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AlocaçãO De Recursos Para AquisiçãO De Livros
 

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    AlocaçãO De Recursos Para AquisiçãO De Livros AlocaçãO De Recursos Para AquisiçãO De Livros Document Transcript

    • ARTIGOS Alocação de recursos para aquisição de livros para o Sistema de Bibliotecas da UFPE Susana Schmidt INTRODUÇÃO b) propor um modelo capaz de servir de Cecília F. Prysthon referencial na alocação de recursos pa- Jacira Guiro C. da Rocha Na estrutura atual do Sistema de Bibliote- ra livros; Enivaldo C. da Rocha cas da Universidade Federal de Pernam- buco (UFPE), a Biblioteca Central (BC), c) facilitar o processo de aquisição de coordenadora do Sistema, é a responsável material bibliográfico para as bibliote- pela aquisição de material bibliográfico, isto cas. é, livros e periódicos, para todas as biblio- tecas da universidade, num total de 19. REVISÃO DA LITERATURA A história do processo de aquisição do Os textos selecionados incluem a literatura Sistema de Bibliotecas da UFPE mostra nacional e estrangeira, partindo-se primei- que a falta de um instrumento referencial ramente do aspecto de desenvolvimento sobre alocação de recursos tem trazido de coleção (DC) para então abordar a alo- como consequência vários desacertos, cação de recursos sob ângulos teórico e tais como morosidade, injustiça e parciali- prático. dade do processo, insatisfação e diver- gências entre os docentes dos vários cur- Para Magrill e Hickey1, o DC é visto como sos, benefícios para alguns e prejuízos pa- distinto de procedimentos e operações de ra outros, como também o desgaste dos aquisição, "existe muito mais em construir profissionais responsáveis pela aquisição uma coleção de biblioteca do que sim- e até da própria direção da BC. plesmente adquirir materiais". Em razão disso foi desenvolvido um estu- Em 1977, Hendrix Edelman* sugere que do em 1989/1990, visando a preencher Resumo DC, seleção e aquisição são termos que a lacuna existente. Primeiramente, fez-se representam uma hierarquia. No primeiro uma revisão da literatura, para análise e O desenvolvimento de coleção em bibliotecas nível estaria o DC que é a função de pla- embasamento teórico, para posteriormente universitárias depende amplamente da existência nejamento, no segundo nível estaria a se- de uma política coerente de alocação de recursos. simular aplicações de fórmulas, na tentati- teção que parte para decisões sobre inclu- O Sistema de Bibliotecas da Universidade Federal va de propor um modelo que pudesse ser são/exclusão de itens na coleção. no ter- de Pernambuco, existente desde 1975, não possui utilizado como parâmetro no processo de um instrumento que direcione a política de ceiro nível estaria a aquisição que é o pro- aquisição para suas bibliotecas, principalmente no distribuição de recursos para aquisição de cesso que implementa as decisões da se- que se refere à distribuição da verba orçamentaria. livros para todas as bibliotecas. leção e planos do desenvolvimento da co- Com o objetivo de estabelecer critérios adequados foi feito um estudo sobre alocação de recursos leção. Neste artigo apresentam-se os resultados para aquisição de livros para servir de base a todas as bibliotecas do Sistema. do referido estudo, cujos objetivos foram: a) estabelecer critérios para possibilitar Palavras-chave uma adequada política de distribuição Bibliotecas universitárias; Aquisição bibliográfica; de recursos orçamentários entre as bi- Desenvolvimento de coleções; Recursos orçamentários. bliotecas da UFPE; * Citado por Magrill e Hickey1. Ci. Int., Brasília, 20(2): 209-216, jul./dez. 1991 209
    • Alocação de recursos para aquisição de livros para o Sistema de Bibliotecas da UFPE Num sentido bem amplo, desenvolvi- - envolver a participação ativa de sele- instituído, de modo a garantir a viabilidade mento de coleção é um processo de pla- cionadores ou bibliotecários de DC; prática e financeira da política adotada. nejamento e de tomada de decisões, in- cluindo, entre outros, avaliação das ne- - capacitar a biblioteca a demonstrar para ''Uma política de desenvolvimento tem que cessidades dos usuários, avaliação da a administração e autoridades fiscais partir do conhecimento mesmo da realida- atual coleção, determinação da política de como os recursos são gastos e aloca- de sobre a qual ela pretende influir"3. seleção, coordenação da seleção dos dos. itens, descarte e armazenagem de partes O trabalho desenvolvido pela Universida- da coleção e planejamento para compar- No mesmo artigo, o autor apresenta algu- de Federal de São Carlos (UFSCarlos) tilhamento de recursos. "Como os recur- mas abordagens usadas por bibliotecas aponta a "inexistência de processo organi- sos financeiros têm diminuido para formar para alocação de recursos, tais como: 1) zado para alocação de recursos e seleção as coleções, bibliotecários de desenvol- abordagem da fórmula-orçamento; 2) de material bibliográfico a ser adquirido" vimento de coleção e de aquisição têm abordagem de dados quantitativos modifi- como uma das deficiências observadas posto mais esforço em planejamento, cados; 3) abordagem de orçamento ba- nas universidades brasileiras, conforme avaliação e mensuração". seada no sistema de planejamento pro- afirmado por Sacomano4. gramado de orçamento; 4) abordagem de A meia dos encarregados de DC é for- orçamento base-zero. Para Packer5, o processo de alocação mar a melhor coleção possível, dada deveria explicitamente considerar os be- qualquer combinação de condições. Reed-Scott2 levanta também outras ques- nefícios e custos de usos alternativos dos Dentre as condições que influenciam o tões sobre o processo de orçamento que recursos. Isto porque, na alocação de fun- DC, temos as seguintes: 1) a comunida- merecem destaque, quais sejam: o papel dos para coleções não se traía com teoria de ou instituição; 2) os objetivos da bi- do bibliotecário responsável pelo DC; de mercado, mas com um bem público ou blioteca; 3) a clientela; 4) a coleção atual; existência do elemento humano no pro- social. 5) os recursos disponíveis. cesso; definição clara do papel do bibliote- cário; necessidade de cooperação entre A literatura sobre alocação de aquisições 1 "selecionadores" e administração da bi- revela úteis subsídios para o problema, Magrill e Hickey discutem o problema de blioteca; comunicação aberta e participa- mas não existe uma teoria convincente alocação do orçamento de materiais, ci- ção ativa dos selecionadores no desen- que possa combinar ciência com a reali- tando que os proponentes a vêem como volvimento do orçamento; necessidade de dade política do campus universitário. Tor- um meio de monitorar e controlar o DC, os bibliotecários conhecerem mais e na-se claro, portanto, que qualquer es- enquanto os oponentes dizem que a alo- aprenderem sobre os mecanismos de or- quema adotado deve ser flexível, ter a ca- cação toma muito tempo para calcular e çamento; familiaridade com os procedi- pacidade de ser mudado a cada ciclo or- monitorar. mentos contábeis; entendimento claro do çamentário e fazer uso de dados que pos- processo orçamentário e da própria insti- sam ser realisticamente obtidos. O pro- Os autores também comentam que as tuição em si. cesso de alocação, enquanto necessaria- fórmulas de alocação somente usam fa- mente moderado por julgamento e opinião, tores com valores numéricos: avaliação do peso da coleção, número e custo de Miranda3, indagando quais os critérios que deve começar por uma visão imparcial de norteiam a aquisição de material bibliográ- todos os departamentos e de suas neces- Iivros atualmente publicados, número de fico em bibliotecas universitárias brasilei- sidades. Ou seja, é possível questionar docentes, número e nível dos cursos, ras, concluiu que, na maioria esmagadora que fatores são importantes na alocação, circulação, empréstimo interbibliotecário, dos casos, a "seleção" limita-se ao rotinei- mas, na análise final, devem ser conside- taxa de inflação, avaliação da importância ro processo de aquisição a partir de listas rados os mesmos fatores para cada de- de uma disciplina e outros. Eles ainda preparadas por professores, sem qualquer partamento e disciplinas. defendem a ideia de que, em fórmulas, qualquer combinação de fatores pode ser ingerência do especialista de Biblioteco- nomia no processo decisório e sem qual- Packer5 ainda alerta, dizendo "o que as feita e qualquer fator pode ter peso para quer ajuste a uma política definida de de- fórmulas podem fazer é prover uma base representar sua importância nas decisões senvolvimento do acervo informacional da para examinar cada departamento ou uni- de alocação, biblioteca ou rede de bibliotecas. Raras bi- dade". Assim, as bibliotecas podem usar bliotecas universitárias contam, de fato, qualquer fórmula escolhida. No entanto, a Determinar quem desempenha o principal com tal política de seleção que planeje seu realidade mostra que, se a fórmula de- papel na alocação dos recursos é um crescimento conforme um plano racional, monstra necessidade de drástica realoca- modo de determinar onde recai a real estratégico e eqüitativo, segundo a pro- cão de fundos, tal solução nunca será responsabilidade de DC. gramação mesma das atividades de do- aceitável no campus, se for conduzida cência, pesquisa e extensão da universi- somente pela biblioteca. Isto porque, con- Para Reed-Scott2, dividir o orçamento pa- dade. forme tem sido observado, os resultados ra materiais é um problema de DC e um obtidos das fórmulas podem ser politica- processo sistemático e planejado, cujos Miranda3 situa a "seleção como uma ativi- mente inaceitáveis. objetivos seriam: dade fundamental na estratégia de maxi- mizar o uso dos escassos recursos eco- Werking6, falando sobre perspectivas - prover a distribuição planejada e lógica nômicos da biblioteca para o atendimento históricas e reflexões atuais, menciona dos recursos, baseada nos objetivos e da demanda mais prioritária e relevante"; que a discussão sobre alocação do orça- prioridades da biblioteca; porém, na prática, restringe-se a meca- mento de livros vem sendo discutida des- nismos burocráticos auxiliares e mera- de 1908, nos Estados Unidos. Segundo - capacitar a biblioteca a gerir recursos mente administrativos da aquisição. ele, a revisão da literatura indica que alo- alocados; cação é virtualmente o único aspecto or- Comissões de bibliotecários e de profes- çamentário de desenvolvimento de cole- - servir como instrumento de planeja- sores especialistas devem decidir sobre a ções sobre o qual tem havido significante mento para atingir as metas; aplicação da política e do orçamento a ser controvérsia. Aponta dois significados da 210 Ci. Inf., Brasília, 20(2): 209-216, jul./dez. 1991
    • Alocação de recursos para aquisição de livros para o Sistema de Bibliotecas da UFPE alocação: o tradicional - divisão dos re- trovérsias sobre a aplicação de fórmulas cursos nas bibliotecas, baseando-se na ursos para departamentos académicos, para a melhor distribuição de recursos pa- ideia já exposta por Muller em 1941, quais dando-Ihes a responsabilidade parasele- ra compra de material bibliográfico. sejam: ção; o recente - quando o modelo para grandes bibliotecas tem sido alocação de Apesar disto, varias experiências têm sido - a alocação auxilia o bibliotecário na ob- recursos para bibliógrafos especializados. testadas e implantadas em diferentes uni- tenção de uma coleção igualmente dis- Ambas definições têm sido operacionais e versidades e demonstrado que pelo menos tribuída e equilibrada; ambas envolvem alocação formal de re- parece haver mais satisfação a nível geral cursos. Mas, mesmo nestas situações, em e problemas maiores têm sido contorna- - a alocação estimula os professores a |ue professores ou bibliotecários ordenam dos. participar do processo de seleção por- a aquisição de livros, sem cuidar dos limi- que, através do estabelecimento de uma tes dos recursos, o orçamento de mate- Werking6 menciona também o pensa- quantia de recursos para cada unidade, riais não deixa de ser partilhado, só que mento de um matemático a respeito de eles sabem que existem recursos dis- não efetuado de forma sistemática. alocação de recursos para livros, que diz: poníveis e que podem fazer uso deles; "Existem ... tantos modelos diferentes e O autor levanta a questão relativa à ado- tantos modos diferentes de usar os mode- - a alocação protege o bibliotecário contra ção de uma política educacional, a qual los, que qualquer base ou fórmula para demandas não razoáveis por parte do deveria ser responsável pela alocação de distribuição é de algum modo subjetiva. A corpo docente. recursos. Os conflitos têm diminuído na este respeito não há fórmula mágica. Os medida em que algum norteamento é se- resultados são inteiramente dependentes A alocação de recursos para material bi- guido: deixar a tarefa de alocação de re- de sua feitura/composição". bliográfico, segundo Guerreiro7, "é a distri- cursos somente para bibliotecários ou di- buição dos recursos recebidos pela bi- vidi-la entre os dois setores. Mesmo as- Para o autor, o melhor e mais sucinto blioteca para aquisição deste tipo de mate- sim, o tema não deixa de ser importante ou exemplo é McPheron, em artigo de 1983, rial entre as unidades de ensino da univer- inexistente em muitas universidades, e o sobre a Universidade de Cincinnati, onde sidade, sejam departamentos, centros-, es- problema parece ser maior em pequenas e nota que tanto ele, quanto seus colegas colas etc., conforme o caso". médias bibliotecas acadêmicas. entendiam que o método de alocação pre- cisava de "integridade metodológica e O uso de fórmulas para alocação tem sido Outro ponto importante a destacar seria: adequação política". Para finalizar sua re- a maneira adequada para resolver, em em que base deveria ser feita a alocação? flexão, Werking6 comenta que algumas parte, a distribuição eqüitativa de recursos Grande número de artigos sobre o assunto abordagens são melhores que outras - a orçametários para aquisição tanto de li- vincula a divisão do orçamento de mate- responsabilidade é distribuir o orçamento vros, quanto de periódicos em bibliotecas. riais a elementos quantitativos, relaciona- de modo a melhor beneficiar as bibliotecas. los a cada departamento, tais como nú- Não existe fórmula mágica, o processo Interessante notar que a literatura a res- mero de estudantes, número de professo- não é científico, mas artístico. E, também, peito é originária, principalmente, de países res, número de estudantes de pós-gradua- adverte para não se esquecer do dito de F. economicamente estáveis e nos quais a ção, número de cursos oferecidos, número Rider: "Fórmulas e dados são instrumen- tradição e conceito de biblioteca apresen- de dissertações de mestrado, número de tos importantes, mas são tão somente ins- ta-se num avanço bem superior quando teses de doutorado e, algumas vezes, trumentos". comparado com países em desenvolvi- quantidade de publicações e pesquisas mento, como o Brasil. tos docentes. Werking6 destaca que as Guerreiro7 em sua dissertação de mestra- bases mais comuns para alocação, no do sobre alocação de recursos para aqui- Na literatura brasileira da área há sim- presente, têm sido o número de estudan- sição de material bibliográfico em bibliote- plesmente uma escassez de documen- tes, usualmente com pesos em diferentes cas centrais universitárias, considerado o tos/estudos sobre o assunto, quando, nu- níveis e número de cursos. estudo pioneiro com enfoque nacional, do- ma busca bibliográfica em periódicos de cumenta muito bem como o problema não língua inglesa, observa-se que a preocu- O uso da circulação de livros como critério é devidamente questionado pelas bibliote- pação com os recursos para bibliotecas, também é citado por Werking6. Alerta, no cas universitárias. Seu levantamento, de- sua distribuição, níveis de inflação de ma- entanto, para os estudos já conhecidos, limitado ao segundo semestre de 1979 e o terial bibliográfico, cortes de orçamento pa- mostrando que um grande número de li- primeiro de 1980, inclui 61 instituições, ra bibliotecas é presença constante desde vros terá relativamente pouco uso, no ca- sendo que 40 responderam ao instrumento a década de 70. so a regra 80/20 - em que 20% da coleção aplicado. atendem 80% da demanda. Isto é um fato Como resultado de busca bibliográfica na- em bibliotecas académicas. Mesmo que a Conforme a autora: "A alocação de recur- cional encontra-se a dissertação de mes- circulação mensal de títulos em Educação sos para material bibliográfico nunca foi trado de Guerreiro7, abordando o assunto seja a mesma de títulos em Economia, há discutida na literatura biblioteconômica nas bibliotecas universitárias e o artigo de pouca razão para alocar a mesma quanti- brasileira e, mesmo na literatura estrangei- Sacomano4, apresentando o caso parti- dade de dinheiro para os dois assuntos, ra, é pequeno o número de trabalhos sobre cular da UFSCarlos, já citado. desde que existam mais vezes mais títulos o assunto". de Economia num ano de que em Educa- Em artigo de 1974, Kohut8 formula objeti- ção (ou se tomar custo por título em consi- E ainda: "Tudo indica que os bibliotecários vos e pressupostos básicos para estabe- deração, alocar diferentes quantidades de brasileiros não consideram este problema lecer políticas orçamentarias em relação à dinheiro para número igual de títulos). Em como de sua alçada, pois é muito fre- compra de livros e periódicos para biblio- sua retrospectiva, Werking segue então qüente esta tarefa ser realizada por outro tecas. O modelo proposto incorpora deci- para a abordagem por fórmulas surgidas órgão que não a biblioteca". sões de fato em execução tanto explícita, nas décadas de 60/70; segundo ele, "al- quanto implicitamente por todas bibliotecas gumas muito rígidas e com estranhas me- Guerreiro7 destaca as vantagens ao se académicas com orçamentos limitados pa- didas". Neste ponto também existem con- proceder uma sistemática alocação de re- ra livros. Tenta então definir os princípios Ci. Inf., Brasília, 20(2): 209-216, jul./dez. 1991 211
    • Alocação de recursos para aquisição de livros para o Sistema de Bibliotecas da UFPE básicos que deveriam guiar estas deci- coleção, usualmente 4% ou 5%. Um preço Sampson11 sugere que um modelo para sões. Desde que se saiba de antemão que unitário era então aplicado ao número de orçamento de livros seja alocado para uni- grande parte do orçamento de materiais volumes a ser acrescentado. A objeção, dade de fundos (unit funds), por exemplo: (livros) é devotada a periódicos, a maioria segundo o autor, seria em razão de não Arte e Psicologia, e para cada uma a pro- das bibliotecas poderia equilibrar a aquisi- ser feita diferença entre instituições novas porção de unidades para bibliotecas ção de monografias com a de periódicos a e de rápido crescimento em comparação (library-resource units) em vez de quanti- fim de maximizar seu potencial para servir às mais antigas, com taxa de crescimento dade de dinheiro. Uma unidade de bibliote- às necessidades informacionais da uni- mais modesta. Assim, fixar um preço uni- ca aqui definida como sendo uma mono- versidade. Apesar do equilíbrio ser comu- tário poderia ser arbitrário e a inflação não grafia, uma assinatura de periódico ou uma mente expresso em termos de dinheiro, o ser considerada. unidade de microforma. Este modelo usa- valor da biblioteca para os usuários é defi- do na Biblioteca da Universidade Estadual nido por números de volumes da biblioteca de Portland, combinado com medidas in- (Library-resource units). Portanto, para o Outra fórmula seria a aplicação de um va- ternas de taxas de inflação de monogra- usuário é a proporção de monografias lor dólar por estudante para se chegar ao fias, tem provado ser um efetivo instru- atuais e de periódicos que se faz crítica. orçamento bruto da biblioteca. Há 10 anos, mento para compensar as diferentes taxas Cada material tem diferentes níveis de in- o cálculo seria US$ 30, hoje, possivel- de inflação entre as várias unidades fundo flação assim como cada disciplina. Para mente, US$ 100 a US$ 150. Burton9 cha- por disciplina. Kohut, a proporção livros versus periódi- ma a atenção para a fórmula de Clapp-Jor- cos deve ser mais bem expressa em uni- dan, de 1965, que trouxe inovações nos Sampson11 chama a fórmula de forma al- dades/volumes da biblioteca do que em sistemas tradicionais de orçamento. Se gébrica de modelo proporcional de orça- alocação de moeda. As disciplinas podem bem que sua intenção não era a de ser mento. O uso do modelo pressupõe que a constituir funding units (unidade de recur- usada como esquema para aquisição, veio cada unidade fundo com orçamento para sos). Assim, cada unidade deveria receber a ser bem utilizada em alguns casos (divi- livro tenha sido designada uma proporção uma proporção do total do número de vo- são do orçamento para aquisição de ma- do total de unidades monográficas que o lumes a serem adquiridos. Estas propor- teriais). Aquela fórmula tinha a intenção de orçamento comprará, por exemplo: Inglês ções podem ser ajustadas para refletir ser um cálculo bruto para "estimar o tama- 0,5; Física 0,3; Arte 0,2. Posteriormente, programas académicos afetados por nú- nho para mínima adequação de coleções assume que um registro de compras por mero de disciplinas, nível dos programas de bibliotecas académicas e universitá- unidade fundo deve ser mantido; assim, de graduação e pós-graduação e outros rias". A inovação da fórmula foi a introdu- os custos unidade fundo podem ser proje- fatores. ção do conceito de peso, tendo então im- tados. A precisão do modelo, no entanto, pacto na fórmula de orçamento. Como depende de projeção da inflação. Isto é, no 0 modelo de Kohut8 envolve duas consi- exemplo: um docente teria um impacto caso brasileiro, é praticamente impossível derações fundamentais: maior nas necessidades da biblioteca do de calcular. O valor do modelo depende da que um estudante de graduação, assim adequação das proporções de alocação 1 - proporção de volumes a ser alocada como um estudante de pós-graduação em das unidades fundo. Sua finalidade é em cada unidade de recursos; relação ao de graduação. É este conceito manter as proporções alocadas de acordo de peso que permite que a mesma fórmula com um padrão estabelecido, de preferên- 2 - equilíbrio monografia versus periódico seja usada por uma faculdade de artes e cia ótimo. dentro de cada unidade de recursos. por uma grande universidade. A aquisição neste modelo deve ser feita por unidade 0 método apresentado por Sampson tem 8 Ainda conforme Kohut , desde a fórmula académica com o uso de pesos (usuá- duas distintas vantagens de outros méto- Clapp-Jordan sobre estimativa mínima pa- rios), número médio de monografias e se- dos que simplesmente relatam relações de ra adequação de bibliotecas académicas, riados (separadamente) e também o custo poder académico: julgamentos de valor expressos por fator das monografias. peso têm sido um importante aspecto de 1 - neutraliza a inflação com eficácia fórmula-orçamento. Em geral, quatro fato- surpreendente; res têm sido considerados preponderantes Randall10 aponta que duas linhas de ação na fórmula alocativa: julgamentos subjeti- são oferecidas para determinar o número 2 - e, mais importante, é um passo à vos baseados na avaliação das coleções, de livros no orçamento da biblioteca. Uma frente em fazer os docentes pensa- tamanho do departamento académico, ní- delas levaria em consideração o fato de rem em verbas de livros em termos vel do programa e uso e tamanho da lite- que para cada usuário a biblioteca deve de unidades do que está sendo com- ratura. Todos enfatizam a importância da planejar a aquisição de dois ou três livros prado, em vez de em termos de di- equidade. A avaliação da coleção e pa- por ano. Logicamente este número pode nheiro. drões foram comuns muito antes da aloca- ser obtido determinando o número obriga- ção por fórmulas. tório de manutenção da coleção corrente O pensamento de Sampson11 se situa si- ao lado da obsolescência. A outra seria milar ao de Kohut8, que defende a base pa- Burton9 comenta que a abordagem mais o fato de que na fixação da coleção é ne- ra alocar recursos em unidades fundo e simples de alocação de recursos para bi- cessário repor 10% da coleção de livros unidades para bibliotecas - partindo sem- bliotecas era a de percentagem arbitrária cada ano, se a média anual dos títulos es- pre do cálculo das necessidades unitárias dos fundos gerais da instituição ou do or- tiver menor que a de 10 anos atrás. Se para chegar às necessidades de recurso. çamento educacional para suporte da bi- somente 90% da coleção foi reposta em 15 blioteca, em geral, em torno de 50%. Isto anos, a taxa de aquisição deverá ser 6% Sweetman e Wiedemann12 apresentam o simplesmente fazia alocação de somas ao ano. Para determinar o custo do livro perfil definido para alocação através de grandes para a biblioteca sem determinar a num programa de aquisição, obtém-se o disciplina, assunto, departamento de ensi- distribuição interna de fundos. Uma manei- custo médio do livro incorporado na cole- no e professor. A escolha do modelo de ra de variar este cálculo para fundo para li- ção e multiplica-se pelo número de livros a alocação não é óbvia, nem subjetiva. Para vros foi a aplicação de uma percentagem serem incorporados e mantidos na cole- os autores, não há escolha de modelo para fixa de taxa de crescimento ao tamanho da ção. o bibliotecário e sim o contexto organiza- 212 Ci. Inf., Brasília, 20(2): 209-216, jul./dez. 1991
    • Alocação de recursos para aquisição de livros para o Sistema de Bibliotecas da UFPE cional é que irá determinar o sistema bási- c) número de docentes por departamento mero de publicações anuais em cada as- co a ser usado. Se dados confiáveis esti- - peso 0,7. sunto/área. Isto se justifica pela incomple- verem disponíveis, estes ainda poderão teza de informações disponíveis, meca- definir o modelo de alocação, por exemplo, d) custo médio de livros nacionais e es- nismos de controle deficientes, debilidades levando em conta índices de preços em trangeiros por departamento - peso de nosso mercado editorial. Também no termos de disciplina; isto se o preço for 1,2. caso de querer trabalhar com fórmulas, significante. usando estes índices dentro de nosso Segundo a autora, estas variáveis foram contexto, seria um dispêndio muito grande Na escolha dos fatores que determinam o de tempo, prejudicando a própria razão de consideradas bastante adequadas, consi- perfil de alocação, a literatura aponta mui- ser do trabalho para tentar sanar pressões derando que: tas sugestões com grande número de va- atuais sobre o problema de: Quantos livros riáveis. Os fatores que mais aparecem são adquirir? Para quem? - grande parte dos recursos aplicados em preço e matrícula. Alguns fatores são fa- monografias deve atender aos cursos cilmente quantificáveis, outros não. Ne- Numa primeira fase, os especialistas, in- de graduação (a e b); nhum, no entanto, deverá ser ignorado. O clusive os professores do Curso de Esta- que é necessário é considerar todos os tística, detiveram-se na análise das fór- - o número de docentes indica a demanda fatores que conduzem a diferentes trata- mulas selecionadas e aplicadas em outras de necessidade de monografias em ní- mentos para diferentes classes de fatores. instituições com a finalidade de estudar vel mais profundo, para o desenvolvi- Ainda, uma influência importante na esco- e levantar as variáveis que pudessem ser mento de pesquisas e acompanhamento lha das variáveis é o uso a ser feito dos consideradas em um modelo a ser criado da literatura científica (c); elementos do perfil de alocação. Dois mo- para as Bibliotecas da UFPE. dos básicos podem acontecer: - o acompanhamento constante do pro- Tendo em vista a estrutura do Sistema de cesso de aquisição permitiu observar Bibliotecas , composto de uma biblioteca 1 - deixar os fatores "ao sabor da maré", diferenças consideráveis no custo mé- central e bibliotecas setoriais de centros e determinando um fator de alocação dio de monografias em relação às áreas departamentos, num total de 19, decidiu-se para uma área e depois determinar de conhecimento (d). analisar cada biblioteca de per si, fazendo outro fator para outra área; esta é um mapeamento individual com as se- uma receita para o caos; guintes informações: METODOLOGIA 2 - organizar os fatores em um quadro; a - número de cursos de graduação e pós- abordagem sugere o uso de uma fór- Após a revisão da literatura, foi elaborada graduação (cursos strictu sensu, mes- mula que fará os fatores explícitos e a parte teórica de embasamento do estu- trado e/ou doutorado, oferecidos na com peso. do. UFPE) existentes nos centros e depar- tamentos onde a biblioteca está situada; Para a escolha de variáveis numa fórmula Em 1989, início desse trabalho, fez-se de alocação, Sweetman e Wiedemann12 consulta direta a seis bibliotecas universi- - número de alunos de graduação, pós- sugerem: tárias sobre padrões ou fórmulas utiliza- graduação e docentes dos cursos per- das, e tivemos resposta apenas da Uni- tencentes àquele centro/departamento; - demanda - que envolve (satisfeita e versidade de Campinas, Universidade Fe- não satisfeita): a) circulação; b) matrí- deral da Paraíba e da Universidade de São - número de inscritos na biblioteca por cula (graduação, pós-graduação e cur- Paulo, deixando de responder às universi- categoria: alunos de graduação, pós- sos); c) uso da biblioteca; d) número de dades federais do Rio Grande do Sul, de graduação e docentes; cursos por departamento. Minas Gerais e do Rio de Janeiro. As es- Obs: nas estatísticas, as buscas não colhidas foram consideradas semelhantes - acervo de livros com subtotal de livros atendidas não são computadas. à UFPE em termos de porte de universi- nacionais e estrangeiros; - preço - média de preço por área do dade. Afora essas fontes e as nacionais já conhecimento, citadas4,7, a questão orçamento/recursos - média geral de uso de livros por catego- para aquisição de material é abordada de ria: graduação, pós-graduação, docen- Sacomano5 menciona que, desde 1986, a forma superficial em alguns documentos, tes. - através de amostragem, período Universidade Federal de São Carlos tem deixando, portanto, de discutir incisiva- de janeiro a outubro de 1990; aplicado uma nova política para alocação mente e analisar ou trazer propostas pas- dos recursos financeiros, destinando 30% síveis de execução para uma realidade - índice de aquisição de monografias de do orçamento global da biblioteca para que se assemelha em quase todas as bi- 1985 a 1989, independentemente da monografias, a ser dividido entre os de- bliotecas universitárias brasileiras. fonte de recursos; partamentos. Assim, foi adotada uma me- todologia apropriada e consistente que ga- O aspecto de fórmulas para alocação de A coleta dos dados foi feita diretamente rantisse coerência na alocação. recursos foi iniciado então por experiên- pela equipe com visitas a todas as biblio- cias americanas, envolvendo vários auto- tecas do sistema. Os dados sobre aquisi- A escolha recaiu sobre variáveis mais res, como também propostas de modelos ção foram conseguidos através do con- sensíveis, considerando os departamentos utilizados ou já testados por algumas uni- trole de registro da biblioteca central. Ou- como unidades semelhantes. Tais variá- versidades daquele país. Foi feita triagem tras duas informações também fizeram veis são: dos modelos que de alguma forma teriam parte do levantamento, quais sejam: aplicabilidade e certa flexibilidade para a) número de disciplinas por departamento possível adoção em uma conjuntura local. a) total de trabalhos publicados (TPU) - peso 1,0. pelos docentes de cada departamento Deixaram de ser incluídos, apesar de en- académico (ano base 1989) - índice uti- b) número de inscrições (matrículas) por contrados, modelos com enfoques em: ín- lizado pela Pró-Reitoria de Planeja- departamento - peso 0,5. dices de inflação, circulação de livros, nú- mento (Proplan); Ci. Inf., Brasília, 20(2): 209-216, jul./dez. 1991 213
    • Alocação de recursos para aquisição de livros para o Sistema de Bibliotecas da UFPE b) custo médio de livros nacionais e es- Através do conjunto de pesos acima, ob- Gráfico 1 - Distribuição das bibliotecas da UFPE segundo seus índices de trangeiros de acordo com as áreas e tém-se o modelo estimado de alocação de desempenho -1990 assuntos da coleção de cada bibliote- recursos, dado por. ca. Cálculo este feito após levanta- mento de preços nas livrarias locais. PVR i = 3 X CGR + 4 X CPG + 1 X DOC + 2 X INS + 5 X ACV + 6 X MGU + O modelo analítico proposto é: 7XCML+1,5XTPU,i = 1,...,19 PVRi = α1 CGR + α2 CPG + α3 DOC + α4 INS + α5 ACV + α6 MGU + Os cálculos foram efetuados para cada bi- α7 CML + α8 TPU,i = 1,2,...,19 blioteca (conforme lista das bibliotecas e suas siglas, em anexo), baseados nas oito onde: variáveis escolhidas com seus pesos, que PVR = porcentagem da verba a ser resultou no vetor com índices percentuais. recebida; Estes, no caso, significando o que caberia CGR e a cada biblioteca numa alocação de recur- CPG = número de cursos de graduação e sos para aquisição de monografias, colo- de pós-graduação; Desempenho - A distribuição mostra uma DOC = número de docentes; cadas na tabela 1 em ordem decrescente. INS = número de inscritos na configuração de quatro grupos com certa biblioteca similaridade de desempenho. Os grupos ACV = acervo da biblioteca; Tabela 1- índices percentuais extremos apresentam certa igualdade de MGU = média geral de uso; por bibliotecas características das bibliotecas que justifica CML = custo médio do livro; Biblioteca índice a posição no gráfico. TPU = número de trabalhos publicados por docente; ai, i = 1,...,8 = peso atribuído a cada variável em CCS-MED 9,03 função de sua importância. BC 9,00 CCJ 8,73 A fim de auxiliar a parte estatística, as 19 CFCH 8,60 bibliotecas do sistema foram divididas em CCSA 8,14 três grupos, com base em porte, infra-es- CCEN-MAT 6,21 trutura, serviços, cursos atendidos, acervo CT-ENG 5,81 e usuários. Isto serviu como referencial CCS-NUT 5,75 para determinar o peso das variáveis den- CCEN-FIS 5,61 tre as diversas combinações utilizadas na CCB-GER 5,21 simulação. CCS-ENF 3,75 CCS-FAR 3,70 Para o cálculo da média geral de uso de li- CAC 3,67 vros foi feita uma estratificação dos usuá- CE 3,67 CT-GEO 2,97 rios, dividindo-os em três estratos: gra- CT-OCE 2,84 Custo Médio/Livro - O grupo de bibliote- duação, pós-graduação e docentes. Os CCB-MIC 2,70 cas das áreas de Saúde e Biomédicas usuários foram colocados em ordem alfa- CCB-ANT 2,50 bética, dentro de cada estrato, e foi feita confirma o custo médio do livro mais ele- CT-ENU 2,10 uma amostragem sistemática, selecionan- vado comparado às demais áreas que re- do cerca de 15 elementos em cada um. presentam certa linearidade. Para fins de construção do modelo, foram Gráfico 3 - Distribuição das bibliotecas da simuladas várias situações com diferentes COMENTÁRIOS UFPE segundo os cursos de graduação -1989 conjuntos de peso para as variáveis, che- gando-se ao modelo considerado plausível Todas as variáveis trabalhadas no modelo de ser aplicado. Assim, chegou-se à de- estão representadas em forma de gráficos, terminação do seguinte conjunto de pesos: mostrando o comportamento de cada uma delas em relação às 19 bibliotecas. cml - custo médio do livro - peso 7,0 Os índices encontrados e os gráficos re- mgu - média geral de uso - peso 6,0 fletem a situação real existente nas biblio- acv - acervo - peso 5,0 tecas da UFPE. Naturalmente, algumas cpg - curso pós-graduação - peso 4,0 posições podem surpreender. No entanto, cgr - curso graduação - peso 3,0 os dados concretos que alicerçaram as ins - número de inscritos - peso 2,0 informações e as das unidades justificam tpu - trabalhos publicados - peso 1,5 perfeitamente os resultados obtidos pelo doc - número de docentes - peso 1,0 modelo. Cabem, então, alguns comentá- rios com base na distribuição gráfica de Cursos de Graduação - Quatro bibliote- cada variável. cas não registram situação, pois não são oferecidos cursos de graduação naqueles Os três pesos mais expressivos foram departamentos. Por outro lado, o grupo de escolhidos com base no próprio teor do maior exponencial inclui a biblioteca central estudo, isto é, para uma alocação de re- que, em princípio, deve atender a todos os cursos para livros, a ênfase teria de ser cursos e especialmente aqueles para os dada àquelas variáveis. quais não existe biblioteca. 214 Ci. Inf., Brasília, 20(2): 209-216. iul./dez. 1991
    • locação de recursos para aquisição de livros para o Sistema de Bibliotecas da UFPE Cursos de pós-graduação - Três biblio- Número de Publicações - Situação das Número de inscritos e média geral de tecas não registram situação: a biblioteca bibliotecas com a distribuição com base no uso - O controle dos inscritos na bibliote- central por não estar ligada diretamente a número absoluto da produção científica ca, ou seja, dos que realmente circulam nenhum departamento; as bibliotecas dos dos docentes dos respectivos departa- material, afeta diretamente a média de uso departamentos de antibióticos e de enfer- mentos. (gráficos 8 e 9). Nos casos de muitos ins- magem, por não os possuírem. O expo- critos sem uso real dos livros, falta de nencial maior ficou com a do Centro de Fi- atualização do catálogo, não haver registro losofia e Ciência Humanas (CFCH) que da circulação na ficha do leitor resulta um abarca sete cursos de pós-graduação. baixo índice de uso. Merece destaque a Biblioteca de Nutrição, que, apesar do pe- queno número de inscritos, apresenta um alto nível de utilização. Total de publicações por docentes - Na relação trabalhos publicados (TPU) versus número de docentes, a distribuição das bi- bliotecas se modifica devido à maior pro- Número de Docentes - Medicina com- dução individual dos departamentos aten- porta o maior número de docentes, por ser didos pelas bibliotecas de Física e Oceo- a área que inclui mais departamentos. O nografia. Enquanto isto, nas demais, a dis- tribuição apresenta um crescimento mais Acervo - O grupo de bibliotecas com me- outro extremo confirma o grupo de bibliote- nor acervo retrata a situação de bibliotecas cas que obteve a mesma situação de de- gradual e equilibrado. que na maioria atendem cursos de pós- sempenho. graduação e pesquisa. No caso das bi- bliotecas mais antigas de cursos tradicio- nais, como, por exemplo, Medicina e En- genharia, a posição intermediária no gráfi- co resulta da retirada de material de de- manda reduzida do acervo. No caso da Biblioteca do Centro de Ciências Jurídicas (CCJ), o acervo foi considerado no seu to- do, daí seu maior exponencial Ci. Inf., Brasília, 20(2): 209-216, jul./dez. 1991 215
    • Alocação de recursos para aquisição de livros para o Sistema de Bibliotecas da UFPE REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFICAS CONCLUSÃO Susana Schmidt 1. MAGRILL, R. M., HICKER, D. J. Acquisitions O resultado do trabalho demonstra a vali- management and collection development Mestre em Biblioteconomia, professor adjunto do dade e utilidade de realizar um estudo téc- in libraries. Chicago: ALA 1987. Departamento de Biblioteconomia/CAC da Univer- sidade Federal de Pernambuco (UFPE). nico e minucioso sobre uma distribuição 2. REED-SCOTT, J. Management of resources. racional de recursos para aquisição de li- Collection Management, v. 7, n. 1, Cecília F. Prysthon vros em bibliotecas universitárias. A meto- p. 85-92, Spring, 1985. Bibliotecária-chefe da Divisão de Processos Téc- dologia aplicada foi elaborada em função 3. MIRANDA, A. Seleção de material bibliográfi- nicos da Biblioteca Central da UFPE. das características da unidade biblioteca. co em bibliotecas brasileiras. Brasília: CA- Todavia, o conjunto de variáveis pode ser Jacira Guiro C. da Rocha PES, 1978. 36 p. alterado, dependendo das circunstâncias da instituição. O modelo proposto para o Doutora em Engenharia de Produção, professora 4. SACOMANO, Claudete C. et al. Alocação de adjunta do Departamento de Estatística/CCEN da SIB/UFPE, possível de adoção e implan- recursos financeiros e política de aquisição UFPE. tação, poderá ser modificado, pois não se de material bibliográfico. Revista de Bi- blioteconomia de Brasília, v. 16, n. 2, trata de um modelo exclusivo e/ou definiti- p. 179-189, jul./dez. 1988. vo. ANEXO 5. PACKER, Donna. Acquisitions allocations: equity, politics and formulas. The Journal of Academic Librarianship, v. 14, n. 5, SIGLAS DAS BIBLIOTECAS p. 276-286,1988. p.285. BC Biblioteca Central da UFPE 6. WERKING, Richard H. Allocating the CAC Centro de Artes e Comunicação academic Iibray's book budget: historical CCB-GER Centro de Ciências Biológicas perspectives and current reflections. CCB-ANT Centro de Ciências Biológicas/ Journal of Academic Librarianship, v. 14, Antibióticos n. 3, p. 140-144, July 1988. CCB-MIC Centro de Ciências Biológicas/ Micologia 7. GUERREIRO, Ivone. Alocação de recursos CC Centro de Ciências jurídicas para aquisição de material bibliográfico em CE Centro de Educação bibliotecas centrais universitárias. Belo Horizonte, 1981. 108 p. Dissertação de CCSA Centro de Ciências Sociais Mestrado em Administração de Bibliotecas, Aplicadas p. 2, p. 4. CFCH Centro de filosofia e Ciência Humana CT-ENG Centro de Tecnologia/Engenharia 8. KOHUT, J. J. Allocating the book budget: a CT-GEO Centro de Tecnologia/Geologia model. College & Research Libraries, v. CT-OCE Centro de Tecnologia/Oceanografia 35, n. 3, p. 192-199, May 1974. CT-ENU Centro de Tecnologia/Engenharia Nuclear 9. BURTON, Robert E. Formula budgeting: an CCS-MED Centro de Ciência da example. Special Libraries, v. 66, n. 2, Saúde/Medicina p. 61-67, Febr. 1975. CCS-NUT Centro de Ciência da Saúde/Nutrição 10. RANDALL, Gordon E. Budgeting for libraries. CCS-ENF Centro de Ciência da Special Libraries, v. 1, n. 67, p. 8-12, Jan. Saúde/Enfermagem 1976. CCS-FAR Centro de Ciência da Saúde/Farmácia 11. SAMPSON, G. S. Allocating the book budget: CCEN-FIS Centro de Ciência Exatas e da measuring for Inflation. College & Research Natureza/Física/Química Libraries, v. 39, n. 5, p. 381 -383, Sept. Fundamental 1978. CCEN-MAT Centro de Ciência Exatas e da 12. SWEETMAN, P., WIEDEMANN, Paul. Natureza/Matemática/Estatística/Infor Developing a library book-fund allocation mática formula. Journal of Academic Librarianship, v. 6, p. 268 - 276, Nov. Funds allocation for books 1980. acquisition for the Libraries System of the Federal University of Pernambuco. Artigo aceito para publicação em 30 de setembro de 1991. Abstract A suitable collection development in university libraries depends strongly on the funds allocation policy applied to it. University Library System of Pernambuco State (Brazil), created in 1975, does not nave any stated acquisition procedure for its libraries, mainly about a rational distribution of book funds among them. In order to fulfíll this gap, a study was carried out to serve as basis for an adequate allocation of resources for books acquisition, which could be used for all libraries of the system. Key words Collection development; Book budget; Book-fund allocation. 216 Ci. Inf., Brasília, 20 (2): 209-216, jul./dez.1991