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PRESENTATION DECHAMBERSIGN FRANCE
L’association Chambersign France est : Autorité de                       certification délivrant des certificats de signat...
Vers un développement exponentiel de ladématérialisation
Vers un développement exponentiel de ladématérialisation
UN CONSTAT : EXPLOSION DU NUMÉRIQUE« Tout le monde travaille sur ordinateur, communique, s’échange des fichiers et des mai...
QUELQUES CHIFFRES : Une entreprise consacre 5 à 15% de son chiffre d’affaire pour la gestion de sesdocuments papiers. Un...
Les enjeux principaux de l’archivage électronique sont d’ordre légal, fiscal ouréglementaire.Depuis l’an 2000, tous les te...
Loi du 13 mars 2000 :Art. 1316-1 du Code civil français "Lécrit sous forme électronique est admis enpreuve au même titre q...
LES RISQUES EN TERME D’ARCHIVAGE :Les données à caractère sensible (valeur probante ou patrimoniale) se voientgénéralement...
L’ARCHIVAGE ÉLECTRONIQUE, C’EST QUOI ?
C’est l’ensemble des actions, outils et méthodes mis en œuvre pour réunir,identifier, sélectionner, classer et conserver d...
POURQUOI ARCHIVER ?
3 RAISONS ESSENTIELLES :1.Le besoin de prouver ou de justifier notamment en cas de contentieux pourdéfendre ses droits,2.L...
QUELS SONT LES ENJEUX :-> juridique : Impossibilité de produire les preuves requises par un juge-> sécuritaire : divulgati...
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Que dit la CNIL ?Documents comptables, déclarations sociales et fiscales, transactions bancaires, contrats...Les entrepris...
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Archiver quoi ?- Documents commerciaux (factures, commandes, BL, tickets de caisse,…)- Documents administratifs (TVA, lias...
Quelques solutions de sauvegarde en ligne.Les plus connus…. Attention ce ne sont pas dessolutions répondant aux normes sur...
Comparatif sur 13 outils de stockage en ligne.
Dématérialisation, une nouvelle méthodologie de travail   L’archivage électronique à valeur probante                      ...
Les enjeux de la dématérialisationLenjeu principal pour les entreprises est la fluidité de linformation.Exemple des Appels...
Les enjeux de la dématérialisation                 Lenjeu pour les entreprises est la fluidité de linformation.           ...
Les enjeux de la dématérialisation                 Lenjeu pour les entreprises est la fluidité de linformation.           ...
Les enjeux de la dématérialisation          Lenjeu pour les entreprises est la fluidité de linformation.      Exemple du c...
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Les enjeux de la dématérialisation          Lenjeu pour les entreprises est la fluidité de linformation.      Exemple du c...
Certificat électronique et dématérialisation?    Le certificat va permettre à l’entreprise de gagner du temps et       s’o...
Les différents types de certificats•   Certificat personne physique : une véritable carte d’identité électronique    pour ...
Un certificat électronique « personne physique » permet :De garantir l’intégrité des informations et documents transmis+De...
USAGES D’UN CERTIFICAT            DEMATERIALISATION ADMINISTRATIVE                    DEMATERIALISATION                   ...
Département Numérique            Valeur d’un document dématérialisé :                        sa forme numérique
Département Numérique        L’archivage électronique des documents    •   POUR CONSERVER DES DOCUMENTS ÉLECTRONIQUES DE V...
Département Numérique                             La réponse :           un espace numérique sécurisé avec une valeur prob...
Principes de l’espace sécurisé certifié         Module d’échange de documentsSECURIO: Espace sécurisé certifié            ...
Schéma de fonctionnement d’un Espace Sécurisé Certifié                                                   Espace Sécurisé  ...
Le circuit réalisé par un document est le suivant:1.Pour accéder au coffre il faut tout d’abord s’identifier, puis s’authe...
Conforme aux normes et standards      Conservation garantissant la valeur probante des pièces déposées    Système d’ Infor...
Les solutions à l’usage des      certificats ChamberSign France        Soucieux, d’apporter aux entreprises des        sol...
Quelques chiffres sur l’incidence en entreprise
Les réductions de couts avec                cette nouvelle organisationExemples de réductions de couts par cette méthode:-...
Les réductions de couts avec cette nouvelle organisation
L’offre ChamberSign France
L’Espace Sécurisé Certifié SECURIO• Un espace numérique à partir de 1Go• Un espace « chambre des coffres », dans lequel un...
Pré requis de               L’Espace Sécurisé Certifié                      SECURIO• Un Administrateur pour un espace• Un ...
Les couts de la dématérialisation
Pôle Numérique CCI Bordeaux17 place de la Bourse à Bordeaux                                     Vos conseillers :         ...
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L'archivage électronique à valeur probante

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Le Pôle Numérique de la CCI de Bordeaux présente l'archivage électronique à valeur probante à travers l'un de ses ateliers.
Face à des données numériques qui ne cessent de croître, l'archivage électronique devient essentiel. Cet archivage devient la solution sure pour assurer l'intégrité et la perrenité des documents.
A travers cette présentation vous pouvez retrouver toutes les informations concernant l'archivage électronique et ses enjeux.

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L'archivage électronique à valeur probante

  1. 1. 05 56 79 5000 polenumerique@bordeaux.cci.frLe Pôle A teliers et conférences sur les usages marketing, veille, sécurité informatique, e-numérique administration… C onseils et diagnostics sur les projets e-• Ateliers collectifs commerce, dématérialisation, veille, e-• Appui individuel tourisme…• Offres de service O ffres de solutions : ChamberSign, formations, visioconférences… V eille : un portail régional, un blog, une page Facebook… www.unclicpourmaboite.fr http://echangeurba.wordpress.com/ www.facebook.com/polenumerique.ccibordeaux
  2. 2. PRESENTATION DECHAMBERSIGN FRANCE
  3. 3. L’association Chambersign France est : Autorité de certification délivrant des certificats de signature électronique, créée en 2000 par les Chambres de commerce et d’Industrie Françaises.Le SERVICE ChamberSign France :Depuis son origine, ChamberSign France a intégré dans son modèle de développementune forte dimension de proximité avec ses clients, grâce à un réseau de 130 CCI.Avec lappui des Chambres de Commerce et d‘Industrie, les valeurs que nous mettons enavant, outre la proximité sont :• La réactivité,• La connaissance technique pour répondre à toutes les problématiques,• Un soutien sur lutilisation et la gestion des certificats de signature électronique.Toutes ces valeurs répondent à notre engagement de SERVICE.
  4. 4. Vers un développement exponentiel de ladématérialisation
  5. 5. Vers un développement exponentiel de ladématérialisation
  6. 6. UN CONSTAT : EXPLOSION DU NUMÉRIQUE« Tout le monde travaille sur ordinateur, communique, s’échange des fichiers et des mails » Croissance exponentielle des volumes de documents électroniques, Dématérialisation de nombreux processus : processus métier, processusdarchivage de documents... Accumulation des données (absence de destruction par instinct de précaution).
  7. 7. QUELQUES CHIFFRES : Une entreprise consacre 5 à 15% de son chiffre d’affaire pour la gestion de sesdocuments papiers. Un employé consacre en moyenne 300 heures par an à rechercher desdocuments papiers dans l’entreprise. 76% des organisations auront un projet darchivage électronique dans les 5prochaines années. 33% des organisations affirment y avoir recours, alors qu’en2008 on en dénombrait 26% seulement (étude serdaLAB 2011).
  8. 8. Les enjeux principaux de l’archivage électronique sont d’ordre légal, fiscal ouréglementaire.Depuis l’an 2000, tous les textes légaux ou réglementaires produits vont dans lemême sens : la reconnaissance de la valeur légale des formes électroniques et leformalisme ou les exigences qui sont attachés à leur valeur.Qu’ils émanent du législateur, de la Cour de Cassation, ou de l’Administrationfiscale, tous ces textes vont dans le même sens et mettent en avant, à des degrésdivers, les mêmes exigences :• Imputabilité ;• Intégrité ;• Traçabilité ;• Authenticité (notamment : garantie d’origine et date fiable).
  9. 9. Loi du 13 mars 2000 :Art. 1316-1 du Code civil français "Lécrit sous forme électronique est admis enpreuve au même titre que lécrit sur support papier, sous réserve que puisse êtredûment identifiée la personne dont il émane et quil soit établi et conservé dansdes conditions de nature à en garantir lintégrité.« La signature électronique ; Identifie la personne, garantie l’intégrité. SIGNATURE ELECTRONIQUE = SIGNATURE MANUSCRITE
  10. 10. LES RISQUES EN TERME D’ARCHIVAGE :Les données à caractère sensible (valeur probante ou patrimoniale) se voientgénéralement noyées dans des systèmes de stockage du SI et peuvent subir unphénomène de dilution (données perdues, oubliées, inexploitables…), sanscompter les risques de dégâts des eaux, vol, incendie…Les conséquences de cette dilution peuvent s’avérer sérieuses pour votreentreprise : risque d’interruption de production, pertes de droit d’exploitation,amendes, dévaluation d’actifs,…
  11. 11. L’ARCHIVAGE ÉLECTRONIQUE, C’EST QUOI ?
  12. 12. C’est l’ensemble des actions, outils et méthodes mis en œuvre pour réunir,identifier, sélectionner, classer et conserver des contenus électroniques, sur unsupport sécurisé, dans le but de les exploiter et de les rendre accessibles dans letemps, que ce soit à titre de preuve (en cas d’obligations légales notamment ou delitiges) ou à titre informatif.La durée de l’archivage est fonction de la valeur du contenu et porte le plussouvent sur du moyen ou long terme.
  13. 13. POURQUOI ARCHIVER ?
  14. 14. 3 RAISONS ESSENTIELLES :1.Le besoin de prouver ou de justifier notamment en cas de contentieux pourdéfendre ses droits,2.La possibilité de réutiliser ses données et limiter ses coûts,3.Préserver son patrimoine et ses données sensibles.
  15. 15. QUELS SONT LES ENJEUX :-> juridique : Impossibilité de produire les preuves requises par un juge-> sécuritaire : divulgation de données confidentielles-> financier : amende, redressement fiscal,…
  16. 16. L’ARCHIVAGE EST UNE OBLIGATION LÉGALE QUELLE QUE SOIT LA NATURE DU DOCUMENT.Les documents électroniques signés ont une valeur légale identique à celle des documentspapier et sont donc soumis au même régime légal que le papier s’agissant de leur durée deconservation.Pour avoir une valeur juridique, un document électronique doit être archivé dans desconditions de nature à en garantir lintégrité. Il doit aussi avoir un auteur identifiable. Celasuppose le recours à un procédé de signature électronique. (Loi du 13 mars 2000).Une durée qui varie selon le type de documents.
  17. 17. Que dit la CNIL ?Documents comptables, déclarations sociales et fiscales, transactions bancaires, contrats...Les entreprises sont amenées à conserver quantité de documents où peuvent figurer desdonnées à caractère personnel. La Commission nationale de linformatique et des libertés(Cnil) a donc décidé de faire le point sur certaines règles dans une recommandation du 23octobre dernier.Elle rappelle dabord le droit à loubli , inclus dans la loi Informatique et libertés : au boutdun certain temps, les données informatiques doivent être détruites. Elle demande à cequil y ait des durées de conservation distinctes selon les types de données et que lesentreprises soient en mesure deffectuer, le cas échéant, toute purge ou destructionsélective de données à caractère personnel . La Cnil précise la nécessité dun cadre formelétablissant qui collecte les données, qui y a accès, qui les utilisent, pourquoi, comment ellessont protégées, etc.
  18. 18. L’ARCHIVAGE LÉGAL NE DOIT PAS ÊTRE CONFONDU AVEC LE STOCKAGE OU LASAUVEGARDE :• Le stockage est l’enregistrement de données sur un support informatique envue d’une utilisation courante ou immédiate (ex : serveur de fichiers, disque dur,clé USB,…),• La sauvegarde est une copie de données d’un support sur un autre pourpermettre la restauration de celles-ci à un état antérieur, en cas de pannematérielle ou logicielle. (ex : serveur, DD externe, solutions SAAS,…).L’archivage électronique tend à maintenir une valeur juridique aux documents,de leur établissement jusqu’au terme du délai de conservation. On parle alors de« coffre fort électronique ».L’archivage se distingue donc de la sauvegarde et du stockage du fait de soncaractère pérenne et juridique.
  19. 19. Archiver quoi ?- Documents commerciaux (factures, commandes, BL, tickets de caisse,…)- Documents administratifs (TVA, liasses fiscales, DUCS, DAS,…)- Documents comptables (journaux, grand livre, tableaux de calcul desprovisions,…)- Documents RH (bulletins de salaire, relevés d’heures,…)- Documents informatiques (documentations logiciels,…)- Emails (mails pro. engageant la société)
  20. 20. Quelques solutions de sauvegarde en ligne.Les plus connus…. Attention ce ne sont pas dessolutions répondant aux normes sur l’archivageà valeur légale (NFZ42-013)
  21. 21. Comparatif sur 13 outils de stockage en ligne.
  22. 22. Dématérialisation, une nouvelle méthodologie de travail L’archivage électronique à valeur probante 22
  23. 23. Les enjeux de la dématérialisationLenjeu principal pour les entreprises est la fluidité de linformation.Exemple des Appels d’offres : Pour les pouvoirs publics, le but étant de mettre en ligne 100 % des marchés publics, lescandidats auront un accès facilité aux offres.Un accès plus facile aux offres, cest aussi pour les entreprises un enjeu de productivité.Du fait dune information plus accessible, les entreprises pourront réagir plus vite surplusieurs offres en même temps, de sorte que soit maximisé leur capacité (gain deproductivité et gain organisationnels).La dématérialisation représente également une réduction de coûts importants et uneamélioration de la productivité.Les coûts liés à laffranchissement des plis notamment, ou au traitement de linformationpar les ressources humaines (gains financiers).
  24. 24. Les enjeux de la dématérialisation Lenjeu pour les entreprises est la fluidité de linformation. Exemple du circuits d’un document papier (courrier, devis, facture,…):Un petit exemple: aujourd’hui
  25. 25. Les enjeux de la dématérialisation Lenjeu pour les entreprises est la fluidité de linformation. Exemple du circuits d’un document papier (courrier, devis, facture,…):Un petit exemple: aujourd’hui
  26. 26. Les enjeux de la dématérialisation Lenjeu pour les entreprises est la fluidité de linformation. Exemple du circuits d’un document papier (courrier, devis, facture,…): Les différents thèmes abordés avec cette remise en question du circuit documentaire Améliorer le couple productivité / rentabilité des activités et réduire les risques opérationnels Impact coût de l’automatisation des processus papier Réduction des coûts récurrents et de l’impact coût des risques opérationnels Gain de productivité Réduction des coûts de papier, encre, imprimante
  27. 27. Les enjeux de la dématérialisation Lenjeu pour les entreprises est la fluidité de linformation. Exemple du circuits d’un document papier (courrier, devis, facture,…): Stockage et archivage Meilleur classement des documents Consultation des documents à distance, économie de coût lié à l’archivage Amélioration des marges opérationnelles Impact en terme de sécurité et de nomadisme Réduction du risque d’erreur Amélioration de la confidentialité Accès de n’importe quel ordinateur Fin de l’utilisation du broyeur de papier, pas de documents Sensibles perdus ou en attente De destruction
  28. 28. Les enjeux de la dématérialisation Lenjeu pour les entreprises est la fluidité de linformation. Exemple du circuits d’un document papier (courrier, devis, facture,…): Valeur marketing Image de marque permettant de mieux satisfaire la clientèle, mise en place de nouveaux services Mais aussi d’attirer de nouveaux partenaires Vers un standard reconnu par Les gouvernements et les consommateurs Forts impacts environnementaux A grande échelle Protection des forêts Lutte contre l’effet de serre, bonus écologique?
  29. 29. Certificat électronique et dématérialisation? Le certificat va permettre à l’entreprise de gagner du temps et s’organiser pour être plus performante dans son métier.Apporter une valeur ajoutéeMettre en place une méthode de travail plus « confortable »Améliorer sa qualité de serviceObtenir des gains financiersAvoir une fluidité de linformation…… 29
  30. 30. Les différents types de certificats• Certificat personne physique : une véritable carte d’identité électronique pour une dématérialisation à forte valeur probante.• Certificat personne morale : vous permet de dématérialiser en gros volume vos bons de commande, factures, bulletins de paye... et garantie à vos interlocuteurs lorigine et lintégrité de vos documents.• Certificat serveur : pour sécuriser vos échanges clients/serveurs avec un produit référencé par tous les navigateurs et éviter les messages dalerte à chaque connexion.
  31. 31. Un certificat électronique « personne physique » permet :De garantir l’intégrité des informations et documents transmis+De garantir l’identité du titulaire (authentification)+La génération des signatures électroniques (non-répudiation dun acte électronique).=D’apporter une valeur juridique à tout type de document (valeur probante)etLa communication en toute confidentialité des informations jugées sensibles grâce auchiffrement des données« La loi n° 2000-230 du 13 mars 2000, modifiant l’article 1316 du C.C.,portant adaptation du droit de la preuve aux technologies del’information et relative à la signature électronique »
  32. 32. USAGES D’UN CERTIFICAT DEMATERIALISATION ADMINISTRATIVE DEMATERIALISATION ORGANISATIONNELLE Appel D’offre et TELEPROCURE AVEC L’ETAT SIGNATURE DE DOCUMENTS ET MAILS Réponses aux marchés publics TeléTVA SIV LES APPLICATIONS METIERSDématérialisation des actes pour les collectivités Le Coffre Fort Electronique Net Numéro entreprise Unique sécurisé Le Numéro Unique(réseau et canalisation, Le compte Ducs-Edi L’entreprise « nomade » sécurisée logement social) fiscal
  33. 33. Département Numérique Valeur d’un document dématérialisé : sa forme numérique
  34. 34. Département Numérique L’archivage électronique des documents • POUR CONSERVER DES DOCUMENTS ÉLECTRONIQUES DE VALEUR, OU PARTAGER DES INFORMATIONS: – De façon sécurisée, fiable, parfois sur de très longues durées – De façon à disposer de preuves reconnues : • du dépôt à une date déterminée, • de la conservation sans modification depuis le dépôt, • de la conformité ou pas à une version présentée par ailleurs. – Auxquels on souhaite pouvoir accéder aisément, selon • le niveau de confidentialité du document • des autorisations d’accès adaptées aux besoins • POUR CONSERVER TOUS LES ÉVÈNEMENTS ET LEURS PROPRIÉTÉS : – Action, session de travail, intervenant, date et heure, identifiant du fichier, résultat de l’action • CONTENU UTILISABLE VALABLEMENT EN CAS DE LITIGE, CONTRÔLES, AUDITS
  35. 35. Département Numérique La réponse : un espace numérique sécurisé avec une valeur probante, preuve d’antériorité, Protection de la vie privée L’espace Sécurisé Certifié
  36. 36. Principes de l’espace sécurisé certifié Module d’échange de documentsSECURIO: Espace sécurisé certifié Client 1 Coffre fort Coffre fort Direction Client 1 Coffre fort Coffre fort À créer Client Commercial 2 Coffre fort Client 2 Coffre fort Compta
  37. 37. Schéma de fonctionnement d’un Espace Sécurisé Certifié Espace Sécurisé CertifiéDocuments Papier Numérisation Coffre Fort Electronique DEMATERIALISATION SSL SS Documents L Echange électroniqueélectroniques Utilisateurs Utilisateurs L’horodatage n’est valable Authentification Empreinte Horodatage Scellement Journalisation que s’il est externalisé
  38. 38. Le circuit réalisé par un document est le suivant:1.Pour accéder au coffre il faut tout d’abord s’identifier, puis s’authentifier: rôle ducertificat2.Lors de la réception du document , une empreinte de celui-ci est créée (undocument modifié n’aura donc pas la même empreinte)3.Le document est horodaté4.Le document fera l’objet ensuite d’un scellement (tout le document est signépar le certificat du coffre)5.Et enfin il est inscrit dans un journal horodaté.
  39. 39. Conforme aux normes et standards Conservation garantissant la valeur probante des pièces déposées Système d’ Information du client Coffre-fort électronique Communicant Connecteur SSL Authentification par certificat électronique  Contrôle de l’identité numérique(Captation du certificat et gestion des habilitations)  Contrôle d’intégrité du fichier reçu Production d’une empreinte d’intégrité  Horodatage des pièces et des actions Production d’une enveloppe etacheminement sécurisé  Scellement par signature électronique  Constitution de l’objet archive  Notification au déposant Réception du compte-rendu XML Notarisation - Traçabilité des opérations
  40. 40. Les solutions à l’usage des certificats ChamberSign France Soucieux, d’apporter aux entreprises des solutions à l’usage de leur certificat, et en partant de l’esprit d’un coffre fort, ChamberSign France a développé un concept adapté à toutes les organisations : l’Espace sécurisé, certifié, Securio répondant au minimum à la norme AFNOR Z 42-020Document propriété de ChamberSign France © www.chambersign.fr
  41. 41. Quelques chiffres sur l’incidence en entreprise
  42. 42. Les réductions de couts avec cette nouvelle organisationExemples de réductions de couts par cette méthode:- Courrier: entre 3.7€ et 4 € H.T. • Impression • Mise sous pli et timbre • archivage • Recherche de dossier- Facture: cela varie selon l’organisation de 4€ à 9€ H.T.
  43. 43. Les réductions de couts avec cette nouvelle organisation
  44. 44. L’offre ChamberSign France
  45. 45. L’Espace Sécurisé Certifié SECURIO• Un espace numérique à partir de 1Go• Un espace « chambre des coffres », dans lequel unemultitude de coffres forts peuvent être installés
  46. 46. Pré requis de L’Espace Sécurisé Certifié SECURIO• Un Administrateur pour un espace• Un / des certificats pour s’authentifier aux coffres forts
  47. 47. Les couts de la dématérialisation
  48. 48. Pôle Numérique CCI Bordeaux17 place de la Bourse à Bordeaux Vos conseillers : Frédéric BERNARD : tél 05 56 79 52 55 Maryse ROZIS : tél 05 56 79 52 97 www.chambersign.fr
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