1. ANÁLISIS Y DISEÑO DE SISTEMAS DE INFORMACIÓN II
TRABAJO FINAL FASE I, II Y III
Elsy Carolina Martínez Bohórquez
Presentado en cumplimiento informe final de la materia
Docente
Luz Stella Giraldo
UNIVESIDAD DEL QUINDIO
Bogotá
2013
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2. ANÁLISIS Y DISEÑO DE SISTEMAS DE INFORMACIÓN II
JUSTIFICACIÓN
Un sistema de información es un conjunto de elementos que interactúan entre sí
con el fin de apoyar las actividades de una unidad de información y asi lograr
éxitos en sus objetivos, en el caso de la Biblioteca Nacional su sistema de
información es muy importante para ofrecer un mejor servicio al usuario.
La Biblioteca Nacional de Colombia ha realizado grandes esfuerzos para generar
procesos de apropiación tecnológica que le permitan brindar a sus usuarios un
gran abanico de servicios, teniendo en cuenta las nuevas innovaciones, los
estándares internaciones, directrices de usabilidad y accesibilidad, entre otros, y lo
más importante, información en formatos y formas variadas que permita difundir y
dar acceso al patrimonio Bibliográfico de la Nación.
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OBJETIVO GENERAL
Conocer diferentes actividades que puede realizar con un Sistema de Información
y la forma de aplicarlo a una unidad documental
OBJETIVOS ESPECIFICOS
Interactuar con el sistema de información de manera practica
Familiarizarnos con el sistema de información que utiliza la Biblioteca
Nacional
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BIBLIOTECA NACIONAL DE COLOMBIA
SISTEMA DE INFORMACIÓN
(ILS Symphony)
FASE I – DISEÑO DE SALIDA DEL SISTEMA
1. Nombre y objetivo del sistema de información
El sistema, que responde al nombre de Symphony (ILS), permite crear registros de
usuario muy completos, que facilitan y abren nuevas posibilidades para los
procesos de circulación y préstamo. El sistema integrado permite medir el
comportamiento de estos procesos por medio de estadísticas sobre la entrada de
materiales, la catalogación de los mismos, el movimiento de consultas entre
usuarios y de las áreas temáticas que más consultan, lo que permitirá efectuar
estudios de usuarios, cómo buscan, cuáles son sus necesidades puntuales y si
encuentran lo que buscan. Todo lo anterior puede ayudar a generar políticas de
catalogación, de indexación y de referencia, entre otras, pues gracias a los datos
que arroja el sistema se pueden tomar decisiones que permiten ofrecer un servicio
más efectivo.
2. Diseño de salida
La salida es la capacidad de un Sistema de Información para sacar la información
procesada o bien datos de entrada al exterior, el diseño de la salida hace alusión a
los resultados e informaciones generadas por el Sistema, Para la mayoría de los
usuarios la salida es la única razón para el desarrollo de un Sistema y la base de
evaluación de su utilidad.
La Biblioteca Nacional de Colombia ofrece servicios presenciales y virtuales
especializados para satisfacer las necesidades de información e investigación de
sus usuarios a través de la recuperación y difusión efectiva, eficiente y eficaz de la
memoria del país, representada por el patrimonio bibliográfico, hemerográfico y
audiovisual en cualquier soporte físico.
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5. ANÁLISIS Y DISEÑO DE SISTEMAS DE INFORMACIÓN II
Cuenta con espacios donde se brindan asesoría en los diferentes servicios
especializados que ofrece la Biblioteca Nacional de Colombia, y además cuenta
con el catalogo donde se puede consultar el material que se requiere
Pantallazos catalogo
Por medio de un link se ingresa al catalogo de la Biblioteca para ingresar a se
debe tener un usuario y contraseña esta información se entrega con el carné que
acredita a las personas como usuarios.
Cuando se ingresa aparece esta pantalla
En el catalogo el usuario puede revisar y hacer búsquedas de información ya sea
por autor, materia, titulo etc.
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6. ANÁLISIS Y DISEÑO DE SISTEMAS DE INFORMACIÓN II
Aquí podemos ver el registro del catalogo
También se puede revisar la información del ítem.
Al momento de revisar la información se puede hacer la solicitud del préstamo
como lo muestra el siguiente pantallazo
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2. FASE II: DISEÑO DE ENTRADAS Y CONTROLES DE UN SISTEMA DE
INFORMACIÓN
Entrada de Información: Es el proceso mediante el cual el Sistema de Información
toma los datos que requiere para procesar la información. Las entradas pueden
ser manuales o automáticas. Las manuales son aquellas que se proporcionan en
forma directa por el usuario, mientras que las automáticas son datos o información
que provienen o son tomados de otros sistemas o módulos.
La herramienta principal de trabajo es Workflows, versión 3.2.1.2.39, módulo de
catalogación integrado en el sistema Symphony. Es la aplicación informática en
donde se genera los registros bibliográficos.
La catalogación se lleva a cabo en base a las Reglas de Catalogación y mediante
el formato MARC 21
Aquí se manejan los campos fijos y variables
En este pantallazo se encuentran varios ítems importantes, añadir títulos,
modificar títulos, crear copias, modificar ejemplares ect.
Para ingresar a este aplicativo se debe tener una clave y usuario todos los
catalogadores ingresan de esta forma
Mediante esta fase se logra catalogar los fondos bibliográficos en cualquier
soporte, proporcionando identificación, descripción y acceso a los materiales
Mantener el control de autoridades de nombres, materias y títulos uniformes
Mantener el catálogo de registros bibliográficos mediante la revisión, detección de
errores y duplicados, gestión de copias, transferencia y borrado
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8. ANÁLISIS Y DISEÑO DE SISTEMAS DE INFORMACIÓN II
Colaborar en la gestión del módulo de catalogación de Symphony
Mantener el catálogo
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9. ANÁLISIS Y DISEÑO DE SISTEMAS DE INFORMACIÓN II
Aquí se puede visualizar y modificar el registro bibliográfico completo con todos
sus campos.
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10. ANÁLISIS Y DISEÑO DE SISTEMAS DE INFORMACIÓN II
Se puede visualizar y modificar la localización de la signatura.
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11. ANÁLISIS Y DISEÑO DE SISTEMAS DE INFORMACIÓN II
3. FASE III: DISEÑO DE ARCHIVOS DE UN SISTEMA DE INFORMACIÓN
Es una de las actividades o capacidades más importantes ya que a través de
esta propiedad el sistema puede recordar la información guardada en la sección o
proceso anterior. Esta información suele ser almacenada en estructuras de
información denominadas archivos.
Es la capacidad del Sistema de Información para efectuar cálculos de acuerdo con
una secuencia de operaciones preestablecida. Estos cálculos pueden efectuarse
con datos introducidos recientemente en el sistema o bien con datos que están
almacenados. Esta característica de los sistemas permite la transformación de
datos fuente en información que puede ser utilizada para la toma de decisiones, lo
que hace posible, entre otras cosas, que un tomador de decisiones genere una
proyección financiera a partir de los datos que contiene un estado de resultados o
un balance general de un año base.
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ILS (Sistema de administración de recursos bibliográficos)
Tener los fundamentos técnicos, de costos y funcionales para tomar una decisión
en cuanto a cuál es el ILS por el cual debe optar la Biblioteca Nacional, teniendo
en cuenta que esta herramienta es fundamental para el desarrollo y apuesta de la
Entidad en su desarrollo tanto tecnológico como misional, por ser éste el corazón
de la información bibliográfica.
CMS (Sistema Administrador de contenidos)
Tener una página web al aire que permita la inclusión de nuevas funcionalidades,
un diseño gráfico ajustado a la imagen ya definida con plantillas dinámicas,
funcionales e intuitivas, y en definitiva un producto tangible en el cual se pueda ver
reflejado el esfuerzo de la Biblioteca en los diferentes módulos.
Sistema de Información
Poseer un panorama e imagen claro de las necesidades de información de cada
una de las áreas, su interrelación, las posibilidades de generar de manera
automática indicadores precisos que permitan mostrar todo el trabajo que se
realiza al interior de la Entidad. Esto es en definitiva un conjunto de
requerimientos, diagramas y prototipos de interfaz gráfica que resumen los
procesos y tareas de cada área.
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13. ANÁLISIS Y DISEÑO DE SISTEMAS DE INFORMACIÓN II
Desglose de actividades sistema de información
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CONCLUSIONES
El sistema de información es muy importante para cualquier unidad de información
ya que mediante los procesos que se manejan se logra prestar un mejor servicio
al usuario, toda organización recibe entradas y produce salidas.
En este caso donde podemos revisar los diferentes programas que utiliza esta
prestigiosa biblioteca nos ayuda a tener claro estos procesos y son base
fundamental para crear nuestro propio sistema de información.
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15. ANÁLISIS Y DISEÑO DE SISTEMAS DE INFORMACIÓN II
WEBGRAFÍA
http://www.bibliotecanacional.gov.co/
http://www.bibliotecanacional.gov.co/content/servicios-para-usuarios
http://www.virtual.unal.edu.co/cursos/sedes/manizales/4060030/
http://www.monografias.com/trabajos94/analisis-y-diseno-sistemasinformacion/analisis-y-diseno-sistemas-informacion.shtml
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