cuadro hecho con tabulaciones, el cual tiene relleno tipo puntos. Creación de tabulaciones Se puede crear tabulaciones antes de escribir el texto o después. En este último caso, debe seleccionar primero el texto a formatear con tabulaciones. Para ello, puede utilizar la regla o el cuadro de diálogo Tabulaciones que se encuentra en el cuadro de diálogo de párrafo. Los tipos de tabulaciones son: Tabulación izquierda Tabulación centrada Tabulación derecha Tabulación decimal Tabulación barra Utilizando la regla 1. Ubique el cursor donde desea fijar la tabulación 2. Seleccione el tipo de tabulación haciendo clic en el botón de tabulaciones.CIBERTEC CARRERAS PROFESIONALES
    • 26 3. Elija la posición de la regla horizontal donde desee establecer una tabulación y luego, haga clic. Para mover una tabulación, simplemente, arrastre la marca de la tabulación a otra posición. Si desea eliminar una tabulación, arrastre la marca de la tabulación hacia el documento. Utilizando el cuadro de diálogo Tabulaciones 1. Ubique el cursor donde desea fijar la tabulación 2. Haga clic en la ficha Inicio 3. Seleccione el indicador del cuadro de diálogo del grupo Párrafo. 4. Haga clic en el botón Tabulaciones.CARRERAS PROFESIONALES CIBERTEC
    • SOFTWARE DE NEGOCIOS I 27 5. En el cuadro Posición escriba el número 9.5. Tome en cuenta, escribir en forma correcta, el símbolo decimal. Por ejemplo en la ventana anterior, el sistema está utilizando como símbolo el punto, eso lo puede observar en el cuadro Tabulaciones predeterminadas en él figura el valor 1.25 cm. Si desea saber cuál es el símbolo decimal de su equipo, ingrese al panel de control y en la opción de Configuración Regional encontrará esta información. 6. Luego, elija la alineación, por ejemplo Derecha. 7. Ahora, elija un relleno. En este caso puede elegir el relleno tipo 2. 8. Haga clic en el botón Fijar y finalmente en el botón Aceptar. El resultado se verá reflejado en la regla de la siguiente manera: Escribiendo el cuadro con tabulaciones 1. Haga clic en la línea donde están las tabulaciones fijadas. 2. Presione la tecla <TAB> y escriba el primer dato, por ejemplo Artículo. 3. Presione la tecla <TAB> y escriba el segundo dato, por ejemplo Cantidad. Luego presione la tecla <ENTER>. 4. Ahora, complete el cuadro de acuerdo al siguiente modelo: Eliminación de tabulaciones 1. Haga clic en la línea donde están las tabulaciones fijadas y donde desea eliminarlas. Usualmente, es una línea vacía. 2. Seleccione el indicador del cuadro de diálogo del grupo Párrafo. 3. Haga clic en el botón Tabulaciones. 4. Seleccione el botón Eliminar todas.CIBERTEC CARRERAS PROFESIONALES
    • 28 1.2.2. Tablas Las tablas se componen de filas y columnas de celdas que se pueden rellenar con texto y gráficos. Las tablas se utilizan a menudo para organizar y presentar información. También, puede utilizar tablas para crear diseños de página interesantes o crear texto, gráficos y tablas anidadas en una página Web. Partes de una tabla Resulta útil saber cómo se denominan las diversas partes de una tabla. Columna Fila Celda Algunas partes de una tabla sólo pueden verse si muestra todas las marcas de formato haciendo clic en Mostrar todo que está en el grupo Párrafo en la ficha Inicio. Controlador de movimiento de tablas Marca de fin de fila Controlador de ajuste de tamaño de tablas Marca de fin de celda Insertar una tabla Microsoft Word ofrece varias maneras de crear una tabla. La manera más idónea depende de cómo prefiera trabajar el usuario y del grado de complejidad que tenga la tabla. 1. Coloque el cursor en el lugar en que desee crear una tabla. 2. Seleccione la ficha Insertar y el comando TablaCARRERAS PROFESIONALES CIBERTEC
    • SOFTWARE DE NEGOCIOS I 29 3. Arrastre para seleccionar el número de filas y columnas que desee. Por ejemplo 3 columnas con 4 filas. El resultado será el siguiente: Dibujar una tabla más compleja Puede dibujar una tabla compleja, por ejemplo, una con celdas de diferente alto o un número variable de columnas por fila. 1. Coloque el cursor en el lugar en que desee crear una tabla. 2. Seleccione la ficha Insertar y el comando Tabla 3. Elija la opción Dibujar tabla. Observe que el puntero del mouse adquiere la forma de un lápiz. 4. Ahora dibuje la tabla, por ejemplo realice algunos trazos como los siguientes:CIBERTEC CARRERAS PROFESIONALES
    • 30 Resultado Cuando desee terminar con el dibujo de la tabla, presione la tecla <ESC>. Si desea continuar con el trazo, ubique el curso sobre la tabla, seleccione la haga clic en la ficha Diseño y luego clic en el botón Dibujar tabla. Complete la información en las siguientes tablas: Puede crear tablas anidadas, es decir una tabla grande que contiene otras tablas. Esta opción es bastante utilizada cuando diseña páginas web con ayuda de Word.CARRERAS PROFESIONALES CIBERTEC
    • SOFTWARE DE NEGOCIOS I 31 Seleccionar elementos de una Tabla Algunas partes de una tabla sólo pueden verse si muestra todas las marcas de formato haciendo clic en Mostrar todo del grupo Párrafo de la ficha Inicio. Elemento Método Una celda Haga clic en el borde izquierdo de la celda. Una fila Haga clic a la izquierda de la fila. Una columna Haga clic en la línea de separación superior o en el borde superior de la columna. Arrastre a lo largo de la celda, fila o columna. O bien, seleccione varios elementos que no, Varias celdas, necesariamente, están ordenados. Haga clic en la filas o primera celda, fila o columna que desee, presione la columnas tecla CTRL y, a continuación, haga clic en las siguientes celdas, filas o columnas que desee. Texto en la Presione la tecla TAB. siguiente celda Texto en la Presione las teclas MAYÚS+TAB celda anterior La tabla Haga clic en el controlador de movimiento de la tabla completa o arrastre a lo largo de toda la tabla También, puede seleccionar filas, columnas o toda la tabla arrastrando los elementos que necesite. Diseño de tabla Puede cambiar algunos formatos de diseño de la tabla creada, ubicando el cursor sobre la tabla y seleccionando la ficha Diseño.CIBERTEC CARRERAS PROFESIONALES
    • 32 Opciones de estilo de la tabla Puede cambiar algunos formatos de diseño de la tabla creada, ubicando el cursor sobre la tabla y seleccionando en Herramientas de tabla la ficha Diseño. Haga clic en un estilo para aplicarlo a la tabla. En el grupo Opciones de estilo de tabla, active o desactive la casilla de verificación que aparece junto a cada uno de los elementos de tabla para aplicarle o quitarle el estilo seleccionado. Estilos de tabla Puede cambiar el estilo de la tabla creada, ubicando el cursor sobre la tabla y seleccionando en Herramientas de tabla la ficha Diseño. En el grupo Estilos de tabla, haga clic en el estilo deseado. Inmediatamente, verá el cambio en la tabla creada. Puede encontrar más estilos de tabla y hace en el botón Más.CARRERAS PROFESIONALES CIBERTEC
    • SOFTWARE DE NEGOCIOS I 33 Bordes y sombreado Puede aplicar sombreados o bordes en una tabla, seleccionando las celdas que desee y haciendo clic en Herramientas de tabla, ficha Diseño y botón Sombreado. Puede cambiar el estilo, grosor y color del borde de una tabla, seleccionando las celdas que desee y eligiendo las opciones que desee del grupo Dibujar bordes de la ficha Diseño. Y luego elija en el botón Borde, el borde que necesita. La apariencia final de la tabla podría ser la siguiente: Herramientas de tabla También, es posible realizar otras operaciones de selección, edición, formatos u ordenación de los datos de una tabla creada. Para ello, debe ubicar el cursor sobre la tabla, seleccione Herramientas de tabla y la ficha Presentación.CIBERTEC CARRERAS PROFESIONALES
    • 34 Alineación Seleccione la tabla o las celdas en las que desea cambiar la alineación. Luego, haga clic en Herramientas, ficha Presentación, seleccione el grupo Alineación y elija lo que desee. Dirección del texto Seleccione las celdas en las que desea cambiar la dirección del texto. Luego, haga clic en Herramientas, ficha Presentación, seleccione el grupo Alineación y haga clic en el botón Dirección del Texto. Si desea cambiar, nuevamente, la dirección del texto, vuelva a hacer clic en el botón. Puede observar que la tabla va adquiriendo un formato cada vez más especial.CARRERAS PROFESIONALES CIBERTEC
    • SOFTWARE DE NEGOCIOS I 35 Ordenar datos de una tabla Al ordenar texto en tablas, puede seleccionar si desea ordenar una sola columna de la tabla o toda la tabla. También, puede ordenar por varias palabras o campos dentro de una sola columna de tabla. Por ejemplo, si una columna contiene tanto el nombre como el apellido, podrá ordenar por el apellido o por el nombre, tal y como haría si el nombre y el apellido se encontrasen en una lista en lugar de una tabla. Haga clic sobre cualquier dato de la tabla. Seleccione Herramientas de tabla, ficha Presentación, en el grupo Datos elija el botón Ordenar. En la ventana siguiente, seleccione el campo Nombre y Apellido. Luego, haga clic en el botón Aceptar. El resultado final será el siguiente:CIBERTEC CARRERAS PROFESIONALES
    • 36 Repetir filas de título Cuando se trabaja con una tabla de gran tamaño, es preciso dividirla cuando se produce un salto de página. Para que los títulos de la tabla puedan repetirse al inicio de la tabla será necesario realizar lo siguiente: 1. Ubique el cursor en la primera fila. 2. Haga clic en Herramientas de tabla, ficha Presentación, grupo Datos y botón Repetir filas de título. 1.2.3. Tablas rápidas Una de las novedades de Word 2007 es la inserción de tablas rápidas que son tablas que se almacenan en galerías como bloques de creación. Puede tener acceso y reutilizar las tablas rápidas en cualquier momento. Si utiliza con frecuencia, una tabla con formato específico, puede guardar una copia de la misma en la galería de tablas rápidas de modo que no sea necesario volver a crear la tabla cada vez que desee utilizarla. 1. Haga clic en el lugar donde desee insertar una tabla. 2. En el grupo Tablas de la ficha Insertar, haga clic en Tabla. 3. Seleccione Tablas rápidas y, a continuación, haga clic en la tabla que desee.CARRERAS PROFESIONALES CIBERTEC
    • SOFTWARE DE NEGOCIOS I 37 En el resultado podría ser el siguiente:Actividades1. Diseñe el siguiente cuadro con Código .........................................Ventas tabulaciones. Tome en cuenta que V-011 .............................................. 1500,7 deberá elegir el tipo de tabulación y la V-014 ................................................ 850,4 posición más conveniente. V-018 .................................................. 45,5 V-020 ................................................ 711,42. Diseñe un cuadro con tabulaciones que muestre la información del curso, créditos y profesor de su ciclo actual.3. En un documento nuevo, elabore la tabla mostrada e inserte la imagen de su preferencia en la posición y tamaño según el siguiente modelo.4. En un documento nuevo, escriba la siguiente tabla. Tome en cuenta los formatos de alineación, sombreados, bordes y fuentes que se aprecian en el modelo. Nombre y Apellido 5. Diseñe una tabla con información de su horario actual de clases y aplique el Administración I Comunicación I estilo de tabla que prefiera. Software I Matemática I 6. En un documento nuevo con Ciclo orientación horizontal, escriba el siguiente texto y aplique en Fundamentos Fin. Introd.. Marketing él los formatos fuente que desee, la imagen de su Vacaciones preferencia, el cuadro con Inicio Fin dd-mm al dd- mmCIBERTEC CARRERAS PROFESIONALES
    • 38 tabulaciones en las posiciones 1, 7, 13.25, 17.5 y 20 según el siguiente modelo. Tome en cuenta que el cuadro con los títulos Elaborado por y Autorizado por son tablas.7. En un documento nuevo, escriba el siguiente cuadro considerando que la orientación de la página es de forma horizontal.8. En un documento nuevo, cree la siguiente tabla rápida y modifique los formatos que se aprecian en la muestra.CARRERAS PROFESIONALES CIBERTEC
    • SOFTWARE DE NEGOCIOS I 391.3 ENCABEZADOS Y PIES, NOTAS AL PIE, COLUMNAS Y SECCIONES 1.3.1. Encabezados y pies de página Los encabezados y pies de página son espacios o áreas que se ubican fuera de los márgenes inferior y superior de un documento. Puede insertar texto o gráficos en encabezados y pies de página como, por ejemplo, el número de página, la fecha, el logotipo de la organización, el nombre del archivo o el título del documento, o el nombre del autor, que se imprimen en la parte superior o inferior de todas las páginas del documento. Para trabajar en las áreas del encabezado o pie de página, haga clic en Encabezado y pie de página del menú Ver. Insertar encabezado de página 1. Seleccione la ficha Insertar. 2. En el grupo Encabezados y pie de página, haga clic en el botón Encabezado. 3. Elija el tipo de encabezado que desee trabajar, por ejemplo, seleccione el modelo Alfabeto. Puede observar que inmediatamente aparece la cinta Diseño.CIBERTEC CARRERAS PROFESIONALES
    • 40 4. Escriba el texto del encabezado. Por ejemplo, escriba Software de Negocios I. 5. Para salir del encabezado, puede hacer clic en el botón Cerrar Encabezado y pie de página. También, puede hacer doble fuera del encabezado para cerrar el encabezado o pie de página. Cuando vea el documento, notará que este encabezado está en todas las páginas del documento. 6. La apariencia del encabezado en el documento será similar a la siguiente: Insertar pie de página 1. Seleccione la ficha Insertar. 2. En el grupo Encabezados y pie de página, haga clic en el botón Pie de página. 3. Elija el tipo de pie de página que desee trabajar, por ejemplo, seleccione el modelo Alfabeto. Puede observar que, inmediatamente, aparece la cinta Diseño como en el caso anterior.CARRERAS PROFESIONALES CIBERTEC
    • SOFTWARE DE NEGOCIOS I 41 4. Escriba el texto del encabezado. Por Puede observar que ejemplo, escriba Primer Ciclo. dependiendo del modelo que se seleccione se muestran los elementos en el pie de página. En este caso, se ha mostrado automáticamente el número de página. 5. Para salir del pie de página, puede hacer clic en el botón Cerrar Encabezado y pie de página. También, puede hacer doble fuera del pie de página para cerrar el encabezado o pie de página. Cuando vea el documento, notará que este encabezado está en todas las páginas del documento. 6. La apariencia del pie de página en el documento será similar a la siguiente:CIBERTEC CARRERAS PROFESIONALES
    • 42 Puede editar la información del encabezado o pie de página haciendo doble clic en la zona a modificar. También puede elegir la ficha Insertar y en el grupo Encabezado y pie de página, elegir el cambio que desee. Insertar número de página 1. Seleccione la ficha Insertar. 2. En el grupo Encabezados y pie de página, haga clic en el botón Número de página. 3. Seleccione el modelo que desea incluir. Herramientas para encabezado y pie de página Puede observar que cuando edita un encabezado o pie de página, se activa la ficha Diseño con una cinta de opciones que incluye la posibilidad de definir encabezados o pies diferentes y también, cambiar la posición o los márgenes de estos elementos en el documento. Para ello, realice lo siguiente: Opciones de encabezado y pie de página 1. Edite un encabezado o pie de página. 2. En la ficha Diseño y en el grupo Opciones, active la casilla Primera página diferente.CARRERAS PROFESIONALES CIBERTEC
    • SOFTWARE DE NEGOCIOS I 43 Puede observar que en el documento la primera página ya no tiene el encabezado anterior; sin embargo, la segunda página si lo tiene. 3. Escriba en la primera página el texto que desee. También, puede activar la opción Páginas pares e impares diferentes activando la casilla. En este caso, Word creará dos zonas adicionales para incluir un encabezado o pie de página en las páginas pares o en las impares. Posición del encabezado y pie de página Esta opción se utiliza para modificar el margen del encabezado y pie de página. Para ello, realice lo siguientes pasos. 1. Edite un encabezado o pie de página. 2. En la ficha Diseño y en el grupo Opciones, cambie la posición del encabezado en 2cm.CIBERTEC CARRERAS PROFESIONALES
    • 44 1.3.2. Notas al pie de página Las notas al pie son utilizadas, normalmente, para hacer citas bibliográficas, realizar aclaraciones sobre algún tema o para hacer comentarios sobre algún tema. Insertar una nota al pie de página Para insertar una nota al pie realice el siguiente procedimiento: 1. Ubique el cursor en la posición donde desea la nota al pie. 2. Seleccione la ficha Referencia. 3. En el grupo Nota al pie, haga clic en el botón Insertar nota al pie. 4. Escriba la nota al pie. 5. Luego, verá un resultado similar al siguiente: Si coloca el puntero del mouse sobre el superíndice de la nota al pie, aparecerá la anotación escrita anteriormente. Borrar una nota al pie de página Para borrar una nota al pie realice el siguiente procedimiento: 1. Seleccione el superíndice generado al insertar la nota al pie. 2. Presione la tecla <Supr>. Si desea cambiar el formato de la nota al pie, haga clic derecho sobre la nota y elija Opciones de Notas.CARRERAS PROFESIONALES CIBERTEC
    • SOFTWARE DE NEGOCIOS I 45 1.3.3. Columnas Puede diseñar texto o artículos en documentos de estilo boletín, folletos y prospectos creando columnas de estilo boletín o cuadros de texto vinculados. El texto de las columnas de estilo boletín fluye de forma continua desde la parte inferior de una columna hacia la superior de la siguiente columna. Puede especificar el número de columnas de estilo boletín que desea, ajustar su ancho y agregar líneas verticales entre las columnas. También, puede agregar un título que ocupe todo el ancho de la página. Crear columnas El texto en las columnas de estilo boletín fluye de una columna a otra en la misma página. Antes de aplicar columnas a un texto, personalice la barra de estado y active la opción Sección. Para ello, haga clic derecho en cualquier lugar de la barra y luego haga clic a la opción Sección. 1. Active la vista Diseño de impresión. 2. Seleccione el texto al que desee aplicar formato en las columnas. 3. Elija la ficha Diseño de página y haga clic al comando ColumnasCIBERTEC CARRERAS PROFESIONALES
    • 46 4. Haga clic en el número de columnas que desee aplicar. Puede observar que en la barra de estado aparece la sección 2. Asimismo, si ubica el cursor debajo de las columnas, podrá leer que la sección es la número 3. 5. Si elige la opción Más columnas, verá la siguiente ventana: 6. Elija una de las opciones en el grupo Preestablecidas. También, puede activar una línea entre las columnas. Finalmente, puede cambiar el ancho y espacio de las columnas. 7. Luego, haga clic en el botón Aceptar. Si desea eliminar columnas, tiene 2 alternativas. La primera opción es seleccionar el texto y aplicar una columna. Y la segunda opción es activar el botón Mostrar todo y suprimir las líneas donde aparecen los saltos de columna producidos. Insertar salto de columna Si desea que un texto cambie de columna, entonces deberá realizar los siguientes pasos: 1. Ubique el cursor donde necesita hacer el salto de columna. 2. Elija la ficha Diseño de página y haga clic en el comando Saltos.CARRERAS PROFESIONALES CIBERTEC
    • SOFTWARE DE NEGOCIOS I 47 3. Haga clic en la opción Columna. 1.3.4. Secciones de un documento Una sección es una parte de un documento en el que se establecen determinadas opciones de formato de página. Puede crear una nueva sección cuando desee cambiar propiedades como la numeración de líneas, el número de columnas o los encabezados y pies de página Sección con formato de una columna Sección con formato de dos columnas Sólo tiene que insertar saltos de sección para dividir el documento en secciones y después aplicar a cada sección el formato que desee. Por ejemplo, puede utilizar formato de una columna para la sección de presentación de un informe y después utilizar formato de dos columnas para el texto independiente del informe en la siguiente sección. Tipos de saltos de sección En los siguientes ejemplos, se muestran los tipos de saltos de sección que se pueden insertar. Página siguiente Inserta un salto de sección e inicia la nueva sección en la página siguiente. Continuo Inserta un salto de sección y empieza la siguiente sección en la misma página.CIBERTEC CARRERAS PROFESIONALES
    • 48 Página impar o Página par Inserta un salto de sección y empieza la siguiente sección en la siguiente página impar o par. Tipos de formatos que se pueden establecer para las secciones Puede cambiar los siguientes formatos de sección: Márgenes Tamaño u orientación del papel Fuente del papel para una impresora Bordes de página Alineación vertical Encabezados y pies de página Columnas Numeración de página Numeración de línea Notas al pie y notas al final Recuerde que un salto de sección controla el formato de la sección de texto que precede al salto. Por ejemplo, si elimina un salto de sección, el texto que le precede pasa a formar parte de la siguiente sección y adopta el formato de ésta. Observe que la última marca de párrafo (¶) del documento controla el formato de la última sección del documento, o de todo el documento si éste no tiene secciones. Insertar un salto de sección 1. Ubique el cursor donde desee insertar el salto de sección. 2. Seleccione la ficha Diseño de página y haga clic en el comando Saltos. 3. Los tipos de saltos de sección aparecerán en la siguiente ventana. Elija uno de ellos y haga clic en la opción que describe dónde desea que comience la nueva sección.CARRERAS PROFESIONALES CIBERTEC
    • SOFTWARE DE NEGOCIOS I 49 Al igual de lo ocurrido en las columnas, puede observar que en la barra de estado aparece el número de sección actual. Cambiar el tipo de salto de sección 1. Coloque el cursor en la sección que desee cambiar. 2. En la ficha Diseño de página, haga clic en el cuadro de diálogo del grupo Configurar página. 3. En la ventana Configurar página y en la opción Empezar sección, elija la opción que describe dónde desea que comience la sección actual. Por ejemplo, elija la opción continuo.CIBERTEC CARRERAS PROFESIONALES
    • 50 Eliminar un salto de sección Si elimina un salto de sección, también se elimina el formato del texto de la sección que se encuentra antes del salto. El texto formará parte de la sección siguiente y se le aplicará de forma predeterminada el formato de dicha sección. 1. Coloque el cursor donde se encuentra el salto de sección que desee eliminar. 2. Si se encuentra en la vista Diseño de impresión y no puede ver el salto de sección, muestre el texto oculto haciendo clic en Mostrar todo de la cinta Inicio. 3. Presione la tecla <Supr>.CARRERAS PROFESIONALES CIBERTEC
    • SOFTWARE DE NEGOCIOS I 51Actividades1. Diseñe el siguiente documento en Word mediante el uso de columnas.2. Escriba la siguiente carta. Escriba el siguiente encabezado tomando en cuenta los formatos mostrados. Asimismo, considere que la fecha deberá actualizarse automáticamente.CIBERTEC CARRERAS PROFESIONALES
    • 523. Cree un documento sobre el tema del Cáncer, aplique en él los formatos fuente, párrafo y columnas. Finalmente, inserte los siguientes encabezados y pies de página. Tome en cuenta que las figuras son sólo referenciales, puede elegirlas a su gusto.4. Cree un documento nuevo con el tema de su preferencia y seccione el documento de la siguiente manera: • La primera página que corresponde a la sección 1 no debe tener numeración ya que es la carátula. • La segunda página deberá tener el número de página con el numeral “i” como encabezado. Esta página corresponde a la sección 2 y aquí escribirá como título el texto “tabla de contenido”. • La tercera página del documento debe corresponder a la sección 3 y tendrá como encabezado una numeración de páginas utilizando los números arábigos • Inserte encabezados para las páginas pares e impares del documento.CARRERAS PROFESIONALES CIBERTEC
    • SOFTWARE DE NEGOCIOS I 531.4 ESTILOS Y TABLA DE CONTENIDO, ÍNDICE Y TABLA DE ILUSTRACIONES 1.4.1. Estilos Un estilo es un conjunto formatos definido bajo un nombre. Este tipo de formato se puede aplicar a textos, tablas y listas de un documento para cambiar y mejorar su aspecto rápidamente. Cuando se aplica un estilo, se aplica un grupo completo de formatos en un solo proceso. Por ejemplo, en lugar de realizar tres pasos distintos para aplicar a un título el formato de fuente Arial con tamaño de 16 puntos y alineación centrada, puede obtener el mismo resultado en un solo paso, aplicando el estilo Título. A continuación, se ofrecen los tipos de estilo que se pueden crear y aplicar: • Un estilo de párrafo controla, totalmente, la apariencia de un párrafo, como la alineación del texto, las tabulaciones, el interlineado y los bordes, y puede incluir formato de caracteres. • Un estilo de caracter afecta sólo al texto seleccionado en un párrafo, como la fuente y el tamaño del texto, y los formatos de negrita y cursiva. • Un estilo de tabla proporciona un estilo coherente a bordes, sombreado, alineación y fuentes en las tablas. • Un estilo de lista aplica una alineación, numeración o viñetas, y fuentes similares a las listas. Puede crear, ver y volver a aplicar estilos desde el panel de tareas Estilos y formato. El formato que aplique, directamente, también se guarda en este panel, para que pueda volver a aplicarlo rápidamente. Aplicar estilos 1. Seleccione el texto al que desea aplicar un estilo. 2. Haga clic en la ficha Inicio en el grupo Estilos. Si desea más opciones de estilos haga clic en el botón Más.CIBERTEC CARRERAS PROFESIONALES
    • 54 3. Ubique el mouse en el estilo que desee y verá que, automáticamente, el texto toma la apariencia del estilo seleccionado. Luego, haga clic También, puede aplicar un estilo predeterminado de Word a través del panel de estilos. Para ello, haga clic en el cuadro de diálogo del grupo Estilos y luego seleccione el estilo de su preferencia. El efecto final podría ser similar al siguiente: Si desea borrar un estilo aplicado, debe seleccionar el texto y luego hacer clic en el estilo Borrar todo o Normal.CARRERAS PROFESIONALES CIBERTEC
    • SOFTWARE DE NEGOCIOS I 55 Crear un nuevo estilo 1. Haga clic en el cuadro de diálogo del grupo Estilos. De manera inmediata, aparecerá el panel de estilos. 2. En el panel de tareas Estilos, haga clic en el botón Nuevo estilo.CIBERTEC CARRERAS PROFESIONALES
    • 56 3. Escriba un nombre para el nuevo estilo. 4. Elija uno de los siguientes tipos de estilos: 5. Seleccione las características del formato con los botones o haga clic en el botón Formato para realizar los cambios. 6. Luego, haga clic en Aceptar. 7. Ahora observe que el nuevo estilo se ha agregado en la lista del panel de estilos.CARRERAS PROFESIONALES CIBERTEC
    • SOFTWARE DE NEGOCIOS I 57 Modificar un estilo 1. Active el panel de estilos. 2. Haga clic derecho en el estilo a cambiar. Luego, haga clic en la opción Modificar. 3. Seleccione las opciones que desee modificar.CIBERTEC CARRERAS PROFESIONALES
    • 58 4. Luego, haga clic en el botón Aceptar Eliminar estilos 1. Active el panel de estilos. 2. Haga clic derecho en el estilo a eliminar. Luego, haga clic en la opción Eliminar. Si elimina un estilo de párrafo que ha creado, Microsoft Word aplica el estilo Normal a todos los párrafos a los que se ha dado formato con dicho estilo y quita la definición del estilo del panel de tareas. Seleccionar texto formato similar 1. Seleccione el texto con el formato que desea localizar. 2. En la ficha Inicio, en el grupo Edición, haga clic en el botón Seleccionar. 3. Elija la opción Seleccionar texto con formato similar. Es posible que obtenga un resultado similar al siguiente:CARRERAS PROFESIONALES CIBERTEC
    • SOFTWARE DE NEGOCIOS I 59 1.4.2. Tablas de contenido Una tabla de contenido es una lista de los títulos en un documento. Puede utilizar una tabla de contenido para obtener un resumen de los temas tratados en un documento. Si crea un documento Web, podrá colocar la tabla de contenido en un marco Web de modo que pueda desplazarse por el documento con facilidad. Puede crear una tabla de contenido utilizando los estilos de título predeterminados y los formatos de nivel de esquema de Microsoft Word. Si desea utilizar un formato propio para los títulos, aplique los estilos de título personalizados. Si desea utilizar opciones adicionales para personalizar la tabla de contenido, puede utilizar campos. Por ejemplo, puede utilizar campos para omitir los números de página de una parte de la tabla de contenido. Después de especificar los títulos que desee incluir, puede elegir un diseño y generar la tabla de contenido terminada. Cuando genere una tabla de contenido, Word buscará los títulos especificados, los ordenará según el nivel del título y mostrará la tabla de contenido en el documento. Al mostrar un documento en la vista Diseño de impresión, la tabla de contenido incluirá números de página con los títulos. Al cambiar a la vista Diseño Web, los títulos se muestran como hipervínculos para que pueda saltar, directamente, a un tema. Para desplazarse rápidamente por un documento mientras lo ve en Word, considere utilizar el Mapa del documento. Crear una tabla de contenido La manera más sencilla de crear una tabla de contenido es utilizar los formatos de nivel de esquema o estilos de título integrados. A continuación, veremos un ejemplo de cómo aplicar el nivel respectivo al título que desea incorporar en la tabla de contenido a través de la vista esquema. Asignar un nivel al título con la vista Esquema 1. Active la vista Esquema. 2. Seleccione el texto al que desea aplicar un nivel de título. 3. Haga clic en el nivel que desee. 4. Observe el nivel asignado y la marca especial que le asigna a la izquierda del texto.CIBERTEC CARRERAS PROFESIONALES
    • 60 También, puede establecer niveles a través del uso de los estilos, los cuales le asignan de manera automática el nivel correspondiente. Por ejemplo, si aplica a un texto el estilo Título 1, el nivel del texto será 1. Insertar la tabla de contenido 1. Ubique el cursor donde desee insertar la tabla de contenido. 2. Elija la vista Diseño de impresión. 3. Seleccione la ficha Referencias y en el grupo Tabla de contenido, haga clic al comando Tabla de contenido. 4. Haga clic en el modelo de su preferencia.CARRERAS PROFESIONALES CIBERTEC
    • SOFTWARE DE NEGOCIOS I 61 5. Observará un resultado similar al siguiente: También, puede insertar una tabla de contenido eligiendo la opción Insertar tabla de contenido. La diferencia es que con esta opción puede elegir otras opciones para la tabla. 1. Seleccione la opción Insertar tabla de contenido. 2. En la ventana Tabla de contenido, podrá elegir entre otras opciones, el formato de la tabla, el tipo de relleno, las opciones, etc.CIBERTEC CARRERAS PROFESIONALES
    • 62 3. Haga clic en el botón Opciones para indicar el nivel de cada estilo aplicado. Luego, haga clic en Aceptar. 4. Haga clic en el botón Aceptar. 5. El resultado será un poco distinto al anterior.CARRERAS PROFESIONALES CIBERTEC
    • SOFTWARE DE NEGOCIOS I 63 Actualizar una tabla de contenido Si ha realizado algún cambio como agregar títulos al documento o borrar algún estilo a un título, es el momento de actualizar la tabla de contenido. Sin importar como insertó la tabla de contenido, puede utilizar el siguiente procedimiento: 1. Haga clic derecho sobre la tabla de contenido. 2. Haga clic en la opción Actualizar campos. 3. Elija la opción que más le conviene y luego, haga clic en el botón Aceptar. También, puede colocar el cursor sobre la tabla de contenido y presionar la tecla de función F9 para actualizarla. Eliminar una tabla de contenido 1. Seleccione las líneas de la tabla de contenido. 2. Presione la tecla <Supr>. También, puede hacer clic en el botón tabla de contenido y elegir la opción Quitar tabla de contenido.CIBERTEC CARRERAS PROFESIONALES
    • 64 1.4.3. Tablas de índice Un índice enumera los términos y los temas que se tratan en un documento, así como las páginas en las que aparecen. Para crear un índice, se marcan las entradas especificando el nombre de la entrada principal y de la referencia cruzada en el documento y, a continuación, se genera el índice. Entrada de índice Puede crear una entrada de índice para los siguientes elementos: • Para una palabra, una frase o un símbolo. • Para un tema que se extiende por un intervalo de páginas. • Que haga referencia a otra entrada, por ejemplo, "Transporte. Vea Bicicletas". Cuando selecciona texto y lo marca como entrada de índice, Microsoft Office Word agrega un campo especial XE (entrada de índice) que incluye la entrada principal marcada y la información de referencia cruzada que desee incluir. Una vez marcadas todas las entradas de índice, elija un diseño de índice y genere el índice terminado. A continuación, Word reúne las entradas de índice, las ordena alfabéticamente, crea referencias a sus números de página, busca y quita las entradas duplicadas de la misma página y muestra el índice del documento. Marcar entrada de índice 1. Seleccione el texto. 2. En la ficha Referencias, en el grupo Índice, haga clic en Marcar entrada. 3. En la siguiente ventana, para crear la entrada de índice principal que utilice su propio texto, escriba o modifique el texto en el cuadro Entrada.CARRERAS PROFESIONALES CIBERTEC
    • SOFTWARE DE NEGOCIOS I 65 Si lo desea, puede personalizar la entrada creando una subentrada, una entrada de tercer nivel o una referencia cruzada a otra entrada: Para crear una subentrada, escriba el texto en el cuadro Subentrada. Para incluir una entrada de tercer nivel, escriba el texto de la subentrada seguido por dos puntos (:) y, a continuación, escriba el texto de la entrada de tercer nivel. 4. Para marcar la entrada de índice, haga clic en Marcar. Para marcar todas las apariciones del texto en el documento, haga clic en Marcar todas. 5. Si desea dar formato al texto del índice, seleccione el texto en el cuadro Entrada o Subentrada y haga clic en Fuente. A continuación, seleccione las opciones de formato que desea utilizar. 6. Para aplicar formato a los números de página que aparecerán en el índice, active la casilla de verificación Negrita o Cursiva bajo Formato de los números de página. 7. Cuando termine de ingresar todas las entradas del índice, haga clic en el botón cerrar. Ahora, podrá ver todas las marcas del texto seleccionado similar al siguiente: Insertar índice Después de marcar las entradas, está listo para seleccionar un diseño de índice e insertar el índice en el documento. 1. Haga clic en el lugar donde desea agregar el índice. 2. En la ficha Referencias, en el grupo Índice, haga clic en Crear índiceCIBERTEC CARRERAS PROFESIONALES
    • 66 3. Seleccione los formatos que desea que tenga el índice y luego haga clic en el botón Aceptar. Si desea eliminar una entrada, active el botón Mostrar todo y luego seleccione la marca y suprímala. Asimismo, puede actualizar un índice presionando la tecla F9. 1.4.4. Tablas de ilustraciones Las tablas de ilustraciones se insertan del mismo modo que las tablas de contenido. Esta herramienta permite establecer una relación entre todas las figuras, ecuaciones, ejemplos u otros elementos contenidos en un documento, siempre y cuando Word los pueda identificar, para lo cual lo mejor es numerarlos previamente con los estilos de títulos preestablecidos que ofrece el programa, como por ejemplo Título 1, Título 2, etc. Al generar una tabla de ilustraciones, Microsoft Word busca los títulos, los ordena por el número y muestra la tabla de ilustraciones en el documento.CARRERAS PROFESIONALES CIBERTEC
    • SOFTWARE DE NEGOCIOS I 67 Insertar título 1. Seleccione la imagen. 2. Haga clic en la ficha Referencias, en el grupo Títulos, haga clic en el botón Insertar título. 3. En la venta del título escriba el título que desea que aparezca en la tabla de ilustraciones. Luego, haga clic en el botón Aceptar. Si desea puede cambiar la numeración arábiga por otra, utilizando el botón Numeración. 4. En la imagen, aparecerá el nombre del título que acaba de insertar.CIBERTEC CARRERAS PROFESIONALES
    • 68 Insertar Tabla de Ilustraciones 1. Haga clic en la posición en la que desee insertar la tabla de ilustraciones. 2. En la ficha Referencias, en el grupo Títulos, haga clic en Insertar Tabla de ilustraciones. 3. En la venta Tablas de ilustraciones, elija las opciones y formatos que desea para la tabla. Luego, haga clic en el botón Aceptar. 4. El resultado podría ser similar a la siguiente muestra:CARRERAS PROFESIONALES CIBERTEC
    • SOFTWARE DE NEGOCIOS I 69 Si agrega, elimina, mueve o modifica títulos u otro texto de un documento, debe actualizar la tabla de ilustraciones. Por ejemplo, si modifica un título y lo mueve a una página diferente, debe asegurarse de que la tabla de ilustraciones refleja el título revisado y el número de página. Para actualizar la tabla de ilustraciones, haga clic a la izquierda de la misma y presione F9. Eliminar una tabla de ilustraciones Puede eliminar una tabla de ilustraciones seleccionando las líneas de la tabla y presionando la tecla <Supr>.Actividades1. En un documento nuevo, prepare un texto que tenga información sobre el Turismo en el Perú. Escriba una descripción de algunos departamentos del Perú indicando su historia, geografía y lugares turísticos. Asimismo, incorpore imágenes por cada uno de los departamentos que ha desarrollado. Tome en cuenta aplicar formatos para mejorar la apariencia del documento.2. En el documento anterior, inserte al inicio del documento una tabla de contenido con los títulos o subtítulos que considere convenientes.3. Al final del documento, inserte un índice y una tabla de ilustraciones.CIBERTEC CARRERAS PROFESIONALES
    • 701.5 PLANTILLAS Y ELEMENTOS RÁPIDOS 1.5.1. Plantillas Cada documento de Microsoft Word se basa en una plantilla, la cual determina la estructura básica de un documento y contiene la configuración del documento, por ejemplo, fuentes, asignaciones de teclas, formatos de párrafo, diseño de página, formatos especiales y estilos. Con sólo escuchar el nombre Plantilla, ya uno se hace una idea de que nos estamos refiriendo a un modelo de documento, que tras guardarlo nos servirá luego, como punto de partida para crear otros documentos, con la particularidad de que nos ahorrará un gran trabajo, ya que tendrá definida por ejemplo la fuente de letra, el tamaño y color, márgenes, y cuanto hayamos establecido al crearla. Lo especial de una plantilla reside en que abre una copia de sí misma como un nuevo documento. Plantillas globales Al trabajar en un documento, generalmente, sólo se pueden utilizar los valores almacenados en la plantilla adjunta al documento o en la plantilla Normal que es la plantilla que Word utiliza de manera predeterminada. Para utilizar elementos de este tipo que estén almacenados en otra plantilla, cárguela como plantilla global. Después de cargarla, los elementos guardados en ella estarán disponibles para cualquier documento durante el resto de la sesión de Word. Los complementos y plantillas que cargue se descargan al cerrar Word. Utilizar una plantilla instalada Word incluye más de 30 plantillas instaladas para tipos de documento como cartas, faxes, informes, currículos y entradas de blog. Para buscarlas, siga este procedimiento Realice el siguiente procedimiento si desea crear un nuevo documento basado enCARRERAS PROFESIONALES CIBERTEC
    • SOFTWARE DE NEGOCIOS I 71 una plantilla instalada en Word. 1. Haga clic en el botón Office y luego, clic en la opción Nuevo. 2. Elija la plantilla que desee del grupo Plantillas instaladas y haga clic en el botón Crear. 3. Observe el resultado y empiece a escribir los datos en el nuevo documento.CIBERTEC CARRERAS PROFESIONALES
    • 72 Usar plantillas de Microsoft Office Online Puede utilizar plantillas para crear documentos especiales como boletines, informes, agendas, calendarios, diplomas, etc. a través del acceso a Microsoft Office Online. 1. Haga clic en el botón Office y luego clic en la opción Nuevo. 2. Elija la plantilla que desee del grupo de Microsoft Office Online. 3. Haga clic en el botón Descargar. 4. Luego observe el resultado, el trabajo ya está casi hecho y sólo tiene ingresar la información que usted necesita.CARRERAS PROFESIONALES CIBERTEC
    • SOFTWARE DE NEGOCIOS I 73 Crear una plantilla Realice el siguiente procedimiento si desea crear un nueva plantilla. 1. Escriba el contenido de su nueva plantilla en un documento nuevo. 2. Haga clic en el botón Office, elija la opción Guardar como y, finalmente, haga clic en Plantilla de Word. 3. En el panel izquierdo, haga clic en el botón Plantillas de confianza y escriba el nombre de la nueva plantilla. Por último, haga clic en el botón Guardar.CIBERTEC CARRERAS PROFESIONALES
    • 74 Puede observar que al hacer clic sobre el botón Plantillas de confianza, de inmediato, el cuadro Guardar en se direcciona a la carpeta Plantillas. Además, note que la extensión de las plantillas en Word 2007 es .dotx. Utilizar una plantilla creada Realice el siguiente procedimiento si desea utilizar su nueva plantilla. 1. Haga clic en el botón Office, elija la opción Nuevo. 2. Seleccione la opción Mis plantillas. 3. De manera automática, verá la siguiente ventana con la nueva plantilla recién creada.CARRERAS PROFESIONALES CIBERTEC
    • SOFTWARE DE NEGOCIOS I 75 4. Haga clic en la plantilla creada y luego clic en el botón Aceptar. 1.5.2. Elementos rápidos Inserta piezas de contenido que se pueden volver a utilizar, incluyendo campos, propiedades de documento como el título, autor o cualquier otro tipo de información. Como en versiones anteriores, Microsoft Office Word 2007 le permite crear sus propios estilos. Office Word 2007 también, incluye la característica Estilos rápidos, que facilita la creación de documentos profesionales y bien diseñados en cuestión de minutos. Crear elementos rápidos Habrá notado que al utilizar una plantilla de Word, el programa incorpora campos para facilitar la escritura del documento. A continuación, se verá como insertar el campo de automatización llamado Macrobutton que podrá utilizar en las plantillas que cree y diseñe usted mismo. 1. Seleccione el texto que se creará como elemento rápido. 2. Haga clic en la ficha Insertar, grupo Texto y luego, haga clic en Elementos rápidos. 3. Haga clic en la opción Guardar selección en una galería de elementos rápidos.CIBERTEC CARRERAS PROFESIONALES
    • 76 4. Escriba el nombre del nuevo elemento rápido y asegúrese de elegir las opciones más convenientes. Por ejemplo, en este caso se elegirá la opción Insertar contenido en su propio párrafo, porque se está creando una firma. 5. Haga clic en el botón Aceptar. Desde ahora, al hacer clic en el comando Elementos rápidos puede seleccionar el elemento recién creado e insertarlo en su documento. Si desea modificar o eliminar un elemento rápido, llamado también, bloque de creación, realice el siguiente procedimiento: 1. Haga clic en el botón Elementos rápidos. 2. Seleccione la opción Organizador de bloques de creación. 3. Elija el bloque o elemento a modificar o eliminar. 4. Finalmente, haga clic en la opción deseada.CARRERAS PROFESIONALES CIBERTEC
    • SOFTWARE DE NEGOCIOS I 77 Insertar Campo MacroButton Habrá notado que al utilizar una plantilla de Word, el programa incorpora algunos campos para facilitar la escritura del documento. A continuación, se verá como insertar el campo de automatización llamado Macrobutton que podrá utilizar en las plantillas que cree y diseñe usted mismo. 1. Ubique el cursor donde desea insertar el campo macrobutton. 2. Seleccione la ficha Insertar y el grupo Texto 3. Haga clic en el comando Elementos rápidos y elija la opción Campo. 4. Seleccione la categoría Automatización y elija el campo Macrobutton. 5. En el cuadro Mostrar texto, escriba el nombre del campo. Luego, haga clic en el botón Aceptar.CIBERTEC CARRERAS PROFESIONALES
    • 78 Si desea modificar los caracteres que acompañan al nombre del nuevo campo. Haga clic en el botón Códigos de campo y modifique dichos caracteres. El resultado final será similar al siguiente:Actividades1. Cree los siguientes elementos rápidos llamados información y locales respectivamente:CARRERAS PROFESIONALES CIBERTEC
    • SOFTWARE DE NEGOCIOS I 792. Diseñe la siguiente plantilla: SUBVENCIONES EN MATERIA DE AHORRO Y USO EFICIENTE DE LA ENERGÍA Y FUENTES RENOVABLES. EJERCICIO 2010 ANEXO I SOLICITUD DE AYUDA ECONÓMICA 2007PROGRAMA: (Marcar lo que proceda) Ayudas para ahorro y eficiencia energética Ayudas para energías renovablesDATOS DEL SOLICITANTE: Nombre/Razón Social: Apellido 1º. Apellido 2º: Tipo del Documento de Identidad que aporta: DNI, NIF, CIF ó NIE número:DOMICILIO DEL SOLICITANTE A EFECTOS DE NOTIFICACIONES: Dirección: Localidad: Provincia: País: Inserte campos macrobutton para los campos siguientes campos: Nombre/Razón, Social, Apellido 1º, Apellido 2º, tipo de documento de identidad, dirección, localidad, provincia y país.3. Diseñe una plantilla que pueda ser utilizada para la creación de un trabajo monográfico.CIBERTEC CARRERAS PROFESIONALES
    • 80Resumen Además de redactar de forma correcta, un documento y asegurarse de que se está utilizando una buena ortografía, es importante aplicarle formatos que mejoren su apariencia, con herramientas tales como formato fuente, párrafo, numeración y viñetas. Asimismo, antes de empezar a escribir en Word es necesario configurar el documento para indicar los márgenes, el tamaño y la orientación del papel. Un tabulador es un punto de parada en una línea de texto, en un renglón, al que se puede "saltar" pulsando la tecla de tabulación. Por defecto, Word establece las paradas de tabulación a 1.25 cm. una de otra. Las tabulaciones se utilizan para alinear textos de diversas formas en la misma fila. Las tablas se diseñan para organizar los elementos de un documento como imágenes, textos, etc. También, se pueden anidar las tablas si el diseño es muy complejo. Solo tiene que ubicarse en una celda e insertar una tabla en ella. Las tablas rápidas es una herramienta nueva en la nueva versión de Word 2007, estas permiten aplicar formatos de una forma rápida y profesional. El uso de encabezados, pié de página, notas al pie y columnas le dan a sus documentos una apariencia más profesional. Una sección es una parte de un documento de Word en la que podemos establecer determinadas opciones del formato de página como numeración, el uso de columnas, el uso de encabezados, etc. Para eliminar una sección, es recomendable hacerlo desde la vista Borrador, desde la vista Esquema o activar el botón Mostrar todo. Para insertar columnas, lo más aconsejable es que se escriba primero el texto y luego, se aplique el formato de columnas. Si ya existe un texto, selecciónelo y luego aplique el formato de columnas. Puede crear una tabla de contenido utilizando los estilos de título integrados y los formatos de nivel de esquema de Microsoft Word. De manera similar a la que utiliza para insertar una tabla de contenido, se inserta una tabla de ilustraciones; para ello, debe insertar los títulos en las imágenes y luego proceder a insertar la tabla de ilustraciones. Asimismo, para insertar un índice debe definir o marcar las entradas del mismo, estos pueden incluir subentradas y así facilitar la búsqueda de algún tema. Por otro lado, para actualizar una tabla de contenido, índice o ilustraciones puede utilizar la tecla de función F9. Una plantilla determina la estructura básica de un documento y contiene la configuración del documento, por ejemplo, elementos de autotexto, fuentes, asignaciones de teclas, diseño de página, formatos especiales y estilos Como en versiones anteriores, Microsoft Office Word 2007 le permite crear sus propios estilos. También, incluye la característica Estilos rápidos, que facilita la creación de documentos profesionales y bien diseñados en cuestión de minutos.CARRERAS PROFESIONALES CIBERTEC
    • SOFTWARE DE NEGOCIOS I 81 Si desea saber más acerca de estos temas, puede consultar las siguientes páginas. http://www.microsoft.com/spain/office/eventosonline/trucos34.mspx Aquí hallará un tutorial para estilos rápidos. http://apuntesword.iespana.es/ejercicios_y_soluciones_word/tabulaciones.htm http://office.microsoft.com/training/training.aspx?AssetID=RC100664433082&ofcr esset=1 En estas páginas, hallará algunos ejercicios sobre tabulaciones. http://www.aulaclic.es/word2007/t_8_1.htm En esta página, hallará más información sobre tablas. http://www.aulaclic.es/word2007/t_7_3.htm En esta página, hallará un tutorial para crear encabezado y pie de página. http://www.deseoaprender.com/Word2007/Tema7/columnas-en-Word-2007- tema-7.html En esta página, hallará un tutorial para crear columnas. http://office.microsoft.com/es-es/word/CH060830033082.aspx http://office.microsoft.com/es-es/word/HP051892973082.aspx http://www.aulaclic.es/word2007/t_17_5.htm En estas páginas, hallará tutoriales sobre tablas de contenido, índices y tablas de ilustraciones. http://www.deseoaprender.com/Word2007/Tema17/las-plantillas-en-Word- 2007-leccion-1.html Aquí hallará un tutorial para crear plantillas. http://www.microsoft.com/spain/office/eventosonline/videos2007/Word_2007/Wor d_2007/word_2007_files/Default.htm Aquí hallará videos sobre el tema de plantillas.CIBERTEC CARRERAS PROFESIONALES
    • 82CARRERAS PROFESIONALES CIBERTEC
    • SOFTWARE DE NEGOCIOS I 83 UNIDAD DE APRENDIZAJE 2DISEÑO DE PRESENTACIONES CON MICROSOFTPOWERPOINT 2007LOGRO DE LA UNIDAD DE APRENDIZAJE • Al término de la unidad, el alumno crea presentaciones utilizando formatos de diseño, animaciones, ilustraciones, hipervínculos, patrones y diversos objetos integrados.TEMARIO • Presentaciones con PowerPoint 2007 • Ilustraciones • Diseño de una presentación • Efectos de transición y animación • Patrón de diapositivas • Integración con Office • Vínculos y acciónACTIVIDADES PROPUESTAS • Los alumnos crean presentaciones e insertan ilustraciones como formas, SmartArt y gráficos. • Los alumnos cambian el diseño de una presentación. • Los alumnos aplican efectos de transición y animación a las diapositivas. • Los alumnos modifican el patrón de diapositivas de la presentación e insertan objetos provenientes de otros programas como Excel.CIBERTEC CARRERAS PROFESIONALES
    • 842.1 PRESENTACIONES CON POWERPOINT 2007 2.1.1. Novedades de Office PowerPoint 2007 Cree presentaciones dinámicas, de gran impacto y con mayor rapidez que nunca con esta nueva versión que te ofrece, ahora, no sólo una nueva interfaz más intuitiva sino también varias herramientas que facilitan su trabajo. Interfaz nueva e intuitiva Office PowerPoint 2007 cuenta con una novedosa e intuitiva interfaz de usuario denominada Interfaz de usuario de Microsoft Office Fluent que ayuda a crear presentaciones mejores con mucha más rapidez que en versiones anteriores de PowerPoint. Office PowerPoint 2007 incluye efectos nuevos y mejorados, temas y opciones de formato mejoradas que puede usar para crear presentaciones dinámicas de aspecto profesional. La nueva apariencia de la ventana de PowerPoint 2007 le permite buscar características y comandos en fichas y grupos relacionados clasificados intuitivamente.CARRERAS PROFESIONALES CIBERTEC
    • SOFTWARE DE NEGOCIOS I 85 Compartir información eficazmente En las versiones anteriores de PowerPoint, el gran tamaño de los archivos dificultaba compartir el contenido o enviar presentaciones mediante el correo electrónico y, además, no se podían compartir presentaciones con toda confiabilidad con personas que utilizasen distintos sistemas operativos. Proteger y administrar la información Al compartir la presentación con otras personas, desea tener la confianza de que las personas que deban verla puedan tener acceso a ella. Además, desea asegurarse de que la presentación no incluya contenido involuntario, información confidencial ni marcas de edición que puedan hacer llamadas a palabras que no contenga el diccionario del destinatario. Lo que es más, puede que desee limitar el acceso al contenido de la presentación para que no se distribuya información confidencial. 2.1.2. Ilustraciones Para lograr una presentación más efectiva, es preferible utilizar ilustraciones o gráficos para transmitir una idea. Estos pueden ser imágenes, formas, SmartArt y gráficos. Formas Para insertar una ilustración tipo forma realice el siguiente procedimiento: 1. Seleccione la ficha Insertar y el grupo Ilustraciones. 2. Haga clic en el comando Formas. 3. Seleccione la forma a utilizar.CIBERTEC CARRERAS PROFESIONALES
    • 86 4. Dibuje la forma haciendo un arrastre en la diapositiva. SmartArt Son utilizados para crear presentaciones con aspecto profesional, ya que proporciona un conjunto muy extenso de características que puede usar para crear y dar formato a la información. Use este tipo de ilustración para darle dinamismo a su presentación. Exprese a través de ellos procesos, conceptos, jerarquías y relaciones. 1. Seleccione la ficha Insertar y el grupo Ilustraciones. 2. Haga clic en el comando SmartArt.CARRERAS PROFESIONALES CIBERTEC
    • SOFTWARE DE NEGOCIOS I 87 3. Seleccione el gráfico SmartArt. Luego haga clic en el botón Aceptar. Cada diseño permite expresar el contenido y mejorar el mensaje de forma distinta. Algunos diseños, simplemente, agregan una mejora visual a una lista con viñetas, mientras que otros diseños (tales como los organigramas o los diagramas de Venn) están diseñados para representar clases de información específicas. Tipos de diseño La galería SmartArt muestra todos los diseños disponibles divididos en nueve tipos diferentes todos, lista, proceso, ciclo, jerarquía, relación, matriz, pirámide y otros. Lista Utilice este tipo cuando desea prescindir de un texto con viñetas. Utilizando este diseño, los puntos principales obtienen visibilidad e impacto en formas coloridas que resaltan su importancia. Los diseños lista agrupan la información que no sigue un proceso secuencial o paso a paso. A diferencia de los diseños Proceso, los diseños Lista normalmente no tienen flechas o un flujo direccional. Proceso Los diseños del tipo proceso reflejan un flujo direccional y se utilizan para ilustrar pasos o etapas de un proceso o flujo de trabajo como, por ejemplo, la secuencia de pasos para completar una tarea, las fases generales del desarrollo de un producto o un calendario o escala de tiempo. Utilícelos cuando desee mostrar la evolución de pasos o fases para llegar a un resultado.CIBERTEC CARRERAS PROFESIONALES
    • 88 Ciclo Aunque se puede utilizar un diseño de tipo proceso para comunicar información paso a paso, un diseño de tipo ciclo suele ilustrar un proceso circular o repetitivo. Puede utilizar diseños de tipo ciclo para mostrar los ciclos de vida de productos o animales, ciclos de aprendizaje, procesos repetidos o en curso (como, por ejemplo, el ciclo continuo de escritura y publicación para un sitio Web) o el ciclo de establecimiento de objetivos anuales y de revisión de rendimiento de un empleado. Jerarquía Quizás el uso más común de los diseños de tipo Jerarquía sea el del organigrama de una compañía. Pero los diseños jerarquía también, se pueden utilizar para mostrar árboles de decisión o una familia de productos. Relación Los diseños del tipo relación muestran relaciones no progresivas y no jerárquicas entre las partes (como, por ejemplo, conceptos entrelazados o solapados) y, normalmente, muestran relaciones conceptuales o conexiones entre dos o más conjuntos de cosas. Un buen ejemplo de los diseños relación son los diagramas de Venn, que muestran como las áreas o conceptos se solapan y se unen en una intersección central; los diseños de destino que muestran contención y los diseños radiales que muestran relaciones respecto a un núcleo o concepto central. Matriz Los diseños del tipo matriz clasifican la información y son bidimensionales. Se utilizan para mostrar la relación de partes con un todo o con un concepto central. Los diseños de matriz son una buena opción si tiene cuatro puntos clave o menos y una gran cantidad de texto. Pirámide Los diseños del tipo pirámide muestran relaciones proporcionales o jerárquicas que por lo general, se construyen hacia arriba. Funcionan mejor con información que se desea mostrar de arriba hacia abajo o de abajo hacia arriba. Si desea mostrar una jerarquía horizontal, debe elegir un diseño Jerarquía.CARRERAS PROFESIONALES CIBERTEC
    • SOFTWARE DE NEGOCIOS I 89 Si desea cambiar la forma utilizada en un objeto SmartArt, puede hacer clic derecho en el objeto y seleccionar la opción Cambiar forma. Gráficos Los gráficos están, totalmente, integrados con otros programas de versión Office 2007, como Office PowerPoint 2007 y Office Word 2007. Ambos programas proporcionan las mismas herramientas de gráficos que Excel. Si tiene Excel instalado, puede crear gráficos de Excel en PowerPoint y Word 1. Seleccione la ficha Insertar y el grupo Ilustraciones. 2. Haga clic en el comando Gráfico. 3. Seleccione el tipo de gráfico y haga clic en el botón Aceptar.CIBERTEC CARRERAS PROFESIONALES
    • 90 4. Inmediatamente, notará que se abre la aplicación de Excel en forma automática. 5. Escriba los datos que desea graficar y cierre Excel. 6. Verá una diapositiva con el gráfico similar a la siguiente muestra.CARRERAS PROFESIONALES CIBERTEC
    • SOFTWARE DE NEGOCIOS I 91 También, puede copiar un gráfico de Excel en PowerPoint 2007 y Word 2007. Cuando se copia un gráfico, se puede incrustar como datos estáticos o vincularse con un libro. En el caso de un gráfico vinculado con un libro al que tiene acceso, puede especificar que se compruebe, automáticamente, si se han realizado cambios en el libro vinculado siempre que se abra el gráfico. Al seleccionar el gráfico, se activa la ficha Diseño en el que encontrará comandos para cambiar el tipo de gráficos, los datos, el diseño o los estilos del gráfico. Asimismo, se activará la ficha Presentación que contiene comandos para editar las etiquetas, ejes y fondo del gráfico, entre otras opciones. Si desea eliminar un gráfico seleccione el área del gráfico y presione la tecla <Supr>.CIBERTEC CARRERAS PROFESIONALES
    • 92 2.1.3. Diseño de una presentación Microsoft PowerPoint proporciona varias herramientas de diseño que puede aplicar a las presentaciones para que tengan un aspecto y un diseño totalmente profesionales. Por ejemplo, puede aplicar temas, Temas Los temas de PowerPoint 2007 reemplazan las plantillas de diseño que se usaban en versiones anteriores de PowerPoint. 1. Haga clic en la ficha Diseño. 2. En el grupo Temas seleccione el de su preferencia. 3. Si hace clic en el botón Más, puede encontrar otros temas. Observe que el cambio se apreciará en todas las diapositivas de la presentación.CARRERAS PROFESIONALES CIBERTEC
    • SOFTWARE DE NEGOCIOS I 93 Colores Para cambiar la combinación de colores del tema actual, deberá hacer clic en el botón Colores, de la ficha Diseño del grupo Temas. Y luego, elija la combinación que más le agrade. Estilos de Fondo Los estilos de fondo son exclusivos de Office PowerPoint 2007 y utilizan el nuevo modelo de colores del tema, que define dos colores oscuros y dos colores claros para el texto y el fondo. Siempre, los colores claros son visibles sobre los colores oscuros, y viceversa, como ocurre cuando se utiliza texto de color oscuro sobre un fondo claro. Hay seis colores de énfasis que combinan, perfectamente, con los cuatros colores de fondo posibles. 1. Seleccione la ficha Diseño. 2. Haga clic en el grupo Fondo.CIBERTEC CARRERAS PROFESIONALES
    • 94 3. Haga clic en el grupo Fondo. También, puede elegir la opción Formato del fondo y realizar cambios muy parecidos a los que eran posibles en versiones anteriores a PowerPoint 2007 con el comando Formato Fondo.CARRERAS PROFESIONALES CIBERTEC
    • SOFTWARE DE NEGOCIOS I 95 Puede omitir la parte gráfica del fondo activando la casilla Ocultar gráficos de fondo del grupo Fondo de la ficha Diseño. 2.1.4. Efectos de transición y animación Transición Las transiciones de diapositivas son efectos de tipo animación que se producen en la vista Presentación con diapositivas, cuando pasa de una diapositiva a la siguiente. Puede controlar la velocidad de cada efecto de transición de diapositivas y también, agregarle sonido. Microsoft Office PowerPoint 2007 incluye muchos tipos diferentes de transiciones de diapositivas, entre los que se incluyen los siguientes: Sin transición Persianas horizontales Persianas verticales Recuadro entrante Recuadro saliente Cuadros bicolores hacia el lado Cuadros bicolores hacia abajo Barrido horizontal Barrido vertical 1. Seleccione la ficha Animaciones. 2. En el grupo Transición a esta diapositiva, elija la transición de su preferencia. 3. Si desea, haga un clic en el botón Más para ampliar las opciones.CIBERTEC CARRERAS PROFESIONALES
    • 96 4. Elija un sonido, una velocidad y decida como avanzará la diapositiva. Finalmente, se recomienda hacer clic al comando Aplicar a todo. Animaciones Los efectos de animación más populares que puede usar en sus presentaciones de Microsoft Office PowerPoint 2007 incluyen efectos de entrada, salida y sonido aplicados a viñetas individuales de texto y trayectorias de animación aplicadas a objetos. Animar Puede dar una animación a un texto o a un objeto de manera rápida y sencilla. Para ello realice lo siguiente: 1. Seleccione el objeto a animar, por ejemplo haga clic en un título. 2. Haga clic en la ficha Animaciones, y la opción Animar elija la animación de su preferencia. 3. Observe el efecto.CARRERAS PROFESIONALES CIBERTEC
    • SOFTWARE DE NEGOCIOS I 97 Las opciones del cuadro animar dependen del objeto que se seleccione. Por ejemplo, si coloca el cursor en una lista con viñetas, las opciones que verá serán las siguientes. Personalizar animación Puede animar texto, gráficos, diagramas y otros objetos en las diapositivas para centrar la atención sobre puntos importantes, controlar el flujo de información y dar mayor interés a su presentación. Para simplificar el diseño con animaciones, aplique una combinación de animaciones preestablecida a los elementos de todas las diapositivas. O bien, utilice el panel de tareas Personalizar animación, para controlar cómo y cuándo desea que aparezca un elemento en una diapositiva durante la presentación, por ejemplo, que entre volando desde la izquierda al hacer clic con el mouse. Efectos de entrada 1. Seleccione el objeto a animar. 2. Elija la ficha Animaciones. 3. En el grupo Animaciones, haga clic en el botón Personalizar animación.CIBERTEC CARRERAS PROFESIONALES
    • 98 4. De manera inmediata, aparecerá el panel Personalizar animación. 5. En el panel de tareas Personalizar animación, haga clic en el botón Agregar efecto, elija el efecto de su preferencia. En este caso, se elegirá Entrada. 6. En la lista, haga clic a la opción Más efectos. 7. Seleccione el efecto de su preferencia. Luego, haga clic en el botón Aceptar Si desea cambiar el modo como ingresará el objeto, utilice la opción Inicio. Asimismo, elija la velocidad de la animación.CARRERAS PROFESIONALES CIBERTEC
    • SOFTWARE DE NEGOCIOS I 99 Efectos de énfasis 1. Seleccione el objeto a animar. 2. Elija la ficha Animaciones y en el grupo Animaciones, haga clic en el botón Personalizar animación. 3. En el panel de tareas Personalizar animación, haga clic en el botón Agregar efecto, elija la opción Énfasis. 4. En la lista, haga clic a la opción Más efectos. 5. Seleccione el efecto de su preferencia. Luego, haga clic en el botón Aceptar Si desea, cambie las opciones del efecto de énfasis.CIBERTEC CARRERAS PROFESIONALES
    • 100 Efectos de salida 1. Seleccione el objeto a animar. 2. Elija la ficha Animaciones y en el grupo Animaciones, haga clic en el botón Personalizar animación. 3. En el panel de tareas Personalizar animación, haga clic en el botón Agregar efecto, elija la opción Salida. 4. En la lista, haga clic a la opción Más efectos. 5. Seleccione el efecto de su preferencia. Luego, haga clic en el botón Aceptar Si desea, cambie las opciones del efecto de énfasis.CARRERAS PROFESIONALES CIBERTEC
    • SOFTWARE DE NEGOCIOS I 101 Efectos de trayectoria 1. Seleccione el objeto a animar. 2. Elija la ficha Animaciones y en el grupo Animaciones, haga clic en el botón Personalizar animación. 3. En el panel de tareas Personalizar animación, haga clic en el botón Agregar efecto, elija la opción Trayectoria de la animación. 4. En la lista, haga clic a la opción Más efectos. 5. Seleccione el efecto de su preferencia. Luego, haga clic en el botón Aceptar Si desea, cambie las opciones del efecto de trayectoria.CIBERTEC CARRERAS PROFESIONALES
    • 102ActividadesDiseñe una presentación con las siguientes consideraciones:1. Ingrese el titulo Turismo en el Perú en la primera diapositiva.2. Los contenidos de la segunda y tercera diapositiva serán los siguientes:3. Inserte una tabla en la cuarta diapositiva con los siguientes datos: Años Nacional Extranjero 2000 100 500 2005 400 600 2010 700 1000 Fuente: INEI4. La quinta diapositiva mostrará el siguiente gráfico:5. Aplique el tema de su preferencia a la presentación. Si desea cambie los colores.6. Convierta las viñetas de la segunda diapositiva en objetos de SmartArt tipo Lista.7. Aplique efectos de transición a toda la presentación.8. Coloque efectos de animación de entrada a los objetos de la primera de diapositiva, efectos de énfasis a la segunda y efectos de salida a la quinta.CARRERAS PROFESIONALES CIBERTEC
    • SOFTWARE DE NEGOCIOS I 1032.2 PATRÓN DE DIAPOSITIVAS, INTEGRACIÓN CON OFFICE Y VÍNCULOS 2.2.1. Patrón de diapositivas Un patrón de diapositivas es una parte de una plantilla que almacena información como posiciones de texto y objetos en una diapositiva, tamaños de los marcadores de posición de texto y objetos, estilos de texto, fondos, temas de color, efectos y animación. Al guardar uno o varios patrones de diapositivas como un solo archivo de plantilla (.potx), se crea una plantilla que puede utilizarse para crear nuevas presentaciones. Cada patrón de diapositivas contiene uno o varios conjuntos de diseños estándar o personalizados. Generalmente, el patrón de diapositivas se utiliza para las siguientes tareas: Cambiar la fuente o las viñetas. Insertar arte, como un logotipo, para que aparezca en varias diapositivas. Cambiar la ubicación, el tamaño y el formato de los marcadores de posición. El patrón de diapositivas se cambia de la misma manera que las diapositivas, pero recuerde que el texto del patrón es, únicamente, para diseño. El texto de la diapositiva real, como títulos y listas, deberá escribirlo en la diapositiva, en la vista Normal; y el texto de encabezados y pies de página en el cuadro de diálogo Encabezado y pie de página. Para ingresar a la vista de Patrón de diapositivas, realice lo siguiente: 1. Seleccione la ficha Vista, haga clic a la opción Patrón de diapositivas del grupo Vistas de presentación. 2. De manera inmediata, verá una pantalla similar a la siguiente:CIBERTEC CARRERAS PROFESIONALES
    • 104 Observe que el esquema que se encuentra en el lado izquierdo contiene cada uno de los diseños de diapositivas y que cada uno indica el número de diapositiva que está utilizando este diseño. 3. Seleccione el título del patrón haciendo clic en el contorno del cuadro de texto. 4. Haga algunos cambios en el cuadro, como fuente, tamaño, color, relleno, etc. 5. Haga clic en el botón Cerrar vista Patrón. Observe los cambios en la presentación. Aunque cambie el patrón de diapositivas, los cambios realizados en diapositivas individuales se conservan.CARRERAS PROFESIONALES CIBERTEC
    • SOFTWARE DE NEGOCIOS I 105 2.2.2. Integración con Office Muchos programas diferentes admiten OLE, que se usa para hacer que el contenido que se crea en un programa esté disponible en otro. Por ejemplo, puede insertar una hoja de cálculo de Excel 2007 en una presentación de PowerPoint 2007. Para ver qué tipos de contenido puede insertar, haga clic en Objeto en el grupo Texto de la ficha Insertar. Sólo los programas que estén instalados en el equipo y admitan objetos OLE aparecen en el cuadro Tipo de objeto. Si no ve el programa que desea, tiene que instalarlo para insertar contenido del mismo. Objetos vinculados o incrustados Si copia información entre PowerPoint, Word o cualquier otro programa que admita OLE, como Excel, puede copiarla como un objeto vinculado o como un objeto incrustado. Una vez incrustado, el objeto pasa a ser parte del archivo de destino. Las diferencias principales entre los objetos vinculados y los objetos incrustados se hallan en el lugar donde se almacenan los datos y en el modo en que los objetos se actualizan después de colocarlos en el archivo de destino. Los objetos incrustados se almacenan en el documento en el que están insertados y no se actualizan. Los objetos vinculados permanecen como archivos independientes y se pueden actualizar. Si desea que la información del archivo de destino se actualice cuando los datos del archivo de origen cambien, use objetos vinculados. Si no desea actualizar los datos copiados cuando cambien en el archivo de origen, use un objeto incrustado. La versión del origen se incrusta completamente en el documento o la presentación. Si copia la información como un objeto incrustado, el archivo de destino requiere más espacio de disco que si la vincula. Para colocar un cuadro hecho en Excel en PowerPoint, realice el siguiente procedimiento: 1. Seleccione la diapositiva donde desea insertar el objeto de Excel. 2. En la ficha Insertar, en el grupo Texto, haga clic en el comando Objetos. 3. Active la opción Crear desde archivo, haga clic en el botón Examinar para localizar al archivo. Luego, haga clic en el botón Aceptar.CIBERTEC CARRERAS PROFESIONALES
    • 106 Si desea, puede activar la casilla Vínculo, para crear un enlace con el origen. 4. Si desea cambie el tamaño del objeto. Copiar Gráficos de Excel u otros objetos a PowerPoint Para colocar objetos provenientes de otros programas, puede copiar desde la aplicación fuente y pegar el objeto en la aplicación de destino. En el siguiente ejemplo, se copiará un gráfico hecho en Excel en PowerPoint. 1. Seleccione el gráfico que está en Excel y haga clic en el comando Copiar. 2. Pase a la aplicación de PowerPoint y seleccione la diapositiva. 3. Haga clic en la ficha Inicio y el grupo Portapapeles, elija el botón Pegar y la opción Pegado especial.CARRERAS PROFESIONALES CIBERTEC
    • SOFTWARE DE NEGOCIOS I 107 4. Seleccione la opción Pegar y elija Imagen (JPEG), para garantizar que la imagen del gráfico será idéntica a la que se encuentra en Excel. Luego, haga en el botón Aceptar. 5. Si desea modifique el tamaño de la imagen. A continuación, se muestran las opciones de pegado especial que se tienen disponibles para un gráfico de Excel. Objeto de Microsoft Office, pega el contenido del Portapapeles en la presentación como Objeto gráfico de Microsoft Office. Imagen (PNG, GIF o JPEG), Pega el contenido del Portapapeles en la presentación como una imagen. Mapa de bits independiente, pega el contenido del Portapapeles en la presentación como un mapa de bits independiente del dispositivo. Mapa de bits, pega el contenido del Portapapeles en la presentación como un mapa de bits. Imagen (metarchivo mejorado), pega el contenido del Portapapeles en la presentación como una imagen de metarchivo mejorado. Imagen (metarchivo de Windows), pega el contenido del Portapapeles en la presentación como una imagen de metarchivo de Windows.CIBERTEC CARRERAS PROFESIONALES
    • 108 También, puede pegar el gráfico vinculando con el origen de Excel. Para ello, active la opción Pegar vínculo. Sugerencias Para pegar un gráfico como una imagen estática, haga clic en cualquier opción Imagen o Mapa de bits. El formato de imagen suele proporcionar una mejor calidad de presentación que el formato de mapa de bits. Haga clic en Objeto gráfico de Microsoft Office para pegar un gráfico como un objeto gráfico que se pueda modificar mediante las herramientas gráficas de PowerPoint. Esta opción no está disponible si se está utilizando el Modo de compatibilidad de PowerPoint. Haga clic en Objeto gráfico de Microsoft Office Excel y, a continuación, en Pegar vínculo para pegar un gráfico como un objeto incrustado. Una vez incrustado, el objeto pasa a ser parte del archivo de destino. Los cambios realizados en el objeto incrustado se reflejan en el archivo de destino. Esta opción no está disponible si se está utilizando el Modo de compatibilidad de PowerPoint. Para pegar el gráfico como un icono OLE (vinculación e incrustación de objetos) de PowerPoint (en lugar de pegar el gráfico real) en una presentación, haga clic en Objeto gráfico de Microsoft Office Excel y, a continuación, active la casilla de verificación Mostrar como icono. Puede hacer clic en el icono para abrir la aplicación y ver el gráfico. Objeto gráfico de Microsoft Office Excel no está disponible si se está utilizando el Modo de compatibilidad de PowerPoint. 2.2.3. Vínculos En Microsoft PowerPoint 2007, se pueden establecer vínculos a través del uso de hipervínculos o los botones de acción. Estos vínculos permiten crear una conexión entre diapositivas, una página Web, una dirección de correo o un archivo. Insertar hipervínculos Puede crear un hipervínculo a partir de texto o de un objeto, como imagen, gráfico, forma, etc. Los tipos diferentes tipos de hipervínculos permiten crear un vínculo a cualquiera de los siguientes elementos:CARRERAS PROFESIONALES CIBERTEC
    • SOFTWARE DE NEGOCIOS I 109 A una diapositiva de la misma presentación A una diapositiva de otra presentación A una dirección de correo electrónico A una página o archivo en el Web A un archivo nuevo En PowerPoint, los hipervínculos se activan cuando se ejecuta la presentación, no en el momento de crearla. Hipervínculo a una diapositiva de la misma presentación 1. Seleccione el objeto que desea utilizar para insertar el hipervínculo. 2. Haga clic en la ficha Insertar, en el grupo Vínculos, seleccione el comando Hipervínculo. 3. En la ventana Insertar hipervínculo, elija el tipo de vínculo que desea hacer. Dependiendo del tipo de vínculo que se elija las opciones de la ventana cambian. 4. Para este ejemplo elija el vínculo Lugar de este documento. Luego, elija la diapositiva a la que desea vincular. Finalmente, haga clic en el botón Aceptar.CIBERTEC CARRERAS PROFESIONALES
    • 110 Tras señalar un hipervínculo, el puntero se transforma en una mano , para indicar que se puede hacer clic. El texto que representa un hipervínculo aparece subrayado y en un color que coordina con la combinación de colores. Hipervínculo a otro archivo o presentación 1. Seleccione el objeto que desea utilizar para insertar el hipervínculo. 2. Haga clic en la ficha Insertar, en el grupo Vínculos, seleccione el comando Hipervínculo. 3. En la ventana Insertar hipervínculo, elija la opción Archivo o página Web existente, localice el archivo en el cuadro Buscar en. Luego, haga clic en el botón Aceptar. Hipervínculo a un correo electrónico 1. Seleccione el objeto que desea utilizar para insertar el hipervínculo.CARRERAS PROFESIONALES CIBERTEC
    • SOFTWARE DE NEGOCIOS I 111 2. Haga clic en la ficha Insertar, en el grupo Vínculos, seleccione el comando Hipervínculo. 3. En la ventana Insertar hipervínculo, elija la opción Dirección de correo electrónico, escriba el email en el cuadro Dirección de correo electrónico. Luego, haga clic en el botón Aceptar. Hipervínculo a una página web 1. Seleccione el objeto que desea utilizar para insertar el hipervínculo. 2. Haga clic en la ficha Insertar, en el grupo Vínculos, seleccione el comando Hipervínculo. 3. En la ventana Insertar hipervínculo, elija la opción Archivo o página Web existente, escriba la dirección en el cuadro Dirección. Luego, haga clic en el botón Aceptar. Puede modificar o quitar un hipervínculo haciendo clic derecho sobre el objeto.CIBERTEC CARRERAS PROFESIONALES
    • 112 2.2.4. Insertar acción Agrega una acción a un objeto seleccionado para especificar lo que debería pasar cuando hace clic sobre el objeto, o cuando pasa el mouse. Lo botones de acción (que se encuentras en el grupo Ilustraciones en el comando Formas, incluyen botones con símbolos convencionales para ir a las diapositivas siguiente, anterior, primera o última. PowerPoint también, tiene botones de acción para reproducir películas o sonidos. Los botones de acción se utilizan normalmente para ejecutar presentaciones sin supervisión, por ejemplo, en una cabina o exposición. 1. Seleccione el objeto que desea utilizar para insertar la acción. 2. Haga clic en la ficha Insertar, en el grupo Vínculos, seleccione el comando Acción. 3. En la ventana Configuración de la acción, seleccione la ficha Clic del mouse. 4. En la opción Hipervínculo a, elija el vínculo que desea. En este caso, se elegirá Diapositiva. 5. Elija la diapositiva a vincular y luego, haga clic en el botón Aceptar.CARRERAS PROFESIONALES CIBERTEC
    • SOFTWARE DE NEGOCIOS I 113 6. Luego, verá el título de la diapositiva en la ventana de configuración. Después, haga clic en el botón Aceptar. En PowerPoint, el efecto de la configuración de la acción se puede apreciar cuando se ejecuta la presentación, no en el momento del diseño.ActividadesDiseñe una presentación con un tema de su elección y considere los siguientescriterios:• Utilice animación personalizada con una imagen.• Aplique dos estilos diferentes a su presentación.• Modifique el patrón de diapositivas de los dos estilos aplicados.• Inserte un gráfico de Excel en una diapositiva con datos relacionados al tema elegido.• El avance de las diapositivas debe hacerse con botones de desplazamiento Siguiente y Anterior en cada diapositiva.CIBERTEC CARRERAS PROFESIONALES
    • 114Resumen Cuando diseñe una presentación en PowerPoint aplique temas, colores y fondo para mejorar su presentación. Asimismo, mejore la calidad de sus presentaciones incorporando ilustraciones como gráficos, formas, imágenes y objetos SmartArt. Los efectos de transición son animaciones que se aplican a las diapositivas cuando se visualizan una después de otra. Mientras que los efectos de animación se aplican de manera individual a los objetos de una diapositiva. La finalidad del patrón de diapositivas es permitir los cambios globales y que los cambios se reflejen en todas las diapositivas de la presentación, como reemplazar el estilo de fuente, alineación de todos los títulos de las diapositivas, etc. La aplicación de efectos en las presentaciones permiten dar movimiento a los objetos que forman parte de ellas e incluso al texto haciéndolas así más profesionales o más divertidas, además de conseguir llamar la atención de las personas que la están viendo. La integración de PowerPoint con Office permite el uso eficiente de la información. Permite actualizar los datos desde cualquier aplicación. Los botones de acción son botones predefinidos que pueden insertarse en una presentación y para los que pueden definirse hipervínculos. Contienen formas, como flechas derecha e izquierda, y símbolos convencionales para ir a la diapositiva siguiente, anterior, primera y última, así como para reproducir películas o sonidos. Estos botones se suelen usar para presentaciones autoejecutables; por ejemplo, en presentaciones que se muestran en una cabina o en una exposición. Si desea saber más acerca de estos temas, puede consultar las siguientes páginas. http://www.aulaclic.es/power/f_power.htm http://www.deseoaprender.com/PowerPoint2007/presentacion-curso-power- point-2007.html http://office.microsoft.com/es-es/powerpoint/HA101662893082.aspx En estas direcciones hallará tutoriales para insertar gráficos y efectos de transición. http://www.aulaclic.es/power2007/t_15_1.htm Aquí hallará un tutorial sobre animación con PowerPoint. http://office.microsoft.com/es- es/powerpoint/HA100214793082.aspx?pid=CH100668193082 En esta página, hallará más información sobre hipervínculos. http://www.deseoaprender.com/PowerPoint2007/presentacion-curso-power- point-2007.html http://office.microsoft.com/es-es/powerpoint/HA101662893082.aspx En estas direcciones hallará tutoriales para insertar gráficos y efectos de transición.CARRERAS PROFESIONALES CIBERTEC
    • SOFTWARE DE NEGOCIOS I 115 UNIDAD DE APRENDIZAJE 3ANÁLISIS DE DATOS CON MICROSOFT EXCEL 2007LOGRO DE LA UNIDAD DE APRENDIZAJE • .Al término de la unidad, el alumno elabora cuadros y gráficos utilizando fórmulas y funciones básicas de la hoja de cálculo.TEMARIO • Novedades de Office Excel 2007 • Fórmulas y operadores de cálculo • Orden de las operaciones en las fórmulas • Referencias de celdas • Funciones matemáticas y estadísticas • Definir nombres de celdas • GráficosACTIVIDADES PROPUESTAS • Los alumnos usan operadores en el ingreso fórmulas y emplean el direccionamiento de celdas de manera conveniente. • Los alumnos insertan formulas con referencias relativas, absolutas y mixtas para analizar datos. • Los alumnos aplican formatos y estilos de celda. • Los alumnos insertan funciones para resolver problemas más complejos. • Los alumnos definen nombres para rangos de celdas para facilitar el ingreso de fórmulas y/o funciones. • Los alumnos diseñan gráficos para analizar los datos.CIBERTEC CARRERAS PROFESIONALES
    • 1163.1 EXCEL 2007 3.1.1. Novedades de Office Excel 2007 Microsoft Office Excel 2007 es una herramienta eficaz que se puede usar para crear y aplicar formato a hojas de cálculo, y para analizar y compartir información para tomar decisiones mejor fundadas. La interfaz de usuario de Microsoft Office Fluent, la visualización de datos enriquecida y las vistas de tabla dinámica permiten crear, de un modo más sencillo, gráficos de aspecto profesional y fácil uso. Entre las nuevas características se encuentran las siguientes: Interfaz de usuario orientada a los resultados Más filas y columnas y otros límites nuevos Temas de Office y estilos de Excel Formato condicional enriquecido Nuevo aspecto de los gráficos Nuevos formatos de archivo Interfaz de usuario orientada a los resultados La nueva interfaz de usuario orientada a los resultados facilita el trabajo en Microsoft Office Excel. Los comandos y funciones que solían estar ocultos tras complejos menús y barras de herramientas ahora son más fáciles de encontrar en las fichas orientadas a tareas que contienen grupos lógicos de comandos y características. Muchos cuadros de diálogo han sido reemplazados por galerías desplegables que muestran las opciones disponibles. Además, se ofrece información descriptiva sobre herramientas y vistas previas de ejemplo para ayudarle a elegir la opción adecuada. Más filas y columnas y otros límites nuevos Para permitirle explorar grandes cantidades de datos en hojas de cálculo, Office Excel 2007 admite hasta 1 millón de filas y 16.000 columnas por hoja de cálculo.CARRERAS PROFESIONALES CIBERTEC
    • SOFTWARE DE NEGOCIOS I 117 Específicamente, la cuadrícula de Office Excel 2007 tiene 1.048.576 filas por 16.384 columnas, lo que ofrece un 1500% más de filas y un 6300% más de columnas comparadas con las que había en Microsoft Office Excel 2003. Para su información, ahora las columnas acaban en XFD en lugar de acabar en IV. En lugar de 4000 tipos de formato, ahora puede utilizar un número ilimitado en el mismo libro y el número de referencias de celda por celda se aumenta de 8000 al que limite la memoria disponible. Para mejorar el rendimiento de Excel se ha aumentado la administración de memoria de 1 GB de memoria en Microsoft Office a 2 GB en Office Excel 2007. También, experimentará una aceleración de los cálculos en hojas de cálculo de gran tamaño con muchas fórmulas gracias a la compatibilidad de Office Excel 2007 con varios procesadores y conjuntos de chips multiproceso. Office Excel 2007 admite, asimismo, hasta 16 millones de colores. Temas de Office y estilos de Excel En Office Excel 2007, puede dar formato, rápidamente, a los datos de la hoja de cálculo aplicando un tema y utilizando un estilo concreto. Los temas se pueden compartir con otros programas de versión Office 2007, como Microsoft Office Word y Microsoft Office PowerPoint, mientras los estilos están diseñados para cambiar el formato de elementos específicos de Excel, como tablas, gráficos, tablas dinámicas, formas o diagramas de Excel. Formato condicional enriquecido En versión Office 2007, puede utilizar el formato condicional para comentar, visualmente, los datos con fines analíticos y de presentación. Para encontrar fácilmente excepciones y reconocer tendencias importantes en los datos, puede implementar y administrar varias reglas de formato condicional que apliquen un formato visual enriquecido en forma de degradados de color, barras de datos y conjuntos de iconos a los datos que cumplan dichas reglas. Los formatos condicionales son, asimismo, fáciles de aplicar; basta con hacer varias veces clic para ver las relaciones de los datos que puede utilizar para fines de análisis. Nuevo aspecto de los gráficos En Office Excel 2007, puede utilizar las nuevas herramientas gráficas para crear fácilmente gráficos de aspecto profesional que comuniquen información eficazmente. En función del tema que aplique al libro, el nuevo y actualizado aspecto de los gráficos incluye efectos especiales como 3D, transparencia y sombras suaves. La nueva interfaz de usuario facilita la exploración de los tipos de gráfico disponibles de manera que pueda crear el gráfico adecuado para los datos. Se proporcionan numerosos estilos y diseños de gráficos predefinidos para que pueda aplicar, de manera rápida, un formato atractivo e incluir los detalles que desea en el gráfico.CIBERTEC CARRERAS PROFESIONALES
    • 118 Nuevos formatos de archivo En 2007 Microsoft Office system, Microsoft presenta nuevos formatos de archivo para Excel que se denominan formatos XML. Estos nuevos formatos de archivo facilitan la integración con orígenes de datos externos a la vez que reducen los tamaños de archivo y mejoran la recuperación de datos. Puede comprobar un libro de Office Excel 2007 para ver si contiene funciones o formatos que no son compatibles con una versión anterior de Excel y poder llevar a cabo los cambios necesarios para obtener una mejor compatibilidad con versiones anteriores. 3.1.2. Fórmulas Las fórmulas son expresiones que efectúan cálculos con los valores de la hoja de cálculo. Una fórmula comienza por un signo igual (=). Por ejemplo, la siguiente fórmula multiplica 12 por 2 y, a continuación, suma el resultado de 21 entre 3. Una fórmula puede contener lo siguiente: funciones, referencias, operadores y constantes. Funciones, la función PI() devuelve el valor de pi: 3,1416... Referencias (o nombres), A2 devuelve el valor de la celda A2. Constantes, números o valores de texto escritos directamente en una fórmula, por ejemplo, 2. Operadores, el operador ^ (acento circunflejo) eleva un número a una potencia, y el operador * (asterisco) multiplica. Referencias en las fórmulas Una referencia identifica una celda o un rango de celdas en una hoja de cálculo e indica a Microsoft Excel en qué celdas debe buscar los valores o los datos que desea utilizar en una fórmula. En las referencias se puede utilizar datos de distintas partes de una hoja de cálculo en una fórmula, o bien utilizar el valor de una celda en varias fórmulas. También, pueden hacerse referencias a las celdas de otras hojas en el mismo libro y a otros libros que estén abiertos. Las referencias a celdas de otros libros se denominan vínculos. De forma predeterminada, Microsoft Excel utiliza el estilo de referencia A1, que se refiere a columnas con letras (por ejemplo A, B, etc.) y a las filas con números (por ejemplo 1, 2, etc.). Estas letras y números se denominan títulos de fila y de columna. Para hacer referencia a una celda, escriba la letra de la columna seguida del número de fila. Por ejemplo, B2 hace referencia a la celda en la intersección de la columna B y la fila 2.CARRERAS PROFESIONALES CIBERTEC
    • SOFTWARE DE NEGOCIOS I 119 Para hacer referencia a Utilice La celda de la columna A y la fila 10 A10 El rango de celdas de la columna A y de las filas de la 10 a la 20. A10:A20 El rango de celdas de la fila 15 y de las columnas B a E. B15:E15 Todas las celdas de la fila 5 5:5 Todas las celdas de las filas 5 a 10. 5:10 Todas las celdas de la columna H H:H Todas las celdas desde la columna H hasta la J H:J El rango de celdas de las columnas A a E y de las filas 10 a 20. A10:E20 Referencia a otra hoja de cálculo En el siguiente ejemplo, la función de la hoja de cálculo PROMEDIO calcula el valor promedio del rango B1:B10 en la hoja de cálculo denominada Marketing del mismo libro. Observe que el nombre de la hoja de cálculo y un signo de exclamación (!) preceden a la referencia de rango. Constantes en las fórmulas Una constante es un valor que no se calcula. Por ejemplo, la fecha 14-04-20010, el número 213 y el texto "Nexol Perú" son constantes. Una expresión, o un valor obtenido como resultado de una expresión, no es una constante. Si utiliza valores constantes en la fórmula en vez de referencias a celdas (por ejemplo, =30+70+110), el resultado cambia sólo si modifica la fórmula. 3.1.3. Operadores de cálculo Los operadores especifican el tipo de cálculo que se desea realizar con los elementos de una fórmula. Microsoft Excel incluye cuatro tipos diferentes de operadores de cálculo: aritmético, comparación, texto y referencia. Operadores aritméticos Para ejecutar las operaciones matemáticas básicas como suma, resta o multiplicación, combinar números y generar resultados numéricos, utilice los siguientes operadores aritméticos.CIBERTEC CARRERAS PROFESIONALES
    • 120 Operador aritmético Significado Ejemplo + (signo más) Suma 3+3 – (signo menos) Resta 3–1 Negación –1 * (asterisco) Multiplicación 3*3 / (barra oblicua) División 3/3 % (signo de porcentaje) Porcentaje 20% ^ (acento circunflejo) Exponenciación 3^2 Operadores de comparación Se pueden comparar dos valores con los siguientes operadores. Cuando se comparan dos valores utilizando estos operadores, el resultado es un valor lógico: VERDADERO o FALSO. Operador de comparación Significado Ejemplo = (signo igual) Igual a A1=B1 > (signo mayor que) Mayor que A1>B1 < (signo menor que) Menor que A1<B1 >= (signo mayor o igual que) Mayor o igual que A1>=B1 <= (signo menor o igual que) Menor o igual que A1<=B1 <> (signo distinto de) Distinto de A1<>B1 Operador de concatenación de texto Utilice el signo (&) para unir o concatenar una o varias cadenas de texto con el fin de generar un solo elemento de texto.CARRERAS PROFESIONALES CIBERTEC
    • SOFTWARE DE NEGOCIOS I 121 Operador Significado Ejemplo de texto & ("y" Conecta o concatena dos "Viento"&"norte comercial) valores para generar un valor de texto continuo Operadores de referencia Combinan rangos de celdas para los cálculos con los siguientes operadores. Operador de Significado Ejemplo referencia : (dos puntos) Operador de rango, B5:B15 que genera una referencia a todas las celdas entre dos referencias, éstas incluidas. ; (punto y Operador de unión, SUMA(B5:B15;D5:D15) coma) que combina varias referencias en una sola (espacio) Operador de B7:D7 C6:C8 intersección, que genera una referencia a las celdas comunes a dos referencias 3.1.4. Orden de las operaciones en las fórmulas Las fórmulas calculan los valores en un orden específico. Las fórmulas de Excel siempre comienzan por un signo igual (=). El signo igual indica a Excel que los caracteres siguientes constituyen una fórmula. Detrás del signo igual están los elementos que se van a calcular (los operandos), separados por operadores de cálculo. Excel calcula la fórmula de izquierda a derecha, según el orden específico de cada operador de la fórmula. Precedencia de los operadores Si se combinan varios operadores en una única fórmula, Excel ejecutará las operaciones en el orden que se indica en la tabla a continuación. Si una fórmula contiene operadores con la misma precedencia (por ejemplo, si una fórmulaCIBERTEC CARRERAS PROFESIONALES
    • 122 contiene un operador de multiplicación y otro de división), Excel evaluará los operadores de izquierda a derecha. Operador Descripción : (dos puntos) Operadores de referencia (un solo espacio) ; (punto y coma) – Negación (como en –1) % Porcentaje ^ Exponenciación *y/ Multiplicación y división +y- Suma y resta & Conecta dos cadenas de texto (concatenación) = Comparación <> <= >= <> Uso de paréntesis Para cambiar el orden de evaluación, escriba entre paréntesis la parte de la fórmula que se calculará en primer lugar. Por ejemplo, la siguiente fórmula da un resultado de 11 porque Excel calcula la multiplicación antes que la suma. La fórmula multiplica 2 por 3 y, a continuación, suma 5 al resultado. = 5+2*3 Por el contrario, si se utilizan paréntesis para cambiar la sintaxis, Excel sumará 5 y 2 y, a continuación, multiplica el resultado por 3, con lo que se obtiene 21. = (5+2)*3 En el siguiente ejemplo, los paréntesis que rodean la primera parte de la fórmula indican a Excel que calcule B4+25 primero y después divida el resultado por la suma de los valores de las celdas D5, E5 y F5. = (B4+25) / SUMA(D5:F5)CARRERAS PROFESIONALES CIBERTEC
    • SOFTWARE DE NEGOCIOS I 123 3.1.5. Referencias de celdas Una referencia identifica una celda o un rango de celdas en una hoja de cálculo e indica a Microsoft Excel en qué celdas debe buscar los valores o los datos que desea utilizar en una fórmula. Las referencias permiten utilizar datos de distintas partes de una hoja de cálculo en una fórmula, o bien utilizar el valor de una celda en varias fórmulas. También, puede hacerse referencia a las celdas de otras hojas en el mismo libro y a otros libros. Referencia (direccionamiento) Relativa Una referencia relativa en una fórmula, como A1, se basa en la posición relativa de la celda que contiene la fórmula y de la celda a la que hace referencia. Si cambia la posición de la celda que contiene la fórmula, se cambia la referencia. Si se copia la fórmula en filas o columnas, la referencia se ajusta automáticamente. De forma predeterminada, las nuevas fórmulas utilizan referencias relativas. Por ejemplo, si copia una referencia relativa de la celda B2 a la celda B3, se ajusta, de manera automática, de =A1 a =A2. Fórmula copiada con referencia relativa Referencias Absolutas Una referencia de celda absoluta en una fórmula, como $A$1, siempre hace referencia a una celda en una ubicación específica. Si cambia la posición de la celda que contiene la fórmula, la referencia absoluta permanece invariable. Si se copia la fórmula en filas o columnas, la referencia absoluta no se ajusta. De forma predeterminada, las nuevas fórmulas utilizan referencias relativas y es necesario cambiarlas a referencias absolutas. Por ejemplo, si copia una referencia absoluta de la celda B2 a la celda B3, permanece invariable en ambas celdas =$A$1. Fórmula copiada con referencia absoluta Referencias Mixtas Una referencia mixta tiene una columna absoluta y una fila relativa, o una fila absoluta y una columna relativa. Una referencia de columna absoluta adopta la forma $A1, $B1, etc. Una referencia de fila absoluta adopta la forma A$1, B$1, etc. Si cambia la posición de la celda que contiene la fórmula, se cambia la referencia relativa y la referencia absoluta permanece invariable. Si se copia laCIBERTEC CARRERAS PROFESIONALES
    • 124 fórmula en filas o columnas, la referencia relativa se ajusta, de manera automática, y la referencia absoluta no se ajusta. Por ejemplo, si se copia una referencia mixta de la celda A2 a B3, se ajusta de =A$1 a =B$1. Fórmula copiada con referencia mixta Alternar entre referencias relativas, absolutas y mixtas 1. Seleccione la celda que contenga la fórmula. 2. En la barra de fórmulas (barra de fórmulas: barra de la parte superior de la ventana de Excel que se utiliza para escribir o editar valores o fórmulas en celdas o gráficos. Muestra la fórmula o el valor constante almacenado en la celda activa.), seleccione la referencia que desee cambiar. 3. Presione F4 para alternar las combinaciones. La columna "Cambia a" refleja cómo se actualiza un tipo de referencia si la fórmula que la contiene se copia dos celdas hacia abajo y dos hacia la derecha. Fórmula que se copia Referencia (Descripción) Cambia a $A$1 (columna absolutay fila absoluta) $A$1 A$1 (columna relativa y fila absoluta) C$1 $A1 (columna absoluta y fila relativa) $A3 A1 (columna relativa y fila relativa) C3 Ejemplos de fórmulas con direccionamiento absoluto Ejemplo 1 La columna Interés se calcula multiplicando cada monto de la columna Capital con el porcentaje de interés fijo. Por ejemplo, 1000*10%., 2000*10%, y así sucesivamente. Por ello, se considera que la celda B1 debe mantener su posición cuando se copie la fórmula del interés a las celdas restante. Escriba el siguiente cuadro:CARRERAS PROFESIONALES CIBERTEC
    • SOFTWARE DE NEGOCIOS I 125 1. En la celda B4, escriba la siguiente fórmula = A4 * B1 2. Ahora, presione la tecla de función F4 y busque la la referencia $B$1 para que pueda mantener su posición en el momento que se copie la fórmula hacia abajo. 3. Ahora, presione la tecla ENTER. 4. Copie la fórmula hacia abajo y observe los resultados. Ejemplo 2 Calcule la venta en soles de acuerdo al tipo de cambio. Use una referencia absoluta en la fórmula para el tipo de cambio.CIBERTEC CARRERAS PROFESIONALES
    • 126 Solución En la celda H6 escriba la fórmula =G6*$G$2 y presione la tecla ENTER. Ahora copie la fórmula hacia abajo.Actividades1. Escriba y llene el siguiente cuadro con las siguientes consideraciones: La columna SALDO es la diferencia entre lo programado y lo ejecutado. La columna %, calcula el % AVANCE por cada concepto, dividiendo la columna Ejecutado entre la columna Programado Calcule la fila TOTAL.2. Escriba y llene el siguiente cuadro con las siguientes consideraciones: La columna DCTO S/. es el producto del precio, la cantidad y %DCTO. La columna VENTA S/., se calcula multiplicando precio * unidad y restando el DCTO S/. Calcule la fila de Totales.CARRERAS PROFESIONALES CIBERTEC
    • SOFTWARE DE NEGOCIOS I 1273. Calcule la información faltante del cuadro tomando las fórmulas siguientes: IMPORTE = CANTIDAD * PRECIO IGV = IMPORTE * 0.19 MONTO VTA S/. = IMPORTE + IGV MONTO VTA $ = MONTO VTA S/. / 2.95 Considere los valores del IGV y del tipo de cambio como constantes en la fórmula que vaya a insertar para las dos ultimas columnas.4. Calcule la información faltante del cuadro tomando las fórmulas siguientes: El total Anual es la suma de los 3 cuatrimestres. El total Anual es el promedio de los 3 cuatrimestres. Añada una columna y calcule el %Total Anual de cada sucursal. Calcule el % de cada cuatrimestre con respecto al total anual de todas las sucursales.CIBERTEC CARRERAS PROFESIONALES
    • 1285. Calcule la columna Participación dividiendo cada venta de un producto entre el total. Por ejemplo, 300/2100. La siguiente formula seria 800/2100 y así sucesivamente.6. Complete el siguiente cuadro utilizando las fórmulas adecuadas en las columnas Venta $, IGV $, PRECIO S/., PRECIO $ y % VENTA. Además complete la fila Total y calcula la cantidad total, las ventas y el IGV.7. Escriba y complete el siguiente cuadro considerando que el gasto de cada mes es el Gasto del mes anterior más el % Incremento. Utilice las fórmulas con las referencias más convenientes para este caso.CARRERAS PROFESIONALES CIBERTEC
    • SOFTWARE DE NEGOCIOS I 1293.2 FORMATOS Y ESTILOS DE CELDAS 3.2.1. Formatos de celdas El formato de refiere al cambio de aspecto de las celdas y su contenido (letras, números, borde, fondo, etc.). Para dar formato a las celdas, usamos la ficha Inicio y los grupos fuente, alineación y número. También, es posible cambiar estas opciones con el menú contextual y la opción Formato de celdas. Utilice estas funciones de formato para mostrar los datos de manera eficaz. Formatos de número Puede utilizar los formatos de número para cambiar el aspecto de los números, incluidas las fechas y las horas, sin que cambie el número. El formato de número no afecta al valor real de la celda que Microsoft ExcelCIBERTEC CARRERAS PROFESIONALES
    • 130 utiliza para realizar los cálculos. El valor real se muestra en la barra de fórmulas. El formato de número General es el formato predeterminado. En la mayoría de los casos, los números a los que se aplica Formato de el formato General se muestran tal como se escriben. Sin número embargo, si la celda no es, suficientemente, ancha para General mostrar todo el número, el formato General redondea los números con posiciones decimales y utiliza la notación científica para números grandes. Excel contiene numerosos formatos de número integrados. Para obtener una lista de ellos, haga clic en Celdas en el Formatos de menú Formato y después en la ficha Número. La categoría número Especial incluye formatos para códigos postales y números integrados telefónicos. Las opciones de cada categoría aparecen a la derecha de la lista Categoría. Los formatos aparecen en categorías a la izquierda, que incluyen Contabilidad, Fecha, Hora, Fracción, Científica y Texto. También, puede realizar cambios en la ficha Inicio y en el grupo Número de la cinta de opciones. Formatos de alineación Se utilizan los formatos de alineación para cambiar la posición de los datos en la celda.CARRERAS PROFESIONALES CIBERTEC
    • SOFTWARE DE NEGOCIOS I 131 Seleccione una opción en el cuadro de lista Horizontal para cambiar la alineación horizontal del contenido de la celda. De forma predeterminada, Microsoft Excel alinea el texto a la Horizontal izquierda, los números a la derecha y los valores lógicos o de error se centran. La alineación horizontal predeterminada es General. Si cambia la alineación de los datos, no cambiará el tipo de datos. Seleccione una opción en el cuadro de lista Vertical para cambiar la alineación vertical del contenido de la celda. De Vertical forma predeterminada, Microsoft Excel alinea el texto verticalmente en la parte inferior de una celda. La alineación horizontal predeterminada es General. Sangra el contenido de una celda desde cualquier borde de la celda, en función de si elige Horizontal o Vertical. Cada Sangría incremento del cuadro Sangría es equivalente al ancho de un carácter. Seleccione una opción en Orientación para cambiar la orientación del texto de las celdas seleccionadas. Es posible Orientación que las opciones de giro no estén disponibles si se seleccionan otras opciones de alineación. Establece la cantidad de giro del texto en la celda seleccionada. Utilice un número positivo en el cuadro Grados para girar el texto seleccionado desde la esquina inferior Grados izquierda a la esquina superior derecha de la celda. Utilice grados negativos para girar el texto desde la esquina superior izquierda a la esquina inferior derecha en la celda seleccionada. Seleccione las opciones disponibles en el control Texto para Control del texto ajustar el aspecto del texto en una celda. Ajusta el texto en varias líneas en una celda. El número de Ajustar texto líneas ajustadas dependerá del ancho de la columna y de la longitud del contenido de la celda.CIBERTEC CARRERAS PROFESIONALES
    • 132 Reduce el tamaño aparente de los caracteres de fuente de forma que se ajusten todos los datos de una celda Reducir hasta seleccionada a la columna. El tamaño de carácter se ajusta ajustar automáticamente al cambiar el ancho de la columna. El tamaño de la fuente aplicada no cambia. Combina dos o más celdas seleccionadas en una sola celda. La referencia de celda para una celda combinada es la celda Combinar celdas de la esquina superior izquierda del rango original seleccionado. Dirección del Seleccione una opción en el cuadro Dirección del texto para texto especificar el orden de lectura y la alineación. También, puede realizar cambios en la ficha Inicio y en el grupo Alineación de la cinta de opciones. Formatos de Fuente En la ficha Fuente, puede encontrar la posibilidad de cambiar la apariencia del texto, del mismo modo que se cambiaba en el programa de Word. También, puede realizar cambios en la Ficha Inicio y en el grupo Fuente de la cinta de opciones. Formatos de bordes Se utilizan los formatos de alineación para cambiar la posición de los datos en la celda.CARRERAS PROFESIONALES CIBERTEC
    • SOFTWARE DE NEGOCIOS I 133 3.2.2. Estilos de celdas Microsoft Office Excel proporciona un gran número de estilos de tabla (o estilos rápidos) predefinidos que puede utilizar para dar formato, rápidamente, a una tabla. Si los estilos de la tabla predefinida no satisfacen sus necesidades, puede crear y aplicar un estilo de tabla personalizado. Aunque sólo se pueden eliminar los estilos de tabla personalizados, puede quitar cualquier estilo de tabla para que ya no se aplique a los datos. Puede realizar ajustes adicionales en el formato de tabla seleccionando opciones de estilos rápidos para los elementos de la tabla, como las filas de encabezado y de totales, la primera y la última columna, y las filas y columnas con bandas. Aplicar estilos de celda Para aplicar varios formatos en un solo paso y asegurarse de que las celdas presentan un formato coherente, se puede usar un estilo de celda. Los estilos de celda se definen como conjuntos definidos de características de formato, como fuentes (fuente: diseño gráfico aplicado a todos los números, símbolos y caracteres alfabéticos. Para aplicar estilos de celda debe hacer lo siguiente: 1. Seleccione las celdas a modificar. 2. Haga clic en la ficha Inicio, grupo Estilos opción Estilos de celda.CIBERTEC CARRERAS PROFESIONALES
    • 134 3. Seleccione el estilo de celda de su preferencia. También, puede crear sus propios estilos de celda haciendo clic a la penúltima opción del listado de estilos. Si por el contrario quiere borrar un estilo aplicado, debe seleccionar el estilo Normal. Dar formato como tabla Otra de las características nuevas en la versión 2007, es el uso de formatos automáticos a las tablas con la opción Dar formato como tabla. Para aplicar este tipo de formato realice lo siguiente: 1. En la hoja de cálculo, ubique el puntero de celda sobre la tabla a la que desea aplicar un estilo de tabla. 2. En la ficha Inicio, en el grupo Estilos, haga clic en el comando Dar formato como tabla. 3. Haga clic en el estilo de tabla que desea utilizar.CARRERAS PROFESIONALES CIBERTEC
    • SOFTWARE DE NEGOCIOS I 135 4. En la ventana Dar formato como tabla, verifique que el rango coincide con la tabla que está utilizando. También, active la casilla La tabla tiene encabezados. Luego, haga en el botón Aceptar. 5. Observe el resultado en la tabla elegida. Cuando se usa la función Dar formato como tabla, Office Excel, automáticamente, inserta una tabla; este tipo de elemento incluye filtros automáticos en la cabecera de las columnas. Si desea trabajar sin los filtros, haga clic en el botón Ordenar y filtrar, luego, desactive la opción Filtro.CIBERTEC CARRERAS PROFESIONALES
    • 136 6. Si decidió desactivar el filtro, entonces la apariencia final de la tabla será similar a la siguiente: También, puede convertir la tabla en un rango utilizando la ficha Diseño de Herramientas de tabla y haciendo clic en el comando Convertir en rango. Si desea convertir la tabla en rango haga clic en el botón Sí. La diferencia es que de aquí en adelante, cada vez que aplique el comando Dar formato de tabla, mantendrá los formatos elegidos, pero no se activará nuevamente el filtro. Formato condicional Las mejoras en el formato condicional son una característica popular en Microsoft Office Excel 2007. El análisis de datos nunca ha sido más interesante y divertido. Ahora, puede realizar un seguimiento de las tendencias, revisar el estado, localizar datos y buscar valores máximos. El formato condicional se utiliza para aplicar formatos a determinadas celdas de la hoja de cálculo, dependiendo de que se cumplan determinadas condiciones.CARRERAS PROFESIONALES CIBERTEC
    • SOFTWARE DE NEGOCIOS I 137 Para aplicar formatos condicionales realice lo siguiente: 1. Seleccione las celdas cuyo formato condicional desee agregar, modificar o quitar. 2. En la ficha Inicio, en el grupo Estilos haga clic en el comando Formato condicional. 3. Elija uno de los tipos de formato condicional. 4. Por ejemplo, utilizaremos la primera opción Resaltar reglas de celdas.CIBERTEC CARRERAS PROFESIONALES
    • 138 5. Escriba el número 300 y observe que de manera inmediata el formato condicional predeterminado se aplica sobre el rango seleccionado. 6. Si desea elija otro tipo de formato haciendo clic en el cuadro la lista Con. 7. También, puede personalizar el formato, para ello, haga clic en la opción Formato personalizado. Inmediatamente, aparecerá la ventana Formato de celdas y en ella, podrá elegir los formatos a su gusto. Además, puede solicitar más reglas para definir los formatos condicionales. Para ello, haga clic en la opción Más reglas.CARRERAS PROFESIONALES CIBERTEC
    • SOFTWARE DE NEGOCIOS I 139 Los tipos de regla que puede considerar al establecer formatos condicionales son los siguientes: Tipo de regla Descripción Valor de celda Identificar números, fechas y texto específicos en una lista de productos Valor de celda (con Identificar un número o texto modificado de forma fórmula) dinámica en una lista de productos Valores superiores e Identificar los valores superiores, inferiores y por encima inferiores del promedio en un informe sobre un reciente viaje de Por encima o por debajo promoción de libros del promedio Valores superiores e Determinar quiénes son los dos mejores alumnos de la inferiores clase Único o duplicado Buscar las filas duplicadas de una lista de clientes Conjunto de iconos Ver el estado de los ingresos y las tendencias de un trimestre al siguiente Conjunto de iconos Comparar los diferentes criterios de productos mediante una escala de clasificación Conjunto de iconos Examinar las tendencias de beneficios mes a mes Conjunto de iconos Identificar las ventas regionales por debajo de $900.000 Barras de datos Comparar la altura de las montañas más altas Escala de 3 colores Examinar las distribuciones de ventas totales en las categorías de producto clave Basado en fórmulas Sombrear filas alternas en un rango Basado en fórmulas Comparar los datos en una celda fuera del rango deCIBERTEC CARRERAS PROFESIONALES
    • 140 Tipo de regla Descripción celdas con formato condicional Basado en fórmulas Sombrear una fila completa en la que deben cumplirse varios criterios Basado en fórmulas Sombrear una fila completa si la fila es un valor único Un rango de celdas puede tener más de una regla de formato condicional que dé como resultado verdadero. Ello puede ocasionar las siguientes situaciones: Que las reglas no entren en conflicto. Por ejemplo, si una regla aplica el formato a una celda con una fuente en negrita y otra regla aplica el formato con la misma celda con un color rojo, se aplica un formato a la celda con una fuente en negrita y color rojo. Debido a que no hay conflicto entre los dos formatos, se aplican ambas reglas. Cuando las reglas entran en conflicto. Por ejemplo, una regla establece un color de fuente de celda en rojo y otra establece un color de fuente de celda en verde. Debido a que estas dos reglas entran en conflicto, sólo se puede aplicar una. La regla que se aplica es la de mayor prioridad. Nuevos tipos de formato condicional Barra de datos Una barra de datos le ayuda a ver el valor de una celda con relación a las demás. La longitud de la barra de datos representa el valor de la celda. Una barra más grande representa un valor más alto y una barra más corta representa un valor más bajo. Las barras de datos son útiles para encontrar números más altos y más bajos especialmente con grandes cantidades de datos, como las mayores y menores ventas de juguetes en un informe de ventas. Escalas de color Las escalas de colores son guías visuales que ayudan a comprender la variación y la distribución de datos. Una escala de dos colores permite comparar un rango de celdas utilizando una gradación de dos colores. El tono de color representa los valores superiores o inferiores. Por ejemplo, en una escala de colores verde y rojo, puede especificar que las celdas con el valor superior tengan un color más verde y las celdas de valor inferior tengan un color más rojo.CARRERAS PROFESIONALES CIBERTEC
    • SOFTWARE DE NEGOCIOS I 141 Conjunto de iconos Utilice un conjunto de iconos para comentar y clasificar datos de tres a cinco categorías separadas por un valor de umbral. Cada icono representa un rango de valores. Por ejemplo, en el conjunto de iconos de 3 flechas, la flecha roja hacia arriba representa valores más altos, la flecha hacia el lado amarilla representa valores medios y la flecha hacia abajo verde representa valores más bajos.Actividades1. En el cuadro elaborado en la actividad de la sesión anterior, aplique los formatos de celda y estilo que desee, de tal manera, que se asemeje a la muestra. Además, aplique un formato condicional, tipo conjunto de iconos 5 partes, a los datos de la columna interés.2. En el cuadro elaborado en la actividad de la sesión anterior, aplique los formatos de celda y estilo que desee, de tal manera, que se asemeje a la muestra. Además, aplique los siguientes formatos condicionales: El precio deberá resaltar los 3 precios más altos. La cantidad deberá resaltar las cantidades que están por encima del promedio. El % de descuento mostrará iconos. El descuento en soles utilizará un formato condicional tipo barra de datos. La venta en soles, resaltará los datos con escalas del color.3. En el cuadro elaborado en la actividad de la sesión anterior, aplique los formatos de celda y estilo que desee, de tal manera, que se asemeje a la muestra. Además, aplique un formato condicional, tipo escalas de color, a las filas cuya cantidad de deposito sea mayor a 1750.CIBERTEC CARRERAS PROFESIONALES
    • 1424. En la siguiente actividad se debe calcular la columna Demora (días), restando la fecha actual menos la Fecha Vencimiento. Además, mediante el uso de formatos condicionales, se debe resaltar de color morado (en degradado), todas las cuentas que tengan más de 60 días de demora5. Diseñe un cuadro que muestre sus notas obtenidas en ciclo hasta la fecha actual. Aplique a las celdas el formato y estilo que desee. Finalmente, utilice el formato condicional que desee a las notas que están aprobadas.CARRERAS PROFESIONALES CIBERTEC
    • SOFTWARE DE NEGOCIOS I 1433.3 FUNCIONES Las funciones son fórmulas predefinidas que ejecutan cálculos utilizando valores específicos, denominados argumentos, en un orden determinado o estructura. Las funciones pueden utilizarse para ejecutar operaciones simples o complejas. En la versión 2007, puede insertar una función utilizando la biblioteca de funciones de la ficha Fórmulas. Estructura de una función La estructura de una función comienza por el signo igual (=), seguido por el nombre de la función, un paréntesis de apertura, los argumentos de la función separados por comas y un paréntesis de cierre. Nombre de función. Para obtener una lista de funciones disponibles, empiece a escribir el nombre de la función. La lista aparecerá de manera automática. Argumentos. Los argumentos pueden ser números, texto, valores lógicos como VERDADERO o FALSO, matrices, valores de error como #N/A o referencias de celda. El argumento que se designe deberá generar un valor válido para el mismo. Los argumentos pueden ser constantes, fórmulas u otras funciones.CIBERTEC CARRERAS PROFESIONALES
    • 144 Información sobre herramientas de argumentos. Cuando se escribe la función, aparece una información sobre herramientas con su sintaxis y sus argumentos. Por ejemplo, escriba = PROMEDIO( y aparecerá la información relacionada a la función. Escribir fórmulas Cuando cree una fórmula que contenga una función, el cuadro de diálogo Insertar función le ayudará a introducir las funciones de la hoja de cálculo. A medida que se introduzca una función en la fórmula, el cuadro de diálogo Insertar función irá mostrando el nombre de la función, cada uno de sus argumentos, una descripción de la función y de cada argumento, el resultado actual de la función y el resultado actual de toda la fórmula. Funciones anidadas En algunos casos, puede que deba utilizar una función como uno de los argumentos de otra función. Por ejemplo, la siguiente fórmula utiliza una función anidada PROMEDIO y compara el resultado con el valor 50. Resultados válidos. Cuando se utiliza una función anidada como argumento, deberá devolver el mismo tipo de valor que el que utilice el argumento. Por ejemplo, si el argumento devuelve un valor VERDADERO o FALSO, la función anidada deberá devolver VERDADERO o FALSO. Si éste no es el caso, Microsoft Excel mostrará el valor de error #¡VALOR! Límites del nivel de anidamiento Una fórmula puede contener como máximo 64 niveles de funciones anidadas. Si la Función B se utiliza como argumento de la Función A, la Función B es una función de segundo nivel. Por ejemplo, la función PROMEDIO y la función SUMA son ambas funciones de segundo nivel porque son argumentos de la función SI. Una función anidada dentro de la función PROMEDIO será una función de tercer nivel, etc.CARRERAS PROFESIONALES CIBERTEC
    • SOFTWARE DE NEGOCIOS I 145 3.3.1. Funciones Matemáticas Función SUMA =SUMA (Rango) Realiza la suma de las celdas que contienen el rango especificado. Por ejemplo, en el cuadro de la derecha, el total de comisión se obtiene insertando la función: =SUMA(C2:C9) 3.3.2. Funciones Estadísticas Función PROMEDIO =PROMEDIO(Número1;Número2;.) Función que nos devolverá la media aritmética de los números o el rango encerrado entre paréntesis Funciones MAX y MIN =MAX(Números) =MIN(Números) Estas funciones devuelven los valores máximo y mínimo respectivamente de un conjunto de números.CIBERTEC CARRERAS PROFESIONALES
    • 146 Funciones CONTAR y CONTARA =CONTAR (Rango) Cuenta las veces que aparece un elemento numérico en una lista. =CONTARA (Rango) Cuenta las veces que aparece un elemento de texto en una lista 3.3.3. Definir nombres de celdas Un nombre es una forma abreviada de referirse a una referencia de celda, cuyo propósito, a primera vista, podría resultar difícil de comprender. La siguiente información muestra ejemplos habituales de nombres y de cómo pueden mejorar la claridad y la comprensión. Tipo de Ejemplo sin nombre Ejemplo con nombre ejemplo Referencia =SUMA(C20:C30) =SUMA(VentasPrimerTrimestre) Constante =PRODUCTO(A5;0,16) =PRODUCTO(Precio;IVA) Fórmula =SUMA(BUSCARV(A1;B1:F20;5;FALSO); =SUMA(Existencias;-Pedidos) -G5) Tabla C4:G36 =MayoresVentas06 Tipos de nombres Se pueden crear y utilizar varios tipos de nombres. Nombre definido. Es un nombre que representa una celda, un rango de celdas, una fórmula o un valor de constante. Puede crear sus propios nombres definidos aunque, en ocasiones, Microsoft Office Excel los crea por el usuario; por ejemplo, cuando se establece un área de impresión. Nombre de tabla. Nombre de una tabla de Excel, que es un conjunto de datos relacionados que se guardan en registros (filas) y campos (columnas). Excel crea nombres de tabla predeterminados, como Tabla1, Tabla2, etc., cada vez que inserte una tabla de Excel, pero le puede cambiar el nombre para darle un mayor significado.CARRERAS PROFESIONALES CIBERTEC
    • SOFTWARE DE NEGOCIOS I 147 El ámbito de un nombre Todos los nombres tienen un ámbito, para una hoja de cálculo específica o para todo el libro. El ámbito de un nombre es la ubicación en la se reorganiza sin calificación. Por ejemplo: Si ha definido un nombre, como Presupuesto_FY08 y su ámbito es la Hoja1, el nombre, si no se califica, sólo se reconoce en la Hoja1, pero no en Hoja2 ni en Hoja3 sin calificación. Para usar un nombre de hoja de cálculo local en otra hoja de cálculo, puede calificarla si la precede del nombre de la hoja, como muestra el siguiente ejemplo: Hoja1!Presupuesto_FY08 Si ha definido un nombre, como Objetivos_Dpto_Ventas, y su ámbito es el libro, ese nombre se reconoce en todas las hojas de cálculo de ese libro, pero en ningún otro libro. Un nombre debe ser único en su ámbito. Excel impide que el usuario defina un nombre que no sea único en su ámbito. Sin embargo, puede usar el mismo nombre en ámbitos distintos. Por ejemplo, puede definir un nombre, como IngresosBrutos, cuyo ámbito sean Hoja1, Hoja2 y Hoja3 en el mismo libro. Aunque cada nombre sea el mismo, cada uno de ellos es único en su ámbito. Debería hacerlo así para asegurarse de que una fórmula que use el nombre, IngresosBrutos, siempre haga referencia a las mismas celdas en el nivel de hoja de cálculo local. Incluso, puede definir el mismo nombre, IngresosBrutos, para el nivel de libro global, pero nuevamente el ámbito es único. En este caso, no obstante, se puede producir un conflicto de nombres y para resolverlo, de forma predeterminada, Excel usa el nombre definido para la hoja de cálculo, ya que el nivel de hoja de cálculo local tiene prioridad respecto al libro global. Si desea reemplazar la prioridad y usar el nombre del libro, puede eliminar la ambigüedad del nombre si coloca un prefijo en el nombre del libro como se muestra en el siguiente ejemplo: ArchivoLibro!IngresosBrutos Crear y especificar nombres Puede crear un nombre con cualquiera de estos métodos: Cuadro Nombre de la barra de fórmulas. Es la forma más adecuada de crear un nombre en el nivel de libro para un rango seleccionado. Crear un nombre a partir de una selección. Puede crear nombres, cómodamente, partiendo de los rótulos de fila y de columna existentes mediante una selección de celdas de la hoja de cálculo. Cuadro de diálogo Nombre nuevo. Es el método más adecuado si desea tener más flexibilidad al crear nombres; por ejemplo, especificar un ámbito de nivel de hoja de cálculo local o crear un comentario de nombre.CIBERTEC CARRERAS PROFESIONALES
    • 148 Reglas de sintaxis para los nombres A continuación, se muestra una lista de las reglas de sintaxis que necesita conocer para crear y editar referencias estructuradas. Restricciones Descripción Caracteres válidos El primer carácter de un nombre debe ser una letra, un carácter de subrayado (_) o una barra inversa (). El resto de los caracteres del nombre pueden ser letras, números, puntos y caracteres de subrayado. Nombres de celda no Los nombres no pueden ser iguales a la referencia de permitidos una celda, como Z$100 o L1C1. Los espacios no son No se permiten espacios. Use el carácter de válidos subrayado (_) y el punto (.) como separadores de palabras; por ejemplo, Ventas_Impuestos o Primer.Trimestre. Longitud del nombre Un nombre puede contener un máximo de 255 caracteres. Distinción entre Los nombres pueden contener letras en mayúsculas y mayúsculas y minúsculas minúsculas. Excel no diferencia entre caracteres en mayúsculas y minúsculas en los nombres. Por ejemplo, Si creó el nombre Ventas y, a continuación, crea otro nombre denominado VENTAS en el mismo libro, Excel le pide que elija un nombre único. No puede usar las letras "C", "c", "L" ni "l" como nombre definido, ya que estas dos letras se usan como formas abreviadas para seleccionar una fila o columna de la celda seleccionada, actualmente, cuando las especifique en un cuadro de texto Nombre o Ir a. Crear un nombre para la celda o el rango de celdas de una hoja de cálculo 1. Seleccione la celda, el rango de celdas o selecciones no adyacentes a los que desee asignar un nombre. 2. Haga clic en el cuadro Nombre en el extremo izquierdo de la barra de fórmulas 3. Escriba el nombre que desee usar para referirse a la selección. Los nombres pueden tener una longitud máxima de 255 caracteres. 4. Presione la tecla <ENTER>.CARRERAS PROFESIONALES CIBERTEC
    • SOFTWARE DE NEGOCIOS I 149 También, puede crear nombre a un rango utilizando la Ficha Fórmulas y las opciones del grupo Nombres definidos.Actividades1. Aplique las funciones promedio, máximo y mínimo en el siguiente cuadro de notas: Aplique al cuadro los formatos que desee.2. Aplique las funciones estadísticas solicitadas en los siguientes cuadros. Zona Ene Feb Mar Total Norte 1000 400 450 Centro 380 1000 1000 Sur 540 435 390 Total Max Min Promedio Alumnos Inglés Sw1 Mate Prom Alumno 1 15 19 Alumno 2 20 15 Alumno 3 16 15 Alumno 4 8 18 Max Min Promedio3. En un libro nuevo, inserte los siguientes datos:CIBERTEC CARRERAS PROFESIONALES
    • 150Luego calcule las siguientes estadísticas: Cuadro Estadístico Nro. de registros Promedio Cantidad Mínimo Precio Máximo Descuento Total ImpuestoCARRERAS PROFESIONALES CIBERTEC
    • SOFTWARE DE NEGOCIOS I 1513.4 GRÁFICOS Los gráficos muestran los datos en imágenes y por ser llamativos, facilitan a los usuarios las comparaciones, tramas y tendencias de los datos. En Excel, los gráficos pueden ser parte de una hoja de cálculo o podría ocupar toda una hoja de gráfico. En Microsoft Office Excel 2007, es fácil crear gráficos de aspecto profesional. Sólo con seleccionar un tipo, un diseño y estilo de gráfico, obtendrá resultados profesionales inmediatos cada vez que cree un gráfico. Para hacerlo aún más sencillo, puede guardar sus gráficos favoritos como una plantilla de gráfico que podrá aplicar cuando cree un nuevo gráfico. Elementos de los gráficos Un gráfico consta de numerosos elementos. Algunos de ellos se presentan de forma predeterminada y otros se pueden agregar según las necesidades. Para cambiar la presentación de los elementos del gráfico puede moverlos a otras ubicaciones dentro del gráfico o cambiar su tamaño o su formato. También, puede eliminar los elementos del gráfico que no desee mostrar.CIBERTEC CARRERAS PROFESIONALES
    • 152 1 El área del gráfico es todo el gráfico junto con todos sus elementos. 2 El área de trazado del gráfico. 3 Los puntos de datos son los valores individuales trazados en un gráfico y representados con barras, columnas, líneas, sectores, puntos y otras formas denominadas marcadores de datos. 4 Los ejes son las líneas que rodean el área de trazado de un gráfico utilizada como marco de referencia de medida. 5 La leyenda es el cuadro que identifica los diseños o colores asignados a las series de datos o categorías de un gráfico. 6 El título es el texto descriptivo que se alinea con un eje o se centra en la parte superior de un gráfico. 7 La etiqueta de datos es la que proporciona información adicional acerca de un marcador de datos que puede usar para identificar los detalles de un punto de datos de una serie de datos. 3.4.1. Tipos de gráficos Microsoft Excel admite muchos tipos de gráficos. A continuación, se muestra una galería de ejemplos de gráficos para que pueda determinar qué tipos de gráficos son los mejores para sus datos. Columnas Se pueden trazar datos que se organizan en columnas o filas de una hoja de cálculo en un gráfico de columnas. Este tipo de gráfico es útil para mostrar cambios de datos en un período de tiempo o para ilustrar comparaciones entre elementos. En los gráficos de columnas, las categorías se organizan en el eje horizontal y los valores en el eje vertical Los gráficos de columnas tienen los siguientes subtipos de gráfico:CARRERAS PROFESIONALES CIBERTEC
    • SOFTWARE DE NEGOCIOS I 153 Columnas agrupadas y columnas agrupadas en 3D Los gráficos de este tipo comparan valores entre categorías. Un gráfico de columnas agrupadas muestra valores en rectángulos verticales en 2D. Un gráfico de columnas agrupadas en 3D, de forma simple, muestra los datos con perspectiva 3D; no se usa un tercer eje de valores (eje de profundidad). Columnas apiladas y columnas apiladas en 3-D Estos gráficos muestran la relación de elementos individuales con el conjunto, comparando la contribución de cada valor con un total entre categorías. Puede utilizar un gráfico de columnas apiladas cuando tiene varias series de datos y desea destacar el total. Columnas 100% apiladas y columnas 100% apiladas en 3D Estos gráficos comparan el porcentaje con que contribuye cada valor a un total de categorías. Puede utilizar estos tipos de gráficos cuando tenga tres o más series de datos y desee destacar las contribuciones al conjunto, especialmente, si el total es el mismo para cada categoría. Columnas 3D Estos gráficos utilizan tres ejes que se pueden modificar (un eje horizontal, un eje vertical y un eje de profundidad) y comparan puntos de datos. Puede utilizar este tipo de gráfico cuando desee comparar del mismo modo datos entre categorías y entre series. Cilindro, cono y pirámide Los gráficos de cilindros, conos y pirámides están disponibles en los mismos tipos de gráficos agrupados, apilados, 100% apilados y en 3D proporcionados para gráficos de columnas rectangulares, y muestran y comparan datos de la misma manera. La única diferencia es que estos tipos de gráficos muestran formas de cilindro, cono y pirámide en lugar de rectángulos.CIBERTEC CARRERAS PROFESIONALES
    • 154 Barra Los gráficos de barras muestran comparaciones entre elementos individuales. Piense en utilizar un gráfico de barras cuando: Las etiquetas de eje son largas. Los valores que se muestran son duraciones. Los gráficos de barras tienen los siguientes subtipos de gráfico: Barra agrupada y barra agrupada en 3D Barra apilada y barra apilada en 3D Barras 100% apiladas y barras 100% apiladas en 3D Cilindro, cono y pirámide horizontales Tome en cuenta las mismas consideraciones que se mencionaron para los gráficos de columnas. Circular En un gráfico circular, se pueden representar datos contenidos en una columna o una fila de una hoja de cálculo. Los gráficos circulares sólo tienen una serie de datos. Utilice un gráfico circular cuando: Sólo tenga una serie de datos que desee trazar. Ninguno de los valores que desea trazar es negativo. Casi ninguno de los valores que desea trazar son valores cero. No tiene más de siete categorías. Las categorías representan partes de todo el gráfico circular.CARRERAS PROFESIONALES CIBERTEC
    • SOFTWARE DE NEGOCIOS I 155 Línea Los gráficos de línea pueden mostrar datos continuos en el tiempo, establecidos frente a una escala común y, por tanto, son ideales para mostrar tendencias en datos a intervalos iguales. En un gráfico de líneas, los datos de categoría se distribuyen, de manera uniforme, en el eje horizontal y todos los datos de valor se distribuyen uniformemente en el eje vertical. Use este tipo de gráficos si las etiquetas de categorías son textos, y representan valores que están separados entre sí, por ejemplo meses, trimestres o ejercicios fiscales. Este tipo de gráfico es válido, especialmente, si hay más de una serie. Si sólo hay una, se recomienda utilizar un gráfico de categorías. Utilice también, un gráfico de líneas si tiene etiquetas numéricas con valores separados entre sí de manera uniforme, especialmente años. Si tiene más de diez etiquetas numéricas, utilice en su lugar un gráfico de dispersión. Dispersión XY Estos gráficos muestran la relación entre los valores numéricos de varias series de datos o trazan dos grupos de números como una única serie de coordenadas XY. Este gráfico muestra intervalos desiguales, o agrupaciones, de datos y se usa para mostrar y comparar valores numéricos, por ejemplo datos científicos, estadísticos y de ingeniería. Piense en utilizar un gráfico de dispersión cuando: Desea cambiar la escala del eje horizontal. Desea convertir dicho eje en una escala logarítmica. Los espacios entre los valores del eje horizontal no son uniformes. Hay muchos puntos de datos en el eje horizontal. Desea mostrar con eficacia datos de hoja de cálculo que incluyen pares o conjuntos de valores agrupados y ajustar las escalas independientes de un gráfico de dispersión para revelar más información acerca de los valores agrupados. Desea mostrar similitudes entre grandes conjuntos de datos en lugar de diferencias entre puntos de datos. Desea comparar muchos puntos de datos sin tener en cuenta el tiempo;CIBERTEC CARRERAS PROFESIONALES
    • 156 cuantos más datos incluya en un gráfico de dispersión, mejores serán las comparaciones que podrá realizar. Área Se pueden trazar datos que se organizan en columnas o filas de una hoja de cálculo en un gráfico de área. Los gráficos de área destacan la magnitud del cambio en el tiempo y se pueden utilizar para llamar la atención hacia el valor total en una tendencia. Utilice este tipo de gráfico cuando desee representar el beneficio en el tiempo en un gráfico de área para destacar el beneficio total. Al mostrar la suma de los valores trazados, un gráfico de área también, muestra la relación de las partes con un todo. Burbuja En este tipo de gráfico, se pueden trazar los datos que se organizan en columnas en una hoja de cálculo de manera que los valores x se muestran en la primera columna y los valores y correspondientes y los valores de tamaño de burbuja se muestran en columnas adyacentes. Por ejemplo, organizaría los datos como se muestra en el siguiente ejemplo.CARRERAS PROFESIONALES CIBERTEC
    • SOFTWARE DE NEGOCIOS I 157 Radial El gráfico radial compara los valores agregados de muchas series de datos. Para crear un gráfico radial, debe tomar en cuenta una organización de los datos como la siguiente:CIBERTEC CARRERAS PROFESIONALES
    • 158 Superficie Se pueden trazar datos que se organizan en columnas o filas de una hoja de cálculo en un gráfico de superficie. Un gráfico de superficie es útil cuando busca combinaciones óptimas entre dos conjuntos de datos. Como en un mapa topográfico, los colores y las tramas indican áreas que están en el mismo rango de valores. Puede utilizar un gráfico de superficie cuando ambas categorías y series de datos sean valores numéricos. Este gráfico muestra las diversas combinaciones de temperaturas y tiempos que dan como resultado la misma medida de resistencia a la tensión.CARRERAS PROFESIONALES CIBERTEC
    • SOFTWARE DE NEGOCIOS I 159 Anillo En un gráfico de anillos se pueden representar datos organizados únicamente en columnas o en filas de una hoja de cálculo. Al igual que un gráfico circular, un gráfico de anillos muestra la relación de las partes con un todo pero puede contener más de una serie de datos Cotizaciones Se pueden trazar datos que se organizan en columnas o filas en un orden específico en una hoja de cálculo en un gráfico de cotizaciones. Este gráfico se utiliza con mayor frecuencia para mostrar la fluctuación de los precios de las acciones. Sin embargo, este gráfico también, se puede utilizar para datos científicos. Por ejemplo, podría utilizar un gráfico de cotizaciones para indicar la fluctuación de las temperaturas diarias o anuales. Debe organizar los datos en el orden correcto para crear gráficos de cotizaciones.CIBERTEC CARRERAS PROFESIONALES
    • 160 3.4.2. Creación de gráficos Para crear un gráfico básico en Excel que pueda modificar y dar formato más adelante, debe especificar, en primer lugar, los datos del gráfico en una hoja de cálculo. A continuación, sólo tiene que seleccionarlos y elegir el tipo de gráfico que desea utilizar en la cinta de opciones de la ficha Insertar, grupo Gráficos. Datos de la hoja de cálculo Gráfico creado a partir de datos de la hoja de cálculo Realice los siguientes pasos para crear un gráfico: 1. Seleccione las celdas que contienen los datos que desea utilizar en el gráfico. Si las celdas que desea seleccionar para el gráfico no están en un rango continuo presione la tecla CTRL y manteniéndola presionada seleccione con el mouse los otros grupos de celda que desee incluir. 2. En la ficha Insertar, en el grupo, haga clic al tipo de gráfico que sea insertar. Por ejemplo, haga clic en el gráfico Columna. 3. Seleccione el tipo de gráfico.CARRERAS PROFESIONALES CIBERTEC
    • SOFTWARE DE NEGOCIOS I 161 4. De manera inmediata, podrá observar el gráfico en la hoja donde están los datos seleccionados.CIBERTEC CARRERAS PROFESIONALES
    • 162 Diseño de Gráfico Puede cambiar el diseño de un gráfico realizando el siguiente procedimiento. 1. Haga clic sobre el gráfico. 2. Seleccione la ficha Diseño y el grupo Diseños de gráficos. 3. Si desea ver más diseños, haga clic en el botón Más y elija el de su preferencia. El resultado será similar al siguiente:CARRERAS PROFESIONALES CIBERTEC
    • SOFTWARE DE NEGOCIOS I 163 Cambiar datos entre filas y columnas Realice el siguiente procedimiento. 1. Haga clic sobre el gráfico. 2. Seleccione la ficha Diseño y el grupo Datos. 3. Haga clic en el comando Cambiar entre filas y columnas. El resultado será similar al siguiente: Utilice el recuadro del título del gráfico y escriba el título más conveniente. Consideraciones sobre gráficos 1. Tenga listos los datos que va a graficar. 2. Si desea colocar un gráfico en una hoja nueva, haga clic sobre él y elija Mover gráfico. 3. En caso quiera cambiar los colores preestablecidos del gráficos, elija otro estilo de gráfico en la ficha Diseño, grupo estilos de diseño.CIBERTEC CARRERAS PROFESIONALES
    • 164Actividades1. En un libro nuevo, escriba los siguientes datos: Tome en consideración que las ventas están en nuevos soles.2. Realice el siguiente gráfico en una hoja nueva.3. Inserte un gráfico circular con las ventas semestrales del vendedor Rafael Granda.4. Inserte un gráfico de barras con las ventas del segundo trimestre de las vendedoras Alessandra Villacorta, Noemí Delgado y Norelia Villalobos.5. En un libro nuevo, escriba los siguientes datos:6. Con los datos de la hoja 1, inserte el siguiente gráfico en la hoja 2:CARRERAS PROFESIONALES CIBERTEC
    • SOFTWARE DE NEGOCIOS I 1657. Con los datos de la hoja 1, inserte el siguiente gráfico en la hoja 3: Ventas 2007 400 Nuevos Soles 300 200 100 0 Trim1 Trim2 Azúcar Arroz Café8. En una hoja nueva inserte un gráfico tipo barras apiladas que permita mostrar las ventas del primer semestre del año 2007 de los productos azúcar y café.9. Inserte el siguiente gráfico en una hoja nueva que se llamará Gráfico2. Producciones del Trimestre 4 - Año 2007 Azúcar Arroz Café 35.29% 31.37% 33.33% Fuente: Departamento de ProducciónCIBERTEC CARRERAS PROFESIONALES
    • 166Resumen Las fórmulas en Excel son expresiones que se utilizan para realizar cálculos o procesamiento de valores, produciendo un nuevo valor que será asignado a la celda en la cual se introduce dicha fórmula. En una fórmula, por lo general, intervienen valores que se encuentran en una o más celdas de un libro de trabajo. Las fórmulas están conformadas por operadores de cálculo, llamados operandos y, con frecuencia, por funciones. Para introducir una fórmula en una celda, se debe entrar como primer carácter el signo igual. De forma predeterminada Excel convierte las referencias en relativas. Esto quiere decir que la referencia indica una celda en un ubicación específica, y si por ejemplo, se copia esta fórmula en otras celdas, la referencia se ajustará automáticamente. Para cambiar la referencia de celdas en una fórmula se utiliza la tecla de función F4. En cambio las referencias absolutas permanecen inalterables. De esta manera, si se copia la celda en otra, la referencia permanecerá. Las referencias absolutas van precedidas del signo $. De modo similar, en las referencias mixtas una de las coordenadas es fija y la otra es relativa, de tal manera que si la referencia es $J7, la columna es absoluta y la fila es relativa. Para distinguir los diferentes tipos de información se puede modificar las celdas aplicando formatos de celdas o estilos. En la versión de Excel 2007, los estilos de celdas abarcan la aplicación de estilos de celdas, formatos condicionales y tablas. Otra de las características nuevas en la versión 2007, es el uso de formatos automáticos a los cuadros con la opción dar formato como tabla, lo cual permite trabajar con los comandos de bases de datos como filtros de manera directa, así como llenar fórmulas de manera más rápida y eficiente. Una función, es una serie de fórmulas pero en forma simplificada, más sencilla y más fácil de escribirse. Las funciones resuelven problemas que también se pueden resolver con fórmulas normales, pero lo hacen en un sólo paso en lugar de varios. El presentar los datos en forma gráfica nos permite compararlos, observar sus cambios, verlos en forma conjunta y reducida. Además de esto, las gráficas se pueden adecuar y modificar para crear un mayor impacto en la persona que recibe la información, ayudando en su comprensión y análisis. Si desea saber más acerca de estos temas, puede consultar las siguientes páginas. http://www.aulafacil.com/excel-2007/curso/lecc21excel.htm En esta dirección hallará un tutorial sobre fórmulas en Excel http://office.microsoft.com/home/video.aspx?assetid=XT100484543082&width=88 4&height=540&startindex=0&CTT=11&Origin=HA100484503082&app=EXCEL&ver =12 En esta dirección encontrará un video sobre las novedades de este programa.CARRERAS PROFESIONALES CIBERTEC
    • SOFTWARE DE NEGOCIOS I 167 http://www.aulaclic.es/excel2007/b_4_2_1.htm Aquí hallará un tutorial sobre el uso de las referencias. http://www.aulaclic.es/excel2007/epp_17_3_1.htm http://www.videotutoriales.es/temario-curso-excel2007/formato- condicional/index.html Aquí hallará tutoriales sobre el uso de formato condicional. http://www.scribd.com/doc/7422405/Ejercicios-excel-2007practicas-excel- 2007Practicar-Con-Las-Opciones-de-Formato-de-Condidiconal Aquí hallará ejercicios sobre formato condicional. http://www.aulaclic.es/excel2007/t_4_1.htm Aquí hallará un tutorial sobre funciones de Excel. http://www.aulaclic.es/excel2007/t_11_1.htm http://office.microsoft.com/es-es/excel/HP012337283082.aspx http://www.aulafacil.com/excel-2007/curso/lecc32excel.htm Aquí hallará tutoriales sobre la creación de gráficos con Excel. http://office.microsoft.com/es-es/excel/HA102004993082.aspx En esta página, hallará un video que le mostrará cómo crear un gráfico.CIBERTEC CARRERAS PROFESIONALES