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Presentacion inicial realizacion de comites
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Presentacion inicial realizacion de comites

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tiene relacion con la calidad y los comites institucionales empresariales y del sector salud

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  • 1. REALIZACION DE COMITES INSTITUCIONALES EDISON ALBERTO SUAREZ DOMINGUEZ INGENIERO INDUSTRIAL ESPECIALISTA EN GERENCIA DE PRODUCCION Y CALIDAD CEL: 313 5124306 - 300 7530295 edsuarezdo@gmail.com - edialsuarez@hotmail.com http://mundodelacalidad.blogspot.com/ NOVIEMBRE DE 2010
  • 2. EDISON ALBERTO SUAREZ DOMINGUEZ INGENIERO INDUSTRIAL ESPECIALISTA EN GERENCIA DE PRODUCCION Y CALIDAD CEL: 313 5124306 - 300 7530295 edsuarezdo@gmail.com - edialsuarez@hotmail.com http://mundodelacalidad.blogspot.com/ (en construccion) ASPECTOS A TENER EN CUENTA EN LA REALIZACION DE COMITES 1. PROGRAMACION DE LOS COMITES. La empresa debe definir la periodicidad de cada uno de los comités, es decir, definir cuales serán mensuales, bimensuales, trimestrales, semestrales y anuales. Para lo anterior debe tener en cuenta la obligatoriedad de los comités de acuerdo a la normatividad legal vigente aplicable a la empresa. 1. CONVOCATORIA. Debe realizarse con suficiente anticipación, de acuerdo a lo estipulado por la empresa. Se debe asegurar que la convocatoria fue informada y conocida por todo el personal interesado y que esta fue difundida de acuerdo a los canales de comunicación de la empresa (comunicados, circulares, correo corporativo, teléfono, celular, entre otros). La convocatoria debe especificar fecha, lugar, convocados, hora, orden del día y garantizar el envió del acta anterior (previamente con suficiente anticipación). 3. DESARROLLO DEL COMITÉ: Debe seguirse el orden del día, y demás disposiciones de acuerdo con el formato de actas, se debe designar un secretario encargado de llevar el acta y realizar convocatoria.
  • 3. EDISON ALBERTO SUAREZ DOMINGUEZ INGENIERO INDUSTRIAL ESPECIALISTA EN GERENCIA DE PRODUCCION Y CALIDAD CEL: 313 5124306 - 300 7530295 edsuarezdo@gmail.com - edialsuarez@hotmail.com http://mundodelacalidad.blogspot.com/ ASPECTOS A TENER EN CUENTA EN LA REALIZACION DE COMITES 4. Elaboración de acta. Debe diligenciar el formato de acuerdo con la información recopilada y discutida durante el comité, y deberá entregarse el borrador del acta a las 48 horas de realizado el comité al presidente del comité. 5. Aprobación del acta. De acuerdo con el orden del día se debe dar lectura al acta anterior y debe ser firmada por el presidente ó el secretario, de no existir modificaciones, de existir modificaciones deberá hacerse y llevar el acta a ser firmada. 6. Seguimiento a los compromisos del comité. Una vez aprobada y firmada el acta deberá archivarse en la oficina de la persona que elabora el acta; teniendo en cuenta que se le dio cumplimiento a los compromisos.
  • 4. EDISON ALBERTO SUAREZ DOMINGUEZ INGENIERO INDUSTRIAL ESPECIALISTA EN GERENCIA DE PRODUCCION Y CALIDAD CEL: 313 5124306 - 300 7530295 edsuarezdo@gmail.com - edialsuarez@hotmail.com http://mundodelacalidad.blogspot.com/ ASPECTOS ADICIONALES •Preparación del sitio de la reunión •Informar a los asistentes •Disponer los formatos •Distribuir el acta •Efectuar seguimiento a los compromisos •Evitar y/o minimizar los imprevistos
  • 5. EDISON ALBERTO SUAREZ DOMINGUEZ INGENIERO INDUSTRIAL ESPECIALISTA EN GERENCIA DE PRODUCCION Y CALIDAD CEL: 313 5124306 - 300 7530295 edsuarezdo@gmail.com - edialsuarez@hotmail.com http://mundodelacalidad.blogspot.com/ Líder y/o presidente Secretario Participante ¿Qué rol representas en los comités?
  • 6. EDISON ALBERTO SUAREZ DOMINGUEZ INGENIERO INDUSTRIAL ESPECIALISTA EN GERENCIA DE PRODUCCION Y CALIDAD CEL: 313 5124306 - 300 7530295 edsuarezdo@gmail.com - edialsuarez@hotmail.com http://mundodelacalidad.blogspot.com/ • Define los temas a tratar en cada reunión y elabora la agenda a tratar. • Convoca a las reuniones. • Selecciona la metodología de cada reunión. • Define si es necesario tener un invitado especial para un tema específico. • Propicia que durante las reuniones exista un ambiente de espontaneidad para expresar las opiniones con respeto y cordialidad. • Entiende y facilita los objetivos y desarrollo de los equipos • Apoya interna y externamente al equipo. • Rota los roles con el equipo. • Participa como un “experto” neutral. • Promueve la toma de decisiones. • Garantiza que las reuniones se realicen con la periodicidad, horarios y duración establecidos. Rol del Líder y/o presidente
  • 7. EDISON ALBERTO SUAREZ DOMINGUEZ INGENIERO INDUSTRIAL ESPECIALISTA EN GERENCIA DE PRODUCCION Y CALIDAD CEL: 313 5124306 - 300 7530295 edsuarezdo@gmail.com - edialsuarez@hotmail.com http://mundodelacalidad.blogspot.com/ Rol del Líder y/o presidente • Dirige la reunión. Este rol lo puede desempeñar el líder o cualquier otro miembro del equipo. Esta labor se puede rotar. • Prepara y planea la reunión de acuerdo con los temas definidos; utilizando las ayudas que sean necesarias. • Exige puntualidad al comenzar y terminar la reunión. • Mantiene la dinámica de la reunión en torno al tema en cuestión, permitiendo hablar a quien lo desee y promoviendo la participación de todo el equipo. • Hace aclaraciones cuando lo considere pertinente. • Evita el monopolio de la palabra. • Hace respetar el tono de la reunión.
  • 8. • Consolida en el acta, los temas desarrollados, las decisiones y los compromisos adquiridos. Utilizar el formato estándar. • El acta se realiza durante la reunión y al final de esta se repasan los acuerdos y las tareas con sus responsables. Una vez leída se aprueba. • Archiva las actas, con el fin de dejar constancia escrita de las reuniones y poder retomar sugerencias y validar compromisos adquiridos. • Este rol se puede rotar Rol del Secretario EDISON ALBERTO SUAREZ DOMINGUEZ INGENIERO INDUSTRIAL ESPECIALISTA EN GERENCIA DE PRODUCCION Y CALIDAD CEL: 313 5124306 - 300 7530295 edsuarezdo@gmail.com - edialsuarez@hotmail.com http://mundodelacalidad.blogspot.com/
  • 9. EDISON ALBERTO SUAREZ DOMINGUEZ INGENIERO INDUSTRIAL ESPECIALISTA EN GERENCIA DE PRODUCCION Y CALIDAD CEL: 313 5124306 - 300 7530295 edsuarezdo@gmail.com - edialsuarez@hotmail.com http://mundodelacalidad.blogspot.com/ Rol del Participante • Participar activamente de cada sesión. • Realizar los compromisos adquiridos en cada reunión. • Preparar con antelación los temas que con relación a su trabajo se deben comunicar, tratar o desarrollar en cada comité. • Obrar libre de perjuicios, simpatías o antipatías personales. • Escuchar atentamente quienes hablan. • Respetar los puntos de vista de los demás
  • 10. EDISON ALBERTO SUAREZ DOMINGUEZ INGENIERO INDUSTRIAL ESPECIALISTA EN GERENCIA DE PRODUCCION Y CALIDAD CEL: 313 5124306 - 300 7530295 edsuarezdo@gmail.com - edialsuarez@hotmail.com http://mundodelacalidad.blogspot.com/ Si hay algo urgente que tratar, el líder debe convocar a una reunión extraordinaria, lo cual evita que la información llegue por conductos irregulares.
  • 11. EDISON ALBERTO SUAREZ DOMINGUEZ INGENIERO INDUSTRIAL ESPECIALISTA EN GERENCIA DE PRODUCCION Y CALIDAD CEL: 313 5124306 - 300 7530295 edsuarezdo@gmail.com - edialsuarez@hotmail.com http://mundodelacalidad.blogspot.com/ • Verificación de asistencia de participantes • Lectura del acta anterior • Lectura de la agenda de la reunión y su objetivo  Revisión de compromisos  Presentación y desarrollo de los temas de la agenda  Acciones de Mejoramiento o proposiciones  Definición de acuerdos y compromisos  Reflexión Desarrollo 60% Apertura 20% Cierre 20% METODOLOGIA SUGERIDA PARA LA IMPLEMENTACION Y/O REUNIONES DE COMITES
  • 12. EDISON ALBERTO SUAREZ DOMINGUEZ INGENIERO INDUSTRIAL ESPECIALISTA EN GERENCIA DE PRODUCCION Y CALIDAD CEL: 313 5124306 - 300 7530295 edsuarezdo@gmail.com - edialsuarez@hotmail.com http://mundodelacalidad.blogspot.com/ • Duración máxima: 2 horas • Periodicidad mínima: Mensual • Registro: Acta de cada reunión siempre. CARACTERISTICAS DE LAS REUNIONES DE COMITE
  • 13. Indicadoresdegestión METODOLOGIA SUGERIDA DE MEDICION EDISON ALBERTO SUAREZ DOMINGUEZ INGENIERO INDUSTRIAL ESPECIALISTA EN GERENCIA DE PRODUCCION Y CALIDAD CEL: 313 5124306 - 300 7530295 edsuarezdo@gmail.com - edialsuarez@hotmail.com http://mundodelacalidad.blogspot.com/
  • 14. EDISON ALBERTO SUAREZ DOMINGUEZ INGENIERO INDUSTRIAL ESPECIALISTA EN GERENCIA DE PRODUCCION Y CALIDAD CEL: 313 5124306 - 300 7530295 edsuarezdo@gmail.com - edialsuarez@hotmail.com http://mundodelacalidad.blogspot.com/ GRACIAS