Webcast Wcm

Lotus Web Content Management Edson Oliveira (edsonlo@br.ibm.com)

Agenda
O que há de novo?
Construindo um site com o WCM
O que fazer e o quem não fazer

O que há de novo?

What we shipped in 6.1 - Introduction
6.1 is the first major release of WCM since 6.0 in 2006
Many incremental (yet very significant) improvements since 6.0
Focus on improving product quality, stability and scalability
No major data migration required to go from 6.0 to 6.1, and improvements made to the 5.1 to 6.1 migration (or to 6.1.0.1)
Performance has been improved significantly with focus both authoring and rendering (in certain tests rendering performance has improved by 50%)

What we shipped with 6.1
Simplified & Enhanced Authoring
Security Inheritance
Improved inline eclipse help
Simplified user selection
Additional templating options
Enhanced Function
Custom workflow action support
Library management APIs
Syndication management APIs
Performance improvements
Active content filter
Additional rendering tag options

What we shipped with 6.1 (cont.)
Expanded Integration
WebSphere 6.1 exploitation
WebSphere 7.0 support (6.1.0.1)
Simplified Architecture
Improved install integration
Scriptable maintenance tasks (ConfigEngine tasks)
Improved JSP deployment handling for custom extensions
6.1.0.1
Workflow of Components, Categories, Taxonomies in WCM API
Presentation template added to API
Regular cumulative fixpack delivery for simplified maintenance

Enhanced Professional Editing Capability for WCM IBM is enhancing its Lotus WCM Rich Text Editor capabilities by embedding Ephox’s EditLive Editor Product Capability available of customers using LWCM 6.1 and above. Ready to be shipped by end of Q1 ’09 Customers can download a trial version from Ephox now at http://www.ephox.com/ibm

6.1 Additional Authoring Template options
New options to simplify the content form allowing Authoring Template creators to hide more buttons, toolbars and fields from content creators.
Field labels can now be replaced.
Existing templates from 6.0 will continue to work exactly as they did

6.1 Rendering Tags
History Component Dates
field=“creation|creator|lastmodifier” – Renders the creation date, creator or the last modifier of the targeted item
ID, Security, Profile and Workflow Components
ifempty=“(some text)” – Will render the value of “ifempty” tag attribute if the selected field does not render anything
ID, Profile and Text, Short Text Component/Elements
htmlencode=“true | false” – Will encode all text being rendered
The format tag attribute was added in 6.0 to add a few simple options to control how certain components rendered. More options have been added in 6.1
FILENAME, SIZE, WIDTH, HEIGHT (and more) for Image Component

6.1 Syndication API
The main purpose of the new API is to allow for dynamic control of syndication.
The main functions:
Enable, disable syndicators and subscribers
Start full and partial updates
Dynamically check syndication updates to see if its running or not
View syndicator or subscriber details (Name, libraries being syndicated)
Query for the last syndication run's detail(Items updated/saved/modified/removed)
What does this mean?
Applications could be written to manage syndication. Syndication could be performed at the same time each day or at special events (a specific document entering a custom workflow stage…etc).
Easier to determine when syndication is running or completed.
Errors encountered can be caught faster by monitoring the status

6.1 Additional APIs
Some new methods have been added to Content to allow for approvers to be changed.
Approvers can now be added and remove
Approver access can be checked
The library service exposes APIs to manage WCM libraries
Create, save, copy, export, import
Method on the WebContentLibraryService to export a list of information about all web content artifacts in a Library.
Additions to Workspace
New set of “find by” methods added to the API to make it easier to find items by their workflow state (also in 6.0.1.4)
For improved rendering support can retrieve items by reference (also in 6.0.1.4)

6.1 Custom Workflow Actions
Allow for customer code to be invoked as part of the WCM workflow process.
Can simply register CustomWorkflowActionFactory via the Eclipse Plug-in framework
Custom workflow actions are created in the UI
The action is linked with the customer code

New: WCM Portal Pages Tightly integrate WCM with Portal

Goals
Get to a common model between portal and WCM
Pages vs. Site Areas
Both are models of a web site hierarchy
Both need to model
Structure – parent/child
Design – layout, style
Properties – metadata, content elements
Both drive static navigation
So lets just have one
Portlets vs. Content
Both are things you show on pages
But they are fundamentally different
Portlets are dynamic, stateful, event driven, etc.
Content is static, stateless, context driven, etc.
Keep these separate
Make it easy for web site administrators to create WCM pages and maintain the mapping to WCM content

Common Information Architecture
Portal and WCM can use the same site architecture
Converged site and page layout management and tools
JSR 286 Portlets
Portal will understand where WCM content lives & WCM will understand what portal pages the content exists on
Map/associate site areas/content items to Portal pages
Seamless navigation
Linking
Search
Context-awareness
Friendly URLs - WCM context path appended to friendly portal page URL’s
Use seedlists for registering WCM content elements with Search engine. This contains all content elements that are mapped to topology nodes
End result will be significantly lower deployment times and easier integration

Site Convergence with WebSphere Portal – Page Layout
Site administrators can define portal pages that are marked as WCM templates pages and thus can be re-used when creating a new WCM page
WCM template pages are stored under a specific root node
Root node can be created anywhere in the portal site
Menu Portlet Related info portlet Details Portlet Header Footer Menu Portlet Related info portlet Details Portlet Header Footer Menu Portlet Related info portlet Details Portlet Header Footer Content Template page Page instances Content, Media, etc.

Site Convergence with WebSphere Portal – Site Topology
Integration of Portal Site management with WCM site management
Instead of defining Portal pages and then mirroring those as WCM site areas, WCM will just leverage the Portal page hierarchy as the WCM site area hierarchy.
Render WCM managed pages along side standard Portal pages
Manages entire page, not just inside of a portlet (leveraging Portal to display the navigation or including rendering the navigation elements)
WCM library Content 1 3.1 3 A virtual portal Page Page Content Node Content Node Content Node 3.2

Site Management Convergence – JSR286 WCM Rendering Portlets
New Page Type (WCM page), Content structure drives Portal display page
In context Preview. In context display of searched content. Support for public pages (no session required!) Creating WCM Pages Define the Portal Layout Connect to sets of content from WCM WCM library Content 1 3.1 3 A virtual portal Page Page Content Node Content Node Content Node 3.2

WCM template pages samples
Template with one WCM rendering portlet
Template with two WCM rendering portlets

WCM Pages
Create new WCM page

WCM Pages
Set WCM page properties

WCM Pages
WCM navigation portlet – select content 3 link

WCM Pages
Switched to page Site area 1 with content 3 selected

WCM Pages
WCM navigation portlet – select content 6 link

WCM Pages
Switched to page Site area 2 with content 6 selected

New: JSR 286-based WCM rendering portlets Newly enhanced WCM rendering portlets available via the Portlet Catalog

Overview
Available as catalog shipment
Running on top of WebSphere Portal 6.1.0.1
Requires some additional Fixes to leverage all functions
http://www-01.ibm.com/software/brandcatalog/portal/portal/details?catalog.label=1WP1001S6
New features compared to the current WCM rendering portlet
Dynamic page context support in portlet
Portlet UI enhancements
New and simplified config UI, based on OneUI design
Lightbox menu selection UI style
New error messages in-context
Session-less rendering
Portlet fragment caching
Bookmarkable content selection
Uses public render parameter for context selection
Can also be set by custom portlets
Localization of portlet title via resource bundle
SA log file entries
Better Web 2.0 CSA theme support

Portlet UI Enhancements

Portlet does no longer require a session for rendering
Everything stored in the URL as private or public render parameter
Completely bookmarkable
Leverage the portal fragment cache for WCM content
You can set the cache policy per portlet either global via the config mode or per portlet instance via the edit_defautls mode
Settings:
Scope
Per user or shared across all users
Expiration
Never, time in seconds, or always
Future
Allow attaching cache settings on content items

New: WCM Search enhancements Seedlist 1.0 and In-context Links

WCM Search enhancements
Available with WebSphere Portal 6.1.0.1
Turned off per default
How to enable it:
WP ConfigService > Custom properties
wcm.config.seedlist.version=1.0
wcm.config.seedlist.servletpath=/seedlist
Support of seedlist format 1.0
Open, ATOM-based format
Provides access control information in the seedlist so that the crawler can filter it based on the user issuing the search
Support of custom meta-data in the seedlist
Use cases: search key words
How to enable it:
WP ConfigService > Custom properties
wcm.config.seedlist.metakeys=<meta key1, meta key2>
Add custom meta-data field to WCM content
Add a new Text Component with a name that you've specified in the ConfigService

In-context links
URLs in the seedlist are now PoC URIs pointing the the WCM content item
Links itself do not contain the page information
Allows to add/remove pages without making the seedlist stale
When such an URI is clicked the PoC resolver will try to find the WCM Portal Page responsible for rendering this content item and dispatch to that page
If no such page is found the default is the current behavior of rendering the content item via a standalone servlet

In-context links

Outlook – What are we focusing on? A quick look at what we are focusing on for the next release....

Outlook – What are we focusing on?
Change Management & Preview in Context (Projects)
Projects will allow users to control delivery of changes to their websites and allows them to preview those changes in context prior to publishing them.
Projects can be delivered as a group of changes during syndication
Portal Site Convergence
Removes the boundaries between Portal and WCM site management. True WCM & Portal integration with the result that WCM content will know where it belongs within Portal. WCM search results, previewing, bookmarks will take you to the right page in Portal (contextual links)
JSR-286 Rendering Portlet
Allows for anonymous rendering of content without user sessions
Per-portlet caching control
UI Redesign
Dramatically reduce the number of clicks necessary to perform common scenarios
Focus on simplifying navigation around the UI and making it easier to find and work with items
WebDAV

Change Management & Preview in Context (Projects)
Batching of multiple changes into a “Project” to preview all changes prior to publishing within the context of their live site, and when ready to control delivery of all the changes
Users create projects and associate items with the Project
Users can reference other draft items that are within the same project.
Projects use item state to control when it becomes available to render or reference within the library (outside of the project). This does not require workflow

Change Management & Preview in Context (cont.)
A project support a number of changes (Creation, edit, moves and deletes). With preview in context of all changes made within the project

Some ideas how to leverage WebDAV
Allow authoring of WCM content via WebDAV
Reading of content (sub-)trees or single items
List content hierarchy
Cover meta-data via additionally generated files in the WebDAV structure
Create WCM meta-data xsd(s)
Easy creation of components in a drag&drop like manner
Add a component by adding a corresponding file (image for image component, etc.)
Update of all downloadable data
E.g. Download an image, modify it and store it back (same for richt text, etc.)
Meta-data files are stored back as meta-data of the corresponding objects as described in the XML
Create / Update presentation templates
E.g. by using an external tool like Dreamweaver for creating the presentation template
These are not product announcements and the design may change !!!

Using WebDAV with WCM Drag and drop images into WCM using the Microsoft ® Windows Exporer

Using WebDAV with WCM Creating presentation templates using external tools, e.g. Adobe® Dream-weaver ®

Useful WCM Links
WCM (and Portal) Wiki
http://www-10.lotus.com/ldd/portalwiki.nsf
WCM developerWorks Forum
http://www.ibm.com/developerworks/forums/forum.jspa?forumID=452&start=0
Catalog shipment
http://www-01.ibm.com/software/brandcatalog/portal/portal/details?catalog.label=1WP1001S6

Sample from the wiki
Web 2.0 effects with WCM
http://www-10.lotus.com/ldd/portalwiki.nsf/dx/dynamic-fx-demo-how-to-create-web2.0-effects-in-wcm-sites

Construindo um site com o WCM

Considerações e decisões
Entender os objetivos do site
Entender qual será o público
Considerar os objetivos e os fatores chaves
Encontrar um aplicação muito vistosa
Definindo cenários para casos de uso
Planejando o site framework e as site areas
Metadata, keywords e categorias
Determinar os componentes do site
Usando workflow e syndication

Entender os objetivos do site Antes de iniciar a construção do site, é importante você entender quais são os objetivos e qual será a audiência (público alvo), com isso ficará mais fácil para determinar quais componentes você deverá estar usando.

Entender qual será o público Todo projeto tem como objetivo o ROI (Return on Investiment), e isso pode ser alcançado com a audiência. Qualquer falha nesse ponto é significativa para o projeto. É importante conhecer a demografia da audiência e por que eles teriam interesse em acessar o site. A tolerância das pessoas com informações em sites é diferente da tolerância com conteúdo impresso. Se você não encontrar as necessidades da sua audiência da primeira vez, dificilmente terá uma segunda chance.

Considerar os objetivos e os fatores chaves
Para seu produto de Web content managemet ser um sucesso, considere e defina os fatores chaves de sucesso que determinarão se o Web site está de acordo com os objetivos.
Adicionalmente, você também deve entender como você pode mensurar os fatores chaves de sucesso.
Existem várias maneiras de mensurar os fatores chaves, somente a freqüência ao seu site não é o suficiente. Abaixo estão alguns exemplos:
Entender os objetivos de negócio e dos usuários;
Navegação intuitiva;
Prover flexibilidade de design; etc.

Encontrar um aplicação muito vistosa Uma maneira se assegurar o uso do Web site, é identificar pelo menos uma aplicação muito vistosa ou característica que todos provavelmente irão usar freqüentemente e deixar ela disponível somente no Web site.

Definindo cenários para casos de uso Nós estávamos definindo até agora qual era a expectativa da audiência para o Web site. O próximo passo é definir como os usuários irão atingir a informação. Uma primeira abordagem é definir um número de casos de uso chaves, que representam a maneira com você espera como os usuários irão interagir com o Web Site. Esses casos de uso deverão ser criados tanto para os usuário que irão acessar o site somente para pegar informações com usuários que estarão usando a ferramenta de web content management para incluir novos conteúdos.

Qual produto vou usar?
Depois de entender esses objetivos ai que começamos a pensar nos produtos.
Usarei somente o Web Content Management?
Usarei o Portal com o Web Content Management?
Hoje em dia a maioria dos sites querem ter aplicações como enquetes, localização de lojas, consultas a documentos, etc. Devido a esse cenário é muito provável que a combinação Portal + Web Content Management seja a melhor opção.

Planejando o site framework e as site areas
Aqui estamos falando do mapa do site, que deverá ser construído de uma maneira que facilite a navegação dos usuários pelo Web site.
Aqui a análise consiste em duas partes:
Uma abordagem top-down para investigar o conteúdo que será mostrado no site, mais as necessidades da audiência que acessam o site. Esta abordagem ajuda a formular o escopo do site e suporta nosso entendimento de como a totalidade do site será estruturada.
Uma avaliação botton-up, que inicia do mais básico nível do site, o conteúdo da página. Este processo determina qual metadata, categoria e keyworks deverão se incluídos no perfil dos documentos.
Desse trabalho, temos como resultado:
Site framework
Hierarquia das categorias
Hierarquia dos tipos de documentos

Metadata, keywords e categorias Quando é criado um conteúdo, é crucial que você defina uma informação descritiva para esse conteúdo, que podem ser categorizadas e procuradas. Informação descritiva é chamada de metadata, como foi definido pelo W3C (http://www.w3.org/Metadata/). Metadata é a máquina compreensível da informação para a web. Metadata é requerida como uma parte da web que contem informação sobre a informação .

Determinar os componentes do site

Usando workflow e syndication A utilização de uma ferramenta de web content management nos dá a flexibilidade de criação de conteúdo em diferentes localidades e com diferentes níveis de segurança. O Lotus Web Content Management provê esses dois recursos, através dos processos de syndication e workflow.

O que fazer e o que não fazer

Antes de Começar Consulte os recursos disponíveis (Help, Wiki, Artigos, etc.); Verifique se já foram definidos os Objetivos, Operação, Público Alvo, Site Framework, Taxonomia, etc; Verifique se existem fixes recomendados; Habilite a segurança do portal; Crie uma nomenclatura padrão para componentes do site; Crie grupos; Crie as bibliotecas para o site e configure a segurança; Habilite o workflow para os componentes necessários; Não utilize o usuário WPSADMIN para criação do site; Não habilite workflow para Workflow, estágios e ações;

Launch Page
Uma boa opção para facilitar a utilização do WCM por usuários em conhecimento de informática é customizar a página inicial do Portlet de Autoria, veja exemplo abaixo:

Templates HOME Criação de um template de autoria e de um template de apresentação para trabalhar com componentes do WCM. Isso dá flexibilidade na mudança do conteúdo de uma página, sem precisar alterar configurações de portlets.

Template de Autoria Na apresentação do template de autoria para o usuário final, procure validar qual é o modelo de apresentação que ele prefere. Valide de todos os botões são necessários na barra de ferramentas.

Template de Autoria Procure direcionar o conteúdo à ser criado pelo template para um site area, se não for possível, deixa poucas opões para seleção.

Template de Autoria Deixe um help para ajudar o autor a preencher o template de autoria.

Template de Autoria Planeje a estratégia de versionamento para cada tipo de conteúdo, lembre-se que existem documentos que não necessitam de versionamento.

Template de Autoria Em configurações do conteúdo padrão, o campo NOME é especial, pois o WCM utiliza ele como chave para os conteúdos. Esse campo não aceita caracteres especiais, então não é uma boa alternativa deixar ele disponível para um usuário preencher. Mude as opções conforme figura abaixo.

Template de Autoria Todos os campos do WCM tem características especiais, utilize-as para dar maior conforto na hora do preenchimento e para evitar erros também.

Template de Autoria
Sessões que não tenham informações relevantes na hora do preenchimento devem ficar escondidas, quanto mais simples você deixar o formulário para o usuário final, mas rápido e com mais qualidade ele vai produzir o conteúdo
A IBM fechou um acorde de OEM para utilizar o editor de texto EPHOX. Não pense duas vezes, use!!!
Procure sempre utilizar o mesmo nome de campo ou os mesmos campos para identificar itens, isso reduz a necessidade de criação de templates de apresentação. O número de templates de apresentação não é igual ao número de templates de autoria.
O número de campos em um template ficou muito grande? Porque não usar um JSP para fazer a entrada de dados. Veja esse documento http://www-10.lotus.com/ldd/portalwiki.nsf/dx/large-numbers-of-Elements-on-Authoring-templates

Componentes
Use componentes de HTML para criação de Layout;
Use Inline editing para habilitar a edição/criação de conteúdos diretamente na página do site;
Nos MENUS e NAVEGADORES coloque mensagens quando não são encontrados resultados para apresentação;
Identifique de forma clara cada componente com nomes ou tags (ex: MENU-NotíciasGerais, NAV-MapaDoSite, etc);
Evite selecionar muitos critérios de pesquisa dentro dos MENUS;
Desabilite a organização dos MENUS pela descrição do conteúdo, somente se necessário;

Site Framework
Utilize elementos dentro dos Site Areas para customização;
Selecione o conteúdo padrão para cada Site Area;
Relacione os Templates de Autoria e Apresentação para casa Site Area;
Não crie nomes com mais de 50 caracteres;
Não utilize o nome de Site Areas para conteúdos, isso pode confundir quando um usuário procurar pelo conteúdo.

Segurança Exemplo de grupos para configurar a segurança do WCM: WCM Admins: Tem acesso à tudo Site Admins: Tem acesso à tudo com exceção elementos de workflow Site Designers: Acesso ao conteúdo, templates de apresentação, templates de autoria e componentes Content Authors: Acesso ao conteúdo e componentes Content Approvers: Acesso ao conteúdo

Syndication
Antes de iniciar uma tarefa de syndication configure a segurança da biblioteca;
Configure Subscriber.only para servidores que não irão sindicar suas bibliotecas;
Envie somente Live Items para os servidores de apresentação;
Procure utilizar o HostName na configuração do Syndication;
Evite editar itens em multiplos ambientes;
Não crie a configuração de syndication de uma biblioteca para um servidor que já tenha uma biblioteca com o mesmo nome;
Não habilite o Syndicator nos servidores de produção;
Se precisar fazer um Syndication two-away, selecione todos os itens em ambos os servidores.

Portlet de Visualização

Geral
Não utilize Remote Rendering Portlet para acessar conteúdo local;
Não use o Cloudscape para ambientes de produção;
Não modifique arquivos java ou JSP do produto;
Não use a função de personalização como segurança;
Não use APIs Internas, somente APIs públicas são suportadas;
Não habilite traces e deixe eles por muito tempo.

Referências
WCM Wiki no Developerworks;
Help do Websphere Portal;
Best Practices for using IBM Workplace Web Content Management V6.0 (Artigo no Developerworks);

Obrigado Edson Oliveira [email_address] http://edsonlo.blogspot.com

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Webcast Wcm

by Edson Oliveira on Sep 02, 2009

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