3. priprema projektnog prijedloga   teorijski dio 2 dio 28.06.2012.
Upcoming SlideShare
Loading in...5
×
 

3. priprema projektnog prijedloga teorijski dio 2 dio 28.06.2012.

on

  • 871 views

 

Statistics

Views

Total Views
871
Views on SlideShare
856
Embed Views
15

Actions

Likes
0
Downloads
32
Comments
0

1 Embed 15

http://gzbijelobrdo.com 15

Accessibility

Categories

Upload Details

Uploaded via as Microsoft PowerPoint

Usage Rights

© All Rights Reserved

Report content

Flagged as inappropriate Flag as inappropriate
Flag as inappropriate

Select your reason for flagging this presentation as inappropriate.

Cancel
  • Full Name Full Name Comment goes here.
    Are you sure you want to
    Your message goes here
    Processing…
Post Comment
Edit your comment

3. priprema projektnog prijedloga   teorijski dio 2 dio 28.06.2012. 3. priprema projektnog prijedloga teorijski dio 2 dio 28.06.2012. Presentation Transcript

  • Upravljanje projektnim ciklusom / Projektima – teorijski dio Dalj, 28.06.2012.
  • I. Upravljanje projektnim ciklusom  Uvod u projektni ciklus  Faze projektnog ciklusaII. Upravljanje projektima – Priprema projektnog prijedloga (teorijski dio)  Analiza dionika  Analiza problema  Analiza ciljeva  Analiza strategije  Formulacija  Opis projekta  Indikatori  Rizici i pretpostavke  LFM  Plan provedbe  Proraĉun  Provedba, monitoring i evaluacija  Uloga projekt managera  Najĉešće pogreške
  • Ima li pitanja vezano uz ono o ĉemu smo razgovarali juĉer?
  • ◦ Temelji se na problemskom stablu i stablu ciljeva◦ Sažetak projekta koji pokazuje odnos i usklaĊenost sredstava, aktivnosti, rezultata i ciljeva◦ Ukljuĉuje pretpostavke i mjerljive indikatore uspjeha;◦ Alat za implementaciju projekta
  • OPĆI CILJ OPP Izvor provjere PRETPOSTAVKE-Širi ciljevi nacionalne, sektorske ili Kvantitativni način Gdje i kako se mogu Vanjski faktori koji utječu naEZ politike, kojima de projekt mjerenja ostvarenja nadi informacije o uspjeh projekta, no nalazedoprinijeti. opdeg cilja projekta objektivno provjerljivim se van utjecaja projekta. pokazateljima Moraju biti zadovoljeni kako-Ne ostvaruju se samim projektom (statistički izvještaji …) bi projekt uspioved su PROJEKTA doprinosi drugihSVRHA potrebni OPP Izvor provjereprojekata PRETPOSTAVKESredišnji cilj projekta. Rješava Kvantitativni način mjerenja Gdje i kako se mogu Vanjski faktori koji utječu naglavni problem i definira održivu ostvarenja svrhe projekta nadi informacije o OPP uspjeh projekta, no nalazekorist za ciljnu skupinu se van utjecaja projektaREZULTATI OPP Izvor provjere PRETPOSTAVKEPosljedica poduzetih aktivnosti – Kvantitativni način Gdje i kako se mogu Vanjski faktori koji utječu narobe i usluge koje su postignute mjerenja ostvarenja nadi informacije o OPP uspjeh projekta, no nalazekroz projekt rezultata projekta se van utjecaja projekta.(kombinacija rezultata postižesvrhu projekta) PRETPOSTAVKE SREDSTVA Izvor provjere Vanjski faktori koji utječu na usAKTIVNOSTI Gdje i kako se mogu nadi projekta, no nalaze se van utjeAktivnosti koje je potrebno poduzeti Informacije o OPP projekta.da bi se ostvarili rezultati PREDUVJETI Moraju biti zadovoljeni prije5
  • Opis projekta Provjerljivi Izvori Pretpostavke indikatori provjereOpći ciljPoseban ciljRezultatiAktivnosti
  • Opći cilj Mjerljivi sa Vodi prema Pretpostavljajući Svrha projekta Mjerljivi sa da Vodi prema PretpostavljajućiProjektni rezultati Mjerljivi sa da Vodi prema Aktivnosti Pretpostavljajući Pomoću sredstva da Preduvjeti
  • Opis projekta Provjerljivi Izvori Pretpostavke indikatori provjereOpći ciljPoseban ciljRezultatKako ćemo provjeriti uspjeh u ostvarenjuciljeva?
  • Od logičke matrice do plana provedbe Logička matrica Rezultati na osnovu aktivnosti i raspored trošenja financijskih sredstava Budget Workplan Budget 5500 Workplan 1750 Budget 5500 4250 Workplan 1750 750 Salaries 5000 5500 4250 400 Allowances 1250 1750750 1100 Vehicle Op. 3750 4250400 3100 Office 750 750 1100 Tel/Fax 400 400 3100 Seeds 850 1100 Fertiliser 2300 31009
  • • Plan aktivnosti: zadržava logiku prema zacrtanim / postignutim ciljevima RazraĊuje aktivnosti do sitnih operativnih dijelova Razjašnjava naĉin provoĊenja aktivnosti, oĉekivano trajanje aktivnosti kao i sam raspored zacrtanih aktivnosti Identificira bitne momente (milestone) koji osiguravaju nastavak projekta Workplan Workplan Doprinosi razvoju odgovornosti Workplan10
  •  METODE su odabrani naĉini za postizanje rezultata i ciljeva i potrebno je uvjeriti donatora da su predložene metode dobar izbor – da su efikasne u rješavanju nekog problema i primjerene organizaciji. Iz metoda i iz SPECIFIĈNIH CILJEVA (logiĉki) proizlaze AKTIVNOSTI koje ćemo provoditi na projektu. Odgovaraju na pitanje “KAKO ćemo postići specifiĉne ciljeve?”, te dodatna pitanja “TKO?” i “KADA?”. Aktivnosti se izriĉu imenicama (a ciljevi glagolima u infinitivu – paziti na razliku!)
  • Ganttova tabela  Osim opisa aktivnosti, dobro je dati i vizualni plan aktivnosti tj. TERMINSKI PLAN (najĉešće je zahtjev donatora, uz zadani oblik) – slijed aktivnosti u zadanom vremenu, GANTOGRAM ili GANTT* TABELA * Henry Lawrence Gantt, pionir znanstvenog managementa
  • AKTIVNOSTI SIJ. VELJ. OŽU. TRA. SVI. LIP. SRP. KOL. RUJ. ODGOVOR. OSOBAPromocijaLetak priprema X VP AVP /voditelj.asist. projekta/Letakdistribucija X X X X X X X X VP AVPObavijesti umedijima X X X X X X X X X AVPSavjetovali-šteMedijskaprezentacija X X VP AVPIndividualnirad X X X X X X X X X STRUČ.SURA DNICAradionice X X X X STRUČ. SURAD.Okrugli stol X VP- MODERAT.
  • -> procjena koštanja provedbe projekta.Mora biti razumljiv i u neposrednoj vezi splaniranim aktivnostima projekta.
  •  Temelj svakog proraĉuna ĉine specifiĉne kategorije troškova. Neki donatori dozvoljavaju samo dvije osnovne kategorije troškova (indire-ktne i direktne), a neki više kategorija:1. Troškovi osoblja2. Indirektni troškovi3. Direktni troškovi4. Ostali troškovi/Razvoj organizacije/ Oprema
  • Ukljuĉuju neto isplate, poreze i doprinose za: osoblje organizacije (staff) koje radi samo na dotiĉnom Projektu ili više njih (u ovom sluĉaju treba odrediti postotak utrošenog vremena na Projektu i na temelju toga odrediti i proporcionalan iznos koji će se kroz Projekt tražiti) – ugovor o radu vanjske suradnike/ce (usluge trebaju biti definirane opisno i procjenom koliĉine angažmana – sati, dana) – ugovor o djelu
  •  Troškovi neophodni za svakodnevno funkcioniranje organizacije (najam, režije, telefon, poštarina, uredski materijal, osiguranje, održavanje, profesionalne usluge – raĉunovodstvo, ĉišćenje)! Donatori ih nerado plaćaju, pa je potrebno što je moguće više troškova prikazati kao Direktne troškove, odnosno, vezane uz aktivnosti. To je moguće uĉiniti s onim troškovima koji su PROMJENJIVI, odnosno mogu biti veći ili manji u odnosu na veliĉinu i vrstu projektnih aktivnosti.
  • PROMJENJIVI TROŠKOVI:Telefon (fax, E-mail), poštarina, uredski materijal, manja oprema, profesionalne usluge ĉišćenja) – mogu se dijelom ili ĉak u potpunosti prikazati kao direktni troškovi.NEPROMJENJIVI TROŠKOVI:“HLADNI POGON” nužno se prikazuje kao indirektni trošak – najam ureda, režije, administracijsko osoblje, raĉunovodstvo i dr. Paziti na ograniĉenja donatora u uputama vezana uz hladni pogon (on nekada ne smije prekoraĉiti 10-20% iznosa ukupnog koštanja projekta)
  • Direktno su posljedica aktivnosti projekata injima se pripisuju.Ovaj dio proraĉuna je najteže izraditi, jer zahtjevarazraĊen plan rada do najsitnijih detalja iistraživanje cijena na tržištu.Ostali troškovi:◦ Kupovina opreme (kapitalne investicije)◦ Edukacija i putovanje vezano uz edukaciju ĉlanova udruge (uprave, zaposlenih, volontera/ki)◦ Evaluacija programa/organizacije◦ Financijska revizija◦ Strateško planiranje
  •  Izlistati resurse potrebne za provoĊenje svake, i najsitnije, aktivnosti Svrstati potrebne resurse u pojedine vrste - kategorije troškova Definirati elemente proraĉuna projekta vezane uz svaki potrebni resurs (jedinica mjere, koliĉina,..) One resurse koje već posjedujemo* razlikovati od onih koje ne posjedujemo i unijeti u proraĉun kao “Cost-share” odnosno naš doprinos proraĉunu Prilagoditi omjere izmeĊu kategorija troškova Narativno obrazložiti troškove Navesti ostale izvore financiranja projekta ili potencijalne izvore
  •  Sažetak proraĉuna Proraĉun po stavkama za cijeli projekt (ukljuĉujući i izvore financijskih sredstava) Objašnjenje proraĉuna koje pokazuje (1) kako je svaka stavka proraĉuna vezana uz projekt i aktivnosti (2) kako se došlo do iznosa svake stavke, kako je izraĉunata i na osnovi kojih podataka
  • OBRAZAC PRORAČUNA RADIONICE „ŢENE U POLITICI – NA PUTU EUROPSKIH INTEGRACIJA“ OSIGURANI IZNOSI IZ UKUPNI IME STAVKE/KONTA DRUGIH IZVORA IZNOS KOJI SE TRAŢI PRORAČUN RADIONICE IZNOS OD KOGAI. INDIREKTNI TROŠKOVIa) Administartivni poslovi (udio od 35% u brutto osobnom dohotku za 2 mjeseca – 05 i 06 / 05.) 8.400,00 X 35% = 2.940,00 2.940,00 KtK 0 b) Najam ureda (udio od 35% u najmu za 2 mj.) 4.800,00 X 35% = 1.680,00 1.680,00 KtK 0 c) Režije (udio od 35% u režijama za 2 mj.) 600,00 X 35% = 210,00 210,00 Domine 0 d) Telefonski troškovi (udio od 35% trošk. za 2 mj.) 2.000,00 X 35% = 700,00 700,00 KtK 0 e) Poštanski troškovi (udio od 35% trošk. za 2 mj.) 360,00 X 35% = 126,00 126,00 KtK 0 f) Uredski materijal (udio od 35% trošk. za 2 mj.) 1.000,00 X 35% = 350,00 350,00 KtK 0 g) Usluge knjigovodstvenog servisa (udio od 35% naknade za knjigovodstvo za 2 mj.) 3.000,00 X 35% = 1.050,00 1.050,00 KtK 0 h) Bankovni troškovi (udio od 35% trošk. za 2 mj.) 300,00 X 35% = 105,00 105,00 KtK 0 Ukupno troškovi ureda* 7.161,00 7.161,00 KtK 0II. DIREKTNI TROŠKOVI (npr. voditelj-ica projekta, voditelj-ica aktivnosti na projektu, publikacije, najam prostora za aktivnosti, tiskani materijal, kampanje, okruglistolovi, edukacija itd.)Medijsko zastupanje rodne ravnopravnost kao nuţnog uvjeta za europske integracije Dvije 40-min radio emisije na temu rodne a 2 X 4.000,00 = 8.000,00 8.000,00 Radio Split 0 ravnopravnosti u EUEdukacija predstavnika/ca političkih stranaka i Povjerenstva za ravnopravnost spolova Splitsko-dalmatinske ţupanije, o kriterijima i standardima rodneravnopravnosti u EU, te švedskim postignućima u toj domeni a Honorar gošći-edukat. iz Švedskog parlamenta 8.000,00 8.000,00 Volonterski dopr. 0 b Putni troškovi gošći iz Šved. (avionske karte) 5.500,00 - - 5.500,00 c Hotelski smještaj gošći iz Šved. (3 noćenja) 900,00 Kn X 3 = 2.700,00 - - 2.700,00 d Prostor za edukacijski rad (2 dana) 500,00 Kn X 2 = 1.000,00 - - 1.000,00 e Ručak za sudionice/ke Edukacije (ukupno 25 osoba na ručku u pauzi Radion. tijekom 2 dana) 60,00 Kn X 25 X 2 = 3.000,00 1.500,00 Domine 1.500,00 f Osvježenje tijekom 2 pauze u radu (kava) 10,00 Kn X 25 X 2 = 500,00 - - 500,00 g Edukacijski materijal za Radionicu (20 osoba) 25,00 Kn X 20 = 500,00 500,00 Domine 0 h Najam LCD projektora – opreme,za 2 dana rada 1.000,00 1.000,00 Domine 0 i Prevoditelj/ica na dvodnevnoj Radionici 1.000,00 X 2 = 2.000,00 - - 2.000,00 j Organizatorica Radionice (udio od 35% u brutto osobnom dohotku za 2 mjeseca – 05 i 06 / 05.) 16.800,00 X 35% = 5.880,00 5.880,00 Volonterski dopr. 0 Ukupno 38.080,00 24.880,00 Razni izvori 13.200,00UKUPNO I+II 45.241,00 32.041,00 Razni izvori** 13.200,00*Troškovi ureda su obračunati na osnovi 35% ukupnih predviđenih troškova Ureda u periodu od 2 mjeseca tijekom kojih će se provoditi glavnina poslova vezanih uzovu Radionicu (organiziranje, provođenje i izvještavanje vezano uz Radionicu, 01.05.2005. – 30.06.2005.), zbog pretpostavki da će opseg poslova vezan uz ovuRadionicu u tom periodu iznositi 35% obima ukupnih poslova ureda Udruge DOMINE.**Osigurani iznos od 32.041,00 Kn osiguran je iz slijedećih izvora: (1) KtK - Švedska fondacija „Kvinna till Kvinna“ podržana od SIDA-e; (2) Radio Split; (3) vlastitasredstva Udruge DOMINE iz članarina i dobrovoljnih priloga građanki i građana i (4) volonterski doprinos gošće-edukatorice iz švedskog parlamenta i organizatorice.
  • O proraĉunu detaljnije u nastavku edukacije !!
  • PROVEDBA , PRAĆENJE(MONITORING) I EVALUACIJA
  • • a. Upravljanje ljudima: entuzijazam timskog rada na projektu i u vrijeme velikih pritisaka!!• motivacija, donošenje odluka na temelju konsenzusa, aktivno ukljuĉivanje u provoĊenje• analitiĉkih matrica ......• b. Upravljanje informacijama: frekvencija i format (naĉin) komuniciranja koji se treba• dogovoriti izmeĊu ĉlanova tima i glavnih aktera u prejektu; povratna informacija SVIM• akterima o napretku projekta/rezultatima/promjenama tijekom provoĊenja projekta• c. Rješavanje problema: rješavanje razliĉitih problema:(i) Sa ljudima (nedostatak vještina/ struĉnosti/ ili potpore);(ii) Aktivnosti u projektu i ciljevi (adekvatnost s obzirom na situaciju);(iii) Proces (mogućnost promjene aktivnosti / metode kako bi se riješio postojeći problem);(iv) Materijal i administracija (kašnjenja u isporukama opreme/ potraživanja; kakvoća robe/sredstva?)• POTREBNO: hitno treba revidirati logiĉku matricu i operativni plan i uvesti nove ĉinjenice po potrebi, no NE bez znanja i odobrenja donatora 25
  • PROGRESS REPORT:-Gdje smo sada?-Koje dodatne, mjerljive indikatore smo ostvariliod poslijednjeg izvješda?-Identificirati potencijalne probleme i novemogudnosti za postizanje ciljeva projekta-Izmjene projekta i teškode u provedbi projekta 26
  • PRAĆENJE (MONITORING)- provjerava ili vrši nadzor institucija koja je donator- dogaĊa se izmeĊu organizacija: krajnjeg korisnika idonatora- provodi se kroz nacrte izvješća - (razlog zašto postojitanka crta izmeĊu monitoringa i izvješćivanja)IZVJEŠĆIVANJE (REPORTING)-DogaĊa se unutar iste organizacije ili izmeĊuorganizacija koje izvješćuju o napretku projekta- ukljuĉuju preporuke 27
  • ... ocjena, sistematična i objektivna što je više mogude, naprojektima, programima ili politikama koje još uvijek trajuili su ved završeni! CILJEVI: 1. osigurati procjenu utjecaja programa ili projekta (intervencije) na društvo u cijelosti 2. osigurati vrijedne prosudbe na intervencije (normativne dimenzije) 3. Doprinijeti poboljšanju intervencije tako da se izvijeste svi akteri o nakani, uvjetima i posljedicama njihovih djelovanja 28
  •  Financijski kapaciteti predlagatelja projekta i partnera Organizacijski kapaciteti (prethodno iskustvo) Relevantnost projekta Metodologija Održivost Proraĉun i financijska isplativost
  • – Cilj Projekta mora biti realani i dosljedan postavljenimprogramskim/sektorskim prioritetima;– Dobro definirane aktivnosti koje vode prema jasnim rezultatima;– Pouzdani indikatori uspjeha/postignuda;– Detaljno pripremljeni:  Studija održivosti  cost-benefit analiza (analiza troškova i koristi)  dobro promišljen plan implementacije  realan proračun
  • • Objava natjeĉaja, poštivanje procedure, zadovoljavanje formalnih uvjeta – prema nekim statistikama više od 50% projekata ne proĊe prvu razinu upravo zbog formalnosti.• Priprema projektnog tima - najĉešća je zbrka oko uloge u timu, u redoslijedu koraka i u pripremi LFM-a.• Definiranje ciljeva - ĉesto se brkaju pojmovi kratkoroĉni/dugoroĉni ciljevi, opći/specifiĉni ciljevi, svrha projekta...• Kako opisati i jasno definirati aktivnosti u odnosu na rezultate – ĉesto se dogodi zbrka oko metodologije i aktivnosti i kako jasno povući granicu.• Metodologija – ĉini znaĉajan dio projektnog obrasca, a ĉesto je fokus na aktivnostima.
  • • Održivost projekta – kako biti dovoljno kreativan da se ne obvežemo da ćemo projekt u cijelosti provoditi i nakon isteka donacije?• Priprema budžeta – ĉesto bismo nešto tražili, a da se to baš "ne vidi".• "Ĉišćenje budžeta" - nakon primanja obavijesti o prolasku projekta, poželimo odustati od svega.• Provedba projekta - kada potpišemo ugovor, spoznamo što nas sve ĉeka i na što moramo paziti, no još uvijek mislimo da nije strašno. Priprema prvog izvješća izaziva dodatne frustracije.• Partnerski odnosi – sve je dobro dok se ne pojavi problem, a oni su najĉešće vezani uz novac i (ne)odraĊen posao za taj novac.