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e-Xyon -V Congresso Nacional GEJUR - Apresentacao Victor Rizzo
 

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    e-Xyon -V Congresso Nacional GEJUR - Apresentacao Victor Rizzo e-Xyon -V Congresso Nacional GEJUR - Apresentacao Victor Rizzo Presentation Transcript

    • Setembro / 2013 Como aumentar o desempenho dos negócios jurídicos e atingir as metas estratégicas através do uso de tecnologia e alinhamento de processos.
    • AGENDA  Introdução  Visão Geral sobre Planejamento Estratégico  Produtividade x Riqueza x Tecnologia  Case 1 – Não conformidade Jurídica  Case 2 – Redesenho de Processos  Grandes Oportunidades
    • Qual a diferença? Iluminar e aquecer Medicina: cirurgias, oftalmologia, ablação, estética Indústria: corte de metais, solda, medição, Militar: marcar alvos, guiar misseis Medicina Forense: detecção de impressões digitais, Tecnologia: Impressão, CD´s, código de barra, hologramas Engenharia: medição de distância (terra/lua) Iluminar e aquecer INTRODUÇÃO
    • Física (feixe de luz) Coerente Colimada Monocromática Negócios Alinhamento Foco Diferença ! INTRODUÇÃO
    • Estratégia Processos Tecnologia (Ferramenta) Desdobramento da Estratégia Alinhamento INTRODUÇÃO
    • VISÃO GERAL PLANEJAMENTO ESTRATÉGICO
    • VISÃO GERAL Objetivos (futuro) Estado Atual (presente) Caminho PLANEJAMENTO ESTRATÉGICO
    • VISÃO GERAL Estado Atual (presente) Objetivos (futuro) Ambiente (mercado, economia, etc) Caminho PLANEJAMENTO ESTRATÉGICO
    • VISÃO GERAL Estado Atual (presente) Objetivos (futuro) Caminho Restrições Externas (concorrência, regulação, etc) Ambiente (mercado, economia, etc) PLANEJAMENTO ESTRATÉGICO
    • VISÃO GERAL Estado Atual (presente) Objetivos (futuro) Restrições Externas (concorrência, regulação, etc) Restrições Internas meios, recursos, processos e competências Caminho Ambiente (mercado, economia, etc) PLANEJAMENTO ESTRATÉGICO
    • CENÁRIO GERAL um Método de Planejamento para Atingimento dos Objetivos do Caminho e Recursos Necessários considerando o Ambiente e as Restrições RESUMO PLANEJAMENTO ESTRATÉGICO
    • PRODUTIVIDADE x TECNOLOGIA
    • PRODUTIVIDADE x TECNOLOGIA
    • Produtividade Agrícola PRODUTIVIDADE x TECNOLOGIA
    • Aumento da Produtividade e Riqueza baseados em:  Tecnologia  Processos  Gestão da Qualidade • Conformidade • Redução de não-conformidade • Redução de retrabalho • Redução de refugo PRODUTIVIDADE x TECNOLOGIA
    • Área Jurídica ainda não realizou de ganhos relativos a:  Tecnologia (“burocracia”)  Processos  Gestão da Qualidade Reatividade ou desconhecimento? PRODUTIVIDADE x TECNOLOGIA
    • Consequências para área Jurídica:  Perdas financeiras (revelias, multas, depósitos jud, etc)  Elevados índices não conformidade (*)  Redução de margens (*)  Aumento de risco no acompanhamento dos processos PRODUTIVIDADE x TECNOLOGIA
    • CONFORME NÃO CONFORME SEM TRAMITAÇÃO (SEM QUALQUER PUBLICAÇÃO NO TRIBUNAL) TOTAL DE PROCESSOS LOCALIZADOS 172 219 62 453 37,97% 48,34% 13,69% 100,00% 42,00% 46,00% 12,00% CONFORME NÃO CONFORME CASE 1 – NÃO CONFORMIDADES NÃO CONFORMIDADES JURÍDICAS Indústria: PPM – Partes por Milhão ( 1/ 1.000.000) Área Jurídica: Décimo (1/10)
    • 0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80% 90% 100% 8 2 10 8 44 11 2 3 20 6 3 4 17 1 3 16 6 3 5 20 6 6 27 5 5 11 1 21 17 12 28 8 10 22 10 4 6 1 40 2 2 8 5 1 1 1 1 CONFORME NÃO CONFORME SEM POSSIBILIDADE DE ANÁLISE Grau de Conformidade de Acompanhamento por Escritórios Escritórios (A, B, C, etc) CASE 1 – NÃO CONFORMIDADES NÃO CONFORMIDADES JURÍDICAS
    • Margem Retrabalho Custo + Despesas Limitação da Remuneração (mercado, competição, licitações) Situação atual Situação futura (?) PRODUTIVIDADE x MARGENS Tecnologia Processos Qualidade
    • Contexto  Escritório de Advocacia - todo território nacional  Controle de despesas administrativas filias  Aproximadamente 3400 doc’s manipulados / mês  Sem suporte adequado de tecnologia  Processo de trabalho sem procedimento claro  Despesas aumentando continuamente ( 9,2 % faturamento bruto )  Impactos sobre o fluxo de caixa  Carência de Informação Gerencial CASE 2 – REDESENHO PROCESSO
    • Diagnóstico  documentos com não-conformidades - 12 %  nº médio de atraso p/ envio - 9,5 dias  tempo de processamento de documentos - 9 dias  demora na emissão de relatórios gerenciais  incorreção nas informação de relatórios gerenciais CASE 2 – REDESENHO PROCESSO
    •  identificação de principais tipos de não-conformidades ( auditoria )  redesenho do processo já contemplando a solução das nc’s  elaboração de procedimento de trabalho  capacitação de equipes  introdução de tecnologia de gestão CASE 2 – REDESENHO PROCESSO Ações implementadas
    • Redesenho do processo - Fluxograma CASE 2 – REDESENHO PROCESSO Receber da prestação de contas Registrar recebimento conferir quant de documentos e conformidade dos mesmos c/ a prestação de contas Conferência OK Solicitar envio doc’s faltantes Registrar no controle (Incompleto) Docs Disponíveis ? Enviar para distribuição Enviar Docs em 24hs Conferir qtd de Docs Conferência OK? Verificar Diferença Montar lotes Conferência OK? Fluxograma da Prestação de Contas Data: 05/10/98 Registrar no controle(Completo) Registrar Recebimento Sim Não Sim Não BA Coordenadores Filial Controle / Distribuição Implantação Financeiro S.P. Sim Não NãoSim Existem Desvios S/N Enviar para análise Registrar em relatório Indicar Motivo Implantação Submeter ao Coordenador Glosa C:advocaciaproc_prest_cont Análise de desvios nos Docs. Despesas cobertas S/N? Fluxograma da Prestação de Contas Data: 05/10/98 Despesa Aprovada S/N Sim Não Não Sim Não Sim BA C Liberar Implantação
    • PROCEDIMENTO OPERACIONAL - PO CÓDIGO: PO/GQLD/005/99 ALTERAÇÃO: 06 FOLHA: / 10 Redesenho do processo - Procedimento Distribuição Documentação Controlada Conteúdo do Procedimento ASSUNTO: FUNDO FIXO TÍTULO: FUNDO FIXO DE RECURSOS FINANCEIROS DISTRIBUIÇÃO 1) OBJETIVOS É o recurso financeiro destinado a suprir as necessidades diárias dos Escritórios , no que se refere às despesas provenientes do funcionamento e atividades da Assistência Jurídica. 2) DESTINAÇÃO DOS RECURSOS O Fundo Fixo destina-se, especificamente, à cobertura das seguintes despesas: - Aluguel de sala - Condomínio - Aluguel de linhas telefônicas - Tarifas de água, esgoto , energia elétrica, telefone, IPTU, outros impostos ou taxas - Internet - Teletrim / Pager ( aluguel e taxa ) - Material de escritório, copa, limpeza ( anexo 5 ) - Transporte de documentos - Jornais , revistas e periódico - Serviços de terceiros ( faxineira / office boy ) - Manutenção de instalações e equipamentos - Transporte coletivo ou táxi ( somente para advogados ) - Cópias de documentos e afins - Custos financeiros ( IOF / CPMF ) - Despesas bancárias ( talões / extratos / manutenção de conta ) NOTA 1: Somente está autorizada a compra de material de escritório , copa e limpeza dos produtos constantes no anexo 5. NOTA 2: Qualquer compromisso de pagamento vinculado à compra de bens e serviços será incluído nas previsões de despesas quando solicitado e aprovado pelas Coordenações Administrativa, Financeira e de Operações . 3) RESPONSABILIDADES E ALÇADAS 3.1 ) Caberá à Coordenadoria Geral estipular o valor do fundo fixo de cada Escritório, de acordo com as características do mesmo . 3.2) Todas as atividades relacionadas ao Fundo Fixo estão subordinadas às Coordenadorias Geral, Administrativa e Financeira. Elaborado por : Aprovado por : Cibele Ohana Visto : Visto : Data : 15.06.1999 Data : 15.06.1999 CADM, CFIN, CJUR, Escritórios de Assistência Jurídica Liberado por : Coordenadoria Geral Visto : Data : 15.06.1999 Victor Rizzo Emissão Aprovação CASE 2 – REDESENHO PROCESSO
    • Dados da Prestação de Contas NAJ: Secretária : Coordenador: Período: Data recebimento: / / 1ªConferência de documentos: completo incompleto quant____ . Providências : solicitar remessa de documentos em 24 h Documentos faltantes: Data: / / Responsável: 2ª Conferência de documentos: completo incompleto quant____ Data: / / Responsável: DESPESAS NÃO COBERTAS LIBERAÇÕES Nº Doc Tipo de despesa Motivo da Glosa Valor Sim Não Resp DESVIOS LIBERAÇÕES Nº Doc Tipo de despesa Motivo da Glosa Valor Sim Não Resp Implantação de documentos Data: / / Responsável Valor da prestação de contas Valor de despesas glosadas Valor de despesas aprovadas Anexos : comprovantes de despesas prestação de contas original do Naj prestação de contas p/ GOPE Relatório de Prestação de Contas - NAJ ANEXO 04 PROCEDIMENTO OPERACIONAL - PO CÓDIGO: PO/GQLD/005/99 ALTERAÇÃO: 06 FOLHA: / 10 Redesenho do processo - formulários CASE 2 – REDESENHO PROCESSO
    • Total Horas p/ Etapa do Processo ( processo sem desvios ) 0 10 20 30 40 50 60 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 Etapa do Processo TotalHoras CASE 2 – REDESENHO PROCESSO
    • Evolução das Despesas Administrativas ( % sobre faturamento = U$1,6 mi mensal ) 0,0% 1,0% 2,0% 3,0% 4,0% 5,0% 6,0% 7,0% 8,0% 9,0% 10,0% Meses DespesasAdministrativa (%sobrefaturamento) 9.2% 5.5% Redesenho do Processo Indicadores do Negócio CASE 2 – REDESENHO PROCESSO
    • Indicadores do Processo Quantidade de Documentos / % de desvios externos ( NC's ) 2800 2900 3000 3100 3200 3300 3400 3500 3600 3700 Ago Set Out Nov Dez Jan Fev Mar Abr Meses Quantidadedoc's 0 5 10 15 20 25 30 %NC's Quantidade Doc's % NC's CASE 2 – REDESENHO PROCESSO
    • Número Médio de Dias de Atraso 0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 Ago Set Out Nov Dez Jan Fev Mar Abr Meses DiasdeAtraso CASE 2 – REDESENHO PROCESSO Indicadores do Processo
    • Tempo de Processamento de Doc's 2 3 4 5 6 7 8 9 10 Ago Set Out Nov Dez Jan Fev Mar Abr Meses QuantidadeDias CASE 2 – REDESENHO PROCESSO Indicadores do Processo
    • Conclusão - Resultado Final  Economia anual de USD 710.040  Redução de 32% no custo do processo  Redução de 10 pontos percentuais das não- conformidades  Eliminação de 2 etapas do Processo  Deslocamento de atividades para hh mais barato  Automação do processo e geração relatórios CASE 2 – REDESENHO PROCESSO
    • Grandes fronteiras de Oportunidade para área Jurídica e sua inserção nos negócios  Profissionalização Gestão de Risco  Provisionamento e Gestão do Risco Jurídico (valor acionista)  Correlação do Provisionamento com Unidades de Negócios (Centros de Custo)  Governança e compliance de carteiras jurídicas – Garantia da Qualidade Jurídica GRANDES OPORTUNIDADES
    •  Redução da Não Conformidade no acompanhamento de processos  Adoção de tecnologia como forma de aumento de produtividade na área jurídica  Maior utilização de Sistemas de Inteligência (BI/KPI´s)  Incorporação de métodos de Melhoria Contínua (PDCA)  Crescimento do Cloud Computing (integração e redes) GRANDES OPORTUNIDADES
    • Forecast: Global Public Cloud Market Size, 2011 To 2020 April 2011 “Sizing The Cloud” GRANDES OPORTUNIDADES
    • SOBRE A E-XYON  Fundada em 2001  1ª empresa a oferecer sistemas de gestão jurídica em cloud computing (100%web)  Sistema de Gestão Jurídico  Sistema de Gestão de Contratos  Sistema de Gestão de Recuperação de Crédito  Consultoria em Gestão e Redesenho de Processos para áreas Jurídica e de Contratos  Normalização de Bases de Dados Jurídicas  Saneamento de Base de Dados de Contratos
    • PRINCIPAIS CLIENTES
    • “Quem não mede, não gere Quem não gere, está morto” CONCLUSÃO
    • CONTATOS e-Xyon | Tecnologia para Gestão www.e-xyon.com.br Victor Rizzo | Diretor de Negócios victor.rizzo@e-xyon.com.br Linked In: Victor Rizzo Tel: 21 2121-0100 21 9366-9863
    • Estratégia Metas / Objetivos Funções de Negócio Processos * Tecnologia Decisões Necessidades info Indicadores Organização Recursos * Tratamento de Desvios Controles Desdobramento de Estratégia BONUS TRACK