Uploaded on

Presentatie van Jean Toussaint over Time Management tijdens het TE2D Talks event van E2

Presentatie van Jean Toussaint over Time Management tijdens het TE2D Talks event van E2

More in: Technology
  • Full Name Full Name Comment goes here.
    Are you sure you want to
    Your message goes here
    Be the first to comment
    Be the first to like this
No Downloads

Views

Total Views
140
On Slideshare
0
From Embeds
0
Number of Embeds
2

Actions

Shares
Downloads
10
Comments
0
Likes
0

Embeds 0

No embeds

Report content

Flagged as inappropriate Flag as inappropriate
Flag as inappropriate

Select your reason for flagging this presentation as inappropriate.

Cancel
    No notes for slide

Transcript

  • 1. Time Management Time Management tips voor ontwikkelaars
  • 2. Wat brengt Time Management je? Iedereen heeft wel dingen die hij graag wil doen. Een boek lezen, film kijken, afspreken met vrienden, hobby’s en nog veel meer. De tijd is de reden die ons weerhoudt om dit allemaal te doen. We beseffen niet hoeveel tijd we verspillen die we zouden kunnen gebruiken om dit allemaal te doen. Met de juiste mindset en Time Management skills, kan je een dag uitknijpen en elke seconde voor je laten werken in plaats van tegen je. De focus van Time Management verandert eigenlijk jouw gedrag en verandert niet de tijd. Een goed begin is het elimineren van je persoonlijke tijdverspillers. Uiteraard is dit ook belangrijk op je werkplek. Als ontwikkelaar jaag je steeds achter deadlines. De klant wacht, de manager komt rond en heeft maar een vraag “Wanneer?”. “Als het klaar is” is geen goed antwoord. Met goed Time Management, is het mogelijk om je werk te optimaliseren en veel meer te doen in een kortere tijd. Een belangrijke bekwaamheid voor managers. “Maar ik ben geen manager?”, kan je je afvragen. Dat klopt, maar ook ontwikkelaars moeten dit leren. Taken prioritiseren, weten wat je volgende actie is en juiste tijdsinschattingen kunnen geven. Het maakt je productiever en efficienter. Realiseer je dat Time Management een mythe is. Hoe goed we ook georganiseerd zijn, er zijn maar 24 uur in een dag. We kunnen enkel onszelf managen en wat wij doen met de beschikbare tijd. Time Management is het aanleren van methodes om effectiever met je tijd om te gaan. Mensen die actief werken op een systematische, georganiseerde en geplande manier, zijn veel productiever dan anderen die chaotisch werken. van methodes om prioriteiten te leggen, zodat men productiever werkt en minder tijd verspilt aan nutteloze dingen. Page § 2
  • 3. Time Management, ook voor mij? -  Elk uur telt voor het bedrijf en we zijn gebonden aan deadlines -  We willen op een intelligente wijze werken in een soms chaotische omgeving -  Mensen vragen aandacht en we komen in problemen met onze oplevering -  We hebben drukke dagen maar ze zijn niet productief en hebben geen tijd meer voor onszelf -  We worden constant gestoord, moeten ons verantwoorden in meetings en zijn bezig met firefighting. -  We moeten veel dingen tegelijk doen waardoor niets echt afgeraakt -  …. Herkenbaar? Dan heb je zeker baat bij deze presentatie over Time Management Beperkingen van tijd -  Je kan je tijd niet opslaan, terugwinnen of vermenigvuldigen. Je tijd is dus anders dan je geld -  Over tijd beslis jezelf, niet anderen en verschillen per individu -  Je kan je tijd ook niet op voorhand verspillen -  Je kan zeggen dat tijd het meest democratisch verdeelde middel is -  Tijd is afhankelijk van plannen en prioritiseren -  Tijd, acties en risico’s zijn met elkaar verbonden Page § 3
  • 4. Waar begin ik nu? Laat ik starten met het opzetten van deze presentatie als voorbeeld. Tenslotte tracht ik jullie in 10 minuten iets bij te brengen wat normaal een training van 1 of 2 dagen is. Hoe begin je daar nu aan? 1.  Plannen en prioritiseren ü  Binnen 3 weken een presentatie klaar hebben (Prioriteit is hoog maar niet dringend, ik kan dus voorbereidingen plannen) ü  De presentatie mag maar 10 minuten duren: test case: deze 1 maal uitleggen en tijd checken (kwaliteit en risico’s uitsluiten en hier tijd voor inplannen) ü  De extra informatie (tips, practische dingen, layout) pas ik aan nadat ik de basis informatie heb. ü  Tijdens de presentatie: ü  Er is veel informatie: beperkt tot basis tijdens presentatie en extra slides met tips wordt nadien meegestuurd (delegeren naar deelnemer om zelf te lezen) ü  Ik win tijd in de presentatie door de presentatie als praktisch voorbeeld aan te houden. ü  Er is een time keeper en ik identificeer op voorhand welke slides ik kan skippen ü  Er is een vragenronde na de presentatie van 1 minuut, tijdens de presentatie ga ik niet in op vragen ü  Dit is en bljft een Q2 activiteit, ik bespaar op layout kwaliteit indien nodig. 2.  Bescherm tijd en vermijd onnodige afleiding ü  ü  ü  ü  Ik plan 4 uur over een week in om informatie te vergaren Ik werk 1 dag in de laatste week aan de presentatie om de basis klaar te hebben. Ik beperk de vragen naar de groep tijdens de presentatie Extra vragen tijdens de presentatie worden doorverwezen naar de vragenronde 3.  Discipline en hou je aan de planning ü  Ik heb de planning voor het maken van de presentatie ingepland in mijn agenda in het Q2 kwadrant (zie later) ü  Ik heb zoveel als mogelijk de risico’s ingepland ü  Mijn beloning is dat ik kan aantonen dat 2Manage ook een bijdrage kan leveren aan 2Build en ik heb een opfrissing van eerdere opleidingen. Zo hebben we dus gelijk de drie belangrijkste punten aangaande Time Management besproken. In de volgende slides bekijken we het “waarom” dit belangrijk is. Page § 4
  • 5. Plannen en prioritizeren 1: Plannen en prioritizeren Het tijd kwadrant (Stephen Covey) is een van de beste time management tools die er zijn. Het is een goede, snelle herziening van de tijd matrix. URGENT NOT URGENT Q1 NESSICITY Q2 PRODUCTIVITY AND BALANCE PLAN TODO ASAP! DO RIGHT AWAY! IMPORTANT ACTIVITIES RESULTS q  Crises q  Pressing problems q  Deadline-driven projects ü  Stress ü  Burn-out ü  Crisis management ü  Always putting out fires ACTIVITIES q  Prevention q  Capability & improvement q  Relationship building q  Recognising new opportunities q  Planning, recreation RESULTS ü  Vision, perspective ü  Balance ü  Discipline ü  Control ü  Few crises NOT IMPORTANT Q3 DECEPTION Q4 WASTE AND EXCESS DELEGATE DUMP OR POSTPONE ACTIVITIES q  Interruptions, some callers q  Some mail, some reports q  Some meetings q  Proximate, pressing matters q  Popular activities Page § 5 RESULTS ü  Short term focus ü  Crisis management ü  Reputation - chameleon character ü  See goals and plans as worthless ü  Feel victimised, out of control ü  Shallow or broken relationships ACTIVITIES q  Trivia, busy work q  Some mail q  Some phone calls q  Time wasters q  Pleasant activities RESULTS ü  Total irresponsibility ü  Fired from jobs ü  Dependent on others or institutions for basics
  • 6. Plannen en prioritizeren Sommige dingen zijn dringend maar niet belangrijk (Q3), zoals het beantwoorden van een rinkelende telefoon dat blijkt een verkeerd nummer zijn of omgaan met een onderbreking van ons werk . Ze zien er dringend in eerste instantie, maar nadien beseffen we dat ze niet waren . Daarom Q3 is het kwadrant van misleiding. De meeste mensen bevinden zich hier. Om effectief en productief te zijn dan heb je zoveel mogelijk taken in Q2. Als je dit toepast op software ontwikkeling, zul je zien hoe belangrijk het is om ten minste 10 procent van je tijd in Q2 zetten. Dit is ook de reden waarom ik het opzetten van deze presentatie in Q2 heb gezet. Zo moet ik er niet last minute mee beginnen. In een perfecte wereld staat alles in Q2, maar de realiteit is niet zo. De meeste mensen doen eerst de taken in Q1 (vergeet niet, ze zijn een noodzaak) en als deze klaar zijn, besteden ze tijd aan Q2 taken. Dat is een manier om dit matrix te gebruiken, een andere manier is uw dag beginnen met een Q2 taak en zodra dat klaar is te starten met Q1 taken. Een benadering is niet noodzakelijkerwijs beter dan de andere. Doe wat voor u werkt! Terwijl Q1 activiteiten moeten worden gedaan, is het probleem meestal dat het ons altijd meer tijd kost dan het zou gehad hebben als we het zouden verzorgd hebben in de activiteit van Q2 . Bijvoorbeeld, als we vandaag aan een project met een deadline van volgende maand (Q2 - belangrijk maar niet dringend) al enige tijd zouden besteden, zou het ons kost een stuk minder kosten dan als we wachten tot de deadline (in stress en de kwaliteit van ons werk). Page § 6
  • 7. Keep focus 2. Bescherm je tijd en vermijd onnodige afleiding Met de ontelbare afleidingen van elke dag, is het zeer gemakkelijk om door iemand van je werk gehouden te worden en de focus en het zicht op prioriteiten te verliezen. Veel ontwikkelaars coderen geen 8 uur lang. Het is verkeerd om te veronderstellen dat afleiding niet productief zou zijn. In feite zeggen sommige ontwikkelaars zelfs dat hun beste werk geleverd wordt door even iets anders te doen en dan met een frisse kijk er op terug te zien. De juiste afleiding is dan in je planning iets voorzien om een andere (geplande) activiteit te doen, dit kan ook een pauze nemen zijn. Ontwikkelaars leiden vaak zichzelf af wanneer ze een probleem onderzoeken, ze vinden de informatie terug op een website maar nog veel informatie dat niet meer gerelateerd is aan het belangrijkste probleem. Dus, informatie gericht zoeken en krijgen! Let op, onspanning hoeft geen onnodige afleiding te zijn en is ook nodig maar plan deze in. Bijvoorbeeld de massage die we soms zien bij Cronos, is een deel van Time Management. Alleen is deze gepland en je kan het beschouwen als een vorm van belonen. Ook na een uur intensief op een probleem geconcentreerd te zijn geweest kan een vorm van ontspanning zijn om even te stretchen. In mijn Time Management cursus leerden we stretchen en dit op een bepaald tijdstip. Dit onstpant je geest en geeft terug een frisse kijk. Hoe kunnen we afleiding te identificeren? Volg de tijd en noteer waar uw tijd wordt het meest besteed. Ons geheugen is onbetrouwbaar om bij te houden hoe lang we tijd besteden aan de dingen dus schrijf het op en doe dit als het gebeurt (aan het begin of het einde van de taak). Afleiding is de belangrijkste moordenaar die ons ineffectief maakt. Page § 7
  • 8. Discipline 3. Discipline en hou je aan de planning Enkele nuttige tips om je meer gericht te worden op de dagelijkse taken. -  Breng zelf de discipline op om te weten wanneer het tijd is om te werken en wanneer het tijd is om te ontspannen. -  Haal de juiste hoeveelheid slaap en probeer stress te vermijden . -  Vrienden en familie die kunnen proberen om contact met u dat u wat rust en stilte nodig hebt om wat werk te voltooien en mag niet verstoord worden Inform . -  Denk vooruit over wat een afleiding (risico) kan zijn en proberen om afstand te nemen van het. Bijvoorbeeld , sociale media , chats , veel lawaai , en surfen op het web , dat is niet gerelateerd . Identificeren van risico's is soms nog belangrijker dan de planning . Dat komt omdat de planning werkt aan iets onzeker , terwijl achteraf het risico is gebaseerd op de realiteit en bedoeld om verbetering. Gebruik uw tijd EFFECTIEF, niet alleen efficient. Page § 8
  • 9. Conclusie Conclusie Deze 3 punten zijn een basis en startpunt aangaandeTime Management en een verbeterd leven. U zal deze resentatie ook nog electronisch krijgen en daar staan nog extra uitleg over Time Management en praktische tips. Mijn Time Management trainer zei altijd dat elk detail belangrijk is. Gewoonlijk treden fouten op omdat we een klein maar belangrijk detail over het hoofd hebben gezien. Help jezelf dus je dromen te verwezenlijken, vermijd chaos, plan en manage je tijd en wees succesvol en gezond. Dingen juist doen is niet zo belangrijk als de juiste dingen doen. Vragen? Page § 9
  • 10. Voordelen van Time Management -  Minder stress. Een betere organisatie zorgt voor minder stress. Langdurige stress is ongezond. -  Minder Verkwiste tijd. Je wil op het einde van je dag weten of je nu een goede dag had? Verkwisten van je tijd bezorgt je geen voldoening. -  Minder laatste minuutwerk. Opleveren van wat belangrijk is gaat sneller en je bent de deadline vaak voor. -  Minder Busywork. Busywork is werk dat je weghoudt van wat jij beschouwt als je passie. Waar jij waarde toevoegt. -  Minder opnieuw doen. Een betere organisatie helpt je om minder zaken opnieuw te doen. -  Minder inspanning. Starten en afwerken van je werk wordt makkelijker. -  Minder spanning. Je ondervindt minder spanningen met collega's en medewerkers. -  Je reputatie wordt beter. Je wordt gezien als betrouwbaar. Iemand van zijn/haar woord. -  Meer gedaan. Op het einde van je dag krijg je meer gedaan. Met dezelfde input heb je meer resultaat. Je productiviteit gaat omhoog. -  Meer vrije tijd. Je werk is gedaan in minder tijd dan anders. Je hebt dus tijd voor andere dingen. Onder andere tijd voor jezelf. -  Meer tijd voor je passie. Wanneer er minder busy werk is er meer tijd voor je great work. -  Meer resultaten. Je bereikt de doelen die je wil bereiken. De kunst is niet bezig te zijn, maar resultaten te halen. -  Meer nieuwe dingen leren kennen. Je krijgt ruimte voor je nieuwe zaken op je Masterlijst. -  Meer eigen tijd. Opnieuw tijd voor jezelf. -  Meer aandacht. Een leeg hoofd geeft je de mogelijk om in het nu te zijn. Niet georganiseerd zijn, geeft je een vol hoofd. Een vol hoofd zorgt voor verdeelde aandacht. -  Meer opportuniteiten. Meer aandacht laat je toe om dingen te bemerken die anders aan je aandacht voorbij gaan. -  Meer voldoening. Op het einde van je dag met een voldaan gevoel gaan slapen en reikhalzend uitkijken naar de volgende morgen. -  Meer rust in je hoofd. Zalig om echt aan niks te hoeven te denken. Het circus in je hoofd staat stil. -  Meer op tijd. Deadlines hebben je niet meer in hun macht. Je bent ruim op tijd. -  Meer energie. Dingen afwerken en realiseren geeft energie. Afsluiten maakt energie vrij. -  Meer dankbaarheid. Meer bezig zijn met je passie maakt je contenter. En dat is iets om dankbaar over te zijn. -  …. -  Page § 10
  • 11. Time Management Tips Maak een Time Management plan. Napoleon zei ooit dat enkel een goede planning tot een goed resultaat kan leiden. Hou dit voor ogen en besteed tijd aan een goede planning. Review ook regelmatig je planning en pas deze aan de realiteit aan. Als je het niet kan plannen, noteer dan je activiteiten Als een planning (nog) niet mogelijk is, hou dan je taken die je dagelijks doet gewoon bij. Update deze lijst tenminste bij de start en het einde van de werkdag. Zo kan je je onderbrekingen gaan vaststellen en weerkerende taken zodat je die in de toekomst kan gaan plannen. Zelfs door 1 week lang een day to day tracking bij te houden, brengt duidelijkheid van hoe we omgaan met tijd. Nadien bekijk je deze taken en tracht de activiteiten in de Matrix te gieten. Het zal al snel duidelijk worden welke taken kunnen gedelegeerd worden, welke prioritair zijn en welke beter en sneller kunnen gedaan worden en welke nutteloos zijn. Hou alle acties in een todo list bij Soms denken we geen werk meer te hebben en herinneren we ons later (of de manager) dat er eigenlijk nog een hoop aan taken openstonden. De enige manier om dit te vermijden is om taken te verzamelen in in een TODO list. Schat elke taak in en zet deadlines voor jezelf. Zo vermijd je om alles “last minute” te moeten doen. Stel routines in en hou er zoveel mogelijk aan Ondanks dat er zich soms een crisis voordoet, zul je veel productiever zijn als je de meeste van je tijd kan houden aan je routines. Identifieer deze dus en plan ze in. Verspil geen tijd met wachten Van vergaderingen tot tandarts afspraken, het is onmogelijk om te voorkomen dat je moet wachten op iemand of iets. Neem altijd iets mee. Technologie maakt het gemakkelijk om te werken waar je bent. Je laptop, tablet of mobiele telefoon helpt je hierbij. Er is altijd wel iets waar je tijdens het wachten verder mee kan. Delegeer indien mogelijk Als iemand een stuk van je werk kan overnemen en beschikbaar is, aarzel dan niet om een taak met hem te delen. Geef geen procedures maar objectieven en neem de verantwoordelijkheid en verantwoording voor de uitgevoerde taak. Omschrijf de taak duidelijk en geef een "how to test" voorbeeld. Volgende regels kunnen gebruikt worden om vast te stellen om een taak te delegeren of niet: §  Kan hij of zij dit sneller en beter? Indien ja, niet aarzelen, delegeren. §  Zal je een taak delegeren omdat je belangerijke taken eerst moet doen? Indien ja, delegeren. §  Is iemand in staat om een taak uit te voeren zonder je hulp? Indien ja , delegeren. §  Natuurlijk kan je ook werk naar je manager delegeren, maar maak er geen misbruik van. In een multi project omgeving, kan het werk niet evenredig verdeeld worden naar elk lid van een team. Soms moet iemand meer doen, soms iemand minder. Een project kan echter maar eerst opgeleverd worden als de laatste zijn werk opgeleverd heeft. Daarom moet delegeren in een team dus zeker gepromoot worden tussen de leden en niet enkel door de manager. Dit process is enkel maar effectief als er een open en eerlijke communicatie is zoals in Agile teams. Page § 11
  • 12. Time Management Tips Deel moeilijke taken in kleinere stappen in Mensen vermijden over het algemeen complexe en moeilijke taken. Maak dus kleinere deeltaken. Voeg ze later terug samen en je zal merken dat problemen opgelost raken. Een aanpak die vaak helpt is om bij iedere taak "how to test" omschrijving toe te voegen. Dit helpt je bijj het indelen en vermijd je tijd te moeten steken in het nakijkenvan een taak en terug opnieuw te moeten beginnen. Goed is beter dan perfect Als je code schrijft, is het belangrijker om op tijd klaar te zijn dan om de perfecte oplossing te maken die voor alles kan dienen. Doe eerst de taak en de extra’s kan je later nog toevoegen als er tijd is. Dit wil niet zeggen dat het niet "Get it right the first time“ moet zijn. Bespaar niet op coding conventions en code quality. Pure code verhoogt meestal de support time nadien. Overweeg (en plan) tussentijdse testen, het verhoogt de kwaliteit en snelheid van ontwikkeling. Pas prioriteiten aan en communiceer In software development is het mogelijk om enorm veel tijd te steken in dingen die niet belangrijk zijn voor de klant of zelfs helemaal geen meerwaarde hebben. Bijvoorbeeld, een regular expression schrijven om een coma-delimited array te delen of een CORBA application om 2 methods op een remote server aan te spreken. Er is een gouden regel om alle case te prioritiseren maar een paar tips kunnen helpen: §  Vraag een klant of manager om de taken en acties te prioritiseren en ordenen. Doe dit ruim op voorhand, niet iedereen kan deze vraag direct beantwoorden. §  Als iemand afhakelijk is van wat jij moet doen, doe deze taak dan eerst. §  Voor taken met gelijke prioriteit, voer een moeilijkheidsfactor in: moeilijkste of minst interessante taken eerst (sommigen geven voorkeur aan gemakklijkste taken eerst, waarom niet?). Zoek uit waar je jouw tijd aan verspilt. De mens is een sociaal wezen. Onze kennissenkring kan ervoor zorgen dat onze taken trager gaan op verschillende manieren. Soms door directe vragen, telefoon, sms, email,… Hierdoor krijgen we onderbrekingen en tijdsverlies. Onderbrekingen van 6-9 minuten hebben 4-5 minuten nodig om te herstellen. Dus met 5 onderbekingen verlies je gelijk een uur. Het is dus aangeraden om om deze onderbekingen te minimaliseren. Het is moeilijk om een firewall rond je te bouwen of anderen te negeren. De enige manier om dit uit te sluiten is om deze regelmatig voorkomende onderbrekeningen te identificeren. Als je het gehele plaatje hebt, is het gemakkelijker vast te stellen aan welke je nu aandacht zal besteden en welke niet. Velen van ons zijn een prooi aan tijdverspillingen, die we eigenlijk veel productiever kunnen gebruiken. Dit is de eerste stap naar effectieve time management. Page § 12
  • 13. Time Management Tips Maak tijd voor ontspanning Elke normaal mens kan 60 dagen overleven op enkel water. Met niet afdoende rust en slaap kan men veel sneller aftakelen. Verwacht dus geen hoge productiviteit als je moe bent. Slaap laadt je brein en helpt ons om dieper na te te denken. Plan je dagen dus adequaat in, bespaar niet op slaap en neem voldoende pauze en ontspanning. Als je vast zit met een probleem, kan je er uren over zitten tobben. Door een break te nemen van 10 minuten, zie je vaak een voor de hand liggende oplossing liggen. Ontwikkelaars zitten vaak 8 uur of meer per dag in een werktuimte bij hun computer. Dit leid vaak tot emotionele en physische ziektes. Een van onze organen die het meest te lijden heeft zijn onze ogen. Om dit te vermijden zijn er veel oog trainings technieken. Google maar "training eyes" en je zal zeker een gepast training vinden. Aarzel niet om vrienden en collega’s om advies te vragen Bijna elk IT project bevat risico’s. Meestal is het aan de ontwikkelaars om deze op te lossen wat dagen of weken kan duren. Om dit te vermijden kan je advies of hulp van een collega of vriend inroepen. Bijvoorbeeld: klanten van een project vroegen een extra beveiliging voor de applicaties aangaande virussen. Een deel van de beveiliging was om een component te downloaden van een server en deze in een DLL te laden zonder deze lokaal op te slaan. Zelfs na 2 uren van onderzoek, kon ik geen informatie vinden. Ik heb even gepauseerd en iemand gebeld die me kon helpen. Hij heeft me een link naar een tutorial gestuurd en het probleem was opgelost. Beloon jezelf Iedereen verwacht wel enige appreciatie of beloning voor zijn werk, vooral als iets afgewerkt is. Indien dit niet gebeurd zal je motivatie afnemen en de productiviteit verminderd . Dit is ook waarom wij liever voor anderen werken dan dingen te doen voor onszelf. Je kan dus beter jezelf iets beloven, nadat een taak uitgevoerd is. Bijvoorbeeld, nadat ik die taak gedaan heb, ga ik even een tof artikel lezen iets lekker eten. Multi Tasking Je werkt aan twee of dree projecten en de baas wandelt nog eens binnen met een vierde? We worden dagelijks gebombardeerd met zulke feiten. Je kan dan wel denken “Hey, ik doe meerdere dingen tegelijk, dit moet wel efficient zijn” Wel mijn vriend, je bent verkeerd, Multitasking is niet efficient. Je moet geen verschillende dingen tegelijk doen. We zijn het meest effcient als we gefocust en geconcentreerd op één taak. We moeten ons concentreren op één taak, afmaken en dan naar een volgende. Natuurlijk zijn er ogenblikken dat we moeten multi tasken maar tracht dit te beperken. Automating Tasks In ons werk, hebben we veel weerkerende taken. Iedereen die al eens in Sharepoint heeft ontwikkeld, weet waarover ik spreek. Je moet proeren om zoveel mogelijk deze taken te automatiseren en zoek een tool hiervoor. Er zijn veel open source programma’s die dit voor je doen: www.github.com , www.codeplex.com , http:// sourceforge.net/ of schrijf zelf een nieuwe. De meeste grote commerciele beschibare softwares zijn gestart op deze manier, gewoon omdat iemand sneller dingen wou doen. Let wel op dat dit weer niet je focus van de belangerijke dingen afhoud. Een goede manier is om dit bijvoorbeeld in Q4 te zetten en maandelijks een paar uur in te plannen om dit op te volgen (plannen en naar een ander kwadrant afandelijk van je tijdswinst). Page § 13
  • 14. Six Sigma S.M.A.R.T. approach Six Sigma also has a Time Management approach. The SMART (Specific, Measurable, Actions oriented, Reasonable, Timely) approach also is based on the same principles we explained but presented in an other way. This view can also help you to plan your work. Get SMART -  Specific goals are more likely to be achieved than nonspecific goals. Some questions to consider: -  Who is involved? -  What is your goal? -  When is the target date? -  Why this is important? -  Measurable -  Measuring progress toward a goal helps people stay on track, reach target dates and experience achievement. Staying on track will result in a continuous improvement cycle that leads to motivation and goal attainment. -  Action oriented -  To keep from becoming overwhelming, goals should be broken down into action steps. Each step moves a person closer to successful goal achievement. -  Reasonable -  Avoid setting unreasonable expectations. Personal and situational factors may influence the ability to reach a goal. Some personal factors to consider are tiredness, physical well-being and other commitments. -  Timely -  Define start and end points to the goal. Maintain commitment to these deadlines. Goals without deadlines or schedules for completion tend to be put aside for the day-to-day crises that invariably arise. Page § 14
  • 15. Praktische tips & tooling Dagelijkse tips op de werkvloer §  §  §  §  §  §  §  §  §  §  §  Leer nee zeggen Geef feedback Als je op voorhand weet dat het niet haalbaar is, breng het ter sprake Begin een meeting ontspannen, duik niet meteen in het onderwerp Maak doelen Beloon jezelf Delegeer Zet prioriteiten KISS: Keep It Simple And Stupid Vraag op tijd hulp in Geef altijd een datum voor afspraak, vermijd dat mensen met vragen blijven zitten wanneer ze iets vragen Tooling §  Outlook is je vriend -  Hou een takenlijst bij -  Blokkeer je agenda voor middagpauzes -  Elke morgen 15 minuten inplannen voor emails te lezen, administratie zorgen ervoor dat je rustig je emails kan lezen ipv direct in een meeting te verdwijnen en belangrijke dingen mist. -  Creeer ruimte in je agenda. Bijvoorbeeld half uur tussen vergaderingen. Zo kun je je voorbereiden en stress je minder. -  Hou tijd voor jezelf en social, boek dus ook je prive in -  Stuur taken door via outlook en volg ze op -  Maak 4 folders in je email, gebaseerd op de matrix en klasseer ze elke dag. Zo vermijd je nodeloos tijd te verliezen aan nutteloze emails, je hebt alle informatie doorgenomen en/of gepland om die later te verwerken. Bijvoorbeeld verwerkte ik alle emails in Q4 in een gepland uurtje op vrijdag. -  Zet rules op je email: bijvoorbeeld emails waar je in CC staat zijn niet belangrijk, automatisch naar Q4. Page § 15