1Manual do Usuário SugarCRMCommunity Edition Versão 5.2Traduzido por Lâmpada Global Servicesinfo@lampadaglobal.com
2ÍndiceAudiência.............................................................................................................
3Para adicionar um site de portal............................................................................................
4Para ver e gerir e-mails na caixa de entrada do SugarCRM...............................................................87...
5Para criar uma janela de discussão..........................................................................................
PrefácioBem vindo ao SugarCRM, uma aplicação de Customer Relationship Management (CRM) open source.O SugarCRM permite às e...
AudiênciaO Manual do usuário do SugarCRM fornece informações para os usuários que pretendem registar eacompanhar as ativid...
Características PrincipaisGestão de VendasPotencial Cliente, contato e Gestão de Oportunidades para partilhar informação e...
AdministraçãoEdição rápida de configurações de usuário, visualizações e layouts num único local.Define como a informação f...
Funcionalidade de Importação ReforçadaPode agora importar dados para o Bug Tracker. Além disso, pode ativar a funcionalida...
Utilizar uma Base de Dados SubalternaPara melhorar o desempenho do módulo relatórios, dos sub-painéis e da visualização de...
Documentação RelacionadaConsulte os seguintes guias de informação relacionada:• Guia de Instalação e Administração do Suga...
Capítulo 1IntroduçãoEste manual pressupõe que você possua os recursos necessários para acessar ao sistema SugarCRMe que es...
Web Browser e controles de JanelaO SugarCRM gera dinamicamente os telas HTML que o Web browser exibe quando clica em certo...
Poderá também conectar-se ao SugarCRM a partir de um dispositivo sem fios, como um Smart Phone,para visualizar as suas ati...
Como usuário, pode editar algumas destas configurações, tais como a sua informação de contato e asopções de layout para co...
2. Para editar o perfil ou alterar as suas preferências, clique no botão Editar. Na vista Editar, podedefinir ou editar in...
Configurações LocaisUtilize este painel para ajustar configurações tais como o fuso horário, formato da data, a moeda e of...
Agrupados da lista de entradas Possíveis Paradigma de Navegação. Para desagrupa-los, selecione osmódulos da lista clique e...
Gerindo sua senhaQuando lhe é concedido pela primeira vez o acesso ao sistema, o administrador irá fornecer-lhe umasenha. ...
Capítulo 2Navegar no Interface de usuárioEste capítulo descreve o layout do interface de usuário do SugarCRM e apresenta u...
O módulo Principal exibe:Links do Sistema: Os links do sistema, localizados no canto superior direito da página, são comun...
Cada módulo funciona como uma nova página. Pode adicionar estes módulos se decidir reorganizar asua Principal e exibir alg...
Módulos SugarCRMO SugarCRM exibe um máximo de 12 módulos de módulos na tela. Para visualizar um móduloespecífico, clique n...
Possíveis Clientes: Este módulo é utilizado para monitorar pessoas ou empresas que sejam clientespotenciais. Os Possíveis ...
Painel: Utilize este módulo para visualizar um gráfico do seu pipeline de oportunidades.Base de conhecimento: Utilize este...
Visualização e Gestão de Informações de RegistosCada módulo representa um tipo de registo, tal como Contas ou Oportunidade...
2. Para editar ou eliminar um registo, clique no ícone editar correspondente ou rem (remover),respectivamente. Pode minimi...
Monitorar a atividade do usuárioOs usuários podem visualizar o histórico das suas ações na barra de monitorização localiza...
seu módulo Principal, mas o administrador pode alterar esta definição. E também Possível mover umdashlet para locais difer...
4. Para adicionar a jot Pad como um dashlet, selecione-o no módulo Ferramentas.5. Para procurar um dashlet, insira uma pal...
mensagem a pedir confirmação, clique em OK para confirmar a sua remoção.4. Para atualizar um dashlet, clique no ícone atua...
a) Para especificar um dos registos duplicados como o registo principal, clique em Definir Comoprimário acima do campo dup...
3. Selecione um ou mais filtros e clique Passo Seguinte. Para remover um filtro, clique no ícone Lixoao lado do campo Nome...
Todas as pesquisas no SugarCRM anexam o caractere % ao procurar por campos de texto. Porexemplo, pesquisar por "Acme" irá ...
Quando insere um caractere num campo, o sistema realiza uma pesquisa rápida de valores Possíveis eapresenta uma lista de v...
Gravar Critérios de Pesquisa e LayoutAo utilizar a opção de Pesquisa Gravada e Layout, pode especificar as informações que...
Capítulo 3Utilizando o SugarCRM___________________________________________________________________________________Este cap...
Módulo PrincipalQuando acessa o SugarCRM, o módulo Principal é exibido na tela. Os outros módulos são exibidos aolongo do ...
Minhas Reuniões: Lista os convites para Reuniões criados por você ou por outras pessoas.Meus Potenciais Clientes: Exibe um...
a) Clique na seta para Baixo no módulo e selecione Renomear Página. O nome do módulo torna-seum campo de texto em que pode...
Módulo Meu PortalUtilize o módulo Meu Portal para adicionar links para Web sites e aplicações baseadas na Web, taiscomo Fó...
• Colocação: Inicialmente, este portal aparece no menu Atalhos. Como administrador, pode exibi-lo como um atalho, como um ...
Módulo AgendaUtilize o módulo Agenda para ver e para criar atividades, tais como Ligações, Convites, Reuniões eTarefas.Par...
No formato Dia, a Agenda enumera as horas do dia verticalmente. Uma lista de tarefas é exibida nolado direito da página pr...
2. Para ver a Agenda de um usuário, clique no ícone Editar. O sistema exibe uma lista de usuários euma lista de equipes.3....
2. Indique o assunto da ligação ou reunião.3. Clique no ícone Agenda e selecione a data prevista; introduza a Hora de Inic...
Módulo atividadesUma atividade pode ser qualquer interação com os colegas e clientes, como uma ligação, uma reuniãoou um e...
Agendar Ligações e ReuniõesPode agendar Ligações e Reuniões com usuários, contatos e potenciais clientes.Quando agendar um...
◦ Não Realizada: Se uma ligação ou uma reunião não ocorreu por qualquer motivo, altere oestado de planejada para não Reali...
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Manual do usuario_sugar_crm-community_edition versao_5.2

  1. 1. 1Manual do Usuário SugarCRMCommunity Edition Versão 5.2Traduzido por Lâmpada Global Servicesinfo@lampadaglobal.com
  2. 2. 2ÍndiceAudiência..............................................................................................................................................7Visão geral............................................................................................................................................7Características Principais......................................................................................................................8Capítulo 1...........................................................................................................................................13Introdução...........................................................................................................................................13Requisitos Técnicos............................................................................................................................13Web Browser e controles de Janela....................................................................................................14Acessando o SugarCRM.....................................................................................................................14Configurar as suas Preferências..........................................................................................................15Para configurar ou editar o seu perfil e preferências..........................................................................16Cabeçalho da Informação...................................................................................................................17Configurações de usuário...................................................................................................................17Configurações Locais.........................................................................................................................18Informação do usuário........................................................................................................................18Informação de Endereço.....................................................................................................................18Opções de Agenda..............................................................................................................................18Opções de Layout...............................................................................................................................18Opções de e-mail................................................................................................................................19Time out de Segurança.......................................................................................................................19Gerindo sua senha...............................................................................................................................20Para modificar a senha........................................................................................................................20Capítulo 2...........................................................................................................................................21Navegar no Interface de usuário.........................................................................................................21Visão Geral do Inferface de usuário do SugarCRM...........................................................................21Links do Sistema................................................................................................................................23Módulos SugarCRM...........................................................................................................................24Opções Comuns de Módulos..............................................................................................................26Visualização e Gestão de Informações de Registos............................................................................27Para visualizar e editar informações sobre registos............................................................................27Gerir as informação relacionada nos sub-painéis...............................................................................28Monitorar a atividade do usuário........................................................................................................29Monitorar e Gerir o Histórico do Registo...........................................................................................29Gerir Dashlets do SugarCRM.............................................................................................................29Para pesquisar e adicionar dashlets....................................................................................................30Para reorganizar e personalizar dashlets.............................................................................................31Para gerir Dashlets SugarCRM..........................................................................................................31Fundir registos duplicados..................................................................................................................32Para fundir registos duplicados a partir da vista de lista....................................................................32Para fundir os duplicados na vista de detalhe.....................................................................................33Procurar Informações no SugarCRM.................................................................................................34Pesquisa Global..................................................................................................................................34Pesquisa Básica..................................................................................................................................35Pesquisa Avançada..............................................................................................................................36Gravar Critérios de Pesquisa e Layout...............................................................................................37Para guardar e gerir os resultados da pesquisa...................................................................................37Capítulo 3...........................................................................................................................................39Utilizando o SugarCRM.....................................................................................................................39Módulo Principal................................................................................................................................40Personalizar o módulo Principal.........................................................................................................41Para personalizar o módulo Principal.................................................................................................41Para adicionar e Gerir novas páginas.................................................................................................42Para reverter a página inicial para as configurações padrão...............................................................42Módulo Meu Portal.............................................................................................................................44
  3. 3. 3Para adicionar um site de portal.........................................................................................................44Para gerir um site de portal.................................................................................................................45Módulo Agenda..................................................................................................................................46Visualizar Agendas Compartilhadas...................................................................................................47Para ver Agendas Compartilhadas......................................................................................................47Criar Compromissos...........................................................................................................................48Para criar um Compromisso...............................................................................................................48Módulo atividades..............................................................................................................................50Agendar Ligações e Reuniões............................................................................................................51Para agendar uma ligação ou reunião.................................................................................................51Para adicionar convidados..................................................................................................................52Para gerir as atividades.......................................................................................................................53Criar Tarefas.......................................................................................................................................53Para criar uma tarefa...........................................................................................................................54Para gerir tarefas.................................................................................................................................55Criar notas e anexos............................................................................................................................55Para gerir notas...................................................................................................................................56Módulo Contatos................................................................................................................................57Para criar um Contato.........................................................................................................................57Para ver e gerir contatos.....................................................................................................................59Criar Cartões de Visita........................................................................................................................60Utilizar vCards para Importar e Exportar contatos.............................................................................60Para importar um vCard.....................................................................................................................60Criar um vCard no SugarCRM...........................................................................................................61Módulo de Contas...............................................................................................................................62Para criar uma conta...........................................................................................................................62Para visualizar e gerir contas..............................................................................................................63Módulo de Potenciais Clientes...........................................................................................................65Criar um potencial cliente..................................................................................................................65Gerir informação do Potencial Cliente...............................................................................................67Para gerir potenciais clientes..............................................................................................................67Módulo de Oportunidades..................................................................................................................68Para criar uma oportunidade...............................................................................................................68Para gerir oportunidades.....................................................................................................................69Módulo de ocorrências.......................................................................................................................71Para criar uma Ocorrência..................................................................................................................71Para Gerir ocorrências........................................................................................................................72Módulo Bug Tracker...........................................................................................................................73Para reportar um bug..........................................................................................................................73Para gerir bugs....................................................................................................................................74Módulo Documentos..........................................................................................................................76Para criar um documento....................................................................................................................76Para gerir documentos........................................................................................................................77Para atualizar um anexo......................................................................................................................78Identificar Modelos de Fusão de Mail do MS Word..........................................................................78Módulo de e-mails..............................................................................................................................79Protocolos de e-mail Suportados........................................................................................................80Definir Configurações de e-mail........................................................................................................80Contas de e-mail.................................................................................................................................81Para criar uma conta de e-mail...........................................................................................................82Para adicionar um servidor de e-mail para e-mails de saída..............................................................83Pastas de e-mail..................................................................................................................................84Para criar uma pasta local...................................................................................................................85Compor e-mails..................................................................................................................................86Para compor um e-mail......................................................................................................................86Visualização e Gestão de e-mails.......................................................................................................87
  4. 4. 4Para ver e gerir e-mails na caixa de entrada do SugarCRM...............................................................87Para relacionar um registo a um e-mail a partir de uma pasta de grupo.............................................88Para atribuir e-mails de uma pasta de grupo......................................................................................88Para criar um registo de um e-mail.....................................................................................................89Para importar um e-mail para o SugarCRM.......................................................................................90Criar um Livro de Endereços de e-mail.............................................................................................90Para adicionar entradas ao livro de endereços....................................................................................90Para gerir entradas do livro de endereços...........................................................................................91Pesquisar e-mails................................................................................................................................91Para procurar e-mails importados no SugarCRM..............................................................................92Arquivar e-mails.................................................................................................................................92Para arquivar e-mails manualmente...................................................................................................93Criar Modelos de e-mail.....................................................................................................................94Para criar um modelo de e-mail..........................................................................................................94Para gerir modelos de e-mail..............................................................................................................95Módulo de Campanhas.......................................................................................................................97Criar e Importar Alvos de Campanha.................................................................................................97Para criar uma lista alvo.....................................................................................................................98Para criar um alvo...............................................................................................................................98Criar uma Campanha..........................................................................................................................99Tipos de Campanhas.........................................................................................................................100Para criar uma campanha..................................................................................................................100Executar uma campanha de e-mail...................................................................................................102Criar Registos de e-mail Marketing.................................................................................................103Para criar um registo de e-mail marketing.......................................................................................103Criar URLs de Redirecionamento....................................................................................................104Para criar um Rastreador URL de redirecionamento........................................................................104Utilizar o Assistente de Campanha...................................................................................................105Para criar uma campanha utilizando o Assistente de Campanha.....................................................105Executar Diagnósticos de Campanha...............................................................................................108Para executar diagnósticos...............................................................................................................108Testar Campanhas.............................................................................................................................108Gerir Campanhas..............................................................................................................................109Exibir o Estado da Campanha..........................................................................................................109Para ver o estado da campanha.........................................................................................................110Criar Formulários WebtoLead..........................................................................................................111Para criar um formulário de potencial cliente...................................................................................111Executar uma Fusão de e-mails........................................................................................................112Para realizar uma fusão de e-mail.....................................................................................................113Módulo de projetos...........................................................................................................................115Criar um projeto................................................................................................................................115Para criar um projeto........................................................................................................................116Criar Tarefas de projeto....................................................................................................................117Vista de Grelha do projeto................................................................................................................117Vista Gantt do projeto.......................................................................................................................118Para criar uma tarefa de projeto........................................................................................................119Para criar uma Tarefa de projeto.......................................................................................................120Para gerir um projeto........................................................................................................................121Módulo RSS.....................................................................................................................................122Para gerir os seus feeds RSS............................................................................................................122Módulo Painel..................................................................................................................................123Personalizar Gráficos pré-definidos.................................................................................................123Para personalizar um gráfico pré-definido.......................................................................................124Módulo Fóruns.................................................................................................................................125Para criar um tópico no fórum..........................................................................................................125Para criar um fórum..........................................................................................................................126
  5. 5. 5Para criar uma janela de discussão...................................................................................................126Para gerir um fórum..........................................................................................................................127Módulo Funcionários........................................................................................................................128Para visualizar ou Contatar um Funcionário....................................................................................128
  6. 6. PrefácioBem vindo ao SugarCRM, uma aplicação de Customer Relationship Management (CRM) open source.O SugarCRM permite às empresas criar, organizar e manter de forma eficiente a informação sobretodos os aspectos das suas relações com clientes. O sistema fornece a gestão integrada dasinformações corporativas em contas e contatos de clientes, potenciais clientes e oportunidades devendas, além de atividades como Ligações, Reuniões e tarefas atribuídas. Ele combina todas asfuncionalidades necessárias para gerir a informação relativa a vários parâmetros da sua empresaatravés de um interface gráfico simples e intuitivo.O sistema oferece igualmente um painel gráfico para acompanhar o pipeline de vendas, as fontes depotenciais clientes mais bem sucedidas e os resultados mensais de oportunidades.O SugarCRM é baseado num projeto de código aberto. Por conseguinte, regista constantes e rápidosavanços através da contribuição e do desenvolvimento de novas funcionalidades desempenhado pelasua comunidade de suporte.Bem vindo à comunidade!Sobre este ManualO Manual do usuário do SugarCRM Community Edition é projetado para os novos usuários deSugarCRM ou de CRM e aplicações baseadas na Web. O manual apresenta alguns conceitos básicosde CRM e ajuda a familiarizar com o sistema SugarCRM. Este documento descreve a forma de acessarao SugarCRM através de um computador pessoal e um navegador Web, de forma a executar um amploleque de tarefas de gestão de relacionamento com o cliente.Os leitores não são obrigados a ter qualquer tipo de conhecimentos de programação ou dedesenvolvimento de sistema, mas devem estar familiarizados com a utilização de um computadorpessoal e um Web browser como o Microsoft Internet Explorer ou o Mozilla Firefox.
  7. 7. AudiênciaO Manual do usuário do SugarCRM fornece informações para os usuários que pretendem registar eacompanhar as atividades e os resultados da empresa. Além disso, este manual oferece dados aosadministradores de sistema que gerem o acesso aos usuários e a configuração do sistema.Visão geralO SugarCRM é constituído por módulos, em que cada um deles representa um aspecto funcionalespecífico de CRM como Contas, atividades, Possíveis Clientes e Oportunidades. Por exemplo, omódulo Contas permite criar e gerir contas de cliente, enquanto o módulo atividades o possibilita criar egerir atividades relacionadas com contas, oportunidades, etc. Estes módulos foram concebidos paraajudar a gerir contas de cliente em cada passo do seu ciclo de vida, começando pela criação equalificação de Possíveis clientes até ao suporte ao cliente e resolução de erros reportados. Dado quemuitos dos passos estão interrelacionados, cada módulo exibe informação relacionada. Por exemplo,quando visualiza os detalhes de uma conta particular, o sistema exibe igualmente os contatosrelacionados, atividades, oportunidades e erros. Pode não só ver e editar esta informação comotambém criar nova informação. Como administrador, tem o poder de implementar controle de acessopara estes módulos.Pode personalizar o aspecto e as definições do SugarCRM por toda a sua organização. Pode atá criar novosmódulos se necessário. É Possível criar inclusive múltiplos Fóruns e plataformas de discussão de vários tópicosentre os seus usuários e clientes.
  8. 8. Características PrincipaisGestão de VendasPotencial Cliente, contato e Gestão de Oportunidades para partilhar informação e perseguir novosnegócios.Gestão de Contas para gerir todas as interações dos clientes numa única localização.Geração automática de Cotações para apresentar ofertas de produtos atrativas.Previsões de Vendas e análise de funil de vendas para proporcionar maior visibilidade comercial egerencial.Automatização do MarketingGestão de Potencial Cliente para gerir e monitorar novos potenciais clientes.E-mail Marketing para notificar ofertas relevantes a clientes e prospectos.Gestão de Campanhas para monitorar campanhas através de múltiplos canais.Relatórios de Campanha para analisar a efetividade das atividades de marketing.ColaboraçãoE-mail partilhado e Agenda com integração com Microsoft Outlook.Gestão de atividade para e-mails, tarefas, Ligações e Reuniões.Autenticação de conteúdo para consolidar fontes de informação de terceiros.Serviço de NotíciasO módulo RSS news feeds permite selecionar e gerir as suas fontes noticiosas favoritas e exibi-las noseu SugarCRM.RelatóriosRelatórios extensivos a todos os módulos SugarCRM.Atualizações em tempo real baseadas em relatórios existentes.Painéis gráficos customizáveis para mostrar apenas a informação mais importante.
  9. 9. AdministraçãoEdição rápida de configurações de usuário, visualizações e layouts num único local.Define como a informação flui através do SugarCRM (Gestão de Workflow) e que ações os usuáriospodem tomar com a informação (controle de acesso).Personaliza a aplicação com o SugarCRM Studio para que o SugarCRM de resposta as necessidadesexatas da sua empresa.Consolidação do InterfaceO módulo Portal possibilita a administradores e usuários ligarem web sites externos e aplicações webao interface de usuário SugarCRM, permitindo tornar-se um interface unificado de informação para osseus usuários.O SugarCRM é construído sob tecnologias open source consolidadas e padrões industriais amplamentesuportados, incluindo o ambiente de desenvolvimento PHP, a base de dados relacional MySQL, osservidores Apache ou IIS e os sistemas operativos Linux ou Windows Server. O sistema suporta ambasas plataformas LAMP (Linux, Apache, MySQL, PHP) e WIMP (Windows, IIS, MySQL, PHP).Novo Assistente de RelatórioNo módulo redesenhado de Relatórios, pode criar e editar relatórios no Assistente de Relatório, bemcomo consultar os seus resultados no Visualizador de Relatório a partir do Visualizador de Relatório, éPossível executar todas as ações relacionadas com relatórios tais como rodar, editar e agendarrelatórios. Quando define um filtro, pode optar por aplicar ou não durante o tempo de execução. Estafuncionalidade permite aos usuários modificar um relatório em tempo de execução sem alterar a suadefinição.O SugarCRM possui um novo tipo de relatório denominado Matriz. Este relatório, em formato de grelha,exibe os totais para todos os agrupamentos, tornando assim mais fácil a observação de tendências. Umrelatório matriz permite especificar um máximo de colunas por agrupamento.Relatórios TrackerOs relatórios tracker fornecem visibilidade as sessões de usuário, as suas ações e ao desempenho dosistema. Os usuários podem executar relatórios tracker para se manterem a par dos registos acessadosdurante a sua sessão atual. Os administradores podem executar relatórios tracker para obtervisibilidade sobre as ações do usuário e o desempenho do sistema.Funcionalidade de e-mail MelhoradaCom o protocolo IMAP, pode limitar o acesso a pastas específicas da sua conta externa. Pode tambémcriar ocorrências automaticamente a partir de e-mails recebidos.
  10. 10. Funcionalidade de Importação ReforçadaPode agora importar dados para o Bug Tracker. Além disso, pode ativar a funcionalidade de importaçãopara qualquer módulo personalizado que tenha criado no Module Builder.Criar Relacionamentos Entre os MódulosÉ Possível criar relacionamentos entre os módulos no Module Builder, bem como no Studio. No ModuleBuilder, pode criar relacionamentos entre dois módulos não implementados, assim como entre ummódulo não implementado e um implementado. No Studio pode criar relacionamentos apenas entremódulos implementados.Embutir Iframes num LayoutAo utiliza o campo Iframe, pode inserir uma visualização do próprio Website no layout e não como umlink.Novo Tipo de DadosAgora pode usar o tipo de dados “Criptográfico” para criar um campo cujo valor é armazenado numformato criptografado na base de dados do SugarCRM.Bloquear o Assistente de atualizaçãoSe estiver gerindo várias instâncias da aplicação SugarCRM e quiser manter o controle completo sobreas atividades, pode bloquear o Assistente de atualização para garantir que nenhum usuário comprivilégios administrativos possa atualizar qualquer uma delas.Bloquear o Carregador de MódulosPara garantir que os usuários com privilégios administrativos não carreguem módulos sub-padrão paraa sua aplicação SugarCRM, poderá bloquear o Carregador de módulos e direcioná-los para carregarmódulos a partir de um local a sua escolha.
  11. 11. Utilizar uma Base de Dados SubalternaPara melhorar o desempenho do módulo relatórios, dos sub-painéis e da visualização de Listas, podeconfigurar uma base de dados subalterna para partilhar a carga com a base de dados principal doSugarCRM.SugarCRM WirelessO SugarCRM Wireless permite acessar a visualização móvel do SugarCRM a partir de um dispositivosem fio, tal como um Smart Phone, para consultar as suas atividades diárias e gerir os seus registosatribuídos. Pode visualizar todos os registos que lhe estão atribuídos, a sua equipe e os seus relatóriosdiretos.
  12. 12. Documentação RelacionadaConsulte os seguintes guias de informação relacionada:• Guia de Instalação e Administração do SugarCRM Community Edition: Descreve como instalar,configurar e gerir o SugarCRM.• Guia de atualização do SugarCRM: Descreve como atualizar para a versão mais recente daaplicação SugarCRM.• Guia de Instalação do Cliente Offline SugarCRM: Descreve como instalar e utilizar o Cliente OfflineSugarCRM.• Plugin SugarCRM para Mozilla Thunderbird: Descreve como instalar e utilizar o SugarCRM Pluginpara Mozilla Thunderbird.• Guia de Instalação e Utilização do SugarCRM Portal: Descreve como instalar e utilizar o SugarCRMPortal para ver, editar e criar objetos no SugarCRM Community Edition.
  13. 13. Capítulo 1IntroduçãoEste manual pressupõe que você possua os recursos necessários para acessar ao sistema SugarCRMe que está familiarizado com a forma de o utilizar. Se não tem certeza se o seu sistema preenche osrequisitos exigidos ou tem dúvidas sobre como utilizar as ferramentas de apoio, tais como umnavegador da Web, fale com o responsável indicado ou administrador de sistema.Requisitos TécnicosAntes de começar a utilizar o SugarCRM, esteja seguro que tem instalado e configurado:1. Um Web browser atualizado no seu computador. O SugarCRM tem sido testado com sucesso nosseguintes browsers:Versão do Web browser e URLMozilla 1.7 e superior www.mozilla.org / mozilla 1.xFirefox 1.0 e superior www.mozilla.org / firefoxMicrosoft Internet Explorer 5.0 e superior www.microsoft.com / iePode encontrar problemas se tentar acessar o SugarCRM utilizando versões antigas de Web browsertais como o Internet Explorer 4 ou Netscape 4.x. Se não esta seguro sobre qual versão está utilizando,clique em Ajuda > Sobre ou opções semelhantes na barra de menu no seu browser para exibir onúmero da versão.2. Ativar o suporte Java Script e suporte de cookies no seu Web browser. Tanto o suporte Java Scriptcomo o suporte de cookies devem ser ativados nas configurações de segurança do seu browser. Seencontrar problemas para acessar o sistema, verifique a sua configuração desta forma:• Internet Explorer: Clique em Ferramentas > opções de Internet > módulos de Privacidade eSegurança;Firefox: Clique em Ferramentas > opções > módulos de Privacidade e Funcionalidades Web.3. Acesso de rede a um servidor que está a implantado o sistema SugarCRM. O administrador de redepode fornecer-lhe um endereço Web (URL) a partir do qual possa acessar o sistema SugarCRM.Nota: Para informação detalhada sobre versões suportadas para todos os componentes SugarCRM,veja a Matriz de Compatibilidade nas Notas de lançamento.
  14. 14. Web Browser e controles de JanelaO SugarCRM gera dinamicamente os telas HTML que o Web browser exibe quando clica em certosbotões numa página Web. Estas telas podem não ser exibidas se utilizar os botões Avançar eRetroceder do web browser. Desta forma, é recomendado que use o menu Atalhos ou os atalhos dosmódulos para navegar para trás e para frente no sistema.O SugarCRM é indicado para uma resolução mínima de tela de 1024x768pixeis.Acessando o SugarCRMO acesso ao SugarCRM é feito através de um Web browser.Para entrar no sistema:1. Insira o URL do SugarCRM na barra de endereços do seu Web browser. A tela Entrada será exibida.Se a tela Enão for exibida, assegure que inseriu corretamente o URL, ou contate o seuadministrador de sistema para verificar se tem a URL correta. Inicialmente, a aplicação SugarCRMusa o tema Sugar e o pacote de linguagem é do idioma inglês. Para mais informação sobre ostemas, veja “opções Comuns de módulos”.2. Insira o seu nome de usuário e senha. O administrador de sistema atribui um nome de usuário esenha a todos os usuários do sistema. Se não recebeu o seu nome de usuário e senha, contate oseu administrador de sistema. Se não conseguir entrar, efetue uma das seguintes açõesapropriadas:a) Verifique que o nome de usuário e senha estão corretas, incluindo letras maiúsculas. Verifiquecom o seu administrador de sistema se você possui o nome de usuário e senha corretas.b) Contate o seu administrador de sistema para confirmar que a sua conta não foi desativada.3. Se for o caso, selecione a linguagem e o tema que pretende usar. Você pode também escolher alinguagem, o tema ou a aparência visual para utilizar o SugarCRM. Linguagens e temas podem serencontrados em http://www.sugarforge.org/.4. Clique em Entrar. A lista de possíveis fusos horários é exibida na página ao iniciar o SugarCRM pelaprimeira vez.5. Selecione o seu fuso horário da lista possíveis fusos horários e clique em Gravar. O móduloPrincipal do SugarCRM é exibido. A figura abaixo ilustra o tema padrão do SugarCRM. Para umavista geral do módulo Principal, bem como de outros módulos, consulte “módulos SugarCRM”.
  15. 15. Poderá também conectar-se ao SugarCRM a partir de um dispositivo sem fios, como um Smart Phone,para visualizar as suas atividades diárias e gerir os seus registos atribuídos de forma móvel. Podeacessar a todos os registos que estejam atribuídos a você, as suas equipes e os seus relatórios diretos.Para mais informação, consulte o capítulo “Visualizar registos do SugarCRM a partir de um dispositivomóvel”.Configurar as suas PreferênciasNormalmente, o administrador define as configurações do sistema para todos os usuários naorganização. Isto inclui a informação de perfil do usuário, senha, configurações de e-mail,configurações da Agenda, bem como a especificação das barras de módulos a exibir por todos ouapenas a alguns usuários na organização.Na página Minha Conta, você poderá visualizar as configurações que o administrador estabeleceu paravocê. Isto inclui a sua informação de contato, as configurações locais e os seus privilégios noSugarCRM.
  16. 16. Como usuário, pode editar algumas destas configurações, tais como a sua informação de contato e asopções de layout para configurar o sistema de forma a ajustar as suas exigências. Contudo, não podeexibir módulos que o administrador ocultou da sua visualização.Os submódulos de módulos individuais são exibidas no interface do usuário.Contudo, se estiver usando o tema Sugar, tem a opção de exibir módulos de grupo.Os módulos de grupo, configurados pelo administrador, organizam os módulos em grupos de acordocom os requisitos da sua organização. Por exemplo, os módulos para contatos, os Possíveis clientes eas oportunidades podem ser exibidos no módulo de grupo Vendas. Pode escolher exibir módulos demódulos individuais ou módulos de grupo.A imagem seguinte mostra os módulos de grupo padrão e os módulos de módulo agrupados sob omódulo do grupo de Vendas.Para reverter para as configurações padrão do sistema, clique na ligação Restaurar preferênciaspadrão na página Minha Conta. Note que irá perder as suas configurações personalizadas assim queefetuar este passo.Para configurar ou editar o seu perfil e preferências1. Clique no link Minha Conta localizado na parte superior direita da página. O botão Duplicar seráexibido somente quando um administrador entrar, dado que apenas um administrador pode duplicarregistos. Duplicar registos é uma maneira rápida de criar um registo novo. Pode criar um registoduplicado e depois editá-lo e grava-lo como um registo novo.
  17. 17. 2. Para editar o perfil ou alterar as suas preferências, clique no botão Editar. Na vista Editar, podedefinir ou editar informação nos seguintes painéis:Cabeçalho da InformaçãoPode editar o seu nome, estado e nome de usuário.Configurações de usuárioUtilize este painel para ver os seus privilégios e configurações do sistema que o administrador definiu.Pode modificar alguns parâmetros tais como escolher se quer ser notificado quando lhe for atribuídauma tarefa. Quando ativar a opção Notificar na Atribuição, irá receber uma notificação de e-mail quandoum registo de qualquer um dos seguintes módulos lhe for atribuído:ContasContatosOportunidadesPotenciais ClientesReuniõesLigaçõesTarefasOcorrênciasBugsCotaçõesCase de conhecimentoCampanhasProjetosO administrador define as configurações padrão de exportação tais como o delimitador usado paraseparar dados em ficheiros de exportação e o caractere padrão utilizado para exportar dados doSugarCRM. Contudo, pode sobrepor as configurações do administrador com as suas próprias. Ocaractere padrão para exportar dados é o CP1252. Se a sua região não for EUA ou Europa de Leste,deve especificar a codificação de caracteres apropriada para a sua região. Desta forma assegure-seque o caractere usado pelo sistema SugarCRM para criar o ficheiro exportado está em conformidadecom o correta caracterização da sua máquina. Por exemplo, o MS Windows usa SJIS no japão. Assim,os usuários nesta região necessitarão de selecionar o SJIS como o caractere padrão de exportação emvez do CP1252. Esta configuração de codificação de caracteres é também usada aquando daimportação de dados para o SugarCRM.Se for um administrador, pode igualmente atribuir a você próprio o papel de um usuário de Grupo ouusuário de Portal através da opção Gestão de usuário na Principal da Administração.
  18. 18. Configurações LocaisUtilize este painel para ajustar configurações tais como o fuso horário, formato da data, a moeda e oformato da exibição do nome.Informação do usuárioUtilize este painel para inserir a sua informação de trabalho e de contato tal como o seu título,departamento, números de telefone e um dos seguintes serviços de Mensagem Instantânea: MSN,Yahoo ou AOL.Informação de EndereçoUtilize este painel para inserir o seu endereço primário tal como o seu endereço de casa.Opções de AgendaUtilize este painel para criar uma Chave de Publicação. Pode fornecer esta chave a usuários de outrasaplicações tais como o Microsoft Outlook se eles quiserem visualizar a sua Agenda. O SugarCRMrestringe o acesso aa sua Agenda a indivíduos que possam fornecer esta chave.Opções de LayoutUtilize este painel para especificar a ordem pela qual os módulos de módulo são exibidos quando entrana aplicação SugarCRM. Pode também ocultar os módulos que não necessita de usar. Inicialmente,todos os usuários tem acesso a todos os módulos. Para mover um módulo para cima, selecione omódulo na lista Exibir Tabulações e clique na seta Acima; para mover o módulo para baixo, clique naseta Abaixo. Para ocultar um módulo, mova a tabulação de módulo para a lista Ocultar Tabulaçõesusando a seta direita. Da mesma forma, para exibir um módulo, use a seta esquerda para move-lo dalista Ocultar Tabulações para a lista Exibir Tabulações.Se entrou como administrador, pode aplicar globalmente estas configurações movendo os módulos dalista Ocultar módulos para a lista Remover módulos. Qualquer módulo na lista Remover módulos estáoculta não só para você como para todos os usuários na sua organização.Pode especificar o número máximo de módulos de módulo e de submódulo a exibir. Pode exibir atabulação última visualização de lado ou no topo. Use a caixa número de módulos a exibir paraespecificar o número máximo de módulos de módulo para exibir no Interface de usuário.Nota: não pode ocultar o módulo Principal. Inicialmente, os sub-módulos de módulos são exibidosindividualmente no interface de usuário. Contudo, se esta utilizando o tema Sugar, pode organizarTabulações de módulos debaixo das Tabulações de grupo. Para agrupa-los selecione Módulos
  19. 19. Agrupados da lista de entradas Possíveis Paradigma de Navegação. Para desagrupa-los, selecione osmódulos da lista clique em Desagrupar.Opções de e-mailUtilize este painel para configurar as suas opções de e-mail tais como o seu endereço de e-mail e ocliente de e-mail. Pode criar contas de e-mail no módulo e-mails. Para mais informações, consulte ocapítulo “Configurar Definições de e-mail”. Pode escolher o cliente de e-mail SugarCRM, ou um clientede e-mail externo como o Microsoft Outlook.Adicionalmente, pode selecionar um formato de e-mail tal como HTML ou Texto Plano. Pode igualmenteescolher adicionar a sua assinatura nos seus e-mails enviados. Para configurar o seu e-mail, faça oseguinte:A) Clique em Adicionar endereço e insira o seu endereço de e-mail no campo acima.B) Especifique se é o endereço principal de e-mail o endereço de e-mail de resposta usado para enviaruma resposta automática a e-mails.C) partir da lista de clientes de e-mail, selecione o cliente de e-mail da sua preferência.D) Clique em Gravar para gravar as suas alterações; clique em Cancelar para sair sem gravar asalterações.Para reverter as suas preferências de usuário, o Principal ou o Painel gráfico para as configuraçõespadrão, clique no botão Restaurar preferências padrão no canto superior direito da página de detalhe eclique em OK para confirmar a sua ação.Time out de SegurançaPor razões de segurança, o sistema exclui automaticamente do sistema se não executar nenhumatarefa durante um período específico de tempo. Este período de Time out é determinado por doisfactores:• O tempo de vida da PHP Session Cookie (PHPSESSID). O tempo de vida padrão é até o browserser fechado.• O período de Time out da sessão PHP. O valor padrão e de 1440 segundos(24 minutos).Consequentemente, se não executar qualquer tarefa por um determinado período de tempo, o sistemapode exclui-lo porque a sessão do browser ou a sessão PHP expiraram. Quando estiver pronto pararecomeçar a trabalhar no sistema, clique em qualquer botão na tela. O sistema carregaautomaticamente a página de entrada para você. Pode também fechar as janelas do Web browser erecarregar a página de entrada manualmente numa nova janela de browser.
  20. 20. Gerindo sua senhaQuando lhe é concedido pela primeira vez o acesso ao sistema, o administrador irá fornecer-lhe umasenha. Por razões de segurança, é recomendável que modifique esta senha. Assegure que escolheuma senha fácil de memorizar para você mas difícil de adivinhar para os outros. Pode alterar a suasenha a qualquer altura. Por razões de segurança, é recomendável que altere a sua senhaperiodicamente.Para modificar a senha1. Entre no SugarCRM e clique na ligação Minha Conta que se encontra no canto superior direito doseu tela.2. Na tela Minha Conta, clique em Alterar senha. Na caixa de diálogo Alterar senha, insira a sua novasenha na caixa Nova senha e também na caixa Confirmar senha.3. Clique em Gravar para alterar a senha. Se esquecer sua senha, entre em contato com o seuadministrador de sistemas, que lhe irá fornecer uma nova senha temporária. Deverá então acessarao sistema e alterar a senha para outra a sua escolha, de acordo com os procedimentos descritosem cima.
  21. 21. Capítulo 2Navegar no Interface de usuárioEste capítulo descreve o layout do interface de usuário do SugarCRM e apresenta uma visão geral dasua funcionalidade.Visão Geral do Inferface de usuário do SugarCRMA interface de usuário do SugarCRM consiste em vários módulos projetados para ajudar a gerir registosrelacionados com os clientes, tais como contatos, contas, produtos e cotações.Cada módulo representa um tipo de registo e agrupa as ferramentas e funções necessárias paraexecutar tarefas específicas. Isto permite trabalhar de forma mais eficiente.Os tipos de registo podem ser relacionados entre você. Por exemplo, um contato pode estarrelacionado com uma conta específica. Quando consulta um registo específico no SugarCRM, osistema exibe igualmente registos relacionados. Desta forma, quando acessa a uma conta específica, ainformação sobre os produtos, cotações e contatos relacionados é exibida num sub-painel. Quandoefetua o login, o módulo Principal é exibido na tela.As Tabulações para outros módulos são exibidas ao longo do módulo Principal.
  22. 22. O módulo Principal exibe:Links do Sistema: Os links do sistema, localizados no canto superior direito da página, são comuns amaioria dos módulos. Permitem acessar a informação sobre o seu perfil, a Universidade SugarCRM, alista de funcionários na sua organização, a informação sobre a versão do SugarCRM e a sair dosistema. Os administradores podem visualizar e acessar a Principal da Administração para executaremas suas tarefas.Modificador de Cor: Para alterar a cor da página, clique na opção de cor desejada, localizada junto aligação Sobre no topo da página.Modificador de Fonte: Para aumentar ou diminuir o tamanho da fonte na página, clique na opção defonte apropriada localizada junto ao Modificador de Cor.Mapa do Site: O mapa do site permite visualizar como os módulos SugarCRM estão organizados.Clique na seta Abaixo para ver o mapa. Pode acessar a uma página selecionada da lista.Pesquisa Global: Para executar uma pesquisa global por palavra chave ao nível do sistema, insira apalavra chave no campo Pesquisa.Tabulações de Módulos: Estas Tabulações Permitem acessar a um módulo para visualizar, criar egerir registos.Últimos Acessos: Estes acessos fornecem um histórico de páginas que foram visualizadas.Atalhos: Este menu permite selecionar opções para visualizar, criar e importar registos de itens.O Meu SugarCRM: Este módulo exibe um resumo das suas tarefas e atividades relacionadas comclientes na forma de dashlets. Os dashlets são painéis configuráveis pelo usuário que estão no móduloPrincipal e Permitem especificar os itens que pretende ver no seu módulo Principal. Para maisinformações, consulte "Gerir Dashlets do SugarCRM".Pode clicar na seta Abaixo no módulo para acessar as opções de renomear a página, adicionar umdashlet, alterar o aspecto da página e eliminar o módulo.Página de Vendas: Este módulo exibe os gráficos do módulo Painel gráfico. Pode clicar na seta Abaixono módulo para acessar as opções de renomear a página, adicionar um dashlet, alterar o aspecto dapágina e eliminar o módulo.Página de Marketing & Suporte: Este módulo exibe os seus gráficos de somatório de relatório. Podeclicar na seta Abaixo no módulo para acessar as opções de renomear a página, adicionar um dashlet,alterar o aspecto da página e eliminar o módulo.Adicionar Página: A opção Adicionar Página possibilita adicionar outros módulos para a sua Principal.
  23. 23. Cada módulo funciona como uma nova página. Pode adicionar estes módulos se decidir reorganizar asua Principal e exibir alguns dashlets em módulos individuais.Nota: Para renomear uma página, adicione um Dashlet SugarCRM, altere o layout da página, ouelimine a página, clique na seta para baixo num módulo de página e selecione a opção apropriada.Novo contato: Este formulário rápido permite inserir a informação necessária para criar um novocontato.Nota: Se estiver a utilizar o tema Sugar ou o tema Bold Move, pode alterar a cor e o tamanho da fonteno SugarCRM clicando na caixa apropriada, localizada junto ao botão Sobre no topo da página.Links do SistemaTodos os módulos, incluindo o módulo Principal, exibem a maioria dos seguintes links do sistema:Sair: Clique neste link para sair do sistema. É recomendado que saia sempre do sistema em vez defechar apenas o seu Web browser. Quando sai, o sistema desempenha vários processos de limpeza eretorna automaticamente a janela do Web browser para a tela Entrar.Minha Conta: Clique neste link para inserir ou editar a sua informação de perfil, tal como uma mudançade residência, endereço de e-mail ou número de telefone. Para mais informação, consulte o capítulo“Configurar as suas preferências”.Funcionários: Clique neste link para visualizar uma lista de outros usuários na sua organização. Estalista, mantida pelo administrador, exibe informação dos funcionários como o nome, departamento,supervisor e endereço de e-mail. Pode clicar num nome de um empregado ou de um supervisor paravisualizar informações detalhadas sobre essa pessoa, podendo inclusive enviar e-mails clicando no seuendereço de e-mail.Os administradores podem criar novos registos de funcionário.Os usuários podem visualizar uma lista de todos os empregados, pesquisar por funcionáriosespecíficos e alterar o estado de um empregado para Ativo ou Inativo. Cada usuário do sistema temuma registo de funcionário anexado. No entanto, nem todos os empregados tem um registo de usuário.Para mais informação, consulte o “módulo funcionários”.Administração: O link Administração é visível apenas para os usuários que tem privilégios deadministrador. Os administradores podem selecionar esta opção para executar tarefas como a gestãodo sistema e configurações de usuário. Para mais informações, consulte o capítulo sobre Administraçãodo Sistema.Formação: Clique neste link para visualizar a Universidade SugarCRM, que lhe oferece um programade formação autodidata para aprender a utilizar o SugarCRM.Sobre: Clique neste link para aprender mais sobre o SugarCRM e ver a informação da versão. Este linkfornece igualmente créditos e valiosas referências de código fonte.
  24. 24. Módulos SugarCRMO SugarCRM exibe um máximo de 12 módulos de módulos na tela. Para visualizar um móduloespecífico, clique no módulo apropriado. Para ver qualquer um dos restantes módulos, clique na seta>> que aparece a direita do último módulo visualizável. Quando seleciona um módulo desta lista oculta,este substitui o último módulo exibido anteriormente a direita passando a compor a lista dos módulosocultos.Nota: Nem todos os módulos possuem um módulo separado. Por exemplo, os módulos Notas, E-mails, Tarefas,Ligações e Reuniões estão todos agrupados no módulo Atividades. Os módulos principais do SugarCRM são:Principal:. O módulo Principal fornece uma visão geral das tarefas e atividades relacionadas com osclientes.Meu Portal: Este módulo é utilizado para criar atalhos para um ou mais sites. Ele é frequentementeusado para incluir e-mails, Fóruns ou outros aplicativos baseados na Web, permitindo ao SugarCRMtornar-se uma interface única do usuário para múltiplas aplicações.Agenda: Este módulo é utilizado para visualizar as atividades agendadas (por dia, semana, mês ouano), tais como Reuniões, tarefas e Ligações. Pode também compartilhar a sua Agenda com os seusFuncionários para coordenar as atividades diárias.Atividades: Este módulo é utilizado para criar ou atualizar as atividades agendadas, ou para pesquisaras atividades existentes. As atividades consistem em:• Ligações: Permitem monitorar todos os seus telefonemas com clientes e potenciais clientes.• Reuniões: Permitem agendar Reuniões interna ou externamente, bem como receber convites deReuniões.• Tarefas: Permite monitorar qualquer ação que tenha de ser gerida atá a sua conclusão, definindouma data final.• Anotações: Permitem redigir anotações com anexos.Contatos: Este módulo é utilizado para monitorar as pessoas envolvidas em negócios com a suaorganização. Pode monitorar uma variedade de informações de contato tais como o título, o endereçode e-mail e o número de telefone. Os contatos são geralmente atribuídos a uma conta, embora não sejanecessário.Contas: Este módulo é utilizado para gerir os seus clientes. Pode monitorar uma variedade deinformação relativa a uma conta incluindo URL do Web site, endereço, o número de empregados eoutros dados. Empresas subsidiárias podem estar ligadas a empresas mãe, de modo a mostrar asrelações entre as contas.
  25. 25. Possíveis Clientes: Este módulo é utilizado para monitorar pessoas ou empresas que sejam clientespotenciais. Os Possíveis Clientes são normalmente incorporados de forma automática no sistemaSugarCRM a partir do seu Website, de listas comerciais ou por outros métodos. Também é possívelinserir manualmente os Possíveis Clientes no SugarCRM.Oportunidades: Pode utilizar o módulo para gerir as oportunidades dos clientes potenciais. AsOportunidades ajudam a gerir o seu processo de vendas e monitorar atributos como fases de vendas,probabilidades, orçamento e outras informações.Ocorrências: Este módulo ajuda a gerir o Apoio ao Cliente, os problemas e o acompanhamento deinquéritos por informações como status, a prioridade e o usuário atribuído, bem como uma pistacompleta de todas as atividades relacionadas abertas e concluídas.E-mails: Este módulo permite enviar e receber e-mails. Também pode automatizar a gestão de e-mail,criar modelos de e-mail e respostas automáticas para o e-mail baseado em campanhas de marketing.Bug Tracker: Pode utilizar o módulo para reportar e monitorar bugs atribuídos a um produto. Osrepresentantes de apoio ao cliente podem gerir problemas relacionados com sistema de suporte ou arealização de inquéritos, monitorando informações de cada bug como o status, a prioridade, a suaresolução, o usuário atribuído, o lançamento de sistema envolvido e o tipo (defeito ou funcionalidade),podendo rastrear todas as atividades relacionadas abertas e concluídas.Documentos: Este módulo é utilizado para ver uma lista de documentos que pode descarregar. Podetambém carregar seus próprios documentos, atribuir datas de publicação e expiração, e especificarquais os usuários que podem acessá-los.Campanhas: Pode utilizar este módulo para criar e gerir campanhas de marketing. Pode implementar emonitorar campanhas de marketing, sendo elas do tipo telemarketing, correio ou baseadas em e-mail.Projetos: Pode utilizar este módulo para monitorar e gerir tarefas para múltiplos projetos. As tarefaspodem ser atribuídas a diferentes usuários, bem como as horas estimadas de atividade. A medida queas tarefas forem concluídas, os usuários podem atualizar as informações para cada tarefa.RSS: Utilize este módulo para visualizar e gerir notícias e outros conteúdos Web transmitidas por sitesWeb. Veja as últimas manchetes fornecidas pelos seus feeds RSS favoritos. Estes feeds disponibilizamnotícias ou outro conteúdo Web que é distribuído por Web sites. O sistema fornece centenas de feedsRSS e facilmente é possível adicionar outros.Previsões: Pode ver os montantes das vendas realizadas tanto por usuários individuais como porgrupos num período específico de tempo.Relatórios: Permite criar relatórios personalizados, podendo ser sumários ou detalhados para qualquermódulo como Contas, Oportunidades ou Ocorrências. Opcionalmente, pode filtrar o relatório com baseem documentos ou atividades relacionadas.Contratos: Utilize este módulo para visualizar, criar e gerir contratos e documentos relacionados.
  26. 26. Painel: Utilize este módulo para visualizar um gráfico do seu pipeline de oportunidades.Base de conhecimento: Utilize este módulo para criar, publicar e pesquisar artigos no SugarCRM.Para além dos módulos existentes, a sua empresa pode adquirir e instalar o módulo:Fóruns: Utilize este módulo para criar um ou mais Fóruns para discutir tópicos gerais, técnicos ouvendas.Opções Comuns de MódulosA maior parte dos módulos exibe as opções:Mapa do Site: Uma lista de links para todas as páginas do Interface gráfico do usuário SugarCRM.Pode clicar em qualquer link para navegar para esse tela do SugarCRM.Caixa de Pesquisa: Uma caixa de pesquisa para pesquisa global está disponível acima dos módulosde módulos.Últimos acessos: A barra abaixo da caixa de pesquisa exibe um rastro dos últimos registos quevisualizou. Os administradores podem visualizar um rastro de todos os usuários que visualizaramrecentemente registos.Atalhos: Exibe opções para desempenhar tarefas necessárias num ou mais módulos. As opçõesvariam dependendo do módulo que selecionar.Formulário Rápido: Um formulário de entrada rápida para criar um novo registo para o módulo. Esteformulário é diferente dos campos exibidos quando seleciona a opção Criar no menu Atalhos porquedisponibiliza menos itens para o seu preenchimento. Um formulário rápido exibe apenas os camposnecessários para criar um novo registo e utiliza valores padrão quando disponíveis. Depois de gravar onovo registo, pode alterar os valores padrão se necessário e inserir informação para os camposopcionais.Tema: Um tema determina a aparência do interface do usuário, tal como a página de formatação, asfontes e as cores. O SugarCRM oferece vários temas. O tema padrão chama-se Sugar. No fundo decada página, tem a opção de escolher um tema diferente a partir da lista de entradas Possíveis Tema.Se tiver instalado um pacote de idioma diferente, poderá seleciona-lo a partir lista de Idiomas. O idiomapadrão é Inglês.Imprimir: Clique nesta opção para ver uma versão de impressão da página. Poderá imprimi-la tambémutilizando a opção Imprimir do navegador.Ajuda: Clique nesta opção para visualizar informações sobre a página.
  27. 27. Visualização e Gestão de Informações de RegistosCada módulo representa um tipo de registo, tal como Contas ou Oportunidades. O SugarCRM oferecetrês tipos de visualizações de cada módulo:Vista de Lista: a Vista de Lista exibe, em formato tabela, links para registos individuais. A visualizaçãode lista também exibe em colunas outras informações relevantes, tais como nomes, endereços de e-mail, números de telefone e nomes de conta para cada registo. Pode clicar num nome de registo paraobter um relatório detalhado da sua informação. Pode clicar no ícone visualizar para navegar para osdetalhes e no ícone Editar para navegar para a vista de edição, se tiver permissões para editar.Pode alterar a exibição padrão ao adicionar ou remover colunas em função das informações que querver.O sistema página listas longas. Para ordenar a lista, clique em qualquer título de coluna que tem oícone ao seu lado. Para inverter a ordem de classificação de uma lista, clique novamente no título damesma coluna.Vista Detalhada: A vista detalhada exibe a página com todas as informações disponíveis para umregisto como o nome, a data de modificação e os registos relacionados. Os registos relacionados sãoexibidas nos sub-painéis apropriados. A página de detalhe oferecem opções para editar, apagar eduplicar informação de registo. Da mesma forma, pode criar, editar e apagar registos relacionadosexibidos nos sub-painéis.Vista de Edição: A Vista de Edição permite a revisão das informações exibidas na visualização dedetalhe.Para visualizar e editar informações sobre registos1. Aponte o cursor sobre a seta para baixo adjacente ao nome do registo. O endereço é exibido najanela popup Detalhes Adicionais. Nesta janela, pode clicar no ícone Visualizar para navegar para apágina de detalhe do registo, ou pode clicar no ícone Editar para navegar para a página de detalhedo registo e editar a informação. Em alternativa, clique no nome do registo na lista para ver osrespectivos detalhes. A página de detalhe exibe as informações relacionadas no sub-painéis. Porexemplo, a página de detalhe de uma conta exibe sub-painéis para atividades relacionadas,oportunidades e assim por diante. Cada sub-painel é composto por colunas para listar múltiplosregistos. Pode adicionar mais registos a lista, se for necessário.
  28. 28. 2. Para editar ou eliminar um registo, clique no ícone editar correspondente ou rem (remover),respectivamente. Pode minimizar os sub-painéis ou reordena-los conforme necessário.3. Faça as alterações necessárias e clique em Gravar. Para sair da visualização de Edição sem gravaras suas alterações, clique em Cancelar.Gerir as informação relacionada nos sub-painéisPara minimizar um sub-painel, clique no ícone da seta que está localizada a seguir ao seu nome. Osregistos do sub-painel não serão exibidos, mas o nome do sub-painel e o ícone da seta ainda sãovisíveis. Para exibir o sub-painel, clique no ícone da seta novamente.Para mover um subgrupo para um local diferente na página, coloque o cursor sobre o ícone da seta,mantenha o cursor pressionado, arraste o painel para a nova localização e solte o cursor. Para criar umnovo registo, clique em Criar acima do sub-painel; escolher um registo a partir de uma lista existente,clique em selecionar acima do sub-painel. Uma lista de registos disponíveis para o sub-painel seráexibida numa janela separada.Para selecionar um ou mais registos a partir da lista, clique na caixa adjacente ao nome do registo e,em seguida, clique em selecionar. O sistema acrescenta os registos no sub-painel. Esta funcionalidadepermite associar rapidamente vários registos, como por exemplo associar vários contatos com umaconta. A imagem abaixo mostra registos disponíveis para o sub-painel contato numa conta.
  29. 29. Monitorar a atividade do usuárioOs usuários podem visualizar o histórico das suas ações na barra de monitorização localizada abaixodo módulo módulos. ao efetuar o login no SugarCRM, a barra de monitorização exibe dados de todosos registos que visualizou da última vez que se logou ao sistema. Pode clicar sobre um desses dadospara acessar novamente a esse registo. Ambos os usuários e administradores podem também criarrelatórios de monitorização para controlar informação como quantos módulos foram acessados,quantos arquivos foram modificados e assim por diante.Monitorar e Gerir o Histórico do RegistoO detalhe de cada página exibe um sub-painel de histórico do registo que lhe permite localizar registosligados as atividades como Reuniões, notas, anexos e e-mails arquivados. Cada linha no painel exibeícones para editar ou remover o registo. Pode também usar esse sub-painel de registo para criar novasatividades. Para monitorar e gerir o histórico de registo:1. Para visualizar os detalhes de um registo listado, reunião, Ligações ou e-mail, clique no títuloAssunto.2. Para ver um resumo de todos os registos listados numa janela separada, clique em Exibir Resumo.3. Para editar ou apagar um registo, clique no ícone apropriado Editar ou Remover, respectivamente.4. Para arquivar um e-mail relacionado com o registo, clique em Arquivar e-mail.Gerir Dashlets do SugarCRMOs dashlets são configuráveis pelo usuário. Constituem painéis que permitem especificar os itens quepretende ver no seu módulo Principal. Um dashlet exibe uma lista de registos semelhante a lista exibidana perspectiva de um módulo. O SugarCRM exibe uma coleção de dashlets para itens como Reuniões,atividades e contas na sua Principal. Pode configurar cada dashlet para exibir as linhas e colunas comos filtros que necessitar. Por exemplo, pode alterar um dashlet do título ou optar por visualizar apenasos seus itens. Pode adicionar e remover dashlets conforme necessário. Pode igualmente adicionarvárias dashlets da mesma natureza. Por exemplo, pode adicionar vários dashlets de atividades econfigurar cada um de forma diferente. Por padrão, pode ser adicionados um máximo de 10 dashlets no
  30. 30. seu módulo Principal, mas o administrador pode alterar esta definição. E também Possível mover umdashlet para locais diferentes na página, conforme necessário.Nota: Se não conseguir adicionar ou mover dashlets, verifique com o administrador para assegurar quea funcionalidade foi ativada. Os programadores podem ampliar a sua funcionalidade para fornecer maiscapacidades aos usuários.Para pesquisar e adicionar dashlets1. Clique na seta para baixo no módulo Meu SugarCRM e selecione Adicionar Dashlet SugarCRM. Omenu Adicionar Dashlets SugarCRM é exibido numa janela separada.2. Para adicionar um módulo como um dashlet, clique no módulos. Pode adicionar várias dashlets domesmo tipo e a sua configuração continuará a ser feita mutuamente de forma diferente.3. Para adicionar um gráfico como um dashlet, selecione o gráfico a partir do módulo gráficos..
  31. 31. 4. Para adicionar a jot Pad como um dashlet, selecione-o no módulo Ferramentas.5. Para procurar um dashlet, insira uma palavra chave na caixa de pesquisa localizada acima dosmódulos e clique no ícone Procurar. Os resultados da pesquisa serão exibidos no módulo.Para reorganizar e personalizar dashlets• Para reorganizar a posição de um dashlet no módulo Principal, coloque o cursor no título do dashlet,arraste-o para a sua nova posição e solte-o.• Para personalizar um dashlet, clique no ícone Editar adjacente ao seu nome. As propriedades dacaixa de diálogo são exibidas numa janela separada. Pode escolher colunas diferentes, os filtros e onúmero de linhas exibidas.• Clique em Gravar após ter feito as mudanças pretendidas.Para gerir Dashlets SugarCRM1. Para mover um dashlet, coloque o cursor sobre o seu título, clique e mantenha pressionado o botãomovendo-o para o novo local onde deseja que fique e em seguida solte o botão.2. Para editar um dashlet, clique no ícone Editar acima dele, atualize as informações e clique emEnviar.3. Para remover um dashlet, clique no ícone Eliminar acima dele. Quando o sistema exibe uma
  32. 32. mensagem a pedir confirmação, clique em OK para confirmar a sua remoção.4. Para atualizar um dashlet, clique no ícone atualizar.Fundir registos duplicadosÉ Possível fundir registos duplicados num único registo para atualizar e limpar os seus dados. Podeselecionar quais os campos que pretende fundir, sendo que quando o processo termina, o sistemaelimina os registos duplicados. Desta forma evita a confusão e assegura-se que os usuários acessam ainformações a partir de uma única fonte. Antes dos registos duplicados serem eliminados, a informaçãorelacionada como as atividades, a historia ou os contatos é movida dos registos duplicados para oregisto primário. Pode fundir registos duplicados nos seguintes módulos: Contas, contatos, PossíveisClientes, Oportunidades, Processos e Bugs. Se já sabe quais são os registos duplicados que pretendefundir, pode faze-lo a partir da visualização de lista dos módulos. Se houver necessidade de procurarregistos duplicados para depois uni-los, pode faze-lo a partir da sua vista de detalhe.Para fundir registos duplicados a partir da vista de lista1. Na página principal do módulo, selecione dois ou mais registos duplicados e clique no link FundirDuplicados.Em alternativa, na página de detalhe de um registo, clique em Localizar Duplicados.A página Fundir Registos exibe a esquerda os campos do registo principal e os campos de registosduplicados a direita. O sistema da prioridade aos campos de registo que tem valores diferentes a partirde registos duplicados.Nota: O sistema assume o primeiro registo que selecionar como o primeiro registo, mas pode mudarpara um outro registo. O sistema utiliza uma linha de delimitação entre os campos de dados diferentese os campos com dados idênticos. Os campos diferentes são exibidos acima da linha.
  33. 33. a) Para especificar um dos registos duplicados como o registo principal, clique em Definir Comoprimário acima do campo duplicado. O sistema move esse registo para a esquerda.b) Para substituir um campo no primeiro registo por um campo de um registo secundário, use obotão <<.2. Clique em Gravar fusão. O sistema funde os campos selecionados, move todas as informaçõesrelacionadas com o registo primário e elimina os registos duplicados.Para fundir os duplicados na vista de detalhe1. Na visualização de lista, clique num registo para ver a sua página de detalhe.2. Clique em Localizar Duplicados. Em seguida, defina filtros para especificar o domínio que desejaprocurar. Por exemplo, pode procurar por registos que tenham o mesmo número de telefone ouendereço de faturação.
  34. 34. 3. Selecione um ou mais filtros e clique Passo Seguinte. Para remover um filtro, clique no ícone Lixoao lado do campo Nome. Os resultados da pesquisa exibem todos os registos que conteminformações duplicadas para o campo especificado. Para ver os detalhes de um registo, clique noseu nome nos resultados da pesquisa.4. Selecione os registos que deseja fundir e clique em Executar fusão.5. A página de Fundir registos é exibida na tela.Procurar Informações no SugarCRMÉ Possível procurar informações através do SugarCRM ou restringir a procura a um módulo específico.Pode também executar uma pesquisa rápida para um campo de valor específico. Pode realizar osseguintes tipos de pesquisa:Pesquisa GlobalPode executar uma pesquisa global por palavra chave ao nível do sistema por texto que coincida com oinicio dos nomes de campo chave.
  35. 35. Todas as pesquisas no SugarCRM anexam o caractere % ao procurar por campos de texto. Porexemplo, pesquisar por "Acme" irá corresponder a nomes como "Acme Industries" ou "Acme Fundos".Procurando por "% Acme" também irá corresponder a nomes como "Acme Industrias ABC".Dependendo da sua configuração da base de dados, as pesquisas globais podem ou não ser sensíveisa maiúsculas e minusculas. No geral, as pesquisas no SugarCRM com base de MySQL não sãosensíveis a maiúsculas e minusculas, enquanto com base de dados Oracle é feita essa distinção.Para realizar uma pesquisa global, insira a palavra chave no campo de pesquisa e clique em OK. Osistema pesquisa Contas, contatos, Possíveis Clientes, Oportunidades, Processos e Projetos, e exibeos resultados da pesquisa de cada um desses módulos. Se quiser pesquisar somente alguns destesmódulos, clique na seta para baixo, selecione os módulos a partir da lista e em seguida clique em OK.O módulo com a maioria dos registos é exibido no topo da página dos resultados de pesquisa.Pesquisa BásicaPode executar uma pesquisa Básica por palavra chave dentro da maioria dos módulos. Para realizaruma pesquisa Básica, insira os valores de um ou mais campos no sub-painel de pesquisa na páginamódulo e clique em Pesquisar.Para localizar somente registos que estão relacionados com as suas tarefas e atividades, selecione acaixa Apenas Meus Registos. Os campos de pesquisa são sensíveis a letras maiúsculas e minusculase variam dependendo do módulo a pesquisar.
  36. 36. Quando insere um caractere num campo, o sistema realiza uma pesquisa rápida de valores Possíveis eapresenta uma lista de valores que começam com o caractere. Inserir caracteres adicionaisrelacionados restringe a lista.O texto inserido em campos de busca necessita de corresponder a partir do inicio do valor guardado emcada registo. Se o texto está inscrito em mais de um campo de pesquisa, então um registo devecorresponder a todos aqueles campos que devem ser incluídos na lista filtrada. Por outras palavras,procurar por "fred *" apenas correspondera a nomes como "Fred*erick" ou outros "Fred" contendo osnomes no asterisco (*).Estas disposições são igualmente aplicáveis a pesquisa Avançada.Pesquisa AvançadaPara melhor filtrar os resultados da pesquisa, clique no link Pesquisa Avançada. Os resultados doscampos Pesquisa Avançada variam de acordo com o módulo selecionado. A Pesquisa Avançadatambém oferece a opção de gravar os critérios de pesquisa e dos resultados de pesquisa relacionadoscomo Pesquisa Gravada.Nota: A pesquisa por numéricos incidira em qualquer lugar do campo. Deste modo, todos os registoscorrespondentes são exibidos numa série de listas Paginadas.
  37. 37. Gravar Critérios de Pesquisa e LayoutAo utilizar a opção de Pesquisa Gravada e Layout, pode especificar as informações que quer encontrar,bem como a apresentação dos resultados de pesquisa. Pode gravar os resultados da pesquisaespecificada no layout, para uso futuro. Pode por exemplo visualizar ou ocultar detalhes como o nomedo registo e o usuário atribuído. Pode também classificar os resultados por ordem ascendente oudescendente. Pode guardar um número ilimitado de resultados de pesquisa. As pesquisas gravadassão exibidas na lista de entradas Possíveis selecionar, com a última pesquisa gravada no topo da lista.Pode acessar aos resultados gravados na lista respectiva no menu Atalhos.Para guardar e gerir os resultados da pesquisa1. Insira um nome para os resultados da pesquisa no campo “Gravar esta pesquisa como” e clique emGravar. O nome será agora exibido na lista de Pesquisas Gravadas.2. Para visualizar uma pesquisa gravada, selecione-a partir da lista de Pesquisas Gravadas. O sistemamostrará de seguida os resultados.3. Para atualizar os critérios de uma pesquisa gravada, selecione a pesquisa a partir da lista, insira osnovos critérios nos campos acima e clique em atualizar.4. Para eliminar uma pesquisa gravada, selecione na lista suspensa a Pesquisa Gravada, clique emApagar e em seguida, clique em OK para confirmar a exclusão.5. Para adicionar uma coluna a vista de lista, selecione-a na lista Ocultar Colunas e use a setaesquerda para move-la para a lista Exibir Colunas.6. Para remover uma coluna da vista de lista, selecione-a na lista Exibir Colunas e use a seta direitapara move-la para a lista Ocultar Colunas.7. Para editar ou excluir vários registos nos resultados da pesquisa, utilize o sub-painel de atualizaçãoGeral.
  38. 38. Capítulo 3Utilizando o SugarCRM___________________________________________________________________________________Este capítulo descreve como utilizar o SugarCRM para gerir informações sobre as contas dos clientes,contatos, potenciais clientes e oportunidades de vendas, além de atividades como convites, Reuniões etarefas atribuídas. A aplicação SugarCRM consiste em vários módulos interligados. Normalmente, cadamódulo representa um tipo específico de registo, como contatos ou contas. Para cada tipo de registo,pode criar um ou mais registos. Por exemplo, no módulo Contas, pode criar contas individuais para osseus clientes. Cada um destes módulos e descrito neste capítulo.Os tópicos incluem:"módulo Principal""módulo Meu Portal""módulo Agenda""módulo Atividades""módulo Contatos""módulo de Contas""módulo de Potenciais Clientes""módulo de Oportunidades""módulo de Ocorrências""módulo de Bug Tracker""módulo de Documentos""módulo de E-mails""módulo de Campanhas""módulo de Projetos""módulo de RSS""módulo Painel""módulo Fórum”"módulo Funcionários"
  39. 39. Módulo PrincipalQuando acessa o SugarCRM, o módulo Principal é exibido na tela. Os outros módulos são exibidos aolongo do tabulador. O módulo Principal apresenta os seguintes módulos:Módulo Meu SugarCRM: Exibe um resumo das suas tarefas relacionadas com clientes.Módulo Tracker: Exibe relatórios pré-definidos que podem ser usados para monitorar as suas ações,bem como as ações daqueles que reportam a você.Módulo Página de Vendas: Exibe relatórios pré-definidos de vendas como gráficos. Por exemplo, oMeu Pipeline exibe um gráfico das suas oportunidades de vendas com base nos montantesacumulados em fases selecionadas de vendas. Este gráfico, baseado num relatório pré-definido doSugarCRM é exibido apenas quando a data esperada de fechamento esta dentro do períodoespecificado. Clique no ícone Editar para modificar uma fase de vendas ou o período de tempo. Ainformação atualizada é reflectida no gráfico. Para refrescar a visualização depois de uma atualização,clique no ícone atualizar.Módulo Marketing & Suporte: Exibe relatórios pré-definidos de marketing e suporte como gráficos.Todos os gráficos são exibidos como uma coleção de Dashlets SugarCRM configuráveis pelo usuário.Pode reorganizar estes Dashlets SugarCRM e personalizar a sua aparência para se adequarem assuas necessidades. Pode por exemplo alterar os seus títulos e exibir ou ocultar colunas. Pode semprereverter para as configurações padrão, se necessário. Os programadores podem ampliar os DashletsSugarCRM para fornecer capacidades adicionais aos usuários. Inicialmente, a página inicial exibe osdashlets abaixo listados. Pode remover os que não precisa e acrescentar outros dashlets.Minhas Ligações: Lista os telefonemas criados por você ou por outras pessoas.
  40. 40. Minhas Reuniões: Lista os convites para Reuniões criados por você ou por outras pessoas.Meus Potenciais Clientes: Exibe uma lista de potenciais clientes que criou.Meu Top de Oportunidades Abertas: Enumera as cinco principais oportunidades ordenadas pelomontante. Oportunidades com um status de "Fechada Perdida" ou "Fechada Ganha" não estãoincluídas.Minhas Contas: Apresenta contas atribuídas a você por você mesmo ou por outros usuários.Minhas ocorrências Abertas: Exibe uma lista de ocorrências de clientes atribuídos a você pararesolução.Jot Pad: Um espaço para anotar auto lembretes ou outros comentários.Avisos de equipe: Apresenta quaisquer anúncios dirigidos a equipe para a qual pertence. Somente osusuários com privilégios de administrador podem configurar esses anúncios. A Principal forneceigualmente um menu de Atalhos que lista opções para criar registos e atividades.Personalizar o módulo PrincipalÉ Possível editar o módulo Principal de acordo com sua preferência.É possível nos módulos Meu Sugar e Meus gráficos alterar o layout e adicionar novos Dashlets.Se necessário, pode apagar o módulo Meus gráficos.Se necessita de espaço para acomodar mais Dashlets, pode adicionar novas páginas ao Principal.Estas páginas serão exibidas como módulos adicionais ao lado do módulo Meu SugarCRM.Tome nota das seguintes restrições ao criar novas Páginas Principais:• não pode adicionar mais de 10 páginas ao módulo Principal.• não pode ter mais de três colunas numa página.• não pode ter nomes de página duplicados. Os nomes da página não podem ter mais de 25caracteres.• não pode apagar o módulo Principal do SugarCRM, mas pode apagar as páginas que criar.A qualquer momento pode reverter o módulo Principal para a configuração padrão. No entanto, noteque isso irá apagar quaisquer páginas que adicionou ao módulo Principal.Para personalizar o módulo Principal1. Para renomear os módulos Meu SugarCRM ou Meus gráficos:
  41. 41. a) Clique na seta para Baixo no módulo e selecione Renomear Página. O nome do módulo torna-seum campo de texto em que poderá renomeá-lo.b) Insira um novo nome e clique fora do campo para exibir o módulo com o novo nome.2. Para alterar o layout de uma página:a) Clique na seta para Baixo no módulo e selecione Alterar Layout. A janela respectiva irá surgir.Inicialmente ela terá duas colunas.b) Selecione o número de colunas que pretende incluir na página e clique em Submeter. O sistemareformata a página para exibir informação existente no número de colunas especificado.Para adicionar e Gerir novas páginas1. Clique no link Adicionar Página localizado ao lado do módulo Meus gráficos. A janela AdicionarPágina surge na tela.2. Insira um nome para a página, selecione o número de colunas que pretende e clique em Submeter.A nova página surge na tela.3. Clique na seta para Baixo no módulo da nova página para ver as opções renomear página,adicionar Dashlets, alterar layout e Apagar Página.4. Para eliminar a página, clique na seta para Baixo do módulo da página, selecione Apagar Página, eclique em OK para confirmar a eliminação.Para reverter a página inicial para as configurações padrão.1 Clique na opção Minha Conta localizado na parte superior direita, canto da página..2 Clique na opção reposto a página inicial padrão e clique em OK para confirmar a ação. O sistemaredefine a página inicial e registos para fora do sistema..3 Faça o login novamente no sistema para ver as mudanças.
  42. 42. Módulo Meu PortalUtilize o módulo Meu Portal para adicionar links para Web sites e aplicações baseadas na Web, taiscomo Fóruns ou a interface Web para o sistema de e-mail da sua organização. Adicionar sites no portalpermite que o sistema SugarCRM forneça um único interface para múltiplas aplicações e Web sites.Um portal pode ser de dois tipos: Pessoal ou Global. O link pessoal apenas pode ser acessado evisualizado por você. Um site global é um link que toda a organização pode ver e acessar. Os usuáriospodem adicionar sites somente para uso pessoal. Os administradores podem adicionar sites pessoais eglobais.Um portal pode ser exibido como uma opção no menu Atalhos ou como um módulo adjacente aosmódulos.Os usuários podem exibir sites apenas como atalhos.Os administradores podem exibir sites como atalhos ou módulos. Pode também ocultar estes links deportal, se necessário. Por exemplo, se tiver uma longa lista de sites, pode ocultar os que não utilizamuito frequentemente.Para adicionar um site de portal.1 No menu Atalhos do módulo Meu Portal, clique em Adicionar Site..2 Insira as informações para os seguintes campos:• Nome: Insira um nome para o portal.• Website: Insira o URL do site do portal.• Visível: Inicialmente, esta opção é selecionada para exibir o link do site, como específica oposicionamento do campo. Desmarque esta caixa se não desejar exibir o link.
  43. 43. • Colocação: Inicialmente, este portal aparece no menu Atalhos. Como administrador, pode exibi-lo como um atalho, como um módulo, ou como ambos.• Tipo: Inicialmente, o site é classificado como um site pessoal. Como administrador, podeespecificar um site pessoal ou um site global..3 Clique em Gravar para criar o portal; clique em Cancelar para voltar a página principal sem criar onovo site.Para gerir um site de portalPara ver informações detalhadas sobre um site de portal, clique no seu nome na lista do Portal.Para editar as informações, faça as alterações na página de detalhe e clique em Gravar.Para ver o alvo de um site de portal, clique no nome do portal no menu Atalhos.Para eliminar um site de portal da lista, selecione a caixa de seleção adjacente ao seu nome na lista e,em seguida, clique em Apagar.Para navegar de volta para a página principal de um site de portal, clique em Lista de Sites no menuAtalhos.
  44. 44. Módulo AgendaUtilize o módulo Agenda para ver e para criar atividades, tais como Ligações, Convites, Reuniões eTarefas.Para visualizar a sua Agenda por dia, semana, mês ou ano, clique no botão apropriado no cantosuperior esquerdo da tela principal. Em cada formato, quaisquer atividades planejadas com datas sãoexibidas comoLigações, Reuniões, Tarefas, Notas e E-mails.Os ícones são utilizados para indicar o tipo de atividade: um convite, uma tarefa ou uma reunião.Pode clicar em qualquer atividade na sua Agenda para editar as informações.Pode andar para trás e para a frente na Agenda por dia, semana, mês ou ano. Na semana, mês ou ano,pode clicar em qualquer data para ver a imagem no formato de dia.No sub-painel de opções da Agenda da sua página Minha Conta, pode criar uma chave de publicaçãopara permitir que usuários de outras aplicações como o Microsoft Outlook para visualizar a sua Agenda.O menu Atalhos da página principal da agenda exibe as seguintes opções que fazem parte do móduloatividades:• Agendar ligação. Clique nesta opção para agendar uma ligação.• Agendar Reunião. Clique nesta opção para agendar uma reunião.• Criar Tarefa. Clique nesta opção para criar uma tarefa.• Ligações. Clique nesta opção para visualizar e gerir Ligações• Reuniões. Clique nesta opção para visualizar e gerir Reuniões.• Tarefas. Clique nesta opção para visualizar e gerir tarefas.Para qualquer reunião ou ligação agendada, pode criar um atalho ou uma nota relacionada. Pode porexemplo adicionar uma nota resumindo o resultado de uma ligação ou uma reunião. Também podeexecutar outras atividades relacionadas com uma ligação ou uma reunião, como a criação de umatarefa e arquivar e-mails.
  45. 45. No formato Dia, a Agenda enumera as horas do dia verticalmente. Uma lista de tarefas é exibida nolado direito da página principal da Agenda.Para visualizar os detalhes de uma tarefa, clique no título do assunto.Clique num horário específico para agendar uma ligação ou uma reunião nessa hora.Quando grava as informações, o sistema mostra a página de detalhe onde pode ver e gerir asinformações relacionadas como contatos e notas.Visualizar Agendas CompartilhadasOs usuários podem ver as Agendas uns dos outros de forma a poder agendar compromissos. Ainformação a que pode acessar numa Agenda de um colega depende do seu status de membro deequipe. Por exemplo, se tiver um compromisso na sua Agenda que está atribuído a equipe Global,todos os usuários na sua organização poderão acessar aos seus detalhes quando visualizarem a suaAgenda. Contudo, se o compromisso for atribuído a sua equipe privada, eles apenas poderão saber seestará livre ou ocupado, não tendo acesso a mais detalhes. Apenas os membros da sua equipe opoderão fazer.Os Gestores tem permissões para ver, editar e eliminar os compromissos dos seus subordinados.Os subordinados apenas podem ver os compromissos dos Gestores como tempo livre/ ocupado.Os administradores tem acesso total a Agenda de qualquer usuário e permissões para editar, duplicar eeliminar qualquer compromisso.Para ver Agendas Compartilhadas1. Na página principal da Agenda, clique em Compartilhada. A página exibe o sub-painel AgendaCompartilhada.
  46. 46. 2. Para ver a Agenda de um usuário, clique no ícone Editar. O sistema exibe uma lista de usuários euma lista de equipes.3. Para ver usuários que pertencem a uma equipe específica, selecione a equipe da lista.4. Selecione o usuário e clique em selecionar. A Agenda do usuário exibe todos os compromissosexistentes.Criar CompromissosNa Agenda, pode utilizar o formulário rápido de Criar Compromissos para uma Ligação ou Agendar umareunião. Este formulário só exibe os campos obrigatórios. Pode adicionar informações aos camposdepois de gravar o formulário. Em alternativa, pode usar Agendar Ligação e Agendar Reunião.Para criar um Compromisso1. No formulário Criar Compromisso, selecione Agendar ligação ou Agendar reunião.
  47. 47. 2. Indique o assunto da ligação ou reunião.3. Clique no ícone Agenda e selecione a data prevista; introduza a Hora de Inicio no campo abaixo.4. Selecione o módulo relacionado da lista respectiva. Clique selecionar para escolher o registorelacionado com o compromisso.5. Clique selecionar para especificar o usuário atribuído da lista de usuários.6. Da lista de Estado, especifique o estado do compromisso para indicar se este já foi efetuado ouainda não se realizou. Para Ligações, especifique se é uma ligação entrada ou saída.7. Clique em Gravar. A página de detalhe das Ligações ou Reuniões exibe as informações que inseriu.8. Para adicionar ou alterar informações, clique em Editar.
  48. 48. Módulo atividadesUma atividade pode ser qualquer interação com os colegas e clientes, como uma ligação, uma reuniãoou um e-mail.Utilize o módulo atividades para agendar e gerir Ligações, Reuniões e tarefas.Normalmente, uma atividade está relacionada com um registo como uma conta ou contato. Porexemplo, pode agendar uma reunião com um ou mais contatos para discutir uma conta específica ouoportunidade.Quando cria a atividade, pode especificar o registo ao qual esta relacionada. Isto permite ver asatividades programadas a partir do registo especificado. Por exemplo, uma página de detalhes da contaexibe todas as atividades agendadas.Quando agendar uma atividade, também pode criar notas e anexos, se necessário. O menu Atalhosexibe as seguintes opções:• Agendar ligação: Clique nesta opção para agendar uma ligação.• Agendar Reunião: Clique nesta opção para agendar uma reunião.• Criar Tarefa: Clique nesta opção para criar uma tarefa.• Criar Nota ou Anexo: Clique nesta opção para criar uma nota ou um atalho para uma conta, umencontro ou uma tarefa.• Arquivar e-mails: Clique nesta opção para criar o arquivamento do envio e recepção de e-mails.• Ligações: Clique nesta opção para visualizar e gerir Ligações.• Reuniões: Clique nesta opção para visualizar e gerir Reuniões.• Tarefas: Clique nesta opção para visualizar e gerir tarefas.• Notas: Clique nesta opção para criar ou exibir notas.• E-mails: Clique nesta opção para visualizar e gerir o seu envio e recepção de e-mails.• Hoje: Clique nesta opção para ver as suas anotações na Agenda diária.• Importar Notas: Clique nesta opção para importar dados externos numa nota.
  49. 49. Agendar Ligações e ReuniõesPode agendar Ligações e Reuniões com usuários, contatos e potenciais clientes.Quando agendar uma ligação ou uma reunião, estará criando um registo com definições de tema dadiscussão, participantes, período de tempo e o estado. Depois de guardar esta informação, pode enviarum convite para todos os participantes imediatamente ou numa data posterior.Pode criar uma nota ou adicionar anexos antes ou depois de ocorrer uma ligação ou uma reunião.Depois de efetuar uma ligação ou reunião, ou se quer cancela-las por algum motivo, pode atualizar oseu estado para modificar o registo.Ao criar uma ligação ou uma reunião, a página de Ligações ou Reuniões exibe os seguintes sub-painéis:• Agendamento: O sub-painel de Agendamento exibe informações como o nome dos participantes, odia e a hora da ligação ou reunião. NOTA: Se há Ligações ou Reuniões agendadas para o mesmodia e hora, o tempo ocupado estará bloqueado para novos agendamentos.• Adicionar Convidados: Pode utilizar o sub-painel Adicionar Convidados para encontrar usuáriosque pretende convidar.Para agendar uma ligação ou reunião1. No menu Atalhos da Agenda, clique em Nova Ligação ou Nova Reunião. Em alternativa, podeutilizar o formulário rápido Criar Compromisso no menu Atalhos.2. Insira informações nos seguintes campos:• Assunto: Indique o assunto da reunião.• Estado: A partir da lista de entradas Possíveis, selecione uma das seguintes:◦ Entrada: Esta opção é apenas para Ligações. Escolha esta opção se for uma ligação deentrada.◦ Saída: Esta opção é apenas para Ligações. Escolha esta opção se for uma ligação saída.◦ Planejada: Escolha esta opção se a ligação ou reunião já esta planejada.◦ Realizada: Depois de uma ligação ou reunião ficar concluída, altere o estado de planejada paraRealizada.
  50. 50. ◦ Não Realizada: Se uma ligação ou uma reunião não ocorreu por qualquer motivo, altere oestado de planejada para não Realizada.• Equipe: Coloque a equipe pretendida ou click em escolher para selecionar a equipe que teráacesso aos detalhes da ligação ou reunião.• Localização: Para Reuniões, opcionalmente poderá colocar a localização da reunião.• Data e Hora de Início: Clique no ícone Agenda e selecione a data; a partir da lista, selecione otempo (horas e minutos).• Atribuída a: Especificar o usuário responsável pela ligação ou reunião. Inicialmente, é atribuída avocê. Para atribuir um usuário diferente, clique em selecionar para ver a lista de usuários e clique nonome do usuário desejado.• Duração: Indique o número de horas na casa adjacente e selecione o número de minutos a partirda lista.• Conta: Opcionalmente, insira o nome da respectiva conta ou clique em selecionar para o procurar.Em vez de uma conta, pode escolher um outro registo relacionado como uma oportunidade ou insiraem contato a partir da lista.• Lembrete: Selecione esta caixa se quiser que o sistema envie um lembrete para todas as pessoasda lista antes de receber a ligação ou reunião. Escolha a hora para o lembrete a partir da lista.• Descrição. Opcionalmente, insira uma breve Descrição no fim da ligação ou reunião.3. Clique em Gravar para guardar as informações da ligação; clique em Cancelar para voltar a páginainicial das Reuniões sem gravar as informações.4. Clique em Enviar Convites para enviar um convite para os participantes.5. Para criar uma cópia da ligação ou reunião, clique em Fechar e Criar Nova. O sistema encerra aligação ou reunião e altera o seu status para Realizado. A nova ligação ou reunião exibida na páginamantem todas as informações do registo original exceto para o estado, que por padrão é definidocomo planejado.Para adicionar convidados1. No sub-painel Adicionar Convidados, introduza todas ou algumas das seguintes informações:● Nome: Pode adicionar uma letra, todo um nome ou um nome parcial.● Sobrenome: Pode adicionar uma letra, todo um nome ou um nome parcial● E-mail: Pode adicionar uma letra, um endereço inteiro ou um endereço parcial.2. Clique em Pesquisar. O sistema mostra os resultados da pesquisa com a opção Adicionar adjacentea cada nome na lista.3. Clique no botão Adicionar para enviar um convite para o usuário. A lista de convites surgira no sub-painel.

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