Boletin PMI Panamá Número 4

VOLUMEN 2 NÚ M E R O 4 Boletín PMI® Capítulo Panamá 28 Marzo 2011 Mensaje del Presidente Espero que hayas tenido un excelente inicio de año 2011 tanto en loEn este número profesional como en lo personal. Deseo comenzar este mensaje1 Mensaje del Presidente contándote que ya somos 357 profesionales que conformamos Tu Capítulo y esto se traduce en mayores oportunidades para2 PMI en tú Empresa intercambiar y crear conocimiento en la comunidad panameña de practicantes de Project Management, así como para ampliar tu red3 Lecciones Aprendidas – Antes profesional. No pierdas la oportunidad de convertir tu participación de empezar, conforme avanzas como miembro en una experiencia profesional de intercambio, y cuando has terminado aprendizaje y crecimiento, a través de una participación activa porque suceden cosas buenas cuando te involucras con PMI.4 Reunión Mensual5 Rol del PMP en un Proyecto El principal medio que tiene Tu Capítulo para acercarte una diversidad de conocimiento actualizado en Project Management es6 Novedades de Tu Capítulo el 3er Congreso Nacional de Gerencia de Proyectos. Este año el congreso se llevará a cabo en el Hotel El Panamá, los días miércoles 25 y jueves 26 de mayo, así como un día exclusivo para talleres el viernes 27 de mayo. Ya hemos registrado en lista de espera a algunos interesados locales y extranjeros y sugiero que no te quedes por fuera y empieces a programar tu participación desde ahora, en esta gran experiencia de aprendizaje y de interacción con otros profesionales que comparten tus intereses, y que aproveches el beneficio que tienes como miembro de un importante descuento en tu inscripción. El Congress Project Action Team (CoPAT), sus comisiones y la Junta Directiva tenemos este evento como nuestra prioridad y todos los esfuerzos están destinados a que tu experiencia al participar de este congreso te permita sacarle el máximo provecho. Estamos abiertos a tus ideas y sugerencias, o si deseas ser parte del equipo de voluntarios que está haciendo que este congreso sea historia, escríbenos a congreso2011@pmi-panama.org Recuerda que este es Tu Capítulo, PMI eres Tú, que Suceden cosas buenas cuando te involucras con PMI y que ¡Juntos haremos historia! 3er Congreso Nacional de Gerencia de Proyectos (25 al 27 de mayo de 2011) "Cultura de Proyectos para el Éxito de las Organizaciones” Abdiel Ledesma, PMP PMI Capítulo Panamá | Presidente http://pmi-panama.org/congreso Abdiel Ledesma, PMP PMI Capítulo Panamá - Presidente

BOLETÍN PARA MIEMBROS PMI en tu EmpresaContinuando con la iniciativa de PMI en tu Empresa llevamos a cabo una sesión con ejecutivos de la Empresa Cable &Wireless Panamá. Nuestro Vicepresidente de Educación Ing. David Díaz, lidero usa sesión enriquecedora sobre la temáticade administración de proyectos, además de brindar conocimientos generales sobre PMI y PMI Panamá y lascertificaciones disponibles..

BOLETÍN PARA MIEMBROS PÁGINA 3 Lecciones Aprendidas – Antes de Empezar, Conforme Avanzas, y Cuando has Terminado Por Gareth Byatt, Gary Hamilton y Jeff Hodgkinson Aprende sobre la marchaEinstein dijo una vez que la definición de locura es hacer la mismacosa una y otras vez y esperar un resultado diferente cada vez. Aprende sobre la marcha durante un proyecto suena lógico,Este enunciado puede ser aplicado a la forma en que nos pero en ocasiones fallamos de separar tiempo para ello,enfrentamos a los proyectos. Si no tomamos el tiempo de porque estamos muy ocupados trabajando en el proyecto. Esoaprender de las experiencias previas ya sean nuestras o de otros, suena extraño, pero es cierto! Tomarse el tiempo paracapturar lo que aprendemos conforme avanzamos, y resumirlo lecciones aprendidas con “resúmenes rápidos” durante uncuando terminamos, ¿Cómo podemos esperar asimilar y transmitir proyecto puede ser de mucha ayuda. No tiene que ser hecholas lecciones aprendidas a otros? de manera formal. Algunas organizaciones lo realizan de formaEste artículo no cubre en detalle los procesos involucrados para corta, con revisiones agudas de que paso y por qué, y buscarlecciones aprendidas efectivas. Una gran cantidad de material y consenso acerca de que debe cambiarse “a mitad del vuelo”.recomendaciones de especialistas existen en el tema; y lo que Piensa acerca de tomarte el tiempo para esto durante tuhacemos, es resumir algunos “puntos para considerar” para tus proyecto – pero solo si estás preparado para absorber y actuarproyectos más recientes – ya sea que estés preparándote para sobre lo recopilado durante el resto de tu proyecto.iniciar o estén ya iniciados. Realiza una adecuada revisión de “lecciones aprendidas” alAprende antes de hacer algo al “pensar inteligentemente” final de tu proyecto.Cada proyecto es único. Aunque eso es cierto, es muy probable Es importante revisar las lecciones que todos han aprendidoque alguien haya completado un proyecto similar al que tú y tú después de que el proyecto ha terminado. En realidad,equipo han iniciado o estarán iniciando próximamente. Para considera hacerlo un requerimiento “mandatorio” para cerrarhacer mejor uso de lecciones pasadas, “piensa inteligentemente”. los proyectos. Algunas personas lo llaman lecciones de fin deEs posible encontrar una gran cantidad de material histórico, ya proyecto, lecciones aprendidas como “Retrospectivas,” y otrossea técnico o genérico, disponible para todo el mundo, ya sea de les llaman Revisiones post-implementación o simplementedominio público o propietario. No todo está grabado y Revisiones de lecciones aprendidas. Sin importar su nombre, escodificado. ¿Cómo encuentras las “pepitas de oro” de las importante resumir los proyectos con una revisión de quelecciones que te ayudaran más? funciono bien, que pudo haber funcionado mejor, y que tusUna lección aprendida puede ser definida como “conocimiento lecciones aprendidas sean transferidas hacia un punto deadquirido a través de experiencias, exitosas o no, con el propósito coordinación (ejemplo: Oficina de Gerencia de Proyectos)de mejorar ejecuciones futuras.” Puede ser en la forma de para uso futuro. Este artículo no entra en detalles de la mejorconocimiento que está incorporado dentro de un proceso de manera para ejecutar estas revisiones; en su lugar, resumimostrabajo, política, o guía, una sugerencia para mejorar el algunos puntos clave para considerar:rendimiento futuro, una solución a un problema o una acción  Nombra un facilitador, si es posible – ellos seráncorrectiva, o un ejemplo de una situación adversa que se debe imparciales y ayudaran a guiar el proceso.evitar.  Revisa lo bueno y lo malo y enfócate en las “pepitasMientras que muchos de nosotros disfrutamos el desafío de de oro” que pueden ser reusados. resolver problemas, es importante preguntarnos:  Discute como proyectos futuros pueden tomar ventaja ¿Cuáles son las cosas más importantes que yo debo de las lecciones aprendidas y como relacionarlos con conocer? la organización o el equipo. ¿Dónde puedo encontrar las respuestas a mis preguntas? ¿Qué fuentes puedo reutilizar, y donde las puedo Inserta tus aprendizajes dentro de “la forma en que haces las encontrar? cosas” ¿Con quién las puedo conversar? ¿Cuando una lección pertinente es aprendida, puedes tu o siComo conduces tus actividades de “aprendizaje previo” y la existe la Oficina de Gerencia de Proyectos, insertar estascantidad de tiempo y costos que inviertes depende de la tarea lecciones dentro de un nuevo procedimiento o política? Si no,que tengas por delante. Como mínimo, creemos que vale la pena ¿puedes asegurarte que todos los proyectos aprendan estashacer el esfuerzo de conversar con otros y escuchar sus historias. lecciones?Adicionalmente, deberías considerar agendar una reunión formalcon el equipo que completo un proyecto similar; incluso puedes Conclusiónhacer un “simulación de roles con diferentes escenarios” conestas personas sobre que podría pasar durante tu propio En conclusión, creemos que procesos simples para leccionesproyecto. Cualquiera sea el método que tu adoptes, la clave es aprendidas, antes, durante y después del proyecto pueden serasegurar que pienses inteligentemente y que te prepares con el de inmensa ayuda para ti, tus equipos y las organizacionesconocimiento que te ayudara a hacer que tu proyecto sea un para las cuales trabajes.éxito. No hagas las cosas de la misma manera que lo hiciste laúltima vez, si deseas ver un resultado distinto! Si tienes alguna opinión sobre este artículo, nos gustaríaUn último consejo del “aprendizaje previo”: cuando estas escuchar tus comentarios. Por favor escríbenos ainiciando un nuevo proyecto, no acudas siempre a las mismas Contactus@pmoracles.com con tus comentarios.personas para aprender de eventos pasados. Piensa “fuera de lacaja”. ¿Conoces personas que trabajen en otros departamentosde tu organización, o asumiendo que sea una política aceptadaen tu compañía, de otras organizaciones, incluso de otrasindustrias o profesiones?

BOLETÍN PARA MIEMBROS Vibrante Reunión MensualEn nuestra reciente reunión del mes de Marzo, tuvimos la oportunidad de compartir conocimiento con 2 expositoresinvitados que nos deleitaron con charlas de Líderazgo y de técnicas para enfocar los esfuerzos de gestión deproyectos, Además recibimos novedades de nuestro capítulo por parte de nuestro Presidente Ing. Abdiel Ledesma.

BOLETÍN PARA MIEMBROS PÁGINA 5 Rol del PMP en un ProyectoPor: Francisco Linares, PMPRecordemos que un gerente de proyecto tiene principalmente un rol de integración más que de ejecución –algo así como un “Director de Orquesta”. En el ámbito de los proyectos de TI existen los gerentes de proyecto quevienen del mundo técnico y otros no; si los primeros aprenden a delegar y supervisar a su equipo, se conviertengeneralmente en excelentes profesionales en proyectos, caso contrario quedan atrapados en las tareasrutinarias, en los problemas técnicos, en los issues, perdiendo la visión general que se gananormalmente monitoreando los costos, tiempos y alcance (Triple restricción)En el caso de aquellos gerentes de proyecto que no vienen precedidos de mucho expertis técnico, deben valerseen un principio de su Liderazgo y enfoque a resultados para obtener la mejor productividad del equipo, sinperder de vista que deben involucrase en el trabajo técnico hasta un punto que les permita seguir mirando elhorizonte (control sobre la triple restricción)Los siguientes roles que aquí sugerimos y comentamos son una guía general que un gerente de proyecto debetener en cuenta , para no desenfocarse de su trabajo principal : Dirigir el proyecto.Integrador· El Gerente de Proyecto debe de tener la visión global del proyecto y para eso necesita entender desde elinicio los objetivos del proyecto, las necesidades del cliente, la cultura organizacional de la compañía,información histórica, sistemas actuales, etc.· Los documentos principales donde se recopila esta información son el Project Charter y/o Declaración dealcance.Comunicador· Conocer qué? y cómo? comunicar. No es lo mismo preparar un informe para un sponsor (resumen) que para el equipo del proyecto (más detalle)· Para ser un buen comunicador hay que asegurarse que la comunicación fluya en todas las direcciones,stakeholders, sponsor, cliente, proveedores y principalmente al equipo de trabajo.· La manera de plasmar donde? cuando? y cómo? cada uno de ellos recibe la información debe dedesarrollarse en una Matriz de comunicaciones como parte del plan de gestión del proyecto.Liderar el Grupo· Para ser un líder reconocido, el gerente de proyecto debe ser formalmente autorizado (Project charter)· Delegar el trabajo técnico a los expertos del equipo de trabajo· Planear, priorizar y definir estándares· Construir el “ equipo de proyecto “ motivarlo y recompensarloTomador de decisiones· Resolución de las causas raíz de los Problemas. Mantener una actitud proactiva y positiva, tomando acciones preventivas y/o correctivas necesarias para corregir las desviaciones. No se quede dormido a esperarque los problemas literalmente “le peguen en la cara”.Creador de Clima· Debe de crearse una atmosfera apropiada para el equipo de trabajo, fijando políticas generales deconducta, sistema de medición de desempeño y un sistema de recompensa en base a resultados· Para evitar conflictos, es bueno conocer cuáles son las principales fuentes de conflicto en un proyecto paraasí poder anticiparse, según algunos libros de consulta estos son los principales : 1.Schedulle, 2.Prioridades,3.Recursos,4.Cuestiones técnicas, 5.Costos, 6.Personalidad.

BOLETÍN PARA MIEMBROS Novedades Recientes de Tu Capítulo En la última reunión mensual nuestro Presidente nos compartió importantes novedades de acontecimientos en nuestro capítulo.  Hemos Alcanzado el Milestone de 357 Miembros  Se realizo el relanzamiento de nuestro sitio web con nuevo diseño y funcionalidades  Se realizo el inicio de la etapa de inscripciones para nuestro 3er Congreso Nacional de Gerencia de Proyectos, puedes ver todos los detalles del congreso y la inscripción en línea en nuestra página web http://pmi-panama.org/congreso/  Tal como se indico contamos con diferentes oportunidades de voluntariado para apoyar en el congreso en actividades previas y en actividades a realizar durante el congreso, para mayores detalles escribenos a congreso2011@pmi-panama.orgailto:"Suceden cosas buenas cuando te involucras con PMI" Síguenos en Facebook, LinkedIn, y Twitter3er Congreso Nacional de Gerencia de Proyectos (25 al 27 de Mayo 2011)"Cultura de Proyectos para el Éxito de las Organizaciones”

Boletin PMI Panamá Número 4

by Eberhard Balmaceda on Mar 27, 2011

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