ADOPCIÓN DE ENTORNOS COLABORATIVOS COMO ESTRATEGIA PARA LA MODERNIZACIÓN DE LAS CORTES Raúl Cuesta Saínz Servicio de Informática Cortes de Castilla y León

LAS CORTES DESDE EL PUNTO DE VISTA DE LAS TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN Reuniones de los representantes de los ciudadanos. Tratamiento de asuntos en función de su tipo y su dominio. El tipo de asunto marca su evolución temporal. El elemento vital del Procurador es su Agenda Parlamentaria . TIPOS DE ASUNTOS Control del Gobierno Preguntas Orales Solicitudes de Comparecencia … Legislación Proyectos de Ley Iniciativa Legislatura Popular … DOMINIO Agricultura Educación Medio Ambiente Economía Cultura

Reuniones de los representantes de los ciudadanos.

Tratamiento de asuntos en función de su tipo y su dominio.

El tipo de asunto marca su evolución temporal.

El elemento vital del Procurador es su Agenda Parlamentaria .

Control del Gobierno

Preguntas Orales

Solicitudes de Comparecencia

…

Legislación

Proyectos de Ley

Iniciativa Legislatura Popular

…

EL PAPEL DE LOS SERVICIOS DE LA CÁMARA EN LA EVOLUCIÓN DE LOS ASUNTOS Servicios Técnicos Servicios Jurídicos Biblioteca, Documentación y Archivo Informática Servicios Administrativos Registro, Gestión Parlamentaria y Publicaciones Personal Obras, Mantenimientos y Suministros Intervención, Contabilidad, …

Servicios Técnicos

Servicios Jurídicos

Biblioteca, Documentación y Archivo

Informática

Servicios Administrativos

Registro, Gestión Parlamentaria y Publicaciones

Personal

Obras, Mantenimientos y Suministros

Intervención, Contabilidad, …

EVOLUCIÓN DE LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN DURANTE LOS ULTIMOS AÑOS Disponibilidad de los servicios de tecnología de información habituales Correo electrónico, agendas compartidas Mensajería instantánea, Telefonía Ficheros compartidos, Ofimática Aplicaciones diversas Problema Sistemas dispersos, desintegrados No se sabe donde está la información

Disponibilidad de los servicios de tecnología de información habituales

Correo electrónico, agendas compartidas

Mensajería instantánea, Telefonía

Ficheros compartidos, Ofimática

Aplicaciones diversas

Problema

Sistemas dispersos, desintegrados

No se sabe donde está la información

PILARES DE LA ESTRATEGÍA DE EVOLUCIÓN DEL SISTEMA DE INFORMACIÓN Plan de desarrollo para la VII Legislatura Mayo 2007 a Mayo 2011 Arquitectura propuesta: Un único punto donde se debe encontrar toda la información, como base de la colaboración Accesible desde todos los dispositivos bajo demanda y mediante suscripción Eliminación del papel para el máximo de las comunicaciones internas

Plan de desarrollo para la VII Legislatura

Mayo 2007 a Mayo 2011

Arquitectura propuesta:

Un único punto donde se debe encontrar toda la información, como base de la colaboración

Accesible desde todos los dispositivos bajo demanda y mediante suscripción

Eliminación del papel para el máximo de las comunicaciones internas

ARQUITECTURA DE CAPTURA DE DOCUMENTACIÓN

DOSSIER DE PRENSA: SITUACIÓN ANTERIOR Estructura de la aplicación anterior: Selección de noticias Captura digital de las noticias Marcado y Composición del master Creación de un PDF Publicación en una aplicación de buscador Consecuencias Pocos accesos a la aplicación por su difícil localización Impresión de ejemplares en papel, que en su mayoría acaban en la basura Retraso en la llegada del Dossier a los procuradores

Estructura de la aplicación anterior:

Selección de noticias

Captura digital de las noticias

Marcado y Composición del master

Creación de un PDF

Publicación en una aplicación de buscador

Consecuencias

Pocos accesos a la aplicación por su difícil localización

Impresión de ejemplares en papel, que en su mayoría acaban en la basura

Retraso en la llegada del Dossier a los procuradores

DOSSIER DE PRENSA: SITUACIÓN ACTUAL Estructura de la aplicación actual Captura con marcado en origen de las noticias Composición del PDF con OCR para facilitar la búsqueda dentro del Dossier Publicación en el calendario general Suscripción del usuario Consecuencias Mejora del tiempo de llegada del Dossier al procurador Aumento del número de usuarios, en torno a 50 de los 83 procuradores) Desaparición de las copias en papel

Estructura de la aplicación actual

Captura con marcado en origen de las noticias

Composición del PDF con OCR para facilitar la búsqueda dentro del Dossier

Publicación en el calendario general

Suscripción del usuario

Consecuencias

Mejora del tiempo de llegada del Dossier al procurador

Aumento del número de usuarios, en torno a 50 de los 83 procuradores)

Desaparición de las copias en papel

DOSSIER DE PRENSA: SITIO DEL DOSSIER

DOSSIER DEL PLENO: SITUACIÓN ANTERIOR Situación anterior Cada procurador recibe el orden del día y la documentación asociada en su escaño. La Mesa, que dirige el Pleno, recibe un documento adicional, con el guión de la reunión . Consecuencias Impresión en papel de 83 dossieres de unas 60 páginas cada reunión. Los asuntos pueden entrar a ultima hora, por lo que el tiempo de producción de los dossieres es mínimo.

Situación anterior

Cada procurador recibe el orden del día y la documentación asociada en su escaño.

La Mesa, que dirige el Pleno, recibe un documento adicional, con el guión de la reunión .

Consecuencias

Impresión en papel de 83 dossieres de unas 60 páginas cada reunión.

Los asuntos pueden entrar a ultima hora, por lo que el tiempo de producción de los dossieres es mínimo.

DOSSIER DEL PLENO: SITUACIÓN ACTUAL Estructura de la aplicación actual Cada reunión cuenta con un espacio en la intranet con la documentación La documentación se escanea y se convierte en un PDF sobre el que se pasa un OCR Consecuencias La documentación está disponible en el momento en el que un asunto se ha incorporado a una reunión Las reuniones están descritas en un calendario central.

Estructura de la aplicación actual

Cada reunión cuenta con un espacio en la intranet con la documentación

La documentación se escanea y se convierte en un PDF sobre el que se pasa un OCR

Consecuencias

La documentación está disponible en el momento en el que un asunto se ha incorporado a una reunión

Las reuniones están descritas en un calendario central.

DOSSIER DEL PLENO: SITIO DE REUNIÓN

LECCIONES APRENDIDAS SOBRE MODERNIZACIÓN DE LA ORGANIZACIÓN La evolución tecnológica por si misma origina los mismos problemas que la organización del trabajo tradicional. La mejora se propicia basando la solución tecnológica en el punto de vista del usuario final sin alterar la esencia de la Organización El usuario responsable del servicio es el líder del cambio de su servicio ante sus clientes

La evolución tecnológica por si misma origina los mismos problemas que la organización del trabajo tradicional.

La mejora se propicia basando la solución tecnológica en el punto de vista del usuario final sin alterar la esencia de la Organización

El usuario responsable del servicio es el líder del cambio de su servicio ante sus clientes

CONCLUSIONES Los entornos colaborativos proporcionan una visión tecnológica idéntica de la Organización hacia los usuarios Este tipo de proyectos propician las políticas de ahorro energético La Tecnología se convierte en el pilar de la mejora estratégica de la Organización

Los entornos colaborativos proporcionan una visión tecnológica idéntica de la Organización hacia los usuarios

Este tipo de proyectos propician las políticas de ahorro energético

La Tecnología se convierte en el pilar de la mejora estratégica de la Organización