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Clase 2  La Entrevista como Herramienta para el Análisis de Sistemas
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Clase 2 La Entrevista como Herramienta para el Análisis de Sistemas

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Clase 2 del Curso de Análisis y Diseño de Sistemas sobre el tema de la Entrevista como Herramienta

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  • 1. La Entrevista como Herramienta@emalca Ing. Eddie Malca Vicente emalca@iluminatic.com/iluminatic emalca@gmail.com
  • 2. La Entrevista• Es la herramienta más poderosa del Análisis de Sistemas.• Permite conocer la realidad de la empresa que estudiamos.• Muy importante son: • Los hechos permiten conocer el sistema actual. • Las opiniones nos dirigen hacia el punto de atención del usuario, p.e. “Los distribuidores se equivocan en el 40% de registro de sus pedidos”, hechos, quizás el usuario exagere en la cifra); pero significa que el entrevistado opina que faltan controles adecuados para tal proceso.
  • 3. Planificando una entrevista• Leer información de la empresa y de la persona a entrevistar: para saber a quienes se está enfrentando:• Objetivos de la entrevista • ¿A dónde queremos llegar? • ¿Qué información necesitamos de la entrevista? • Conocer todas las funciones del entrevistado y los diferentes casos que se le presentan diariamente.• Hacer cita con el usuario y confirmarla un día antes.
  • 4. Planificando una entrevista • Entrevistar a los usuarios que sean más importantes en la empresa a cualquier nivel de la empresa. • Enviar cuestionario previamente a la entrevista. • Usuario prepara documentación • Usuario ha pensado en las consultas. • Entrevistador y entrevistado irán al objetivo directamente • Duración: Aproximadamente entre 1 hora – 1 ½ hora • Entrevista planeada (estructurada) versus a la no planeada (no estructurada).
  • 5. La entrevista estructurada • Entrevista planeada. • Se trata de seguir un plan detallado. • Preguntas importantes: Cerradas. • Tipos de entrevistas Estructuras: • Pirámide • Embudo • Rombo
  • 6. Durante la entrevista • Llegar 15 minutos antes de lo pactado a la entrevista. • Vestir adecuadamente. • Saludar enérgicamente. • Ver cuestionario preparado: no demorar. • Comprender al máximo: estar muy atento. • Tomar apuntes, para reconstruir las entrevistas (Importante!). • Evitar vacíos extensos: da impresión que no se sabe del tema o no se sabe que preguntar. • No dormirse • Mantenga una postura correcta / Descanse el día anterior
  • 7. Después de la entrevista • Documentar la entrevista: Pasarla a texto en limpio, listo para emplear otra herramienta del análisis. • Validar ciertos puntos: Luego de estudiar la entrevista, se tendrán algunas dudas o datos que se deseen confirmar, apuntarlos.
  • 8. Tipos de Preguntas • Relaciones • Pida al usuario que explique la relación entre lo que se esta discutiendo y otras partes del sistema • Punto de vista alternativos • Ejemplo:”que opinan sus subordinados” • Sondeo • Ejemplo: “Hábleme de la manera en que calculan los costos de envío”, “Hábleme del cliente” • Dependencias • Ejemplo: “se puede tener un pedido sin tener cliente” • Repetición • Ejemplo:”a ver si entendí: cuando …”
  • 9. Tipos de Preguntas • Importante • Haga una entrevista, no un interrogatorio. • Hable con las personas, no contra ellas. • Una entrevista no es un juicio. • No hacer dos preguntas a la vez. • No hacer la misma pregunta dos o más veces. • El entrevistado es el experto, y usted quien busca respuestas.
  • 10. Skill de entrevistas Eficaces • Estado emocional • Sintonizar con la gente, receptividad • Romper el hielo • Llegar temprano • Actitud positiva • Sonríe, sonríe y sonríe • Prepararse a fondo • Tema a tratar (n veces): orden, sepa siempre qué objetivo quiere alcanzar con la presentación • Objetivos parcial: divídalos • Planifique secuencia de la entrevista, no sea rígido. • Conozca nombre y cargo del entrevistado (clave)
  • 11. Skill de entrevistas Eficaces • Prepararse a fondo • Material a utilizar (papel y lápiz) • Presencia • Lugar de la entrevista: fuera de su oficina de trabajo (muy recomendable) • Estudiar la espontaneidad • Medir el tiempo de cada pregunta y el tiempo total. “El que no sabe a dónde va, puede llegar a donde no quiere”
  • 12. Técnicas de Preguntas • Evitar que la persona se sienta juzgada. • Preguntas dirigidas a lograr los objetivos. • Preguntas claves que no arrastren a las suposiciones. • Preguntas con carga subjetiva: Que respondan lo que quiero escuchar, p.e.: • ¿Tú hobby es el tenis?
  • 13. Técnicas de Preguntas • Preguntas abiertas: Dan información • Quién?, Cómo?, Cuándo?, Dónde? • Qué?, Porqué?, Para qué? • Cuál?, Cuánto? • Preguntas Cerradas: Respuesta si o no, conducidas. Se obtiene el compromiso • Preguntas Neutrales: Dan libertad de respuesta • Preguntas de Influencia: Por su formulación tratan de influir en la respuesta.
  • 14. Comunicación Eficaz • Recepción de mensaje: • 50% gestos • 20% lenguaje, terminología. • 15% tono de voz • 15% mirada • No hablar con argot técnico • Variación de la voz no constante, ejemplo: bajarla para que se piense en eso • Mirada a los ojos , feedback.
  • 15. Comunicación Eficaz • Expresiones inadecuadas: • No se preocupe: más preocupado. Mejor: Voy hacer eso, está en mis manos. • Evitar el no. • Está usted equivocado • Ha comprendido mal • Es un problema. Mejor: Es una perspectiva distinta. • ¿Quién es usted? • ¿Qué dice? • Hable más fuerte • No sea negativo ni agresivo, no ataque.
  • 16. Comunicación Eficaz • Movimientos inadecuados: • Señalar a las personas con el dedo • Tocarse la nuca, cuello, nariz y orejas frecuentemente • Sacarse conejos de las manos o espalda • Acercarse y/o hablar con los brazos cruzados (defensiva) • Golpeteo de los dedos en forma repetitiva • Sobretodo: No finja, actúe con espontaneidad y trasmita seguridad • Refuerce los beneficios que obtendrá la gente • Mantengan la posibilidad de que los ubiquen • Reflexionar sobre la entrevista: Busca la mejora continua
  • 17. La entrevista estructurada • Estructura de Pirámide • Inductiva. • Permite ambientarse en el tema. • Permite obtener información de alguien que se resiste a la entrevista. • Permite obtener una conclusión final.
  • 18. La entrevista estructurada • Estructura de Embudo • Deductiva. • Da flexibilidad y libertad al entrevistado. • Permite obtener mucha información.
  • 19. La entrevista estructurada • Estructura de Rombo • Inductiva • Permite ambientarse en el tema • Permite obtener información de alguien que se resiste a la entrevista • Permite obtener una conclusión final
  • 20. La Entrevista como Herramienta@emalca Ing. Eddie Malca Vicente emalca@iluminatic.com/iluminatic emalca@gmail.com

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