NFE - Guia Prático Sefaz ES

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Material muito bom sobre dicas de utilização da Nota Fiscal Eletrônica elaborado pela SEFAZ ES

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  • 1. Secretaria de Estado da Fazenda Guia prático para emissão de Nota Fiscal Eletrônica (NF-e)Para dar mais agilidade e segurança à administração tributária, os Estados brasileiros, oDistrito Federal e o Ministério da Fazenda criaram o projeto da Nota Fiscal Eletrônica(NF-e), com o objetivo de substituir o papel e padronizar a emissão de notas fiscais emtodo o País.A NF-e também traz importantes benefícios aos contribuintes, pois proporciona maisrapidez na recepção de mercadorias e melhor planejamento logístico e praticamenteelimina a ocorrência de erros de informação nos documentos. Outra vantagem é adispensa de armazenamento de papel, que chega a exigir das empresas espaços especiaiscomo salas ou até mesmo galpões.Para emitir Notas Fiscais Eletrônicas, a empresa deve ter certificação digital, acesso àinternet, software emissor de NF-e e credenciamento na Secretaria de Estado daFazenda (Sefaz). Confira a seguir o passo a passo para se tornar um emissor dodocumento.– CredenciamentoA empresa deverá estar habilitada, via site da Secretaria de Estado da Fazenda (Sefaz).– Certificação digitalPara emitir a NF-e, o contribuinte precisa ter certificado digital, padrão ICP-Brasil, tipoA1 ou A3, com os dados do seu CNPJ. Se a empresa tiver filiais, poderá usar o mesmocertificado da matriz.Outras informações sobre Certificado Digital podem ser conferidas no sitewww.iti.gov.br.
  • 2. – Emissor de Nota Fiscal EletrônicaÉ necessário um software para a emissão de NF-e. O programa pode ser baixadogratuitamente na página da Sefaz(http://internet.sefaz.es.gov.br/informacoes/nfe/emissor_nfe.php) ou desenvolvido deacordo com o Manual de Integração do Contribuinte (Ato Cotepe 49/09).Caso o contribuinte opte por desenvolver o emissor de NF-e, cabe a ele manteratualizado o software, com atenção às Notas Técnicas publicadas no portal nacional daNF-e (www.nfe.fazenda.gov.br/portal/). O emissor gratuito sempre alertará ocontribuinte sobre a necessidade de atualizá-lo, bastando clicar no ícone respectivo.– Como é emitida a NF-e?A NF-e é emitida pelos contribuintes a partir de um programa específico, que éinstalado nos computadores da empresa. Depois de preenchida, a NF-e deve servalidada – isso significa verificar se os dados estão de acordo com os requisitosmínimos do projeto, como informação do CNPJ, dados do produto etc. Após avalidação da NF-e, que ocorre de forma off-line, o documento é assinado e transmitidopara a Sefaz, para verificação da assinatura e de dados como a regularidade fiscal doemitente. Caso não seja detectado nenhum erro, o contribuinte recebe o número deAutorização de Uso e então a NF-e passa a ter validade. Este procedimento ocorre deforma online, através da internet e software emissor de NF-e. A autorização de uso daNF-e concedida pela Sefaz não significa validação das informações contidas nodocumento.A Sefaz-ES compartilha as informações com a Receita Federal e a Secretaria daFazenda do estado para onde a mercadoria é destinada – no caso de operaçõesinterestaduais.– Fase de testes (credenciamento em homologação)Nesta etapa, que tem o objetivo de adaptar o contribuinte à nova tecnologia, a NF-e (emteste) será emitida antes do início da emissão oficial do documento eletrônico ou demaneira paralela à Nota Fiscal modelo 1 ou 1-A. A Nota Fiscal modelo 1 ou 1A será odocumento que terá validade fiscal até a empresa passar a emitir NF-e em produção.
  • 3. Os dois modelos (eletrônico e papel) não precisam ser emitidos no mesmo instante,mas, para que a empresa consiga avaliar melhor o impacto da utilização de NF-e emseus processos internos, é aconselhável que a emissão dos dois modelos de Nota Fiscalocorra em momentos próximos.Caso a empresa inicie as atividades já emitindo a NF-e, poderá emitir documentoseletrônicos hipotéticos para se familiarizar com a ferramenta. Veja a seguir os requisitosbásicos recomendados a serem cumpridos nesse período:– Emitir Nota Fiscal Eletrônica durante dez dias, obedecendo o limite mínimo de 200documentos, ou 5% do número de operações totais estimadas (o que for maior).Também é necessário simular o envio de, pelo menos, um lote com 50 NF-es.– Consultar o retorno de recepção de todos os lotes enviados no período.– Fazer o cancelamento de, no mínimo, 20 NF-es.– Realizar, pelo menos, 20 consultas à NF-e, ainda que seja uma por dia.– Inutilizar, pelo menos, cinco números de NF-es.A fase de testes não é obrigatória, mas fortemente recomendada pela Sefaz. Ocontribuinte deve estar ciente que erros na fase de produção da NF-e podem acarretarautuações. Por isso, é sugerido que essa fase seja cumprida. O Ambiente deHomologação estará sempre disponível para a empresa, a fim de que no futuro novosfuncionários sejam treinados ou sejam realizados testes de novos programas emissores.Os programas emissores gratuitos apresentam versões de produção e de teste, sendonecessário que as duas sejam baixadas nos computadores das empresas. Já os emissoresparticulares, em geral, apenas mudam o endereço na hora de transmitir a NF-e em teste(há dois links diferentes, um para produção e outro para testes).A Nota Técnica 02/2011 modificou a forma de emissão da Nota Fiscal Eletrônica (NF-eem teste). Passou a ser obrigatório informar: CNPJ 99.999.999/0001-91 e Razão Social“NF-E EMITIDA EM AMBIENTE DE HOMOLOGACAO - SEM VALOR FISCAL”.A palavra “homologação” deve ser sem o cedilha (ç) e sem o til (~). Já o campo deInscrição Estadual (IE) deverá ficar vazio. O contribuinte que realizar a emissão emteste preenchendo IE e informando CNPJ e Razão Social de destinatário diferentes do
  • 4. que manda a Nota Técnica receberá mensagem de que o documento foi rejeitado, comcódigo 597 (CNPJ), 598 (Razão Social) ou 599 (IE).É importante que as empresas estejam atentas ao prazo de início de obrigatoriedade deemissão da NF-e – a partir deste prazo, apenas as notas emitidas em produção terãovalidade.– Fase de produção (credenciamento em produção)Depois de passar pela fase de testes, o contribuinte está preparado para a fase deprodução. Basta acessar o endereço eletrônicohttp://internet.sefaz.es.gov.br/informacoes/nfe/credenciamento.php e solicitar a entradaem produção. Para isso, é preciso informar o CPF do contabilista e a senha da AgênciaVirtual.Depois de ser aprovado no ambiente de produção, o contribuinte vai deixar de emitirNota Fiscal no modelo convencional (modelo 1 ou 1A), passando a emitir somente aNF-e, observando sempre o regulamento do ICMS do Estado do Espírito Santo.DANFEAs mercadorias devem circular sempre com o DANFE, que é um documento auxiliar àNF-e. Trata de uma representação simplificada do arquivo da NF-e, com a finalidade detornar mais fácil as consultas às informações.O DANFE deverá ser impresso em papel (exceto papel jornal), no tamanho mínimoA4 e máximo ofício 2, podendo ser utilizadas folhas soltas, formulário de segurança,Formulário de Segurança para Impressão de Documento Auxiliar de Documento FiscalEletrônico (FS-DA), formulário contínuo ou formulário pré-impresso. O DANFE éimpresso após o recebimento da Autorização de Uso da NF-e. Apresenta um código debarras que facilita a consulta à existência e validade da nota no site da Sefaz.Observações:– O DANFE emitido pelo programa de testes não tem validade jurídica e, portanto, nãodeve acompanhar as mercadorias.
  • 5. – Como verificar a validade da NF-e?A validade da NF-e pode ser verificada na seção Consultas do Portal Estadual da NF-e,informando-se a chave de acesso contida no DANFE. Recomenda-se o uso do leitor decódigo de barras. A tela mostrará o conteúdo completo do documento (ConsultaCompleta) ou somente o cabeçalho (Consulta Resumida). É possível também realizara consulta do documento no Portal Nacional da NF-e (www.nfe.fazenda.gov.br).Há ainda um programa visualizador de notas que pode ser baixado gratuitamente noportal nacional da NF-e, para que se consulte a existência e validade da nota com o usodo arquivo XML e não pela chave de acesso.– Como cancelar uma NF-e?Caso seja encontrado algum erro no preenchimento do documento após sua autorização,o cancelamento deve ser feito em um prazo máximo de 168 horas, desde que amercadoria não tenha sido enviada.Para cancelar a NF-e, basta selecioná-la no programa emissor e clicar no botãoCancelar. A solicitação de cancelamento é enviada à Sefaz, que autorizaeletronicamente o cancelamento.– Como inutilizar numerações?Caso haja quebra na sequência de emissão dos números da NF-e, o contribuinte deveráfazer uso da função Inutilizar Numeração do programa emissor. O pedido é enviadopela internet para a Sefaz, que autoriza eletronicamente a inutilização. Como exemplo,depois de emitir a NF-e número 100, foi emitida a NF-e número 120. Com o programa,inutilize os números 101 a 119. O programa emissor usado inutiliza as numerações nomáximo de 1000 em 1000. Caso a operação seja em uma sequência de 1500 números deNF-e, por exemplo, o procedimento deverá ser feito em duas etapas.– O que fazer se a internet falhar?Mesmo quando não for possível o acesso à internet, devido a falhas técnicas, é possívela emissão da NF-e, em Contingência. Veja a seguir como deve ser o procedimento:a) Preencher normalmente a NF-e, indicando Contingência no campo Forma deemissão e informando data, horário e motivo da contingência – sem estas informações aNF-e não será validada.
  • 6. b) Imprimir o DANFE em duas vias em Formulário de Segurança.c) Remeter a mercadoria acompanhada de uma via do DANFE e arquivar a outravia.d) Quando a conexão com a internet voltar, e no prazo máximo de até 168 horas daimpressão do Formulário de Segurança (FS), o contribuinte deve transmitirimediatamente, via programa emissor, todos os documentos emitidos em Contingênciapara a Sefaz. Na página da NFe no site da Sefaz, ao clicar em Contingência ocontribuinte verá o passo-a-passo para se emitir nessa situação.O Formulário de Segurança (FS) e o Formulário de Segurança para Documento Auxiliar(FSDA) são papéis especiais onde o contribuinte pode imprimir a NF-e em caso defalha da internet. As empresas devem manter um estoque desses formulários, para quenão deixem de emitir os documentos diante de falhas técnicas.A relação dos fabricantes de formulários está disponível no ambiente do Confaz do sitedo Ministério da Fazenda (www.fazenda.gov.br/confaz/). A lista das empresascredenciadas para distribuição dos formulários pode ser consultada no site da Secretariade Estado da Fazenda, na página da NF-e.– Informações adicionaisEm caso de dúvidas sobre as etapas do processo, o contribuinte pode entrar em contatocom a Secretaria da Fazenda, por correio eletrônico ou por telefone.O e-mail nfe@sefaz.es.gov.br é o canal preferencial para comunicação. Informe sempreo nome da empresa e o telefone do responsável.O atendimento telefônico é feito pelo número (27) 3636-4058, das 13 às 17 horas. Oatendimento presencial é das 9 às 12 horas e das 14 às 17 horas.O contribuinte pode obter mais informações também no site da Secretaria da Fazenda,na página http://internet.sefaz.es.gov.br/informacoes/nfe/. No Portal Nacional da NF-e(http://www.nfe.fazenda.gov.br/portal) também está disponível o Manual de Integraçãodo Contribuinte (Ato Cotepe 49/09), que estabelece todas as especificações técnicaspara desenvolver o software emissor de NF-e. Basta acessar o ícone Downloads e, emseguida, Manual do Emissor de NF-e. Também no Portal Nacional, o contribuinte
  • 7. poderá ver o funcionamento de algumas rotinas do emissor. Basta acessar o íconeDownloads e, em seguida, Emissor de NF-e, Vídeos (Webaula) – para acesso àaula, é necessário um programa que tenha compatibilidade com os arquivos“.SWF”.