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ção, a biblioteca universitária estabelece             ...
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Em vista dessa situação, utilizando-se os
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Sistema de Informação gerencial para desenvolvimento de coleções



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Sistema de informação gerencial para desenvolvimento de coleções

  1. 1. ARTIGOS Sistema de informação gerencial para desenvolvimento de coleções Rejane Raffo Klaes quais necessita obter dados e informações INTRODUÇÃO Neste artigo procuramos sintetizar os para subsidiar seu processo de tomada de prin- decisão. cipais aspectos desenvolvidos em uma pesquisa1 sobre o uso de dados e estatís- A literatura sobre informação para a toma- ticas para fins de tomada de decisão nas da de decisão é pobre no Brasil, e mesmo bibliotecas das universidades federais a literatura internacional apenas ressalta a brasileiras, cujos objetivos foram: importância do uso de dados e estatísti- cas, mas não apresenta estudos específi- 1 - identificar os dados e estatísticas co- cos. letados regularmente pelas bibliote- Considerando a ausência de estudos so- cas universitárias que são relevantes bre o uso de dados e informações para para embasar a tomada de decisão fins de tomada de decisão, buscamos in- na atividade de desenvolvimento de sumos na literatura sobre biblioteca uni- coleções; versitária, desenvolvimento de coleções e 2 - identificar os fatores internos è exter- sobre tomada de decisão e informação ge- nos que determinam os tipos de da- rencial para subsidiar nossa abordagem à dos e estatísticas coletados por es- pesquisa. sas bibliotecas para essa atividade; 3 - identificar os dados e estatísticas co- BIBLIOTECA UNIVERSITÁRIA letadas regularmente pelas bibliote- cas universitárias brasileiras efetiva- Segundo Tarapanoff2, a biblioteca univer- mente utilizados para embasar a to- sitária constitui uma organização social de mada de decisão na atividade de de- serviço. Por definição, uma organização é senvolvimento de coleções; um sistema social organizado com vistas a 4 - identificar a finalidade para a qual os alcançar objetivos, através do desempe- dados e estatísticas são coletados; nho de uma função em favor de um siste- 5 - elaborar um referencial teórico com ma maior: a sociedade3. De acordo com a relação à coleta e utilização dos da- teoria geral dos sistemas4, 5, as organiza- dos e estatísticas necessários para ções fazem parte de sistemas maiores, embasar a tomada de decisão na ati- não existem isoladas e sofrem influência vidade de desenvolvimento de cole- do meio ambiente. ções. A biblioteca universitária foi criada para Neste trabalho são apresentados a abor- atender à universidade; é, portanto, uma dagem teórica da pesquisa, os parâmetros organização sem autonomia própria, de- utilizados para verificar a situação das bi- vendo integrar-se com a universidade nu- bliotecas universitárias brasileiras com re- ma relação de interdependência e troca lação à coleta e ao uso de dados e estatís- mútua. ticas para fins de desenvolvimento de co- leções, os principais resultados da pesqui- A função da universidade é capacitar o in- sa e a proposta de um referencial teórico, divíduo para ocupar um lugar na socieda- Resumo incluindo um sistema de informação ge- de, no desempenho de uma profissão, rencial. além de produzir, elaborar e transmitir o Apresenta os principais resultados de uma saber. Para desempenhar sua função, a pesquisa sobre o uso da informação para a tomada universidade tem objetivos que se concre- de decisão na atividade de desenvolvimento de ABORDAGEM TEÓRICA tizam por meio das atividades de ensino, coleções em bibliotecas universitárias brasileiras. Propõe um referencial teórico sobre o assunto, pesquisa e extensão. A função da bibliote- A fundamentação teórica do estudo foi ob- enfatizando a importância do estabelecimento de ca universitária é prover a infra-estrutura tida junto à literatura sobre teoria das orga- um sistema de informação gerencial para apoiar o bibliográfica, documentária e informacional processo decisório nessa atividade. nizações, enfoque sistêmico e planeja- para apoiar as atividades da universidade mento e administração de bibliotecas, ten- e atender as necessidades informacionais Palavras-chave do como finalidade embasar a ideia da bi- dos usuários, membros da comunidade Sistema de informação gerencial; Bibliotecas blioteca universitária como organização universitárias; Desenvolvimento de coleções; acadêmica6. Para desempenhar sua fun- Referencial teórico. social de serviço, que sofre influência de 220 fatores do contexto onde atua e sobre os Ci. Inf., Brasília, 20(2): 220-228, jul./dez. 1991
  2. 2. Sistema de informação gerencial para desenvolvimento de coleções ção, a biblioteca universitária estabelece procura cumprir sua função e que re- e ações, tendo em vista favorecer a for- Objetivos, que se concretizam por presentam a capacidade de atender mulação de políticas institucionais para intermé- às necessidades informacionais dos formação e desenvolvimento de coleções dio das atividades do ciclo documentário. usuários; em bibliotecas universitárias no Brasil. 3 - recursos orçamentários: recursos fi- Como qualquer organização social, a bi- nanceiros provenientes da orça- TOMADA DE DECISÃO E blioteca universitária enfrenta uma série de mento destinado à biblioteca univer- INFORMAÇÃO GERENCIAL problemas, um deles o de não ter objetivos sitária, oriundos dos recursos de sua bem definidos, passíveis de mensuração7. instituição mantenedora; Há quem afirme que os bibliotecários se Há também problemas de ordem estrutural, 4 - uso das coleções: indicador da ade- preocupam mais com o tratamento da in- como a falta de participação dos bibliotecá- quação do acervo, expresso pelo formação para atender aos usuários do rios nos canais decisórios8, 9 eo não- volume de circulação de materiais; que com o tratamento da informação volta- reco- 5 - recursos extra-orçamentários: recur- do para o processo decisório, ou seja, que nhecimento da importância da biblioteca sos financeiros provenientes de fon- existe uma preocupação com os serviços universitária dentro da comunidade aca- tes diversas, recebidos extra-orça- técnicos e com o controle bibliográfico, em dêmica. Além disso, as bibliotecas en- mento, pela biblioteca universitária ou detrimento da atividade gerencial27. frentam problemas administrativos, como por sua instituição mantenedora; dificuldade de avaliação de desempenho 6 - volume de produção bibliográfica: Considerando que a coleta, o tratamento e pela ausência de dados e estatísticas, au- volume de produção editorial dos a análise de dados e estatísticas consti- sência de padrões10, recursos financeiros materiais que irão compor o acervo tuem elementos-chave no processo deci- escassos, volume crescente de produção da biblioteca, independentemente de sório, é importante distinguir as definições bibliográfica, custo dos materiais bibliográ- seu formato; dos termos dado e informação, especial- ficos, taxas.inflacionárias11, 12, 13, 14, além 7 - custo dos materiais bibliográficos: mente porque esses dois termos costu- da falta de planejamento. No aspecto do valor monetário dos materiais biblio- mam ser utilizados indistintamente com o planejamento, em nível macro, com a im- gráficos, o qual serve para controle mesmo sentido. Assim, dado é um "ele- plementação do Programa Nacional de Bi- dos recursos financeiros. mento identificado em sua forma bruta que, bliotecas Universitárias (PNBU), passou a por si só, não conduz a uma compreensão existir um planejamento consensual para Além de considerar os fatores do contexto de um fato ou situação"28, enquanto in- as bibliotecas universitárias do país, vi- que exercem influência na atividade de de- formação é um "dado acrescido de um sando a dar diretrizes e propor ações para senvolvimento de coleções, é importante a significado atribuído por quem o utiliza"29. solucionar problemas específicos de ca- realização de estudos de uso e de avalia- ráter administrativo, técnico e estrutural ção de coleções17, 18, bem como estudos Um sistema de informação gerencial re- apontados pela comunidade de bibliotecá- de usuários, que, conduzidos adequada- presenta um conjunto de dados organiza- rios atuantes nas bibliotecas universitárias mente, fornecem importantes insumos pa- dos de forma sistemática, que permite ao brasileiras. ra que o gerente da biblioteca universitária gerente da biblioteca universitária obter in- implemente as ações mais adequadas pa- sumos para subsidiar suas informações ATIVIDADE DE DESENVOLVIMENTO ra desenvolver seu acervo16, 19, 20. Tam- com vistas ao processo decisório. Nesse DE COLEÇÕES bém é de suma importância a participação sentido, os dados reunidos em um sistema da biblioteca universitária em programas de informação gerencial servem para: A atividade de desenvolvimento de cole- cooperativos, como estratégia para ampliar ções constitui um processo criterioso de sua capacidade de prover recursos biblio- - fornecer informações sobre o ambiente; expansão e atualização de acervos para gráficos13, 21. - reduzir a ambiguidade e fornecer uma atender às demandas da comunidade uni- base empírica para a tomada de deci- versitária. Outro aspecto que necessita ser enfatiza- são; do refere-se à política de desenvolvimento - avaliar a situação passada, presente e Considerado, durante muito tempo, como a de coleções, a qual representa um plano prognosticar o futuro; soma das atividades de seleção e aquisi- de ação, através de um conjunto de enun- - avaliar e monitorar atividades30. ção, o desenvolvimento de coleções teve ciados que determinam objetivos e crité- seu conceito ampliado para gerenciamento rios para orientar a atividade de desenvol- Com relação a esse tipo de sistema, a lite- de coleções15, representado por um ciclo vimento de coleções16, 22. ratura relata estudos e propostas em nível que envolve a análise da comunidade a nacional e internacional, sem, no entanto, ser atendida e dos programas académi- Os itens sumarizados anteriormente indicar um modelo a ser seguido. cos, concretizando-se nas atividades de constam dos padrões para bibliotecas uni- alocação de recursos financeiros, seleção, versitárias, como os da American Library As bibliotecas universitárias, tanto no Bra- aquisição, reposição, duplicação, descarte Association23 e da International Federation sil quanto no exterior, coletam regular- e avaliação de coleções16. of Library Associations and Institutions24, mente dados e estatísticas, entretanto não os quais enfatizam a necessidade de as existe nenhuma padronização quanto à Assim como a biblioteca universitária, a coleções serem suficientes em tamanho e forma de coleta, tampouco quanto aos ti- atividade de desenvolvimento de coleções em abrangência para apoiar as atividades pos de dados coletados. sofre influência de fatores do contexto, ori- acadêmicas, e recomendam o estabeleci- ginados, tanto na sua ambiência interna mento de políticas de desenvolvimento de Ainda que a literatura sobre informação pa- quanto na ambiência externa, entre os coleções que sejam revisadas periodica- ra a tomada de decisão aborde diversos quais se destacam: mente, a fim de se adaptarem às mudanças aspectos da questão, ela não é conclusiva eventualmente ocorridas nos programas com relação aos dados e estatísticas que 1 - necessidades informacionais dos acadêmicos. Ainda que no Brasil não são ou devam ser coletados pelas bibliote- usuários: demandas decorrentes das existam padrões nos moldes internacio- cas universitárias, tampouco quanto ao atividades em que estejam envolvi- nais, o l e o II Plano Nacional de Bibliote- uso feito desses dados para fins de pla- dos; cas Universitárias25, 26 propõem diretrizes nejamento e de tomada de decisão. 2 - recursos bibliográficos: recursos com os quais a biblioteca universitária Ci. Inf., Brasília, 20(2): 220-228, jul./dez. 1991 221
  3. 3. Sistema de informação gerencial para desenvolvimento de coleções Em vista dessa situação, utilizando-se os elementos da literatura, foram estabeleci- dos parâmetros com os quais pudessem ser confrontados os resultados obtidos na pesquisa. PARÂMETROS DA PESQUISA: SUBSÍDIOS PARA UM REFERENCIAL TEÓRICO Entre os objetivos da biblioteca universitá- ria, destaca-se o desenvolvimento de co- ieções, o qual é representado por um con- junto de atividades sobre as quais devem ser tomadas decisões. Dentre as decisões mais recorrentes, encontram-se as ativi- dades de alocação de recursos financei- ros, seleção, aquisição, duplicação, repo- sição e descarte de material bibliográfico. Levando em conta esse contexto, os acervos das bibliotecas universitárias de- vem ser desenvolvidos considerando uma política de desenvolvimento de coleções, a função e os objetivos da universidade, a função e os objetivos da biblioteca univer- sitária e os fatores ambientais que afetam o processo. Para a tomada de decisão é necessário que o gerente da biblioteca universitária colete dados e estatísticas regularmente e os organize de forma sis- temática. O contexto da tomada de decisão na ativi- dade de desenvolvimento de coleções em bibliotecas universitárias, assim definido, está representado na figura 1. Operando na condição de um sistema Como elemento central do contexto, temos aberto, a biblioteca universitária e a ativi- a atividade de desenvolvimento de cole- dade de desenvolvimento de coleções so- Com base na convergência de opiniões e ções, seguindo-se a política e objetivos de frem influências de fatores ambientais in- no consenso entre os autores pesquisa- desenvolvimento de coleções, os elemen- ternos e externos. Os principais fatores de dos, foi possível identificar um conjunto de tos do meio ambiente organizacional e da natureza interna dizem respeito às neces- dados e estatísticas, em quantidade infe- biblioteca, os fatores ambientais internos e sidades informacionais dos usuários, aos rior aqueles discriminados no quadro 1, externos, as atividades/decisões que con- recursos bibliográficos e orçamentários e que podem ser considerados como sufi- cretizam a atividade de desenvolvimento ao uso das coleções. Os fatores externos cientes para embasar a tomada de deci- de coleções e o sistema de informação ge- referem-se a recursos extra-orçamentá- são na atividade de desenvolvimento de rencial. rios, à produção bibliográfica e ao custo coleções. Esses dados são apresentados dos materiais bibliográficos. no quadro 2. O esquema apresentado parte do princípio Para cumprir o objetivo de desenvolver que a atividade de desenvolvimento de coleções, o gerente da biblioteca universi- coleções é desempenhada com vistas a Os dados e estatísticas discriminados nos tária necessita dispor de dados sobre o possibilitar que a biblioteca universitária quadros 1 e 2 refletem a opinião dos auto- meio ambiente organizacional e da biblio- cumpra sua função de prover a infra-es- res sobre o assunto e representam, tanto teca e, principalmente, sobre os fatores trutura bibliográfica, documentária e infor- sob o ponto de vista de completeza, ambientais internos é externos que a afe- macional para atender aos seus usuários quanto de suficiência, os elementos fun- tam, a fim de subsidiar a política e a toma- no desempenho de suas atividades. Essa damentais para integrar um sistema de in- da de decisão na atividade de desenvolvi- função relaciona-se à função e aos objeti- formação gerêncial para subsidiar o pro- mento de coleções. vos da universidade, representados pelas cesso decisório, para fins de desenvolvi- atividades de ensino, pesquisa e extensão, No quadro 1, estão indicados os dados mento de coleções. através das quais a comunidade universi- considerados completos, que devem ser tária expressa suas necessidades e de- coletados com referência ao meio am- mandas, e à função e aos objetivos da bi- biente organizacional e da biblioteca e aos O esquema apresentado, sob a aborda- blioteca, que dependem do desenvolvi- fatores ambientais identificados, as deci- gem do enfoque sistémico, foi utilizado mento de coleções para concretizar suas sões que podem apoiar, bem como as como parâmetro para verificar a situação ações e que, por sua vez, influenciam o fontes onde esses dados podem ser obti- das bibliotecas universitárias com relação objetivo de desenvolvimento de coleções. dos. à coleta e ao uso de dados para fins de tomada de decisão na atividade de desen- volvimento de coleções. 222 Ci. Inf., Brasília, 20(2): 220-228, jul./dez. 1991
  4. 4. Sistema de informação gerencial para desenvolvimento de coleções Quadro 1 - Dados a serem coletados para tomada de decisão no desenvolvimento de coleções em bibliotecas universitárias; aspecto: completeza ELEMENTOS DO CONTEXTO DADOS DECISÕES QUE APOIAM FONTES DOS DADOS MEIO AMBIENTE Função da universidade Atividade de desenvolvimento Documentos administrativos ORGANIZACIONAL Objetivos da universidade de coleções da universidade e da biblioteca E DA BIBLIOTECA Função da biblioteca universitária Objetivos da biblioteca universitária F l PROGRAMAS ACADÉMICOS Alocação de recursos Catálogos de cursos A N NECESSIDADES Cursos de graduação financeiros T T Cursos de pós-graduação Seleção de material Relatórios administrativos O E INFORMACIONAIS Cursos de extensão bibliográfico Relatórios da biblioteca R R Unhas de pesquisa Aquisição de material E N DOS Disciplinas oferecidas bibliográfico Programas das disciplinas S 0 COMUNIDADE UNIVERSITÁRIA Duplicação de material Estudos de usuários A S USUÁRIOS Quantidade de usuários potenciais bibliográfico Informações acadêmico- M E Quantidade de usuários inscritos na biblioteca Reposição de material administrativas da B X Quantidade de usuários inscritos na biblioteca bibliográfico universidade E T por categoria Descarte de material N E Quantidade de professores bibliográfico T R Quantidade de alunos de pós-graduação A N Quantidade de alunos de graduação l O Quantidade de matrículas efetuadas por disciplina S S SOLICITAÇÕES DOS USUÁRIOS Sugestões dos usuários para aquisição de material bibliográfico Bibliografias básicas das disciplinas SITUAÇÃO DO ACERVO Seleção de material Avaliação do coleções RECURSOS Volume de acervo de livros por assunto bibliográfico (diagnóstico) Volume de acervo de periódicos por assunto Alocação de recursos BIBLIOGRÁFICOS Volume de acervo de outros materiais por assunto financeiros Relatórios da biblioteca Volume de acervo de livros Aquisição do material Volume de acervo de periódicos bibliográfico Coleta estatística Volume de acervo de outros materiais Duplicação do material Volume de baixas de livros por assunto bibliográfico Volume de baixas de periódicos por assunto Reposição de material Volume de baixas de outros materiais por assunto bibliográfico Volume de baixas de livros Volume de baixas de periódicos Volume de baixas de outros materiais AQUISIÇÃO Volume total de aquisição Volume de aquisição por modalidade Volume de aquisição por tipo de material Volume de aquisição por assunto Volume por fonte de recursos financeiros Gastos efetuados por tipo de material RECURSOS Disponibilidade e restrições orçamentarias Alocação do recursos Documentos ORÇAMENTARIOS financeiros administrativos Volume total de consultas e empréstimos Soleção de material USO Volume total de consultas e empréstimos por assunto bibliográfico Avaliação do coleções (uso) Volume total de consultas Alocação do recursos DAS Volume total de consultas por assunto financeiros Retatórios da biblioteca Volume total de empréstimos Aquisição do material COLEÇÕES Volume total de empréstimos por assunto bibliográfico Coleta estatística Volume de empréstimos interbibliotecários Reposição de material por assunto bibliográfico Volume por tipo de material Duplicação de material Volume por categoria de usuário bibliográfico Volume de comutação bibliográfica por assunto Descarte de material Volume de comutação bibliográfica por títulos bibliográfico RECURSOS Disponibilidade e restrições extra-orçamentárias Alocação do recursos Agendas financiadoras EXTRA-ORÇAMENTÁRIOS financeiros VOLUME DE Produção bibliográfica nacional Seleção do material Catálogos do editores PRODUÇÃO BIBLIOGRÁFICA Produção bibliográfica Internacional bibliográfico Bibliografias nacionais e Internacionais CUSTO DOS MATERIAIS Preço médio dos materiais bibliográficos Alocação de recursos Catálogos do editores e livreiros BIBLIOGRÁFICOS financeiros e aquisição Bibliografias Ci. Inf., Brasília 20(2): 220-228,jul./dez.1991 223
  5. 5. Sistema de Informação gerencial para desenvolvimento de coleções Quadro 2 - Dados a serem coletados para a tomada de decisão Quanto à finalidade e ao uso dos dados e no desenvolvimento de coleções em bibliotecas universitárias; estatísticas regularmente coletados, foi ve- aspecto: suficiência rificado que esses dados são utilizados, preferencialmente, para registrar ativida- Elementos Dados des e elaborar relatórios. A maioria das bi- bliotecas afirma que eles fornecem indica- Meio ambiente Função da universidade dores que auxiliam o processo decisório organizacional e da Objetivos da universidade na atividade de desenvolvimento de cole- biblioteca Função da biblioteca universitária ções, e que são úteis para fins de planeja- Objetivos da biblioteca universitária mento. Entretanto, embora todas as bi- Cursos de graduação bliotecas coletem regularmente dados e Necessidades Cursos de pós-graduação estatísticas relacionados aos elementos informacionais Cursos de extensão que integram o contexto da atividade de dos usuários Usuários inscritos na biblioteca por categoria desenvolvimento de coleções, elas não Sugestões para aquisição de material bibliográfico o fazem de forma completa, tampouco su- ficiente. Volume de acervo de livros por assunto Volume de acervo de periódicos por assunto Foram encontradas contradições entre a Volume de acervo de outros materiais por assunto consideração atribuída a determinados da- Volume de acervo de livros dos e estatísticas para fins de desenvolvi- Recursos Volume de acervo de periódicos mento de coleções e sua compilação efeti- bibliográficos Volume de acervo de outros materiais Volume de aquisição por modalidade va, o que demonstra a incoerência com Volume de aquisição por tipo de material que a coleta de dados é definida, compro- Gastos efetuados por tipo de material metendo sua utilização, tendo em vista uma tomada de decisão eficiente e eficaz. Recursos financeiros Disponibilidade e restrições financeiras Ficou evidenciada uma tendência à coleta de dados globais, simples, desvinculada Volume total de consultas de um objetivo ou utilidade específica, sem Volume de consultas por assunto associações ou correlações entre eles. Foi Uso das Volume total de empréstimos coleções Volume de em préstimos por assunto demonstrada uma carência na coleta e Volume de comutação bibliográfica por título obtenção de dados sobre função e objeti- Volume de comutação bibliográfica por assunto vos da universidade, programas académi- Volume de empréstimo interbibliotecário por assunto cos, produção bibliográfica e acervo de outros materiais que não livros e periódi- cos, e sobre empréstimo interbibliotecário. Esta situação demonstra, claramente, a falta de visão sistémica dos bibliotecários e indica a necessidade de uma avaliação RESULTADOS DA PESQUISA - quantidade de usuários inscritos na bi- dos dados e estatísticas coletados regu- blioteca; larmente pelas bibliotecas universitárias A pesquisa colocou em evidência caracte- - quantidade de usuários inscritos por brasileiras, a fim de que sejam identifica- rísticas das bibliotecas estudadas e reve- categoria; dos dados relevantes para subsidiar a to- lou um diagnóstico da situação da coleta e - quantidade de usuários potenciais; mada de decisão na atividade de desen- do uso de dados e estatísticas nas biblio- - quantidade de alunos de pós-gradua- volvimento de coleções. tecas das universidades federais brasilei- ção; ras, demonstrando o comportamento des- - quantidade de alunos de graduação; Apesar de as bibliotecas indicarem utilizar- sas bibliotecas com relação ao processo - quantidade de professores; se dos dados e estatísticas para a elabo- decisório na atividade de desenvolvimento - sugestões para aquisição de material ração de relatórios e admitirem sua utilida- de coleções. bibliográfico; de para fins de tomada de decisão, em ne- - recursos financeiros disponíveis; nhum momento foi apontado como finalida- Todas as bibliotecas pertencentes às 35 - volume de aquisição por tipo de mate- de da coleta a elaboração ou manutenção universidades federais estudadas coletam rial; de um sistema de informação gerencial dados e estatísticas regularmente, sendo - volume total de aquisição; que organize os dados e estatísticas de que a maioria das bibliotecas que perten- - volume por modalidade de aquisição; forma sistemática para atender às neces- cem a sistemas têm seus dados padroni- - volume de aquisição por fonte de recur- sidades informacionais do gerente da bi- zados. Os responsáveis pela determina- sos financeiros; blioteca universitária. ção dos dados e estatísticas coletados - gastos efetuados por tipo de material; são os bibliotecários e os principais crité- - volume de acervo por tipo de material; Os resultados obtidos com a pesquisa re- rios utilizados para definir sua coleta são - volume de acervo por assunto; velaram que a situação das bibliotecas das os objetivos e a função da biblioteca uni- - volume total de consultas; universidades federais brasileiras encon- versitária, e a política de desenvolvimento - volume total de empréstimos; tra-se muito aquém dos parâmetros identi- de coleções, embora nem todas as biblio- - volume total de consultas/empréstimos; ficados (item anterior). tecas possuam tal documento. - volume de consultas por assunto; - volume de empréstimos por assunto; Esses resultados conduziram à proposta Os dados e estatísticas coletados pela - volume de uso por tipo de material; de um referencial teórico sobre a tomada maioria das bibliotecas referem-se a: - volume de comutação bibliográfica por de decisão na atividade de desenvolvi- título. 224 Ci. Inf., Brasília, 20(2): 220-228. jul./dez. 1991
  6. 6. Sistema de informação gerencial para desenvolvimento de coleções mento de coleções e de um sistema de informação gerencial para auxiliar o ge- rente da biblioteca universitária no processo de tomada de decisão na atividade de desenvolvimento de coleções. SISTEMA DE INFORMAÇÃO GERENCIAL PARA A TOMADA DE DECISÃO NA ATIVIDADE DE DESENVOLVIMENTO DE COLEÇÕES; PROPOSTA DE UM REFERENCIAL TEÓRICO Utilizando como fundamentação a teo- ria das organizações e o enfoque sistêmico, foi mostrado no item "Parâmetros da pesquisa: subsídios para um referen- cial teórico" a complexidade da atividade de desenvolvimento de coleções, apon- tando as relações e as implicações entre os elementos que interagem no processo (figura 1). Na figura 2, estão representados os níveis de influência dos elementos do contexto na atividade de desenvolvimento de coleções. Os principais fatores externos que influen- ciam a atividade de desenvolvimento de coleções referem-se ao volume de produ- ção bibliográfica, ao custo dos materiais blibliográficos e à disponibilidade de recur- sos extra-orçamentários, os quais repre- sentam aspectos que fogem ao controle do gerente da biblioteca universitária. O volume de produção bibliográfica decor- re não apenas do avanço do conhecimento, mas também da capacidade de produ- ção editorial e distribuição nos mercados. O custo dos materiais bibliográficos é de- terminado por fatores inerentes à situação econômica vigente, que determina os custos de produção. Os elementos do meio ambiente organiza- cional que mais influenciam a atividade de desenvolvimento de coleções são a fun- ção e os objetivos da universidade, uma vez que a biblioteca universitária deve es- truturar-se de acordo com o propósito e com as tarefas de sua instituição mante- nedora. Ao mesmo tempo, o objetivo de desenvolvimento de coleções deve ser extra-orçamentários). Os recursos orça- em ações, completam o ciclo que concre- conduzido, considerando-se a função e os mentários, por sua vez, refletem-se no tiza o processo de expansão e atualização objetivos da universidade, pois deles de- maior ou menor volume de aquisição de de acervos em consonância com objetivos correm as necessidades informacionais material bibliográfico. Já o uso das cole- e políticas preestabelecidas. Na figura 3, dos usuários. ções, que depende dos recursos bibliográ- está representado ò conjunto das ativida- Entre os fatores internos, os recursos bi- ficos disponíveis e das necessidades in- des que operacionalizam a tomada de de- bliográficos, que representam a capacida- formacionais dos usuários, representa um cisão na atividade de desenvolvimento de de de provisão informacional da biblioteca, indicador da adequação do acervo à fun- coleções. originam-se a partir da demanda expressa ção e aos objetivos da biblioteca. da comunidade usuária e dependem do As ações implementadas em função das volume de produção bibliográfica, do custo O objetivo de desenvolvimento de cole- decisões tomadas com relação às ativida- dos materiais bibliográficos e dos recursos ções vincula-se a um conjunto de ativida- des de seleção de material bibliográfico, financeiros disponíveis (orçamentários e des sobre as quais devem ser tomadas atocação de recursos financeiros, aquisi- decisões, que, ao serem transformadas ção, duplicação, reposição e descarte de Ci. Inf., Brasília, 20(2): 220-228, jul./dez. 1991 225
  7. 7. Sistema de informação gerencial para desenvolvimento de coleções Figura 4 - Sistema de informação gerencial para a tomada de decisão na atividade de desenvolvimento de coleções em bibliotecas universitárias material bibliográfico, levando em conside- ração os objetivos e a política adotados pela biblioteca e as principais influências do contexto, viabilizam a atividade de de- senvolvimento de coleções. Entretanto, se o gerente da biblioteca universitária não dispuser de dados relevantes para funda- mentar suas decisões, todo o processo de desenvolvimento de coleções pode ser prejudicado, comprometendo também a função da biblioteca universitária. O uso da informação (dados interpretados) para a tomada de decisão está condicio- nado à coleta de dados e estatística rele- vantes e pertinentes aos aspetos envol- vidos na questão a sersolucionada e ao objetivo a ser alcançado. Para facilitar o uso dos dados e estatísticas coletados, convém armazena-los de forma organiza- da em um sistema de informação geren- cial, de modo que possam ser recupera- dos e estejam disponíveis sempre que se fizer necessária sua consulta. Com base na identificação dos fatores ambientais internos e externos, do meio ambieste organizacional e da biblioteca e, tendo em vista o objetivo de desenvolvi- mento de coleções em bibliotecas univer- sitárias, na figura 4, apresentamos a pro- posta de um sistema de informação geren- cial, destacando os elementos que devem integrá-lo, afim de que o gerente da bi- blioteca universitária obtenha as informa- ções necessárias para implementar ações que conduzam a um desenvolvimento de acervos equilibrado e adequado ás neces- sidades da comunidade usuária. 226 Ci. Inf., Brasília 20 (2): 220-228. juI./dez. 1991
  8. 8. Sistema de informação gerencial para desenvolvimento de coleções Os dados que devem compor o sistema de A proposta apresentada não teve como 10. CARVALHO, Maria Carmen Romcy de. informação gerencial estão detalhados em objetivo propor um modelo, mas ressaltar a Bibliotecas universitárias: documento base. nível de completeza, no quadro 1, e em importância da coleta e do uso de dados e [s.l. :s.n.] 1981.10 f. (datil.). nível de suficiência, no quadro 2, os quais estatísticas para fins de tomada de deci- representam, respectivamente, a quanti- são e servir como parâmetro para a im- 11. BARRETO, Maria Helena de Sá, SOUZA, dade ideal e a quantidade mínima neces- plantação de um sistema de informação Zuleide Medeiros de. O processo de sária para subsidiar a tomada de decisão gerencial direcionado para amparar a ativi- aquisição de material bibliográfico nas na atividade de desenvolvimento de cole- universidades brasileiras. In: SEMINÁRIO dade de desenvolvimento de coleções. No NACIONAL DE BIBLIOTECAS ções. entanto, cabe ao gerente da biblioteca uni- UNIVERSITÁRIAS, 1, 1981, Brasília. versitária determinar, considerando as ca- Anais... Brasília: CAPES, 1981. p. 135-144. Na figura 4, procuramos ressaltar todos os racterísticas de sua biblioteca e as deci- elementos relacionados à atividade de de- sões que necessita tomar, a quantidade 12. OSBURN, Charles B. Toward a senvolvimento de coleções, especifica- reconceptualízation of collection ideal e o tipo de dados e estatísticas a se- development. In: ADVANCES in library mente, os aspectos do meio ambiente or- rem coletados. administration and organization. ganizacional e da biblioteca, as necessi- Greenwich: AJI Press, 1983. v. 2, dades informacionais dos usuários, os re- p. 175-198. cursos bibliográficos e financeiros, o uso 13. BLOMFIELD, B. C. Collection development: das coleções, o volume de produção bi- the key issue. In: COLLECTION bliográfica e os custos dos materiais bi- development: options for effective bliográficos, além da própria atividade de management Ed. Sheila Corrall. London: desenvolvimento de coleções, representa- Taylor Graham, 1988. p. 3-15. da por sua política e por seus objetivos. 14. CHASTINET, Yone. Bibliotecas das instituições federais de ensino superior Cabe enfatizar a necessidade de serem remontar? ou desmontar? Brasília: Programa Nacional de Bibliotecas coletados dados e estatísticas sobre todos Universitárias, 1988. os elementos do contexto identificados, (SESu/PNBU/DOC.TEC.009/88). uma vez que, conforme demonstrado na REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFICAS figura 1, esses elementos estão relaciona- 15. MOSHER, Paul H. Collection development to dos entre si e interagem no processo de 1. KLAES, Rejane Raffo. Dados e informações collection management: toward usados na tomada de decisão em stewardship of library resources. Collection desenvolvimento de coleções. bibliotecas universitárias brasileiras; o Management, New York, v. 4, n. 4, contexto da atividade de desenvolvimento p. 41-48, Winter 1982. de coleções. Brasília: UnB, 1991. 271 p. - Os dados coletados, quando analisados e (Dissertação de mestrado). 16. EVANS. G. Edward. Development library and interpretados pelo gerente, passam a Orientador Dra. Kira Tarapanoff. information center collections. 2nd constituir informações que servirão como ed. base para subsidiar suas decisões, favo- 2. TARAPANOFF, Kira. A biblioteca universitária Littleton: Libraries Unlimited, 1987. vista como uma organização social. In: recendo as ações a serem implementadas MACHADO, U. D., ed. Estudos avançados 17. MOSHER, Paul H. Quality and library na atividade de desenvolvimento das cole- em biblioteconomia e ciência da collection: new directions in research and ções da biblioteca e aumentando o nível de informação. 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The social Management, New York, v. 4, n. 4, p. 1 -8, bibliotecas coletem dados e estatísticas psychology of organizations. New York: Winter 1982. John Willey & Sons, 1966. 498 p. relativos apenas à parte desses elemen- 20. SCHAD, Jasper G. Manegement collection tos, elas não disporão das informações 6. TARAPANOFF, Kira. Objetivos de biblioteca development in university libraries that necessárias e relevantes para tomar deci- universitária. Revista Latinoamericana de utilize librarians with dual-responsibility sões, comprometendo a eficiência e a efi- Documentación, Brasília, v. 1, n. 1/2, p. assignments. Library Acquisitions: Practice cácia do objetivo de desenvolvimento de 13-17, 35, Ene./Dic. 1981. & Theory, Elmsford, v. 14, n. 2, p. 165-171, 1990. coleções. 7. HAMBURG, Morris et al. Library planning and decision-making. Cambridge: MIT Press, 21. COGSWELL, James A. The organization of Na figura 5, procuramos sintetizar os as- 1974. 274 p. collection management functions in pectos discutidos anteriormente, apresen- academic research libraries. Journal of tando, de modo esquemático, as principais 8. MIRANDA, Antônio. Biblioteca e universidade: Academic Librarianship, Ann Arbor, v. 13, reforma e contra-reforma. In: n. 5, p. 268-276, Nov. 1987. etapas do processo decisório na atividade Estruturas de informação e análise de desenvolvimento de coleções. O es- conjuntural. Brasília: Thesaurus, 1980. 22. CARPENTER, Eric J. Collection development quema apresentado indica os passos a se- p. 50-62. policies: the case for. Library Acquisitions: rem seguidos, desde a identificação dos practice and theory, Elmsford, v. 8, n. 1, 9. MIRANDA, António. Biblioteca universitária no p. 43-45, 1984. elementos contextuais até a implementa- Brasil; reflexões sobre a problemática. ção das ações, com vistas a alcançar de in: Estruturas de informação 23. 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  9. 9. Sistema de informação gerencial para desenvolvimento de coleções 24. IFLA. Standards for university libraries. [s.l.]: 27. McCLURE, Charles R., SAMUELS, Alan R. 30. BROWN, Maryann Kevin. Information for IFLA/Section of University and other General Factors affecting the use of information for planning. Journal of Library Administration, Research Libraries, 1985. 7f. academic library decision-making. College New York, v. 2, n. 2/3/4, p. 187-215, & Research Libraries, Chicago, v. 46, n. 6, Summer/Fall/Winter, 1981. 25. PNBU - Piano Nacional de Bibliotecas p. 483-498, Nov. 1985. Universitárias; atos de criação. Brasília: Artigo aceito para publicação em 17 de outubro de MEC/SESu[l986?] 28. OLIVEIRA, Djalma Pinho Rebouças de. 1991. Planejamento estratégica, conceitos, 26. II PNBU - Plano Nacional de Bibliotecas de metodologia e práticas. 4.ed. atual. ampl. Instituições de Ensino Superior. Brasília: São Paulo: ATLAS, 1989. 267 p. PROBIB, 1990. 13 p. Rejane Ratfo Klaes (SESu/PNBU/DOC.PLAN.013/90). 29. CHECKLAND, Peter. Systems thinking, Mestre em Biblioteconomia e Documentação pela systems practice. Chichester. John Wiley & Universidade de Brasília. Bibliotecária da Bibliote- Sons, 1981 p. 135. ca Central da Universidade Federal do Rio Grande do Sul. Management information system for the collection development Abstract Presents research fíndings about the use of information for decision-making within the collection development activity in Brazilian university libraries. Suggests a theoretical framework and emphasizes the importance of a management information system in order to support the decision-making process for de veloping library collection. Key words Management information system; University libraries; Collection development; Theoretical framework. 228 Ci. Inf., Brasília, 20(2): 220-228, jul./dez. 1991

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