Claves para el éxito en la Participación en Ferias Internacionales - AHK Argentina

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Claves para el éxito en la Participación en Ferias Internacionales
Erika Enrietti Directora Ferias y Exposiciones
Cámara Argentino-Alemana

1.Preparación de la Feria
Definir “Metas/Objetivos” de participación

incrementar ventas
cerrar contratos
aumentar contactos personales
mejorar presencia en ámbito internacional
lanzar de nuevo producto
fortalecer imagen empresa
sondear precios
descubrir nuevos nichos y tendencias de mercado
Participar en eventos especializados (congresos paralelos a la feria)

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Recolectar información detallada de la feria (10 meses antes)

Fechas de realización, estadísticas, encuestas a expositores/visitantes, segmentos de mercado que abarca, catalogo última edición, web… para la ELECCION DE LA FERIA ADECUADA a mi empresa

Planificación (9 meses antes)

Enumerar tareas cronológicamente identificando deadlines (lista)
Hacer un cálculo del costo de participación (planilla ej)
Aclaración de competencias internas /plan de acción
INICIA con envío del formulario de inscripción (firma y sello)

Formularios online /Verificación recepción. Contrato /Cancelaciones

Resumen cronológico de tareas:

Enviodel formulario de inscripción
Reserva pasajes y alojamiento (suficiente antelación)
Encargar diseño del stand
Encargar impresión de catálogos, posters, folletos (traducción?)
Completar solicitud instalaciones básicas y especiales
Encargar invitaciones para visitantes (vouchers con cargo)
Reservar personal para atención del stand (idiomas?)
Organizar transporte de muestras (depósitos de almacenamiento!)
Utilizar agenda online “Matchmaking /VMP” = concertar citas en la feria
Controlar pagos, recepción credenciales (compra adicionales?)

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Ejemplo de un Plan de Costos
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Concepción del Stand

Stand:

individual / compartido / grupal

Construcción del stand:

constructor de la feria ó equipo externo
(en ambos casos preveerinstalaciones básicas no provistas)
es recomendable para quienes participan por primera vez, alquilar modelos de stand provistos por la feria (ahorro gastos y trabajo)
Catalogo Servicios Feriales: catálogo ONLINE con deadlines
iluminación adicional, proyección audiovisuales, internet, computadoras, seguridad en el stand, desechos, telecomunicaciones, hasta reserva de alojamiento
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Personaldel Stand

Personal preparado (sociable, receptivo, dominio idiomas, compromiso, entusiasmo, flexibilidad)
Carteles de identificación
Determinar el horario de pausas de almuerzo

Trabajo de Prensa

Casillas para comunicados de prensa (Presse-BOX)
Listas de contactos para informar/ invitar a periodistas
Alquiler de salas para rondas de prensa (solo si desean comunicar algo nuevo, y evitar coincidir con una presentación similar)

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LastCheck
un chequeo final cuatro semanas antes les dará la seguridad de poder viajar excelentemente preparado
mobiliario, catering stand, seguridad, invitaciones actos inauguración, reservas hotel y pasajes, traducciones textos prensa, reserva salas, agenda virtual, personal de stand, tarjetas personales….etc, etc
Homepage: indicaciones sobre el recinto ferial (ubicación,
ingresos, horarios, transporte público)
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2.Realización de la Feria
Entrevistas con clientes:

Demostrar siempre buena disposición, personal atento
Recordar que a veces no hay segunda oportunidad,
Que el tiempo es limitado
Elaborar informes (formulario)

Errores típicos:

No emplear preguntas cerradas como: ¿Puedo ayudarle?.. “No”…. sino pregunta abierta como ¿en que puedo ayudarle?
Ubicación del personal (fumando, comiendo)
Despedirse sin combinar un futuro contacto

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Documentación/ Formulario de Informe de reuniones
La base para el negocio post ferial

Registrar fecha de la conversación
Anotar datos personales completos incl. cargo, función
No preguntar informaciones contenidas en tarjeta personal
No ocultar sus notas (demuestra su interés)
Identificar tipo de interesado (cliente nuevo/antiguo/prensa)
Anotar resultado de la reunión y tareas a cumplir
En la despedida es importante agendar futuro contacto!

Análisis de la competencia (recorrer la feria!)

Cantidad de competidores presentes
Qué estrategia utilizan
Qué servicios ofrecen
Cómo presentan su oferta
Participar en reuniones informales/“gettogether”
Observar y comparar: tamaño y equipamiento de stands

objetos expuestos
calidad y cantidad de personal
materiales informativos expuestos
acciones durante la feria
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Desmontaje del Stand

Sólo está permitido luego del fin oficial de la feria (18.00 hs)
Recordar devolución de objetos alquilados
Preveercontainer desechos (multas)
Personal temporario (pago, documentación, uniforme)
Recordar abonar facturas pendientes

3.Seguimiento Post-Ferial
Al regresar, ingrese los contactos inmediatamente en su banco de datos y clasifíquelos por grupo destinatario y medidas a realizar porque
después de la participación comienza el comercio ferial….
Posibles Grupos DestinatariosPosibles Medidas
Primer contacto Enviar oferta
Interesado Llamada telefónica
Competidor Enviar material
Prensa Fijar una cita
Importante una reacción veloz =comenzar cuanto antes con las tareas de seguimiento!
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3.Seguimiento Post-Ferial
Control de Resultados
Analizar aspectos cuantitativos y cualitativos y confrontarlos con gastos efectivos
Como evaluar una participación?
Como fueron las conversaciones (calidad, cantidad)
Las encuestas a expositores y visitantes
El feedback de su equipo
Las impresiones individuales
Las medidas de publicidad
La resonancia en la prensa ...entre otras…
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Costo estimado participación Anuga 2009: