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  • 1. Manual de Ferias para elDesarrollo Económico Local
  • 2. Manual de FeriasManual de Ferias para para elDesarrollo Economico Local Economico Local el Desarrollo
  • 3. Lo que oigo lo olvido, lo que veo lo recuerdo, lo que hago lo se. Confucio Manual de Ferias para el Desarrollo Económico Local Coordinación Regina Bauerochse-Barbosa Directora Programa Fortalecimiento de la Economía y el Empleo FORTALECE (MINEC/GTZ) Asesoría Anja Nina Kramer Asesora Desarrollo Económico Local Programa FORTALECE (MINEC/GTZ) Asesora Técnica Aura Maritza Majano-Rivas Desarrollo Económico Local y Empleo Juvenil Programa FORTALECE (MINEC/GTZ) Investigacióni Carmen de Pereira Consultora Impresión GRAFICOLOR S.A. de C.V San Salvador, El Salvador, Centroamérica Diciembre, 2006
  • 4. CONTENIDOPRESENTACION ivINTRODUCCIÓN vi1. CONCEPTOS 11.1 ¿Qué es una feria? 11.2 ¿Porqué realizar ferias? 21.3 Ferias a nivel local 32. PROCESO PARA LA REALIZACION DE FERIAS 72.1 Metodología 72.2 Pasos del proceso para realizar ferias con éxito 83. DESARROLLO DE PASOS DEL PROCESO 9Paso Uno: Preparación 10 ß Planificación 10 ß Organización 19 ß Promoción y Publicidad 26Paso Dos: Ejecución 32 ß Ocho días previos a la Feria 32 ß Un día previo a la Feria 36 ii ß El día de la Feria 37Paso Tres: Evaluación 42 • Evaluación de resultados 43 ß Seguimiento 47 ß Sistematización 49BIBLIOGRAFIA 51
  • 5. iii
  • 6. PRESENTACIÓNLa presente publicación es un Manual para diseñar y organizar ferias para eldesarrollo económico local, se ha elaborado el marco teórico y operativo, pormedio del cual se determinan y ordenan los recursos, así como las actividadespara su organización y desarrollo, se han identificado las herramientas técnicasque deben utilizarse para su ejecución y posteriormente la evaluación del montajedel evento.El documento es el resultado de una investigación realizada en la MicroregiónLos Nonualcos, ha sido una iniciativa impulsada por el Programa FORTALECE(MINEC/GTZ), y junto con las Mesas Sectoriales han apoyado el sector MIPYMEcon actividades para el fortalecimiento, como el desarrollo de ferias a nivel localy la participación en otras ferias de mayor magnitudLas ferias para el desarrollo económico local unen objetivos de productores ycomerciantes, y es un instrumento del desarrollo local, a la vez que es una actividadempresarial en sí. Los actores clave del desarrollo económico local son, entreotros:• Sector empresarial y emprendedores locales• Asociaciones empresariales y profesionales• Gobierno municipal• Instituciones gubernamentales• ONG’s con enfoque económico• Proyectos con financiamiento de la cooperación internacional• Universidades y centros de investigaciónCada uno de ellos aporta de diferente manera al desarrollo económico, la principalfunción de estos actores consiste en apoyar las iniciativas, que junto a la basesocial del municipio, el capital humano, se debe conformar una alianza estratégicapara promover el desarrollo económico local.Este manual ha sido validado por los actores locales de la Microregión LosNonualcos, con la realización de tres actividades:ß Dos ferias, presentadas como muestras empresariales con la participación deempresarios de la Microregión, eventos asesorados por la Cámara de Comercioe Industria de El Salvador. ivß Un taller, realizado en una jornada de un día de trabajo con las institucionescontrapartes del Programa FORTALECE(MINEC/GTZ)Las tres actividades generaron insumos que se han incorporado en este documento,información que ha fortalecido la investigación realizada; el documento exponeun método que se espera sea aplicable y replicable en el nivel local. PROGRAMA FORTALECE (MINEC/GTZ)
  • 7. v
  • 8. INTRODUCCIÓNEste documento es un instrumento creado para la realización de ferias,orientado a apoyar el desarrollo económico local, es producto de la revisión devarios métodos utilizados por diversas instituciones y organizacionesnacionales y regionales, como también de la recopilación de información de laexperiencia en los diferentes tipos de ferias que se realizan actualmente, comolas empresariales, de empleo y todo tipo de ferias especializadas. Este estudioexpone los pasos del proceso para el montaje de ferias a nivel local, tienecomo objetivo orientar las actividades que contemplan cada paso, que sin lugara dudas será reajustado en la práctica, de acuerdo al tema y a la magnitud delevento planificado.Las diferentes experiencias realizadas en la Microregión Los Nonualcos, através de muestras empresariales llevadas a cabo como parte de este estudio,han fortalecido este trabajo. Se ha seleccionado el método, en el marco de unproceso participativo de cambio y de mejoramiento de acuerdo a lasparticularidades locales y utilizando una metodología pedagógica de fácilimplementación, que proporcione al lector los pasos a seguir de manerasencilla, con ejemplos en algunos casos, que pueden servir de modelo en lapráctica.Cada paso recoge las actividades a desarrollar, en las cuales se describen lasacciones necesarias, se propone que los participantes en las ferias tengan laoportunidad de interactuar con la competencia y obtener el conocimiento delmercado, elementos que le permitan al empresario concretar negocios en elmomento del evento y lo más importante realizar negocios en el futuro,incorporando temas vinculados con la actividad empresarial y acompañadode eventos culturales para el esparcimiento de los visitantes. El cumplimientode este proceso requiere de tres factores fundaméntales para que el resultadosea un éxito: un alto grado de compromiso desde el inicio, control deltiempo en relación a las actividades y la demanda de trabajo.El componente de Desarrollo Económico Local (DEL) del ProgramaFORTALECE (MINEC/GTZ), orienta su labor a facilitar la creación de espaciosde trabajo para potenciar las capacidades locales y la generación deoportunidades para que la Microregión Los Nonualcos se convierta en unaregión competitiva con productos y servicios a ofrecer de calidad, ha creado viinstancias como las Mesas de Trabajo Sectoriales (Mesas de Turismo, dePesca y de Empleo), generando herramientas técnicas para impulsar elproceso de desarrollo de esta región y en apoyo a otros procesos.Las ferias inciden en dinamizar el fomento del empleo, a través delfortalecimiento del sector empresarial y permite el acercamiento de la oferta y lademanda. En estas actividades se aplican nuevas metodologías y seimplementan herramientas técnicas, logrando de esta manera elevar el nivel deoportunidades en la población objetivo.
  • 9. vii
  • 10. 1. CONCEPTOS 1.1 ¿Qué es una feria? Es una actividad que tiene como característica concertar en un mismo espacio físico a la oferta y demanda de servicios y/o productos, en una fecha programada. Las ferias son una estrategia de promoción para la generación de oportunidades comerciales, que se realizan a través de un contacto directo del empresario con el cliente y la competencia, vinculando la oferta y la demanda. Las ferias deben diseñarse como eventos de promoción comercial dirigidos a la micro y pequeña empresa, con independencia del sector productivo al que pertenezcan. Debe entenderse como un instrumento que forma parte de la estrategia para fomentar el desarrollo económico de un territorio. A la hora de planificar la realización de una feria, se debe tener claro qué es lo que se quiere lograr y para ello se tienen que elaborar objetivos concretos, basados en elementos de calidad, cantidad, tiempo e innovación; de tal manera que los indicadores relacionados reflejen los aportes y cambios que se han propuesto conseguir. Ejemplos:ß Lograr la venta de $1.000 durante la Feria del Mueble, y otros $1,000.00 posterior a la feria con otros clientes, la feria se realizará en San Pedro Nonualco, departamento de La Paz. La producción esta basada en la elaboración de muebles para las diferentes áreas de una vivienda.ß Lograr el posicionamiento del municipio de San Luís la Herradura, departamento de La Paz, con una Feria de Productos del Mar, ofreciendo variedad de productos, frescos y presentados en condiciones atractivas e higiénicas. En la organización de las ferias se involucran otras instancias y organismos, como instituciones del sector público y privado, proyectos y toda entidad interesada en el fortalecimiento del desarrollo económico local, entre ellas esta la asistencia técnica (proyectos, programas, OG´s y ONG´s) que permite favorecer y optimizar la relación oferta - demanda. La coordinación con los gremios y asociaciones productivas es importante, para que asuman con interés su participación en las ferias, porque es un espacio en el que se da 1 una relación directa entre productores y clientes, la producción entre varios genera mayor volumen, resultando atractivo para los futuros compradores ya que se garantizan precios más bajos. Es un lugar donde se reúnen vendedores y compradores para difundir, exhibir, promover, conocer y seleccionar una gran variedad de productos y servicios.
  • 11. 1. 2 ¿Porqué realizar ferias? Por que es un instrumento eficiente, que proporciona a los diferentes sectores, en un evento los siguientes beneficios: ß Las ferias se han consolidado en los últimos años como una de las más poderosas y efectivas herramientas de mercadeo, tal como viene a subrayar el constante crecimiento de esta actividad, ayuda a los empresarios a aprender cómo presentar sus productos. ß Son la forma más económica y eficiente de ganar cuotas de mercado. ß Constituyen la más completa herramienta de comunicación, donde se produce una interacción directa entre comprador y vendedor, poniendo en funcionamiento los cinco sentidos. ß Son el lugar idóneo para establecer contactos comerciales, encontrarse con los clientes habituales y captar nuevos clientes, ofreciendo nuevos servicios y/o productos. ß Constituyen la mejor manera de conocer las tendencias actuales del mercado. ß Posibilitan la participación en jornadas y actos paralelos (charlas con temas de actualidad empresarial, ponencias, entre otras) que ayudan a conocer la evolución y tendencias del mercado. ß Acceso a información, contactos y relaciones que le aporten mayores conocimientos y acceso a nuevos mercados. ß Incrementa las actividades comerciales. ß Establecimiento de negocios y alianzas entre empresas e instituciones, en forma efectiva y rápida. ß Identificación de las adaptaciones, modificaciones e innovaciones que se deben utilizar en los productos y servicios, nuevos diseños, formas de diferenciación de productos, maneras de preservar, manejo y proteger productos, para penetrar en otros mercados y/o mejorar su inserción en el mercado nacional. ß Disminución de los costos de las transacciones. ß Creación de valor agregado, a través de los conocimientos sobre temas de interés empresarial, que proporcionan las conferencias técnicas y asesorías. ß Establecimiento de alianzas efectivas, proyectos y actividades conjuntas con otras empresas o instituciones. ß Se realiza una prospección del mercado a costos reducidos. ß Se debe tener como fin último contribuir a dinamizar la economía local, con productos que identifiquen la zona. Las ferias deben estar bien estructuradas, especialmente en la parte de la coordinación2 interinstitucional, que permita contar con todos los elementos fundamentales para el éxito de la misma. A partir de la toma de decisión de realizar la feria, se inicia un proceso compuesto de. varias etapas, que contemplan actividades y responsables, desarrollando labores y gestiones coordinadas contempladas en una planificación y ejecutadas por un Comité ad hoc Algunas de las ventajas y oportunidades que ofrecen a sus participantes como expositores son:
  • 12. Ventajas:ß El cliente es quien visita a la empresa y no al revés.ß El cliente está disponible.ß En ellas el producto o servicio es el protagonista, tan bien presentado como el expositor sea capaz de hacerlo.ß El costo por contactos es indiscutiblemente el más bajo, ya que en pocos días se puede contactar a muchos.Oportunidades:ß Generar nuevos contactos que finalizan en ventas.ß Dar a conocer sus productos y servicios o puestos de trabajoß Potenciar la marca.ß Reforzar el contacto con los clientes habituales.ß Observar la competencia (principalmente en las ferias).ß Abrir nuevos mercados.ß Vender.ß Contactar a posibles distribuidores. 1. 3 Ferias a nivel localLas ferias en el marco del desarrollo económico local son actividades que deben contarcon características fundamentales:ß Deben ser parte de un proceso de desarrollo económico, que la experiencia se pueda aplicar a otros modelos y procesos.ß Debe obtenerse un producto, debe medirse la cobertura de la actividad y obtener datos cuantitativos sobre número de personas, empresas, instituciones, ONG¨s involucrados participantes y beneficiados.ß Presentar resultados, debe demostrarse que el Comité Organizador logro sus objetivos, si los miembros del Comité se han fortalecido en el proceso de implementación, si la experiencia ha proyectado el sector empresarial fuera de la región, si se ha contribuido a generar un compromiso de los actores locales.ß La diversidad, que se incluyan diversos temas, como género, equidad, cultura, medio ambiente, alianzas intersectoriales y la diversidad social, la incorporación de mujeres y jóvenes.ß El desarrollo de la creatividad, ideas creativas para desarrollar este tipo de actividades, ya sea en el aspecto logístico, operativo como organizativo, presentar soluciones innovadoras para problemas encontrados en el proceso.Las actividades en el marco del desarrollo económico local deben cumplir con susobjetivos de desarrollo, es importante que en estas actividades consideren dos ejes de 3trabajo:ß Potenciar lo existente, las personas, recursos, empresas, instituciones, gobiernos municipales, entre otros.ß Desarrollar la capacidad de gestión para la obtención de recursos externos al territorio, como financiamiento, asistencia técnica, apoyos de todo tipo.La promoción de estos eventos pretende:ß Elevar la calidad de vida de la población.ß Contribuir al desarrollo del país.ß Enfrentar los retos de la economía nacional y de la globalización.
  • 13. Se debe trabajar con esa orientación, para lograr un apropiamiento del concepto de desarrollo económico local, desde los diversos roles. La organización de ferias de desarrollo económico local requiere estructurar una organización participativa y abierta en el nivel local, que tenga un alto grado de representatividad del municipio, de la comunidad, instituciones gubernamentales, sector empresarial, ONG´s y de actores locales. GOBIERNOS LOCALES COMUNIDAD EMPRESA PRIVADA ß Alcaldes Organizaciones de todo Sector empresarial radicado ß Concejales tipo: territoriales y en la zona ß Empleados funcionales OG´s ONG´s ASESORÍAS Instituciones Asociaciones • Proyectos gubernamentales trabajando en la zona • Programas ¿Qué es una Feria para el Desarrollo Económico Local? Es un evento para fomentar un intercambio comercial entre los empresarios que conforman la base económica local, a través de la exposición de los productos y /o servicios, con el apoyo de asistencia técnica por parte de instituciones, organizaciones y proyectos o programas ubicados en la región. Bajo ese concepto, la idea surge de los actores locales que buscan dinamizar la economía y buscan aliados internos y externos al territorio para lograr impulsar una iniciativa dirigida al fortalecimiento del sector empresarial de la región. Se pretende generar oportunidades para dar a conocer los productos elaborados, a través de una exposición para comercializarlos, asimismo comunicarse y contactarse entre sí. De forma paralela promover la realización de negocios con empresas visitantes, instituciones y visitantes en general. Con esta actividad se pretende: ß Generar un espacio para que el sector empresarial local entre en contacto con otros empresarios y viceversa, con el fin de hacer negocios. ß Mejorar los niveles de competitividad de las empresas y abrir nuevos nichos de mercado. ß Estimular el espíritu emprendedor para formar y consolidar empresarios4 comprometidos con la generación de empleo y recursos que lleven al desarrollo de la región. ß Promover una cultura emprendedora e integrada con otras iniciativas para incentivar la investigación y promoción de nuevos conceptos. La feria debe convertirse en un verdadero foro de exposición de productos y servicios, de análisis y discusión de la acción empresarial y su papel en la economía, debe generar factores y elementos que fortalezcan al expositor para convertirse en agentes de cambio, dentro de su entorno. Las ferias a nivel local, son un mecanismo que se utiliza para toda actividad que genera una transacción comercial, como resultado de la exposición de los productos o servicios,
  • 14. son de todo tipo: de pesca, de turismo, muebles, de ropa, de artesanías, de plantas, detodo producto o servicio que se pueda comercializar y sea elaborado en la región. ¿Cuál es el objetivo de participar en las ferias?ß Conocer el mercado.ß Conocer la competencia y el movimiento comercial del mercado.ß La feria representa una herramienta general de mercadeo.ß Conocer nuevas estrategias, innovaciones y tecnología.ß Dar a conocer avances, desarrollos, ventajas e información general sobre productos y servicios.ß Fomentar las relaciones de negocios con los compradores, en busca de la oportunidad para hacer negocios.ß Formalizar contratos y/o ventas.ß Conocer la opinión de los visitantes y empresarios sobre los productos y servicios ofrecidos. ¿Qué apoyos requiere el Comité Organizador?El evento en la fase de planificación, el Comité Organizador define el objetivo y lamagnitud del evento, deben incorporar la utilización de apoyos y recursos técnicos paralograr un mayor impacto en la población participante y asistente, se dividen en:ß Asesorías o asistencia técnica.ß Recursos económicos o asistencia financiera FERIA DE FERIA DE DESARROLLO DESARROLLO ECONOMICO LOCAL Asistencia EMPRESARIAL Asistencia financiera técnica INTERCAMBIO REALIZAR NEGOCIOS COMERCIAL- Asesorías o asistencia técnicaEl propósito de este tipo de instrumento es mejorar la competitividad y productividad en elnivel local del sector empresarial productor de bienes y servicios, mediante la aplicación 5de técnicas de gestión empresarial, el apoyo se obtiene de instituciones gubernamentales,no gubernamentales y proyectos de la cooperación internacional.Se realiza a través de la asesoría y la capacitación para fomentar la economía y el empleo,está orientada a mejorar las capacidades empresariales a nivel local. Hay instanciasgubernamentales, programas y proyectos de cooperación internacional que apoyan estosprocesos. El apoyo requerido es en el proceso de la organización, se requiere deinformación de eventos similares, capacitación en temas especializados, comercializacióny promoción de negocios, entre otros.
  • 15. Para ello se cuenta con instituciones como la CONAMYPE (Ministerio de Economía), CENPROMYPE, FADEMYPE, FUNDAPYME, entre otras ONG´S y proyectos de cooperación internacional, que apoyan las iniciativas empresariales en diferentes áreas y sectores, al pequeño, mediano y micro empresario y toda actividad relacionada para potenciar sus ventas, en este caso las Ferias para el desarrollo empresarial local. Adicional a lo anterior, en los eventos es importante realizar otras actividades paralelas, como: v Conferencias técnicas presénciales, constituyen un elemento de mucha atracción para el visitante y participante, se exponen temas de actualidad y de calidad técnica de acuerdo al tema y tipo de feria, el evento se vuelve atractivo cuando hay un aprendizaje y nuevos conocimientos. v Servicios de desarrollo empresarial, es una asistencia técnica directa a las MIPyME que se pone a disposición de los participantes y asistentes a la feria, con soluciones empresariales, a través de capacitación, asesorías, formación profesional, consultorías y nuevas metodologías empresariales. Se instalan Puntos de Información Técnica, con asistencia dirigida a mejorar: calidad, presentación, exposición, asesoría empresarial y la utilización óptima de las herramientas técnicas. - Recursos económicos o financieros Consiste en gestionar recursos necesarios para realizar la feria ante la empresa privada, instancias gubernamentales, ONG’s, municipalidades y la cooperación internacional. Se cuenta con dos tipos de asistencia financiera: v En la fase de preparación, se requieren fondos para financiar las actividades de todo el proceso para realizar la feria. El financiamiento se obtiene a través de diversas modalidades, en general se logra con recursos de la empresa privada e instituciones que dan aportes en especies, como vehículos, equipo, instalaciones, insumos y papelería, apoyo con recurso humano para que desarrollen tareas específicas y en ocasiones especiales, se obtiene dinero en efectivo. v En la fase de ejecución, se solicita a las instancias responsables del financiamiento a la MYPYME, instalar en la feria un stand para informar al sector sobre las instituciones, los tipos financiamiento y los requisitos para optar a los créditos, asesorías y otras modalidades de apoyos financieros para mejorar su productividad y comercialización empresarial.6
  • 16. 2. PROCESO PARA LA REALIZACION DE FERIASDE DESARROLLO ECONÓMICO LOCAL 2.1 MetodologíaPara enfrentar con éxito la promoción y exposición de productos y servicios locales, esnecesario definir y ejecutar un proceso para la realización de ferias. Su aplicación yseguimiento debe llevar un proceso metodológico que plantee acciones secuenciales,cuyos resultados deben responder a tres preguntas: ¿Que nos motiva a realizar las ferias a nivel lo cal? Defin ició n d e ob jet ivos ¿Qué hacer para llevarlas a cabo? Planificación Misión Visión ¿Como hacerlo?La realización de Ferias, implica desarrollar un proceso dividido en pasos para su mejorimplementación y seguimiento, que tiene su base en una buena planificación, da iniciocon el paso de preparación, paso que es el más importante y determina los logros yresultados del evento, en ese momento se estructura la coordinación de los esfuerzostécnicos y financieros de las instituciones participantes, se elige un Comité Operativo (laparticipación debe ser voluntaria y en coherencia a las responsabilidades institucionales ynormativas en relación al tema de la feria.Ejemplo:La CONAMYPE, Ministerio de Economía, coordina un evento sobre ProductosArtesanales de Exportación, se determina en la planificación el período del proceso, deacuerdo a la magnitud. Las actividades estarán determinadas por los objetivos, estrategias y metas definidas en la planificaciónLa planificación se debe realizar definiendo los objetivos claros, en la reunión inicial 7con los miembros interesados en participar, se debe partir de criterios generalizadossobre las ferias y exposiciones como instrumentos de promoción, mercadeo ycomunicación más importantes y a la vez más eficientes, constituyen un punto deencuentro entre la oferta y la demanda que permite facilitar los negocios. Con estemétodo se proponen 3 pasos o fases, para facilitar el seguimiento de las actividades quegenera cada uno. La metodología no es definitiva, sino un instrumento que debeaplicarse acorde a las circunstancias propias de cada municipio o región, debe ajustarsecon el objeto de sentar las bases hacia una modalidad cada vez mejor de promoción empresarial.
  • 17. Todo ello justifica la participación y la efectividad de esta actividad, aunque no se descartan otros medios que pueden apoyar la labor comercial. 2. 2 Pasos del proceso para realizar ferias exitosas Las ferias son un medio para dar a conocer productos o servicios, realizar negocios con otros empresarios, observar la competencia, lanzamiento de productos, estudiar el mercado, visitar y ser visitado por sus clientes o potenciales, encontrar distribuidores, concretar ventas, entre otras. En resumen, se vuelve el evento como un centro comercial para las personas de negocios. Los pasos del proceso son cinco: • Preparación • Ejecución • Evaluación • Seguimiento • Sistematización Si bien el proceso es secuencial, debe ser flexible de manera que se adapte a las necesidades de cada municipio. La ejecución de cada paso implica el desglose de una serie de actividades, organizadas y coordinadas tanto dentro de cada Comisión, como con el resto del Comité Operativo, es importante desde el principio respetar la Coordinación General y las funciones de cada comisión, para no duplicar los esfuerzos institucionales ni técnicos. Pasos del Proceso Preparación Paso 1 3 • Planificación Paso • Organización Evaluación • Promoción y Planificación • Evaluación de Resultados8 • Seguimiento • Sistematización Ejecución Paso • 8 días antes 2 • 1 día previo • El día del Evento
  • 18. Preparación • Planificación Paso 1 • Organización • Promoción y PlanificaciónEvaluación Paso 3• Evaluación de Resultados• Seguimiento• Sistematización Ejecución Paso 2 • 8 días antes 9 • 1 día previo • El día del Evento
  • 19. Paso 1 El proceso da inicio con el Paso de Preparación, que contiene 3 grandes actividades: • Planificación. • Organización. • Promoción y Publicidad. A continuación se inicia con la primera actividad, está dirigida a asegurar la participación de la representación local y a preparar las condiciones generales del proceso. Criterios de éxito: • Trabajo en equipo. • El elemento humano. 1. PLANIFICACIÓN La planificación cumple dos propósitos fundamentales: ß Maximizar el éxito reduciendo la incertidumbre de la improvisación y definiendo las consecuencias de las acciones determinadas. ß Elevar el nivel de éxito organizacional. Un propósito adicional de la planificación, consiste en coordinar los esfuerzos y los recursos dentro de las organizaciones, se ha dicho que la planificación es como una locomotora que arrastra el tren de las actividades de la organización, la dirección y el control. Sin embargo, el propósito fundamental es facilitar el logro de los objetivos planteados, implica tomar en cuenta la naturaleza del ámbito futuro en el cual deberán ejecutarse las acciones planificadas. ¿Qué es planificar? Es construir un futuro deseado, no de adivinarlo.10 ¿Qué es planificación entonces? Es un proceso racional para organizar y optimizar la utilización de los recursos, para lograr objetivos y metas en un tiempo y espacio predeterminados. Significa Que los organizadores evalúen de manera anticipada los objetivos y acciones, sustentan las actividades no en corazonadas, sino basándose en un método o en un plan de trabajo. Los planes establecen los objetivos y definen los procedimientos adecuados para alcanzar las metas.
  • 20. Un proceso de toma de decisiones, un proceso de previsión (anticipación), visualización (representación del futuro deseado) y de predeterminación (tomar acciones para lograr el Implica, concepto de adivinar el futuro). Todo plan de trabajo tieneademás cinco elementos que lo caracterizan: ß Primera, debe referirse al futuro. ß Segunda, debe indicar acciones. ß Tercera, existe un elemento de causalidad personal u organizacional. ß Cuarta, debe indicar los responsables de la ejecución. ß Quinta, toma en cuenta el tiempo para realizar las actividades.Como toda actividad humana, las ferias son eventos que requieren de una planificación,para ello en esta actividad es necesario cubrir 5 pasos principales:1. Definición de los objetivos2. Determinar la estrategia3. Definir las metas4. Elaborar un plan de trabajo para identificar líneas de acción.5. Monitorear el plan de acción 1.1 Definición de objetivosConceptoUn objetivo es una situación deseada que se intenta lograr en un futuro, se dividen engenerales y específicos.¿Qué es el objetivo general?Lo que se pretende lograr con la feria, es el crecimiento económico y posicionamiento delas empresas.Ejemplo: 11Con la Feria de Productos Medicinales Naturales de la Microregión de Los Nonualcos, sepretende fortalecer el tejido empresarial de la región.Los objetivos específicos son:ß Que los empresarios realicen contactos y alianzas de negociosß Dar a conocer los productos y serviciosß Mejorar las capacidades empresariales por participar en ferias
  • 21. Los objetivos deben reunir algunas de estas características: ß Claridad: un objetivo debe estar claramente definido, de tal forma que no presente ninguna duda en aquellos que son responsables de participar en su logro. ß Flexibilidad: los objetivos deben ser lo suficientemente flexibles para ser modificados cuando las circunstancias lo requieran. Dicho de otro modo, deben ser flexibles para aprovechar las condiciones del entorno. ß Medible: los objetivos deben ser medibles en un tiempo determinado, para definir con precisión su cumplimiento. ß Realista: los objetivos deben ser factibles de lograrse. ß Coherente: un objetivo debe definirse teniendo en cuenta que éste debe servir a la institución o actividad. Los objetivos por áreas funcionales deben ser coherentes entre sí, es decir no deben contradecirse. ß Motivador: los objetivos deben definirse de tal forma, que se constituyan en elemento motivador, en un reto para las personas responsables de su cumplimiento. La primera actividad dentro de la planificación, es definir los objetivos: ß Son los resultados que se pretenden obtener con la realización de determinada actividad. ß El objetivo lo determinan los propósitos que tengan los organizadores. ß Es importante, tomar en cuenta las características del lugar en que se va a realizar, sus principales actividades productivas, las empresas existentes, su vinculación con el mercado y los servicios de desarrollo a que tienen acceso. ß Definir bien los objetivos fortalece la capacidad organizacional para lograr un fin. 1. 2 Definición de las Metas Definición Es el resultado que se pretende alcanzar en un plazo determinado para avanzar hacia el cumplimiento de un objetivo. Su medición debe hacerse en términos de tiempo, cantidad y si es posible, calidad. Las metas son definiciones o conceptos generales que se derivan del propósito o de la intención del proyecto. Los propósitos del proyecto explican las razones por las cuales el proyecto se está llevando a cabo. Estas están típicamente unidas a las necesidades humanas.12 Casi todos los proyectos tienen propósitos múltiples, usualmente se expresan más específicamente en las metas del mismo. Una meta describe un resultado final de la actividad realizada, es cumplir o alcanzar los propósitos planteados. Ejemplos: ß Que el 50% de participantes tenga éxito. ß En la feria de desarrollo empresarial deben participar 60 productores. ß Que las empresas participantes incrementen su cartera de clientes en un 30%. ß Que las empresas participantes tengan un 50% de incremento en sus ventas.
  • 22. 1.3 Definición de la EstrategiaPara cumplir con los objetivos ya definidos, es necesario elaborar una estrategiase puede pensar en términos de planificación, como una respuesta novedosa para superarla capacidad de los competidores en la penetración del mercado, es la visualizacióncreativa de una oportunidad de crecimiento y cómo realizarlo de una manera ordenada yplanificada.ConceptoEstrategia es un plan que se diseña para alcanzar los objetivos definidos en laplanificación de actividades.Ejemplo:Se ha planificado realizar la Feria de la Confección en Zacatecoluca, la estrategia paralograr el cumplimiento de los objetivos, es promover la feria a nivel regional, en losmedios publicitarios posibles: radio, periódicos y televisión, como también gestionarapoyos con las gremiales para impulsar el evento a nivel nacional:ß Cámara de Comercio e Industria de El Salvador.ß Empresas fabricantes de telas, que patrocinen el evento.ß Ampliar la red de contactos, utilizando directorios empresariales.ß Invitar a posibles clientes que vendan este tipo de productos, como almacenes.La estrategia abarca la totalidad de las actividades críticas de una institución, dándole unsentido de unidad, dirección y propósito. Se requieren diferentes dimensiones, para lograruna definición adecuada de lo que es estrategia. Pueden nombrarse algunas para unamejor comprensión de las tareas:ß La estrategia determina y revela el propósito de la actividad en términos de objetivos a mediano o largo plazo.ß Las estrategias definen los negocios que va a abarcar la actividad.ß La estrategia intenta lograr una ventaja sostenible, respondiendo adecuadamente ante las amenazas y oportunidades y las fortalezas y debilidades de las actividades.Otros insumosß Analizar experiencias anteriores, para contar con indicadores e insumos de referencia que permita evaluar la metodología de trabajo a utilizar, resultados y lecciones aprendidas. 13ß Definir el alcance de la feria, puede ser local, regional, o nacional. Esta focalización permitirá medir la magnitud del evento y los resultados a obtener.ß Elaborar una estrategia que involucre apoyos institucionales, locales y empresariales.ß Sectores que participan: v Deben caracterizarse los sectores participantes, ejemplo: en una Feria de Turismo, los participantes deben ser empresas hoteleras, restaurantes, comedores, ventas de artesanías, exposición de productos naturales originarios de la zona. v Elaborar lista de participantes y clasificarlos de acuerdo al sector.
  • 23. 1. 4 Elaborar el Plan de Trabajo o de Acción Con la definición de los objetivos y estrategias, se tienen las actividades o acciones a realizar para el cumplimiento de los objetivos planteados, con estos insumos se elabora un Plan de Acción o de Trabajo. Este plan debe contener todas las actividades con fijación de tiempo, recursos y responsables para cumplir con los objetivos propuestos al inicio de esta planificación. Concepto El Plan de Trabajo, también llamado de Acción, es un instrumento de planificación que ayuda a trazar el proceso que debe seguir una organización o proyecto para alcanzar sus objetivos, permite decidir con anticipación las actividades que se deberán realizar, cómo se realizarán, en qué período de tiempo se harán, quiénes serán los responsables de su cumplimiento y la forma en la que se evaluarán los resultados. Es el documento que se utilizara desde el principio hasta el final, nos llevará desde el punto donde nos encontramos hasta dónde queremos ir. La formulación de un Plan de Acción, permite priorizar las actividades más relevantes de la feria para cumplir con los objetivos planteados, define el compromiso del trabajo de las personas y de las organizaciones e instituciones involucradas, estableciendo plazos y responsabilidades. Permite coordinar, las actuaciones que corresponden a cada una de las personas e instituciones involucradas para ir controlando los avances en todo el proceso para realizar las ferias, el monitoreo debe realizarse como parte de una eficiente gestión. ¿Para que sirve un Plan de Trabajo? Objetivos del Plan de Trabajo o de Acción El Plan de Acción genera la búsqueda de soluciones y el cumplimiento de las actividades alrededor de los objetivos definidos, además permite: ß Identificar todas las actividades necesarias para el logro de los objetivos. ß Identificar los recursos necesarios en las actividades. ß Identificar coordinaciones de trabajo con otras instituciones. ß Enlazar el objetivo con la acción.14 ¿Cómo se elabora el Plan de Trabajo? Aquí están los pasos a seguir: ß Se coloca el objetivo general, especificando el tiempo en que se piensa alcanzarlo. ß Se colocan los objetivos específicos en un cuadro, los cuales deben estar directamente relacionados con los problemas identificados. ß Cada grupo propone actividades respondiendo a la pregunta: ¿Qué actividades se deben realizar para alcanzar el objetivo? ß Se hace un listado con las actividades que tengan relación directa con los objetivos. ß Se analizan las actividades y se determinan cuáles son posibles de hacer. ß Se determinan los materiales y recursos que son necesarios para llevar a cabo cada una de las actividades.
  • 24. ß Se hace un listado de cuáles serían las coordinaciones necesarias para realizar las actividades.ß Se establece quienes serán los responsables de cada una de las actividades, se recomienda colocar el nombre de las instituciones responsables y el personal técnico a cargo.ß Se determina el tiempo en el que se desarrollarán cada una de las actividades.¿Qué son los indicadores?Un indicador es la expresión cuantitativa o cualitativa que permite describir características,comportamientos o fenómenos de la realidad, en un momento determinado. Se haincrementado notablemente su uso y su aplicación en planes de trabajo, programas yproyectos para la toma de decisiones. Su resultado y la información que se deriva delanálisis de estos indicadores han sido insumo clave para:ß Fijar metas y/o objetivos de desarrollo.ß Identificar problemas y áreas de acción.ß Tomar medidas y acciones sobre temas prioritarios.En este marco, los indicadores se convierten en una herramienta fundamental:ß Evalúa y da seguimiento a las políticas, programas y proyectos establecidos.ß Precisa el estado y los procesos de evolución del nivel de vida de la población.ß Contribuye a la determinación de políticas y programas en ámbitos como el económico, social, político y ambiental entre otros.ß Apoya la conformación de sistemas de información en el nivel local.ß Promueve el desarrollo e investigación socio - demográfico para la planeación local.ß Contribuye a la participación, a través de una mayor accesibilidad y transparencia de la información, de esta manera, la realización de actividades encaminadas a la capacitación de los funcionarios de las entidades locales en el manejo de indicadores posibilita la adquisición de práctica en la utilización de instrumentos esenciales para el fortalecimiento de la gestión municipal y permite medir los niveles de eficiencia, calidad y sostenibilidad de los planes de desarrollo y el cumplimiento de las metas propuestas por el municipio.Ejemplos:ß Las prendas elaboradas en Santa Maria Ostuma, se han diseñado con catálogos de modas especializado, el indicador es el catálogo que nos indica el nivel de desarrollo logrado en la confección en dicho municipio. 15ß Envase para las jaleas con etiquetas adhesivas, el indicador es la etiqueta adhesiva, indica la utilización de nuevas tecnologías para lograr un mayor impacto visual al comprador.
  • 25. Ejemplo de un Plan de Trabajo: Nombre de la actividad…Feria de la Confección Objetivo General: Promover el nivel de desarrollo de la confección en San Pedro Masahuat Objetivos Período específicos Actividades Recursos Coordinación Responsables de Indicadores Tiempo A. a a. a. A A A Equipos Singer, para Lidia Santos, 1 semana A Elaborar para coser prestar encargada de Cantidad de Exponer los variedad de Materia equipos logística prendas estilos de la prendas prima Romeo López, 3 tres elaboradas temporada Operarias Alcaldía para coordinador del días el local Comité Calidad de operativo las muestras a exponer A. b b. B B B Recurso Alcaldía Cristina Flores, 3 días Diseño de Cotizar las financiero municipal para de Comisión de las viñetas viñetas Recurso vehículos Logística 1 semana humano Cooperativa José Sánchez, CONFIA para de la Comisión el préstamo de Finanzas. A Recurso B Invitar a humano B Realizar empresarios Vehículos ventas Equipo b. Invitar a Recurso humano textileros Vehículos Equipo c Medios de Promoción promoción al evento : radio, afiches El Plan de Acción incorpora los objetivos, las actividades en relación a los objetivos, los recursos requeridos, coordinaciones institucionales, responsabilidades y responsables, con la programación de tiempo y los indicadores para el seguimiento al cumplimiento de las acciones a realizar ya programadas y los avances que se van logrando con las revisiones periódicas.16 Definir los recursos a utilizar Determinar recursos a utilizar en la feria: humanos, materiales y de infraestructura. Se deben identificar tanto los recursos económicos, técnicos y financieros, así como las fuentes, instituciones, organizaciones, empresas, instancias locales, que puedan proporcionarlos. ß Es necesario enlistar las instituciones de acuerdo al tipo de recursos con que van apoyar la realización del evento.
  • 26. Ejemplo: Control de recursos materiales Institución Equipo /mobiliario Descripción/características Cantidad Ministerio de Economía Computadoras Color gris, marca HP 2 Alcaldías Canopies Color verde de 3 metros 4 ß Es importante elaborar un presupuesto de inversión, se elabora un presupuesto tentativo que contempla las actividades en que se necesitaran los recursos, generalmente la ferias se desarrollan con la modalidad de que las instituciones colaboradoras asumen los costos con su propio presupuesto de operación, no se cuenta con inversión en efectivo sino en materiales, equipos e insumos.Ejemplo: Presupuesto Nº Rubro Cantidad Fuente de financiamiento 1 Publicidad 2000 hojas volantes FEDISAL 2 Transporte 3 vehículos Alcaldía de Zacatecoluca 3 Alimentación 50 almuerzos y refrigerios Instituto Nacional ß Seleccionar las instalaciones del evento v La ubicación es muy importante, debe ser un lugar céntrico de la población, accesible para los participantes y visitantes. v Las rutas del transporte colectivo cercanas al lugar. v Los espacios deben ser amplios que permita la movilidad interna, cómoda para los visitantes. v Con entradas y salidas señalizadas. v Espacios con suficiente ventilación, por la afluencia. v Servicios sanitarios ubicados estratégicamente. v Con parqueo para la descarga del mobiliario, equipo, artículos, mercadería y productos a exhibir; como también parqueo para los visitantes. 17 v Es indispensable, que las instalaciones estén disponibles 3 días antes, para llevar el equipo y muebles para la feria. Se deben iniciar las actividades a la hora programada. v Debe contar con vigilancia para resguardar el mobiliario y mercadería en exposición, ya sea por parte de las instalaciones o lograda con apoyos institucionales. ß Determinar las áreas de trabajo que tendrá la feria: v Exposición de los productos y/o servicios.
  • 27. ¸ Las medidas de los puestos o stand, se determina de acuerdo al espacio y al número de participantes. Ejemplo: se proveerá a cada participante con un stand de 3x3 metros, (medidas estándar). ¸ Los stands deberán estar totalmente terminados, para la hora establecida. ¸ Es responsabilidad de cada empresa participante, mantener y dejar limpia su área o stand durante y después de la actividad, por lo que llevarán bolsas plásticas para recoger la basura. v Actividades de carácter técnico a través de conferencias presenciales, que imparten expertos. ¸ Se debe habilitar un espacio cerrado para realizar conferencias o charlas técnicas. El objetivo es ofrecer oportunidades de capacitación, en temas de actualidad relacionado con la actividad empresarial. ¸ Vincular los interesados en determinado tema con las instancias correspondientes. ¸ Elaborar programación de exposiciones, procurando que éstas se realicen antes o después del horario de feria para provecho de los expositores. v Actividades para la interrelación de los empresarios que están exponiendo. Uno de los objetivos principales es integrar y compartir experiencias entre los expositores. v Puntos o centros de asesoría: ¸ Ubicar lugares donde estará disponible todo tipo de información sobre el evento. ¸ Asistencia técnica empresarial. v Levantamiento de registros para actualización de bases de datos. Debe levantarse un registro de los visitantes por día, a través de una lista con información básica, actividad que debe ser realizada por personal dedicado a estas labores, de preferencia deben ubicarse a la entrada del evento. Ejemplo: Control de Asistencia Nº Nombre Empresa Actividad Dirección Teléfonos Interés del económica evento Barrio el18 1 Marta López El Costurera Centro, 2334-1537 Financiamiento a Uniforme Zacatecoluca las microempresas. 2 José Rivas El Mueble Carpintero San Luis la 2336-9800 En busca de Herradura mercado para sus productos. Asistencia 3 Maria El Cocinera Tecoluca 2337-1256 técnica para Sánchez Amanecer mejorar su servicio.
  • 28. 1. 5 Sistema de Monitoreo del PlanLlevar a cabo un monitoreo es vigilar, que el programa o proyecto no se deteriore integral oparcialmente y se cumpla el Plan de Acción elaborado. Para hacer el seguimiento adecuadoa la ejecución del Plan y sus actividades, se deben tomar en cuenta los siguientesaspectos:• El monitoreo lo realiza la Coordinación del Comité Operativo.• Deben realizar reuniones periódicas.• Elaborar informes de avance.• Establecer logros alcanzados en cada actividad.• Determinar las dificultades y alternativas de solución implementadas en cada actividad.• El Comité Operativo debe realizar evaluaciones periódicamente.• Los resultados obtenidos de las evaluaciones deben darse a conocer a los involucrados en el proceso.Revisemos ¿Qué actividades se van a desarrollar en la planificación?Cinco grandes actividades: 1. Definir objetivos 2. Definir metas 3. Determinar la estrategia 4. Elaborar el Plan de Trabajo o de Acción 5. Monitoreo del Plan de Trabajo.Cubriendo estas actividades, se pasa a la siguiente etapa, la de Organización, en la cualse conforma el Comité Operativo y las comisiones. 2. ORGANIZACIÓNEl objetivo es lograr organizar y coordinar los esfuerzos y apoyos institucionales con lasinstancias locales. Son dos actividades las que se realizan:1. Creación del Comité Operativo2. Comité Operativo en marcha 19En esta etapa se organizan los recursos que se han programado utilizar en la feria, iniciaorganizando el recurso humano para conformar el Comité Operativo o Coordinación delEvento. Se conforma una estructura organizativa, que debe asumir la responsabilidad deejecutar la actividad, es una estructura de carácter técnico y administrativo que tiene laresponsabilidad de implementar las actividades relacionadas con los componentes yeventos paralelos.Las municipalidades y las instancias gubernamentales, son piezas claves en el proceso,deben integrarse al Comité Organizador, incorporarse con sus recursos e iniciativastécnicas para fortalecer y potenciar el evento. Lo óptimo es que todas las instituciones y
  • 29. organizaciones interesadas se integren, en el caso de la Microregión de Los Nonualcos, ya cuenta con una estructura de coordinación, las Mesas Sectoriales de Trabajo, en la planificación de cada una de ellas se han programado ferias, los miembros deben integrarse en el Comité Operativo para apoyar esta iniciativa. En el proceso de organización, las empresas, instituciones y los organizadores deben de mantenerse en contacto permanente, aportando ideas, sugerencias, participando en las actividades programadas, hacer suyo el evento. Regularmente la mayor parte de actividades y responsabilidades recae en la coordinación, que termina asumiendo todo el trabajo, desde la gestión, hasta el montaje y levantamiento de información en la feria, entre otras actividades; para evitar estos problemas es importante que las instituciones designen personal técnico responsable y comprometido con la actividad. 2. 1 Creación del Comité Operativo ¿Qué es un Comité Operativo? Esta actividad consiste en definir la unidad de ejecución, es la estructura operativa interinstitucional conformada por diferentes comisiones, que van a desarrollar funciones y roles específicos en el proceso, para el éxito de la feria. La inclusión de las entidades en el Comité Operativo se realiza mediante un acuerdo interinstitucional donde se definen sus roles, aportes y funciones. Cada entidad nombra un representante para que tome parte activa en los esfuerzos y acciones que emprende el Comité, tanto con personal técnico y de apoyo logístico, como con aportaciones financieras, posteriormente se integran las comisiones, se conforman por afinidad del quehacer institucional o por afinidad del personal técnico. El Comité Operativo debe estar conformado por las comisiones siguientes: ß Coordinación general Le corresponde asumir este rol a la institución rectora del área correspondiente al tema de la feria, debe mantener el liderazgo para la exigencia del cumplimiento de la planificación, en tiempos y responsabilidades programados.20 Le corresponde coordinar, supervisar y monitorear el cumplimiento del Plan de Trabajo, recibir y revisar informes parciales de cada comisión para elaborar un Informe consolidado de resultados, no lleva implícitas funciones operativas. Ejemplo: Para realizar la Feria de Empleo, la coordinación recae en la Oficina Regional Paracentral con sede en Zacatecoluca, departamento de La Paz, Ministerio de Trabajo y Previsión Social (MINTRAB).
  • 30. ß Administración e inversiónA esta comisión le corresponde realizar todas las gestiones financieras necesarias con lasinstituciones colaboradoras y cumplir con los requisitos establecidos para lograr apoyofinanciero. Es importante, identificar los trámites, requisitos y plazos que se requieren paraobtener dicho financiamiento.Uno de los requisitos básicos es la presentación de una solicitud que acompaña a losformularios que estas entidades poseen, anexándoles los documentos que generalmentesolicitan. Con los fondos autorizados para la feria, se debe dar a conocer al Comité elprocedimiento para realizar las compras, la facturación para liquidar los fondos, planificar elpresupuesto, no sobrepasar los montos asignados para cada rubro y todo lo relacionado conel manejo de los fondos.Entre las gestiones que se deben realizar para: v Obtener los recursos humanos, mobiliario, equipo y financiero con las instituciones colaboradoras del evento, no necesariamente pertenecientes a las Mesas de Trabajo. v Definir las necesidades del evento y solicitarlos. v Gestionar las instalaciones para la feria, que cumpla con los requisitos establecidos en la planificación del evento. v Elaborar reglamentos para los expositores, dirigido a la atención y cuidado de las instalaciones. v Elaborar notas de invitación a las autoridades correspondientes para la inauguración del evento y/o para la participación como expositores, asesorías o en jornadas técnicas. v Tomar en cuenta gastos y situaciones imprevistas. v Realizar presupuestos de las instalaciones y gastos a realizar, en coordinación con la comisión de apoyo logístico para el montaje de stands o puestos de exposición y la distribución de los mismos. v Programar y preparar los eventos de inauguración y de clausura. v Elaboración de identificaciones, los miembros del comité, colaboradores, personal de las empresas participantes deberán, sin excepción, portar visiblemente su gafete de identificación de la feria o de su empresa.ß Apoyo logísticoCoordinación y manejo de los recursos obtenidos por las gestiones de la Comisión deadministración e inversión. Entre las funciones más importantes están: v Distribuir los espacios, diseñar y elaborar los stands, de acuerdo a medidas estipuladas. 21 v Trasladar e instalar todo el equipo que se utilizara en la feria un día antes. v Apoyar a los participantes y visitantes. v Encargados del orden y aseo de las instalaciones. v Personal para edecanes o guías y para levantamiento de la información de asistencia, una alternativa es lograr la colaboración de colegios o institutos, el aporte es con jóvenes alumnos/as. v Las instituciones y empresas participantes deben entregar una lista del equipo y mobiliario que han ingresado a las instalaciones de la feria; como también las condiciones en que las han llevado.
  • 31. ß Promoción y publicidad Es importante: v Elaborar una estrategia de promoción aprovechando los recursos de las diversas instancias y organizaciones, establecer un periodo de promoción y posteriormente realizar un chequeo una semana antes del evento, para conocer si realmente el evento ha sido promocionado adecuadamente. v Es la encargada de gestionar recursos y apoyos para publicitar el evento, logrando obtener patrocinios con empresas, instituciones y proyectos de la zona y de otras zonas y municipios. Con el objetivo de que la publicidad llegue a todos los interesados. Ejemplo: FUSAI, ubicado en el Valle de San Andrés, área geográfica donde existe un tejido empresarial muy fuerte, para colaborar de manera estratégica en el evento con asistencia técnica y recursos de equipo y financieros, puede patrocinar actividades y material específico, como elaborar afiches para enviarlos a todos los municipios de la región. v Aunar esfuerzos y recursos para generar eventos de mayor calidad e impacto en la población, los miembros del sector empresarial tienen la posibilidad de fortalecer sus capacidades. v Las ferias deben abrir espacios de participación a otras instituciones, que dentro de su quehacer institucional tenga relación con la generación de empleo y la actividad económica. Podrían desarrollar actividades con las instituciones colaboradoras y el sector empresarial de la zona previo al evento, como desayunos empresariales, donde se realice una presentación del concepto de la feria, sus objetivos y metas; buscando mayor identificación y cooperación, no solo contactarlos cuando hay una actividad especial. Este tipo de actividad permitirá ubicar a las personas de contacto, para establecer una relación permanente, durante el proceso de organización de la feria y para otras actividades. v Mantener actualizadas las bases de datos, colectando la información de eventos anteriores y posteriormente actualizarla con el levantamiento de información en la22 feria. v Organizar a las municipalidades para que convoquen reuniones, con sus redes de apoyo comunales para dar a conocer la feria, como valor agregado pueden generar ideas que emanen de la población meta. v Elaborar diplomas de participación y entregarlos en la clausura del evento. v Para estimular la participación de los expositores, se podría otorgar un premio al mejor stand.
  • 32. ß Asistencia TécnicaEncargada de los: v Eventos de capacitación v Consiste en una programación de los diversos eventos y temas de capacitación que se desarrollarán, para fortalecer el conocimiento de los expositores y participantes. v Realizar las gestiones para que expertos en los temas seleccionados impartan las conferencias o charlas técnicas. v Utilización de herramientas técnicas, como la Rueda de Negocios. v Establecer los Centros de Información a los visitantes y expositores, es necesario coordinar con las instituciones: Ministerio de Trabajo, Ministerio de Economía, CONAMYPE, instituciones de financiamiento, con servicios de asistencia técnica, gestión de comercialización y asesoría técnica y para el financiamiento. Ejemplo: CONAMYPE, apoya a las empresas con el FAT (Fondo de Asistencia Técnica), lo cual les va a permitir diseñar e implementar sus propios planes de calidad.ß Seguimiento, evaluación y sistematizaciónEsta Comisión realizará sus labores hasta que el proceso para realizar el evento hafinalizado, sus funciones son post- feria, está conformada por los representantesde cada comisión para que se logre retroalimentar con insumos para la evaluación.Funciones: v Evaluación de los expositores del evento. v Elaborar una estrategia de seguimiento y evaluación unificada. v Recopilar informes individuales de cada comisión después del evento para elaborar un informe general y presentarlo a las instituciones. v Evaluar el evento con lecciones aprendidas. v Seguimiento a los contactos realizados en el evento. Asegurarse que los expositores estén dando el seguimiento a sus contactos. v Levantar Ayudas memorias para el seguimiento de los logros y resultados. v Compilar la información de todo el proceso para sistematizar cada una las etapas.De acuerdo a la magnitud y proyección de la feria se establecen tres tipos de ComitésOperativos: 231. Comité Operativo Institucional, formado por personal de una institución.2. Comité Operativo Interinstitucional, cada comisión esta integrada por representantes de las instituciones, organizaciones, programas, proyectos e instancias locales,como en el caso de la Microregión Los Nonualcos, que las ferias se conforman de manera participativa.3. Comité Operativo Internacional, conformado por instituciones de varios países; puede ser regional, por ejemplo a nivel centroamericano.
  • 33. Estructura Organizativa del Comité Operativo Coordinación General Seguimiento, Evaluación Asesoría y Sistematización * institucional Administración Apoyo Promoción Asistencia e Inversión Logístico y Técnica Publicidad *Esta comisión está conformado por los encargados del resto de comisiones 2. 2 . El Comité Operativo en marcha Ya tenemos el Comité Operativo estructurado ¿qué viene después? En el apartado anterior, se han definido comisiones con sus funciones, el próximo paso es ponerlo en marcha, para ello se requiere: ß Elaborar un Plan de Trabajo para cada comisión Partiendo del Plan de Acción que traza las líneas de trabajo generales, programan una reunión para elaborar de manera conjunta la planificación y programación de las actividades, el Coordinador General debe recibir una copia de cada Plan de Trabajo para darle seguimiento a la ejecución. Se deben incorporar los objetivos, actividades, responsables y recursos. El Plan de cada comisión, con el de Acción son los instrumentos a utilizar durante todo el proceso del desarrollo de la feria, debe incluir las actividades previas (período de preparación, se debe definir cuanto tiempo se necesita), durante (el o los días del evento) y después de realizada la feria (evaluación del evento y seguimiento). La etapa de organización y planificación son las mas importantes, si no están bien24 estructuradas, se peligra de no lograr un impacto en la población meta y obtener los objetivos planteados. • Indispensable En la ejecución de los Planes Generales y de los Planes de cada Comisión, la principal condición para que el proceso se cumpla sin interferencias ni retardos y permita una participación oportuna de los distintos actores responsables de las actividades es la coordinación.
  • 34. Ejemplo: Que el Coordinador General del Comité, el día del evento se dedique a instalar los canopies y no a verificar que el evento inicie a la hora programada y que supervise que todo está listo para arrancar con el acto de inauguración a la hora estipulada, chequear que todas las comisiones han cumplido con sus funciones. • No permitir Cometer errores de priorizar lo secundario y dejar de lado lo importante Ejemplo: Plan de Trabajo de la Comisión de Logística Objetivo Resultados Actividades Responsables Tiempo RecursosExposición y 10 empresarios -Selección de -Comité Vehículoventa de han confirmado su participantes. administrativo y 8 díasartesanías. participación como - Elaborar notas de Inversión. Viáticos expositores de invitación. Brochures -Entregar -Promotores. Hojas de personalmente y inscripción motivar para la participación. Otras actividades importantes: ß Formulación de un Reglamento Interno Es importante elaborar el Reglamento Interno de la estructura operativa, donde se detallen sus funciones y los aspectos administrativos vinculados con el manejo del personal, gestiones y recursos. ß Presupuesto de Inversión Para que el Comité Operativo inicie sus actividades, es necesario asignar el presupuesto de inversión, darlo a conocer para que conozcan los gastos por comisión, los aportes de las instituciones y patrocinadores, el costo de las actividades. Es importante conocer las gestiones, para obtener los recursos logísticos y de infraestructura (local, mobiliario, servicios públicos, equipo electrónico, papelería y materiales de oficina, entre otros), que son indispensables para el desarrollo del trabajo. 25 ß Ejecución de Actividades Con todos los recursos humanos, técnicos, logísticos y financieros, el Comité Operativo, debe iniciar sus actividades planificadas bajo la supervisión del Coordinador del Comité.
  • 35. ¿Cuáles son los pasos más importantes en la Organización? Son dos grandes actividades: 1. La creación del Comité Operativo, crear la estructura basada en los Comités de apoyo. 2. Comité Operativo en marcha, definidos los comités y sus funciones, ya están listas las condiciones para iniciar las actividades. • Recomendación Es muy importante en el proceso: ß La comunicación efectiva a nivel interno (en el Comité). ß Los procedimientos deben estar claros. ß Las responsabilidades y los roles deben estar bien definidos, para no duplicar esfuerzos ni crear confusiones. ß Establecer fechas máximas de ejecución. 3. PROMOCION Y PUBLICIDAD Un punto muy importante es diseñar el perfil de la oferta y demanda empresarial participante, en torno a sus insumos, productos y servicios. En este punto se desarrollan actividades dirigidas a la población meta: la oferta y demanda de productos y servicios. Se debe elaborar material publicitario para despertar el interés en las empresas, organizaciones, instituciones y publico en general por participar o asistir a la feria. Pasos: • Concepto • Estrategia • Directorio de Invitados26 Ejemplo de afiche publicitario
  • 36. 3.1 Elaborar un concepto de la FeriaEl Comité debe elaborar una estrategia de promoción, se inicia generando el concepto: ¿Qué es un Concepto?Es construir una imagen, el perfil de la feria que se presentará a los participantes y alpúblico en general. Se define una idea o un concepto, se debe determinar la forma enque se presentará la feria, hay que considerar dos aspectos:El nombre y objetivoSe debe definir un nombre y un propósito atractivos, claros, de fácil comprensión y cortosen palabras. El objetivo debe indicar en forma breve de qué se trata, haciendo énfasis enlos elementos de mayor importancia como sus beneficios.El logotipo que representará a la feriaCon el objetivo de facilitar su promoción y generar entre el público participante motivacióny compromiso institucional, se debe crear una figura o imagen que permita identificar ydiferenciar la feria de otros eventos y actividades, es importante crear un logo para laferia, además de incorporar en la publicidad el de las instituciones que están a cargodel evento.También se considera importante para incluir en el material promocional, un lema oslogan de impacto, que identifique la actividad, este es diferente al nombre de la feria.ß Productos de promoción y publicidadPara fortalecer y ampliar el proceso de promoción, se deben diseñar y distribuiruna serie de productos de promoción y publicidad, como: elaborar listas de empresariosy enviarles correos electrónicos promoviendo el evento, (medios baratosde promoción) hojas sueltas, afiches, vallas, cuñas de radio, perifoneos, entre otros.El tipo, la variedad, la duración y la cantidad de los productos de promoción y publicidad,están sujetas a los objetivos, la estrategia, el presupuesto asignado y la magnitud delevento. 3. 2 Diseñar una estrategia de promoción y publicidadLa estrategia debe tener su fundamento en la utilización de los medios de comunicación yla elaboración de material publicitario, en el diseño de la estrategia esta el atractivo para 27que las personas asistan:ß Gestión en los medios de comunicación: dependiendo del propósito y enfoque de la feria, los productos promociónales podrán ser utilizados en los medios de comunicación masivos, a través de contratos o cortesías comerciales o empresariales, deben llevar un eslogan para atraer la atención.ß Se deben implementar acciones de acercamiento a través de instituciones colaboradoras, identificando tanto a los potenciales socios, como a las empresas que ofrecen los mejores servicios y el mejor precio.
  • 37. ß Otros medios de comunicación: v La distribución de hojas volantes, afiches, e mail, fax, es una actividad que se realiza con personal asignado por las instituciones colaboradoras o del Comité Operativo. v El perifoneo se utiliza en ciudades pequeñas, se realiza con personal de instituciones colaboradoras como las alcaldías municipales y/o empresas. Ejemplo: Un afiche utilizado en la 3ª Feria de Empleo en Zacatecoluca En este afiche se puede observar la información general de la feria: el nombre, fecha, hora y lugar, con los logotipos institucionales. Lo único que le hace falta es un lema o slogan para atraer o estimular la asistencia. ß Cronograma de actividades de promoción Se elabora un cronograma de actividades, los insumos son los productos promociónales en combinación con los contactos en los medios de comunicación. Se trabaja con un calendario indicando qué productos de promoción y publicidad se difundirá, en qué medio, espacio, fecha y horario.28 Es importante estructurar una estrategia de Cumplimiento de promoción y publicidad y ejecutarla en todo el objetivos proceso Es muy importante en el proceso: ß La comunicación efectiva a nivel interno (en el Comité). ß Los procedimientos y objetivos deben estar claros. ß Las responsabilidades y los roles deben estar bien definidos, para no duplicar esfuerzos ni crear confusiones.
  • 38. Ejemplo: Cronograma de Promoción y Publicidad Producto Medio de Tipo de espacio y Fecha Horario promocional comunicación cantidad Centros 40 15. agosto.05 No Aplica ComercialesAfiches Instituciones 30 18.agosto.05 No Aplica Empresas 40 20.agosto.05 No Aplica Alcaldías 25 22.agosto.05 No Aplica municipales Alcaldías 17 al 23 de Todos los díasHojas volantes municipales 2000 agosto.05 en las fechas (enumerar cuales) establecidas 25 al 30 de ONG´s 1000 agosto.05 Una en la Lunes a viernes, en mañana, otraCuñas de radio Radio Sonora Tres cuñas diarias agosto 2005. por la tarde y otra por la noche 3. 3 Directorio de invitadosLa primera actividad es recopilar la información de las empresas, instituciones y otrasentidades que se consideren importantes para participar, se elabora un directorio conla información básica, conteniendo nombre de la empresa, actividad económica, contacto,dirección y teléfonos. Este directorio debe dividirse en: v Expositores de productos y servicios. v Expositores de temas técnicos. v Centros de atención y asesorías: Ministerio de Trabajo, Ministerio de Economía, CONAMYPE, AMPES, Pro Crédito, entre otros. v Visitantes. v Colaboradores. v Representantes gubernamentales.Se elabora el listado utilizando como base el estudio sobre los sectores empresariales delmunicipio o región donde se va a llevar a cabo la feria, debe ponerse un número meta departicipantes, es muy importante tomar en cuenta y escoger las instalaciones donde serealizará la feria y los eventos paralelos. Ejemplo: Directorio de Invitados Persona 1 No. Empresa El Pedregal Actividad Confección Dirección Barrio Las Teléfonos/email 2234-7892 contacto Lic. Pedro 29 de ropa Flores, calle pedregal@yahoo.com Ortiz San Juan , No. 38, Zacatecoluca 2 La Casa Artesanías Barrio El 2278-1920 Sra. Mary Rosada Centro, calle rosarte@hotmail.com Orantes Olomega, No. 72, San Pedro Nonualco La casa de Artesanías 3 las Artesanías 4 Nahanché Artesanías
  • 39. ß Organización de los Invitados Se convoca de manera formal a los empresarios, expositores potenciales e instituciones a una reunión de coordinación, utilizando para esto el directorio de participantes, la invitación debe llevar la siguiente información: Incluir el lugar, la fecha, la dirección del local, los servicios que se ofrecerán. El personal de la Comisión de Promoción y Publicidad debe monitorear la recepción de invitaciones y la confirmación de la asistencia de los invitados. La reunión de coordinación con los participantes la dirige el Coordinador del Comité Operativo, la agenda tiene objetivos importantes: v La programación de las fechas de montaje y desmontaje. v Elaborar las condiciones de participación. v Llenar formulario de participación, se incluye el listado de productos de las empresas inscritas. v El plan, la promoción del mismo y el costo de inversión. Se debe tomar en cuenta la generación de negocios entre los expositores, una empresa participante puede satisfacer la demanda de otra, se presentan a su vez nuevos requerimientos de productos, insumos o servicios. Al cumplimiento de los resultados de la reunión le da seguimiento Promoción y Publicidad. 3.4 Monitoreo de la promoción Durante la ejecución de la estrategia de Promoción y Publicidad, y utilizando el cronograma de trabajo, se debe monitorear la distribución y utilización de los productos promociónales, los anuncios en los medios de publicidad, instalación de vallas y mantas en las calles, a fin de detectar el cumplimiento y aprovechamiento de los espacios obtenidos y del recurso invertido. El monitoreo lo realiza en primer lugar el Coordinador del Comité de Promoción y Publicidad y de manera directa el encargado de la Comisión de Promoción y Publicidad. ¿Cuáles son los pasos más importantes en la Promoción y Publicidad de una feria? Son 6 actividades:30 1. Elaborar un concepto de la feria 2. Estrategia de promoción hacia el expositor 3. Estrategia de promoción hacia los visitantes 4. Directorio de participantes 5. Monitoreo de la promoción 6. Actividades culturales durante las ferias
  • 40. Preparación Paso 1Evaluación Paso 3• Evaluación de Resultados • Planificación • Organización • Promoción y Planificación• Seguimiento• Sistematización Ejecución Paso • 8 días antes 2 • 1 día previo • El día del Evento 31
  • 41. Paso 2 Uno de los aspectos fundamentales para el éxito de la Feria, es el aporte y disponibilidad de las instituciones u organizaciones que conforman el Comité Operativo, deben combinar la experiencia en ferias y el conocimiento técnico, así como también sus vinculaciones con instituciones gubernamentales, instituciones financieras, cooperación internacional y otros participantes de la vida económica de la región y del país. La ejecución del evento inicia con las actividades que se realizan para preparar las instalaciones con los stands y el equipamiento necesario, las actividades inician ocho días previo al evento para garantizar estar listos el día de la feria y arrancar con la Inauguración. Actividades: 1. Actividades ocho días previos a la Feria. 2. Día del Evento. 1. ACTIVIDADES DE OCHO DÍAS PREVIOS A LA FERIA ¿Por qué es tan importante este período? ¿Qué se hace? Se desarrollan las siguientes actividades: 1. 1 Preparación de los recursos Revisión de la documentación y papelería a utilizar Como parte de las actividades preparatorias de la Feria se debe reproducir la papelería que se utilizará durante el evento. La programación de la Feria, debe incluir dos tipos de materiales: 1. Listado del material y documentación, que requiere el Comité Operativo para el día del evento y que sea un exito 1. La programación de los eventos de inauguración y de clausura. 2. Listado de los funcionarios que participaran en los actos de32 clausura y de inauguración. 3. El listado de las empresas expositoras. 4. Programación de actividades técnicas paralelas: exposiciones sobre temas actuales entre otras. 5. Es importante de que los participantes o expositores evalúen el evento, para recopilar información para la evaluación final del evento, para esta actividad se deben elaborar fichas y entregarse un día antes que el evento finalice 6. Las credenciales o los gafetes deben estar listos, los del Comité Operativo y los que se entregarán a los participantes deben ser diferentes, de esa manera sabrán a quien recurrir en caso de un problema.
  • 42. 2. Listado de materiales para el empresario, que requiere en el stand 1. Facturas 2. Papel Carbón 3. Lapiceros (2) 4. Lápiz (1) 5. Clips (una cajita) 6. Grapas (10 hileras) 7. Listas de precios 8. Catálogo de productos. 9. Cuaderno de 50 páginas o libreta (1) 10. Tarjetas de presentación 11. Discos compactos promocionales 12. Brochures y material publicitarioß Reunión de coordinación con las personas guías o apoyo y el personal de logísticaFunciones: v Recibir a los visitantes y entregar el Programa a desarrollar en la feria. v Levantar la información de la asistencia al evento. v Pasarán la ficha de evaluación a los participantes. v Atenderán en la inauguración y clausura a los visitantes especiales. v Apoyarán las actividades paralelas de la feria. v Apoyo a los participantes y visitantes. v Atender las emergencias que se susciten.• Listado de actividades pre-evento para el empresario y para el Comité Operativo 33
  • 43. Ejemplo: Listado de Actividades pre- evento, responsabilidad del Empresario Debe ser completado Fecha puesta el (fecha) Completo NO ACTIVIDADES SI ELABORACIÓN DEL STAND Negociación del espacio/ubicación con los organizadores del evento Designación de la persona responsable Preparación del presupuesto detallado Definir el objetivo del stand Identificar los productos/servicios a exhibirse Investigar alternativas para el montaje del stand Decidir quién/quiénes estarán en el stand Asegurarse que los productos a exhibir y todos los materiales de publicidad estén debidamente montados MANEJO DE PRODUCTOS A EXHIBIR Organizar el transporte de productos Organizar el almacenamiento de cajas vacías y productos de consumo durante la feria OPERACIÓN Y PERSONAL DEL STAND Selección de personal de la empresa para trabajar en el stand. Uniformes para el persona, si son requeridos Entrenamiento de personal del stand Organizar calendario de trabajo de personal del stand Cubrir necesidades de papelería y folletería Organizar disponibilidad de máquina de escribir o computadora para el stand Decidir necesidad de contratar recepcionista, anfitriones para el stand34 Preparar los formularios para información de contactos/posibles clientes Disponibilidad de material de oficina para el stand Formularios de solicitudes especiales de los clientes Disponibilidad de gafetes de identificación para el personal del stand Entrenamiento del personal en todos los procedimientos de manejo del stand Es muy importante trabajar con las fechas programadas, para que en el evento no se presenten contratiempos con el recurso humano, equipo y material de todo tipo.
  • 44. Listado de Actividades pre-evento, responsabilidad del Comité Organizador Debe ser completado Fecha puesta el (fecha) Completo NO SIATENCION A VISITANTES/ PERSONAL DEL STANDEntrenamiento del personal (edecanes) en todos losprocedimientos de manejo de la feria y de los visitantes.Comida para el personal.RefrigeradoraMaterial desechable (vasos para agua y café, cubiertos yservilletas)CafeteraBasurerosGarrafón de aguaManejo de basuraSeguridad para los productos, equipos e instalacionesEquipo logístico para reproducción de materialSERVICIOS DE INGENIERIAEquipos EléctricosIluminación de las instalaciones de la feriaComputadoras y accesorios para exposiciones, InternetAgua para serviciosSERVICIOS ADICIONALESAlquiler de equipo audio - visualAlquiler de mobiliario y alfombrasAlquiler de teléfono y faxDecoración de plantas y flores, opcionalServicios fotográficosExtinguidoresRota folios y pizarrones 35Servicios de limpieza y sanitariosINFORMACION DE PRENSA, PUBLICIDAD, COMUNICACIÓNPreparación y envío de comunicados de prensaPublicidad y anunciosElaboración de afiches publicitarios y banners, hojas volantes yotrosA estos listados se les puede incorporar otras actividades, de acuerdo a la magnitudde la feria y al tema que así lo demande.
  • 45. 1. 2 Preparación de las instalaciones Este día se preparan las instalaciones, de acuerdo a la distribución de stands ya planificados por la Comisión de Apoyo Logístico, los participantes deben llevar todo el material, mobiliario y equipo, incluyendo la papelería y productos a exponer que necesitaran el día siguiente. El personal asignado para estas actividades puede ser proporcionado por las instituciones participantes o subcontratado. v Por la seguridad del mobiliario y equipo, es necesario realizar actividades de control: o Debe contar con seguridad para garantía de las instalaciones y de los equipos. o Los participantes deben entregar a la Comisión de Apoyo Logístico un listado del equipo, mobiliario, papelería, etc., con las cantidades, marcas y condiciones de los equipos entregados en las instalaciones. El listado debe contar con el recibido y entregado por las dos partes. o El personal de apoyo logístico debe estar identificado, solo ellos pueden recibir y entregar los equipos y productos. v Distribución de áreas, definidas con anterioridad: o Recepción e información. o Área de exposiciones y comercialización de productos y servicios. o Centros de atención: instituciones de asistencia técnica, financiamiento y otros apoyos. o Apoyo de informática. o Servicios sanitarios. o Área para actividades paralelas: exposiciones técnicas, Rueda de Negocios entre otros. o Cafetería. 2. ACTIVIDADES UN DÍA PREVIO AL EVENTO Se debe de prestar atención a las actividades del día previo, de esta organización depende el éxito de la feria, nunca dejar para el propio día el traslado de equipo e instalaciones de los stand. ß Como parte de la preparación es necesario revisar nuevamente todos los servicios adicionales que se han solicitado: o Instalaciones eléctricas.36 o Sistema de sonido. o Equipos audiovisuales. o Rota folios y pizarrones. o Pantallas. o Computadoras y accesorios para exposiciones. o Internet. o Equipo logístico para reproducción de material. La organización del stand, es un tema que el empresario debe resolver con el apoyo del Comité Organizador ¿Cómo no olvidar nada? Hay que chequear las listas elaboradas como pre-evento, para no olvidar ningún detalle:
  • 46. v Preparación del material a exponer. v Preparación de la documentación técnica y comercial. v Preparación de artículos promociónales. v Preparación de fotografías, audiovisuales, rótulos, entre otros v Coordinar con el personal a cargo del stand, deben tener el conocimiento de la empresa o negocio. v Instrucciones con relación a la atención del cliente. v Establecer horario de atención. v Preparación de material publicitario. ¿Qué tipo de persona debe estar en el stand? v Con el conocimiento de los productos o servicios. v Capacidad de explicación. v Excelente presentación. v Habilidad para cerrar negocios. v Conocimiento de los objetivos de la empresa. 3. DÍA DEL EVENTOSe da inicio la realización de la feria, en las instalaciones el día anterior se ha dejadotodo listo para iniciar las actividades a la hora programada este día, se convoca unahora antes de la inauguración al personal asignado para las tareas logísticas y deatención a los visitantes y personalidades invitados para la inauguración. 3. 1 Atención a los participantes y visitantesEn este apartado se realizan las acciones necesarias para lograr que los participantesy visitantes se encuentren en condiciones de aprovechar al máximo las ventajas de laFeria y los eventos técnicos.Con el listado de los participantes se forman grupos de acuerdo a las: v Áreas de trabajo, ejemplo: tema especializado de pesca, revitalización de las artesanías. v A las necesidades de capacitación que se han identificado o al interés mostrado por los empresarios.Es importante incluir en los temas a desarrollar: v Técnicas de negociación. v Conocimiento y manejo básico del mercado. v Gestión de comercialización de los productos, entre otros. v Tratados de Libre Comercio. 37Con los visitantes es importante que se hayan previsto todos los detalles, para nocausar incomodidades y mayores problemas.En términos de beneficio para la oferta, la feria representa una oportunidad decomunicarse de exponer e informar acerca de sus servicios, así como tambiénconocer las necesidades de la MIPyME y conocer el apoyo que puedan tener otrossectores. Los participantes ganan más calificación después de la feria, debido a loseventos paralelos que se realizan, de esta manera son sensibilizados y capacitadospara mejorar la calidad y potenciar su capacidad para dar respuesta a la demanda.
  • 47. • Es importante : v Que las exposiciones, la preparación del material didáctico y las metodologías a utilizar, estén de acuerdo al nivel de formación de los participantes. v Acompañamiento técnico y logístico, personal de estas Comisiones deben acompañar a los participantes a lo largo de todo el proceso, orientando y apoyando en los aspectos que demanden. v Elaborar folletos de la feria, incorporando la información general de los participantes, de los organizadores y de instituciones o empresas que consideren puedan apoyar al sector y de acuerdo al interés puedan establecer contactos, como también información de los temas a desarrollar en los eventos técnicos. v Desarrollo de la programación especial, incluye los actos de inauguración y clausura de las ferias y sus eventos. v Actividades complementarias, pueden ser sociales y culturales, se realizan en el espacio del almuerzo, por ejemplo. 3.2 Desarrollo de la Feria Inauguración Se inicia con la inauguración del evento, acto que está a cargo de personalidades y autoridades representativas del municipio y de las instituciones participantes, se ha preparado el lugar como un auditórium, solamente para la inauguración y la clausura. Es importante iniciar a la hora programada, por que los funcionarios tienen en agenda otros compromisos. Esta actividad se monitorea, en primer lugar por el Comité de Apoyo Logístico y por el Coordinador del evento, con el fin de que no ocurran imprevistos que obstaculicen el buen desarrollo; si se presentan problemas hay que corregirlos en la marcha. v Este día el Comité de Apoyo Logístico, es el que debe estar supervisando el mantenimiento, los problemas de instalación, apoyos técnicos y si se presentan problemas graves reportarlos a la Coordinación General. v La Coordinación General debe velar por el fiel cumplimiento de los horarios, que no se desfase la programación para clausurar a la hora fijada. v El retiro de los equipos y mobiliario puede realizarse el mismo día o un día posterior, esto último implica seguir prestando seguridad a las instalaciones. • Recomendación Se debe levantar un registro de datos básicos de los visitantes, es una herramienta muy útil para los resultados.38 Los visitantes de la feria se definen como empresarios de las MIPyME y de la gran empresa que a su vez se convierten en demandantes de productos y servicios y oferta y demanda de empleo; así como también ONG´s, instituciones gubernamentales, fundaciones, estudiantes universitarios, técnicos y de secundaria. En general el grupo de visitantes, se vuelve complejo lo que permite visualizar el potencial y la complejidad del mercado en general. Colectar Información Las comisiones deben de colectar toda la información pertinente a sus funciones y áreas delegadas, para dos actividades muy importantes:
  • 48. v Elaborar informes por cada comisión, para entregarlos a la Coordinación General y se elabore un Informe General. v Insumos para la evaluación del evento. A continuación una hoja de evaluación para los empresarios. Evaluación del evento por parte del empresarioEjemplo FERIA DE ENLACES COMERCIALES EN LOS NONUALCOS FECHA: ______________________Para que nuestra feria mejore sus resultados en eventos posteriores, solicitamos muy atentamentecontestar las siguientes preguntas. 1. ¿En qué municipio se encuentra su empresa? ________________________________________________ 2. ¿En qué lugar de la feria exhibió sus productos?_______________________________________________ 3. ¿Cuáles eran sus objetivos para participar en esta feria? Seleccione de la lista siguiente • Mejorar su comunicación con clientes establecidos ______________ • Iniciar nuevas relaciones de negocios ______________ • Compararse con otros competidores ______________ • Intercambiar experiencias ______________ • Contactos con otros empresarios ______________ • Obtener una impresión general de la situación Del mercado de su producto ______________ 4. ¿Qué clase de clientes ha contactado en esta feria? Subraye en la lista siguiente a. Mayoristas. b. Detallistas. c. Intermediarios o distribuidores. d. Consumidores finales. 5. ¿Participaría de nuevo en esta feria? _______________ 6. Califique en una puntuación del 1 al 5 1= debe mejorar, 2 = regular, 3 = buena, 4 = muy bueno, 5 = excelente a. Ubicación de la feria ____ b. Organización de la feria ____ c. Espacio de exhibición ____ d. Condiciones generales del local ____ e. Contactos realizados ____ 7. f. Publicidad ____ ¿Qué sugerencias puede hacernos para mejorar nuestros próximos eventos? 39
  • 49. v Colectar información de clientes potenciales. Ejemplo de hoja de datos de clientes potenciales Esta etapa finaliza con: v La clausura del evento v Recepción, si la han considerado Feria de Productos Artesanales Los Nonualcos Junio de 2006 Fecha: ______________ Nombre de la Empresa: _____________________________________________ Gerente/Representante: _____________________________________________ Dirección: _______________________________________________________ Teléfonos: _____________________ Fax: ____________________________ Email: __________________________________________________________ Productos en los que usted está interesado: _______________________________________________________________ _______________________________________________________________ ( ) Mayorista ( ) Detallista ( ) Distribuidor Solicitudes: ( ) Información ( ) Catálogos ( ) Muestras ( ) Cantidades ¿En la ejecución cuáles son las principales actividades? Son 7, este día es la culminación de todo el esfuerzo y coordinación realizada y es muy importante estar pendiente de todos los detalles, que cada Comisión cumpla su rol: 1. Preparación de los recursos 8 días previos a la feria. 2. Reunión de coordinación con guías o edecanes y el personal de logística. 3. Preparación de las instalaciones. 4.40 Inauguración 5. Atención a los participantes y visitantes. 6. Colectar información de participantes y visitantes. Recoger hojas de evaluación de los participantes 7. Evento de Clausura.
  • 50. Evaluación Paso 3• Evaluación de Resultados• Seguimiento• Sistematización Preparación Paso • Planificación 1 • Organización • Promoción y Planificación Ejecución Paso • 8 días antes 2 • 1 día previo • El día del Evento 41
  • 51. Paso 3 Es la acción de medir los resultados y objetivos. El análisis debe basarse en las Actividades: 1. La Evaluación de Resultados 2. Seguimiento 3. Sistematización 1. LA EVALUACIÓN DE RESULTADOS Da inicio con el análisis de la información colectada y se realiza un balance de resultados de la feria, actividad que se realiza posterior al evento, da inicio con el Informe Parcial que cada Comisión debe elaborar de sus actividades, la Coordinación General debe recopilar esos informes para analizar la información generada de los informes y planificar la Evaluación de Resultados, se programa una reunión con los representantes de cada Comisión. 1. 1 Informes parciales y análisis de la información Proceso de las actividades importantes post-evento: ß Se realiza una reunión de las comisiones para elaborar un Informe Parcial que incorpore los logros y resultados para evaluarlos de acuerdo a los indicadores establecidos en la planificación, esta fecha no debe pasar de 8 días calendario después e realizada la Feria.. ß Reunión del Comité Operativo, se debe realizar 15 días calendario posterior al evento, para realizar el análisis de la información generada de los informes parciales. Se revisa la información generada de todo el proceso de la feria, es la base para realizar un balance analítico, comparando los resultados obtenidos en cada uno de los objetivos y metas planificadas. Cada comisión plantea los logros concretos, dificultades y soluciones vividas en el proceso, de acuerdo a estos resultados se elaboran gráficos, se realiza un análisis comparativo con eventos anteriores; de esta manera se elabora el Balance Final de Resultados.42 Resultados o metas EVALUACIÓN = Control de: Objetivos
  • 52. 1. 2 Balance final de resultados Ejemplo: Balance Final de Resultados Etapas ¿Qué se tenía ¿Qué se ¿Somos un Dificultades Logros ¿Qué se puede Impactos previsto? realizó? equipo? mejorar?1. Etapa: Tiempo Se realizó Incentivar la Cumplir con los Fortaleci Aumentar laPlanificación previsto para en 4 meses participación de tiempos miento participación de realizar la feria los sectores. programados. técnico empresas 3 meses La integración (ofertas y de las presencias) municipalidades Perfiles en el proceso. solicitados bajos (empresas bajaron los perfiles con referencia a la feria anterior, se flexibilizó) 1. 3 Evaluación de resultados ¿Qué es evaluación de resultados?La evaluación de resultados es una actividad que se realiza al finalizar una actividad,permite analizar el cumplimiento de las metas planificadas en relación a los objetivosespecíficos del proyecto en términos de su efectividad, evaluar el grado de éxito en laconsecución de los objetivos, generando conclusiones que sirvan tanto para la retroalimentación de la gestión del evento, como para la identificación, planificación ygestión de eventos futuros o replicas del mismo, el balance final es un insumo para laevaluación.La actividad de evaluación de resultados se utiliza para identificar y medir lasdificultades enfrentadas, los resultados, el impacto y las lecciones aprendidas duranteel desarrollo de la Feria. La evaluación pretende recoger los resultados de unaexperiencia, cuando el evento ha finalizado o hacer una constatación del avance delmismo. Se analizan los logros, las dificultades, ejecución de la planificación, el trabajoen equipo y la organización del mismo.Un proceso de evaluación tradicional, suele consistir básicamente en la valoración delbalance entre los objetivos propuestos y los resultados obtenidos, de tal forma que secompruebe el grado de satisfacción de las expectativas creadas, bajo unos criteriosdeterminados de valoración. 43Ejemplo de Interrogantes, que deben responderse con la evaluación.¿Se cumplieron los objetivos específicos previstos en la planificación del evento?¿En que medida se cumplieron los objetivos específicos del evento?¿El cumplimiento de los objetivos específicos del evento, se realizaron considerando el tiempo y los costos previstos?
  • 53. ¿Cuáles problemas o limitaciones se presentaron en la ejecución del evento impidiendo el logro de los objetivos en el tiempo previsto y con los costos estimados? ¿Cuáles hechos o situaciones se presentaron durante la ejecución del evento que permitieron la superación de las metas o el logro de los objetivos específicos, antes del tiempo programado y al menor costo de lo previsto? ¿Qué conclusiones y/o recomendaciones se pueden identificar? Para realizar la evaluación se debe: ß Identificar los objetivos específicos. ß Identificar las metas del proyecto. ß Revisión de metas. ß Revisar tiempos definidos para alcanzar las metas. ß Revisar recursos programados. ß Revisar el resultado de las coordinaciones, entre otras acciones. • Es muy importante Conocer como se cumplieron las metas del proyecto, en este punto se deben analizar por su efectividad, eficacia y eficiencia. v Efectividad, es la relación entre las metas alcanzadas y las metas planificadas. v Eficacia, es la relación entre las metas alcanzadas y el tiempo previsto, respecto a las metas previstas y el tiempo real. v Eficiencia, mide los resultados alcanzados en relación con los costos y tiempos planificados. La evaluación de resultados implica dos actividades: v El análisis de la información. v Informe Final de los resultados. El resultado de estas actividades son los insumos para generar el Informe Final. Es importante contar con los insumos para el informe, que incluya el concepto y los objetivos de la feria, así como la información administrativa y logística.44 Facilita la transferencia de información coherente y uniforme, necesaria para la evaluación, el seguimiento y la sistematización. 1. 4 Informe de resultados La Coordinación General es la responsable de elaborar un informe general de la realización de la feria, en el cual se debe incluir: El balance general de los resultados, incluyendo los aspectos financieros en función de costo/beneficio.
  • 54. ß La identificación de los factores de éxito, las dificultades y las principales lecciones aprendidas, que permitirán realizar los ajustes necesarios para futuros eventos.ß Las conclusiones y propuestas.Este informe debe ser entregado, con una nota de agradecimiento junto al balancefinanciero y los anexos correspondientes, a cada una de las institucionesy empresas colaboradoras y patrocinadoras del evento. Debe prepararse unresumen ejecutivo que debe ser entregado a los participantes y colaboradores paraque conozcan los resultados. La capacitación a la oferta, es un factor clave para una efectiva participación en la feria, pero también es un elemento de valor agregado al potenciar susImportante capacidades para futuras participaciones en ferias empresariales o eventos similaresEjemplo: Informe Final Aspectos Contenidos Antecedentes Objetivos del Proyecto Duración original del proyecto ¿Cómo se ejecutó el Las actividades que se desarrollaron para la consecución de las metas proyecto? La metodología de trabajo Las dificultades y soluciones Resultados Los logros más relevantes Se debe adjuntar un estado financiero total del proyecto, tanto de losInforme Financiero recursos aportados por las instancias involucradas como los aportados por entes externosPasos para la evaluación Resultados previstos Plan de evaluación COMPARACIÓN Medidas correctivas 45 o reajuste Resultados alcanzadosEl informe financiero es importante que se incluya en el Informe Final, han sido losrecursos de las instituciones y/o organizaciones orientados a la ejecución del proyecto.
  • 55. ¿Cuáles son los pasos más importantes en la Evaluación de Resultados? 1. Informes parciales y análisis de la información 2. El balance de resultados 3. Evaluación de resultados 4. Informe final de resultados . 2. SEGUIMIENTO Posterior al proceso de preparación y ejecución, se realizan acciones de seguimiento a los acuerdos, contactos, convenios y alianzas establecidas durante la misma; así como también de los indicadores planificados. Todo ello para contribuir a garantizar el impacto y la sostenibilidad de esta herramienta. 2. 1 Compromisos adquiridos En esta etapa se diseñan y aplican diferentes instrumentos, al tiempo que se realizan contactos directos con los participantes, a fin de establecer el grado de avance en los logros durante la Feria. Para realizar el seguimiento debe: ß Elaborarse una ficha por expositor en la Feria, para monitorear los avances en el cumplimiento de los acuerdos que se definieron en la feria. La misma debe indagar sobre el avance en los negocios posibles o pendientes, las dificultades o atrasos, las transacciones concluidas, las nuevas transacciones y la comunicación entre las empresas, entre otros. ß Entrevistas a empresas e instituciones. Debe definirse una muestra escogida entre los empresarios, quienes en éste momento del proceso, todavía tienen negocios y acuerdos pendientes. ß Una vez seleccionada la muestra, se deben realizar entrevistas personalizadas a los empresarios seleccionados, para profundizar en los factores influyentes en el avance o retraso del cumplimiento de los acuerdos y en las alternativas para acelerar dicho proceso. ß Se debe elaborar una matriz con los resultados y anexarlas a un informe. Al mismo tiempo, se debe conocer la opinión de los funcionarios de las instituciones46 que acompañaron la realización de la feria, para conocer sus percepciones y comentarios sobre dichos avances. ¿Qué actividades hay que realizar ahora? 2.2 Informe del seguimiento Con la información colectada debe elaborarse un informe, como resultado del seguimiento a las empresas participantes, como también de las instituciones colaboradoras.
  • 56. ß Balance de logros del seguimientoUna vez recopilada y organizada la información anterior, es necesario realizar unbalance crítico que indique al Comité Organizador el avance de los resultados, asícomo sobre las propuestas de alternativas que permitan acelerar el avance de losmismos.Después de recolectar la información y elaborar cuadros estadísticos o gráficos, seelabora un informe, en el cual se detallan los siguientes aspectos: v Las lecciones aprendidas. v Los acuerdos durante la realización de la feria. v El grado de avance en el cumplimiento de los mismos. v Los factores que han obstaculizado dicho cumplimiento. v Lo que ha facilitado el avance de los acuerdos. v Las conclusiones y propuestas pertinentes.La fase de seguimiento contribuye a incrementar el impacto y sostenibilidadde la Feria de Desarrollo Empresarial, como una herramienta efectiva pararealizar transacciones exitosas entre las empresas. 2. 3 Informe de logrosEl informe de seguimiento debe distribuirse entre las organizaciones o instituciones queproporcionaron el apoyo técnico y financiero para la realización de la feria. Un resumenejecutivo con estos resultados debe ser enviado a los empresarios participantes, sepretende que todos los involucrados compartan la información, es muy importante quese den a conocer los logros y resultados de los compromisos post-evento.De esta manera se puede seguir contando con el apoyo técnico o financiero de lasinstancias involucradas. El sistema de seguimiento y evaluación es un conjunto estructurado de instrumentos, indicadores y reportes que tienen como función medir constantemente el avance, el logro de resultados e impacto del evento. ¿Cuáles son los pasos más importantes en esta etapa? 1. Verificación de los compromisos adquiridos 2. Balance de logros 3. Informe de logros 3. SISTEMATIZACIÓN 47¿Qué es sistematizar entonces?Es un proceso permanente y acumulativo de construcción de conocimientos a partir dela experiencia de acción/intervención en una realidad específica, se realizadespués de concluido el proceso de la feria, este es otro proceso que debe serrealizado por agentes externos a los que participaron en la realización de la feria. Es unprimer nivel de teorización sobre la práctica. Por un lado pretende mejorar la práctica ypor el otro enriquecer las teorías existentes de procesos.
  • 57. La sistematización es útil para: ß Crear instrumentos y condiciones para ejecutar de manera sistémica una experiencia que amerita un tratamiento de este tipo. ß Estudiar una experiencia en proceso y rediseñarla para posibilitar el logro de los objetivos deseados. ß Rescatar un experiencia ya concluida y cuya experiencia puede servir de guía para otras similares. ß Desarrollar nuevos productos y servicios metodológicos, a partir de experiencias que han ofrecido oportunidades de validación. ß Replicar proyectos cuyas estrategias y métodos de ejecución probaron en la práctica ser exitosos. 3. 1 Lecciones aprendidas Las lecciones aprendidas son el resultado de la implementación del proceso para la realización de la feria, permite penetrar en las actividades y procedimientos realizados, permite conocer si el Plan General de Trabajo fue desarrollado y si los Planes de las Comisiones realmente fueron aplicados, por que los resultados obtenidos. Evaluar y sistematizar son dos actividades indispensables y complementarias en el proceso de realización de la feria. La sistematización sin duda, de alguna manera también evalúa. Pero se trata de un proceso a mediano plazo, menos ligado a la organización del trabajo relacionado fundamentalmente con la interpretación del proceso vivido, los resultados alcanzados, las causas, las metodologías puestas en práctica y la comprensión de lo sucedido. • Etapas importantes: ß Reconstrucción del proceso desarrollado, implica ordenar la información de manera que permita visualizar la trayectoria recorrida, conocer que es lo que ha ocurrido y los posibles resultados. ß Reconstruir la metodología, se debe conocer de que manera se ha contribuido al desarrollo del proceso; esa metodología hay que reconstruirla y caracterizarla. ß Análisis de la información recopilada y ordenada sobre el proceso y la metodología. ß Conocer los resultados, pero con una visión análitica, es realizada por personal externo al Comité Ejecutor. 3. 2 Levantar el proceso de la experiencia 3. 2 Levantar el proceso de la experiencia48 Consiste en realizar una investigación, donde se parte desde la primera reunión de coordinación para realizar la feria, quienes estaban presentes, que acordaron y a partir de ese momento como se desarrollaron los acontecimientos. Consiste en: ß Formulación clara de preguntas al proceso, para recuperar los elementos teóricos y prácticos que se han utilizado en la experiencia ß Formular con precisión los problemas, los retos y las necesidades de investigación para profundizar en lo ocurrido. ß Detectar deficiencias, por las causas que sean. ß Aprender a partir de la acción, poner en práctica la conceptualización de lo concreto y la capacidad de la transformación de la práctica.
  • 58. Una práctica sistematizada se puede confrontar con otras, por que es más fácil comunicarla y analizarla.Las ferias de acuerdo a su magnitud, requieren diferentes tiempos para su organización:ß A nivel internacional, se estima 8 meses.ß A nivel nacional, se estiman 4 meses.ß A nivel local, se estiman 3 meses.La sistematización es una metodología para recuperar los procesos de una experiencia,que generalmente está basada en actividades, en el marco del proceso de desarrollo parauna transformación social. En el proceso de sistematización se analiza la informacióngenerada y se evalúan las actividades, se interrelaciona con todos los actoresparticipantes en la ejecución y permite conocer opiniones técnicas de losproblemas o dificultades y de las soluciones o decisiones tomadas en un momentoespecifico, permite analizar el periodo critico en la ejecución.Ejemplo:La Mesa de Turismo de la Microregión Los Nonualcos, realizará una Feria de DesarrolloEmpresarial en Zacatecoluca, se ha programado para el sábado 23 de julio de 2007. Elinicio de las actividades, la planificación, debe realizarse el 20 de mayo de 2007 paraque el evento tenga éxito y se cumplan los objetivos planteados, contando 3 mesespara el proceso y 1 mes para sistematizar la experiencia.Ejemplo: Cronograma de Actividades MesesNº Etapa Actividades Primero Segundo Tercer Cuarto1 Planificación Detallarlas X2 Organización Detallarlas X3 Promoción y Detallarlas XXXXX publicidad XXXXXX4 Ejecución Detallarlas FERIA XX 495 Evaluación Detallarlas X6 Seguimiento * Detallarlas XXXXX7 Sistematización* Detallarlas XXXXX* El seguimiento se realiza durante un mes posterior a la feria (el período de seguimiento depende de la magnitud del evento realizado) y se elabora un informe con los resultados, después se sistematiza todo el proceso para la realización del evento.
  • 59. 3. 3 Documento final Como resultado de la sistematización, se obtiene como resultado la elaboración de un documento que refleja el procedimiento paso a paso de la ejecución de la feria, las lecciones aprendidas, estas son un apartado muy importante, tiene su base en los logros y dificultades encontradas en el camino para llegar a culminar la ejecución planificada, desde la percepción de los participantes empresarios, los visitantes, del Comité Operativo y de los actores que se involucraron en la actividad. La elaboración del documento requiere de mucha investigación en diferentes niveles: ß Comité Operativo. ß Empresarios asistentes y expositores. ß Personal involucrado en la ejecución. ß Población objetivo. ß Instituciones colaboradoras. ß Actores locales. ß Actores nacionales. ß Revisión de todo el material generado: planificación y planes operativos. La metodología empleada esta basada en la realización de focus group, entrevistas, reuniones, talleres participativos y revisión bibliográfica. Presenta una estructura de acuerdo a las fases de implementación del proceso, en el caso de las feria se realiza la investigación de acuerdo a los tres pasos que se desarrollaron y las actividades inmersas de cada paso, para levantar el proceso de las Ferias de Desarrollo Económico Local. ¿Cuáles son las actividades más importantes en este paso? 1. Las lecciones aprendidas. 2. Levantar todo el proceso de la experiencia compartida y vivida. 3. Elaborar un documento final, con la experiencia. 4. Compartir y socializar el documento.50
  • 60. BIBLIOGRAFÍAß Capacitación en el uso de Herramientas de Gestión para MIPyMES, Ministerio de Economía, CONAMYPE, Instructor Jaime Alfredo Barrientos, diciembre 2002.ß Carta Informativa, Ministerio de Economía y CONAMYPE, diciembre, 2004.ß Convenio Constitución, Mesa de Turismo en los 15 municipios de la Micro región de Los Nonualcos para el fortalecimiento del sector turístico, en el marco del desarrollo económico local, Programa FORTALECE(MINEC/GTZ).ß El Desarrollo Local en América Latina. Estrategia Política Basada en la Construcción de Capital Social, Enrique Gallicchio, Programa de Desarrollo Local Centro Latinoamericano de Economía Humana (CLAEH), Uruguay.ß Ferias Preventivas de la Violencia Intrafamiliar, ISDEMU, 2003.ß Manual de Orientación para la Micro y Pequeña Empresa del Sector Turismo en El Salvador, Ministerio de Turismo, CORSATUR, octubre, 2004.ß Manual de La Rueda de Negocios y sus Componentes, Programa de Fomento a la Micro, Pequeña y Mediana Empresa (PROMYPE) de la GTZ en Honduras, febrero 2005.ß Guía para realizar Ferias de Empleo, Ministerio de Trabajo, 2005.ß ¿Qué es la Planificación?, autor Luís Barriga, Caracas, Venezuela.ß Reseña de Logros, 1ª Feria de Servicios de Desarrollo Empresarial, Proyecto ANEP/GTZ, Consultora, Rosario Mata, noviembre 2000.ß Sistematización de la Feria de Empleo en Zacatecoluca, realizada por el Ministerio de Trabajo y Previsión Social y el Programa FORTALECE (MINEC/GTZ), Consultora, Carmen de Pereira, abril, 2005.ß Sistema de Rueda de Negocios, Cámara de Comercio Exterior de Córdova, Republica de Argentina, 2001.ß Sistematización de la Creación de Empleo Rápido, Programa FORTALECE (MINEC/GTZ), Consultora, Carmen de Pereira, marzo, 2004. Entrevistas: Sra. María Elena de Alfaro, Presidenta de la Cámara de Comercio e Industria de El Salvador 51
  • 61. Programa FORTALECE (MINEC/GTZ)Calle El Mirador y 91 Avenida Norte # 4709San Salvador, El Salvador, C.A.Telefax: (503) 2263-2244e-mail:fortalece@fortalece.org.sv

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