Tics de gestión documental
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Tics de gestión documental Document Transcript

  • 1. GESTIÓN DOCUMENTALAbarca el ciclo de vidaCompleto de los documentos, es decir, el tratamiento secuencial y coherenteque se da a los documentos desde que se producen o reciben en las distintasUnidades hasta el momento en que son eliminados o conservados, en funciónde su valor testimonial o histórico como fuente para el conocimiento de laTrayectoria de la Universidad.” (Universidad de Málaga. Archivo General.2006).Por otro lado se comenta que la gestión documental según Fernández Gil,Paloma (1999) “pretende abarcar desde la elaboración de los documentosHasta su servicio, pasando por su organización y descripción.”Según el planteamiento que se hace en la Ley General de Archivos deColombia, la Gestión documental es un “Conjunto de actividadesAdministrativas y técnicas tendientes a la planificación, manejo yOrganización de la documentación producida y recibida por las entidades,Desde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar suUtilización y conservación”Ahora podemos decir, tomando las ideas anteriores, que la gestióndocumental consiste, en el tratamiento y conservación que se les da a losdocumentos, desde el principio de su ciclo de vida, es decir, la produccióndel mismo,has.LA CADENA DOCUMENTAL.Los Centros de Información y Documentación tienen un objetivo esencialconsistente en ofrecer al colectivo de usuarios para el que trabajan lainformación que necesiten, bien sea de forma puntual o de forma permanente,en respuesta a una demanda concreta o bien anticipándose a sus deseos y, todoello, con la mejor relación calidad-precio posible. Para ello deberán articularuna serie de operaciones que, en conjunto, constituyen la cadena documental,integrada por operaciones de entrada y tratamiento, operaciones de salida ydifusión y operaciones de mantenimiento.Operaciones de entrada:Son aquellas que conducen a la formación de los depósitosde documentos y a la producción de representaciones de estos que formarán los ficherosinterrogables, manuales o informáticos. Son las siguientes:Selección y adquisición dedocumentos: Es la operación por la cual el Centro de Documentación determina losdocumentos que serán procesados y, en su caso, adquiridos. Esta operación exige elconocimiento, por parte de la persona o personas encargadas,de toda la produccióndocumental del área en la que se está trabajando. El establecimiento de una política deselección adecuada irá en función de los factores siguientes: Personal y recursosdisponibles; Especialización del centro; Objetivos y prioridades; Naturaleza del centro;Tipo de servicios y usuarios; y Relaciones con otras unidades.Operaciones de salida. La difusion.La difusión es el proceso por el cual se transmitenal usuario la información o los documentos que necesita o bien se le da la posibilidad de
  • 2. acceder a ellos. Es el desenlace de todo el proceso documental ya que todo Centrorecoge y procesa información con el propósito de difundirla, siendo la difusión laverdadera razón de ser de la Documentación. No hay una forma única de difusión, sinodiferentes tipos de productos y servicios capaces de vehicular información hacia losusuarios. Sin embargo, con el objeto de sistematizar pueden distinguirse dos formasbásicas de difusión, la difusión bajo demanda y la difusión documental.Operaciones de mantenimiento:Son aquellas que permiten llevar a cabo y mejorarlas funciones básicas de la cadena documental: Selección, elaboración o mejora de losútiles conceptuales utilizados (Tesauros, normas, programas, etc.) y de los equipostécnicos necesarios; Planificación, organización y gestión de los centros);Establecimiento de circuitos de circulación de documentos; Promoción de lapublicación y edición; Formación de usuarios. En definitiva, el trabajo del centro dedocumentación consistirá, en cierto modo, en la transformación de documentosoriginales en instrumentos de referencia que los representen destinados a facilitar a losusuarios la colecta de informaciones útiles para sus necesidades concretas.El proceso documental:El proceso o cadena documental es la razón fundamental de un centro dedocumentación 1. Llegada del documento 2. Consulta por parte del usuarioProceso o cadena documental1) Establecer la identidad del documento, mediante la descripción bibliográfica que seconsigna en una referencia bibliográfica(descripción, catalogación o registro) 2) Descripción del contenido o análisis documental DifusiónIndización: extraer palabras clave representativasResumen documental: condensaciónLas tareas básicas del proceso documental son: 1. Selección documental 2. Análisis y síntesis del documento 3. Búsqueda 4. Difusión documental1)Selección documenta: Consiste en escoger, entre una gran multitud dedocumentos que se producen al año, aquéllosque cubrenel campo definido por lanecesidad informativa.2)Análisis documentalConjunto de operaciones cuyo resultado consiste en representar el contenido de undocumento de forma diferente al original, con el fin de facilitar su consulta orecuperación posteriorPor tanto, da lugar a la elaboración de undocumento secundarioo conjunto dereferencias bibliográficas a lascuales irán dirigidas las preguntas de informacióndocumental de los usuarios. Estas operaciones son de dos tipos:
  • 3. Descripción bibliográfica y catalogación (Análisisexterno) Indización y resumen documental (Análisis interno)PortalCatalogación:describe el documento para su identificaciónfísicaIndización:se escogen los conceptos más adecuados para representar el contenido deun documento (de qué trata) y la traducción de estos conceptos a términos extraídos deun lenguaje documental. Se pretende desarrollar un sistema que permita la búsqueda delos documentos por los temas que tratanResumen:breve descripción del contenido de un documento3)Búsqueda documentalEs aquel procedimiento manual, mecánico, automático o intelectual que hay que seguirpara obtener, de todo el fondo bibliográfico analizado previamente, aquellosdocumentos o referencias que respondan a cada consulta específica¿Qué es un sistema de información documental?Es el conjunto ordenado de procedimientos normalizados que permite la gestión de losdocumentos y la explotaciónmetódica de la informacion mediante las tecnologíasadecuadas. Procurar y discernir las fuentes de informacion necesarias, almacenar en unrepositorio seguro la informacion recogida, cualquiera que sea su naturaleza y sobrecualquier soporte, analizar y sintetizar los contenidos, normalizando su representacionpara permitir la interoperabilidad entre sistemas, elaborar y canalizar la salida deproductos documentales de valor añadido y disponer de la informacion en reserva,conservarla y actualizarla para poder suministrar los datos a demanda son los objetivosde la gestión documental, facilitados por las tecnologías y las comunicaciones.Sistema o plataforma AlejandriaAlejandría es una plataforma que facilita eldesarrollo y la implantación de sistemas de teleinformación bien diseñados desde elpunto de vista de Arquitectura de Información, que nace de la fusión del conocimientode ciencias de la información (bibliotecología, archivología, gestión documental, redesde información, etc.) con el conocimiento de tecnologías de la información (sistemas,software, bases de datos, informática, computación, tecnologías Web, etc.).Normalmente las herramientas que usan el computador para asistir el desarrollo desistemas lo hacen facilitando a los programadores la definición de las interfases, la basede datos que soporta al sistema y la comunicación entre ambos. Los problemasfrecuentes de esta aproximación son los siguientes: 1. El comportamiento del sistema debe especificarse en el dominio de los datos, lo cual es un nivel muy bajo. 2. Se requiere ser un experto en sistemas, bases de datos, programación para especificar un sistema bien comportado. 3. El camino de desarrollo es largo y lleno de abundantes puntos sujetos a falla.
  • 4. 4. Los usuarios finales participan en forma limitada en el desarrollo del sistema, porque quedan aislados de los problemas de desarrollo que sólo son comprendidos por especialistas en ingeniería de software.Debido a estos problemas, aún en los casos en que los sistemas son bien diseñadosdesde el punto de vista de los informáticos, las aplicaciones adolecen de numerosasinconsistencias desde el punto de vista de su arquitectura de información. 1. Alejandría hace una aproximación radicalmente diferente al desarrollo de sistemas: Los desarrolladores se concentran en entender los problemas de información analizando la aplicación en el dominio de la información. El hecho que la especificación del sistema no sea un problema informático o de ingeniería de software, sino de información, hace que puedan participar en un mismo equipo usuarios y desarrolladores. El énfasis se mantiene en la Arquitectura de Información, terreno común para usuarios y desarrolladores. 2. Cuando se usa Alejandría, los sistemas y las bases de datos se generan en gran medida de forma automática. Esto hace que algunos sistemas puedan ser construidos directamente por personas usuarias, en ocasiones asistidas por especialistas. Los especialistas optimizan su tiempo, porque obtienen resultados significativos en períodos de tiempo pequeños, magnificando su productividad y mejorado la calidad de sus procesos y productos. 3. Los sistemas realizados con Alejandría tienen ciclos de desarrollo mucho más cortos y con menos puntos de falla 4. La participación activa de los usuarios maximiza integralmente la calidad y promueve una mayor identificación de los usuarios con las aplicaciones La plataforma de Alejandría se construye sobre una tecnología, llamada Tecnología de Bases de Información, desarrollada porHACER Sistemas en interaccióntransdisciplinaria con varias universidades venezolanas. Esta Tecnología define el concepto de base de información y otros complementarios, un conjunto de herramientas que permiten implementar estructuras y relaciones de información y un conjunto de métodos para el desarrollo de aplicaciones basado en las buenas prácticas de la industria (CMMI, RUP, SWEBOK). La Metodología Alejandría para el Desarrollo de Aplicaciones integra un marco de trabajo que ha probado su éxito a través de la implantación de más de doscientos proyectos que funcionan como servicios que usan las tecnologías WWW en condiciones de Intranet, Extranet o Internet.