Facturación electrónicaedatalia data solutions, slc/ San Marcial 50, 4º D 20009 San SebastiánTfno: 943 440 710 - www.edata...
Introducción– La factura electrónica es un documento tributario generado por mediosinformáticos en formato electrónico, qu...
Facturación ElectrónicaProveedorFacturación ConvencionalFacturación Convencional  eFacturaSist.GestiónProveedorCliente(Re...
Proveedor(Emisor)FacturaFirmada ElectrónicamenteArchivo enFormato ElectrónicoCliente(Receptor)Archivo enElectrónicoSist.Ge...
Facturación electrónica Resulta aplicable a todas las formas y modalidades de facturación– Facturas tradicionales, Recapi...
Facturación electrónica La factura electrónica se debe confeccionar con mecanismos que garanticendos principios básicos:–...
Autoridades de Certificación ReconocidasHasta hace poco, la AEAT sólo reconocía certificados de FNMT.Actualmente, la propi...
Principios de facturación electrónica Neutralidad Tecnológica: las facturas y documentos sustitutivos…– Pueden emitirse e...
Proceso de facturación convencionalClienteRecepciónArchivoEnvíoPostalSelladoEnsobradoPlegadoImpresiónGeneraciónClienteRece...
 La factura convencional y la electrónica tienen exactamente el mismo aspecto.– Resulta aplicable a todas las formas y mo...
Beneficios En términos genéricos, se pueden agrupar en las siguientes áreas yafectan tanto al emisor como al receptor de ...
Prácticas erróneasAlgunas prácticas de facturación electrónica no cumplencon los requisitos exigidos por la Administración...
 Contamos una solución homologada capaz de integrar facturas de proveedores…– Permite integrar facturas de diferentes for...
www.edatalia.comedatalia data solutions, s.l.Tlf : 943 440 710edatalia@edatalia.comMás Información
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Edatalia conceptos basicos e factura

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Conceptos básicos de la factura electrónica.

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Edatalia conceptos basicos e factura

  1. 1. Facturación electrónicaedatalia data solutions, slc/ San Marcial 50, 4º D 20009 San SebastiánTfno: 943 440 710 - www.edatalia.comSi desea mayor informaciónPedro Bastarrica Escalapedro.bastarrica@edatalia.com
  2. 2. Introducción– La factura electrónica es un documento tributario generado por mediosinformáticos en formato electrónico, que reemplaza al documento físicoen papel, pero que conserva el mismo valor legal con unas condicionesde seguridad no observadas en la factura en papel– La factura electrónica consiste en un fichero• con el contenido exigido por Ley a cualquier factura,• que se puede transmitir de emisor a receptor por medios telemáticos• y que posee unas características que aseguren la autenticidad del origen y laintegridad del contenido.Definiciones de factura electrónica (fuente AEAT)Existen diferentes terminologías: factura electrónica, factura digital, factura telemática, ……según la AEAT una factura puede ser:En papelEn electrónico
  3. 3. Facturación ElectrónicaProveedorFacturación ConvencionalFacturación Convencional  eFacturaSist.GestiónProveedorCliente(Receptor)Factura en PapelCorreo PostalArchivo en PapelArchivo en PapelSist.GestiónCliente(Receptor)FacturaElectrónicaArchivoFicheroArchivoFicheroEl proceso de factura electrónica es exactamente el mismo que el de factura convencional.Simplemente eliminamos en papel. Mantenemos la factura mediante un archivo electrónico. A partir de los datos de facturación, se imprimeun papel que se hace llegar al Cliente. En ocasiones se generan varias copias(Administración, Agente comercial, Cliente…) Con el correo postal podemos perder el controlde la situación exacta de la factura. Antes de imprimir la factura, habitualmente segenera un fichero electrónico (word, excel, pdf,o ficheros de texto sin formato) Este mismo fichero ya puede ser una facturaelectrónica si la firmamos electrónicamentey la ponemos a disposición del Cliente.¡No es necesario mantener copia en papel si aplicamos la FIRMA ELECTRONICA!Sist.GestiónSist.Gestión
  4. 4. Proveedor(Emisor)FacturaFirmada ElectrónicamenteArchivo enFormato ElectrónicoCliente(Receptor)Archivo enElectrónicoSist.GestiónCliente(Receptor)Sist.GestiónArchivo enPapelCoexistencia de Procesos La implantación del proceso de facturación electrónica puede ser gradual, deforma que coexiste con el de facturación en papel.– A algunos clientes se envía factura electrónica, y a otros factura en papelSist.Gestión
  5. 5. Facturación electrónica Resulta aplicable a todas las formas y modalidades de facturación– Facturas tradicionales, Recapitulativas, Rectificativas, Duplicados, Documentossustitutivos, etc. Mismos requisitos y formalidades: Contenidos, plazos remisión, etc.Principios de facturación electrónica
  6. 6. Facturación electrónica La factura electrónica se debe confeccionar con mecanismos que garanticendos principios básicos:– Autenticidad del origen.– Integridad de su contenido. Los modos de firma más habituales son “Attached” y “Detached”– Ambos son válidos en procesos de facturación electrónicaAutenticidaden OrigenFirma ElectrónicaConfidencialidadNo RepudioIntegridadde contenidoPrincipios de facturación electrónicaLa firma electrónica de documentos ofrececomponentes de seguridad adicionalFirmaFirmaAttachedLa firma se “integra” enel documento firmadoDetachedLa firma queda separadadel documento firmado
  7. 7. Autoridades de Certificación ReconocidasHasta hace poco, la AEAT sólo reconocía certificados de FNMT.Actualmente, la propia AEAT reconoce otros certificados recogidos en su página web, siendotodos ellos admisibles para la firma electrónica de facturas:CamerFirma: Autoridad de Certificación de las Cámaras de ComercioCerEs (Certificación Española): FNMT- Fabrica Nacional de la Moneda y TimbreIzenpeCatCertGeneralitat ValencianaTipos de CertificadosPersonal: el Titular siempre será una persona física (por ejemplo, el DNI electrónico)De Persona Jurídica: Similar a un “sello de empresa”De pertenencia a empresa: Persona Física con Atributos de Persona Jurídica–Contiene información sobre el Titular (DNI) como de la Empresa (CIF)–Puede contener información sobre el cargo, unidad organizativa…–Tanto la Persona Física como la Empresa podrán revocar el certificadoEspecífico para facturación electrónicaCertificados ElectrónicosAutoridades de Certificación Autonómicas
  8. 8. Principios de facturación electrónica Neutralidad Tecnológica: las facturas y documentos sustitutivos…– Pueden emitirse en cualquier formato(.pdf, .doc, .xls, .html, .xml, edifact, …), aunque lo recomendable es utilizar unformato de fichero estándar y de uso extendido– Deben gestionarse en el formato originalJunto con datos asociados y mecanismos de verificación de firma. Consentimiento del destinatario– Según apunta la normativa de la AEAT: El consentimiento podrá formularse porcualquier medio, verbal o escrito.. o por silencio si no remite una comunicaciónnegativa a las pretensiones del expedidor en el plazo de 15 días– Debemos facilitar al Cliente las herramientas necesarias para visualizar lafactura y para validar que la firma electrónica es válida No es necesario mantener copia en papel!!Facturación electrónica
  9. 9. Proceso de facturación convencionalClienteRecepciónArchivoEnvíoPostalSelladoEnsobradoPlegadoImpresiónGeneraciónClienteRecepciónArchivoEnvíoPostalSelladoEnsobradoPlegadoImpresiónGeneraciónFacturación electrónicaGeneración ClienteEnvíoNos proporciona muchas posibilidades de automatizaciónFacturación electrónica ≠ Automatización: En función de la repetitividad de las tareas ypara optimizar el rendimiento, las soluciones se orientan a la automatización.Firma ArchivoDesde cualquieraplicación de laempresae-MailOtros mediosUsuario reconocido,con certificado digital.En soporteelectrónicoRecibe la factura endécimas de segundoProceso seguroProceso de facturación electrónica
  10. 10.  La factura convencional y la electrónica tienen exactamente el mismo aspecto.– Resulta aplicable a todas las formas y modalidades de facturación (Facturastradicionales, Rectificativas, Duplicados, Documentos sustitutivos, etc.)– Debe cumplir los mismos requisitos y formalidades: Contenidos, plazos remisión, etc. La representación de la firma se puede mantener oculta, o visualizar dediferentes manerasRepresentación de la FirmaFactura Convencional Factura Electrónica
  11. 11. Beneficios En términos genéricos, se pueden agrupar en las siguientes áreas yafectan tanto al emisor como al receptor de las mismas: Agiliza el proceso de pago, reduciendo el periodo de maduración financiera. Permite integración en los sistemas de información. Fidelización de Clientes. Mejora la trazabilidad de las facturas, reduciendo la posibilidad de fraude. Acelera el proceso de aprobación y gestión de discrepancias.Eficiencia en losProcesos Accesos simultáneos a las facturas, desde distintos puntos geográficos. Facilita los procesos de auditoría, reporting y control de gestión.Mejora del Controly visibilidad Garantiza la autenticidad en el origen. Confidencialidad Control de modificaciones indeseadas. Plena validez legal.Seguridad Eliminación de la impresión, plegado, ensobrado, sellado y franqueo. Reduce la intervención manual, minimizando errores y excepciones. Disminución de lugares físicos de almacenaje.Reducción CostesSostenibilidad medioambiental y Responsabilidad Social CorporativaAplicación de soluciones TIC’s para la gestión empresarialIntegración del work-flow de negocio con Proveedores y ClientesImagen de Empresa
  12. 12. Prácticas erróneasAlgunas prácticas de facturación electrónica no cumplencon los requisitos exigidos por la Administracióntributaria: Utilización del e-mail para el envío de facturas tradicionales (sin firma electrónica) yposterior impresión por el receptor. Software de facturación que no reúne los requisitos exigidos a la e-facturación. Empresas suministradoras de servicios en cuyas Webs ofrecen la descarga ycustodia de e-facturas que no cumplen con los requisitos.
  13. 13.  Contamos una solución homologada capaz de integrar facturas de proveedores…– Permite integrar facturas de diferentes formatos, desde diferentes canales– Las facturas se almacenan en su formato original (imagen), asociadas a los datos relevantes La Agencia Tributaria permite la eliminación del papel de las facturas recibidas siempreque se cuente con un software homologado de digitalización certificadaRecepción de facturas de proveedoresProveedores ReceptorEliminar papelArchivo ElectrónicoEscaner
  14. 14. www.edatalia.comedatalia data solutions, s.l.Tlf : 943 440 710edatalia@edatalia.comMás Información

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