Easy Distribution
“ Het hybride model voor digitale
factuurverwerking”


Webinar eFacturatie




Drs. M. (Martin) van Essc...
Agenda

•   ICreative bv
•   Wat is eFacturatie
•   Regelgeving eFacturatie
•   Verkoopfacturen versturen
•   Inkoopfactur...
ICreative bv

• Opgericht in 2001
• Kernactiviteit: Budget-to-Pay solutions
• Gerenommeerd
  – Basware
  – Kofax
  – Value...
eFacturatie
• eFacturatie: een papierloos proces rondom het versturen
  én ontvangen van facturen
   – Digitaal versturen ...
Regelgeving eFacturatie

• Ministerie Economische Zaken, project
  eFacturatie overheid:
  – Marco Pastors, ambassadeur
  ...
Regelgeving eFacturatie




                          6
Verkoopfacturen digitaal versturen
• Daadwerkelijk versturen:
   –   Standaard ERP functionaliteit (vaak 1 bestandsformaat...
Inkoopfacturen digitaal ontvangen
• Voordelen digitaal ontvangen
   – Reductie manuele handelingen
   – Meeste voordelen i...
Factuur per e-mail




                     9
Nadeel: verschillende processen
controleren
•   Papier
•   Hub
•   E-mailadressen
•   FTP
•   Portals….


• Verschillende ...
Onze oplossing
• Easy Distribution; Ed
• Ed Ontvangt; oplossing die de verschillende
  distributiekanalen kan monitoren
  ...
Ed Ontvangt: Procesoverzicht
                                               Ed ontvangt
                              teru...
Dashboard




            12
Efficiënter verwerken van ontvangen
inkoopfacturen
• Voordelen digitale verwerking:
  – Hogere productiviteit
  – Hogere k...
Digitaal verwerken
                                        Expense Portal


                                   Admin / Mon...
Scannen van inkoopfacturen




Een voorbeeld van de schermindeling van Kofax waarbij, indien van toepasssing, de
gegevens ...
Automatisch matchen orders




De module is eenvoudig in te zetten en is tevens in eigen beheer. U kunt bijvoorbeeld
diver...
Coderen van kostenfacturen




-Boeken van een kostenfactuur kan onder andere met behulp van een
‘bookingtemplate’ en verv...
Budgethouder kan facturen
controleren




                            18
Integratie

• Ervaring met:
  –   AccountView
  –   Afas
  –   Axapta
  –   Baan
  –   Coda
  –   Exact
  –   SAP
  –   Na...
Rapportage




             20
Implementatie
• Doorlooptijd van 2-3 maanden is reëel.
• Scheppen van de juiste verwachtingen is “Key”.
• Definitiestudie,...
Wrap-up
• Regelgeving is voor Nederland positief gewijzigd

• Diverse leveranciers die e-mail/PDF willen versturen

• Ed O...
Easy Distribution
Optimale e-facturatie!


www.icreative.nl




Vragen/meer info?

Kevin Verlangen
kverlangen@icreative.nl...
Upcoming SlideShare
Loading in...5
×

eFacturatie Presentatie I Creative Webinar 2 Juli 2009

808

Published on

0 Comments
0 Likes
Statistics
Notes
  • Be the first to comment

  • Be the first to like this

No Downloads
Views
Total Views
808
On Slideshare
0
From Embeds
0
Number of Embeds
1
Actions
Shares
0
Downloads
21
Comments
0
Likes
0
Embeds 0
No embeds

No notes for slide

eFacturatie Presentatie I Creative Webinar 2 Juli 2009

  1. 1. Easy Distribution “ Het hybride model voor digitale factuurverwerking” Webinar eFacturatie Drs. M. (Martin) van Esschoten Donderdag 2 juli 13.00 – 14.00 uur
  2. 2. Agenda • ICreative bv • Wat is eFacturatie • Regelgeving eFacturatie • Verkoopfacturen versturen • Inkoopfacturen ontvangen – Formaten – Distributievormen – Hybride oplossing • Efficiënter verwerken van ontvangen inkoopfacturen 2
  3. 3. ICreative bv • Opgericht in 2001 • Kernactiviteit: Budget-to-Pay solutions • Gerenommeerd – Basware – Kofax – Value Added Solutions • Klanten in profit en non-profit; zoals Sogeti, AkzoNobel, Ministerie LNV, UWV, Endemol en KPMG • Ons succes – klantwens centraal; – pragmatische werkwijze; – proces- en materiedeskundig personeel; – bewezen oplossingen. 3
  4. 4. eFacturatie • eFacturatie: een papierloos proces rondom het versturen én ontvangen van facturen – Digitaal versturen van Verkoopfacturen – Digitaal ontvangen van Inkoopfacturen • Voordelen digitaal versturen – Kosten en milieu besparend (papier/porto en manuele handelingen); – geen vertraging door post; – meer zekerheid over verzenden/aankomst dan papieren facturen. • Manieren: – 1 op 1 (e-mail of FTP) – Portaal (versturen of ophalen) – Hubs (‘vertaal’ service) o.a. Basware BT en TNT elektronisch zakendoen 4
  5. 5. Regelgeving eFacturatie • Ministerie Economische Zaken, project eFacturatie overheid: – Marco Pastors, ambassadeur – UBL 2.0 als standaard • Ministerie Financiën – Minister Jan Kees de Jager – Geen digitale handtekening – PDF, Word, XML, CSV = origineel – Site:http://www.belastingdienst.nl/belastingconsulent/nieuwsbrief/nieuwsberichten/2009-02-24-09_efactureren.html 5
  6. 6. Regelgeving eFacturatie 6
  7. 7. Verkoopfacturen digitaal versturen • Daadwerkelijk versturen: – Standaard ERP functionaliteit (vaak 1 bestandsformaat); – diverse gespecialiseerde tools zoals Streamserve; – versturen via Hubs – volledig uitbesteden. • Uitdagingen: – Bijhouden extra masterdata (hoe een bepaalde leverancier zijn/haar factuur wenst te ontvangen). • Nabije toekomst: – ICreative Tool die extra masterdata kan managen indien ERP dit niet ondersteund; – Automatisch versturen, afhankelijk van wensen debiteur; – Hybride (1:1, als ook via externe hubs); – Ook geschikt voor intercompany facturen; – Publicatie op Verkoopfacturen portaal. 7
  8. 8. Inkoopfacturen digitaal ontvangen • Voordelen digitaal ontvangen – Reductie manuele handelingen – Meeste voordelen indien ook digitaal verwerken • Digitale formaten – PDF – CSV – Word – XML • Standaard van de leverancier • Standaard van de afnemer • UBL 2.0 • XML-hr • Etc. • Distributie – Ontvangen via een Hub (Basware BT, TNT Elektronisch zakendoen etc.) – Ftp – Ophalen van een Portaal – Of…… 8
  9. 9. Factuur per e-mail 9
  10. 10. Nadeel: verschillende processen controleren • Papier • Hub • E-mailadressen • FTP • Portals…. • Verschillende formaten • Waar gaat dit heen? • En hoe kunt u de kosten in de hand houden? 10
  11. 11. Onze oplossing • Easy Distribution; Ed • Ed Ontvangt; oplossing die de verschillende distributiekanalen kan monitoren – Leest e-mailadressen uit; bijv: facturen@uwbedrijf.nl – Haalt automatisch facturen van FTP-sites en/of HUBS – Vertaalt alles naar één formaat! • XML, CSV (standaarden) • PDF OCR-engine – Oftewel een hybride model • De cliënt valideert bovendien of de facturen voldoen aan opgestelde criteria • Directe koppeling met de ERP applicatie of factuur verwerkingsapplicatie • Implementatie 1-3 dagen, afhankelijk van de wensen 11
  12. 12. Ed Ontvangt: Procesoverzicht Ed ontvangt terugkoppeling xml Facturen leveranciers e-mail csv 1 (1:1 connectie) txt formaat + afbeelding pdf Hub en/of FTP post Fastscan / Kofax 12
  13. 13. Dashboard 12
  14. 14. Efficiënter verwerken van ontvangen inkoopfacturen • Voordelen digitale verwerking: – Hogere productiviteit – Hogere kwaliteit – Procesbeheersing • Eigenschappen – Scannen papieren facturen – Inlezen digitale facturen – Coderen kostenfacturen – Matchen orders – Routeren naar budgethouders – Integratie ERP – Rapportage 13
  15. 15. Digitaal verwerken Expense Portal Admin / Monitor / KPI ED SCANNEN AP Budgethouder Budget Control (Digitale facturen) • Fastscan OM • Coderen Auto • Codering Δ flow Actueel • Kofax • Matchen • Controleren beeld van o.a. • Scansys • Routeren • Goedkeuren beschikbaar XML/XBRL/ budget UBL2.0 • TNT Scanpost • Proces bewaken én • Uitbesteden • Boeken • Persoonlijk Archief PDF CM Order masterdata Masterdata Boeken boekingen Grootboek schema ERP 14
  16. 16. Scannen van inkoopfacturen Een voorbeeld van de schermindeling van Kofax waarbij, indien van toepasssing, de gegevens direct kunnen worden aangepast/ingevuld. 15
  17. 17. Automatisch matchen orders De module is eenvoudig in te zetten en is tevens in eigen beheer. U kunt bijvoorbeeld diverse toleranties zelf beheren voor verschillende leveranciers/companies voor het automatisch matchen van ordergerelateerde facturen. Daarbij kunt ook acties definieren in geval van een match of mis-match 16
  18. 18. Coderen van kostenfacturen -Boeken van een kostenfactuur kan onder andere met behulp van een ‘bookingtemplate’ en vervolgens automatisch worden verstuurd naar de betreffende budgethouder(s) via de Autoflow. -Indien een ordernummer is ingevuld, kunnen de orderregels direct opgeroepen worden. 17
  19. 19. Budgethouder kan facturen controleren 18
  20. 20. Integratie • Ervaring met: – AccountView – Afas – Axapta – Baan – Coda – Exact – SAP – Navision – Oracle – Et cetera. 19
  21. 21. Rapportage 20
  22. 22. Implementatie • Doorlooptijd van 2-3 maanden is reëel. • Scheppen van de juiste verwachtingen is “Key”. • Definitiestudie, technische implementatie, functionele configuratie, testen, finetunning, training en oplevering. • Alle klanten van ICreative zijn een referentie! 21
  23. 23. Wrap-up • Regelgeving is voor Nederland positief gewijzigd • Diverse leveranciers die e-mail/PDF willen versturen • Ed Ontvangt is de hybride oplossing voor het automatisch inlezen van facturen – per e-mail – ftp – eventueel externe hubs • Verder digitaal verwerken van inkoopfacturen mogelijk voor het automatisch matchen met orders/contracten en het automatisch routeren naar budgethouders • Integratie met ERP omgeving • Uitgebreide rapportages en proces monitoring 22
  24. 24. Easy Distribution Optimale e-facturatie! www.icreative.nl Vragen/meer info? Kevin Verlangen kverlangen@icreative.nl 23
  1. A particular slide catching your eye?

    Clipping is a handy way to collect important slides you want to go back to later.

×