Metodologia de Solução de Problemas BIM
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Metodologia de Solução de Problemas BIM

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Apresentação desenvolvida pelo LGTI e apresentada na disciplina de Gestão da Qualidade em Unidades de Informação (CIN 5011) pelo professor Gregório Varvakis.

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  • Metodologia de Solução de Problemas As empresas possuem problemas que as privam de obter melhor produtividade e qualidade de seus produtos, além de prejudicar sua posição competitiva. Normalmente a tendência é solucionar os problemas baseados na experiência, intuição ou naquilo que achamos ser o conhecimento certo. No entanto, o verdadeiro solucionador de problemas é aquele que alimenta seu conhecimento e experiência com fatos e dados e desta maneira se assegura de usar este conhecimento, experiência e, principalmente, o seu tempo na direção certa. A metodologia de solução de problemas apresenta uma seqüência lógica de passos para se atingir excelentes resultados no exercício da solução de problemas. Com a adoção de métodos e ferramentas, a empresa apresenta ganhos constantes e graduais, evitando-se um comportamento oscilante com melhorias seguidas de quedas, devido ao reaparecimento do problema mal solucionado. ANOTAÇÕES:
  • ANOTAÇÕES: Que é um problema : Um problema é o resultado indesejável de um processo. É considerado um efeito, uma conseqüência, um resultado. Isto significa que algo causa este efeito. Existem problemas de rotina e de melhoria. Problema de rotina é aquele que todos notam rapidamente, que incomoda às pessoas, e que surge de repente, num processo considerado diferente. Problema de melhoria é aquele onde efeitos negativos do processo, que eram considerados normais, passam a ser tratados como problemas. O que antes era indesejável, porém aceitável, passa a ser visto como problema; e neste caso temos um problema de melhoria. Entendido o problema, pode-se afirmar que não existe nenhuma empresa sem problemas. O que significa resolver problemas? Antes de tudo eliminar a causa geradora do problema. Com a eliminação das causas e estabelecido o padrão para se evitar a reincidência do mesmo problema, pode-se considerar o problema finalmente solucionado. Quais os métodos usados para a solução de problemas?: Método denominado (experiência, intuição, coragem) Neste método as medidas são tomadas de forma intuitiva. Em caso de acerto, a solução é rápida mais isso acontece muito raramente, é quase como acertar na loteria. Método teórico de inferência. Trata-se de um método dedutivo de solução de problemas. O seu efeito é exigir um amplo conhecimento sobre o assunto, dificultando a tomada de medidas mesmo quando a causa é descoberta. Método denominado de QC story: Trata-se de um método indutivo, sendo que qualquer pessoa é capaz de promover melhoria com uma pequena margem de erro. Esta característica fez com que o referido método passa-se a ser largamente utilizado nas atividades de CCQ.
  • Como identificar os problemas: A identificação de problemas é o aspecto mais importante da resolução de problemas. O processo de identificação de problemas pode ser dividido em quatro partes: orientação por pontos fracos, exploração do problema, seleção do tema e declaração do tema. O segundo passo para identificação do problema é explorá-lo profundamente. Há muitos problemas que poderiam ser trabalhados. A questão é como selecionar qual, dentre tantos que poderiam ser trabalhados. A resposta é focar a atenção em um tema diretamente relacionado à satisfação básica do cliente ou do processo seguinte. Defeitos, erros, espera, desperdício e acidente/ferimento sempre causam a insatisfação do cliente o um custo excessivo. Você deve garantir que as pessoas cerquem estes 5 pecados, não outros problemas, para obter um bom resultado a partir das atividades de melhoria da qualidade. Para a melhoria contínua é necessário repetir o processo de resolução de problemas. Assim, a princípio, você não tem que selecionar o problema mais importante ou mais difícil. Selecione um tema em primeiro lugar e outro mas tarde, ambos desenvolvendo a habilidade de resolução de problemas e, encontrando um caminho administrável em direção à solução de um problema grande e difícil. Ao selecionar o tema, considere: dificuldade da situação urgência/efeito rapidez das soluções potenciais ANOTAÇÕES:
  • Comece com pequenas melhorias Comece procurando exemplos de desperdício, incoerência o inadequação que você certamente pode encontrar à sua volta. O importante é identificar o problema que está próximo de você e resolver esses problemas rotineiros um a um. Comece eliminando o desperdício, a ineficiência ou incoerência que observe no seu redor. Infelizmente, temos tendência a aceitar certa quantidade de desperdício como algo inevitável e ignorar o que percebemos considerando problemas triviais. Entretanto, um problema trivial se não for observado e continuar a crescer, pode tornar-se grande o suficiente para abalar a estrutura da empresa. Com o tempo uma torneira pingando pode desperdiçar, gota a gota, água suficiente para formar um lago. Deveríamos aprender a analisar o local de trabalho de maneira cuidadosa no que se refere ao seu estado ideal, mais eficiente e conveniente. Se você olhar para seu local de trabalho com esse ideal em mente, provavelmente notará montanhas de problemas. Neste sentido o local de trabalho é uma fonte de criatividade e inventividade - um ponto de partida para as idéias. Os quatro pontos principais sobre os quais pensar no local de trabalho: como melhorar, manter a qualidade e reduzir defeitos; reduzir custos; como melhorar a produtividade e reduzir os prazos de entrega; como melhorar as relações interpessoais Em uma empresa, pessoas, bens e dinheiro estão concentrados e pequenos problemas crescem em progressão geométrica. Um parafuso, uma folha de papel, cinco minutos gastos aqui e ali podem, em conjunto, originar um desperdício significativo quando são repetidos com freqüência. ANOTAÇÕES:
  • Descobrindo a causa fundamental Para solucionar um problema devemos entendê-lo. Isso significa reunir todos os fatos relevantes. Os dados que você reúne devem ser organizados para serem facilmente compreendidos. Isso é verdade em especial quando se resolvem grandes problemas profundamente enraizados, Em tais casos, mapas e gráficos de controle de qualidade, deverão ser utilizados para tornar o problema mais compreensível e garantir que todos os membros do grupo o entendam da mesma forma. A utilização dessas ferramentas também levarão a uma análise abrangente do local de trabalho possibilitando a identificação de vários outros problemas enquanto se trabalha na solução do problema original. Observe o problema sob vários pontos de vista (estratificação): tempo, local, tipo, sintoma. Deverá também ser necessário investigar aspectos específicos como: treinamento, condições ambientais, lay-out. Perguntando porque cinco vezes: a análise cuidadosa de um acontecimento geralmente mostrará que há mais de uma causa. É imperativo considerar se a primeira causa que você detecta para um determinado fenômeno é realmente a verdadeira. A verdadeira causa quase sempre está oculta. Se você examinar pelos menos cinco gerações de causas, é provável que encontre a verdadeira. ANOTAÇÕES:
  • Gerando a solução Ao contrário dos problemas matemáticos, que quase sempre têm apenas uma resposta, os problemas relacionados com a melhoria no local de trabalho têm muitas soluções possíveis. O objetivo é selecionar a melhor resposta dentre essas possibilidades. Por essa razão, resolver um problema de melhoria é ao mesmo tempo mais fácil e mais difícil do que resolver um problema matemático. Ë importante procurar soluções é idéias para um dado problema observando-o do maior número possível de ângulos. Se o problema deve ser resolvido por um grupo, uma sessão para reflexão deveria ser promovida para gerar tantas idéias quanto possível. ANOTAÇÕES: Benefícios para a tarefa atual Outros efeitos Continuidade Complexidade Originalidade Viabilidade Adaptabilidade Benefícios tangíveis: medidos financeiramente como: aumento dos lucros ou da produtividade, redução de mão-de-obra, tempo, material ou necessidades de processamento Benefícios intangíveis: redução do volume de trabalho, melhoria da qualidade, prazo de entrega, imagem da empresa para o cliente Tempo e fontes necessárias para implementação da idéia; a urgência da implementação Possibilidade da idéia ser usada em outros setores da empresa Possibilidade de a implementação da sugestão afetar de forma negativa outros setores da empresa Os benefícios da sugestão são duradouros ou transitórios? A sugestão é concreta o suficiente para ser implementada imediatamente sem modificações ou trabalho adicional? A idéia é original e criativa, uma adaptação de uma idéia anterior ou simplesmente uma imitação de uma idéia já existente Fatores utilizados na avaliação de idéias
  • Definindo o plano de implementação da solução Elabore um plano de ação para a implementação da estratégia de ação. Dar atenção aos seguintes detalhes: Defina o que será feito Defina quando será feito Define quem fará Defina onde será feito Esclareça por que será feito Especifique com detalhes como será feito Determine a meta a ser atingida e quantifique Determine os itens de controle e verificação dos diversos níveis envolvidos. ANOTAÇÕES:
  • Envolvendo as pessoas Certifique-se de quais ações necessitam da ativa cooperação de todos. Dê especial atenção a estas ações. Se for possível os funcionários devem implementar suas próprias sugestões após obter a necessária aprovação da gerência. Os exatos benefícios de uma melhoria não são conhecidos antes dela ser implementada, e os funcionários podem aprender muito enquanto verificam os verdadeiros resultados de suas sugestões. Em um sistema de implementação, o funcionário obtém a aprovação e o aconselhamento dos supervisores e depois implementa sua sugestão com a cooperação dos colegas e da equipe técnica. Precauções em relação ao projeto de melhoria: Obtenha a aprovação do seu supervisor; Obtenha ou prepare o que for necessário para a implementação; Em projetos de melhoria feitos em grupo, deixe claras as responsabilidades individuais; Estabeleça um horário diário para trabalhar no projeto de melhoria; Notifique todas as pessoas que poderão ser afetadas pelo projeto de melhoria antes de dar início à implementação. As melhorias implicam em mudanças no status quo. Pessoas acostumadas com um método antigo poderão resistir aos novos métodos. Portanto, é importante obter o consentimento prévio dos que podem ser afetados pelo projeto de melhoria ou pedir que participem da implementação; Estabeleça um período de experiência; Compreenda e lide com os problemas que ocorrem durante a implementação. Nenhuma melhoria é 100% eficiente na primeira tentativa. Na maioria dos casos novos e inesperados problemas virão à tona durante a implementação. Superar problemas inesperados e completar a implementação dentro do período estabelecido fazem parte da implementação do projeto de melhoria. ANOTAÇÕES:
  • Implementando a solução Coloque em prática as idéias propostas no plano de ação. Todas as ações e os resultados bons ou ruins devem ser registrados com a data em que foram tomados; Deve utilizar os dados coletados antes e após a ação de bloqueio para verificar a efetividade da ação e o grau de redução dos resultados indesejáveis; Os formatos usados na comparação devem ser os mesmos antes e depois da ação; Converta e compare os efeitos também em termos monetários; Toda alteração do sistema pode provocar efeitos positivos e negativos, faça um levantamento destas informações. ANOTAÇÕES:
  • Acompanhando a implementação Depois de um projeto de melhoria ser implementado, você deve acompanhar os resultados. Implementamos melhorias tendo em mente objetivos específicos, tais como tornar o serviço mais fácil, melhorar a eficiência ou reduzir custos. Ë importante verificar se o seu projeto de melhoria está atingindo os objetivos desejados, uma vez que é possível que um projeto tenha efeitos prejudiciais. O acompanhamento de um projeto de melhoria é, naturalmente, obrigação da pessoa que o implementou. O projeto não estará completamente implementado antes de se verificarem os efeitos da melhoria. Além disso, a compreensão desses efeitos é indispensável para a compreensão do valor global do projeto. Se os resultados não forem satisfatórios, poderá ser necessário voltar ao começo e reiniciar o processo de melhoria. Isso quase nunca é necessário com pequenos projetos, que tiveram uma boa formulação. ANOTAÇÕES:
  • Padronizando Esclarecer nos procedimentos o que, quem, quando, como e principalmente por que, para as atividades que devem ser incluídas ou alteradas nos padrões já existentes; Use a criatividade para garantir o não reaparecimento dos problemas. Incorpore no padrão, se possível, mecanismos para que o trabalho possa ser realizado sem erro por qualquer trabalhador; Para evitar confusões, estabeleça a data de início da nova sistemâtica, quais as áreas que serão afetadas para que a aplicação do padrão ocorra de maneira uniforme em todos os setores envolvidos; Garanta que os novos padrões ou as alterações realizadas sejam transmitidas a todos os envolvidos; Não fique apenas na comunicação por meio de documento. Ë preciso expor a razão da mudança e apresentar com clareza os aspectos importantes e o que mudou; Certifique-se de que os funcionários estão aptos a executar o padrão; Realize treinamento no trabalho e no próprio local; Acompanhe a utilização do padrão. Evite que um problema resolvido apareça devido ao não cumprimento do padrão; Estabeleça um sistema de verificação periódica. ANOTAÇÕES:
  • Metodologia de Solução de Problemas As empresas possuem problemas que as privam de obter melhor produtividade e qualidade de seus produtos, além de prejudicar sua posição competitiva. Normalmente a tendência é solucionar os problemas baseados na experiência, intuição ou naquilo que achamos ser o conhecimento certo. No entanto, o verdadeiro solucionador de problemas é aquele que alimenta seu conhecimento e experiência com fatos e dados e desta maneira se assegura de usar este conhecimento, experiência e, principalmente, o seu tempo na direção certa. A metodologia de solução de problemas apresenta uma seqüência lógica de passos para se atingir excelentes resultados no exercício da solução de problemas. Com a adoção de métodos e ferramentas, a empresa apresenta ganhos constantes e graduais, evitando-se um comportamento oscilante com melhorias seguidas de quedas, devido ao reaparecimento do problema mal solucionado. ANOTAÇÕES:

Metodologia de Solução de Problemas BIM Metodologia de Solução de Problemas BIM Presentation Transcript

  • Laboratório Gestão Informação e Tecnologia CIN - Universidade Federal de Santa Catarina Não deixe acontecer use o BIM Metodologia de Solução de Problemas - B I M -
  • Metodologia de Solução de problemas ETAPAS Plano de implemen- tação Implementado a solução Acompanhe a implementação BARREIRA IDÉIA MELHORIA Solução Envolva as pessoas Padronização B I M
  • Identificando A barreira Coletando dados Causa fundamental encontrada? Descobrindo a causa fundamental Gerando a Solução Definindo o plano de Implementação da Solução Envolvendo as pessoas Implementando a solução Acompanhando a Implementação Padronizando B I M Barreira Idéia Melhoria FLUXOGRAMA DO BIM : VISÃO GERAL sim não
  • FLUXOGRAMA DO BIM : VISÃO DETALHADA : PROBLEMA Qual é o problema Como o problema ocorre? Onde o problema ocorre? Qual a relevância do problema? Observando o problema Coletando opiniões Coletando dados Analisando os dados Confrontando dados e opiniões Qual a causa fundamental? Coletando dados Descobrindo a causa fundamental Causa fundamental encontrada? B I M Identificando o Problema
  • BARREIRA B I M
  • Como identificar barreiras? Uma barreira é o resultado indesejável de um trabalho nos seguintes itens: qualidade, custo, atendimento, moral e segurança B I M
  • Coletando fatos e dados Faça um levantamento do histórico da bareira através de: gráficos, fotografias, dados, etc.. Observe qual a freqüência do problema?, como ocorre?, o que está se perdendo? B I M
  • Descobrindo a causa fundamental Priorize. Tente descobrir por que ocorre o problema?. Anote o maior número possível de causas. Estabeleça a relação de causa e efeito entre as causas levantadas No de Cheques Devolvidos Clientes Causas Efeitos B I M
  • FLUXOGRAMA DO BIM : VISÃO DETALHADA : IDÉIA Gerando a solução Como resolver o problema? Definindo o plano de implementação da solução O que fazer? Quem deve fazer? Como deve ser feito? Onde deve ser feito? Por que deve ser feito ? Quando deve ser feito? Qual o custo? Como pode ser medido? Envolvendo as pessoas Como incentivar a participa- ção e o trabalho em grupo? B I M
  • Gerando a solução Ame suas idéias Descoberta a causa mais provável, proponha diferentes soluções, analise a eficácia e o custo de cada uma B I M
  • Definindo o plano de implementação da solução Elabore um plano de ação para bloquear a causa do problema, discuta com o grupo envolvido B I M Plano de implementação O que fazer Como fazer Quando fazer Quais as pessoas envolvidos Item de controle
  • Envolvendo as pessoas Envolva todas as pessoas que possam contribuir na implementação do plano de ação. As reuniões devem ser participativas B I M
  • FLUXOGRAMA DO BIM : VISÃO DETALHADA : MELHORIA Implementando a solução Preparando para a ação Implementando a solução Os resultados estão de acordo com os previstos? Acompanhando a implementação Garantindo o novo procedimento Padronizando Documentando todo o processo de solução Resultados de acordo? Retornar para a definição do plano de ação FIM DO PIM - BESC B I M
  • Implementando a solução Coloque em prática as idéias. Registre os resultados bons ou ruins. Cuide de cada etapa da implementação B I M
  • Acompanhando a implementação Verifique a execução das ações. Todos os resultados devem ser registrados. Verifique a continuidade ou não do problema Cuide da implementação das idéias B I M
  • Padronizando Estabeleça um novo procedimento ou reveja o antigo. Comunique as pessoas; eduque e treine; acompanhe a utilização do padrão Padrão B I M
  • B I M BARREIRA IDÉIA MELHORIA ETAPAS FASES DESCRIÇÃO
    • Identificando as barreiras
    • Priorizando as barreiras
    • Conhecendo as barreiras
    • Gerando a solução
    • Definindo o plano de
    • implementação da solução
    • Implementando a solução
    • Padronizando o método de solução
    Esta etapa trata todos os aspectos relativos a barreira em si. Nesta etapa são apresentados métodos para a descrição do problema e coleta de dados; e ferramentas para identificação da causa fundamental. A etapa IDÉIA reúne todos os procedimentos necessários para a obtenção de uma solução para a barreira, e do plano de implementação. Dá-se ênfase também aos meios de se obter idéias e trabalhar em conjunto para um objetivo único. A etapa MELHORIA contempla a utilização da solução de acordo com o plano de implementação proposto e o acompanhamento. Finalizando o trabalho, segue-se para a padronização e documentação da barreira e da solução obtida. Método BIM de Superação de Barreiras : Visão Geral B I M
  • Metodologia de Solução de problemas ETAPAS Plano de implemen- tação Implementado a solução Acompanhe a implementação PROBLEMA IDÉIA MELHORIA Solução Envolva as pessoas Padronização B I M