Varför är nyttorealisering viktigt?

Varför är nyttorealisering viktigt?Offentliga Rummet 25 maj
Anna Pegelow
anna.pegelow@skatteverket.se
Mårten Janerud
marten.janerud@enterprise.ministry.se

Uppdrag
E-delegationen ska ta fram en modell för att beräkna nyttan av och kostnaden för strategiska utvecklingsprojekt (e-förvaltningsprojekt) (Direktiv 2009:1,SOU 2009:86 & 2010:20):
skapa förutsättningar för tydliga beslut, styrning, finansiering och koordinering
stödja fokus på både intern nytta och extern nytta
omfatta metoder för hur nyttorna kan realiseras
Komplement till (och oberoende av) befintliga verktyg och modeller

Följande organisationer har deltagit, i arbetsgruppen eller i referensgrupper

Problembeskrivning
Ökade krav på behovsdriven samverkan och utveckling över myndighetsgränser
Många och kostsamma misslyckade IT-projekt
När K/N-analyser genomförs ligger fokus oftast på att motivera finansiering. Analysen används inte för att styra och följa upp
Fokus begränsas ofta till att identifiera och värdera interna nyttor
Realisering och uppföljning erkänd utmaning - särskilt när nyttorna finns utanför den egna organisationen
Fokus på att hålla budget och att leverera i tid (se t.ex. RiR 2011:15)
Ökade krav på att ha kunskap, processer och verktyg för att identifiera, specificera, planera, realisera samt följa upp nyttor och kostnader kopplade till satsningar i verksamhetsutveckling

Utmaningarna
VARFÖR?
HUR?
VAD, VEM OCH NÄR?
BESLUTSUNDERLAG
FÖRÄNDRINGSLEDNING
GENOMFÖRANDEPLANER

Ramverket
STYRANDE PRINCIPER
ROLL & ANSVARSFÖRDELNING
STYRANDE PRINCIPER
ROLL & ANSVARSFÖRDELNING
PROCESSEN FÖR NYTTOREALISERING
KOSTNADS- OCH NYTTOSTRUKTURER
EFFEKTKEDJA FÖR VERKSAMHETS-UTVECKLING
GODA EXEMPEL
STÖD
MOGNADSMODELL
KALKYLFAKTORER OCH BERÄKNINGSPRINCIPER
PRIORITERINGSMODELL
BEGREPP
CHECKLISTOR
DOKUMENTMALLAR

En nytta kan definieras som resultatet av en förändring som upplevs som positivt av dess intressenter (Bradley)
INOM MYNDIGHETEN
OFFENTLIG
SEKTOR (PARTNERS)
PRIVAT-
PERSONER
FÖRETAG & IDEELLA ORGANISATIONER
SAMHÄLLET
Säker eller osäker?

Vart uppkommer nyttan?
Implementerade politiska beslut, Social och ekonomisk utveckling
MEDBORGARNA, RIKSDAG OCH REGERING
VERKSAMHETSLEDNING
Ökad förmåga
Ökad öppenhet och transparens
Snabbare och bättre beslutsunderlag
Ökad spårbarhet
STRATEGISK PLANERING
BUDGET & UPPFÖLJNING
VERKSAMHETS-PLANERING
DEFINIERA VISION, STRATEGIER OCH POLICIES
OMVÄRLDS-BEVAKNING OCH ANALYS
Ökad delaktighet
Enklare tillgång
Bättre insyn
Ökad service
Minskat
uppgiftslämnande
Snabbare besked
och beslut
PRIVAT-PERSONER
KÄRNVERKSAMHET
Ökad rättssäkerhet
Effektivare processer
Frigjorda resurser
Minskade kostnader
Bättre informationskvalitet
SAMHÄLLE
GE SERVICE
LEVERERA TJÄNSTER
UTVECKLA TJÄNSTER
ANALYSERA
UPPDRAG OCH BEHOV
LEVERANTÖRER
FÖRETAG
FÖRETAG
PRIVAT-PERSONER
STÖDVERKSAMHET
INTRESSE-ORGANISATIONER
Effektivare processer
Frigjorda resurser
Minskade kostnader
Bättre informationskvalitet
UPPHANDLING & INKÖP
JURIDIK
KOMMUNIKATION
ARKIV & DIARIUM
IT
EKONOMI-ADMINISTRATION
HR
FASTIGHET
ADMINISTRATION
RESOR
MILJÖ

Behov & problem
Krav
Möjligheter & Risker
Nyttorealiseringsprocessen
Uppdrag, verksamhetsmål, strategier, värderingar
Beskrivna motiv
Önskat börläge
Identifierade mål
Identifiera
Effektmål och nyttor
Specificera
lösnings-förslag
Genomförd nyttoanalys
Färdigställt beslutsunderlag
(Business Case)
Styrning
av processen
för nytto-realisering
Verifierad nyttorealisering
Avslutad satsning
Tillvaratagna erfarenheter
Följ upp
nytto-
realisering
Planera
nytto-
realisering
Realisera
nyttor
Levererade möjliggörare
Realiserade nyttor
Reviderad nyttorealiseringsplan
Fastställd och förankrad nyttorealiseringsplan

Effektkedja för verksamhetsutveckling
SATSNING
KRÄVER
REALISERAR
DRIVER
BIDRAR TILL
MÖJLIGGÖRARE
UTVECKLINGS-INSATSER
FÖRÄNDRINGAR
NYTTOR
VERKSAMHETS-MÅL
KRÄVER
KRAVSTÄLLER
KONKRETISERAS I
GENERERAR

Beslutsunderlagets innehåll
SAMMANFATTNING
(REKOMMENDATION, FÖRSLAG TILL NÄSTA STEG, FRÅGOR FÖR ÖVERVÄGANDEN)
MOTIV TILL SATSNING
(BEHOV, PROBLEM, RISKER, KRAV, MÖJLIGHETER - MÅLBILD)
ANTAGANDEN & AVGRÄNSNINGAR
INTRESSENTER & MÅLGRUPPER
LÖSNINGSFÖRSLAG
EKONOMISKA NYTTOR
(REALISERINGSANSVARIG, INGÅNGSVÄRDE & MÅLVÄRDE, ANSVARIG UPPFÖLJNING)
KOSTNADER
MYNDIGHETEN
ANDRA OFFENTLIGA ORGANISATIONER
PRIVATPERSONER
FÖRETAG & IDEELLA ORGANISATIONER
SAMHÄLLET
KVALITATIVA NYTTOR
(REALISERINGSANSVARIG, INGÅNGSVÄRDE & MÅLVÄRDE, ANSVARIG UPPFÖLJNING)
FINANSIERING & BEMANNING
RISK- OCH HINDERANALYSER
BEROENDEN

Nyttorealisering handlar om att realisera de identifierade effekter som ligger till grund för att en satsning i verksamhetsutveckling genomförs
VÄRDERINGAR
INSTÄLLNING/VILJA
ENGAGEMANG
BEHOV/KRAV
HELHETSSYN
FÖRHÅLLNINGSSÄTT
METOD
ROLLER
RUTINER/ARBETSFORMER
VERKTYG
KRAV
PROCESS

Hur integrerar man nyttorealiseringsprocessen med andra verksamheter och processer på ett framgångsrikt sätt?
Projektledning
Rapportering och prognostisering
Program- och portföljstyrning
Kravhantering och system-utveckling
Verksamhets-utvecklings-processen
Nyttorealisering
Upphandling och leverantörs-styrning
Budget- och verksamhets-planering
Investerings-processen
Resultat-redovisning
Verksamhets-arkitektur
Behovs-inventering
Strategisk
styrning

Nytta måste balanseras mot angelägenhet, kostnad och risk
EN FRAMGÅNGSFAKTOR TILL LYCKAD NYTTOREALISERING ÄR VÄL UNDERBYGGDA, FÖRANKRADE OCH KOMMUNICERADE BESLUTSUNDERLAG

Implementering av nyttorealisering kräver ett erkänt behov
Krav på bättre styrning av verksamhets-utveckling
Konstaterat behov som växt fram underifrån
Brinnande plattform
Eldsjälar" har kunnat visa på att enstaka satsningar har lyckats genom att tillämpa processen för nyttorealisering
Investeringar i verksamhetsutveckling levererar inte avsedd nytta
Ökade krav på mer transparanta investeringsprocesser
Befintliga verktyg bedöms som otillräckliga
Man har tappat kontroll över en verksamhets-kritisk satsning -nyttorealisering används som ett verktyg för att försöka styra rätt

Mognadsmodell för nyttorealisering
NIVÅ 5
NIVÅ 4
OPTIMERAD
NIVÅ 3
NIVÅ 2
STYRD
Nyttorealisering integrerat med strategiprocesser
Externa krav omhändertas i nyttorealiserings-processen
Kontinuerlig erfarenhetsbaserad vidareutveckling
Löpande koordinering av vht-planer
Nyttorealisering styr vht-utveckling
Nyttorealisering viktig del i strategiutv.
Erfarenheter redovisas och kommuniceras öppet
Kompetens i nyttorealisering värdesätts vid rekrytering
DEFINIERAD
NIVÅ 1
Ansvariga chefer säkerställer nyttorealisering
Strategi för nyttorealisering finns
Ökad förmåga till vht-utveckling
Nyttorealisering integrerad i verksamheten
Tydliga kopplingar mellan en satsnings nyttor, verksamhetsmål och strategier
Kvalitativa nyttor dokumenteras
Systematisk uppföljning och etablerad ansvarsfördelning
Verktyg och mallar obligatoriska
UPPREPAD
Ledningen engagerar sig aktivt
Fokus också på kvalitativa nyttor och nyttor för partners
Gemensam nyttorealiserings-process
Nyttorealisering integreras i operativa verksamhetsplaner
BU omfattar hur nyttor ska realiseras och hinder hanteras
Hur framgång ska mätas definieras
Utbildning i orgaisationens egna processer
Gemensam uppsättning mallar och verktyg
INITIAL
Ökad medvetenhet
Fokus på kostnads-besparningar
Insikt om nödvändig integration med andra processer
Beslutsunderlag omfattar kostnader, nyttor, risker och KFF
Roll- och ansvars-fördelning börjar etableras
Viss utbildning
Nyckelpersoner kan visa på framgång
Mallar används
Gemensam begreppsapparat växer fram
Inget fokus på nyttor hos ledning
Enbart för införsäljning
Högst röst vinner
Ad hoc och okoordinerat
Mycket prat – begränsad kunskap
Hur framgång ska mätas och följas upp redovisas sällan
Inget utdelat ansvar för nyttorealisering
Inga gemensamma verktyg

Några exempel

E-tjänster med verksamhetsnytta- angreppssätt i Stockholm Stads E-tjänstprogram
Hur lång tid tar ”ärendet” idag?
Hur stor är målgruppen?
Hur många i målgruppen kommer att använda e-tjänsten, idag och på sikt?
Kommer e-tjänsten att användas frekvent?
Vad hindrar att använda e-tjänsten? Hur kan vi stödja e-tjänsten? Hur kan fler använda e-tjänsten?
Hur höga är utvecklingskostnaderna? Drift- och förvaltningskostnader? Vidareutveckling?

Framgångsfaktorer för att realisera nytta- erfarenheter från Stockholm Stad
2011-05-25
Samordnad utveckling, gemensamma metoder och arbetsätt
Utveckling ägs av verksamheterna
Behovsstyrd utveckling
Servicetänk
Dubbel nytta
Uppföljning – nyttokalkyler
Ständigt utvärderar statistik om e-tjänsterna
SIDAN 19

TG 1
TG 4
(TG 6)
TG 2
TG 3
TG 5
TG 0
Värderealisering i förhållande till projekt på Tullverket
SFA BESLUT
IDENTIFIERA
PLANERA
REALISERA
FÖLJA UPP
SPECIFICERA
TULLNYTTA
PLANERING
GENOMFÖRANDE
AVSLUT
ANALYS

Effektstöd på Försäkringskassan
1Tydligt ansvar: Effektstöd samma person före, under och efter projektet
2 Förankring: Effektstöd från den verksamhet som påverkas mest
3 Kompetens: Intern utbildning om effekter
4 Arbetssätt: En effektstödsansvarig från resp. avdelning delaktig i implementering och vidareutveckling

Faktorer som underlättar Skatteverkets nyttorealisering
- portföljstyrningsprocess
- verksamhetsutvecklingsprocess
- metod och kompetens för nyttovärdering
- IT-verktyg som supportar
- uppnått viss mogenhet i organisationen
- ledningens stöd

Framgångsfaktorer för att införa nyttorealisering på Skatteverket
samlat nyttoregister
- vilka nyttor (vilka ska vi styra på)
- när/var ska de hämtas hem
- hur/när ska de mätas
- vem ska hämta hem dem
i tidigt skede ”kontraktera” de som i verksamheten ska hämta hem nyttorna och att dessa aktivt och strukturerat ställer krav på utvecklingsinsatsen som en möjliggörare för effekthemtagning
i utvecklingsuppföljningen (Portföljstyrningen) styra mer detaljerat på identifierade nyttor
inarbeta uppföljning av nyttor i resultatdialog
systematiskt avräkna realiserade interna kostnadsbesparingar i budget

När ska nyttorealisering tillämpas?
Desto högre komplexitet och verksamhetspåverkan en satsning har desto högre krav ställs på att processen för nyttorealisering tillämpas
många timmar
större förändringar
större organisation
sponsor eller projektledaren har svårt att bedöma nyttoeffekten av projektet
svårt att beräkna kostnader eller mantimmar för projektet
Proportionalitetsprincipen gäller!

Varför är nyttorealisering viktigt?

by E-delegationen on May 30, 2011

Accessibility

Categories

Tags

Upload Details

Usage Rights

Statistics

Varför är nyttorealisering viktigt? — Presentation Transcript