• Share
  • Email
  • Embed
  • Like
  • Save
  • Private Content
2. projekti i upravljanje projektnim ciklusom 27.06.12.   i dio
 

2. projekti i upravljanje projektnim ciklusom 27.06.12. i dio

on

  • 1,458 views

 

Statistics

Views

Total Views
1,458
Views on SlideShare
1,442
Embed Views
16

Actions

Likes
0
Downloads
49
Comments
0

1 Embed 16

http://gzbijelobrdo.com 16

Accessibility

Categories

Upload Details

Uploaded via as Microsoft PowerPoint

Usage Rights

© All Rights Reserved

Report content

Flagged as inappropriate Flag as inappropriate
Flag as inappropriate

Select your reason for flagging this presentation as inappropriate.

Cancel
  • Full Name Full Name Comment goes here.
    Are you sure you want to
    Your message goes here
    Processing…
Post Comment
Edit your comment

    2. projekti i upravljanje projektnim ciklusom 27.06.12.   i dio 2. projekti i upravljanje projektnim ciklusom 27.06.12. i dio Presentation Transcript

    • Upravljanje projektnimciklusom / Projektima – teorijski dio Dalj, 27.06.2012.
    • I. Upravljanje projektnim ciklusom  Uvod u projektni ciklus  Faze projektnog ciklusaII. Upravljanje projektima – Priprema projektnog prijedloga (teorijski dio)  Analiza dionika  Analiza problema  Analiza ciljeva  Analiza strategije  Formulacija  Opis projekta  Indikatori  Rizici i pretpostavke  LFM  Plan provedbe  Proračun  Provedba, monitoring i evaluacija  Uloga projekt managera  Najčešće pogreške
    • Ali prvo da ponovimo
    • Operativni programi  usvajanje od strane EK  raspisivanje natječaja za realizaciju projekata (!!! natječajna procedura, prijave, odabir projekata/izvoĎača – u domeni zemlje korisnice)Dva načina dodjele sredstava:1. Natječaj za dodjelu sredstava bespovratne pomoći (grant) 1. krajnji korisnik predlaže projekt na zadanu tematiku 2. natječajna dokumentacija obuhvaća: opis projekta, prijavni obrazac, priloge (proračun, logička matrica, graĎevinska dozvola, cost-benefit analiza, ocjena učinka na okoliš i dr. prema potrebi)2. Natječaj za realizaciju zadanog projekta 1. izvoĎači se natječu temeljem kriterija (ključna je cijena!) 2. natječajna dokumentacija ovisi o vrsti projekta: usluge (Terms of Reference), roba (Technical Specifications),
    • Projektni ciklus “grant sheme” priprema smjernica za podnositeljezavršna isplata, revizija, odobrene smjernice, evaluacija učinka objavljen natječaj provedba ugovora, ocjenjivanje isplata sredstava projektnih prijedloga potpisivanje ugovora
    •  Krajnji korisnici / predlagatelji projekata: TDU, lokalna i područna samouprava te njihova tijela i udruženja, NVO, škole, sveučilišta, instituti, podu zetnički centri, javne kompanije, agencije koje su pravna tijela s javnim ovlastima, itd. Izvršitelji radova/usluga, nabavljači opreme = potrošači sredstava: graĎevinske firme, instituti za edukaciju, konzultantske firme, proizvoĎači opreme itd. Ciljana skupina: nezaposleni, studenti, poduzetnici, zaposlenici, d ržavni službenici, itd.
    • Vremenski tijek grant sheme Procedura traje 12 ili više mjeseciObjava Poziva Priprema i potpis ugovora Zaprimanje i ocjenjivanje projektnih prijedloga90 dana cca 90 dana cca 6-9 mjeseci
    •  provedba tek po potpisivanju ugovora (nema retroaktivnih plaćanja) krajnji korisnik samostalno provodi projekt – pod-ugovaranje prema EU smjernicama (tzv. PRAG) provedba podložna kontroli EK (dužni čuvati sve informacije sljedećih 7 godina) obveza redovitog izvješćivanja provedbenog tijela o tehničkoj i financijskoj provedbi isplata 80% potpore po zaključivanju ugovora, 20% po finalnom izvješću (zahtjev za isplatom) Nema kumulativnih plaćanja (iz drugih izvora)
    • Upravno Tijelo (OP) tijelo (OP) Platna Agencija Provedbeno Provedbeno Provedbenotijelo (prioritet) tijelo (prioritet) tijelo (prioritet)Provedbenotijelo (mjera)
    • 1. UPRAVLJANJE PROJEKTNIM CIKLUSOM (Project cycle Management)
    •  Metodologija pripreme, provedbe i evaluacije projekata i programa, koja se temelji na integriranom pristupu te pristupu logičke matrice.
    • Menadžerska disciplina za pripremu,provedbu i evaluaciju projekata/programa zasnovana na integriranompristupu.Sastoji se od niza faza kroz koje prolazi svakiprojekt/program, ali ih treba osvijestiti da bismoih mogli sustavno upotrebljavatistandardiziranim tehnikama.
    • Korak 1: programiranje Korak 2: Korak 6: identificiranje evaluiranje Korak 3: Korak 5: formuliranjeimplementiranje Korak 4: financiranje
    •  Faze projektnog ciklusa (strukturirano donošenje odluka zasnovano na dobroj informiranosti) Orijentiranost partnerima/dionicima (uključivanje dionika u donošenje odluka ->korištenjem tehnologije participacije–metoda: radionica, intervju...) Pristup log-frame u planiranju (sveobuhvatna i konzistentna analiza situacije i analitički pristup oblikovanju i voĎenju projekta) Održivost (mehanizmi za osiguravanje kontinuirane dobrobiti/koristi za korisnike) Integrirani pristup (vertikalna integriranost i standardizirana dokumentacija osigurava da se radni planovi projekta i proračun pripreme na osnovu logičkog okvira projekta, te da se tijekom života projekta vodi računa o ključnim pitanjima).
    •  principe upravljanja i analitičke alate i tehnike te ih primjenjuje unutar strukturiranog procesa odlučivanja u projektnom ciklusu kako bi osigurao: ◦ važnost (relevance) ◦ izvedivost (feasibility) ◦ održivost (sustainability)
    • Programming Evaluation Identification Implementation Formulation ISKUSTVO PCM Financing•Nejasan strateški okvir Sektorsko/programskoProjekti nisu novi već korišteni u povezivanjenekoj drugoj zemlji, situaciji Metoda generiranja novih(supply-driven) projekata (demand-drivenLoša analiza (procjena) situacije approach)Planiranje odreĎeno prema Poboljšana analitikaaktivnostima Planiranje odreĎeno premaNemjerljiv utjecaj projekta ciljevimaKratkoročne vizije Mjerljiv utjecaj projektaIskustvo nije uzeto u obzir Fokus na održivostiNeprecizna (nepotpuna) Učenje kroz evaluaciju, ocjenuprojektna dokumentacija Standardizirani formati dokumenata 16
    •  Faze projektnog ciklusa – strukturiran & jasan način Programming donošenja odluka u svakoj fazi projektnog ciklusa,uz Evaluation Identification povratnu informacija iz evaluacije Implementation Formulation Financing  Partner / stakeholder ownership – uključenost dionika u proces donošenja odluka, uključujudi i naglasak na timski rad i interna komunikaciju  Planiranje uz logičku matricu - sveobuhvatna & konzistentna analiza Basic  Integrirana dokumentacija – standardizirana format dokumentacija i kriteriji procjenjivanja projekata  Primjenjiva kako na projekte, tako i na programe17
    • Krajnji identifikacijski dokument – osnovni elementi konzistentni s PCM -LFA 1. Povezanost s programskim dokumentima (politička/nacionalna strategija) 2. Procjena sektorskih politika i pozitivna praksa iz prošlih projekata 3. Početna analiza dionika 4. Početna analiza problema 5. Ciljevi i strateška analiza 6. Nacrt mogućnosti za implementaciju i plan aktivnosti / kalendar za fazu formulacije Local ownership je vrlo bitan za uspjeh projekta !18
    • 19
    •  Tijekom faze programiranja analizira se situacija na nacionalnoj i sektorskoj razini kako bi se identificirali problemi, prepreke i mogućnosti. Analiziraju se socio-ekonomski indikatori s pozicija nacionalnih prioriteta i prioriteta donatora. Svrha je identificirati i složiti se oko glavnih ciljeva i prioriteta u suradnji i time omogućiti relevantan i izvediv programski okvir unutar kojeg se mogu prepoznati i pripremiti projekti. Za svaki od prioriteta formulirat će se strategije koje će uzeti u obzir i prethodna iskustva.
    •  Tijekom faze identificiranja prepoznat će se ideje za projekte i druge akcije za daljnje proučavanje. To uključuje i konzultacije s korisnicima svake od tih akcija, analizu problema s kojima se susreću i prepoznavanje mogućnosti za rješavanje problema. Tada se može donijeti odluka zasnovana na važnosti svake ideje (uzimajući u obzir i korisnike i područje – okvir djelovanja), koje će se dalje razraĎivati.
    •  Tijekom faze formuliranja važne projektne ideje razvijaju se u operativne projektne planove. Korisnici i ostali dionici sudjeluju u detaljnoj specifikaciji projektne ideje koja se treba provesti – s pozicije izvedivosti (hoće li uspjeti?) i održivosti (hoće li proizvesti dugoročnu korist za korisnike?). Na osnovi ovog istraživanja donosi se odluka o tome hoće li se krenuti u provoĎenje projekta, izraditi formalni proračun te tražiti sredstva za financiranje projekta.
    •  Tijekom faze financiranja, financijske prijedloge pregledava nadležni odbor koji donosi odluku hoće li projekt biti financiran ili ne. Donator/i i organizacija/e postižu dogovor o provedbi projekta i formaliziraju ga dokumentom (ugovorom).
    •  Tijekom faze implementacije (provedbe) projekt se pokreće i izvodi. Menadžment projekta istražuje stvarni napredak u odnosu na planirani kako bi mogao odrediti postiže li projekt uistinu očekivane rezultate (ostvaruje postavljene ciljeve). Ako je potrebno, rade se promjene koje će projekt vratiti u okvire planiranog ili se modificiraju ciljevi u svjetlu bilo kakvih značajnih promjena koje su se naknadno dogodile.
    •  Tijekom faze evaluacije (procjene) identificira se što se projektom postiglo i što se iz njega naučilo (iskustvo). Rezultati evaluacije koriste se za unapreĎivanje budućih projekata ili programa. Iako ovdje spominjemo evaluaciju kao nešto što dolazi nakon faze implementacije, evaluacija se provodi tijekom cijele provedbe projekta.
    • Pauza?
    • 2. UPRAVLJANJE PROJEKTIMA
    • Državne Projekti bi trebali Strategije(nacionalne) doprinositi donatorapolitike • politikama nacionalnog razvoja (uključujudi Strategije reduciranja, smanjenja Sektorski (resorni) siromaštva); programi •Strateški planovi donatora; i • sektorskih (resornih) programa (npr. uprojekt projekt zdravstvu, obrazovanju, pravo suđu itd.) 28
    • Projekt = Niz aktivnosti s utvrĎenim ciljevima, sastavljenim radi ostvarivanja specifičnog rezultata u odreĎenomvremenskom okviru. Projekt se sastoji od niza aktivnosti koje daju rezultate Rezultati dovode do ostvarenja posebnog cilja Ostvarenjem posebnog cilja projekt doprinosi ostvarenju općeg cilja
    •  biti u skladu i doprinositi široj (općoj) politici i programskim ciljevima. Ali isto tako,  kreativan proces odnosno razvijati nešto ‘NOVO’, a ne samo biti podrška, nastavak već postojećim aktivnostima.  jasno definirane ciljeve koje ....  jasno identificirane ciljane skupinu(e)  jasno definirane upravljačke dijelove odgovornosti  datume početka i završetka projekta  specifikaciju izvora financiranja kao i detaljni proračun (budžet) projekta30
    • Kako bi se kvalitetno i konzistentno ispunio Projektni obrazac i pripadajuća Logička matrica (Formulacija projekta), s podnositeljima projekta (3-5 ljudi) potrebno je zajednički izraditi:1. Analizu dionika2. Analizu problema3. Analizu ciljeva4. Analizu strategije(Identifikacija)
    • (1) ANALIZA (4) ANALIZA STRATEGIJE: KOJIDIONIKA: TKO PROBLEMI/CILJEVI SUSU LJUDI NAJKRITIČNIJI I MOGU BITIUKLJUČENI U NAJLAKŠE POSTIGNUTI PROVEDBOMSPECIFIČNO PROJEKTA?PITANJE? (3) ANALIZA CILJEVA: ŠTO(2) ANALIZA PROBLEMA: JE POTREBNO UČINITI DAKOJI SU STVARNI BI SE RIJEŠILI TIPROBLEMI KOJE BI TI PROBLEMI?LJUDI ŽELJELI RIJEŠITI?
    •  Sve osobe, skupine ljudi, ustanove ili trgovačka društva koje bi mogle biti u vezi s projektom/programom definirani su kao dionici. Oni mogu – posredno ili neposredno, pozitivno ili negativno – utjecati ili biti pod utjecajem procesa i rezultata projekata
    •  Identifikacija svih skupina na koje bi predložena intervencija mogla utjecati; identifikacija i analiza njihovih interesa, problema, mogućnosti, itd. Do analize dionika i zaključaka koji se opisuju u Projektom obrascu se može doći različitim metodama, npr: Procjena stupnja podrške ili protivljenja Procjena interesa i utjecaja
    • Analiza svih problema u sektoru/na geografskom području koje želimo riješiti/doprinijeti njihovom rješavanju svojim projektom
    •  O svakom identificiranom problemu se razgovara, postiže suglasnost i on se zapisuje. Ukoliko je problem uzrok, on se postavlja na nižu razinu. Ukoliko je problem posljedica, on se postavlja na višu razinu. Ukoliko se ne smatra niti posljedicom, niti uzrokom, postavlja se na jednaki nivo. “Problemsko stablo” raste dodavanjem preostalih problema na sličan način. Uspostavlja se hijerarhija problema s razlikovanjem uzroka i posljedica Završeno problemsko stablo predstavlja opsežnu i opće prihvaćenu sliku trenutne negativne situacije
    • Ulov i prihodi ribarskih obitelji su u padu Ekosustav rijeke je pod Visoki postotak zaraznih bolesti uzrokovanih vodom osobito među prijetnjom uključujući i siromašnim stanovništvom nestajanje pojedinih vrsta ribe Kvaliteta vode u rijeci opada Sustav pročišćavanja Velike količine krutog otpadnih voda u Većina domaćinstava i otpada baca se u rijeku tvornicama ne tvornica ispušta otpadne vode direktno u rijeku zadovoljava standarde zaštite okoliša Zagađivače nitko Stanovništvo nije svjesno Postojeće zakonske procedure su nedovoljne za sprečavanje 40% domaćinstava i 20% ne kontrolira opasnosti odlaganja direktnog ispuštanja otpadnih poslovnih subjekata nisu otpada u rijeku priključeni na kanalizacijsku voda u rijeku mrežui Agencija za zaštitu okoliša je Nisu dostupni nikakvi neučinkovita i pod utjecajem programi informiranja i Zagađenje nijeprofitnog sektora/gospodarskih Neadekvatna financijska sredstva i loše edukacije javnosti prioritet lokalnim interesa planiranje lokalnih vlasti vlastima
    •  Formulirati ciljeve kao rješenja problema identificiranih problemskim stablom; Stablo ciljeva je pozitiv-zrcalna slika problemskog stabla.
    • Povedati i stabilizirati ulov i prihode ribarskih obitelji Smanjiti postotak zaraznih bolesti Smanjiti prijetnju ekosustavu uzrokovanih onediščenom vodom rijekete povedati riblji fond osobito među siromašnim stanovništvom Poboljšati kvalitet vode Smanjiti količinu Zadovoljiti standarde Smanjiti broj domaćinstava i krutog otpada koji zaštite okoliša sustava tvornica koji ispuštaju se baca u rijeku za pročišćavanja otpadne vode direktno u otpadnih voda rijeku Učinkovito Uvesti nove zakonske kontrolirati Stanovništvo je svjesno propise koji učinkovito Povećati % domaćinstava i opasnosti od zagađenja i poslovnih subjekata zagađivače reguliraju zabranu priključenih na kanalizacijsku bacanja otpada direktnog ispuštanja mrežu otpadnih vodaAgencija za zaštituokoliša je učinkovita i Uspostaviti programe Dati vedi politički Poboljšati upravljačkeodgovara interesima informiranje i Povećati značaj smanjenju sposobnosti lokalnih vlasti irazličitih dionika edukacije javnosti kapitalna sustav naplate troškova zagađenjai ulaganja
    •  Odrediti djelokrug projekta ◦ Koji identificirani problemi i /ili ciljevi mogu biti obuhvaćeni projektom? Budite kreativni: ◦ Koja je najbolja strategija za pristup ovim problemima? ◦ Kakva vrsta projekata može donijeti značajnu i dugoročnu promjenu negativne situacije koju ste identificirali? Budite realni: ◦ Jeste li sigurni da se zadani ciljevi mogu postići razumnim sredstvima?
    •  Imate li kapaciteta za upravljenje projektom? ◦ Kojim upravljačkim resursima trenutno raspolažete? ◦ Možete li realno povećati svoje kapacitete kako bi zadovoljili potrebe projekta? Hoćete li imati podršku? - političku i društvenu Kako se vaš projekt može povezati ili nadovezati na druge inicijative?
    • Opći cilj G Povezan s širim sektorskim ili nacionalnim ciljevima kojima će projekt doprinijetiPoseban cilj G Održiva korist ciljanim skupinama projektaRezultati G Robe i usluge ostvarene projektomAktivnosti G Što projekt čini kako bi postigao rezultate
    • Na temelju analize problema/ciljeva i odabrane strategije, već imamo odreĎen opći cilj i poseban cilj/svrhu projekta.Sljedeći korak – formulacija rezultata, aktivnosti i indikatora: Rezultati su ostvarenja predviĎena da bi se ostvarili posebni ciljevi; Ključne aktivnosti koje se moraju provesti da bi postigli očekivane rezultate (Grupirati aktivnosti po rezultatima)
    • Opći cilj G Odnosi se na šire ciljeve nacionalne,(Overall goal) sektorske ili EZ politike, kojima de projekt doprinijeti;Svrha projekta(Project G Rješava glavni problem i definira održivupurpose) korist za ciljnu skupinu;Rezultati(Results) G Robe i usluge koje su posljedica poduzetih aktivnosti;Aktivnosti(Activities) G Aktivnosti koje je potrebno poduzeti da bi se ostvarili rezultati (radni plan/zadade).44
    • Doprinos smanjenju razine seksualne eksploatacije djece u 5 zemalja Centralne Amerike Cilj Poboljšan zakonodavni i proceduralni okvir unutar kriminalnog pravnog sustava koji pomaže žrtvama seksualnog iskorištavanja Svrha djece 1. Revizija nacrta zakona 2. Priručnici za policajce i suce o tretiranju žrtava seksualnog Rezultati iskorištavanja djece – pripremljeni priručnici i obuka obavljena 3. Osmišljavanje i provođenje informiranja i kampanje o podizanju razine svijesti o problemu seksualnog iskorištavanja djece Aktivnos 1.1 Provođenje analize postojedeg (lošeg) stanja u zakonodavstvu (sastanci, radionice) ti 1.2 Priprema amandmana na postojede zakone 1.3 Osmišljavanje i provođenje obuke zakonodavaca45
    • Međusobni odnosi Cilj Svrha 1 rezultat 1.1 Rezultat rezultat 1.2 1.3 aktivnost 1.1.1 aktivnost 1.1.2 aktivnost 1.1.3 itd 46
    • Pretpostavka je ..... • uvjet koji je potrebno zadovoljiti kako bi projekt bio uspješan; • NIJE u moći project management-a (izvan naše kontrole); • Čimbenik kojeg treba pozorno promatrati za vrijeme trajanja projekta.Može se odnositi na:• aktivnosti drugih dionika koje nisu direktno uključene u upravljanje Osiguravaju osnovu nanavedenim projektom ili njegovom koordinacijom; koju se oslanja daljnja• nepovoljne povratne informacije od ciljnih skupina na usluge koje analiza rizikase trebaju osigurati kroz navedeni projekt;• uspješna koordinacija svih donatora i razumna potrošnja sredstava•nerazmjernost (oscilacije) cijena za robe i usluge•promjene (zaokret) u široj politici nove vlade 47 PAŽNJA: pretpostavke – pozitivne izjave; rizici - negativne
    • Kod vanjskih faktora bitno je utvrditi …. Da li je vanjski faktor Da bitan za projekt? Ne Hode li se ostvariti? gotovo sigurno da ne uključivati u logičku matricu uključiti kao pretpostavku vjerojatno da Redizajnirati (ako je mogude) projekt teško ostvarljiv kako bi se utjecalo na vanjski faktor mogude nije mogudeRedizajniranje projekta:• dodati nove aktivnosti i/ili rezultate Faktor predstavlja rizik.• drugačije formuliranje svrhe projekta, ako je mogude 48 Projekt NIJE IZVEDIV !
    • OPP ...• opisuju projektne ciljeve na operativno mjerljiv način: količina, kvaliteta, ciljne skupin vrijeme, mjesto;• definiranje OPP je u funkciji kontrole izvedivosti zadanih ciljeva, a pokazatelji predstavi osnovu za pradenje provedbe projekta;• trebaju biti mjerljivi na konzistentan način i po prihvatljivim troškovima. • Dobri OPP trebaju imati SMART karakteristike:  Specific - specifični (da zaista mjere ono što treba mjeriti);  Measurable – mjerljivi ( u pogledu kvalitete i/ili količine);  Available – dostupni (u okviru prihvatljivih troškova);  Relevant – relevantni (u odnosu na definirani cilj – horizontalna logika);  Timely – vremenski odreĎeni (da u kraćem vremenskom roku iskažu korisnost projekta). 49
    • opis indikator’nuspojava’ uz rezultat provedba: Broj kilometara fizički - izgrađene cesteRezultat Skraćeno vrijeme vožnje i - Korištenje ceste (ESS) smanjeni troškovi prijevoza - Štednja na vremenu/novcu Povećana sigurnost na cesti - % ušteđenih sredstava Povećano kretanje: osoba i roba - Broj prometnih nesreća Frekventnost prometovanja -utjecaj Povećana socijalno- - Stvaranje novih poslova gospodarska aktivnost - Povećan regionalni BDP ESS – Equivalent Straight-line Speed 50
    • Logička matrica zahtijeva točno utvrĎeni načinprikupljanja objektivno provjerljivih pokazatelja : ◦ Kako/na koji način ? ◦ Tko će to obaviti? ◦ Kada/koliko često? External sources vanjski izvori Administrativna dokumentacija Detaljni plan aktivnosti, rezultata i troškova potrebno je prikupiti i priložiti uz prijedlog projekta PAŽNJA: Projekt bi se trebao temeljiti na mjerenju i izvješdivanju o napretku provedbe projekta, a okosnica su dobiveni rezultati koji pridonose51 svrsi projekta
    • Specijalizirane anketeCijena Intervju s krajnjim korisnicima Prilagođeni statistički podaci Statistički podaci Upravljačka Administrativna izvješća izvješća kompleksnost 52
    • Indikatori:◦ Definiraju što je potrebno mjeriti kako bi procijenili uspjeh pri ostvarenju rezultata, posebnog i općeg cilja◦ Specificiraju kvalitetu i kvantitetu rezultata
    • Hijerarhija LM Hijerarhija indikatoraOverall objective ImpactPurpose Outcome Results basedResults Output monitoringActivities InputInputs/resources
    • Logička matrica zahtjeva da se definira kako će se prikupiti podaci za indikatore : ◦ Kako, kojim metodama? ◦ Tko? ◦ Kada i koliko često?
    • For example: Routine statistics Administrative Management records reports Technical or Observation / specialised site inspection reports Special surveys
    •  Vanjski faktori koji mogu pozitivno ili negativno utjecati na projekt ali su van direktne kontrole managera projekta npr. politička situacija, rezultati drugog projekta i sl.
    • Pretpostavka: ◦ Uvjet za uspjeh projekta; ◦ Nije pod kontrolom upravitelja projekta ◦ Potrebno ju je mjeritiPretpostavke su osnovaza daljnju analizu rizika.
    • ZA DANAS SMO GOTOVI