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La dématérialisation
des marchés publics
pour les fournisseurs
_________________________
1
Définition
La dématérialisation des marchés publics consiste à réaliser par internet :
 la recherche et la consultation des avis de marchés,
 la récupération du Dossier de Consultation des Entreprise,
 l’envoi de la réponse signée,
 l’échange de questions/réponses avec l’administration,
 la réception de la notification d’attribution.
_________________________
2
Constat
 La consultation des Appels d’Offres et la récupération du DCE sur internet
sont largement répandues.
 Mais encore peu d’entreprises ont fait le choix de répondre par voie
électronique.
 Aussi, la Commission Européenne propose de faire de la passation
électronique la méthode standard dans toute l'UE d'ici à la mi-2016 (5 à 20%
d’économies – 100 Milliards €).
 D’où une tendance, depuis 2
ans, à obliger de plus en plus
les entreprises à répondre par
internet.
 Brésil : 80% des AO par
internet.
_________________________
3
Rappels et Echéances
 Depuis le 1er janvier 2005 : dans le cas des appels d’offres formalisés, le Code des
Marchés Publics rend obligatoire d’accepter une offre d’un fournisseur transmise par voie
électronique,
Les procédures dématérialisées et papier cohabitent depuis cette date pour les AO
formalisés, donc au-delà de 130.000 € (état) et 200.000 € (collectivités) pour les
fournitures et services ou au-delà de 5.000.000 € pour les travaux,
 Depuis le 1er janvier 2010 :
Les pouvoirs adjudicateurs peuvent obliger les candidats à répondre de façon
dématérialisée quel que soit le montant du marché,
Les marchés de services et fournitures informatiques de plus de 90.000 € sont
obligatoirement dématérialisés,
 Depuis le 1er janvier 2012 : pour les marchés de plus de 90.000 € (MAPA ou formalisés),
les pouvoirs adjudicateurs n‘ont plus la possibilité de refuser la transmission électronique
des documents par les entreprises.
 D’ici 2 à 3 ans : volonté d’étendre l’obligation de dématérialiser à partir de 90.000 € à
d’autres secteurs que l’informatique
_________________________
4
Intérêt de la dématérialisation
 Avoir accès plus facilement aux marchés publics (pas de courrier de
demande de dossier),
 Cibler plus facilement les marchés publics qui correspondent à
l’entreprise grâce aux systèmes d’alerte et moteurs de recherche,
 Réduire les délais de réponse (pas d’échange de courrier, d’impression,
de dépôt par la poste ou en main propre),
 Réduire les coûts de fonctionnement (poste, coursier, impression,
reliure),
 Augmenter le nombre de réponses,
 Avoir un avantage concurrentiel lorsque le marché est obligatoirement
dématérialisé.
_________________________
5
Les pré-requis techniques
 Un ordinateur sous Windows et Internet Explorer
(toutes les solutions ne sont pas compatibles MAC
et Linux et avec d’autres navigateurs que Internet
Explorer),
 Une liaison internet au moins ADSL,
 Outils bureautique (office, open-office, zip,
acrobat,…), un compte mail, un antivirus,
 Posséder un certificat de signature électronique.
_________________________
6
Certificat de signature électronique
 Le Code des marchés publics impose la signature électronique par l'émetteur de la
réponse et le chiffrement pour en assurer la confidentialité,
 C’est le certificat de signature électronique qui permet ces 2 actions,
 Composant informatique (carte à puce, clé USB, logiciel) qui garantit :
 l’identité de la personne signataire et de l’entreprise (carte d’identité),
 l’intégrité des documents échangés (protection contre toute altération),
 l’assurance de non-répudiation (impossibilité de renier sa signature).
 Les plateformes fournissent aux entreprises un outil de signature,
 Les plateformes fournissent aux administrations un outil de vérification des
signatures,
 Les plateformes chiffrent automatiquement les réponses avant envoi sur le net (les
données transmises sont rendues inaccessibles sans la clé de décodage de la personne
publique),
 Comme tout composant logiciel, il existe des pré-requis techniques (version du
système d’exploitation, navigateur),
 Un certificat peut être destiné à plusieurs usages (marchés publics, déclaration
TVA,…).
_________________________
7
 L’Arrêté du 15 juin 2012 relatif à la signature
électronique dans les marchés publics est entré en
application le 1er octobre 2012,
 Il impose désormais les certificats délivrés par des
autorités de certification françaises ou étrangères
répondant à des normes équivalentes au Référentiel
Général de Sécurité (RGS),
 Dans la pratique, depuis le 19 mai 2013 :
 les certificats PRIS V1 (ancienne norme) ne sont plus valides.
 il faut utiliser des certificats RGS** (clé USB) uniquement.
 Les plateformes de dématérialisation ont donc évolué
pour accepter les certificats conformes au RGS.
Evolutions sur la signature
_________________________
8
Les solutions ou plateformes de dématérialisation
 Il existe de nombreuses solutions dont les principales sont:
 Marco-Demat (société Agysoft)
 Achatpublic.com
 editender.com (société EDISYS)
 Omnikles
 Atexo
 marches-securises.fr
 Les acheteurs sont libres de choisir la solution qu’ils souhaitent utiliser. Ils peuvent en
changer à travers la passation d’un marché public.
 Pour l’entreprise, ces solutions sont des sites internet sur lesquels il faut être inscrit et
auxquels il faut accéder pour signer et envoyer la réponse.
 Ces sites internet sont de 2 types :
 Sites « nationaux » : achatpublic.com, edi-tender.com, marches-securises.fr :
solutions partagées par plusieurs acteurs publics accessibles à partir d’un seul et même
site internet.
 Sites « locaux » : la collectivité s'équipe d'une solution hébergée indépendamment
des autres acteurs publics (ex : Atexo, Marco-Demat, Omnikles) :
 adresse internet dédiée, AO séparés d’une collectivité à l’autre.
 même si plusieurs acheteurs peuvent partager une même solution (ex : la Place des
Marchés Interministérielle => solution Atexo).
 on peut donc trouver une même solution technique derrière plusieurs sites internet.
_________________________
9
Les solutions utilisées en région Aquitaine
Conseil régional, CUB :
http://marchespublics.aquitaine.fr => Atexo
Ville de Bordeaux : http://marchespublics.bordeaux.fr =>
http://www.achatpublic.com
Conseil général 24 : http://www.edi-tender.com/cg24/
Communauté d’agglomérations du bassin d’Arcachon sud :
http://www.agysoft.marco-web.fr/
_________________________
10
Les étapes
Quelque soit la solution technique, on a toujours les mêmes
étapes :
 Organiser ses dossiers, valider la configuration du PC
 Recherche et consultation des appels d’offres sur internet,
 Inscription sur les sites internet proposant une solution de
dématérialisation,
 Téléchargement Dossier de Consultation des Entreprises,
 Préparer la réponse (la rédiger, la chiffrer),
 Signer électroniquement la réponse,
 Envoyer la réponse,
 Echanges de questions/réponses avec l’administration.
_________________________
11
Organiser ses dossiers,
valider la configuration du PC
_________________________
12
Téléchargement du Dossier de Consultation des
Entreprises
Il faut parfois être inscrit au préalable (gratuit) mais il a été
rappelé début 2011 que le retrait devait être anonyme
Attention : l’inscription permet d’être tenu informé des
changements dans le DCE
_________________________
13
Dépôt d’une réponse
Le principe est de faire, sous forme électronique, la même chose que sur papier,
Tous les types de documents peuvent être déposés par le soumissionnaire,
Limite en taille parfois conseillée ou imposée pour minimiser les risques d'échec de
transmission (il faut 1mn de transfert par Mo => 1h pour 60 Mo),
Une fois la réponse rédigée, l’entreprise effectue le dépôt par étapes :
 se connecter à la plateforme
 signature des documents : Lettre de candidature (DC1), Acte d’engagement
(DC3), déclaration de sous-traitance (DC4),
 constitution de l’enveloppe électronique avec les documents,
 cryptage de l’enveloppe,
 envoi de l’enveloppe.
Signer les documents tel qu’exigé par la personne publique et/ou le Code des
Marchés Publics,
Conseil : tout signer car c’est une protection contre la modification des fichiers.
_________________________
14
Dépôt d’une réponse sur
http://www.achatpublic.com
_________________________
15
Copie de sauvegarde
 Parallèlement à l’envoi électronique, les entreprises peuvent faire parvenir
une copie de sauvegarde sur support électronique (CD, DVD, clé USB) ou sur
support papier.
 Copie transmise sous pli scellé avec mention : « copie de sauvegarde ». Les
documents figurant sur ce support doivent être signés (électroniquement ou
manuellement).
 Cette copie de sauvegarde pourra être ouverte dans 3 cas seulement :
 une réponse reçue par voie électronique hors délais,
 une réponse envoyée par voie électronique qui n'a pas pu être ouverte,
 une réponse par voie électronique reçue dans les délais et contenant un virus.
 La copie de sauvegarde doit avoir été reçue dans les délais de l’appel d’offre.
 Elle ne peut pas être imposée.
 La nature (papier ou électronique) ne peut pas être imposée.
_________________________
16
Dépôt d’une réponse sur
http://marchespublics.aquitaine.fr
Solution Atexo
_________________________
17
 Tous les accès aux plateformes se font au sein d’une session chiffrée (https
avec authentification du serveur par certificat). Ainsi, tous les flux d’informations
demeurent strictement confidentiels,
 le chiffrement est employé pour garantir une confidentialité des donnée depuis
le poste du soumissionnaire jusqu’à l’instant de la Commission d’Appel d’Offres,
 les plateformes ne disposent pas des moyens permettant de lire les plis déposés
(manque la clé de déchiffrement de la personne publique),
 les engagements sont de ne jamais avoir la possibilité de voir le contenu d’un
pli, et de ne jamais laisser un tiers non autorisé à visualiser le contenu d’un
document confidentiel,
 les plateformes sont des Autorités d’Horodatage, Autorités de Validation de
certificats, Autorités de Certification pour fournir des certificats de chiffrement,
 toutes les actions sont tracées et la plupart confirmées par mail à l’entreprise
et/ou à l’acheteur public.
Confidentialité et sureté des échanges
_________________________
18
 L'arrêté du du 15 juin 2012 définit trois formats de signature électronique : XAdES, CAdES et PAdES
(le fichier de signature généré dépend de l'outil de signature utilisé),
 Les plateformes évoluent donc pour générer l'un de ces 3 formats.
 Il n’y a pas d’impact pour les entreprises par rapport au fonctionnement précédent. Seul le
format technique du fichier de signature est modifié.
 Ce même arrêté autorise les signataires à utiliser l'outil technique de leur choix ainsi qu'un
parapheur pour apposer la signature (ex : Almetis de chambersign, dictao, opentrust, Lex
Persona,..) ,
 Ils peuvent donc transmettre un fichier signature dans l’un des 3 formats.
 Les plateformes doivent donc accepter les 3 formats au moment du dépôt des offres.
 Dans la pratique :
 Vous pouvez continuer à utiliser les outils de signature mis à disposition par les
plateformes. La signature fera l'objet d'une vérification automatique au moment de
l'ouverture des plis (comme auparavant)
 Vous pouvez acheter un outil du marché et signer avec cet outil quelque soit la
plateforme. Il faudra alors fournir à la personne publique le logiciel permettant la
vérification de la validité de la signature
 Dans ce cas, la procédure de vérification de la signature ne sera pas automatisée. Il revient
donc à l'acheteur de procéder à la vérification manuelle de cette signature au moyen des
éléments fournis par le soumissionnaire.
 Les plateformes évolueront sans doute pour fournir une fonction de vérification universelle.
Evolutions sur la signature
_________________________
19
Recherche et consultation
La publicité des appels d’offres :
 0 à 15.000 € : aucune publicité ni mise en concurrence n’est
obligatoire (dans la pratique on va quand même souvent
retrouver des AO sur les sites internet),
 de 15.000 à 90.000 € : publicité en ligne sur les sites internet,
 de 90.000 € à 130.000 € (état) ou 200.000 € (collectivités) :
publicité sur les journaux d’annonces Légales ou BOAMP,
 au-delà de ces seuils : publicité au JOUE et BOAMP.
Principale difficulté : réaliser un veille exhaustive des AO en dessous
de 90.000 € car on va les trouver :
 Sur les site des collectivités,
 Et/ou sur les sites offrant une solution de dématérialisation.
_________________________
20
Recherche et consultation
 Site internet des principaux clients publics du département, de la région,…,
 Moteurs de recherche des sites d’annonces institutionnels (BOAMP.fr, JOUE) et google,
 recherche sur différents critères (lieu, type de marché) et sur des mots clefs,
 alerte par email (parfois payante).
 Systèmes d’alerte des plateformes de dématérialisation sur lesquelles on est inscrit :
 donnent en priorité les marchés dont ils ont la responsabilité,
 parfois le BOAMP, le moniteur en ce qui concerne Achatpublic.com,…
 envoient mail sur AO correspondant aux critères pré-renseignés par l’entreprise.
 La Presse Quotidienne (PQR) ou Hebdomadaire Régionale (PHR) : envoi de mail possible.
Prestataires de services :
 recherche automatique et centralisée sur différents supports (BOAMP, PQR, …),
 dont les sites Internet des organismes publics,
 sélection adaptée à votre zone géographique, votre secteur d'activité et votre métier,
 envoi par email de la sélection,
 proposent l’historique des avis d’attribution : anticiper le renouvellement de marchés,
suivre l’activité des concurrents.
 Dans l’avis, il y a un renvoi vers le site internet de dématérialisation avec sa référence.
 Ex : Sur BOAMP rechercher Pauillac (APC) puis Floirac (Atexo)
_________________________
21
Mise en place d’une organisation
Organisation «administrative» :
 inscription sur les plateformes (éventuellement avec une adresse de messagerie
dédiée),
 dossiers dédiés sur le PC ou sur le réseau de l’entreprise,
 documents de présentation de la société, des produits,…
 outil de veille sur les Avis d’Appels d’offres,
 qui signe et à partir de quel PC ?
Organisation «technique» :
 le certificat de signature (attention à la date de fin de validité),
 1 PC dédié suffisamment puissant sous windows,
 Internet Explorer,
 solution de sauvegarde des documents (réseau d’entreprise, CD)
 les guides utilisateurs des principales solutions et les numéros des hotlines,
 les outils logiciels indispensables (compression ZIP, java, Antivirus, messagerie,
Office ou Open Office) :
 vérifier les pré-requis techniques quelques jours avant chaque réponse
 supprimer régulièrement les cookies et les fichiers temporaires
 l’ergonomie des plateformes peut changer au cours du temps. Se tenir
informer
_________________________
22
Formations pour aller plus loin
Comment bien appréhender un appel d'offres ? - 1 jour
1 - Les marchés publics en bref
Dispositif réglementaire
3 règles fondamentales régissent « l'activité » marchés publics
Les procédures
Les différents types de marchés
Est-ce que je me lance ?
Le code de bonne conduite pour répondre à un appel d'offres
2 - La réponse à un appel d'offres
Préparation : création du fonds documentaire, la sélection de l'appel d'offres approprié,
l'audit de faisabilité, diagnostic et décision
Appropriation : Les pièces constitutives du dossier de consultation des entreprises
(DCE), l'exploration et l'exploitation de DCE, l'élaboration de la soumission, les fautes
Participation : Les différentes étapes de la procédure après l'envoi de l'offre, les
incidents de parcours
_________________________
23
Formations pour aller plus loin
Répondre à un appel d'offres par internet - 1 jour
1 - Principes de base de la dématérialisation
 Les nouvelles obligations. Les avantages et bénéfices à en tirer,
 les outils nécessaires pour consulter les avis de marché, télécharger les dossiers de
consultation et répondre par internet,
 les principales plateformes existantes pour les réponses dématérialisées (leurs
différences, les impacts pour l’entreprise, les projets d’harmonisation en cours),
 Mettre en place une veille sur les appels d’offres,
 S’organiser : logiciels nécessaires, documents administratifs à télécharger,….
2 - Application pratique (TP avec signature sur 4 plateformes)
 S'inscrire sur les plateformes de dématérialisation,
 rechercher des Appels d'offres suivants différents critères,
 télécharger le Dossier de Consultation des Entreprises,
 signer et co-signer les documents de réponse à un appel d’offre,
 envoyer par internet les documents constituants la réponse de l’entreprise,
 échanger des questions/réponses électroniques avec l'administration.
_________________________
24
Formations pour aller plus loin
 Ces formations se déroulent en inter-entreprises au GICFO ou en
intra-entreprise dans vos locaux,
 Dans ce dernier cas, il est possible de prévoir des réponses à
de vrais appels d’offres,
 Il est possible d’adapter les plateformes vues en TP.
 Prochaines formations en septembre au GICFO Bordeaux.
 Possibilité d’un accompagnement au changement (achat certificat,
outil de signature, organisation administrative,…).
_________________________
25
Conclusions
La dématérialisation devient incontournable – il faut la considérer comme
un avantage,
La difficulté principale est la veille exhaustive des opportunités
d’affaires,
Pas de difficulté technique majeure pour répondre même s’il faudra
multiplier les inscriptions,
Cependant, une organisation particulière est à prévoir.
_________________________
26
Informations complémentaires
Mr Didier Véron :
Tél : 06 77 74 06 77
dveron@dmpv-conseil.com
www.dmpv-conseil.com
_________________________
27
https://www-test.sunnystamp.com/
Exemple d’outil de signature
_________________________
28
La personne qui répond crée une réponse dématérialisée en utilisant les
documents signés (ex DC1.doc) et leur signature associée (DC1.sig,
DC1.p7s ou DC1.xml)
Signature par l’autorité de l’entreprise
La personne habilitée signe les documents nécessaires :
- à partir du PC d‘où se fait la réponse
- à partir de son PC, avec un outil de signature (outil en ligne sur les
plateformes, parapheur APC, logiciels téléchargés) et transfère, à la
personne qui répond, les documents signés et leur signature associée
Mail, clé USB, réseau
d’entreprise
_________________________
29
La personne qui répond, chez le mandataire, crée une
réponse dématérialisée en utilisant le document signé
DC1.doc et les n signatures numérotées (n fichiers .sig, ou
.p7s ou .xml) s’il n’existe pas de parapheur ou d’outil de co-
signature
Candidature groupée
Le mandataire signe le
DC1.doc (avec outil en
ligne, parapheur APC,
logiciel téléchargé) et
transfère le document
aux co-traitants
Les co-traitant signent
le DC1.doc avec le
même outil

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  • 1. La dématérialisation des marchés publics pour les fournisseurs
  • 2. _________________________ 1 Définition La dématérialisation des marchés publics consiste à réaliser par internet :  la recherche et la consultation des avis de marchés,  la récupération du Dossier de Consultation des Entreprise,  l’envoi de la réponse signée,  l’échange de questions/réponses avec l’administration,  la réception de la notification d’attribution.
  • 3. _________________________ 2 Constat  La consultation des Appels d’Offres et la récupération du DCE sur internet sont largement répandues.  Mais encore peu d’entreprises ont fait le choix de répondre par voie électronique.  Aussi, la Commission Européenne propose de faire de la passation électronique la méthode standard dans toute l'UE d'ici à la mi-2016 (5 à 20% d’économies – 100 Milliards €).  D’où une tendance, depuis 2 ans, à obliger de plus en plus les entreprises à répondre par internet.  Brésil : 80% des AO par internet.
  • 4. _________________________ 3 Rappels et Echéances  Depuis le 1er janvier 2005 : dans le cas des appels d’offres formalisés, le Code des Marchés Publics rend obligatoire d’accepter une offre d’un fournisseur transmise par voie électronique, Les procédures dématérialisées et papier cohabitent depuis cette date pour les AO formalisés, donc au-delà de 130.000 € (état) et 200.000 € (collectivités) pour les fournitures et services ou au-delà de 5.000.000 € pour les travaux,  Depuis le 1er janvier 2010 : Les pouvoirs adjudicateurs peuvent obliger les candidats à répondre de façon dématérialisée quel que soit le montant du marché, Les marchés de services et fournitures informatiques de plus de 90.000 € sont obligatoirement dématérialisés,  Depuis le 1er janvier 2012 : pour les marchés de plus de 90.000 € (MAPA ou formalisés), les pouvoirs adjudicateurs n‘ont plus la possibilité de refuser la transmission électronique des documents par les entreprises.  D’ici 2 à 3 ans : volonté d’étendre l’obligation de dématérialiser à partir de 90.000 € à d’autres secteurs que l’informatique
  • 5. _________________________ 4 Intérêt de la dématérialisation  Avoir accès plus facilement aux marchés publics (pas de courrier de demande de dossier),  Cibler plus facilement les marchés publics qui correspondent à l’entreprise grâce aux systèmes d’alerte et moteurs de recherche,  Réduire les délais de réponse (pas d’échange de courrier, d’impression, de dépôt par la poste ou en main propre),  Réduire les coûts de fonctionnement (poste, coursier, impression, reliure),  Augmenter le nombre de réponses,  Avoir un avantage concurrentiel lorsque le marché est obligatoirement dématérialisé.
  • 6. _________________________ 5 Les pré-requis techniques  Un ordinateur sous Windows et Internet Explorer (toutes les solutions ne sont pas compatibles MAC et Linux et avec d’autres navigateurs que Internet Explorer),  Une liaison internet au moins ADSL,  Outils bureautique (office, open-office, zip, acrobat,…), un compte mail, un antivirus,  Posséder un certificat de signature électronique.
  • 7. _________________________ 6 Certificat de signature électronique  Le Code des marchés publics impose la signature électronique par l'émetteur de la réponse et le chiffrement pour en assurer la confidentialité,  C’est le certificat de signature électronique qui permet ces 2 actions,  Composant informatique (carte à puce, clé USB, logiciel) qui garantit :  l’identité de la personne signataire et de l’entreprise (carte d’identité),  l’intégrité des documents échangés (protection contre toute altération),  l’assurance de non-répudiation (impossibilité de renier sa signature).  Les plateformes fournissent aux entreprises un outil de signature,  Les plateformes fournissent aux administrations un outil de vérification des signatures,  Les plateformes chiffrent automatiquement les réponses avant envoi sur le net (les données transmises sont rendues inaccessibles sans la clé de décodage de la personne publique),  Comme tout composant logiciel, il existe des pré-requis techniques (version du système d’exploitation, navigateur),  Un certificat peut être destiné à plusieurs usages (marchés publics, déclaration TVA,…).
  • 8. _________________________ 7  L’Arrêté du 15 juin 2012 relatif à la signature électronique dans les marchés publics est entré en application le 1er octobre 2012,  Il impose désormais les certificats délivrés par des autorités de certification françaises ou étrangères répondant à des normes équivalentes au Référentiel Général de Sécurité (RGS),  Dans la pratique, depuis le 19 mai 2013 :  les certificats PRIS V1 (ancienne norme) ne sont plus valides.  il faut utiliser des certificats RGS** (clé USB) uniquement.  Les plateformes de dématérialisation ont donc évolué pour accepter les certificats conformes au RGS. Evolutions sur la signature
  • 9. _________________________ 8 Les solutions ou plateformes de dématérialisation  Il existe de nombreuses solutions dont les principales sont:  Marco-Demat (société Agysoft)  Achatpublic.com  editender.com (société EDISYS)  Omnikles  Atexo  marches-securises.fr  Les acheteurs sont libres de choisir la solution qu’ils souhaitent utiliser. Ils peuvent en changer à travers la passation d’un marché public.  Pour l’entreprise, ces solutions sont des sites internet sur lesquels il faut être inscrit et auxquels il faut accéder pour signer et envoyer la réponse.  Ces sites internet sont de 2 types :  Sites « nationaux » : achatpublic.com, edi-tender.com, marches-securises.fr : solutions partagées par plusieurs acteurs publics accessibles à partir d’un seul et même site internet.  Sites « locaux » : la collectivité s'équipe d'une solution hébergée indépendamment des autres acteurs publics (ex : Atexo, Marco-Demat, Omnikles) :  adresse internet dédiée, AO séparés d’une collectivité à l’autre.  même si plusieurs acheteurs peuvent partager une même solution (ex : la Place des Marchés Interministérielle => solution Atexo).  on peut donc trouver une même solution technique derrière plusieurs sites internet.
  • 10. _________________________ 9 Les solutions utilisées en région Aquitaine Conseil régional, CUB : http://marchespublics.aquitaine.fr => Atexo Ville de Bordeaux : http://marchespublics.bordeaux.fr => http://www.achatpublic.com Conseil général 24 : http://www.edi-tender.com/cg24/ Communauté d’agglomérations du bassin d’Arcachon sud : http://www.agysoft.marco-web.fr/
  • 11. _________________________ 10 Les étapes Quelque soit la solution technique, on a toujours les mêmes étapes :  Organiser ses dossiers, valider la configuration du PC  Recherche et consultation des appels d’offres sur internet,  Inscription sur les sites internet proposant une solution de dématérialisation,  Téléchargement Dossier de Consultation des Entreprises,  Préparer la réponse (la rédiger, la chiffrer),  Signer électroniquement la réponse,  Envoyer la réponse,  Echanges de questions/réponses avec l’administration.
  • 13. _________________________ 12 Téléchargement du Dossier de Consultation des Entreprises Il faut parfois être inscrit au préalable (gratuit) mais il a été rappelé début 2011 que le retrait devait être anonyme Attention : l’inscription permet d’être tenu informé des changements dans le DCE
  • 14. _________________________ 13 Dépôt d’une réponse Le principe est de faire, sous forme électronique, la même chose que sur papier, Tous les types de documents peuvent être déposés par le soumissionnaire, Limite en taille parfois conseillée ou imposée pour minimiser les risques d'échec de transmission (il faut 1mn de transfert par Mo => 1h pour 60 Mo), Une fois la réponse rédigée, l’entreprise effectue le dépôt par étapes :  se connecter à la plateforme  signature des documents : Lettre de candidature (DC1), Acte d’engagement (DC3), déclaration de sous-traitance (DC4),  constitution de l’enveloppe électronique avec les documents,  cryptage de l’enveloppe,  envoi de l’enveloppe. Signer les documents tel qu’exigé par la personne publique et/ou le Code des Marchés Publics, Conseil : tout signer car c’est une protection contre la modification des fichiers.
  • 16. _________________________ 15 Copie de sauvegarde  Parallèlement à l’envoi électronique, les entreprises peuvent faire parvenir une copie de sauvegarde sur support électronique (CD, DVD, clé USB) ou sur support papier.  Copie transmise sous pli scellé avec mention : « copie de sauvegarde ». Les documents figurant sur ce support doivent être signés (électroniquement ou manuellement).  Cette copie de sauvegarde pourra être ouverte dans 3 cas seulement :  une réponse reçue par voie électronique hors délais,  une réponse envoyée par voie électronique qui n'a pas pu être ouverte,  une réponse par voie électronique reçue dans les délais et contenant un virus.  La copie de sauvegarde doit avoir été reçue dans les délais de l’appel d’offre.  Elle ne peut pas être imposée.  La nature (papier ou électronique) ne peut pas être imposée.
  • 17. _________________________ 16 Dépôt d’une réponse sur http://marchespublics.aquitaine.fr Solution Atexo
  • 18. _________________________ 17  Tous les accès aux plateformes se font au sein d’une session chiffrée (https avec authentification du serveur par certificat). Ainsi, tous les flux d’informations demeurent strictement confidentiels,  le chiffrement est employé pour garantir une confidentialité des donnée depuis le poste du soumissionnaire jusqu’à l’instant de la Commission d’Appel d’Offres,  les plateformes ne disposent pas des moyens permettant de lire les plis déposés (manque la clé de déchiffrement de la personne publique),  les engagements sont de ne jamais avoir la possibilité de voir le contenu d’un pli, et de ne jamais laisser un tiers non autorisé à visualiser le contenu d’un document confidentiel,  les plateformes sont des Autorités d’Horodatage, Autorités de Validation de certificats, Autorités de Certification pour fournir des certificats de chiffrement,  toutes les actions sont tracées et la plupart confirmées par mail à l’entreprise et/ou à l’acheteur public. Confidentialité et sureté des échanges
  • 19. _________________________ 18  L'arrêté du du 15 juin 2012 définit trois formats de signature électronique : XAdES, CAdES et PAdES (le fichier de signature généré dépend de l'outil de signature utilisé),  Les plateformes évoluent donc pour générer l'un de ces 3 formats.  Il n’y a pas d’impact pour les entreprises par rapport au fonctionnement précédent. Seul le format technique du fichier de signature est modifié.  Ce même arrêté autorise les signataires à utiliser l'outil technique de leur choix ainsi qu'un parapheur pour apposer la signature (ex : Almetis de chambersign, dictao, opentrust, Lex Persona,..) ,  Ils peuvent donc transmettre un fichier signature dans l’un des 3 formats.  Les plateformes doivent donc accepter les 3 formats au moment du dépôt des offres.  Dans la pratique :  Vous pouvez continuer à utiliser les outils de signature mis à disposition par les plateformes. La signature fera l'objet d'une vérification automatique au moment de l'ouverture des plis (comme auparavant)  Vous pouvez acheter un outil du marché et signer avec cet outil quelque soit la plateforme. Il faudra alors fournir à la personne publique le logiciel permettant la vérification de la validité de la signature  Dans ce cas, la procédure de vérification de la signature ne sera pas automatisée. Il revient donc à l'acheteur de procéder à la vérification manuelle de cette signature au moyen des éléments fournis par le soumissionnaire.  Les plateformes évolueront sans doute pour fournir une fonction de vérification universelle. Evolutions sur la signature
  • 20. _________________________ 19 Recherche et consultation La publicité des appels d’offres :  0 à 15.000 € : aucune publicité ni mise en concurrence n’est obligatoire (dans la pratique on va quand même souvent retrouver des AO sur les sites internet),  de 15.000 à 90.000 € : publicité en ligne sur les sites internet,  de 90.000 € à 130.000 € (état) ou 200.000 € (collectivités) : publicité sur les journaux d’annonces Légales ou BOAMP,  au-delà de ces seuils : publicité au JOUE et BOAMP. Principale difficulté : réaliser un veille exhaustive des AO en dessous de 90.000 € car on va les trouver :  Sur les site des collectivités,  Et/ou sur les sites offrant une solution de dématérialisation.
  • 21. _________________________ 20 Recherche et consultation  Site internet des principaux clients publics du département, de la région,…,  Moteurs de recherche des sites d’annonces institutionnels (BOAMP.fr, JOUE) et google,  recherche sur différents critères (lieu, type de marché) et sur des mots clefs,  alerte par email (parfois payante).  Systèmes d’alerte des plateformes de dématérialisation sur lesquelles on est inscrit :  donnent en priorité les marchés dont ils ont la responsabilité,  parfois le BOAMP, le moniteur en ce qui concerne Achatpublic.com,…  envoient mail sur AO correspondant aux critères pré-renseignés par l’entreprise.  La Presse Quotidienne (PQR) ou Hebdomadaire Régionale (PHR) : envoi de mail possible. Prestataires de services :  recherche automatique et centralisée sur différents supports (BOAMP, PQR, …),  dont les sites Internet des organismes publics,  sélection adaptée à votre zone géographique, votre secteur d'activité et votre métier,  envoi par email de la sélection,  proposent l’historique des avis d’attribution : anticiper le renouvellement de marchés, suivre l’activité des concurrents.  Dans l’avis, il y a un renvoi vers le site internet de dématérialisation avec sa référence.  Ex : Sur BOAMP rechercher Pauillac (APC) puis Floirac (Atexo)
  • 22. _________________________ 21 Mise en place d’une organisation Organisation «administrative» :  inscription sur les plateformes (éventuellement avec une adresse de messagerie dédiée),  dossiers dédiés sur le PC ou sur le réseau de l’entreprise,  documents de présentation de la société, des produits,…  outil de veille sur les Avis d’Appels d’offres,  qui signe et à partir de quel PC ? Organisation «technique» :  le certificat de signature (attention à la date de fin de validité),  1 PC dédié suffisamment puissant sous windows,  Internet Explorer,  solution de sauvegarde des documents (réseau d’entreprise, CD)  les guides utilisateurs des principales solutions et les numéros des hotlines,  les outils logiciels indispensables (compression ZIP, java, Antivirus, messagerie, Office ou Open Office) :  vérifier les pré-requis techniques quelques jours avant chaque réponse  supprimer régulièrement les cookies et les fichiers temporaires  l’ergonomie des plateformes peut changer au cours du temps. Se tenir informer
  • 23. _________________________ 22 Formations pour aller plus loin Comment bien appréhender un appel d'offres ? - 1 jour 1 - Les marchés publics en bref Dispositif réglementaire 3 règles fondamentales régissent « l'activité » marchés publics Les procédures Les différents types de marchés Est-ce que je me lance ? Le code de bonne conduite pour répondre à un appel d'offres 2 - La réponse à un appel d'offres Préparation : création du fonds documentaire, la sélection de l'appel d'offres approprié, l'audit de faisabilité, diagnostic et décision Appropriation : Les pièces constitutives du dossier de consultation des entreprises (DCE), l'exploration et l'exploitation de DCE, l'élaboration de la soumission, les fautes Participation : Les différentes étapes de la procédure après l'envoi de l'offre, les incidents de parcours
  • 24. _________________________ 23 Formations pour aller plus loin Répondre à un appel d'offres par internet - 1 jour 1 - Principes de base de la dématérialisation  Les nouvelles obligations. Les avantages et bénéfices à en tirer,  les outils nécessaires pour consulter les avis de marché, télécharger les dossiers de consultation et répondre par internet,  les principales plateformes existantes pour les réponses dématérialisées (leurs différences, les impacts pour l’entreprise, les projets d’harmonisation en cours),  Mettre en place une veille sur les appels d’offres,  S’organiser : logiciels nécessaires, documents administratifs à télécharger,…. 2 - Application pratique (TP avec signature sur 4 plateformes)  S'inscrire sur les plateformes de dématérialisation,  rechercher des Appels d'offres suivants différents critères,  télécharger le Dossier de Consultation des Entreprises,  signer et co-signer les documents de réponse à un appel d’offre,  envoyer par internet les documents constituants la réponse de l’entreprise,  échanger des questions/réponses électroniques avec l'administration.
  • 25. _________________________ 24 Formations pour aller plus loin  Ces formations se déroulent en inter-entreprises au GICFO ou en intra-entreprise dans vos locaux,  Dans ce dernier cas, il est possible de prévoir des réponses à de vrais appels d’offres,  Il est possible d’adapter les plateformes vues en TP.  Prochaines formations en septembre au GICFO Bordeaux.  Possibilité d’un accompagnement au changement (achat certificat, outil de signature, organisation administrative,…).
  • 26. _________________________ 25 Conclusions La dématérialisation devient incontournable – il faut la considérer comme un avantage, La difficulté principale est la veille exhaustive des opportunités d’affaires, Pas de difficulté technique majeure pour répondre même s’il faudra multiplier les inscriptions, Cependant, une organisation particulière est à prévoir.
  • 27. _________________________ 26 Informations complémentaires Mr Didier Véron : Tél : 06 77 74 06 77 dveron@dmpv-conseil.com www.dmpv-conseil.com
  • 29. _________________________ 28 La personne qui répond crée une réponse dématérialisée en utilisant les documents signés (ex DC1.doc) et leur signature associée (DC1.sig, DC1.p7s ou DC1.xml) Signature par l’autorité de l’entreprise La personne habilitée signe les documents nécessaires : - à partir du PC d‘où se fait la réponse - à partir de son PC, avec un outil de signature (outil en ligne sur les plateformes, parapheur APC, logiciels téléchargés) et transfère, à la personne qui répond, les documents signés et leur signature associée Mail, clé USB, réseau d’entreprise
  • 30. _________________________ 29 La personne qui répond, chez le mandataire, crée une réponse dématérialisée en utilisant le document signé DC1.doc et les n signatures numérotées (n fichiers .sig, ou .p7s ou .xml) s’il n’existe pas de parapheur ou d’outil de co- signature Candidature groupée Le mandataire signe le DC1.doc (avec outil en ligne, parapheur APC, logiciel téléchargé) et transfère le document aux co-traitants Les co-traitant signent le DC1.doc avec le même outil