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Presentación elaborada en equipo, referente al proyecto de oficina sin papel

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  1. 1. Paperless Office Project Subsecretaría de Educación Media Superior Maestría en Tecnologías de la Información - Sistemas y Tecnologías de la Información
  2. 2. Resumen Ejecutivo Paperless Office Project El alto consumo de papel y la poca gestión de la información dentro de la Subsecretaría de Educación Media Superior provocan gastos excesivos en la compra de material y demás servicios relacionados a la impresión documental. El diseño de una solución informática permitirá a la Subsecretaría eficientar sus procesos de gestión documental y provocar un ahorro sustancial en costos relacionados al uso de papel. Maestría en Tecnologías de la Información - Sistemas y Tecnologías de la Información
  3. 3.  Se tiene un sistema administrado de servicios el cual es sumamente honeroso. ($405,000 al mes)  27 dispositivos de Impresión distribuidos en todas las áreas.  Sin atributos de seguridad para la impresión sin limites.  Se tienen estadísticas que indican que 1 sólo documento se copia hasta en 12 ocasiones.  Se tiene un porcentaje de alrededor del 20% de la información almacenada en forma digital.  La poca información digitalizada no es accesible a todo el personal.  Se tienen 3 almacenes con grandes volúmenes de papel en constante crecimiento. Descripción de la Problemática Paperless Office Project Maestría en Tecnologías de la Información - Sistemas y Tecnologías de la Información
  4. 4. Paperless Office Project Objetivo General Maestría en Tecnologías de la Información - Sistemas y Tecnologías de la Información Diseñar una solución informática que gestione y controle el acervo documental existente y el posterior en las diversas áreas administrativas de la SEMS, misma que contribuya a un mejor acceso, seguridad y eficiencia de la información que se maneja. Esto debe permitir entre otras cosas:  Implementar un modelo de oficina sin papel en la que coadyuve con el acuerdo de austeridad y reduzca significativamente el consumo de papel en la institución  Mejorar el proceso actual de gestión documental en la Subsecretaría e identificar vicios existentes
  5. 5. Alcance del producto Paperless Office Project Diseñar una solución informática que permita a la Subsecretaría dar cumplimiento a lo establecido en el DECRETO en el que se “regulan las medidas para el uso eficiente, transparente y eficaz de los recursos públicos, y las acciones de disciplina presupuestaria en el ejercicio del gasto público, así como para la modernización de la Administración Pública Federal”, particularmente en materia de reducción de papel a través de la utilización de la gestión electrónica de documentos. Maestría en Tecnologías de la Información - Sistemas y Tecnologías de la Información
  6. 6. Principales actividades por fase Paperless Office Project Maestría en Tecnologías de la Información - Sistemas y Tecnologías de la Información
  7. 7. Planeación 29 17/09/2013 28/10/2013 $104,725 Análisis 70 30/10/2013 11/02/2014 $149,889 Diseño 15 07/02/2014 27/02/2014 $27,392 Desarrollo 55 28/02/2014 16/05/2014 $59,282 Implementación 18 13/05/2014 05/06/2014 $134,375 Entrega 5 28/05/2014 05/06/2014 $16,272 Etapas y Costos del Proyecto Paperless Office Project Duración En Días CostoFecha De Inicio Fecha de Fin
  8. 8. WBS Paperless Office Project Maestría en Tecnologías de la Información - Sistemas y Tecnologías de la Información
  9. 9. WBS Paperless Office Project Maestría en Tecnologías de la Información - Sistemas y Tecnologías de la Información
  10. 10. WBS Paperless Office Project Maestría en Tecnologías de la Información - Sistemas y Tecnologías de la Información
  11. 11. WBS Paperless Office Project Maestría en Tecnologías de la Información - Sistemas y Tecnologías de la Información
  12. 12. Situación deseada Paperless Office Project Maestría en Tecnologías de la Información - Sistemas y Tecnologías de la Información Autentificación
  13. 13. Conclusiones Paperless Office Project Maestría en Tecnologías de la Información - Sistemas y Tecnologías de la Información Beneficio1 Ahorro en Almacenamiento de la Información. Beneficio2 Beneficio3 Seguridad e integridad de los documentos digitales. Resguardo Efectivo de la información Previniendo Desastres Beneficio4 Ahorro sustancial en el gasto derivado del uso eficiente de papel y gestión documental. 67 % en Total IR A DEMO ->
  14. 14. Sección de preguntas Paperless Office Project Maestría en Tecnologías de la Información - Sistemas y Tecnologías de la Información http://www.slideshare.net/duran_carlos/proyect-paperless-office Vea esta presentación en:

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